Landstinget i Östergötland Idébanken Förbättringsarbete under AT Av: Hanna Pelling 2012-2013
Innehållsförteckning Innehållsförteckning 1 Bakgrund 1 Metod/arbetsplan 2 Resultat 3 Konklusion 4 Referenser 4 Bilagor: 1. Handlingsplan 2. Loggbok 3. Enkät 4. Idébanken 2013-11-08 Bakgrund Jag har på alla tidigare arbetsplatser varit intresserad av förbättringsarbeten. Från stort till smått. Rutiner, arbetsmetoder, samarbete, arbetsklimat. Det finns alltid områden som kan förbättras. Under AT sker valet av förbättringsprojektet under uppstarten av AT. Jag upplevde att det var svårt att så tidigt hitta ett förbättringsområde och det inte var självklart vilka områden som var eftersatta. Det är genom att vara på en arbetsplats en längre tid det växer fram idéer om förbättring. Jag var övertygad om att många potentiella förbättringsidéer föds efter hand under AT och det skulle gynna oss alla om dessa idéer tas till vara. Jag diskuterade med äldre-kollegor och det visade sig de hade samlat på sig ett flertal förslag. Då väcktes tanken om idébanken. Ett dokument med samlade projektförslag från kollegor och nyckelpersoner ute på klinikerna som kan förmedlas vidare till nya AT-kollegor. Vid tiden för min AT-start började alla med placering på antingen akuten eller psykiatrin och jag såg en farhåga var att det skulle bli en anhopning av projekt inom områden relaterat till dessa placeringar. Förhoppningen om idébanken var därför också att gagna mångfalden av förbättringsområden. 1
Metod/Arbetsplan Insamling - Från kollegor. Insamling genom mejl, diskussioner på luncher, idébrevlådan. Jag har pratat med kollegor om hur de trivs på vederbörande klinik och med situationen som AT-läkare i stort och samlat idéer utifrån detta. Fortlöpande diskussioner med kollegor om idéer. - Plankade idéer från SU. På Sahlgrenska universitetssjukhuset i Göteborg ingår under AT förbättringsarbeten med samma upplägg som det vi har på US/LiM. Strukturen för arbetet är likartad som den vi har. Jag har finkammat Sahlgrenskas slutredovisade projekt för att planka bra idéer. I rollen som sammankallande deltog jag även i en studieresa till SU. Vi var då med när AT-läkarna där redovisade pågående projekt, och jag kom hem med många nya förslag till idébanken. - Egna förslag och idéer. Jag har bland annat hållit utkik i läkartidningen för att fånga upp idéer. - Efter hand växte tanken fram om fler verksamhetsnära projekt. Jag har i ett par omgångar mejlat ut till alla AT-ansvariga och verksamhetsutvecklare på klinikerna för att knyta kontakter och samla in potentiella idéer. Projektet har också presenterats också informellt av mig för nyckelpersoner på de kliniker jag passerar under AT. Granskning och sammanställning - Diskussioner med de andra sammankallande, kontaktperson från AT-ledningen samt ATchefen för att diskutera vilka projekt som är hållbara. Detta för att idébanken ska vara aktuell och innehålla projekt som potentiellt ger godkända handlingsplaner. - Sammanställning till ett dokument, en inspirationslista, Idébanken. Idébanken delades under projektets gång upp i tre separata dokument, ett för varje områdesgrupp. Detta var en naturlig följd av att grupperna renodlades mer efter sina respektive områden. Distribution/Implementering - Jag har presenterat projektet skriftligt via mejl till alla nya AT-kollegor. De senaste 2 ATstarterna har även alla fått muntlig presentation i början av sin AT. Jag har i mejl och muntligt öppnat för personlig kontakt med mig för diskussion och reflektion och jag har träffat ett flertal kollegor på raster/luncher för att diskutera projekt från idébanken. - Inspirationslistan har funnits tillgänglig på ATLiMUS och AT LiOs hemsida samt på LEANtavlan i AT-lokalen. Alla dessa tre ovanstående processer har sedan pågått fortlöpande och parallellt under hela min anställning. Överlämning - Projektet implementeras som en naturlig del av i sammankallanderollen. Idébanken samt strukturen för förnyelse av kontakter och idéer är överlämnad muntligt och skriftligt till var och en av de nya sammankallande. 2
