2009-07-01 137-225-2009 Inbjudan att lämna anbud på städtjänster till Kungl biblioteket Kungl. biblioteket, KB, inbjuder härmed till att lämna anbud på lokalvård av myndighetens lokaler i centrala Stockholm, Strängnäs och Bålsta. Lokalerna omfattar sammanlagt ca 46.000 m², fördelat på kontorslokaler, magasin och publika utrymmen tillgängliga för verksamhetens besökare. Under anbudstiden kommer KB att visa de lokaler som anbudet avser för varje leverantör separat. Ring därför snarast för att boka en visningstid för er. Visningarna av Humlegårdshuset, Biblioteksgatan 29 och Birger Jarlsgatan 41 beräknas ta ca 3 timmar och är planerade till följande dagar: torsdagen den 2 juli, kl. 13.00--16.00 Karin Jortfelt, 08 463 40 08 fredagen den 3 juli, kl. 09.00--12.00 - måndagen den 6 juli, kl. 13.00--16.00 - tisdagen den 7 juli, kl. 09.00--12.00 - onsdagen den 8 juli, kl. 13.00--16.00 - onsdagen den 29 juli, kl. 09.00--12.00 Stefan Clevström, 08 463 40 12 onsdagen den 29 juli, kl. 13.00--16.00 - torsdagen den 30 juli, kl.09.00--12.00 - torsdagen den 30 juli, kl. 13.00--16.00 - fredagen den 31 juli, kl. 09.00--12.00 - fredagen den 31 juli, kl. 13.00--16.00 - måndagen den 3 augusti, kl 13.00-16.00 Hans Olofsson. 08 463 40 15 tisdagen den 4 augusti, kl. 13.00--16.00 - onsdagen den 5 augusti, kl. 13.00--16.00 - torsdagen den 6 augusti, kl 13.00--16.00 - fredagen den 7 augusti, kl. 13.00--16.00 - För visningar av övriga lokaler kontakta: Karlavägen 98: Kicki Paulsson, tel. 08 783 37 08, alternativt Hans Olofsson v. 30-32, tel. 783 37 43, mobil 076 257 90 60. Bålsta: Pentti Pitkänen, tel. 0171 521 91. Strängnäs: Marie Östlundh, tel. 0152 228 02.
Uppdragen omfattar en tidsperiod om två år med en möjlighet för KB att förlänga avtalen ytterligare ett år tre gången (2+1+1+1 =Max 5 år). Avtalen skall börja gälla 2009-09-01. Uppdragen avser utförande av löpande städning i enlighet med angivna förutsättningar i bifogat förfrågningsunderlag. Upphandlingen består av tre områden/städer. Anbud kan lämnas på en eller fler områden/städer: 1. Stockholm 2. Strängnäs 3. Bålsta. 4. En kombination av områdena. KB avropar statligt ramavtal för städ- och hygienartiklar. KB kommer att överlåta till leverantören att med fullmakt från KB beställa/avropa de städ- och hygienartiklar som behövs för KB:s behov. Sista dag för att få lämna anbud är 2009-08-21. Anbuden kommer att öppnas på KB:s sekretariat 2009-08-24 i närvaro av två tjänstemän. Välkommen med ert anbud! Med vänlig hälsning Karin Jortfelt Inköps- och upphandlingshandläggare 2
Innehållsförteckning Inbjudan att lämna anbud på städtjänster till Kungl biblioteket...1 1. Upphandlingsformalia...5 2. Definitioner och beskrivning av KB:s lokaler...7 2.1. Omfattning av städuppdraget...7 2.2. Faktauppgifter om KB:s lokaler...7 2.2.1. Stockholm...7 2.2.2. Strängnäs, Roggebiblioteket...9 2.2.3. Bålsta, Statens biblioteksdepå...9 2.2.4. KB:s lokaler...9 2.3. Definitioner...10 2.3.1. Städfrekvens...10 2.3.2. Löpande städning...11 2.3.3. Optioner...12 2.3.4. Metoder...12 2.3.5. Lokaler...14 2.3.6. Övrigt...14 3. Beskrivning av städuppdraget...15 3.1. Optioner utöver det löpande städuppdraget...15 3.2. Städuppdraget...15 3.2.1. Städning 2 ggr/dag...15 3.2.2. Dagstädning (måndag - lördag)...15 3.2.3. Dagstädning (måndag - fredag)...16 3.2.4. Städning 2 dagar per vecka...17 3.2.5. Veckostädning...18 3.2.6. Städning varannan vecka...18 3.2.7. Månadsstädning...18 3.2.8. Särskild städning...19 3.3. Städmetoder...19 3.4. Städinstruktioner...19 3.4.1. Städning av KB:s lokaler...19 3.4.2. Optioner vid behov...20 3.5. Avfall...20 4. Krav beträffande tjänsten...21 4.1. Särskilda hänsyn...21 4.2. Arbetstid...21 4.3. Kläder...21 4.4. Id-kort och nycklar...21 4.5. Ordinarie personal och ersättare...21 4.6. Personalbyte...22 4.7. Miljöansvar...22 4.8. Kvalitetssäkring...22 4.9. Kvalitetskontroller...22 3
