Institutionen för Fastigheter och Byggande Examensarbete nr. 453 Avd för Bygg- och fastighetsekonomi

Institutionen för Fastigheter och Byggande Examensarbete nr. 453 Avd för Bygg- och fastighetsekonomi Processen vid genomförandet av en organisationsförändring - Kartläggning av företagens kostnader vid nyteckning eller omförhandling av ett hyreskontrakt Författare: Claudio Gomez Handledare: Hans Lind Stockholm 2008

Master of Science thesis Title: Authors Department The process for a relocation or a renegotiation of an office lease - Identification of costs Claudio Gomez Department of Real Estate and Construction Management Division of Building and Real Estate Economics Master of Science thesis number 453 Supervisor Lind Hans, KTH Keywords Office lease, project, relocation process, costs Abstract This thesis describes the process when a company must conduct an organizational change. Companies various skills in terms of procurement of premises have been shown to contain many weaknesses, not least when they establish their specifications. Ambiguities and the vague preparation of their specifications are often the cause of disputes between the parties during the execution. The real initial problem seems to be that there are no good methods to examine and ensure the quality of the specifications before awarding a contract. Besides the shortcomings of their internal skills, it has been noted that also property owners are poor at describing the total rental costs for a lease. There are different ways of how the rent for the premises can be apparent in the lease, the rule says, however, the amount must be determined. The main rule also says that the amount of the rent in respect of compensation for heat, hot water, electricity, water and sewage, should be defined in the contract. The aim of the thesis is also to provide a comprehensive picture of the costs that can arise when the company will procure premises. Also the modules that a company must undergo, either they sign a new lease or renegotiate a lease, with or without help from experts, is described in this thesis. 2

Examensarbete Titel: Författare Institution Processen vid genomförandet av en organisationsförändring - Kartläggning av företags kostnader vid nyteckning eller omförhandling av ett hyreskontrakt Claudio Gomez Institutionen för Fastigheter och Byggande Avd för Bygg- och Fastighetsekonomi Examensarbete nummer 453 Handledare Lind Hans, KTH Nyckelord Avtal, projekt, omlokalisering, kostnader Sammanfattning Detta examensarbete beskriver processen då ett företag skall genomföra en organisationsförändring. Företagens olika kompetens då det gäller upphandling av lokaler har visat sig innehålla många brister, inte minst då man upprättat sina förfrågningsunderlag. Tvetydigheter och oklara formuleringar i förfrågningsunderlagen utgör ofta orsak till tvister mellan parterna under utförandet. Det verkliga initiala problemet verkar vara att det inte finns några bra metoder för att granska och kvalitetssäkra förfrågningsunderlag innan en upphandling. Förutom de brister som finns i företagens interna kompetens, så har det konstateras att även fastighetsägare är dåliga på att beskriva den totala hyreskostnaden för ett kontrakt. Det finns olika sätt för hur hyran för lokaler skall framgå i hyresavtalet, huvudregeln säger dock att beloppet ska vara bestämt. Ett generellt undantag som hör därtill är angående den del av hyran som avser ersättning för värme, varmvatten, el, vatten och avlopp. Syftet med examensarbetet är att ge en sammanfattande bild av de kostnader som kan uppstå då företag ska upphandla lokaler. Även de delmoment som ett företag måste genomgå då man antingen ska nyteckna eller omförhandla ett hyreskontrakt, med eller utan hjälp utav fackman beskrivs i denna uppsats. 3

Förord Detta examensarbete är skrivet under hösten 2008 och är det sista delmomentet i civilingenjörsutbildningen på Lantmäteriprogrammet med inriktning mot Bygg- och fastighetsekonomi vid Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm. Jag vill härmed tacka min handledare Hans Lind vid avdelningen för Bygg- och Fastighetsekonomi inom institutionen för Fastigheter och Byggande vid KTH samt Ken Strand på Jones Lang LaSalle som har gett mig vägledning och förtroendet att få utföra detta examensarbete. Jag vill även tacka alla på Jones Lang LaSalles kontor i Stockholm för en trevlig arbetsmiljö. Dessutom så vill jag tacka alla som ställt upp intervjuer och bidragit med information som lett till att detta examensarbeta kunnat fortsätta att gå framåt. Sist men inte minst så vill jag tacka min kära familj och mina vänner som har stöttat mig under hela min studietid på KTH. Stockholm, december 2008 Claudio Gomez 4