Resultat Enkät Hösten 2013 skickades en enkät ut till de 33 kollegor som börjat förbättringsarbete efter att idébanken tagits i bruk. Totalt svarade 8 personer på enkäten. Fråga* JA DELVIS NEJ Känner du till idébanken? 8 Är ditt förbättringsprojekt hämtat från idébanken? 1 7 Har du haft hjälp/inspirerats av idébanken i ditt val av projekt? 4 4 Ser du ett värde av att ha en idébank även i framtiden? 8 Övriga synpunkter När man inte visste vad man skulle göra för projekt så var det bra att titta på idébanken som inspiration. Fått lite idéer om vad för sorts projekt som finns Det känns skönt att den finns där, som backup ifall jag inte skulle kommit på något eget projekt eller fått idéer från andra håll En bra idé som fortsatt borde skickas med blivande läkare i samband med intron, så att de får lite mer kött på bena när de ska välja sina projekt *kortfattad sammanfattning av frågan. Frågorna finns i sin fulla version i bilaga 3. Påbörjade projekt från idébanken: - Det goda samtalet - Videoteket - Njurkliniken - Verksamhetsnära projekt - I fickan på psykjouren - Verksamhetsnära projekt - Ryggkliniken - Verksamhetsnära projekt - Pedagogik-AT - Intro inför VFU för läkarstudenterna. - Vetenskapligt förhållningssätt/evidens Baserad Medicin/Journal Club Fortsättning på projekt som tidigare AT-kollegor påbörjat som legat på idébanken: - AkTivera/ Socialisera Mera - AT-lokalen - Balint/Fokusgrupp psykiatri Resultatet av enkäten samt sammanställningen av påbörjade projekt visar på att 12 av 33 ATläkare har påbörjat färdiga förslag eller inspirerats av idébanken. Alla som svarat på enkäten känner till att idébanken finns och tycker det är värdefullt att den finns kvar för framtida kollegor att ta del av. Därefter har 3 nya handlingsplaner kommit in med projekt hämtade från idébanken. Utöver det som framgår av enkäten kan tilläggas att ett flertal AT-kollegor varje termin diskuterat idéer utifrån idébanken med mig. Det framgår när jag pratar med kollegor att alla känner till idébanken och att många inspirerats utifrån de förslag som finns där, även om det inte alltid resulterar i ett arbete direkt taget från listan. Det går inte på något tillförlitligt sätt mäta om mångfalden i projekten ökat. Det är också av mindre betydelse nu när organisationen under AT ser annorlunda ut vilket innebär att spridningen av vilken klinik som ligger som första placering är större. 3
Intresset för verksamhetsnära projekt har ökat efter idébankens införande. En av de stora vinsterna med arbetet med idébanken har varit att sprida informationen till klinikerna om att förbättringsarbete är en del av AT. Det är en ökande andel nyckelpersoner på klinikerna som tar kontakt och är intresserade av samarbete med AT-läkare i verksamhetsnära projekt. Konklusion Elva pågående projekt som hämtats från idébanken och minst fyra som inspirerats utifrån densamma känns som ett gott resultat. Målet har inte varit och bör inte vara att alla väljer färdigformulerade projekt. Alla kollegor jag pratat med känner till att idébanken finns och anser att den bör finnas kvar som stöd i valet av förbättringsarbete för kommande ATkollegor. Nyckelpersoner på klinikerna känner numera till att förbättringsarbete är en del av AT vilket visat sig vara en av de stora vinsterna med projektet. Att intresset för verksamhetsnära projekt har ökat torde vara en effekt av kontakterna på idébanken. Att AT-läkarna i sina förbättringsarbeten börjar rikta sig utåt mot klinikerna är naturligt när förbättringsarbeten som en del av AT pågått i ett flertal år. Idébankerna kommer nu förvaltas av sammankallande i respektive grupp och därmed förhoppningsvis bli en naturlig del i informationen om förbättringsarbete till nya kollegor och ut mot verksamheterna vi arbetar i. Referenser Sahlgrenska universitetssjukhusets hemsida: http://www.sahlgrenska.se/sv/su/jobb-och-framtid/at/forbattringsprojekt1/ Landstinget i Jönköpings län http://www.lj.se/qulturum 4
5
Bilaga 1 Handlingsplan Idébanken Projekt AT-läkare Anställd sedan Feb 2012 AT beräknas avslutad Nov 2013 Idébank för Förbättringsprojekt - Förslag på förbättringsområden för nya ATläkare. Hanna Pelling hanna.pelling@lio.se 072-2073666 Förbättringsområde Bakgrund till förbättringen Mål med förbättringen Organisation Val av förbättringsprojektet sker under uppstarten av AT. Jag är övertygad om att många potentiella förbättringsidéer föds efter hand under AT och det skulle gynna oss alla om dessa idéer tas till vara. Då AT numer börjar med akutblocket alternativt psykiatriblocket riskeras en anhopning av projekt inom områden relaterat till dessa placeringar. Ökad kvalitet på framtida förbättringsarbeten och gynna mångfalden av förbättringsområden. Förenkla val av förbättringsprojekt för nya AT-kollegor inom områden där det verkligen behövs. VAD ska göras? Delaktiviteter, åtgärder 6 Mejla ut till nuvarande AT-kolleger med information och en uppmaning att de ska dela med sig av sina överblivna projektidéer. Förslagen kan antingen mejlas till mig eller skrivas ner och postas i avsedd postlåda i AT-lokalen. Stämma av med styrgruppen vilka projekt som är aktuella att lägga upp i idébanken. Skapa en idébank - Sammanställa och lägga ut som pdf på ATLiMUS samt på LEAN-tavlan. Uppdaterad lista mejlas i början av varje termin. Fixa postlåda i AT-lokalen.