4.10. Städmöten...22 4.11. Introduktion...22 4.12. Priser...22 4.13. Inköp av förbrukningsmaterial...23 4.14. Deltagande i presentationsmöte...23 4.15. Ansvarsförsäkring...23 5. Anbudsutvärdering...24 5.1. Utvärderingskriterier för bedömning av anbuden.24 5.1.1. Leveranssäkerhet 60 %...24 5.1.2. Pris 40 %...26 6. Kommersiella krav - avtalsvillkor...27 6.1. Omfattning...27 6.2. Avtalstid...27 6.3. Uppdragets utförande...27 6.4. Kontaktpersoner...27 6.5. Städomfattning...28 6.6. Utrustning och förbrukningsmaterial m.m...28 6.7. Städprodukter...28 6.8. Lokaler för städutrustning m.m...29 6.9. Reducering av överenskommen städomfattning...29 6.10. Arbetsuppgifter och kostnader...29 6.11. Ersättningsform...30 6.12. Företagets skyldigheter angående F-skatt m. m...31 6.13. Leverans...31 6.14. Mervärdesskatt...31 6.15. Personal...31 6.16. Utbildning...32 6.17. Arbetstid...32 6.18. Underleverantör...32 6.19. Sekretess...32 6.20. Säkerhet...33 6.21. Skyddsfrågor...33 6.22. Miljöhänsyn...33 6.23. Information...33 6.24. Force majeure...34 6.25. Genomföranderutiner...34 6.26. Ansvar...34 6.27. Övriga villkor...35 6.28. Ändringar och tillägg...35 6.29. Uppsägning/tvist...35 6.30. Företagets insolvens/avtalets förtida upphörande.35 6.31. Överlåtelse av avtalet...36 6.32. Tillämplig lag...36 6.33. Avtalets ikraftträdande...36 6.34. Avtalsbilagor...36 4
1. Upphandlingsformalia Upphandlingsform: Beställare: Adress: Selektiv upphandling enligt 4 och 8 kap. lagen (2007:1079) om offentlig upphandling, LOU Kungl. biblioteket, KB Anbudet skall vara skriftligt och omfatta ett original och en kopia samt skickas eller lämnas i ett slutet kuvert märkt: Anbud 137-225-2009 Handlingarna skickas till adressen: Kungl. biblioteket Box 5039 102 41 STOCKHOLM Anbudet kan också lämnas in till KB i Humlegården, Stockholm. För KB:s öppettider se KB:s hemsida: www.kb.se Anbudstid: Anbudet skall vara KB tillhanda senast 2009-08-21. För sent inkommet anbud kommer inte att beaktas. Anbudets giltighet: Anbudet skall vara bindande till och med 2009-11-30. Allmänna anbudsförutsättningar: Anbudet skall vara skrivet på svenska. Observera att ersättning för anbudsräkning inte utgår. Ofullständiga anbud kan komma att förkastas. För att KB skall ha möjlighet att pröva och utvärdera ett anbud är det ytterst viktigt att detta innehåller samtliga begärda uppgifter. Anbud som inte uppfyller samtliga krav kommer inte att kunna antas. 5
KB har valt ut ett antal leverantörer som inbjuds att lämna anbud. Under anbudstiden kommer KB att visa de lokaler som anbudet skall avse för de utvalda leverantörerna. Visning kommer att erbjudas vid ett tillfälle för varje leverantör. Om det behövs kan kompletterande visningar komma att hållas. Kontaktpersoner Inköps- och upphandlingshandläggare Karin Jortfelt, 08 463 40 08, karin.jortfelt@kb.se Fastighetschef Stefan Clevström 08-463 40 12, stefan.clevstrom@kb.se KB ser det som mycket angeläget att anbudsgivaren kontaktar ovanstående personer om frågor föreligger. Frågor skall skickas i skriftlig form via e-post. Skriftliga svar på eventuella frågor kommer att sändas ut till samtliga som fått förfrågningsunderlaget. Om mottagaren av detta förfrågningsunderlag avstår från att lämna anbud, är KB tacksamt om detta meddelas, gärna också orsaken. 6
