SAMVERKANSAVTAL för Norbergs kommun Gäller från 2001-11-28 med tillämpningsregler enligt centrala samverkansgruppen 2011-09-30 43
Samverkansavtal 1(11) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Inledning/Bakgrund...1 1.1 Mål 2 1.2 Syfte...3 1.3 Förutsättningar för genomförande av samverkansavtal..3 2 Samverkansnivåer och beslut...4 Samverkansorganisation...4 2.1 Medarbetarsamtal...5 2.2 Arbetsplatsträffar...5 2.3 Samverkansgrupper...7 2.3.1 Lokal samverkansgrupp - på förvaltningsnivå...7 Den Lokala Samverkansgruppen ska:...8 Övrigt...8 Den Lokala samverkansgruppen:...9 2.3.2 Central samverkansgrupp - på kommunövergripande nivå.9 2.3.3 Arbetsformer för den lokala och centrala samverkansgrupper...10 2.4 Övrigt...10 Bilaga 1...11 Bilaga 2...11 Bilaga 3...11 Bilaga 4...11 Bilaga 5...11
Samverkansavtal 2(11) 1 Inledning/Bakgrund Medbestämmande, jämställdhets- och arbetsmiljöfrågor ska vara naturliga delar i den löpande verksamheten, vilken i sin tur inkluderar såväl personal-, ekonomi- som organisationsfrågor. Nivån på medbestämmandet ska vara hög och inflytandet ska ske så nära de berörda medarbetarna som möjligt. En organisation med ett fungerande samverkansavtal är en del av kommunens målstyrningsorganisation och ska verksamt bidra till att utveckla demokratin på arbetsplatsen och att utveckla jämställdheten mellan kvinnor och män. En samverkansorganisation ska även förbättra medarbetarnas arbetsmiljö samt utveckla organisationsformer och kompetens till att bättre svara upp mot kommuninnevånarnas krav på effektivitet och service. Med utgångspunkt från detta har parterna i Norbergs kommun träffat överenskommelse om ett samverkansavtal. Bakgrunden till ett tecknande av samverkansavtal i Norbergs kommun är: Utveckling-92 - en tidigare central överenskommelse Kommunstyrelsens beslut 1996-11-21 232 där man uttalar sitt stöd för att Personalutskottet tecknar ett Samverkansavtal enligt principerna i U92. Samverkan för bättre service - SBS-projektet där en målsättning var att utveckla alternativa, smidiga och effektiva samverkansformer. FAS-05 och av FAS-gruppen föreslagna ändringar 1.1 Mål Målet är en samverkan som ger förutsättningar för ett positivt arbetsklimat och en god arbetsmiljö där inflytande, delaktighet, utveckling och uppföljning är rättigheter och skyldigheter för alla medarbetare.
Samverkansavtal 3(11) 1.2 Syfte Samverkansavtalet ska ge medarbetare i Norbergs kommun ökad delaktighet, inflytande och ansvar på sina arbetsplatser. Det ska också understödja en fortlöpande utveckling av verksamheten och medarbetaren så att Norbergs kommun kan uppfylla kommuninnevånarnas krav på effektivitet och service. Samverkansavtalet ska utveckla, underlätta och förenkla samverkan mellan Norbergs kommun som arbetsgivare och de fackliga organisationerna. Dess syfte är även en integrering av och en helhetssyn på hälsa och arbetsmiljö-, jämställdhets-, medbestämmande- och verksamhetsfrågor, där arbetsplatsens betydelse betonas. Att samverka kräver en bred kompetens. Med detta menas teoretiska och praktiska kunskaper inom hälsa, arbetsmiljö- och arbetslivsinriktad rehabilitering som kan omsättas i verksamheten. Såväl chefer, arbetsplatsombud/skyddsombud/arbetsmiljöombud som medarbetare måste ha kompetens inom området. Kunskapsbehovet avgörs av den egna rollen eller funktionen i arbetet. Samverkansavtalet måste ständigt omprövas, förändras och anpassas till den praktiska verkligheten. För att avtalet ska fungera och verksamheten utvecklas förutsätts en diskussion mellan arbetsgivare, medarbetare och de fackliga organisationerna om verksamhet, måluppfyllelse och resurser. 1.3 Förutsättningar för genomförande av samverkansavtal Utgångspunkten för samverkan är att så många frågor som möjligt behandlas av dem som direkt berörs av dem i sitt arbete. Arbetsplatsens betydelse påpekas åter. För att nå en väl fungerande samverkan krävs: tydliga och arbetsplatsrelaterade mål för verksamheten klargjord rollfördelning i organisationen (klargjord arbetsfördelning mellan politiker o tjänstemän) en organisation med konsekvent delegering av ansvar och befogenheter ledarskap med helhetssyn på verksamhet, medarbetare och resurser medarbetare som kontinuerligt kompetensutvecklas att systemet kontinuerligt följer och anpassas till organisation och beslutsnivå ömsesidigt förtroende
