För kännedom Primärvårdsnämnden Landstingsdirektör Jan Grönlund Ekonomidirektör Nicholas Prigorowsky HR-direktör Solveig Lampe Redovisningschef Susanne Gårdö Lönechef Josefin Zangerl Carlberg Enhetschef SR Anita Bereflod Hälso- och sjukvården Hälso- och sjukvårdschef Jörgen Striem Chefscontroller Malin Printz INTERN KONTROLLGRANSKNING 2016 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION PRIMÄRVÅRDEN Landstinget Sörmlands revisionskontor har på uppdrag av landstingets revisorer genomfört en verifikationsgranskning för att bedöma tillförlitligheten och den interna kontrollen i den löpande redovisningen. Den översiktliga, analytiska granskningen har genomförts genom ett urval av verifikat bokförda under perioden januari-juli 2016. Granskningsanteckningar har lämnats för faktaavstämning och synpunkter har beaktats i rapporten. Vi har gjort ett antal kontoanalyser för att bland annat granska rutiner att ange syfte och deltagare, attest och kontraattest. Vi har också bedömt leverantörsfakturans formalia, avtalstrohet mot, av landstinget, ingångna avtal samt tillämpning av kontoplan. GRANSKNINGENS RESULTAT Granskningens resultat kan sammanfattas enligt nedan: Rutin Inte tillfredsställande Inte helt tillfredsställande Tillfredsställande God Syfte och deltagare Attest/kontraattest Leverantörsfakturans formalia Avtalstrohet gällande hyrpersonal, rese- och hyrbilskostnader Kontoplan Jämfört med föregående år så har leverantörsfakturans formalia bedömt som tillfredställande istället för god och övriga bedömningar för granskade rutiner är oförändrade. Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-24 59 32 Tel 0155-24 50 00 E-mail landstinget.sormland@dll.se SID 1(7)
Bedömningar och rekommendationer redovisas enligt nedan. Syfte och deltagare Granskningen visar att rutin för att ange syfte och deltagare bedöms som god. Det finns tydliga anvisningar och Samlad redovisning uppmanar i programmets kommentarsfält att uppgifter om syfte och deltagare ska anges. Attest och kontraattest Granskningen visar att följsamheten till rutin för attest och kontraattest bedöms som god. I det nya inköpssystemet har kontroll av kontraattest blivit tydligare och lättare att följa. Leverantörsfakturans formalia Leverantörsfakturans formalia bedöms som tillfredställande och möjlig att förbättra. De vanligaste uppgifterna som saknas på leverantörsfakturan är verksamhetens referenskod (kostnads- och ansvarställe) samt uppgifter om säljarens registreringsnummer för moms. Rekommendation: Skapa rutin för att alltid ange referenskod till leverantörer samt se över så att befintliga leverantörer har rätt uppgifter för fakturering. Avtalstrohet Avtalstrohet mot ingångna avtal bedöms som god gällande konton för inhyrd personal, hyrbil- och resekostnader. Övervägande del av transaktionerna på kontona avser leverantörer som har avtal med Landstinget Sörmland. Tillämpning av kontoplan Vi bedömer att tillämpning av kontoplanen är tillfredställande och möjlig att förbättra. Konsekvent kontotillämpning är viktig för jämförbarhet och ur uppföljningssynpunkt samt ger förutsättningar för förbättrad ekonomisk information. Rekommendation: Se över definitioner och komplettera anvisningar för tillämpning av kontoplanen. SID 2(7)
IAKTTAGELSER Granskning av rutiner För att kunna bedöma den interna kontrollen i löpande redovisning har vi granskat verifikat främst utifrån följande rutiner och anvisningar: Hälso- och sjukvårdens inköps- och beställningsrutiner och administrativa anvisningar, Redovisningsrutiner 1, landstingets anvisningar enligt Ekonomihandboken, Tillämpningsanvisningar till attestreglemente 2, landstingets kod- och kontoplan samt delegationsordning. Bedömning av avtalstrohet har skett mot avtalsdatabasen. Enligt anvisningarna ska fakturan bland annat innehålla uppgifter som syfte och deltagare