Innehållsförteckning 1. Inledning... 6 1.1 Bakgrund... 6 1.2 Syfte... 7 1.3 Avgränsningar... 7 1.4 Metod... 8 1.5 Disposition... 8 2. Processen... 9 2.1 Behovsanalys... 9 2.2 Förfrågningsunderlaget... 10 2.3 Lokalsökningen... 10 2.4. Lokalens egenskaper, yteffektivitet och ändringsklausuler... 11 2.5 Nyckeltal... 11 2.6 Förhandlingen... 12 2.7 Kontraktet... 13 2.8 Slutprogrammering... 17 2.9 Projektering och byggnation... 18 2.10 Tillträde och överlämnandet av färdig lokal... 18 3. Konsulten... 19 3.1 Inledning... 19 3.2 Konsulters allmänna roller... 19 3.3 Förfrågningsunderlag och kostnadsökningar... 20 3.4 Att avtala med en konsult... 23 3.5 Samarbetsproblem... 26 4. Resultat från intervjuer... 27 4.1 Inledning... 27 4.2 Författarens reflektioner av intervjuerna... 27 4.3 Sammanställning av intervjumaterialet... 27 4.4 Sammanfattning... 34 5. Analys och slutsats... 35 5.1 Inledning... 35 5.2 Analys och slutsats... 35 Källförteckning... 39 Bilaga 1 Frågelista för intervju med hyresgäster... 41 5

1. Inledning I detta kapitel redogörs bakgrunden till detta examensarbete samt vad arbetet syftar till att utreda. Vidare beskrivs vilka metoder som använts, dess avgränsningar samt dispositionen för arbetet. 1.1 Bakgrund Stora hyresgäster som ständigt genomför organisationsförändringar behöver regelbundet ändra sin lokalsituation som till exempel lämna lokaler, skaffa mer lokaler, bygga om lokaler mm. I samband med detta, så blir även frågor som rör de befintliga avtalen i hög grad aktuella. I praktiken så finns det egentligen tre stycken scenarios som en företagsledning kan ställas inför och som vanligtvis påverkar företagets framtida lokalsituation. Det vanligaste är att det befintliga hyresavtalet börja löpa mot sitt slut. Det andra brukar vara att det har skett, eller kommer att ske en organisationsförändring och man behöver lämna ifrån sig, eller skaffa fler lokaler. Det tredje motivet är att det skett en förändring på marknaden som gjort att man måste flytta sin verksamhet antingen till ett bättre läge (oftast under högkonjunktur), eller i värsta fall till ett sämre läge på grund av marknadssituationen. Vanligast är dock att man omförhandlar sitt befintliga kontrakt i de lokaler man besitter. Ibland kallar företag då in konsulter som hjälper till och lösa detta, men ibland inte. Problemet är att företag ofta då kallar in konsulten för sent in i processen. En orsak till detta är att man tänkt igenom dåligt vad man egentligen vill ha konsulten till. Om man då som hyresgäst (beställare) även varit otydlig i explikationen mot konsulten, så brukar detta även leda till vissa kostnadsökningar, oftast efter kontraktskrivningen, det vill säga, under projekterings och byggnationsfasen. Med oförutsedda kostnadsökningar avses i detta examensarbete kostnadsökningar som företag inte kunnat förutse, och som troligtvis uppstår någon gång redan under behovsanalysen, troligtvis på grund av de luddigt utformade målbeskrivningarna. Detta brukar troligtvis även medföra att samma företag har problem med att upprätta bra förfrågningsunderlag under sök/anbudsprocessen. Detta samband tros leda till att oförutsedda kostnader dyker upp i efterhand. Kommunikationen som råder mellan hyresgästen och konsulten, men även mellan hyresgästen och fastighetsägaren under hela processen spelar därför en viktig roll i detta sammanhang. Enligt en av de största konsulterna i Sverige inom området så brukar dessa kostnadsökningar i dagsläget representeras av 25-40 procent av totalkostnaden. År 2006 motsvarades denna siffra med 13 procent inom byggsektorn av de totala investeringskostnaderna, eller drygt 22,5 miljarder kronor som kostnadsökningar till följd av bristande kommunikation. 1 Många företag väljer att skaffa mer lokaler eller flytta till en modernare lokal då det råder högkonjunktur. Man är då även beredd att betala lite extra för allt. Ur en hyresvärds perspektiv så betyder det att man gärna redan från början bakar in alla tilläggskostnader (exempelvis fastighetsskatt, moms, el, värme, VA mm) när man presenterar bashyran, medan i en lågkonjunktur så väljer man och minska bashyran för att vid en senare tidpunkt, efter 1 Dagens industri, (2008) 6