Vem ansvarar Hanna Pelling Tidplan (Start och beräknat avslut) Start Maj 2012 Slutredovisning ht 2014 Uppföljning (När? Hur?) Idébanken uppdateras inför varje ny terminsstart efter att jag mejlat ut och samlat upp nya tips samt tar bort de projekt som eventuellt påbörjats föregående termin. Utvärdering sker genom att räkna hur många projekt som används varje termin samt diskussioner med nya AT-läkare. Om projektet blir uppskattat och gagnar mångfalden av projekt behöver jag i förlängningen även fundera hur projektet ska följas upp efter att jag avslutat min AT. En tanke är att överföra uppgiften till sammankallande för grupperna. 7
Bilaga 2 Loggbok Idébanken VT 2012 2012-05-02 Handlingsplan inskickad. 2012-05-16 Redigerad handlingsplan. 2012-05-24 Mejl utskickat till samtliga AT-läkare med uppmaning om att inkomma med idéer. Någon vecka efter tillkommer idélådan Lilla My i AT-lokalen. Lilla My blir en naturlig symbol för projektet. 2012 juni Sammanställer inkomna idéer från kollegor och finkammar Sahlgrenskas slutredovisade projekt för att planka bra idéer. Pratat med kollegor om hur de trivs på vederbörande klinik och med situationen som AT-läkare i stort och samlat idéer samt hittat egna nya. Sammanställer och skapar inspirationslistan. I första versionen kommer ca 1/3 av idéerna från kollegor/mig/su HT 2012 Presenterar projektet muntligt och skriftligt för nya AT-kollegor. Öppnar för personlig kontakt med mig för diskussion och reflektion och träffar ett flertal kollegor på raster för att diskutera projekt från idébanken. Fortlöpande diskussioner med kollegor om idéer. Utkik i läkartidningen för att fånga upp idéer. Resa till SU som sammankallande för att vara med på deras redovisningar och kommer hem med många nya förslag till idébanken. Inspirationslistan läggs ut på LiMUS, AT LiOs hemsida samt hängs på LEAN-tavlan. Lilla My-brevlådan flyttar till omklädningsrummet på LiM. VT 2013 Idén om fler verksamhetsnäraprojekt växer fram. I början av VT 13 skickas ett mejl ut till alla AT-ansvariga och verksamhetsutvecklare på klinikerna ut för att knyta kontakter och samla in potentiella idéer. Projektet presenteras också informellt av mig på de kliniker jag passerar under AT. Idébanken delas upp i 3 när den nya utbildningsgruppen startar. HT 2013 Fortsatt information till nya kollegor samt fortlöpande idéinhämtning och uppdatering av inspirationslistan enligt ovan. Lilla My-brevlådan tas bort, då jag ej längre vistas på LiM. Överlämning av projektet till de nya sammankallande som kommer hålla idébanken levande som en del av sammankallanderollen. 8
Bilaga 3 Enkät - Idébanken 1. Vilken termin började du din AT? 2. Känner du till att idébanken finns? 3. Är idén alternativt kontakterna för ditt förbättringsarbete hämtat från idébanken? 4. Om du svarat nej på ovanstående fråga: Har du haft hjälp av idébanken även om du inte valde ett projekt därifrån? T ex blivit inspirerad till ett eget projekt. 5. Tycker du att det finns ett värde i att fortsätta ha en idébank för nya kollegor? 6. Övriga synpunkter 9
Bilaga 4 Idébanken - Organisation Verksamhetsnära förbättringsarbeten- Finns intresse på en klinik för delaktighet i deras aktuella förbättringsarbete? Flöden klinik undersökningar? Remisshantering? Samarbete med ST-läkare i dess förbättringsarbete? LAH/SAH/ALMA LiM Verksamhetsnära projekt i ALMA-teamet LiM. Mejla Eva- Lena.M.Gustafsson@lio.se Ryggkliniken- Karin Sjöstedt som är verksamhetschef på Ryggkliniken är intresserad av samarbete med oss. Hon har bl a tankar på kvalitetssäkring och förbättringar av ATplaceringarna. Hör av er till henne vid intresse Karin.Sjostedt@lio.se