KONSTFACK (18) Förvaltningschef 2012-05-28 Elisabet Nordwall Verksamhetsplan för förvaltning och bibliotek 2012 Sammanställningen fastställd genom förvaltningschefsbeslut 2012-05-28 Huvuduppgiften för förvaltning och bibliotek är att ge goda förutsättningar för utbildning och forskning. Gemensamt prioriterade områden 2012 Höja kompentensen och öka enhetlighet och förståelse i arbete med förändringprocesser Ta fram processbeskrivningar för förvaltningens viktigare processer Genomföra riskanalys av viktigare processer Förslag till outsourcingstrategi för IT Utveckla samarbete med andra högskolor inom våra ansvarsområden Utveckla teamarbete på ledningsnivå och inom enheterna Strategiska mål: Utveckla effektivt verksamhetsstöd för processorienterat arbete och projekt Ökad tvåspråkighet i administration och kommunikation Förvaltningens uppgift och ansvarsområde (För biblioteket, se separat redovisning) Förvaltningen ansvarar särskilt för att utveckla och upprätthålla enhetlighet och samordning i det administrativa arbetet. Förvaltningen ska också uppfylla högskolans roll som statlig myndighet genom att säkerställa rättssäkerhet, insyn och ett effektivt resursutnyttjande. Bland uppgifterna ingår att: vara styrelsens och rektors stöd vid planering, beredning, kvalitetskontroll och uppföljning svara för gemensamma administrativa funktioner rörande ekonomi, personal, utbildning, forskning, information, lokaler, IT, drift och service verka för att samordna och förenkla administrationen samt anvisa lösningar, ge stöd och kvalificerad service åt ledning och institutioner, bereda underlag för policybeslut, ta fram riktlinjer, rutiner m m verka för samverkan mellan central nivå och institutionsnivå samt inom sig samverka mellan enheter och funktioner Förvaltningens arbete ska kännetecknas av hög kompetens, effektivitet och kvalitet. Arbetsformerna ska vara inkluderande och ge utrymme för oliktänkande. I beredning av ärenden eftersträvas bred förankring och att frågeställningar blir allsidigt belysta. Under förvaltningschefen är förvaltningen indelad i enheter. Inom sitt ansvarsområde bedriver varje enhet omvärldsbevakning samt driver utvecklingen genom egna initiativ och prioriteringar. På samma sätt har varje medarbetare ett ansvar för att (genom nätverkande eller på annat sätt) bevaka utvecklingen inom det egna ansvarsområdet, kommunicera med berörda målgrupper internt och externt samt driva utvecklingen inom det egna ansvarsområdet.
Omvärldens utmaningar och möjligheter Med ökad självständighet följer ökade krav på högskolans interna styrning och kontroll av verksamheten (interna regelverk, uppföljning, analys, strategier och planering), vilket förväntas ske inom ramen för befintliga resurser. För förvaltningen innebär detta delvis förändrade arbetsuppgifter, behov av förändrad kompetens inom våra ansvarsområden samt högre krav på omvärldsbevakning. Krav på effektivitet och kvalitet samt förändringar i resurstilldelning p.g.a. minskande ungdomskullar kommande år kombineras i regeringens budgetproposition för 2012 med en politisk önskan om att slå samman högskolor med starka universitet. För att möta kraven kommer förvaltningen kontinuerligt att överväga möjlighet att samverka med andra högskolor eller att lägga ut verksamhet på andra aktörer (outsourcing) i de fall detta behövs för att uppnå tillräcklig hög effektivitet, kompetens och/eller annan kvalitetsäkring inom våra områden. I regeringens strategi för att Sverige ska uppnå högsta vetenskapliga kvalitet ingår att resurser för forskning inte ska spridas ut mer än idag samt delvis fördelas efter kvalitet. Samtidigt ser Konstfack uppbyggnaden av en forskningsmiljö som strategisk fråga, som i sin tur kan generera externfinansierad forskning och möjliggöra utbildning på forskarnivå. Bibliotek och förvaltning bidrar genom en successiv omprioritering bland arbetsuppgifter, ekonomiska och personella resurser samt kompetensutveckling i syfte att stärka den infrastruktur som behövs för detta. Införandet av studieavgifter för studenter från tredje land (utanför EU, EES och Schweiz) har lett till ökade administrativa kostnader och en minskad andel utländska studenter. Samtidigt befinner vi oss redan i en internationell miljö vad gäller samarbete med andra lärosäten, en stor internationell studentgrupp, ett växande intresse för våra utbildningar och studenternas framtida arbetsmarknad. Konstfack är därför i behov av en reviderad strategi för internationalisering. Innehåll Biblioteket 33 Ekonomienheten 55 Fastighetsavdelningen 88 IT-enheten 1010 Ledningens kansli 1212 Personalenheten 1415 Utbildnings- och forskningsadministrativa avdelningen 1718 2