kontraktsskrivningen, lägga till dessa extra kostnader som tilläggskostnader. Dessa kostnadsökningar dyker oftast upp senare exempelvis som en oförutsedd hyreshöjning för hyresgästen. Då ett företag skriver på ett hyreskontrakt innebär det även att man skriver på för vissa förbättringsåtgärder såsom lokalanpassningar som sedan hyresvärden sätter sitt pris på. Åtgärder som skapar betydande förändringar, behöver noggrann planering och kräver investeringar. Hur avskrivs dessa? Och varför blir det oftast dyrare än man tänkt sig från början? Ett annat bakomliggande problem till kostnadsökningar är de olika företagens seriositet angående sina lokalfrågor. Det finns vissa som exempelvis ser över sina lokalfrågor över en fika och tar sedan ett kraftlöst beslut angående sin lokalsituation. Detta brukar i slutändan leda till en större totalkostnad än man tänkt sig från början på grund utav den dåliga planeringen. Andra mer erfarna företagsledare tar in sina bästa medarbetare såsom jurister, arkitekter, ekonomer mm för att ta sig an sina lokalfrågor. Vad har detta för konsekvens på den totala kostnaden? Lokalkostnaden är den näst största utgiften som ett företag har, efter personalkostnader. Detta borde sporra företagsledningar att planera sitt Business Case mycket noggrannare och försöka förstå lokal och fastighetsfrågor ännu bättre innan de tar ett beslut. Om inte annat, så bör man försöka hitta rätt kompetens i rätt tidpunkt. Frågan är ifall detta är ett problem som är branschrelaterat? I så fall, är det på grund utav att det finns olika risker i olika sorters branscher? 1.2 Syfte Syftet är att kartlägga företags kostnader vid nyteckning eller omförhandling av ett hyreskontrakt. Det har upplevts att det finns en önskan bland hyresgäster att dessa kostnader bör diskuteras, redas ut och göras mer transparenta. Utöver detta så vill jag i denna uppsats spegla hur experterna upp uppfattar att dessa kostnader påverkar ett projekts totala kostnad. Denna uppsats skall även bidra till att fler hyresgäster som är på väg att genoföra en omstrukturering i sin verksamhet, ska få en klarare bild av hur processen vid en verksamhetsförändring och dess fallgropar kan undvikas genom att agera konsekvent genom processens alla delmoment. 1.3 Avgränsningar Uppsatsen är till övervägande del avgränsad till att omfatta städerna Stockholm, Göteborg och Malmö. Vidare så koncentrerar sig denna uppsats endast på kontorslokaler och stora hyresgäster vars lokalbehov är minst 1000 kvm kontorsyta. Själva processen kommer att avgränsas till: Upphandling av lokal (behovet, förfrågningsunderlaget, lokalsökningen, utvärderingen och förhandlingen) tecknande av hyreskontrakt, slutprogrammering, projektering och byggnation fram till överlämnande av färdig lokal. Ytterligare en avgränsning är att denna uppsats speglar den rådande marknadssituationen då denna uppsats är skriven och sträcker sig cirka ett år tillbaka i tiden. Denna uppsats kommer på grund av dessa förutsättningar ge en bild av en fastighetsmarknad som befinner sig i en högkonjunktur. 7

1.4 Metod Uppsatsen baserades på litteraturstudier, informationssökning via Internet samt djupintervjuer av ett antal stora hyresgäster som med hjälp, eller utan hjälp av fackman nytecknat eller omförhandlat sina hyreskontrakt. Alla personer som ställt upp på intervjuerna har varit handplockade från utvalda företagen och som författaren trott haft störst insikt i ämnet, förståelse i dess problematik och möjlighet att komma med förslag till potentiella lösningar. Bland de företag som intervjuades ingår både privata och statliga bolag. Efter att alla intervjuer varit genomförda och man fått höra de utvalda hyresgästernas egna tankar och åsikter, så ökade förståelsen för hur de upplever processen. Den information som kunde urskiljas från intervjumaterialet var bland annat hur det går till då man skall genomföra ett projekt, och hur de olika fasernas planering kan påverka projektets totala kostnad. Till sist så analyserades och sammanställdes intervjumaterialet. Det var genom de väl utförda intervjuerna som ytterligare information framkom och samtidigt tillät detta arbete och fortsätta att gå framåt. 1.5 Disposition Kapitel två börjar med en översiktlig genomgång av processen och delas in i olika delmoment som exempelvis beslutsprocess, sökprocessen och anbudsprocess. Efter det följer en inblick i hur det går till då man skriver på ett hyresavtal, samt en översiktlig beskrivning av vilka kostnader hyresgästerna står för. I detta kapitel redovisas även några av de delposter som regleras i ett hyresavtal, samt avtalets betydelse för hyresvärd respektive hyresgäst. Kapitlet avslutas med en beskrivning av hur den efterföljande projekteringen och byggnationen kan komma att påverka den totala kostnaden. I kapitel tre presenteras först en allmän beskrivning hur Tenant Rep konsulter jobbar med frågor som rör bland annat kontraktskrivning. Sedan ges en genomgång av vad ett förfrågningsunderlag är, och vad den har för betydelse för ett projekts utfall. Med hjälp utav en konsult så kan man forma och skapa förfrågningsunderlag som leder till ett bra förarbete under beslutsprocessen, sökprocessen samt anbudsprocessen. Kostnader för ändrings och tilläggsarbeten beskrivs sist i detta kapitel. I kapitel fyra presenteras information och åsikter som samlats in genom intervjuer med kunniga personer inom ämnet. Här presenteras även författarens egna reflektioner av intervjuerna. I slutet sammanfattas de områden som kan ha en inverkan på bedömningen av vissa av de frågor som tas upp i examensarbetet. Analys och slutsatser återfinns i kapitel fem. 8

