DEFINITION OCH GRÄNSDRAGNING AV BEGREPPEN DRIFT, UNDERHÅLL OCH INVESTERING NÄTVERKET FÖRVALTNING
, www.sweco.se/fmkonsulterna, har på uppdrag av Samverkansforum och nätverket Förvaltning kartlagt och jämfört hur de olika medlemsorganisationerna definierar begreppen drift, underhåll och investering, samt underliggande begrepp. I rapporten visas bland annat vilka likheter och olikheter som i nuläget råder bland medlemmarna inom området. Därutöver innehåller rapporten också rekommendationer om fortsatt arbete för att möjliggöra jämförelser mellan medlemsorganisationerna inom området. SWECO FM KONSULTERNA Gullbergs Strandgata 3 403 14 Göteborg Telefon 031 62 75 00 Telefax 031 62 77 22 www.sweco.se/fmkonsulterna SWECO FM Konsulterna ingår i SWECO PROJEKTLEDNING AB Org.nr 55 61 40-02 83 Ingår i SWECO-koncernen www.sweco.se
Sammanfattning Denna rapport redovisar begrepp, definitioner samt gränsdragningar inom området drift, underhåll och investering för fastigheter och lokaler bland medlemmarna inom nätverket Förvaltning som ingår i Samverkansforum. Uppdraget från nätverket förvaltning innebär att göra en kartläggning av hur de olika medlemsorganisationerna definierar och använder begreppen drift, underhåll, och investeringar, samt underliggande begrepp. Kartläggningen visar att det finns stora likheter i tillämpningen av begrepp och definitioner mellan medlemmarna och därmed också förutsättningar för jämförelser på en grov nivå, förutsatt att vissa anpassningar görs av definitioner och gränsdragningar och att jämförelserna avser byggnader av samma slag. Administration Begreppet administration används relativt lika bland medlemmarna. De vanligaste underbegreppen är central administration, förvaltningsadministration, fastighetsadministration, försäkring samt fastighetsskatt. Drift Begreppet drift tillämpas i stor utsträckning på likartat sätt bland medlemmarna, undantaget Svenska Kraftnät. Terminologimässigt är underbegreppen mediaförsörjning, tillsyn och skötsel vanligast. Underhåll Begreppet underhåll används i stor utsträckning på likartat sätt bland medlemmarna. Vanliga underbegrepp är planerat underhåll och felavhjälpande underhåll. Tre av medlemmarna sorterar begreppet akut underhåll som drift vilket innebär att justeringar måste göras innan jämförelser kan göras mellan medlemsorganisationerna. Investering Sex medlemmar definierar begreppet investering, där samtliga har upprättat en egen definition. Gränsdragningen mellan planerat underhåll och investering är ett generellt problem i branschen. Här bör Samverkansforum ta initiativ till en rekommendation när det gäller utifrån vilka utgångspunkter som begreppet underhåll skall definieras tekniska eller ekonomiska? Vår rekommendation är att medlemmarna tills vidare använder begrepp och definitioner enligt Aff 04, vilket beskrivs i 2:a stycket avsnitt 5. Vidare rekommenderar vi att Samverkansforum tar ett aktivt ansvar för att det kommer fram moderna och effektiva rekommendationer när det gäller tillämpningen av aktivitetsbegrepp för fastighetsförvaltningen, 3:e stycket avsnitt 5.