2. Definitioner och beskrivning av KB:s lokaler 2.1. Omfattning av städuppdraget Städuppdraget skall syfta till att den mellan KB och leverantören överenskomna hygiennivån uppnås och bibehålls samt att resultatet uppfattas svara mot vedertagna uppfattningar om renhet och god hygien. Leverantören skall bära ansvaret för att städuppdraget bedrivs på ett sådant sätt att villkoren i denna kravspecifikation uppfylls. Om KB så begär skall storstädning och golvvård enligt optioner genomföras under semesterperioden juli - augusti. Alla ytangivelser är ungefärliga och baserade på tillgängliga uppgifter från respektive fastighetsägare. Inte alla ytor är exakt uppmätta varför anbudsgivaren själv vid visning av lokalerna måste gör sig en bild av de aktuella lokalernas storlek och beskaffenhet. Vid visningstillfällen kommer ritningar på aktuella lokaler att delas ut till de inbjudna anbudsgivarna. Observera att siffrorna avseende lokalytor är korrigerad sedan förfrågningsunderlag nr 1. 2.2. Faktauppgifter om KB:s lokaler 2.2.1. Stockholm 2.2.1.1. Humlegården Lokalerna håller en modern standard med öppna planlösningar inredda med delvis nya möbler och skärmväggar. Anställda ca 290 pers. Arbetsplatser ca 270 st. Besökare ca 700 pers./dag Golvmaterial: Linoleum i huvudsak. Sten i entréhall och i vissa trappor. Klinkers mindre områden. Trägolv i Annexet, Hörsalen, specialläsesalen, riksbibliotekariens arbetsrum och ett sammanträdesrum på plan 6. 7
Väggmaterial: Heltäckande textilmattor i vissa kontorsrum. Textilgångmattor i entrén och kontorskorridorerna samt i Hörsalens trappor. Lösa textilmattor i vissa kontorsrum och konferensrum. Entrémattor. Antal m² textilmattor är inte känt; leverantören ombeds att själv uppskatta ytan vid visningen av lokalerna. Målade väggar, puts, målad väv, glas. Vissa rum har spegeldörrar. Total lokalyta ca 27.500 m² varav ca 11.500 m² kontorslokaler och ca 16.000 m² magasinslokaler. Av kontorslokalerna utgör Ca 2.700 m² lokaler för publik verksamhet ca 240 m² tekniska utrymmen 2.2.1.2. Birger Jarlsgatan 41 Anställda Arbetsplatser Golvmaterial Väggmaterial Total lokalyta ca 17 pers. ca 17 st. Parkettgolv, linoleum, klinker Målade väggar ca 412 m² kontorslokaler 2.2.1.3. Biblioteksgatan 29 Anställda Arbetsplatser Golvmaterial Väggmaterial Total lokalyta ca 25 pers. ca 25 st. Parkettgolv, klinker Putsade och målade väggar ca 653 m² kontorslokaler. 2.2.1.4. Karlavägen 98 Anställda Arbetsplatser Besökare Golvmaterial ca 65 pers. ca 75 st. ca 15 pers/dag Linoleum. Heltäckande textilmatta i hörsal. Klinkergolv i några korridorer och rum. Trägolv i några korridorer och rum. 8
Väggmaterial Entrémattor under oktober - april. Målad betong och målad väv. Total lokalyta ca 4.045 m² varav ca 2.952 m² kontorslokaler och ca 1.093 m² magasinslokaler. Av kontorslokalerna utgör ca 620 m² lokaler för publik verksamhet och ca 450 m² tekniska utrymmen. 2.2.2. Strängnäs, Roggebiblioteket Lektorsgatan 4 och 1 Anställda Arbetsplatser Besökare Golvmaterial Väggmaterial ca 15 pers. ca 18 st. ca 5 pers/dag Huvudsakligen linoleum, sten i entréhall och trappor, textilmatta i konferensrum, trägolv i några kontorsrum, klinker i toaletter m.m. och betonggolv i källare. Målad puts, målad väv och kakel. Total lokalyta ca 1.399 m² varav ca 1.138 m² kontorslokaler och ca 135 m² magasinslokaler + ca 126 m² kontorslokaler på Lektorsg. 1. 2.2.3. Bålsta, Statens biblioteksdepå Anställda Arbetsplatser Besökare Golvmaterial Väggmaterial 2 pers. 6 st. 100/år Linoleum, målad eller behandlad betong Målade gips- eller betongväggar Total lokalyta ca 11.650 m² varav ca 1.970 m² kontorslokaler och ca 9.680 m² magasinslokaler. av kontorslokalerna utgör ca 70 m² lokaler för publik verksamhet. 2.2.4. KB:s lokaler 9