2. Processen Detta kapitel syftar till att ge läsaren en allmän bild av de delmoment som ingår i processen för upphandling av kontorslokaler, oavsett om man genomfört detta i egen regi, eller med hjälp av en konsult. 2.1 Behovsanalys När ett hyreskontrakt för de lokaler som ett företag sitter i börjar löpa mot sitt slut, är det dags för ledningen i företaget och fatta nya viktiga beslut. Det två vanligaste frågorna man ställer sig då är ifall man skall omförhandla det aktuella kontraktet och stanna kvar i de gamla lokalerna, eller flytta till nya lokaler. Det normala är att man först utför en verksamhetsanalys. Denna utförs av företagets ledning föranledd utav en förstudie. Ledningens definierar i förstudien då ner alla så kallade key drivers. Dessa är de olika faktorer som skall ligga till grund för beslutsunderlaget. All information som läggs till, kommer senare att ligga till grund för ledningens beslut då företaget slutligen antingen väljer att omförhandla sitt nuvarande hyreskontrakt, eller flytta till en ny lokal. Oftast har inte alla företagen egen fastighetsavdelning in house, därför så är det vanligt att man kallar in en konsult som rådgivare. En av anledningarna till detta beror på att de beslut som fattas under detta tidiga skede, kan vara ytterst avgörande mot slutet, både tidsmässigt och ekonomiskt. Lokalbehovet kan variera mellan olika företag och tidpunkt beroende på vad man har fokus på just då man ska omförhandla eller nyteckna ett hyreskontrakt. En lokalsökning kan exempelvis bli aktuell då ett företag vill öka produktiviteten och måste ha de lokalresurser som företagets produktionsutveckling kräver, eller då man helt enkelt vill få ner kostnaderna för lokalerna man sitter i, det vill säga, man vill förhandla fram en lägre hyra. Läget är det första man brukar prioriterar när ett företag söker efter en ny lokal (eller då man väljer att stanna kvar). Bland större företag så är man för det mesta mer villig att betala mer för lokalens utformning än för läget. Detta kan bero på att ju fler anställda ett företag har desto större omsättning blir det bland de anställda och därmed blir lokalens utformning viktigare. Behovet av en lokalsökning kan även ha och göra med hur konjunkturen ser ut. För att vid exempelvis en lågkonjunktur, så sker det många omstruktureringar i företagen som kan leda till att en hyresgäst behöver flytta till en mindre lokal, eller till en som ligger utanför CBD- läget på grund utav de ekonomiska förutsättningarna. Man brukar därför under förstudien utföra en kartläggning över företagets anställda, konkurrenter, partners, kunder och kommunikationer för att få en uppfattning om deras beteendemönster i förhållande till lokalens position. Dessa är några av de vanligaste faktorerna som oftast styr vilket beslut ledningen tar till slut. 9

2.2 Förfrågningsunderlaget Kommunikationen mellan alla players i projektens tidiga skeden kommer som tidigare nämnts att spela en viktig roll när man börjar närma sig slutfasen. Det är därför viktigt för projektledaren att vara säker på att det alltid är rätt handling som ligger till grund för projekteringen. Det ökar därmed sannolikheten för honom att kunna minska den totala kostnaden som i värsta fall kan bli mycket större än väntat. För att klara av och hålla ner kostnaderna så krävs det därför att man har en god struktur på förfrågningsunderlaget. Förfrågningsunderlag i samband med upphandling av lokaler kommer att behandlas mer utförligt i nästa kapitel. 2.3 Lokalsökningen En lokalsökning startar oftast efter man har gjort en behovsanalys, och med hjälp av denna genomlyst den nuvarande lokalsituationen. Behovsanalysen som beskrevs ovan, skall vara på den nivån och omfattning att den kan användas som kravspecifikation i en kommande lokalsökning. Själva lokalsökningen går sedan ut på att försöka identifiera de lokaler som marknaden har att erbjuda och som tillfredsställer företagets behov. Har man anlitat en konsult eller en mäklare så brukar de i detta skede presentera en lista på de lokaler som mer eller mindre uppfyller företagets kriterier i en så kallad long list. Därefter så bantas denna lista ner tills det bara finns några få objekt kvar beroende på vilka preferenser kunden har. Denna nedbantade lista kallas för short list och innehåller endast ett par objekt som till slut konsulten besöker tillsammans med kunden. Företag kan ibland vara väldigt känsliga för i vilket område fastigheten ligger, kanske på grund utav företagskulturen. Områdeskriterier kan exempelvis vara tillgängligheten till fastigheten med fordon eller via lokaltrafik, säkerhet, tillgång till funktionell och modern infrastruktur samt närhet till restauranger, post och bankkontor. Vidare så brukar det finnas intresse att få veta hur byggnadens olika tekniska finesser och fastighetsägarens service utbud stämmer överrens med ens egna kriterier. Det kan exempelvis innebära att fastigheten skall vara en funktionell och modern sådan. Det kan även innebära att hyresgästen har som önskemål att fastighetsägaren har och kan erbjuda företaget facilities management tjänster. Detta är tjänster såsom vaktmästeritjänster, catering, reception, hjälp med konferenser och möten, mm. Andra kravspecifikationer kan exempelvis vara tillgång till ett antal parkeringsplatser för de anställda(prioriteras väldigt högt). Även säkerhet prioriteras högt och den innefattar inte bara lås och larmsystem, utan även skydd av person och egendom. Vad gäller själva lokalen, så spelar placeringen i byggnaden en viktig roll. Ska man sitta högst upp och få en fin utsikt, eller på bottenplan och ha bästa exponering ut mot gatan? Givetvis så spelar även omgivningen runtomkring en väldigt stor roll, för att har man andra stora byggnader tätt intill så är det ju betydelselöst i vilken våning man sitter på, med tanke på utsikten. Å andra sidan så kanske man vill sitta längst ner i byggnaden för att man istället får utsikt ut till en fin innegård eller park. På grund av inbrottsrisken bland annat, så innebär det en större risk att sitta på bottenplan och våning ett, än att ha sitt kontor högre upp. 10