Innehållsförteckning 1 Inledning...1 1.1 Bakgrund...1 1.2 Syfte...1 1.3 Projektgenomförande...1 2 Medlemsorganisationernas verksamheter...3 3 Begrepp och definitioner inom drift, underhåll och investering...4 3.1 Begrepp...4 3.2 Definitioner...8 3.2.1 Administration...8 3.2.2 Drift...9 3.2.3 Underhåll...10 3.2.4 Investering...13 4 Behov av justeringar...14 5 Rekommendationer...16 Bilaga 1 - Förstudie Rätt Begrepp 2006-08-25
1 Inledning År 2001 bildades Samverkansforum till följd av regeringens uppdrag att utveckla byggherrerollen genom förbättrad byggherresamverkan inom statlig verksamhet. Samverkansforum består av totalt 13 medlemmar som alla är statliga myndigheter eller bolag. Inom Samverkansforum sker arbetet främst i nätverk som spänner över flera verksamhetsområden. Ett av nätverken, Förvaltning, startade sin verksamhet år 2005 och har som mål att utbyta erfarenheter och utveckla en effektiv förvaltning inom områdena fastighetsdrift, underhåll och energi. 1.1 Bakgrund I nuläget har medlemsorganisationerna i nätverket Förvaltning inte helt entydiga begrepp, definitioner och gränsdragningar inom områdena drift, underhåll och investeringar, vilket försvårar jämförelser mellan organisationerna. För att möjliggöra korrekta jämförelser krävs att medlemsorganisationerna använder sig av samma begrepp och definitioner. 1.2 Syfte Utredningen ska kartlägga och jämföra hur de olika medlemsorganisationerna definierar och använder begreppen drift, underhåll, och investeringar, samt underliggande begrepp. Vidare ska utredningen ange rekommendationer om fortsatt arbete i nätverket för att möjliggöra jämförelser mellan medlemmarna. Att undersöka hur drift, underhåll och investeringsbegreppen mäts i den ekonomiska redovisningen har inte ingått i uppdraget. 1.3 Projektgenomförande Kartläggningen genomfördes via telefonintervjuer. Som förberedelse för intervjuerna fick kontaktpersonerna var sitt frågeformulär. Intervjuerna genomfördes under juli augusti 2006. Kontaktpersoner hos de olika medlemsorganisationerna framgår av listan. Banverket Kenth Carlsson Fortifikationsverket (FORTV) Anders Ingelmark Jernhusen AB Henrik Sköldberg Luftfartsverket (LFV) Stefan Stenberg Naturvårdsverket (NV) Rickard Arvidsson Riksantikvarieämbetet (RAÄ) Ulf Hofstedt Riksdagsförvaltningen (Riksdagsförv.) Arne Holmqvist Sjöfartsverket (SjöV) Kjell Jacobsson Specialfastigheter (Specialfast) Mats Adell Statens Fastighetsverket (SFV) Patrik Häggstrand Svenska Kraftnät (SvK) Per Kvarnefalk Vasallen AB Sören Hellström Vägverket Bo Persson 1
Som ytterligare underlag för utredningen bad vi att få ta del av medlemsorganisationernas skriftliga dokumentation avseende definitioner och tillämpning av de aktuella begreppen. I vissa fall har definitionerna lästs upp per telefon. Skriftlig dokumentation har erhållits från: - Banverket (Aff 04) - Fortifikationsverket (Aff 04) - Statens Fastighetsverk - Specialfastigheter (Aff 04) - Sjöfartsverket - Svenska Kraftnät Ansvarig konsult för uppdraget har varit Jakob Faergemann, SWECO FM Konsulterna. 2
2 Medlemsorganisationernas verksamheter För att jämföra hur medlemmarnas olika verksamheter påverkar möjligheterna till jämförelser inom området kan bland annat två separata indelningar göras. Dels de medlemmar som har fastighetsförvaltning som kärnverksamhet och de som inte har det, samt de medlemmar som utgörs av statliga myndigheter respektive statliga bolag. Tabell 1. Fastighetsförvaltande och ej fastighetsförvaltande medlemmar samt statliga myndigheter och statliga bolag Fastighetsförvaltning som kärnverksamhet Fastighetsförvaltning som stöd till annan kärnverksamhet Statliga myndigheter Statliga bolag Fortifikationsverket Banverket Banverket Jernhusen AB Statens Fastighetsverk Luftfartsverket Fortifikationsverket Specialfastigheter AB Jernhusen AB Naturvårdsverket Luftfartsverket Vasallen AB Specialfastigheter AB Riksantikvarieämbetet Naturvårdsverket Vasallen AB Riksdagsförvaltningen Riksantikvarieämbetet Sjöfartsverket Svenska Kraftnät Vägverket Riksdagsförvaltningen Sjöfartsverket Svenska Kraftnät Statens