omfattar totalt sammanlagt ca 46.000 m², 1 fördelat på kontorslokaler och publika utrymmen dit allmänheten har tillträde (ca 19.000 m²) och magasin/arkivlokaler (ca 27.000 m²). Städområden i m² Ort Adress Kontor/publ. Magasin 2 Totalt utrymmen 1. Stockholm Humlegården 11.500 16.000 27.500 Biblioteksg. 29 653 0 653 Birger Jarlsg. 41 412 0 412 Karlavägen 98 2.952 1.093 4.045 Totalt ca 15.517 17.093 32.610 2. Strängnäs Lektorsgatan 4 1.138 135 1.273 Lektorsgatan 1 126 0 126 Totalt ca 1.264 135 1.399 3. Bålsta Sigtunav. 7 1.970 9.680 11.650 4. KB totalt ca 18.751 26.908 45.659 2.3. Definitioner De specifika uttryck som förekommer i kravspecifikationen och som bedömts sakna en allmänt vedertagen definition eller som av avgränsningsskäl behöver förklaras beskrivs nedan. Nedan angivna definitioner skall gälla som grund för tolkning av kraven i denna kravspecifikation. 2.3.1. Städfrekvens Dagstädning Städning 2 dgr/vecka Tillsyn Arbetsuppgifter som skall utföras en gång varje dag Städning som utförs tisdag och torsdag varje vecka Arbetsuppgifter som utförs löpande varje dag 1 Observera att siffran är korrigerad gentemot förfrågningsunderlag 1 där felaktigt 56.000 m² angivits. 2 Endast en mycket liten del av magasinsutrymmena ingår i den löpande dagliga städningen men att delar av magasinsytorna kan komma i fråga för optioner som extra städning, storstädning och golvvård 10
Veckostädning Månadsstädning Årsstädning Extra städning Städning 2 ggr/dag Arbetsuppgifter som skall utföras en gång varje kalendervecka Arbetsuppgifter som skall utföras en gång varje kalendermånad Arbetsuppgifter som skall utföras en gång varje år Arbetsuppgifter som utförs efter förfrågan från KB Arbetsuppgifter som skall utföras två gånger varje dag 2.3.2. Löpande städning Städning 2 ggr/dag Dagstädning Publika toaletter och vissa andra toaletter och utrymmen Rengöringsnivå omfattande: Tömning av samtliga avfallskärl med undantag för behållare med återvinningsbart papper Tömning och rengöring av komposteringskärl vid diskbänkar Kontroll och eventuell tömning av miljöstationer Fläckrengöring av fasta inredningsdetaljer upp till räckhöjd. Avfläckning av dörrar, dörrkarmar samt på och runt strömbrytare Fläckborttagning på glaspartier på väggar och dörrar Rengöring av speglar Rengöring av golv, bord, disk- och köksbänkar Rengöring av omklädningsrum, hygien- och våtutrymmen inklusive rengöring av golv Rengöring ovanpå publika garderobsskåp Påfyllning av förbrukningsartiklar Dammsugning av textilmattor Dammsugning av samtliga gångmattor Igångsättning av diskmaskiner samt 11
urplockning av ren disk till skåp i personalmatrum. Avtorkning ut- och invändigt av mikrovågsugnar i personalmatrum (Karlavägen 98, 2 st. och Humlegården, 1 st.) Städning 2 ggr/vecka Veckostädning Städning varannan vecka Månadsstädning Särskild städning Samma rengöringsnivå som dagstädning samt dammsugning av dörrspår i hissar. Samma rengöringsnivå som dagstädning samt Publika tangentbord. Inuti publika garderobsskåp. Samma rengöringsnivå som dagstädning. Städning enligt särskild anvisning utifrån speciella behov. Särskilda städinsatser enligt överenskommelse. 2.3.3. Optioner Optioner skall lämnas på Storstädning, Golvvård och Extra städning. Storstädning med rengöringsnivå omfattande: Rengöring från damm och smuts av samtliga väggar, tak och armaturer Dammsugning av klädda möbler och rengöring av samtliga möbler Rengöring av samtliga inventarier och övriga inom städområdet befintliga detaljer (bokhyllor, kabelrännor, ventiler, lampor m.m.) Dammsugning av bokhyllor i läsesalar. Golvvård Enligt metodkort bilaga 3, 4 och 5. Extra städning Enligt KB:s önskemål. 2.3.4. Metoder De krav som anges i denna kravspecifikation är i huvudsak funktionsinriktade, d.v.s. beskriver vilket resultat som skall uppnås utan att för varje enskilt städmoment föreskriva vilken metod eller teknik som skall användas. Vid formuleringen av kraven har ambitionen varit att undvika ord och begrepp som skulle kunna verka styrande på hur kravet 12