Detta är även en kostnadsfråga med hänsyn till årshyran per kvadratmeter per år för lokalen på grund utav att riskexponeringen. Att hitta rätt planlösningen brukar även vara ett hinder då man som hyresgäst försöker finna den optimala lokalen. Planlösningen ska vara lätt att anpassa till företagets verksamhet och affärsidé. Flexibilitet är också ett krav för att kunna nyttja lokalen maximalt. Företag vill snabbt kunna anpassa lokalerna i takt med att verksamhetens behov förändras. Slutligen så är det även viktigt att kunna etablerbara en god relation med hyresvärden. Som hyresgäst så vill man känna sig trygg och säker då man skriver på ett kontrakt som innebär att man gör en omfattande och långsiktig investering. Man träder därför då även in i en långsiktig relation med hyresvärden. En god relation mellan hyresvärd och hyresgäst medför att man som hyresvärd även kan åstadkomma enklare och mer kostnadseffektiva problemlösningar. Vilket i sin tur leder till en mer lönsam fastighetsförvaltning med nöjda kunder, som i sin tur väljer att stanna längre. 2.4. Lokalens egenskaper, yteffektivitet och ändringsklausuler När man väl bestämt sig för att flytta in i en lokal så är det många som kommer med idéer om huruvida lokalen skall projekteras om och byggas till(arkitekter, konsulter, projektgruppen, ledningen mm). En punkt som man dock brukar vara rätt så eniga om är, att man vill ha ett så yteffektivt kontor som möjligt. Av arkitekten, konsulten, projektgruppen och ledningen så är det ändå nästan alltid ledningen som har sista ordet om huruvida den slutgiltiga layouten kommer att se ut. Det finns även vissa frågor som ledningen bör ha extra bra koll på, och det är till exempel: Hur många anställda finns de inom företaget? Hur många kvadratmeter per anställd är lämpligast? Vilket koncept är effektivast för uppdelningen av arbetsplatser, delad skrivbordsplacering eller så kallade hot desks? Det finns alltid saker som dyker upp i efterhand under projekteringen som gör att man behöver ändra tidigare planritningar. Det är därför viktigt att ha med en del ändringsklausuler i kontraktet som täcker eventuella ändringsåtgärder som måste göras i efterhand och som kan leda till kostnadsökningar på grund av fel planering eller vissa missuppfattningar mellan beställare och entreprenör. 2.5 Nyckeltal När ett företag planerar en flytt, så skall det ingå i ledningens och projektledarens uppgift att bland annat skapa en budget för de kostnader och utgifter som man förväntar sig att ett projekt kommer att kräva. En sådan budget, speciellt inom fastighetsbranschen, tas normalt fram med hjälp av nyckeltal. Dessa nyckeltal används även mycket flitigt av bland annat av konsulter. Det finns ett antal olika nyckeltal, och konsulter försöker alltid att utveckla och uppdatera dem för att erbjuda deras kunder den senaste informationen som rör fastighetsmarknaden, på lokal, regional samt internationell nivå. En del använder nyckeltal och benchmarking som ett underlag inför beslutsfattande i fastighetsrelaterade frågor. Andra använder det som en indikator för att kartlägga företagets sits i förhållande till sin målsättning eller som en kombination av dessa. 2 2 Van Dijk och Widlund, (2003) 11