Biblioteket Konstfacks bibliotek har som syfte och mål att vara en strategisk informations- och inspirationsresurs för högskolans studenter och personal. Biblioteket ansvarar för informationsförsörjningen på Konstfack genom att förvärva och tillgängliggöra relevant litteratur, tidskrifter i tryckt och elektronisk form, databaser, konstvideo och materialprover. Biblioteket arbetar aktivt med att stödja sina användares informationssökning genom ett pedagogiskt förhållningssätt i det dagliga arbetet och i organiserad undervisning i syfte att utveckla studenters och personals informationskompetens. Biblioteket arbetar aktivt med att bygga en forskningsinfrastruktur för alla nivåer. Biblioteket ansvarar för publiceringen av studentuppsatser och forskningsresultat digitalt via DiVA (Digitala Vetenskapliga Arkivet) /Uppsök och Swepub i Libris. Biblioteket arbetar för att skapa en välkomnande och studievänlig miljö. Övergripande mål Konstfacks bibliotek är ledande inom sitt område i Norden ett livaktigt och kraftfullt centrum för information och inspiration, kunskap och minne för Konstfacks studenter och personal en viktig strategisk och pedagogisk resurs som kunskaps- och informationscentrum och en inspirationskälla på Konstfack en uppskattad och väl använd oas på Konstfack - en plats dit man söker sig för kreativa möten såväl som för enskildhet och ro Biblioteket är en integrerad del av Konstfacks verksamhet Biblioteket är en lyhörd, effektiv, kompetent och kvalitetsmedveten informationsresurs för Konstfacks studenter och personal Biblioteket är en vital del av forskningsinfrastrukturen på Konstfack Bibliotekets pedagogiska roll är stark Biblioteket är attraktivt som studiemiljö och fysiskt och psykiskt tillgängligt och lätt att använda Prioriterade områden 2012 2011 var ett intensivt år med nytt bibliotekssystem (Libra.se), ny låneautomat och start med RFID-teknik i utlåning, implementering av DiVA, mm. 2012 blir ett år där vi landar i allt det nya, utvecklar det och skapar rutiner. Fortsatt arbete med påbörjade projekt: Forskningsinfrastruktur: o Hemsidan som verktyg (Arena) o DiVA (mål: alla studenter lägger själva in sina examensarbeten) Utveckla biblioteksrummet/den fysiska studiemiljön o Tyst läsrum RFID-märkning av bokbeståndet Skapa process- och rutinbeskrivningar samt policies 3
Satsa på utbildning i informationskompetens för lärare Marknadsföra bibliotekets resurser inom Konstfack Långsiktiga satsningar Utveckla det digitala biblioteket Fortsatt utveckling av Open- accesspublicering Digitalisering av delar av Konstfacks Gamla samling Databrunn (samsöksfunktion) Utveckla samlingarnas innehåll i samarbete med institutionerna (t ex artist books, videosamlingen, materialbiblioteket) Uppföljning användarundersökning (göra ytterligare en) Personal Bibliotekspersonalen består av fyra tjänster (inkl. bibliotekschefstjänsten), tre 100 %- och en 75%-tjänst. Kompetensutveckling Vidareutbildning i våra nya system, Libra.se och Arena (integrerad bibliotekskatalog i hemsidan), DiVA, engelska. Intern styrning och kontroll Under 2012 planeras process- och rutinbeskrivningar för arbetet i biblioteket: 4
Ekonomienheten Ekonomienheten ansvarar för och samordnar ekonomiadministration, upphandling och inköpsfrågor för hela Konstfack, externt och internt. Bland arbetsuppgifterna märks ansvar för processer för finansiering och redovisning, upphandling och inköp, budget och uppföljning (årsredovisning, statistik mm). Enheten är systemägare till myndighetens ekonomiadministrativa system och har hand om Kontfacks stiftelser. Vid enheten finns också en funktion för miljöledning. Vårt uppdrag är att vara ett serviceorgan för institutioner/enheter i de frågor vi ansvarar för. Tillsammans med personalenheten är ekonomienheten sammankallande för högskolans administrativa möteskrets för ekonomi- och personalfrågor. Kraven på ekonomisk redovisning och frågor som avser upphandling och miljöledning har ökat de senaste åren. Regeringen kräver både snabbare och utökad rapportering. Ekonomienheten ansvarar för att den ekonomiska redovisningen vid alla mätbara tillfällen är rättvisande och korrekt. Inför beslut om investeringar och resursanvändning ska ekonomichefen bedöma att utgifterna är motiverade, att de ligger inom ramen för