fastighetsverk Vägverket Gemensamt för medlemmarna inom nätverket är att samtliga är statliga byggherrar och förvaltare. Samtidigt arbetar medlemmarna utifrån olika förutsättningar, där några har fastighetsförvaltning som kärnverksamhet medan andra inte har det. Vidare är några av medlemmarna statliga myndigheter medan andra är aktiebolag, vilka har att följa aktiebolagslagen och de redovisningsregler som gäller för aktiebolag. För att öka transparensen i börsföretagen och harmonisera reglerna ska samtliga noterade företag inom EU tillämpa International Financial Reporting Standards (IFRS) i sin koncernredovisning från och med 1 januari 2005. Reglerna gäller inte för statliga myndigheter eftersom statliga verk inte omfattas av den EU-förordning som kräver tillämpning av internationella redovisningsstandarder. Däremot kräver staten att de statliga bolagen, exempelvis Jernhusen, Specialfastigheter och Vasallen, ska upprätta sin årsredovisning i enlighet med IFRS. I de nya redovisningsreglerna definieras bland annat vad som ska redovisas som investeringar respektive kostnader för reparationer och underhåll. Enligt de nya reglerna ska aktivering ske av åtgärder som innebär ekonomisk nytta i framtiden, dvs. där företaget kan få större intäkter eller annan nytta om åtgärden genomförs. Separat redovisning och avskrivning av komponenter är också ett tydligt krav. 3
3 Begrepp och definitioner inom drift, underhåll och investering Avsnittet redovisar vilka begrepp och definitioner inom drift, underhåll och investeringar som medlemsorganisationerna i nuläget använder sig av. Även begreppet administration och dess definition har kartlagts. Att undersöka hur drift, underhåll och investeringar mäts i den ekonomiska redovisningen har inte ingått i uppdraget. 3.1 Begrepp En sammanställning av begreppen redovisas i tabell 2. I tabellen redovisas dels huvudbegrepp och dels de underindelningar som används hos respektive medlem. Färgfälten i tabellen visar att de aktiviteter som står i den vänstra kolumnen används av respektive medlem oavsett om de har någon särskild underindelning för begreppet eller inte. 4
Tabell 2. Jämförelse av begrepp inom administration, drift, underhåll och investering Begrepp Fastighetsförvaltning som kärnverksamhet Fastighetsförvaltning / lokaler som stöd för annan kärnverksamhet FORTV SFV Jernhusen Specialfast. Vasallen Banverket LFV NV RAÄ Riksdagsförv. SjöV Vägverket SvK ADM ADM ADM ADM ADM ADM ADM ADM ADM ADM ADM ADM ADM ADM Adm av egna Central adm Central adm Fastighetsadm Central adm Central adm Adm av hyror Adm av hyror Adm av hyror eller inhyrda lokaler Förvaltn. adm Förvaltn. adm Fastighetsadm Förvaltn. adm Förvaltn. adm Fastighetsskatt Fastighetsskatt Fastighetsskatt Fastighetsskatt Fastighetsskatt Fastighetsskatt Fastighetsskatt Försäkring Försäkring Försäkring Försäkring Försäkring Försäkring Övrigt Drift adm Felanmälan Konsulter DRIFT DRIFT DRIFT DRIFT DRIFT DRIFT DRIFT DRIFT DRIFT VA, avlopp, väg; DRIFT DRIFT DRIFT DRIFT DRIFT Mediaförsörjn. Mediaförsörjn. Mediaförsörjn. Media Mediaförsörjn. Mediaförsörjn. Mediaförsörjn. Mediaförsörjn. Belysning Media Mediaförsörjn. Värme, vatten, el Avbrottsplan. Tillsyn Tillsyn Tillsyn & skötsel Tillsyn Besiktning Tillsyn Tillsyn Tillsyn och vård Stationsberedsk. Skötsel Skötsel Skötsel Skötsel Skötsel Skötsel Skötsel Skötsel Driftövervakning Renhållning Skötsel Kopplingar Städning Städ Städ Renhålln. & städ Städning gem utr Städ Rengöring Reläomst Avfallshantering Sophantering Avfallshantering Avbrottsbegäran Akut uh Akut uh < 10 tkr Viss reparation Reparation uh Reparationer UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL Felavhjälp. uh Felavhjälp. uh Felavhjälp. uh Felavhjälp. uh Felavhjälp. uh Felavhjälp. uh Utvändigt uh Avhjälpande uh Avhjälpande uh Akut uh Akut uh Akut uh Akut uh Akut uh Invändigt uh Akut uh Akut uh Övr felavhj. uh Övr felavhj. uh Övr felavhj. uh Övr felavhj. uh Plan. avhj uh Förebygg. uh Fb.uh/tillstkontr Förebygg. uh Förebygg. uh Planerat uh Planerat uh Planerat uh Planerat uh Planerat uh Planerat uh Planerat uh Planerat uh Planerat uh Övrigt Hyrgästanpass. INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING Nyinvestering Nyinvestering Nyinvestering Reinvestering Ombyggnad Reinvestering Reinvestering Övrigt Hyrgästanpass. Strategisk inv. Övrigt Värdehöjande uh Kommersiell inv. 5
