HANDLINGSPLAN Skapat av Deans office ITM 2015-02-05 Handlingsplan För Deans office vid skolan för industriell teknik management, ITM, 2015 Bilagor: 1. Verksamhetsplan, ekonomistab 2. Verksamhetsplan, kommunikationsstab 3. Verksamhetsplan, personalstab 4. Verksamhetsplan, utbildningskansli
HANDLINGSPLAN Skapat av Deans office ITM 2015-02-05 Handlingsplan framtagen med utgångspunkt ur den Administrativa utvecklingsplanen för 2013-2016 Handlingsplan 2014 för den Administrativa ledningsgruppen vid Skolan för industriell teknik management, ITM 1 Organisation Administrativ chef Personal Ekonomi Kommunikations- inköps Kanslichef, utbildning Enhetschef för administration Enhetschef för administration Enhetschef för administration Enhetschef för administration Enhetschef för administration Enhetschef för administration Christina Carlsson Anna Thöresson Berg Linda Månsson Henrik Sahlström Alm Arvidsson Gunilla Hugosson, MMK Anneli Ylitalo-Qvarfordt, EGI Sarah Golibari, IIP Eva Werner Sundén, MSE Caroline Ahlstedt, INDEK Jessica Matz Hammarlund, TMT 1 (12)
2 Verksamhet Den administrativa ledningens vision är Den administrativa organisationen dess personal ska vara en professionellt fungerande administrativ enhet upplevas som en självklar kompetens en värdefull part mot samtliga intressenter inom de olika funktionerna; Administrativt verksamhetsa Ekonomi Personal Kommunikation Utbildning Dokumentet beskriver kortfattat ovanstående områdens arbete. Mer detaljerad information om fokusområden finns som bilaga. (Bilaga 1 Ekonomi, Bilaga 2 Personal, Bilaga 3 Kommunikation, Bilaga 4 Utbildning). Funktionen administrativt verksamhetsa deltar i de andra funktionernas arbetsområden. 2.1 Ekonomi Under året kommer ekonomistaben bland annat att arbeta med: Implementering av nya processer Ökad synlighet på institutionerna Motiverade, kompetenta engagerade medarbetare. Effektiv samverkan med ITMs ledning samt administrativa enhetschefer. 2.2 Personal Under året kommer personalstaben bland annat att arbeta med: Stöd till ledarskapet Systematiskt arbetsmiljöarbete, fysisk psykosocial Rekryteringsprocessen Forskarutbildning miljöcertifieringen av skolan Arbetssätt Bemanningsplan T/A/S Stipendier 2.3 Kommunikation Under året kommer kommunikationsstaben bland annat arbeta med: Påbörja arbete med effektiv ledningskommunikation. Ta fram årsrapport för 2014. Miljöcertifiering av skolan. Revidera inköpsorganisationen på skolan Kommunikationsplanering för KTH i Södertälje-projektet. 2 (12)
2.4 Utbildning Utbildningskansliets arbete kommer fokusera på bland annat följande: Utveckla Akademisk introduktion för alla nyantagna studenter (från ITM:s utvecklingsplan) Kontakta studenter inför 2015-gränsen Likrikta informationen till studenter via KTH Social Öka antalet examina genom analys av stoppkurser agera Förbättra kursplaner Förtydliga arbetet med Dubbel- dualdiplomstudenter Inkludera lärarutbyte i utbytesavtalen 2.5 Administrativa ledningsgruppen Den strategiska fokuseringen under verksamhetsåret inriktas mot: Effektivisering av administrationen Hållbar administration Kompetenta motiverade medarbetare Effektiv samverkan med ITM ledning 3 Mål aktiviteter för verksamheten 2015 Följande områden med övergripande aktiviteter som prioriteras under 2015: 1. Ekonomi samverkan med EA på institution, samfinansiering, SUHF-kostnader 2. Personal Ledarskap, psykosocial arbetsmiljö, bemanningsplan 3. Kommunikation inköp - Inköpsorganisation 4. Utbildning internationalisering, Ladok 3, Expedition nord, modulschema 3 (12)