högskolans verksamhet, att medel finns inom projektet samt att skatteregler, policies, riktlinjer och föreskrifter följs. Vid upphandling/inköp och miljöledning ska ekonomienheten bistå med adekvat kompetens och information/utbildning. Ekonomienhetens arbete styrs till stor del av de lagar och förordningar, främst följande: Bokföringsförordningen Högskoleförordningen Kapitalförsörjningsförordningen Förordning om myndigheters årsredovisning m.m. Förordning om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor Regleringsbrev Lagen om offentlig upphandling Miljöbalken Stiftelselagen Prioriterade områden 2012 Ekonomi Löpande förbättringar av rutiner för att uppnå målet att vid varje tillfälle (månadsskifte) ge en rättvisande bild av Konstfacks ekonomiska resultat och ställning : Möjliggöra för ekonomihandläggare att själva ta fram rapporter och ställa frågor. Central manuell distribution av månadsrapporter ska upphöra. Dokumentation av rutiner, ekonomihandbok publiceras på intranätet Kodplan ska finnas tillgänglig via intranätet. E-beställning Kravet är att e-beställning ska fungera på myndigheten från 2014-01-01. Konsfacks mål är E- beställning ska vara i drift från 1 september 2013. Inköpsansvarig projektleder införandet och förbereder inför avrop av IT-stöd. Under 2012 planeras följande: Presentation av E-beställning internt Projektgrupp och referensgrupp tillsätts, projektuppdrag och projektplan fastställs. 5
Genomföra nulägesanalys under vår/sommar och utifrån den ta fram plan för förändring Q3 2012 Utifrån analyserat behov genomföra ett avrop under Q4 2012 (eventuellt i början av 2013) Framtagandet av resepolicy och resehandbok. Resehantering i Palasso: Få rutiner att fungera efter införandet från årsskiftet 2011/12. Följa upp konsekvenserna av överföring av utbetalningar av reseräkningar via lön i stället för löpande via Agresso. Upphandling/inköp Fortsatt arbete med Konstfacks inköpsorganisation kommer att löpa parallellt med införandet av E-beställning. Stöd och rådgivning till inköpare kommer att prioriteras under året.annat som är aktuellt är uppföljning av samarbetsavtal med Uppsala universitet, kontoanalys och att ta fram förslag om tilldelande av avropsansvar knutet till vissa ramavtal. Planerade upphandlingar: Målerianläggning (AMK) Resebyråtjänst (Förvaltning) Översättningstjänst (Ledningens kansli) Gas (DKK) Sop och returmaterial (Fastighet) Planerade avrop från ramavtal: Företagshälsovård (personal) Webbaserad katalog (ledningens kansli) arkivredovisning & strategi för elektronisk långtidslagring (ledningens kansli) Hygien och städprodukter (fastighet) Planerad direktupphandling Förstudier av schema-/lokal-/resurssystem (fastighet) Lokalprogram avseende uppdragsbeskrivning (fastighet) Videoprojektorer konst (konst) Skulpturstudion (konst) Videokameror (konst) Digital 6 x 4,5 kamera (konst) Ombyggnad av glasugn (DKK) Studentkök (fastighet) Stolar och bord (fastighet) ev avrop Dörrar automatik textil (fastighet) Långsiktiga satsningar Upphandling/inköp Målet är att vid utgången av 2014 ska ingen otillåten direktupphandling över den fasta beloppsgränsen ske på Konstfack. Rutiner ska finnas för att mäta och följa upp ramavtalstrohet. Inom samtliga identifierade områden ska upphandlingar som leder till ramavtal ha gjorts. Samordna, effektivisera och upprätta planering kring inköpsprocessen internt Stödja inköpare inom LOU och upphandling Minska otillåten direktupphandling Se över och effektivisera nuvarande inköpsorganisation 6
Personal Totalt omfattar enheten 5 heltidstjänster. Inga planerade förändringar under 2012. Kompetensutveckling 2012 Merparten av medel för kompetensutveckling 2012 kommer att omfatta: Inköpsansvarig genomgår utbildning som ger certifiering inom upphandling. Fortsatt satsning på ökade kunskaper och utveckling av möjligheter att arbeta med ekonomisystemet Agresso och att medarbetarna som arbetar med redovisning ska kunna avlasta varandra. Vissa delar syftar till att avlasta ekonomichefen från det dagliga arbetet för att istället kunna ägna mer tid åt budgetarbete och löpande uppföljning av verksamheten. Intern styrning och kontroll För 2012 behöver följande prioriteras: Betalningsrutiner i Agresso, hela flödet från inköp/faktura till betalning. Rutiner måste ses över och dokumenteras. Detta kommer att vara till nytta för arbetet med införandet av e-beställning. 7