I fastighetsbranschen så används nyckeltal främst för att komma fram till viktiga beslut i samband med exempelvis fastighetstransaktioner för att kunna jämföra vissa objekt, samt vid lokalutnyttjande för att exempelvis utvärdera en potentiell förbättring inom det egna beståndet. De vanligaste nyckeltalen som man normalt brukar räkna på för att få en grov uppfattning om vad hyra, projektering och byggnation kommer att kosta presenteras nedan. Man kan dela upp dessa nyckeltal i två grupper, fysiska nyckeltal och kostnadsrelaterade nyckeltal. Fysiska nyckletal Yta per anställd Yta per arbetsplats Kostnadsrelaterade nyckeltal Hyra per kvadratmeter Drift och underhåll per kvadratmeter Städkostnad per arbetsplats Det finns många fler olika nyckeltal. Dessa används för att exempelvis räkna fram avgifter för fastighetsskattskatt och moms. Sedan så finns det några andra som inte är helt definierade och är något som man i branschen måste komma överrens om. Vilka är de, och hur ska de redovisas? exempelvis, hur stor är en arbetsplats? 3 Frågan är också hur väl nyckeltalen stämmer överrens med definitionerna? Och med vilken precision man kan använda sig av dessa vid utformningen av en fastighetsrelaterad affär. 2.6 Förhandlingen Detta kapitel syfta till att ge läsaren en inblick i processen då man ska nyteckna, alternativt omförhandla ett hyreskontrakt, fram tills att den färdiga lokalen överlämnas. Den ska även ge läsaren kännedom om de olika parametrar som regleras i ett kontrakt och som man oftast förhandlar om vid en hyresförhandling. 2.6.1 Förhandlingen med hyresvärden När ett företag bestämt sig för vart de vill etablera sitt kontor och hittat rätt lokal, så följs detta vanligtvis av en förhandling vars mål är att leda till ett avtal. Alternativet är en omförhandling av ett befintligt avtal där hyresgästen och hyresvärden hjälps åt att förhandla fram ett kontrakt som är fördelaktigt för båda parter. Förhandlingar bör skötas av personer med spetskompetens inom området på grund av att hyresfrågorna ofta har en mycket hög prioritet. Många företag (oftast mindre företag) är av uppfattningen av att det bara är ett kontrakt som borde vara enkelt att hantera själv. Andra förhandlar oftast bara om priset, men det handlar även om att ha flexibilitet i kontraktet och andra villkor. 3 Kristoffer Ultenius, (2007) 12

100 80 60 40 20 0 Finnans-och försäkringsbolag Adv okat Data/IT/Teknink Konsult Statlig organisation Media/ reklam Figur 1. Andel som anser sig ha god eller mkt god kunskap om lokalmarknaden. Källa: Sealey och Svanberg, 2005 Diagrammet ovan visar andelen i olika typer av branscher som anser sig vara bra eller mycket bra på hyresförhandling. Den visar att media och reklamföretagen anser sig vara överlägset bäst inom dessa områden tätt följt av finans- och försäkringsbolagen. Anmärkningsvärt är att en bransch som media och reklam vars kärnverksamhet ligger så långt från lokalhyresmarknaden ändå anser sig ha så goda kunskaper inom detta område. Men ifall man inte anser sig vara tillräckligt bra på att förhandla hyreskontrakt så kan det vara bra och ta kontakt med en konsult som kan ta på sig ansvaret och sköta förhandlingarna med fastighetsägaren. Mest förekommande är det då företag ska nyteckna ett hyreskontrakt. Konsulten bistår oftast då företaget (beställaren) som projektledare och ser till att förhandlingarna går rätt till, samt att hela processen blir så kostnadseffektiv som möjligt. Även för fastighetsägaren så brukar det kännas bättre då man vet att företaget har anlitat en konsult till sin hjälp. Det beror på att man då kan prata samma språk och därmed blir det ett noggrannare och seriösare jobb från start, samt att fastighetsägaren kan svara upp mot konsultens begär då det finns en professionell mottagare. 2.7 Kontraktet När man förhandlar om ett hyreskontrakt så finns det vissa parametrar som är fundamentala och bör därför alltid finnas deklarerade. De parametrar hyresvärden vanligtvis brukar presentera i ett hyreskontrakt är: Hyra, kontraktstid, drift och underhållskostnader, skatt och moms, inbetalningstidpunkter, uppsägningstid, möjlighet till förlängning av kontrakt och eventuell hyreshöjning. Här nedan visas ett exempel på hur de vanligaste svenska kontrakt brukar definieras ner: Hyra Kontraktstid Inbetalningstidpunkter Uppsägningstid Möjlighet till förlängning efter kotraktidens slut Hyreshöjning X SEK/KVM/ÅR 3-5 år kalenderkvartals /kalendermånads 9 månader Ja Årlig eller kvartalsvis indexering 13