tekniskt sett skall uppfyllas. Några undantag från funktionsinriktade krav finns för vissa typer av städning samt för städning av magasin samt utrymmen där känslig teknik eller känsligt material förvaras samt för vissa typer av städning. Dammsugning golv Dammsugning möbler Fläckborttagning Glaspartier Polering golv Heltäckande mattor skall dammsugas. Varannan gång med borstvalsdammsugare. Använd möbelmunstycke. Rengöring där endast de delar av den aktuella ytan som har för ögat synliga fläckar bearbetas. Omfattar alla typer av ytor. Se även rengöring. Invändiga glasytor, exempelvis glasytor som avdelar arbetsplatser, mot korridorer, i dörrar, dörrpartier eller liknande. Hårda golv poleras med s.k. High peedmaskin. Vid behov ska golven spraypoleras. Golvvård Se metodkort bilaga 3, 4 och 5. Rengöring Påfyllning Tillsyn Bearbetning av hela den aktuella ytan i syfte att avlägsna förekomsten av där befintliga partiklar. Resultatet skall motsvara denna definition ur hygienisk såväl som estetisk synvinkel. Se även fläckborttagning Genomgång och vid behov påfyllning av hygienmaterial som används inom städområdet såsom tvål, pappershanddukar, servetter, toalettpapper, hushållspapper, torkpapper, diskmedel m.m. Påfyllning av hygienmaterial skall utföras med målsättningen att säkerställa tillgång på aktuella produkter fram till nästa påfyllningstillfälle. Påfyllning får inte hanteras så att ett lager uppstår på förbrukningsplatsen. Se till att lokalen är ren och snygg. Tömning av avfallskärlen. 13
2.3.5. Lokaler Arkiv Entréutrymme Glaspartier Hygien- och våtutrymme Kontorsutrymmen Kontorskorridorer Magasin Publika utrymmen Personalutrymmen Sammanträdesutrymme Städområde Teknikutrymme Lokal för arkivering av KB:s allmänna handlingar. Entréer, hallar, vindfång, foajéer, receptioner samt i anslutning till dessa iordningställda väntrum. Invändiga glasytor, exempelvis glasytor som avdelar arbetsplatser, mot korridorer, i dörrar, dörrpartier eller liknande. Toaletter, duschar, tvättrum, och städrum. Kontorsrum, kontorslandskap, expeditioner, vaktmästeri inklusive särskilt avdelade utrymmen för kopiering, postöppning och sortering. Kontorskorridorer, trapphus, hisshall. Utrymmen där KB:s samlingar förvaras dock ej de kontorsutrymmen som finns i anslutning till magasinen. Utrymmen dit KB:s besökare har tillträde, t.ex. hörsalar och läsesalar. Lunchrum för personal, vilrum, pentryn m.m. Konferensrum, grupprum m.m. Utrymme och ytor som ingår i städuppdraget. Utrymme för analog och digital teknik, dataservrar, nätverksutrustning, teleutrustning, verkstad m.m. 2.3.6. Övrigt Avfallskärl Komposteringskärl Miljöstation/källsortering Papperskorg Kärl oavsett utformning vilket används för avfall. Avfallskärl kan vara utformade så att de möjliggör källsortering. Under diskbänkar. Centralt placerade kärl för återvinning. Avfallskärl vid kontorsarbetsplats. 14
3. Beskrivning av städuppdraget 3.1. Optioner utöver det löpande städuppdraget Anbudsgivare skall förutom anbud på det löpande städuppdraget enligt 2.3.2 också ge anbud på optioner enligt 2.3.3. KB kan avropa städning enligt dessa optioner för överenskomna ytor. 3.2. Städuppdraget Städuppdraget skall utföras i den omfattning som beskrivits i avsnitt 2 och med den frekvens som beskrivs i avsnitt 3. De publika utrymmena är belägna i Humlegården i huvudbyggnaden plan 4, 5 och 6 och i Annexet samt på Karlavägen 98 och i Bålsta. Utöver vad som anges nedan, har KB också lokaler som av säkerhetsskäl skall städas endast efter särskilda instruktioner. Särskilda instruktioner gäller även för städning av magasin samt utrymmen där känslig teknik eller känsligt material förvaras samt för vissa typer av städning. 3.2.1. Städning 2 ggr/dag Humlegården Plan 4 och 5, Annexet plan 1 1 extra tömning av toaletter plan 5 och 1 samt extra städning av publika toaletter på plan 4. Intern service plan och växeln plan 4 städas 1 gg extra per dag vintertid. 3.2.2. Dagstädning (måndag - lördag) Humlegården Publika utrymmen plan 5 Huvudentrén, samtliga toaletter, receptionshallen, stora läsesalen, forskarläsesalen, tidskriftsläsesalen, garderobshallen, katalogrummet. Låneexpeditionen, omklädningsrum, korridor och pentry. Publika utrymmen plan 6 15