Huvudbegrepp Samtliga medlemmar använder huvudbegreppen administration, drift, underhåll och investering. Däremot skiljer sig medlemmarna åt vad gäller underindelning av huvudbegreppen och vad som ingår i begreppen. Administration Begreppet administration används relativt lika bland medlemmarna, både bland dem som har fastighetsförvaltning som kärnverksamhet och de som inte har det. De vanligast förekommande underbegreppen är central administration, förvaltningsadministration, fastighetsadministration, försäkring samt fastighetsskatt. Banverket och Svenska Kraftnät är de enda medlemmar som inte tillämpar några underbegrepp till administration. Banverket samlar sina aktiviteter i huvudbegreppet medan Svenska Kraftnät sorterar all administration till åtgärder under begreppet och i den mån det är möjligt läggs administration ut på entreprenörer. Drift De vanligaste underindelningarna är mediaförsörjning, tillsyn och skötsel. Tio av medlemmarna tillämpar i nuläget något eller samtliga av dessa underbegrepp. I begreppet skötsel ingår som regel städning och renhållning. Sex medlemmar har valt att särredovisa städning som ett eget underbegrepp. Övriga lägger städning eller renhållning i begreppet skötsel. Begreppet akut underhåll sorteras ibland under drift och ibland under underhåll, vilket försvårar jämförelser mellan medlemmarna. Fortifikationsverket, Vasallen, Naturvårdsverket och Vägverket lägger reparationer (akut underhåll) i drift, där Fortifikationsverket och Vasallen enbart gör det om åtgärden understiger ett visst belopp. Övriga medlemmar sorterar akut underhåll som underhåll. De medlemmar som har fastighetsförvaltning som kärnverksamhet har en mer enhetlig underindelning av drift än de medlemmar som ej har fastighetsförvaltning som kärnverksamhet. Exempelvis används inte begreppen media eller tillsyn av Naturvårdsverket, Sjöfartsverket och Vägverket. Inte heller skötsel används bland två av dessa medlemmar. Fortifikationsverket sorterar begreppsmässigt driftadministration under administration, men i den ekonomiska internredovisningen ingår den i drift och underhåll. Dessutom sorterar flertalet medlemmar försäkringar och fastighetsskatt under administration, trots att det inte är administrativa aktiviteter. Svenska Kraftnät redovisar i begreppet drift enbart åtgärder som är relaterade till drift av kraftledningar, varför deras underbegrepp inte kan jämföras med övriga medlemmar. 6
Underhåll De flesta medlemmarna indelar underhåll i planerat underhåll, som används av nio medlemmar, (fel)avhjälpande underhåll som används av sju medlemmar och akut underhåll som används av sex medlemmar. Naturvårdsverket, Riksantikvarieämbetet samt Statens Fastighetsverk har inte angett någon underindelning. Hos Jernhusen ingår hyresgästanpassningar i underhållsbegreppet. Planerat underhåll och hyresgästanpassningar måste dessutom understiga en kostnad av 100 000 kr för att betraktas som underhåll, annars räknas det som investering. Några större skillnader i tillämpning av begrepp mellan medlemmar som har fastighetsförvaltning som kärnverksamhet och övriga har inte konstaterats. Investering De flesta medlemmarna använder inga underbegrepp till investering. Jernhusen använder begreppen nyinvestering, ombyggnad, hyresgästanpassning och värdehöjande underhåll, de senare för åtgärder som överstiger 100 000 kr. Luftfartsverket använder begreppen nyinvestering, strategisk investering, kommersiell investering och reinvestering. 7