3.1 Ekonomi övergripande projekt 3.1.1 Aktiviteter ekonomi övergripande Samverkan projektekonom EA I dagläget skiljer sig arbetsuppgifterna åt för projektekonomerna beroende på vilken institution man arbetar mot. Vi ska se över arbetsuppgifterna för att få ett så likvärdigt arbetssätt som möjligt 2015 EA projektekonomer Linda Christina Samfinansiering Vi har ett krav på oss att alla projekt ska ha full kostnadstäckning. Vi kommer att arbeta med att se över behovet av samfinansiering för att därefter samarbeta med ITM: ledningsgrupp i frågan 2015-2016 EA projektekonomer Linda SUHF-kostnader Vi kommer att se över vilka kostnader man väljer att lägga som stödkostnader. Idag ser det olika ut på olika institutioner. 2015 EA Linda 4 (12)
3.2 Personal övergripande projekt 3.2.1 Aktiviteter för verksamhetsåret personal övergripande Chefsutbildning Våra chefer behöver få kunskaper om vad som förväntas av dem i rollen som chef samt vilka krav de kan ställa på sina medarbetare. De behöver veta vilket ansvar som åligger dem kopplat till personal- arbetsmiljö. Utbilda, stödja coacha chefer i personal- arbetsmiljöfrågor. Två chefsutbildningar per år. 2015 Anna T personalstaben Anna T Psykosocial arbetsmiljö/ Chefs- grupputveckling Bemanning/ planering Chefer inom administrationen deras respektive grupper skall med hjälp av Magnus Åkessons utvecklingsprogram höja trivsel- prestationsfaktorerna Se över hela administrationen på skolan sträva efter rätt man på rätt plats. Planera bemanningen långsiktigt utifrån kända förändringar. 2015-2016 Christina Anna 2015-2020 Anna 5 (12)
3.3 Inköp - övergripande projekt Direktupphandlingar utförs av skolan. I med den höjda beloppsgränsen kommer fler inköp, som tidigare var upphandlingar, att göras på skolan. (Upphandlingar utförs av KTH:s upphandlingsenhet.) Med den höjda direktupphandlingsgränsen kom även skärpa kvar på dokumentation för inköp över 100 000 kr. Dessutom tillkommer krav från KTH:s upphandlingsenhet att dessa inköp endast får handläggas av certifierade inköpare på skolan skall utföras i KTH:s upphandlingssystem TendSign. För närvarande är det bara inköps som får handlägga direktupphandlingar över 100 000 kr på skolan. För att få en effektiv hållbar hantering av inköp på skolan kommer vi under 2015 se över skolans inköpsorganisation för att i juni 2015 presentera ett förslag för skolchef ledning. 3.3.1 Mål för inköp Mål Hur mäta att vi uppnått målet När uppnått mål 1. En inköpsorganisation på skolan som uppfyller Beslut av skolchef Juni 2015 skolans behov samt KTH:s statens regler riktlinjer. 2. Bemanning enligt ny/reviderad Bemanningen beslut av skolchef Oktober 2015 inköpsorganisation. 3. Implementering HT2015 3.3.2 Aktiviteter för inköpsorganisation Projekt inköpsorganisation på ITM Utredning organisation av skolans framtida inköpsorganisation, inklusive bemanningsplan. Januari juni 2015 Henrik EA Henrik Bemanning Lokalisera tänkbara/intresserade framtida certifierade inköpare enligt inköpsorganisationen. Augusti oktober 2015 Henrik, Christina EA Henrik Information till skolans anställda Information till skolans anställda om skolans inköpsorganisations struktur funktion Augusti oktober 2015 Henrik EA Henrik 6 (12)
Utbildning Utbildning av ny/nya certifierade inköpare Oktober november 2015 Henrik UF-UA 7 (12)
3.4 Internationalisering 3.4.1 Mål för internationalisering Dekanen har gett i uppdrag till den administrativa chefen att starta upp två aktiviteter en kortsiktig för att hantera planering synkronisering mellan programorganisationen (kansliet) linjeorganisationen för att hitta lösningar på de problem vi har för tillfället. Ett långsiktigt för att ta fram strategi/policy för internationell samverkan inom utbildning, forskning samt forskarutbildning. I båda fallen ska såväl programorganisation som linjeorganisation vara representerade. Del 1 Analys av dagsläget Del 2 Långsiktig strategi Mål Planering synkronisering mellan programorganisationen (kansliet) linjeorganisationen Ta fram strategi/policy för internationell samverkan inom utbildning, forskning samt forskarutbildning Hur mäta att vi uppnått målet När uppnått mål 28 feb 2015 HT 2015 3.4.2 Aktiviteter för internationalisering analys av dagsläget Nulägesanalys, Christina, Katie, Zofia, Linda Sofia N Kartläggning Hur vi arbetar i dagsläget med a. in utresande b. internationella avtal c. dubbeldiplom, Christina, Katie, Zofia, Linda Sofia N Omvärldsanalys Intervjua KIR om vilka krav som ställs på skolorna, Christina, Katie, Zofia, Linda & Sofia N 8 (12)