Samverkansavtal 4(11) en vilja att beslut ska fattas i samverkan att överenskommelser av olika slag respekteras av alla parter personalpolitiska målformuleringar och riktlinjer Den arbetsrättsliga grunden för samverkanssystemet utgörs av medbestämmandelagen (MBL), arbetsmiljölagen (AML) och diskrimineringslagen (DL) 2 Samverkansnivåer och beslut Individens direktinflytande på sin arbetssituation är basen för samverkanssystemet. Medarbetarens arbete både påverkar och påverkas av arbetsgruppen och den närmaste arbetsledningen. Direktinflytande på arbetsplatsnivå sker genom dialog i det dagliga arbetet, där medarbetarsamtal och arbetsplatsträffar är två forum. På övriga nivåer i organisationen sker samverkan mellan arbetsgivare och medarbetarnas fackliga organisationer i lokala samverkansgrupper. En central samverkansgrupp hanterar de kommunövergripande frågorna. Arbetsplatsträffar och samverkansgrupper ska präglas av allas vilja att genom samråd nå enighet vid beslut. Samverkansavtalet ska tillämpas så att beslut varken hindras eller fördröjs, men parterna måste samtidigt beakta vikten av att ge samverkansprocessen tillräckligt med tid när så erfordras. Arbetsgivaren är dock ytterst ansvarig för beslut och verkställighet i alla verksamhetsfrågor. Samverkansorganisation Central samverkansgrupp Kommunövergripande Lokal samverkansgrupp Förvaltningsnivå Lokal samverkansgrupp Förvaltningsnivå Lokal samverkansgrupp Förvaltningsnivå APT APT APT APT APT APT Medarbetarsamtal
Samverkansavtal 5(11) 2.1 Medarbetarsamtal Medarbetarsamtalet utgör basen för dialogen mellan medarbetare och chef. Alla medarbetare har rätt till och ska årligen ha minst ett medarbetarsamtal med sin närmaste chef enskilt eller i form av utvecklingssamtal i grupp. Medarbetarsamtalet ska ta fasta på de frågor som rör individens hälsa och arbetsmiljö, arbetsprestation, personliga utveckling och utbildningsbehov. När det gäller själva formen för samtalet är det lämpligt att chef och medarbetare kommer överens om den saken. Ett gruppsamtal bör innehålla utvecklingsfrågor som berör flera och som lämpar sig för behandling i grupp. Varje medarbetare ska erbjudas minst ett lönesamtal per år. Uppgift om ändrad lön ska om möjligt överlämnas personligen av chef/ställföreträdare. 2.2 Arbetsplatsträffar Grunden för samverkan och för ett samverkansavtal är arbetsplatsen och den dialog som förs där. Arbetsplatsträffen blir ett forum för dialog mellan medarbetare och chef. Här avhandlas frågor som rör det gemensamma arbetet vad avser utveckling, planering och uppföljning. Med arbetsplats avses minsta arbetsenhet där chef har verksamhets-, personallednings-, hälso och arbetsmiljö- och helt eller delvis budgetansvar. Arbetsplatsen utgör den naturliga arbetsenheten som medarbetaren tillhör. Alla personalkategorier inom arbetsplatsen deltar i träffarna, även de som organisatoriskt ej tillhör enheten, men har sin huvudsakliga verksamhet förlagd dit. Arbetsplatsträffarna ska organiseras så att en meningsfull dialog kan föras. Respektive förvaltning strukturerar arbetsplatsträffarna. Är alla på arbetsplatsträffen eniga i en fråga är detta = beslut i den speciella frågan. Detta ersätter förhandling enligt MBL 11,12,19. En förutsättning är att chefen har delegation att fatta beslut i aktuell fråga. Arbetsplatsträffen kan även besluta i sina egna arbetsmiljöfrågor under följande förutsättningar: chefen har delegation att fatta beslut i aktuell fråga alla på arbetsplatsträffen är eniga beslutet ligger inom lagens råmärken Därvid ska SAMS-blanketten användas (Bilaga 5)