3.2 Definitioner I detta avsnitt redovisas de definitioner som medlemmarna använder för huvud och underbegreppen inom områdena administration, drift, underhåll och investering. Definitioner redovisas enbart i de fall där definitionen finns beskriven i text hos medlemsorganisationen. Vissa medlemmar kan i ord förklara vad som menas med ett begrepp, men om definitionen inte finns dokumenterad inkluderas den inte i rapporten. 3.2.1 Administration Huvudbegrepp Enbart en medlem, Banverket, har definierat huvudbegreppet administration. Definitionen överensstämmer med Affs (Avtal för fastighetsförvaltning) definition och lyder arbete som omfattar behandling av information inom ramen för en verksamhet. Övriga medlemmar har ingen dokumenterad definition av begreppet administration. Underbegrepp Fortifikationsverket och Jernhusen har beskrivit vad som ingår i respektive underbegrepp. Beskrivningarna redovisas i tabell 3, där det konstateras att båda beskrivit central administration på samma sätt, medan förvaltningsadministration skiljer sig åt. Tabell 3. Definition av underbegrepp till administration Definition av underbegrepp till administration Org Begrepp Beskrivning Banverket - - FORTV Jernhusen Central administration Förvaltnings administration Central administration Kostnader för styrelse, verksledning och centrala staber vid huvudkontoret inklusive övergripande IT-kostnader Kostnader för förvaltning av fastighetsbeståndet, d.v.s. alla kostnader för administration på FO- och VO-nivå vilka inte utgörs av projektadm Kostnader för styrelse, verksledning och centrala staber vid huvudkontoret inklusive övergripande IT-kostnader Förvaltnings Kostnader för förvaltning av fastighetsbeståndet, d.v.s. alla kostnader för administration administration på AO- och MO-nivå vilka inte utgörs av projektledning LFV - - NV - - RAÄ - - Riksdagsförv. - - SjöV - - Specialfast. - - SFV - - SvK - - Vasallen - - Vägverket - - 8
3.2.2 Drift Huvudbegrepp Sex medlemmar har en dokumenterad definition av begreppet drift, som redovisas i tabell 4. Övriga medlemmar har en uppfattning om vad de avser med begreppet, men har ingen skriftlig definition varför dessa definitioner utelämnas. Banverket, Fortifikationsverket och Specialfastigheter definierar begreppet drift enligt Affs terminologi. Sjöfartsverket, Statens Fastighetsverk samt Svenska Kraftnät har upprättat egna definitioner. Svenska Kraftnäts definition avser drift av kraftledningar och stationer. Sjöfartsverkets definition avser främst drift av farledshållningen, men används även för fastigheter. Tabell 4. Definition av huvudbegreppet drift Banverket Definition av huvudbegreppet drift Åtgärder med ett förväntat intervall mindre än ett år vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt. (enligt Aff 04) FORTV Åtgärder med ett förväntat intervall mindre än ett år vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt. (enligt Aff 04) Jernhusen - LFV - NV - RAÄ - Riksdagsförv. - SjöV Schemalagd planerad aktivitet för en verksamhet för att uppnå största effektivitet. Specialfast. SFV SvK Vasallen - Vägverket - Åtgärder med ett förväntat intervall mindre än ett år vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt. (enligt Aff 04) Åtgärder vid tillsyn och skötsel och inre skötsel av byggnader inklusive mark med ett förväntat intervall mindre än ett år för att upprätthålla avsedd funktion hos installationer och förv.objekt. Kombination av alla tekniska och adm åtgärder i avsikt att åstadkomma en krävd prestation från en enhet med hänsyn till nödvändig anpassning till ändringar i externa förhållanden. 9
Underbegrepp Tre medlemmar, Banverket, Fortifikationsverket samt Specialfastigheter, har definierat sina underbegrepp till drift. De definierade underbegreppen är mediaförsörjning, tillsyn samt skötsel. Samtliga definierar begreppen enligt Aff 04. - Mediaförsörjning Driftåtgärder som omfattar tillförsel av el-energi, vatten, bränsle, gas, tryckluft, fjärrvärme och fjärrkyla samt tv, radio, tele- och datorsignaler - Tillsyn Driftåtgärder som omfattar observation av funktion hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning och rapportering av eventuella avvikelser - Skötsel Driftåtgärder som omfattar en eller flera av åtgärderna justering eller vård av förvaltningsobjekt, inredning, utrustning, byte eller tillförsel av förbrukningsmaterial Övriga medlemmar har ingen skriftlig definition av sina underbegrepp till drift. 3.2.3 Underhåll Huvudbegrepp Åtta medlemmar har definierat huvudbegreppet underhåll, enligt tabell 5. Banverket, Fortifikationsverket samt Specialfastigheter definierar begreppet enligt Affs definitioner. Resterande fem medlemmar har upprättat egna definitioner. Gemensamt för samtliga definitioner är att underhåll syftar till att återställa eller bibehålla en funktion hos ett objekt. 10