Publik toalett, specialläsesalen, korridor och trappa och hiss till plan 4. Publika utrymmen plan 4 Korridor och publika toaletter. Entré och hiss till garderoben, plan 5. Annexet, publika utrymmen Mikrofilmsläsesalen, inklusive depåvagnar avsedda för allmänheten. Samtliga toaletter, trappa och hiss från plan 5 till plan 1. 3.2.3. Dagstädning (måndag - fredag) Humlegården Samtliga plan Pentryn/personalutrymmen inklusive samtliga toaletter samt korridorer och trappor. Plan 9 Fotorum. Plan 7/8 Bevarandeenheten. Plan 6 Sammanträdesrum, riksbibliotekariens rum, kontorsrum i västra flygeln och västra skeppet. Plan 5 Användartjänster storkontor plan 5, och i västra flygeln även plan 5,5. Plan 4 Internservice inklusive växel, godsmottagningen, samtliga toaletter, pentryn/personalutrymmen, duschrum, restaurang Sumlen (endast restaurangdelen) och personalmatsal. Storkontor i östra flygeln. Under vinterhalvåret skall Internservice inklusive växel rengöras två gånger per dag. Bokmagasin 1 och 2 plan 01-05 Samtliga hisshallar och samtliga toaletter + fotoateljé i magasin 2 plan 05 öster. Birger Jarlsgatan 41 Sammanträdesrum, personalutrymmen och toaletter. Biblioteksgatan 29 16
Sammanträdesrum, kursrum, personalutrymmen och toaletter. Karlavägen 98 Entré/expedition, plan 3 Publik entréer, garderob, referensbibliotek, forskarexpedition, utställningsdel, tidskriftsbibliotek/läshörna, datorarbetsplatser och fria golvytor. Under perioden oktober april finns det på 7 ställen entrémattor i varierande storlek. Plan 3 och 4 Samtliga korridorer och toaletter, uppackningsrum, samt vilrum. Pentry/personalmatsal på plan 3 samt mindre pentry/matrum på plan 4. Dagstädning för pentryn inkluderar start av diskmaskiner och urplockning och inställning i skåp 3 ggr/dag på plan 3 samt 1 ggr/dag på plan 4. Mikrovågsugnar skall avtorkas in- och utvändigt 1 ggr/dag. Strängnäs, Roggebibioteket Entréhall, konferensrum, samtliga toaletter, lunchrum, omklädningsrum, hiss, vilrum, trappor och trapphus 3.2.4. Städning 2 dagar per vecka Humlegården Plan 5-9 Korridorer, samtliga kontorslandskap som inte städas varje dag samt hissar och hisshallar. Plan 4 Korridorer. Annexet Hörsalen, utställningslokalen och seminarierum. Bokmagasin 1 och 2 plan 01-05 Arbetsrum och arbetsplatser. Bokmagasin 1 plan 01-05 samt bokmagasin 2 plan 01, plan 02, plan 03, plan 04 öster och plan 05 väster Arbetsrum och arbetsplatser. Strängnäs, Roggebiblioteket Kontor, bokbinderi, gymnastikhuset på Lektorsgatan 1. 17
3.2.5. Veckostädning Humlegården Plan 5-9 Samtliga kontorsrum utom kontorslandskapen. Plan 4 Kontorsrum och verkstad. Bokmagasin 1 plan 01-05 samt bokmagasin 2 plan 01, plan 02 väster, plan 03, plan 04 öster och plan 05 väster Förbindelsegångarna mellan magasinen, längsgående gångar i magasinsrum och dammtorkning av arbetsplatser i magasin 1:02 väster. Birger Jarlsgatan 41 Kontorsrum, förråd och datorrum. Biblioteksgatan 29 Kontorsrum, förråd och datorrum. Karlavägen 98 Kontorsplan 3 och 4 Kontorsrum, utbildningslokal, sammanträdesrum, forskarhytter, hörsal, telefonhytt och faxrum. Scannerrum, studiekopiering, omkopiering, ljudrum, serverrum plan på plan 4, verkstad plan 4, bandrobotrum, migreringsrum, övriga bemannade teknikrum. Strängnäs, Roggebiblioteket Kontor och bokbinderi. Bålsta, Statens biblioteksdepå Publika utrymmen omfattande läsesal, kapprum, pentry och toalett. Alla kontorsrum och toaletter på plan B. Personalrum, pentry, entréhall, trapphus och korridorer i område BA. 3.2.6. Städning varannan vecka Strängnäs, Roggebiblioteket Bokrum plan 1, 2 och 3 samt källare 3.2.7. Månadsstädning Humlegården 18