Nedan redovisas mer komplicerade parametrar som tillkommer i ett hyresavtal. Dessa parametrar såsom drift och underhållskostnader, fastighetsskatt och moms utgör även de ett viktigt underlag för hyressättningen. 2.7.1 Driftkostnader och underhållskostnader När man pratar om driftkostnad för en fastighet kan det i olika sammanhang verka lite luddigt. Men med driftkostnader anses kostnader såsom försäkringskostnader(lokal eller anläggning), uppvärmning, vatten och avlopp, soptömning, miljöavgifter och brandtillsyn samt kostnader för telefonabonnemang med mera. Eller, Åtgärder med ett förväntat intervall mindre än ett år vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt 4 Vanligen sker en fördelning vilket innebär att hyresgästen betalar en viss andel av den totala driftkostnaden. Den del som tillfaller hyresgästen räknas fram genom att man tar hyresgästens lokalyta och delar sedan denna med fastighetens totala lokalyta. En annan stor utgiftspost för en fastighetsägare är underhållskostnaden för fastighetens lokaler. Det finns även här olika typer av ansvarsfördelningar mellan fastighetsägare och hyresgäst för underhållskostnaderna. Från en hyresgäst sida så är exempelvis alla inre reparationskostnader av den lokalen man förhyr, en kostnad som avgränsas till den privata lokaldelen som varje enskild hyresgäst förhyr. Däremot utgifter som underhållskostnader för allmänna platser i byggnaden som receptioner, hissar, sophämtning, trappstädning, snöröjning, sandning mm. ansvarar fastighetsägaren för. Fastighetsägaren ansvara även för alla de underhållskostnader som rör den externa delen av byggnaden som exempelvis underhåll av tak och fasader. Till sist så svarar fastighetsägaren även för fastighetens olika försäkringskostnader som är relaterade till fastighetens olika beståndsdelar. 2.7.2 Fastighetsskatt och moms Fastighetsbeskattningen är en angelägen fråga, inte minst för fastighetsägare av kommersiella fastigheter. Även denna utgift delas upp mellan hyresgäst och fastighetsägare. Men i praktiken så går det till som så att fastighetsägaren betalar alltid själv in den totala fastighetsskatten som tillfaller hela fastigheten. Denna skattesats som tillfaller fastigheten räknas ut genom att Skatteverket debiterar fastighetsägaren 1 procent av taxeringsvärdet på fastigheten. I nästa steg så debiteras skatten från hyresgästerna i efterhand på pro-rata basis, det vill säga, man betalar en viss kvot av fastighetsskatten beroende på hur stor lokalarea av fastigheten man nyttjar i relation till den totala fastighetsarean. På samma sätt debiteras mervärdeskatten, VAT eller momsen som det heter på vardags svenska. Momsen är till skillnad mot hyra inget som hyresvärden kan tillgodogöra sig. Så väl som den egentliga hyran som förekommande tillägg, så betraktas däremot momsen alltid som hyra för hyresgästen och utgör kostnader i hyresgästens rörelse. Men det finns 4 www.lantm.lth.se/fileadmin/fastighetsvetenskap/utbildning/fastighetsekonomi/inv_fast_so.pdf 14

andra omständigheter, främst det rent hyresrättsliga, som talar för att moms inte utgör hyra enligt hyreslagen. Till sist så kan det nämnas att fastighetsägaren kan antingen vara skatteskyldig till moms (vanligast), eller i efterhand bli frivillig skatteskyldig till moms, efter beslut av skattemyndigheter. Syftet med reglerna om frivillig skatteskyldighet till moms syftar till att möjliggöra för fastighetsägaren att ta ut en lägre hyra. 2.7.3 Oförutsedda kostnader och hyrestillägg Skulle efter avtalets tecknande för avtal löpande på längre tid än tre år oförutsedda kostnader uppkomma för fastigheten såsom skatter, avgifter eller annan pålaga varom riksdag, regering, kommun eller myndighet kan komma att besluta, eller uppkommer andra oförutsedda kostnader som inte hyresvärden råder över, skall hyresgästen med verkan från inträdd kostnadsökning erlägga ersättning till hyresvärden med belopp som belöper på sin andel i fastigheten. 5 Men man måste återigen tillägga att i förlängningen så utgör varken moms eller fastighetsskatt hyra enligt hyreslagen 19 och är därför heller inte något som hyresvärden kan tillgodogöra sig. En annan fråga som kan tyckas vara intressant är vilka kostnader som hyresgästen betalar till hyresvärden utöver bashyra ska ses som hyra? En hyresgäst som förhyr en lokal betalar vanligtvis bashyra, fastighetsskatt, moms, tillägg för kostnader som värme, vatten, el, VA samt tillägg för kostnader för drift- och underhåll av de gemensamma ytorna. Frågan är hur dessa tillägg borde vara utformade för att de ska vara giltiga? Troligtvis så måste det finnas en tillräckligt preciserad beräkningsgrund. 6 Tillräckligt preciserad beräkningsgrund kan anses vara då hyresvärden gör en indexuppräckning av hyran som följer konsumentprisindex. Moms och fastighetsskatt debiteras däremot genom en procentandel, vilken beräknas genom att dividera hyresgästens hyra med den totala hyran från alla hyresgäster i byggnaden. Det som kan tyckas vara fel är att moms och fastighetsskatt som nämnt ovan inte utgör någon hyra eftersom hyresvärden inte kan tillgodoräkna sig de pengarna. Frågan är varför man samtidigt tillämpar samma beräkningssätt på andra typer av kostnader och tillägg som hyresgästen ska betala och hänföra till hyra. Dessa tillägg behandlas alltså på samma sätt trots att hyresvärden inte kan påverka avgifterna för moms och fastighetsskatt men kan påverka andra tillägg till hyran eftersom hyresvärden upphandlat med privata parter. Bilden nedan visar hyresgästens kostnader och speglar även problematiken med hyrestillägg: 5 www.fastighetsagarna.se/hyreskontrakt 6 Anna Flodmark, Lovisa Skalin, (2005) 15