Fastighetsavdelningen Avdelningen utgörs av tre enheter: fastighet, lokalvård, reception. Fastighetsavdelningen har ett övergripande ansvar för bland annat lokalförsörjning, fastighetsunderhåll, inpasseringssystem/säkerhet, lokalvård och avfallshantering. Avdelningen företräder Konstfack vid planering av ny- till- och ombyggnader och har kontakter med fastighetsägare och byggherrar. Inom ramen för fastställd budget svarar avdelningen för byggprojekt inom högskolans lokaler. Högskolans reception är förlagd till avdelningen och svarar bland annat för växel, försäljning, godsmottagning, postgång och administration av Konstfack studentbostäder. Avdelningen är systemägare av system för telefonväxel (MX1), inpassering (RCO M 5 MEGA) och lokalbokning (NeverLost). Prioriterade områden 2012 Fastighet Förstudie av Konstfacks behov av gemensamt schemaläggningssystem (konsultuppdrag). Ska ligga till grund för eventuell av upphandling av schema-/lokal-/resursbokningssystem. Lokalprogram 2014 (konsultuppdrag): Uppdragsbeskrivning för en arkitektbyrå, motsvarande, att upprätta ett lokalprogram där slöjdutbildningen ryms tillsammans med andra framtida satsningar på Konstfack att effektueras under 2013 och framåt. Serviceavtal processventilation: Vasakronan saknar tillräcklig kompetens avseende processventilation. Då vårt avtal med dem nu löper ut väljer vi att teckna ett eget serviceavtal med en utomstående entreprenör. Upprätta systemförvaltningsplaner för inpasseringssystemet RCO M5 MEGA samt (i samarbete med receptionen) lokalbokningssystemet NeverLost. Reception Upprätta systemförvaltningsplaner för telefonväxeln, MX1 samt för lokalbokningssystemet NeverLost (i samarbete med fastighet) Receptionen blir systemansvarig för lokalbokningssystemet NeverLost. Utbildning sker med hjälp av representant från IT-enheten och fastighetschefen. Upprättande av en ny begränsad klient i inpasseringssystemet placerad i receptionen. Vidareutveckla rutiner och rutinbeskrivningar för beställning och effektuering av vaktmästeritjänster och anskaffning av kontorsmöbler. Upphandling stolar och bord för seminarierummen Lokalvård Förstudie avseende upphandling av avfallshantering för Konstfack (konsultuppdrag). Långsiktiga satsningar Översyn av vilka områden som kan förberedas för samverkan mellan lärosäten, tex SWAMID (Swedish Academic Identity), ECCA (European Campus Card Assocciation) Omvärldsbevaka andra lärosäten befintliga eller planerade systemintegrationer för framtida automatiseringar av processflöden. Fortsatt nätverkan med andra lärosäten inom ramen för ECCA och andra organiserade sammankomster avseende säkerhets-, riskhanterings- och fastighetsunderhållsfrågor. 8
Kompetensutveckling Under 2012 kommer en kombinerad arbetsplatsspecifik ergonomigenomgång och utbildning att genomföras. Intern styrning och kontroll Systemförvaltningsplaner för inpasseringssystemet RCO M5 MEGA, lokalbokningssystemet NeverLost och telefonväxeln, MX1, se ovan. 9
IT-enheten IT-enheten har ett samordnande och övergripande ansvar för IT-stödet och IT-säkerheten vid Konstfack. I det ingår drift- och support av datorarbetsplatser, datorsalar, nätverk och servrar, utveckling av IT-miljön, anskaffning och avveckling av hårdvara samt licenshantering. IT-enheten är systemägare av högskolans system för fillagring, säkerhetskopiering, utskrifter, e-postsystem och helpdesk. Enheten har också till uppgift att stödja Konstfacks systemägare genom att förvalta och utveckla modeller för bl a systemförvaltning och svara för drift av verksamhetsspecifika servrar enligt överenskommelse. Enheten har särskilt ansvar för att driva arbetet inom Konstfacks forum för IKT-frågor. Prioriterade områden 2012 Vidare studie angående möjligheter till outsourcing av delar av miljön VPN-lösning för personal Säker hantering av mobila enheter Ny lösning för kontohantering utifrån Ladok/NyA Långsiktiga satsningar IT-enheten ska jobba mot att säkerställa att driftmiljön på Konstfack är säker och stabil och följer de myndighetskrav och lagar som finns, t ex LIS. För att uppnå detta jobbar vi med dokumentation och implementering av dokumenterade och automatiserade lösningar för rutinjobb, som t ex användarhantering och programinstallation- och uppdatering. Översyn av vilka områden som kan förberedas för samverkan mellan lärosäten, tex SWAMID (Swedish Academic Identity), ECCA (European Campus Card Assocciation) samt gemensamma driftslösningar med andra lärosäten. Under 2011 gjordes en förstudie angående hur Konstfack bör förhålla sig till outsourcing som en del av sin