Tabell 5. Definition av underhåll Definition av huvudbegreppet underhåll Banverket Åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning. (enligt Aff 04) FORTV Åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning. (enligt Aff 04) Jernhusen Åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning samt hyresgästanpassningar och planerat underhåll under 100 tkr. LFV - NV Åtgärd för att bibehålla en byggnads ursprungliga funktion. RAÄ - Riksdagsförv. - SjöV Åtgärd för att vidmakthålla en anläggnings normala driftfunktion och/eller kapitalvärde samt normala prestanda samt för att förebygga okontrollerade driftstörningar. Specialfast. Åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning. (enligt Aff 04) SFV Åtgärder som utförs för att behålla eller återställa fastigheterna i dess ursprungliga skick och där varaktigheten är längre än ett år. SvK Kombinationen av tekniska och administrativa åtgärder, inklusive övervakning, avsedda att bibehålla eller återställa en enhet till ett sådant tillstånd att den kan utföra en krävd funktion. Vasallen - Vägverket - Underbegrepp Fem medlemmar definierar sina underbegrepp till underhåll. Banverket, Fortifikationsverket och Specialfastigheter definierar sina begrepp enligt Affs terminologi. Fortifikationsverket använder ytterligare två underbegrepp, tillståndskontroll samt förebyggande underhåll, vars definitioner är upprättade inom organisationen. Jernhusen definierar felavhjälpande underhåll, enligt Affs definitioner. Även planerat underhåll följer Affs rekommendationer, men avgränsas till att gälla kostnader under 100 000 kr. Sjöfartsverket har egna definitioner för begreppen förebyggande och avhjälpande underhåll. Övriga åtta medlemmar har i nuläget inga tydliga definitioner av, i de fall det förekommer, underbegrepp till underhåll. 11
Tabell 6. Definition av underbegrepp till underhåll Definition av underbegrepp till underhåll Org Begrepp Definition Felavhjälpande Underhåll som syftar till att återställa en funktion som Underhåll oförutsett nått en oacceptabel nivå. (Aff 04) Banverket Akut uh Felavhjälpande underhåll som behöver utföras snarast. (Aff 04) Övrigt felav- Felavhjälpande underhåll som inte är akut underhåll. (Aff 04) Hjälpande uh Planerat uh Underhåll som är planerat till tid, art och omfattning. (Aff 04) Felavhjälpande Underhåll som syftar till att återställa en funktion som Underhåll oförutsett nått en oacceptabel nivå. (Aff 04) Akut uh Felavhjälpande underhåll som behöver utföras snarast. (Aff 04) Övrigt felav- Felavhjälpande underhåll som inte är akut underhåll (Aff 04) FORTV Hjälpande uh Planerat uh Underhåll som är planerat till tid, art och omfattning. (Aff 04) Tillståndskontroll Grundlig periodisk statuskontroll av funktion eller delfunktion hos specifikt objekt. Förebyggande uh Utgörs av underhåll baserat på tillståndskontroll. Felavhjälpande Underhåll som syftar till att återställa en funktion som Jernhusen Underhåll oförutsett nått en oacceptabel nivå. Hyresgästanpassning Hyresgästanpassningar under 100 tkr. Planerat uh Underhåll som är planerat till tid, art och omfattning, under 100 tkr. LFV - - NV - - RAÄ - - Riksdagsförv. - - Felavhjälpande Underhåll som syftar till att återställa en funktion som Underhåll oförutsett nått en oacceptabel nivå. (Aff 04) Specialfast. Akut uh Felavhjälpande underhåll som behöver utföras snarast. (Aff 04) Övrigt felav- Felavhjälpande underhåll som inte är akut underhåll. (Aff 04) Hjälpande uh Planerat uh Underhåll som är planerat till tid, art och omfattning. (Aff 04) Förebyggande Planerad åtgärd som utförs i syfte dels att vidmakthålla en anläggnings SjöV Underhåll normala driftfunktion och/eller kapitalvärde samt normala prestanda. Avhjälpande Oplanerade åtgärder för att vid driftstopp eller haverier Underhåll återställa en anläggning till normal drift. SFV - - SvK - - Vasallen - - Vägverket - - 12