samt om utgiften avser den som attesterar, ska kontraattest ske. Vi har noterat att anvisningar för representation har uppdaterats. Kontoanalyser och stickprov har gjorts på nedanstående konton. Kurs- och konferensavgift Kontot består av 256 verifikationer som uppgår till 1 771 tkr, 26 transaktioner har granskats vilket motsvarar 47 procent av kostnaderna på kontot. Två av de granskade leverantörsfakturorna har kostnader som hänför sig till logi och resor, samt att tre fakturor saknar referenskod eller registreringsnummer för moms. Extern föredragshållare Kontot består av 12 verifikationer om 62 tkr, två transaktioner har granskats vilket motsvarar 69 procent av kostnaderna på kontot. Dessa två verifikationer saknar information om ändamålet med respektive föreläsning. Interna kurser Kontot består av 22 verifikationer med ett totalt värde om 412 tkr, tre transaktioner har granskats som motsvarar 76 procent av kostnaderna på kontot. Tre transaktioner hänför sig till annat kostnadskonto som kurs- och konferensavgift samt logi- och resekostnader. Övriga kostnader utbildning Kontot består av 10 verifikationer som uppgår till 39 tkr, en transaktion har granskats som motsvarar 81 procent av kostnaderna på kontot. Inget avvikande noterat. 1 Redovisningsrutiner, Ledningsinfo Hälso- och sjukvård nr 2011-033 2 Landstingsstyrelsen 134/2007 Tillämpningsanvisningar till attestreglemente SID 3(7)
Uppvaktning personal Kontot består av 55 verifikationer som uppgår till 37 tkr, 6 transaktioner har granskats vilket motsvarar 59 procent av kostnaderna på kontot. Två verifikat saknar syfte samt deltagarförteckning. Informationsmöten, personalfester Kontot består av 20 verifikationer som uppgår till 97 tkr, två transaktioner har granskats. Två verifikationer visar att för mycket moms har bokats upp på kontot för ingående moms, med avseende på schablonbeloppet vid intern representation. Övrig personalrepresentation och trivselåtgärder Kontot består av 283 verifikationer på tillsammans 690 tkr, 25 transaktioner har granskats som motsvarar 27 procent av kostnaderna på kontot. Enligt landstingets anvisningar är kontot avsett för trivselåtgärder av mindre värde såsom kaffe, bulle, frukt och förfriskningar. Två verifikationer saknas deltagarförteckning och eller information om vad köpet avser. Förtäring, lokalmöten, sammanträden Kontot består av 115 verifikationer som uppgår till 411 tkr, 13 transaktioner har granskats som motsvarar 67 procent av kostnaderna på kontot. Fem transaktioner hänför sig till annat konto som hotell- och logikostnader samt att tre leverantörsfakturor saknas registreringsnummer för moms. Resekostnader, biljetter m.m. Kontot består av 189 verifikationer som uppgår till 150 tkr, 19 transaktioner har granskats som motsvarar 31 procent av kostnader på kontot. Ett verifikat saknar information om deltagare. Tre leverantörsfakturor har kostnader som hänför sig till hotell och logi samt att två verifikationer attesteras av person som inte är anmäld i hälso- och sjukvårdens kodplan. Under 2016 ändrades delegationer och rutiner kring beslut om konferensoch studieresor utanför Danmark, Finland och Norge. Landstingsdirektören har vidaredelegerat beslut om utlandsresor till hälso- och sjukvårdschef för personal inom hälso- och sjukvården efter godkännande av respektive divisionschef 3. Under granskningen har vi fått ta del av en sammanställning över godkända utlandresor, där klinik, namn, land, datum, diarienummer 3 Landstingsstyrelsen 7/16, Landstingsstyrelsens delegationsordning SID 4(7)