driftslösning. På sikt bör delar av verksamheten kunna skötas av extern part med bibehållen eller ökad säkerhet och kontinuitet. Under året utarbetas en plan utarbetas för hur Konstfack ska gå vidare med denna fråga. Löpande informations- och utbildningsinsatser för att följa med i utvecklingen inom de områden vi hanterar. IT är ett område som utvecklas snabbt och det är viktigt att vi följer med i de trender som omger oss för att kunna ha rätt stöd och förutsättningar på Konstfack. Personal IT-chef (1), Nätverks- och säkerhetstekniker (1), PC-tekniker (2), Mac-tekniker (2) Kompetensutveckling Nytt operativsystem för Mac Projektledning och projektarbete Molntjänster Löpande omvärldsbevakning Intern styrning och kontroll Rutin för skapandet av behörighetskonton för studenter avseende AD, skrivare och e-post. Denna process genomgår en genomlysning i och med att vi ansluter hanteringen till NyA 10
och Ladok. Även eventuell anslutning till SWAMID kan påverka detta flöde. Arbetet fortsätter under 2012. Rutin för skapandet av behörighetskonto för personal avseende AD, skrivare och e-post. Backup-rutin inklusive återläsning. 11
Ledningens kansli Ledningens kansli är ett direkt stöd till rektor och förvaltningschef och arbetar exempelvis med samordning av remissvar samt rådgivning till institutioner och enskilda i frågor om myndighetens ansvar. Det övergripande kommunikationsansvaret är också förlagt till kansliet. Kansliet förvaltar högskolans system för diarie- och ärendehantering, webbpublicering, alumnverksamhet samt kursvärdering. Arbetet med årsredovisning leds av kansliet. Kvalitet Samordning av högskolans kvalitetsarbete. Ledningsstöd vid uppföljning och planering, framtagande av högskolegemensamma styrdokument (t ex regelsamling för grundutbildning) samt arbete med remisser. Bland uppgifterna märks även likabehandlingsfrågor. Uppdrag som personuppgiftsombud (PUL). Registratur & arkiv Rektors sekreterare, registrator och arkivarie har särskilt ansvar för processer för bl a beslut, ärendehantering, diarieföring och dokumenthantering. Kommunikationsgruppen Övergripande ansvar för högskolans informations- och marknadsföring (internt och externt). I detta ingår stöd till verksamhetsanvariga, ansvar för omvärldsbevakning, medieplanering, presskontakter, samordning och utveckling av Konstfacks externa och interna webbplatser (inkl alumner) samt nya kanaler, exempelvis sociala medier. Målet är att uppnå en integrerad kommunikation där de olika kommunikationsinsatserna samverkar och stödjer varandra. Bland återkommande aktiviteter märks Milanomässan, Vårutställninge, SACO-mässan i Stockholm, informationskväll för sökande, introduktionsdagar för nya studenter, rektors informationsmöten. I kommunikationsgruppen ingår webbredaktör/webmaster, utställnings-, alumn- och informationsansvarig. Alumnansvarig arbetar även med Transit Inkubatorverksamhet. Arbetet vid ledningens kansli styrs bland annat av följande lagar och förordningar: Arkivlagen, Riksarkivets föreskifter Offentlighets- och sekretesslagen, Personuppgiftslagen, Yttrandefrihetsgrundlagen, Tryckfrihetsförordningen, Diskrimineringslagen, Varumärkeslagen, Marknadsföringslagen m fl Förvaltningslagen, Myndighetsförordningen Högskolelagen, Högskoleförordningen, Högskoleverkets föreskrifter Regleringsbrev Prioriterade områden 2012 Registratur & arkivering, ärendehantering Verksamhetsbaserad arkivredovisning, strategi för elektronisk långtidslagring (projekt) Rutiner för handläggning av disciplinärenden Stöd för registratur och arkivering på institutionsnivå (utbildning, checklistor m.m.). Kvalitet Arbetsgrupp för kvalitetsgranskning av konstnärlig utbildning inför HSV:s utvärdering. Enkätverktyg: Förbereda upphandling (kursvärdering, medarbetarundersökningar, studentundersökningar mm). Ev. samverkan med andra högskolor. Plan för breddad rekrytering (3 år) 12