Samverkansavtal 6(11) Chefen svarar för och fattar beslut som fordras för arbetets behöriga gång. För effektiva och meningsfulla arbetsplatsträffar krävs att: chefen svarar för att arbetsplatsträffen genomförs genom en årlig plan (ett riktmärke kan vara åtta möten per år). Extra möten vid behov och efter överenskommelse Ett medgivande att ej närvara innebär krav på ett aktivt beslut av chef/ställföreträdare Det åligger chefen att lägga upp arbetsplatsträffen så en meningsfull dialog blir möjlig Medarbetare som av chef medgivits att ej närvara ska informera sig senast vid nästa arbetsplatsträff I den mån chefen vid något tillfälle inte närvarar måste minnesanteckningar skriftligt godkännas av denne för att beslut ska föreligga Närvarar medarbetare vid arbetsplatsträff på icke ordinarie arbetstid kompenseras för deltagande normalt med mertid enligt avtal Sjukskrivna och tjänstlediga bör beredas möjlighet att närvara De som har fler arbetsplatser, närvarar på sin huvudarbetsplats om ej annat överenskommes i enskilt fall Alla har möjlighet och rätt att ta upp frågeställningar för behandling Alla typer av frågor som rör arbetsplatsen tas upp t ex frågor inom personal, hälsa och arbetsmiljö, ekonomi och organisation med de undantag som framgår av Bilaga 1 Arbetsplatsträffen kan kombineras med facklig information Arbetsplatsträffar kan både ta emot ärenden och vid behov föra ärenden vidare till samverkansgrupp Arbetsplatsträffen fastslår hur anmälan av ärenden sker samt hur och när ärenden anslås Träffarna dokumenteras genom minnesanteckningar som följs upp vid nästkommande träff. Minnesanteckningarna justeras av chefen och sparas på resp förvaltning Arbetsplatsträff fastslår hur ej närvarande delges beslut Delegeringen i organisationen ska se ut på sådant sätt att när arbetsplatsen är enig är detta lika med beslut, så långt som chefen har befogenheter och delegation När arbetsplatsträffen är överens och enig ersätter det förhandling enligt MBL 11, 12, 19
Samverkansavtal 7(11) Vid oenighet och vid speciella frågor kan sakkunnig adjungeras till arbetsplatsträffen Speciella ärenden och principfrågor ska föras vidare till den Lokala samverkansgruppen i det fall en lösning på APT-nivån inte kommer till stånd. Detta får dock inte hindra ansvarig chef från att fatta de beslut som arbetets behöriga gång kräver. 2.3 Samverkansgrupper Samverkansgrupperna är den samverkansform där arbetsgivaren och de fackliga organisationerna möts. I Norbergs kommun finns två samverkansnivåer, dels lokal samverkansgrupp på förvaltningsnivå och en central samverkansgrupp på kommunövergripande nivå. Samverkansgruppen ska knytas till beslutsnivåer i verksamheten och ansluta till linjeorganisationen. Syftet är att skapa ett forum för dialog mellan arbetsgivare och facklig organisation och med målsättningen att genom samråd nå enighet före beslut. Samverkan mot gemensamma mål ska genomsyra arbetet i samverkansgrupperna. 2.3.1 Lokal samverkansgrupp - på förvaltningsnivå Inom varje förvaltning ska det finnas en gemensam samverkansgrupp. Samverkansgruppen ska bestå av representanter från arbetsgivaren och representanter från de fackliga organisationer som har medlemmar inom förvaltningen. Målsättningen är att samtliga representanter är medarbetare som har sitt arbete inom respektive förvaltning, vilket är en del i samverkansavtalets anda. Antalet ledamöter och ersättare i de berörda samverkansgrupperna bestäms av respektive förvaltning och de lokala organisationerna tillsammans. Arbetsgivarens ledamöter utses utifrån deras funktioner i organisationen. Ordförande utses av arbetsgivaren och bör vara förvaltningschef eller liknande. Arbetsgivaren står för ordförande- och sekreterarskap. Parterna ska gemensamt sträva efter att antalet deltagare i samverkansgrupp inte är fler än som motiveras av effektivitets- och kvalitetsaspekter. Representant i Lokal Samverkansgrupp ska utses bland medarbetarna i förvaltningen. Samverkan ska ju ingå som en naturlig del i verksamheten och den kräver stor förtrogenhet med arbets- och personalförhållanden inom förvaltningens område. Personer som inte arbetar inom förvaltningen kan dock adjungeras.