3.2.4 Investering Huvudbegrepp Sex medlemmar definierar huvudbegreppet investering. Samtliga har upprättat egna definitioner inom organisationen. Gemensamt för fem av medlemmarna är att de definierar investering som någon form av värdehöjande åtgärd. Undantaget är Fortifikationsverket som definierar begreppet som en resurs man har nytta av under flera år framöver. Tabell 7. Definition av investering Definition av investering Banverket Vad gäller investering i byggnader avses standardhöjande åtgärder eller att nya funktioner tillförs. Åtgärderna är oftast värdehöjande. FORTV Anskaffning av resurser som man har nytta av under flera år framöver Jernhusen Värdehöjande utgifter LFV Anskaffning av varaktiga produktionsresurser som ökar värdet av verkets tillgångar NV - RAÄ - Riksdagsförv. - SjöV - Specialfast. Åtgärder som är värdehöjande för fastigheten SFV Åtgärder som medför en stadigvarande värdehöjning av fastigheter. SvK - Vasallen - Vägverket - Underbegrepp Kartläggningen visade att tre medlemmar använder underbegrepp till begreppet investering. Av dessa har två, Jernhusen samt Svenska Kraftnät, beskrivit sina underbegrepp som redovisas i tabell 8. Tabell 8. Definition av underbegrepp till investering Beskrivning av underbegrepp till investering Org Begrepp Definition Jernhusen SvK Nybyggnation Ombyggnation Värdehöjande uh Hyresgästanpassning Reinvestering Uppförande av ny byggnad, inklusive exploaterings- och projekteringsutgifter Värdehöjande ombyggnation av befintlig fastighet, som inte avser planerat underhåll eller hyresgästanpassning Värdehöjande underhåll som inte är felavhjälpande, över 100 tkr Värdehöjande anpassning av en lokal för en hyresgäst, över 100 tkr. När investeringen har uppnått teknisk livslängd sker en ersättningsinvestering. I redovisningen tas då den ursprungliga investeringen bort och ersätts av det nya investeringsvärdet. 13
4 Behov av justeringar För att få fram kvalitetssäkrade underlag för analyser och jämförelser räcker det inte med enhetliga begrepp och definitioner. Det är också viktigt med en enhetlig och konsekvent tillämpning av begreppen, inte minst i den ekonomiska redovisningen. Det har inte ingått i uppdraget att studera hur ekonomiska redovisningen ser ut med mätområden i redovisningsplanen och tillämpningar i den praktiska redovisningen. Vår erfarenhet är dock att det är ganska vanligt att en och samma åtgärd redovisas på olika sätt. Ibland som avhjälpande underhåll, ibland som planerat underhåll och ibland som reinvestering. Här följer en sammanfattning av justeringar som behöver göras för att kostnadsjämförelser av huvudbegreppen ska vara möjliga. Administration Fastighetsskatt och försäkringar bör lyftas ut och redovisas separat. Eftersom kostnaderna bestäms utifrån helt andra utgångspunkter än vilka administrativa aktiviteter som utförs. Drift Vår bedömning är att jämförelser på huvudbegreppet drift är en alltför grov nivå för att dra intressanta slutsatser. Vid jämförelser bör man åtminstone skilja mellan mediaförsörjning och tillsyn och skötsel enligt Affs schema över drift- och underhållstermer (Aff-definitioner 04). Vid jämförelser av kostnader för mediaförsörjning måste man dessutom klara ut om de redovisade kostnaderna inkluderar drift och underhåll av egen produktionsanläggning eller enbart köp av energi och vatten. Akut underhåll som definieras som drift bör flyttas till underhåll, i enlighet med Affs terminologi. På samma sätt bör reparationer som Vasallen, Naturvårdsverket och Vägverket definierar som drift flyttas till underhåll. Underhåll Även begreppet underhåll är en alltför grov nivå för att dra intressanta slutsatser. Vår bedömning är att man bör skilja mellan (fel)avhjälpande och planerat underhåll, för att kunna analysera kostnaderna för respektive begrepp. Höga kostnader för avhjälpande åtgärder har ofta sin grund i eftersatt planerat underhåll. Justeringar bör även göras för Jernhusens hyresgästanpassningar så att de aktiviteter som tas med i jämförelsen stämmer överens mellan organisationerna. Investeringar Av kartläggningen framgår att Luftfartsverket och Svenska Kraftnät använder begreppet reinvestering. Det framgår inte av underlagen hur övriga organisationer hanterar motsvarande aktiviteter. Sannolikt förekommer de både som planerat underhåll och som investeringar. 14