Kommunikation Översyn av alumnverksamhet (projektstart ht 2012, extern konsult) Grafisk manual: riktlinjer för användning av befintliga typsnitt, enheter (annonser), profilmaterial. Översättningstjänster: Direktupphandling då ramavtal inte uppfyllt kvalitetskrav. Samverkan inom förvaltning och med institutioner genom personliga kontakter och informationskrets. Pressrummet Newsdesk: Evenemang (minst 12/år), pressmeddelanden (minst 6/år) Intranät: Introduktion för all personal (minst 1g/termin) för studenter, se Introduktionsdagar). Nyhetsindragare (ca 2/månad) till personal och studenter för att lyfta centrala budskap i syfte att dra trafik till intranätet och visa på nyttan för användarna. Webbplatsen: Ökat flöde med fler nyheter och kalenderhändelse, fördjupningskurs i EPIserver för webbansvariga, ökad publicering av forskningsinformation från forskare Digitala arbetsprov: webbenkät internt och bland sökande som grund för vidareutveckling av gränssnitt. Sociala medier: utveckla Konstfacks officiella sida på Facebook i enlighet med fastställd policy för Sociala medier. Introduktionsdag - studenter: bidra till teambuilding, inspirationsföreläsning. Studentrekrytering: Prioritering bland utländska målgrupper. Vårda befintliga kontakter, nyttja nätverk samordnat, publicera testimonials (filmade studentintervjuer). Omvärldsbevakning: Meltwater News kompletteras med Meltwater Buzz (sociala medier) samt prenumerationer på facktidskrifter som ej nås via webben. Långsiktiga satsningar Utveckling av stöd i W3D3 för ärende- och dokumenthantering (beslutprocesser) Framtagande av grafisk profil för konsekvens och tydlighet i det grafiska uttrycket samt för att stärka identiteten i Konstfack som varumärke. Skapa goda relationer med verksamhetsansvariga, studentkåren och nyckelpersoner för att främja intern kommunikation och uppnå förbättrad gemensam budskapsagenda samt överblick (bl a årsplanering kopplad till övergripande verksamhetsplanering). Personal 4 heltidsanställningar samt ytterligare 4 anställningar om sammanlagt 1,85 heltids. Inga förändringar planeras 2012, utöver två projektanställningar rörande alumni och arkivering. Kompetensutveckling Fortsatt satsning på projektledning och processorienterat arbete inom kansliet. I övrigt främst individuell kompetensutveckling. Utveckla förmåga inom planering, analys och uppföljning. Aktivt deltagande i nätverk för erfarenhetsutbyte. Intern styrning och kontroll Dokumenterad systemförvaltning enligt mall: diariet, webb, kursvärdering, Newsdesk. Säkerställa rutiner för bl a tilldelning av behörighet. PUL sammanställa dokumentation av system där personuppgifter hanteras 13
Personalenheten Personalenheten har ett övergripande ansvar för högskolans arbetsgivarfunktion gällande; Arbetsgivarpolitiska frågor Arbetsmiljö; fysisk och psykosocial Förhandlingar och arbetsrätt samt samverkan med de fackliga organisationerna Jämställdhet och likabehandling samt diskriminering och trakasserier Kompetensförsörjning; att rekrytera, attrahera, utveckla, behålla och avsluta, omställning samt introduktion av nyanställda Lön och pensioner Sjukfrånvaro och rehabilitering samt förebyggande friskvård Enheten har särskilt ansvar för att driva arbetet inom arbetsmiljökommittén och jämställdhetskommittén samt för högskolans lönesystem, rekryteringsverktyg, företagshälsovård och krisberedskap. Tillsammans med ekonomienheten är personalenheten sammankallande för högskolans administrativa möteskrets för ekonomi- och personalfrågor. Personalenhetens arbete styrs av en stor mängd lagar, förordningar och avtal, exempelvis Arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöförordningen, Arbetsmiljöverkets författningssamling m fl Anställningsförordningen, Arbetstidsförordningen, Arbetstidslagen, Semesterlagen, Lagen om anställningsskydd, Lagen om medbestämmande, Diskrimineringslagen o s v Arbetsgivarverkets författningssamling, Avtal inom offentlig sektor Prioriterade områden 2012 Arbetsgivarpolitiska frågor Stödja ledningen med att arbeta med prioriterade åtgärder 2012-2013 - våra avtal bidrar till en effektiv verksamhet - verksamhetens behov av utveckling styr kompetensförsörjningen - en god arbetsmiljö främjar verksamhetsutvecklingen Policies, rutiner, processer samt uppdatera befintliga vid behov, chefspolicy Ta fram stöddokument och mallar samt skapa arenor för att utveckla verksamheten Arbetsmiljö Implementera uppgiftsfördelningen av Konstfacks arbetsmiljöarbete Utarbeta underlag till en ny medarbetarenkät Säkerställa och utveckla SAM, ska omfatta hela cykeln 2012 Upphandla Lackbox och i övrigt fullfölja det AMK beslutar i förhållande till budget Se till att KLARA får systemförvaltare i verksamheten Förhandling och arbetsrätt Implementera reviderad anställningsordning (beslutades av HS februari) Starta upp med lönesättande samtal 2012 och utvärdera Påbörja samtal om samverkansavtal Se över arbetstidsavtal för lärare och TA-personal Jämställdhet och likabehandling Arbeta fram en jämställdhetsplan till 2013Kompetensförsörjning Ta fram policy för disansarbete och hemarbete 14