Samverkansavtal 8(11) Den Lokala Samverkansgruppen ska: Bestå av arbetsgivare och representanter för respektive organisation som arbetar inom förvaltningen. Facken får samverka genom att t ex ha en gemensam representant för flera organisationer Komma överens om representationen inom gruppen, (t ex antalet arbetsgivarrepresentanter, antalet representanter från de fackliga organisationerna, vilken fördelning dessa ska ha osv). Komma överens inom gruppen om vilka arbetsformer som ska gälla för respektive samverkansnivå Vid oenighet eller i särskilda fall kalla sakkunnig om part så begär Vid behov utse permanenta och tillfälliga utskott och arbetsgrupper Protokollföra sammanträden Planera möten utifrån verksamheten i en årlig plan (cirka ett möte per månad) Behandla frågor avseende information och förhandling MBL 11,12,19, m fl. Behandling i den Lokala samverkansgruppen ersätter därmed förhandling enligt MBL Behandla frågor i såväl berednings- som i beslutsskedet Behandla arbetsmiljöfrågor enligt AML Behandla jämställdhetsfrågor enligt DL Övrigt Arbetsgivarparten svarar för ordförande- och sekreterarskap Vid kommunövergripande och principiella frågor samt ärenden där enighet ej uppnås kan part föra frågan vidare till Centrala samverkansgruppen Behandling i samverkansgrupp ändrar inte på ansvarig chefs/ förvaltningschefs skyldighet och rättighet att fatta de beslut som arbetets behöriga gång kräver. Vid oenighet i särskilda fall kan arbetstagarorganisationen begära att arbetsgivaren fullföljer sin förhandlingsskyldighet enligt MBL 14. Sådan begäran om MBL 14 såväl som behandling i Central Samverkansgrupp ska framställas enligt de former som framgår av KHA 7 där Lokal samverkansgrupp motsvarar lokal förhandling. Om lokal part finner att en fråga ej lämpar sig för behandling i samverkanssystemet gäller MBL i sin helhet i den frågan.