Annexet och Bokmagasin 1 Dammsugning av hyllspår i mikrofilmsläsesalen samt magasin 1, plan 04 öster Karlavägen 98 Kontorsrum, sammanträdesrum, forskarhytter, utbildningslokal, faxrum, och bemannad teknik skall städas extra noggrant 1 ggr/månad. Då skall dessutom golven dammsugas, stolar (inklusive stolar i hörsalen) dammsugas eller torkas av. 3.2.8. Särskild städning Alla pentryn och personalmatrum Kyl och frys avtorkas in- och utvändigt 2 ggr/år. Köksskåp avtorkas in- och utvändigt 1 ggr/år. Humlegården Efter överenskommelse och särskilda instruktioner från KB. Karlavägen 98 Städning 4 ggr/år (enligt överenskommelse) obemannad teknik plan 3 och 4. Plan 3: Serverrum, verkstad, dataförråd, myndighetsarkiv, närarkiv, kompakthyllor i uppackningsrum, studiekopierum Plan 4: Bandförråd, testrum, dataförråd. 3.3. Städmetoder Inom ramen för denna kravspecifikation skall leverantören i varje enskilt fall använda den teknik och den metod som bäst tillgodoser det uppställda målet. 3.4. Städinstruktioner 3.4.1. Städning av KB:s lokaler Parterna skall fastställa städinstruktioner för uppdraget innan avtalet skrivs under. Dessa skall formuleras med utgångspunkt från kraven i denna kravspecifikation. Städinstruktionerna skall vara formulerade så att utsedd städpersonal och KB:s anställda erhåller information om vad som skall utföras, när det skall utföras och vilket resultat som skall uppnås. I det fall dammsugare eller annat maskinellt hjälpmedel används skall dessa 19
ha en konstruktion som inte medför att personer i berörda utrymmen utsätts för en ökad mängd av ohälsorelaterade partiklar. En användning av sådana hjälpmedel får därmed inte medföra att t.ex. personer med allergier får ökade besvär än om rengöring sker på annat sätt. Personalens privata egendom skall inte ingå i städåtagandet. Ytor som är upptagna av arbete som utförs av KB:s personal behöver inte rengöras. Detta gäller även utrymmen som normalt ingår i uppdraget men som inte är tillgängliga (låsta eller upptagna av annan verksamhet). Under förutsättning att så är praktiskt möjligt skall leverantören - inom ramen för den överenskomna tiden för arbetets utförande - göra de omdisponeringar som krävs för de överenskomna arbetsuppgifterna skall kunna utföras. Datorutrustning och annan teknisk utrustning ingår inte i ordinarie städning. Påfyllning av förbrukningsmaterial skall utföras med målsättningen att säkerställa tillgång på aktuella produkter fram till nästa påfyllningstillfälle. Påfyllning får inte hanteras så att ett lager uppstår på förbrukningsplatsen. Vid ordinarie rengöring av golv skall samtliga fria golvytor, golvytor under möbler med fritt avstånd till golv överstigande 10 cm och golvytor där möblerna är försedda med hjul rengöras. 3.4.2. Optioner vid behov KB har rätt att begära Storstädning, Golvvård och Extra städning enligt anbud på optioner vid behov. 3.5. Avfall Leverantören skall tömma samtliga avfallskärl inom städområdet vilka är avsedda för avfall. Kärlen skall förses med separat uppsamlingsbehållare (påse eller motsvarande) där så krävs. Avfall skall av leverantören placeras i för ändamålet iordningställda uppsamlingskärl. KB tillämpar rutiner som medför att avfallsmaterial källsorteras och återvinns. Papper hanteras av KB enligt särskilda rutiner. Hanteringen av sådant material skall inte ingå i leverantören åtagande. 20