Ta fram en kompetensförsörjningsplan samt implementera inom organisationen Se till att introduktionsprogrammet är igång och uppdateras efter utvärdering Stödja ledning och chefer med att ha rätt personer på rätt plats på olika funktioner Ta fram ett chefsutvecklingsprogram Erbjuda utbildning i engelska, efter upphandling Lön och pensioner Säkerställa löneutbetalningar och pensionsavsättningar samt att lagkrav följs i övrigt och anställa en personaladministratör som backup eller finna annan lämplig lösning Utveckla Palasso så att arbetet effektiviseras Implementera ER-grund Ta fram nya rutiner, ex. sjukbyte mot semester Ta fram nya lönekriterier Sjukfrånvaro och rehabilitering samt förebyggande friskvård Upphandla företagshälsovård, coach samt stresshantering Kvalitetsäkra rehab-processen Genomföra friskvårdsdag och utvärdera Övrigt Sammanställ underlag för intern styrning och kontroll för enheten Göra riskanalyser på identifierade processer på enheten; löner och rekrytering Säkerställa att rätt information finns på intranätet Löpande arbete i övrigt Långsiktiga satsningar (2013) Arbetsgivarpolitiska frågor Fortsätta stödja ledningen med att arbeta med prioriterade åtgärder 2012-2013 - ledarskap och medarbetarskap i samspel utvecklar verksamheten - våra avtal bidrar till en effektiv verksamhet - verksamhetens behov av utveckling styr kompetensförsörjningen - en god arbetsmiljö främjar verksamhetsutvecklingen Arbetsmiljö Få igång en rullande medarbetarundersökning med 2-års intervall Stödja ledningen med att arbeta med en organisationsmodell som är effektiv, t.ex. att skötsel och drift av Konstfacks verkstäder har en fungerande organisation Lyfta och påverka att arbetsmiljötänk samt miljö kommer med i kursplanerna Förhandling och arbetsrätt Ta fram förslag och förhandla nytt arbetstidsavtal utifrån verksamhetens behov som kombinerar modern arbetsgivarpolitik för lärare och TA-personal Jämställdhet och likabehandling Ta fram förslag till beslut om en jämställdhetsplan 2013 Kompetensförsörjning Stödja ledning och chefer med att ha rätt personer på rätt plats på olika funktioner Sjukfrånvaro och rehabilitering samt förebyggande friskvård 15
Byta fokus till friskvård och tydliga satsningar på förebyggande åtgärder samt införa hälsokontroller Införa frisktalsredovisning i årsredovisningen Vidare vill enheten även långsiktigt verka för att: Konstfacks verksamhet arbetar långsiktigt och mindre ad hoc bl.a. genom att tydliggöra ansvarsfördelning bland chefer och medarbetare implementera beslut och rutiner i organisationen på ett bättre sätt, intranätet blir det naturliga stället att söka information om anställning och arbetsmiljö ta fram en kompetensutvecklingsplan för lärare och erbjuda stöd vid avveckling, ex. coaching få balans mellan visstidsanställda och tillsvidare anställda lärare utifrån verksamhetens behov samt minska antalet gästlärare (dvs. förtydliga och renodla gästlärarbegreppet) cheferna ska äga rehab-processen Dessutom vill vi införa nyckeltal arbeta med att följa upp och analysera resultat kvalitetssäkra processer inom enheten upprätta nya policies, styrdokument och interna regler samt övergripande rutinbeskrivningar, samt uppdatera gamla löpande ta fram en utbildningsplan för anställda på olika nivåer ta fram medarbetarkriterier arbeta vidare med att nå en nationellt som internationellt konkurrenskraftig lönenivå tydliggöra den psykosociala arbetsmiljön och fortsätta utveckla arbetsmiljön Personal 5 heltidstjänster. Under 2012 planeras extra förstärkning för lönehantering och enklare personaladministrativa tjänster. Lönehanteringen behöver kortsiktigt som långsiktigt förstärkas med backup, stöd för enklare personaladministrativa uppgifter vore önskvärt. Kompetensutveckling Kompetensutveckling 2012-2013 kommer övergripande att omfatta: Individuella satsningar Chefsutbildning deltagande i NUAS Kommunikation muntligt och skriftligt Coachande förhållningssätt Pensionsutbildning Nätverkande Satsningar för enheten Ökat fokus på nytt arbetssätt, där enheten arbetar i olika gruppkonstellationer för att ytterligare höja kvalitéen i arbetet och samarbetet inom enheten. Intern styrning och kontroll Enheten har under 2011 identifierat samt dokumenterat processer och rutiner. Under 2012 ska materialet sammanställas och säkerställa att samtliga kritiska processer är dokumenterade och riskbedömda. 16