Njurmedicinska kliniken Här finns intresse för samarbete runt förbättringsprojekt. Kontakta Agneta Cassel om du är intresserad. Mejla Agneta.Cassel@lio.se. Hjärt- och medicincentrum Kontakta gärna Eva Ljunggren som är verksamhetsutvecklare. Hon bollar gärna idéer för förbättringsprojekt. Mejla Eva.Ljunggren@lio.se Primärvården, VC Borensberg Ta kontakt med verksamhetschef Roger Bergeling om du är intresserad av ett verksamhetsnära projekt i primärvården. Mejla Roger.Bergeling@lio.se BUP i Östergötland Kliniker finns i Nkpg, Lkpg, Åtvidaberg och Mjölby. Kontakta Tove Marthin ST-studierektor BUP om du är intresserad av att genomföra ett projekt inom barnpsykiatri. Mejla Tove.Marthin@lio.se Akutmottagningen LiM Patientens upplevelse av akutbesöket inklusive väntrummet. Förslaget är enkät till 100 patienter, sammanställa resultat och genomföra förslag som är realistiska. Därefter uppföljningsenkät. Projektförslaget kommer från Johannes Malmborg som då också blir kontaktperson i projektet. Mejla Johannes.Malmborg@lio.se Psykklinken i Motala - önskar projekt tillsammans med intresserad AT-läkare för att komponera ihop förvalda provtagningspaket i LabRos för vanliga utredningar inom psykiatrin. T.ex. körkortsutredning, provtagning för ätstörning, litiumkontroll etc. Både inlärningsmoment och möjlighet till förbättring av rutiner! Mejla Bjarne.Nilsson.Olinder@lio.se Ortopedkliniken Aleris i Motala- Ta kontakt med Bengt Horn eller Lars Gollvik, de har förslag på två olika studier på patienter med fot- alt knäoperationer. Bengt.horn@lio.se lars.gollvik@lio.se Placering på BUP- 10
BUP: Vem vänder jag mig till om jag vill göra en del av psyk-placeringen på BUP? Placeringens upplägg och mål. Hur bör den schemaläggas så det funkar på bästa sätt utan att störa vuxenpsykiatrins placering? Kan kombineras med ett verksamhetsnära projekt på BUP, se ovan. Utformning av pedagogik-at. Lena Holmertz har idéer om att utveckla ett eget spår med pedagogik-at US/LiM. Här finns flera deluppgifter som redan är formulerade. Vad är målsättningen med en pedagogik-at. Hur kommer dessa läkare bidra med sin kompetens inom landstinget? Detta behöver formuleras i ett formellt dokument. Vad ska ingå i pedagogik-spåret? Lena har en del tankar om vilka teoretiska och praktiska moment som kan vara aktuella. Kontakta Lena vid intresse. Samhälleliga stödinsatser för dummies - En fortsättning på ett påbörjat projekt av Sara Karlström och Linda Nilsson. Vad händer med våra patienter utanför vården. Vilka insatser finns att få och hur arbetar Försäkringskassan, Socialstyrelsen och kommunen? Ordna för att alla AT-läkare obligatoriskt närvara på ett beslutsmöte på Försäkringskassan. Där är målet att förstå hur FK bedömer sjukintyg och hur de bör skrivas. Patientsäkerhet / AT-läkare Hur kan vi göra vårt arbete mer patientsäkert? Vad säger statistiken? Vi är på många kliniker under korta perioder. Hur följs avvikelser upp? Kontakta Lena Holmertz vid intresse. Juridik för AT-läkare- Lagstiftning och regler, rättigheter och skyldigheter, dels sådana som är specifika för ATläkarens speciella position, dels sådana som rör yrkesutövningen i stort. Sammanställning av frågor och svar? Sammanställning i pdf på hemsidan? Beslutsstruktur inom US och LiM- Hur kan jag som AT-/underläkare påverka? Recykling- Finns det redan avslutade projekt att bygga vidare på? Vilket resultat uppnåddes på avgörande parametrar? Finns det utrymme för fortsatt förbättring? (I så fall, finns det andra vägar till målet som inte är prövade?) Blev resultatet varaktigt, eller behöver projektet aktualiseras? Forskning- Mentorskap för forskningsintresserade AT-läkare. Matcha mentor inom intresseområde. Inspirerande föreläsning, 3-4 möten. Informellt nätverk AT forskare. Sammarbete Nkpg? Mentorer? Lunchseminarier med fokus på forskning. Mål: ge inblick, kunskaper, intresse, kontakter. Tips och råd till AT-läkare intresserade av forskning: info hemsidan, lunchträff, seminarium komma vidare i forskning Presentation på redovisningdagarna av våra forskande AT-kollegor. 11