intervjua ett antal forskare vid respektive institution kring önskemål/behov, Christina, Katie, Zofia, Linda Sofia N Bemanningsplan Ta fram förslag till bemaningsplan, Christina, Katie, Zofia, Linda Sofia N Dokumentation Dokumentera aktiviteter ovan i ett PM som presenteras för ITM LG. Avslut senast 28 februari 2015, Christina, Katie, Zofia, Linda Sofia N 3.4.3 Aktiviteter för internationalisering långsiktig strategi Ta fram strategi/policy Ta fram förslag på långsiktig strategi/policy för internationell samverkan inom utbildning, forskning samt forskarutbildning. Catharina Erlich, bitr GA Malin Selleby, FA Programa på grund- avancerad nivå Programa för forskarutbildningen Alm Arvidsson, AUA Caroline Ahlstedt, EA INDEK A 9 (12)
3.5 Ladok 3 KTH kommer att byta ut LADOK mot en ny version LADOK 3. Implementeringsarbetet har påbörjats vid KTH. Följande projektmål har satts upp för KTH: All relevant data i nuvarande LADOK migreras oförvanskat till LADOK 3 Alla system som integrerar med LADOK 3 fungerar vid driftsättning Alla användare har utbildats 31 december 2017 i drift, nuvarande tas ur drift Överlämning sker till förvaltningsorganisationen Tidsplan Ht 2014 Konstituerande möten styr- projekt referensgrupp. HT 2014 Information på skolor VT 2015 Kartläggning av IT-system, utbildning VOS, beslut om pilotskola HT 2015 Införande av resultatrapportering på pilotskola VT 2016 Införande av resultatrapportering på samtliga skolor VT 2017 Implementering klar 3.5.1 Mål för Ladok 3 på ITM Mål Hur mäta att vi uppnått målet När uppnått mål Översyn analys över administrationen runt LADOK 3.5.2 Aktiviteter för ladok 3 Påverkan på administrationen Bemanning Hur påverkar det nya systemet ITMs administration Hur skapar vi hållbarhet över institutionsgränser? Christina Carlsson, Adm chef Alm Arvidsson, AUA Caroline Ahlstedt, EA Indek Christina Carlsson, Adm chef Alm Arvidsson, AUA 10 (12)
Personalkompetens Processer Behöver nuvarande personal kompetensförstärkas? Vilka processer måste ses över för att LADOK3 skall bli effektivt? Caroline Ahlstedt, EA Indek Christina Carlsson, Adm chef Alm Arvidsson, AUA Caroline Ahlstedt, EA Indek Christina Carlsson, Adm chef Alm Arvidsson, AUA Caroline Ahlstedt, EA Indek 3.6 3.7 Expedition Nord Arbetet med att ytterligare samordna utbildningsadministrationen fortsätter under 2015. Under januari februari kommer löpande utvärdering att ske av tentamensadministrationen som nu är samordnad. Sedan kommer andra delar att samordnas, i första hand kursregistreringar sedan också resultatregistreringar. 3.7.1 Mål för Expedition Nord Mål Hur mäta att vi uppnått målet När uppnått mål Samordna utbildningsadministrationen 3.7.2 Aktiviterer för Expedition Nord Utvärdering tentamina Kursregistrering Resultatregistering utvärdering att ske av tentamensadministrationen Samordning av kursregistering Samordning av resultatregistering Jan feb 2015 11 (12)
3.8 Modulschema KTH har beslutat att införa modulschema för alla masterprogram from HT2015. Arbetet har påbörjats under höstterminen 2014 med en stor kartläggning sammanställning av alla kurser ITM ger i masterprogrammen. Skolan har utsett Karina Nielsen på utbildningskansliet som modulschemakoordinator som driver arbetet. Det stora jobbet med modulindelning ska vara klart i januari mycket jobb kommer krävas från studierektorsfunktionen på institutionerna. 3.8.1 Mål för modulschema Mål Hur mäta att vi uppnått målet Infört modulschema När uppnått mål Inför HT2015 3.8.2 Aktiviteter för modulschema ITM den 5 februari 2015 Administrativa ledningsgruppen 12 (12)