Utbildnings- och forskningsadministrativa avdelningen Den utbildnings- och forskningsadministrativa avdelningen består av tre enheter: internationella enheten, KU-kansliet och Studentkansliet. Avdelningen har till uppgift att stå för den högskolegemensamma administrationen för utbildningar på grund-, avancerad och forskarnivå samt forskning. Avdelningen ansvarar även för ett antal administrativa system: Ladok, NyA, arbetsprovdatabasen med tillhörande bedömningsapplikation. Avdelningens arbete styrs till stor del av lagar, förordningar och föreskifter, bl a: Förvaltningslagen, Högskolelagen, Högskoleförordningen, Högskoleverkets föreskrifter Offentlighets- och sekretesslagen, Personuppgiftslagen, Diskrimineringslagen Förordning om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor Förordning om anmälningsavgift och studieavgift vid universitet och högskolor Förordning om utbildningsbidrag för doktorander Avtal tecknade genom Internationella programkontoret för EU-program och andra internationella program inom utbildningsområdet Avtal inom forskning och forskarutbildning Prioriterade områden 2012 Under 2012 kommer vi att prioritera följande: Gemensamt att fortsätta med det visions- och målarbete som avdelningen påbörjades hösten 2011 att fortsätta med det processkartläggningsarbete som påbörjades i höstas att avdelningen leder och deltar i utbildningskretsmötena att ha avdelningsmöten en gång i månaden att avdelningen gör roliga och lärorika aktiviteter tillsammans Internationella att se över om, och i så fall hur, vi genom avtal kan få fler internationella studenter på våra masterutbildningar att kartlägga och utveckla samarbetet med våra partnerskolor att uppdatera och se över alla avtal att förbättra informationen om den internationella verksamheten på hemsida och Intranät KU-kansliet att få ordentliga rutiner för KU-nämnden och olika ärendeflöden att göra processkartläggningar över utbildningsplan- och kursplanarbetet att ta fram underlag för en utbildningsstrategi att ta fram underlag för en ny forskningsstrategi att leda arbetet med att ta fram ett nytt masterprogram Studentkansliet att utveckla antagningsarbetet med tillhörande system att förbättra rutinerna för studiedokumentation i samråd med avdelningar och institutioner att förbättra våra rutiner för hur vi informerar både internt och externt att fortsätta utveckla/förbättra rutiner rörande examensbevis att leda implementeringen av Ladok på Web (LPW) på Konstfack 17
att avveckla och säkerställa/arkivera det gamla studentregistret och det gamla kortregistret. Långsiktiga satsningar På lång sikt är följande viktigt för att vi ska kunna nå våra mål: Gemensamt att UFA samlokaliseras i ändamålsenliga lokaler att UFA har de personella resurser och den kompetens som krävs för att utföra dagens och framtida arbetsuppgifter att vi tillsammans arbetar för en god arbetsmiljö och ett gott arbetsklimat Internationella att utveckla internationaliseringsarbetet så att det blir en viktig del av Konstfacks strategiska utvecklingsarbete att arbeta långsiktigt för att öka engagemanget för högskolans internationella nätverk och de internationella utbytesprogrammen bland Konstfacks personal KU-kansliet att utveckla bättre stödjande strukturer för forskning och forskarutbildning att utveckla och kvalitetssäkra KU:s beslutsprocesser Studentkansliet att förändra processer och rutiner för att öka rättsäkerheten och samtidigt effektivisera vår verksamhet att leda kurser för institutionspersonal om de studieadministrativa systemen och processerna Komptensutveckling att fortsätta utveckla personalens kompetens om det statliga regelverket för högskolor att undersöka möjligheterna för internationella enheten att gå EAIE kurser att delta i de nätverk inom ansvarsområdet som högskolan deltar i att tillse att vi har relevanta och adekvata kunskaper om forsknings- och forskarutbildning att uppdatera kunskaperna kontinuerligt för all personal i Ladok, NyA och arbetsprovsdatabasen/bedömningsapplikationen Intern styrning och kontroll att ta fram en mall för intern besluts- och verksamhetsuppföljning att förbättra ansöknings- och återrapporteringsförfarandet för internationellt utbyte att kvalitetssäkra hanteringen av utbytesstudenterna att tillsammans med kvalitetsrådet se till att KU-nämnden kontinuerligt följer upp och utvärderar högskolans kärnverksamheter att uppdatera intern Ladokhandbok och internt regelverket för studiedokumentation att tillse så att arbetsprovsdatabasen/bedömningsapplikationen fungerar på ett för de sökande rättsäkert sätt 18