Hur funkar det i praktiken att forska under AT? Var/hur/varför? Lyfta fram forskning på FATSUs hemsida. Presentation av alla forskande AT-läkare. Aktuella disputationer, seminarier, stipendier. Läkarstudenter: Presentera forskar-at. Inspirera. Digital enkät: undersöka forskningsintresse hos läkarstudenter. Jmf med undersökning från 2005. Kontaktperson: Petra.Dannapfel@lio.se PR/Hemsidan- LiO:s hemsidor ska göras mer inbjudande och locka nya medarbetare till oss. Detta innebär för oss bl a en uppfräschning av våra fotografier. Vill du ta dig an uppgiften? Kontakta Lena Holmertz för vidare information. Vetenskapligt förhållningssätt- Journal club- Diskutera vetenskapliga artiklar i grupp. Kanske bjuda in gäster för handledd granskning av artiklar. EBM, vad är detta? Att använda EBM i dagliga arbetet. Idébanken - Handledning/Personlig utveckling Handledning Intervjua studenter/kandidater för att se hur de tycker att en bra handledare ska vara. Bör i så fall ses som ett komplement till Martin Bergmans och Ludvig Vavruchs arbete som ju fokuserade på tips från gamla handledare. Filmatisera tipsen och råden som framkom i Martins och Ludvigs förbättringsarbete. På så sätt blir det lätt att ta till sig punkterna samt att de förvaltas och inte glöms bort. Diskussionsgrupper kring handledning likt de som finns för BALINT psykiatri. Ett tillfälle att få diskutera och utveckla sin handledning. Hur kan vi inspirera våra handledare att bli ännu bättre på att handleda? Inspirationsdag för handledare? Hur påverkar vi cheferna till handledarna på golvet att belöna goda handledare kurser? Ett plus vid löneförhandling? Vilken handledningsutbildning finns tillgänglig för kliniskt verksamma doktorer? Handledningsmeny: vilken handledning erbjuds nu? Hur förbättrar vi den som redan finns? (Istället för att uppfinna hjulet igen.) McDonaldsmeny? Grundpaket och möjlighet att välja till plusmeny genom att använda pottpeng eller ragga gratiskurser? Ledarskap ur ett AT-perspektiv Behöver vi kunna leda? Hur ska vi bli bättre ledare? Kommunikation och teamarbete. Se även tidigare arbete AT-läkaren i teamet av Ann-Sofi Björkman och Lotta Parkstad. Presentationsteknik 12
Hur kan vi bli bättre på att framföra våra budskap och kunskaper. Är du intresserad av detta och vill lära dig mer och sedan förmedla vidare till oss andra i kollegiet. Bra övningstillfälle är givetvis redovisningsdagarna. Intro för kandidater Vad behöver studenterna veta inför verksamhetsförlagd utbildning? Intro-tillfälle, kontakt med VFU-placeringsansvarig. Kontakta Karin.Siwe@lio.se för vidare information. Idébanken - Utbildning Under vårterminen 2013 började gruppen arbeta fram en översiktsplan för utbildningstillfällena så att de så väl som möjligt stämmer överrens med våra önskemål och med AT-målen. Här arbetar vi tillsammans i grupp men enskilda ansvarsområden inom gruppen kan tänkas vara: Områdesansvar- Här är ett förslag att dela upp sig och ansvara för de stora specialiteterna medicin, kirurgi, psykiatri, primärvård. Vår samlade kompetens- Finns det föreläsningar eller seminarium som kan hållas av AT-läkare för AT-läkare? Finns intresse att hålla utbildningstillfällen för ELSA-sjuksköterskor. 13