Gränsdragningen mellan planerat underhåll och investeringar är ett generellt problem i branschen, där tillämpningen i den ekonomiska redovisningen många gånger får styra vilka aktiviteter som definieras som underhåll respektive investeringar. Se avsnitt 5. Schema över drift- och underhållstermer Drifttermer, huvudgrupper drift mediaförsörjning tillsyn skötsel Underhålltermer, huvudgrupper underhåll felavhjälpande underhåll (reparation/utbyte) Planerat underhåll akut underhåll övrigt felavhjälpande underhåll underhåll Källa: Aff-definitioner 04 15
5 Rekommendationer Slutsatsen av kartläggningen är att det finns stora likheter i tillämpningen av begrepp och definitioner mellan medlemmarna och därmed också förutsättningar för jämförelser på en grov nivå, förutsatt att vissa anpassningar görs av definitioner och gränsdragningar och att jämförelserna avser byggnader av samma slag. Eftersom det pågår flera branschutvecklingsprojekt som syftar till att bland annat utveckla underhållsbegreppet föreslås att medlemmarna tills vidare enas om att använda Affs begrepp och definitioner. Med Aff som utgångspunkt bör varje organisation se över sin ekonomiska redovisning så att underlagen för kostnadsjämförelser mellan organisationerna är enhetliga. Vidare rekommenderar vi att Samverkansforum tar ett aktivt ansvar för att det kommer fram moderna och effektiva rekommendationer när det gäller tillämpningen av aktivitetsbegrepp för fastighetsförvaltningen. Inom U.F.O.S. (Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor) planeras en revidering av skriften Rätt begrepp som publicerades 1997. Bakgrund till revideringen är att det skett en omfattande utveckling inom flera områden med bäring på begrepp och definitioner sedan boken skrevs. En utveckling som kommer ur ett ökat behov av kvalitetssäkrad fastighetsinformation för att mäta och följa upp fastighetsföretagets prestationer, utveckla och förbättra arbetsrutiner samt för att underlätta informationsutbyte och samverkan mellan olika organisationer. Denna utveckling gäller i hög grad Samverkansforums medlemmar. Här följer några exempel på utvecklingsområden som beskrivs i en förstudie inför nya Rätt begrepp. Förstudien är gjord av SWECO FM Konsulterna och bifogas denna rapport 1. Begreppet underhåll En fråga som behöver klaras ut är om begreppet underhåll ska definieras utifrån en teknisk eller ekonomisk utgångspunkt. Med en teknisk utgångspunkt är underhåll alla åtgärder som syftar till att återställa en funktion. Detta synsätt innebär att underhåll kan redovisas både som reinvesteringar och som direktförda kostnader i den ekonomiska redovisningen. Med en ekonomisk utgångspunkt är underhåll åtgärder som kostnadsförs direkt, till skillnad från reinvesteringar som skrivs av över tiden. Detta synsätt innebär att en och samma åtgärd kan definieras som underhåll vid ett tillfälle och som reinvestering vid ett annat tillfälle. Inom CEN pågår utvecklingen av en ny underhållsstandard (CEN/TC 319 Maintenance) med målet att stärka och harmonisera området underhåll som profession. Bakgrunden är att underhåll har genomgått en omfattande utveckling, från att tidigare ha handlat om att förhindra slitage och driftstörningar, till att idag vara en planerad verksamhet som ska bidra till företagets effektivitet och en ekologiskt hållbar miljö. Prioriterade områden i utvecklingsarbetet är underhållsmanagement, prestationsmätning och underhåll av byggnader. Vår rekommendation är att Samverkansforum tillsammans med U.F.O.S. tar initiativ till en rekommendation när det gäller gränsdragningen mellan underhåll och investeringar. 1 Förstudien bifogas med tillstånd av Sveriges Kommuner och Landsting. 16