4. Krav beträffande tjänsten Krav på tjänsten finns beskrivna i detta avsnitt och bilaga 1 som skall fyllas i och levereras till KB tillsammans med anbudet. Ofullständigt ifylld eller utebliven bilaga kommer att medföra att anbudet inte kan beaktas. De i bilaga 1 beskrivna kraven är skall-krav (dvs. krav som måste uppfyllas för att anbudet ska komma i fråga för utvärdering). Utvärderingen av anbuden kommer att ske på grundval av vad som redovisas i avsnitt 5. Observera att vissa krav kräver beskrivning i kommentarfältet eller i bilaga. Egna bilagor skall numreras. Priser skall redovisas i bilaga 2. 4.1. Särskilda hänsyn Kraven beskrivs och intygande görs i bilaga 1. 4.2. Arbetstid Kraven beskrivs och intygande görs i bilaga 1. 4.3. Kläder Kraven beskrivs och intygande görs i bilaga 1. 4.4. Id-kort och nycklar Kraven beskrivs och intygande görs i bilaga 1. 4.5. Ordinarie personal och ersättare Kraven beskrivs och intygande görs i bilaga 1. 21
4.6. Personalbyte Kraven beskrivs och intygande görs i bilaga 1. 4.7. Miljöansvar Kraven beskrivs och intygande görs i bilaga 1. 4.8. Kvalitetssäkring Kraven beskrivs och intygande görs i bilaga 1. 4.9. Kvalitetskontroller Kraven beskrivs och intygande görs i bilaga 1. 4.10. Städmöten Kraven beskrivs och intygande görs i bilaga 1. 4.11. Introduktion Kraven beskrivs och intygande görs i bilaga 1. 4.12. Priser Priser som lämnas skall vara fasta priser under ordinarie avtalsperiod. Priserna kan därefter vid eventuell förlängning, om part så begär, justeras en gång per år. Eventuell justering kan endast göras enligt SCB:s faktorprisindex för städarbeten, städindex. Samtliga priser skall anges exklusive moms. Samtliga priser skall anges i bilaga 2. Fast pris per månad för städuppdraget enligt avsnitt 3.2 Fast pris per månad för daglig städning enligt avsnitt 3.2 skall anges i bilaga 2, punkt 1-4. Option på Storstädning, kvadratmeterpris Kvadratmeterpris skall anges i bilaga 2 punkt 5-6 för städning: 22
Måndag - fredag respektive Lördagar, söndagar, helgdagar. Option på extra städning, timpris Timpriser skall anges i bilaga 2, punkt 7-9 för städning: helgfria måndagar - fredagar mellan 06.00-17.00, helgfria måndagar - fredagar från kl. 17.01- respektive lördagar, söndagar och helgdagar. Option på Golvvård, kvadratmeterpris för Kvadratmeterpris skall anges för golvvård i bilaga 2, punkt 10-11: enligt metodkort bilaga 3 och 4, måndagar fredagar respektive lördagar, söndagar och helgdagar. Leverantörens priser kommer att skrivas in i avtalet. 4.13. Inköp av förbrukningsmaterial Kraven beskrivs och intygande görs i bilaga 1. 4.14. Deltagande i presentationsmöte Kraven beskrivs och intygande görs i bilaga 1. 4.15. Ansvarsförsäkring Kraven beskrivs och intygande görs i bilaga 1. 23
5. Anbudsutvärdering 5.1. Utvärderingskriterier för bedömning av anbuden De anbudsgivare som uppfyller samtliga skall-krav går vidare till anbudsutvärderingen. KB kommer att anta de/det anbud som är mest fördelaktiga enligt utvärderingskriterierna nedan. Följande utvärderingskriterier, med följande inbördes vikt, kommer att användas vid utvärderingen av anbuden: 1. Leveranssäkerhet 60 % varav Arbetsprocess och bemanningsplan 50% Städarbetsledaren 50 % 2. Pris 40 % 5.1.1. Leveranssäkerhet 60 % KB kommer vid anbudsprövningen av leveranssäkerheten att tillämpa en poängskala för båda utvärderingskriterierna: Bedömningen görs enligt en fyrgradig skala: 3 poäng = Utmärkt 2 poäng = Mycket väl 1 poäng = Godkänd 0 poäng = Otydlig eller svårbedömd KB:s utvärdering av leveranssäkerheten kommer dels att grunda sig på beskrivningarna i anbudet enligt ovan, dels på ett möte som kommer att hållas med de leverantörer som vi funnit bäst mött kraven i förfrågningsunderlaget och som bäst beskriver sina arbetsmetoder på mötet. Följande avsnitt är en beskrivning av hur utvärderingen av anbuden utifrån utvärderingskriterierna kommer att genomföras. Till mötet, som beräknas till september månad, kommer den städarbetsledare som leverantören föreslagit att kallas till möte och vid behov även den kundansvarige om detta är en annan person. KB 24