och godkännande finns angivet. Utlandsresor har granskats mot sammanställningen utan anmärkning. Hotell och logikostnader Kontot består av 81 verifikationer om 193 tkr, åtta transaktioner har granskats som motsvarar 31 procent av kostnaderna på kontot. Tre verifikationer saknar syfte för resan. Extern representation På kontot finns fem verifikationer som uppgår till 3 tkr, en transaktion har granskats utan anmärkning. Arvode Uppdragstagare Enligt definitionen för hälso- och sjukvården ska kontot belastas med kostnader för konsulter i sjukvårdsverksamhet som har annan kompetens än verksamheten normalt inte ska ha anställd Kontot består av 36 verifikationer som uppgår till 153 tkr, sju transaktioner har granskats som motsvarar 66 procent av kostnaderna på kontot. På de granskade fakturorna framgår inte kompetensen som anlitats, som verksamheterna normalt inte har anställd, detta gör att vi inte kan bedöma tillämpning av kontot. Enligt L-Bas 2013 ska kostnader som avser landstingets personal och förtroendevalda redovisas här i kontoklass 4. Med landstingets personal menas både anställd och tidigare anställd (pensionerad) personal och uppdragstagare, som enligt lagstiftning om sociala avgifter likställs med anställda. Vidare i L-Bas avser kontoklass 43xx kostnadsersättning och naturaförmåner. Vi rekommenderar att landstinget ser över definitioner och harmoniserar kontotillämpning till L-bas 2013 samt upprättar anvisningar för kontotillämpning. Inhyrd personal, läkare Enlig definitionen av landstinget ska kontot belastats med kostnader för inhyrd personal som verksamheten hyr in när brist råder av den kompetens som landstinget normalt skulle anställt. Kontot består av 1 283 verifikationer som uppgår till 42 661 tkr, 25 transaktioner har granskats som uppgår till 12 procent av kostnaderna på kontot. Inga anmärkningar har noterats. På kontot finns transaktioner från 27 olika leverantörer, kontroll mot avtalsdatabasen visar att 24 av de 27 leverantörerna har avtal med Landstinget Sörmland. SID 5(7)
Inhyrd personal, sjuksköterskor Kontot består av 93 verifikationer som uppgår till 1 293 tkr, 10 transaktioner har granskats som motsvarar 37 procent av kostnaderna på kontot. Inga anmärkningar noterade. Det finns kostnader från sammanlagt sju leverantörer alla utom en har avtal med Landstinget Sörmland. Konsultarvode Enligt Hälso- och sjukvårdens egen definition ska kostnad för konsulter som ej rör sjukvårdsverksamhet kostnadsföras på detta konto exempel som nämns är kostnader för organisationsöversyn och föreläsare. En rekommendation är att se över de exempel på kostnader som hälso- och sjukvården tar upp då konto för extern föredragshållare finns i kontoplanen. Kontot består av 5 verifikationer som uppgår till 90 tkr, två transaktioner har granskats som motsvarar 94 procent av kostnaderna. Inget noterat. Extern handledning Kontot består av 101 verifikationer som uppgår till 499 tkr, tio transaktioner har granskats som motsvarar 32 procent av kostnaderna på kontot. Tre av de granskade leverantörsfakturorna saknar registreringsnummer för moms. Övriga främmande tjänster Kontot består av 34 verifikationer som uppgår till 98 tkr, 39 tkr av de 98 tkr avser interndebitering som görs i det så kallade TM-systemet. Fyra transaktioner har granskats som motsvarar 47 procent av kostnaderna på kontot. Två av kostnaderna hör till annat konto som information och reklam samt till kärnverksamheten och borde konteras på övrig verksamhetsnära tjänster. Tre leverantörsfakturor saknar registreringsnummer för moms. Övriga kostnader Kontot består av 181 verifikationer som uppgår till 2 852 tkr. Övervägande del av kostnaderna på kontot avser interndebitering gällande avkastningskrav. En av de granskade fakturorna hänför sig till kostnader för annonsering. Hyra/leasing bilar, korttid Kontot består av 68 verifikationer som uppgår till 76 tkr, 34 tkr av dessa avser interndebitering, sju transaktioner har granskats som motsvarar 23 procent av kostnaderna på kontot. Två verifikat saknar syfte med resan. På kontot finns fem leverantörer, samtliga har avtal med Landstinget Sörmland. SID 6(7)