Samverkansavtal 9(11) Den Lokala samverkansgruppen: Den Lokala samverkansgruppen utgör skyddskommitté på respektive nivå och har samtliga skyddskommitténs funktioner. Den lokala samverkansgruppen ska aktualisera, planera och följa upp frågor som rör systematiskt arbetsmiljöarbete inklusive riskbedömning och handlingsplan hantera frågor som rör information och utbildning om hälsa och arbetsmiljö bedriva ett aktivt arbetsmiljöarbete bedriva ett aktivt jämställdhetsarbete planera inom budgetramarna arbeta med utveckling och förändring av arbetsorganisation, arbetsuppgifter och arbetsmetoder svara för introduktion av nyanställda svara för personal- och kompetensförsörjning utveckla åtgärder för olika frågeställningar 2.3.2 Central samverkansgrupp - på kommunövergripande nivå Den kommunövergripande samverkan sker genom en central samverkansgrupp. I denna grupp behandlas frågor av kommunövergripande karaktär vad gäller budget, verksamhet samt policys, riktlinjer etc inom personal-, ekonomi-, hälsa och arbetsmiljö och informationsområdet. Möten planeras efter verksamheten och beslutsprocessen i en årlig plan. I den centrala samverkansgruppen representeras arbetsgivaren av kanslichef, ekonomichef, personalchef och personalkonsulent, samt ersättare. De fackliga organisationerna i kommunen har, om inte annat överenskommes, var sin representant. För varje utsedd representant äger respektive organisation rätt att utse ersättare. Dessutom har huvudskyddsombudet rätt att närvara. Även här kan samverkan ske mellan de fackliga organisationerna. Antalet ledamöter ska inte vara fler än som motiveras av effektivitets- och kvalitetsaspekter. Vid oenighet och vid speciella frågor kan part begära att sakkunnig inkallas. Vid oenighet i den centrala samverkansgruppen kan arbetstagarorganisationen även begära att arbetsgivaren fullföljer sin förhandlingsskyldighet enligt MBL 14. Begäran om MBL 14 i Central Samverkansgrupp görs i de former som framgår av KHA 7.
Samverkansavtal 10(11) Centrala samverkansgruppen kan ta över arbetsmiljöärende från Lokal samverkansgrupp under någon av följande förutsättningar Ärendet berör flera förvaltningar Berörda LSG beslutar hänskjuta ärendet till CSG CSG beslutar att ta över ärendet I sådana ärenden blir CSG skyddskommitté i enlighet med AML:s regler 2.3.3 Arbetsformer för den lokala och centrala samverkansgrupper Samverkansgrupperna kommer inom gruppen överens om de arbetsformer vilka gruppen ska organiseras och arbeta efter. De centrala och lokala samverkansgruppernas möten bör anpassas till beslutsprocessen och planeras årsvis. Arbetsgivaren är ansvarig för rutinerna kring mötena och att dessa protokollförs. I skälig tid (5 arbetsdagar) före samverkansgruppernas möte ska arbetsgivaren förse arbetstagarorganisationerna med tillräcklig information och faktaunderlag, allt för att beslutsprocessen ej ska fördröjas. Företrädare för arbetstagarorganisationerna har på samma sätt ansvar för att ta del av faktaunderlag inför mötet. När fackliga organisationer vill initiera eventuella frågeställningar gäller motsvarande för dem. Om enighet i samverkansgruppen ej uppnås ska arbetsgivaren fullgöra sin förhandlingsskyldighet efter begäran från respektive facklig organisation. Hur de lokala samverkansgrupperna organiseras bifogas detta avtal. Annan person kan adjungeras till lokala och centrala samverkansgruppen Arbetsgivaren utser ordförande och sekreterare. 2.4 Övrigt När förhandling enligt MBL 14 begärs, ska den fullgöras i förvaltningen enligt gällande delegationsordning. Överenskommelse som uppnåtts i sakfråga har ej verkan av lokalt kollektivavtal. Endast personalchef innehar behörighet att teckna kollektivavtal och att föra förhandlingar i rättstvister
Samverkansavtal 11(11) Bilaga 1 Frågor som ej bör tas upp på Arbetsplatsträffen och ej heller i Samverkansgrupp: frågor som rör enskild medarbetare och som ej har beröring till arbetet frågor i samband med rehabiliteringsarbete där medarbetare ej gett sitt samtycke strejk/lockout arbetskonflikt tvist löneförhandling Anm/ Uppräkningen utesluter ej en allmän diskussion i frågeställningen Bilaga 2 Personalstrategi för Norbergs Kommun (KF 24/00). Bilaga 3 Förhandlingsprotokoll av 2000-08-17 samt centrala samverkansgruppens protokoll 2011-09-30 43 Bilaga 4 PU 161/98 Överenskommelser om samtliga lokala samverkansgrupper Bilaga 5 Blankett för Systematiskt Arbetsmiljöarbete ( SAMS-blanketten )