Hyra Hyresvärden kan påverka! - Bashyra -Tilläggskostnader (Förhandling med privata parter) Undantagna avgifter a Hyresvärden kan inte påverka! - Moms - Fastighetsskatt Figur 2: Figuren visar problematiken med hyrestillägg. Källa: Flodmark och Skalin, (2007) Det är viktigt att kunna visa hur de enskilda posterna är framtagna, så att hyresgästen också ska kunna räkna ut kostnaderna. Om man inte kan förklara beräkningsgrunden för varje enskild post, så skulle det kunna vara ogiltigt. Öyvind Freszals affärsjurist på Svensk Handel tror att många på hyresvärdssidan skulle protestera mot detta, men hänvisar till att det står i lagen att man ska använda sig av en beräkningsgrund.7 2.7.4 Andrahandsuthyrning, uppsägning av kontrakt och återställande av lokal Som hyresgäst så har man även vissa begränsningar då det gäller nyttjandet av lokalen. Det kan exempelvis röra om att få tillstånd och hyra ut delar av lokalen i andra hand då man som hyresgäst kontrakterat för stora ytor och behöver dra ner sina lokalkostnader. Som hyresgäst så har man alltid en möjlighet att hyra ut i andrahand så länge man själv bedriver verksamhet i lokalen och så länge den nya verksamheten inte strider mot avtalet. Vidare så får andrahandsuthyrning eller överlåtelse av hyreskontrakt inte ske utan tillstånd från förvaltaren. Skall man hyra ut lokalen i andra hand är det viktigt att man som förstahandshyresgäst momsregistrerar sig som hyresvärd. 8 En annan viktig punkt är själva uppsägningen av ett kontrakt. När har man egentligen rätt att säga upp ett kontrakt i förhand? Är det någon skillnad ifall det är hyresvärden eller hyresgästen som säger upp? Det man kan göra är att man för in en klausul i själva kontraktet som framför att man har rätt till uppsägning i förtid. Om det är hyresvärden som gör uppsägningen, måste skillnad göras för uppsägning till avflyttning eller för villkorsändring. Om uppsägningen avser avflyttning är det ett formkrav att hyresvärden anger varför hyresgästen inte får fortsätta att använda sin lokal. 7 Anna Flodmark, Lovisa Skalin, (2005) 8 www.hyresgast.newsec.se 16

De vanligaste skälen är att fastigheten skall byggas om, att hyresvärden behöver lokalen själv eller att hyresgästen misskött sig i något avseende. Ingenting hindrar att hyresvärden i uppsägningen anger flera skäl till att hyresavtalet skall upphöra. Om uppsägningen avser omförhandling, till exempel om hyresvärden vill höja hyran, måste denna förändring av hyresvillkoren som den uppsägande parten önskar, framgå av själva uppsägningen. Men till skillnad från hyresvärden så får hyresgästen inte ange att han önskar att förändra sin förhyrda lokalyta eller heller åberopa hyressänkning i sitt uttalande. En sådan uppsägning från hyresgästens sida kan bara avse uppsägning för avflyttning med konsekvensen om skyldighet att avflytta utan ekonomiska krav. Vidare måste i uppsägningen finnas en formulering, som skall motsvara följande: Om Ni inte går med på att avflytta utan att få ersättning enligt 12 kap. 58b jordabalken, har Ni att hos hyresnämnden begära medling inom 2 månader från det Ni fått del av denna uppsägning. 9 Som hyresgäst så har man även ett ansvar att även återställa lokalen så att hyresvärden med enkelhet kan ta in en ny hyresgäst. Man kan säga att man skall lämna lokalen som man själv skulle vilja finna den, ren och snygg med andra ord och inte minst användbar. Detta brukar i vissa fall medföra en del omkostnader för hyresgästen ifall lokalen blivit för nerslitet under kontraktstiden, eller ifall det gjorts vissa lokalanpassningar som tidigare införts för hyresgästen som nu måste återställas innan en ny hyresgäst kan flytta in. 2.8 Slutprogrammering Många hyresgäster brukar ha svårt att ibland tolka juridiska överenskommelser såsom ett hyreskontrakt som innehåller många komplexa definitioner och beståndsdelar som kan misstolkas och ställa till problem. Det finns en allmän uppfattning hos konsulter om att hyresgäster ofta tror att de kan saker själva, mest vanligt är det bland mindre hyresgäster på grund av att de kanske inte har en fastighetsavdelning i företaget som är sakkunnig inom det här området. Det kan därför vara bra för hyresgäster som inte har så stor erfarenhet av tidigare flytt mm att ta kontakt med en expert så att man så tidigt som möjligt kan få tag i den information som man behöver. Helst innan kontraktet med hyresvärden är påskrivet. Varför kan man då fråga sig? Det kan exempelvis vara ifall hyresgästen i framtiden skulle behöva lägga till, lämna ifrån sig yta eller göra om i lokalens layout så bör dessa klausuler och tillägg definieras i kontraktet på ett sådant sätt så att det inte kan misstolkas. Man bör på grund av detta så tidigt som möjligt införa en eller flera klausuler i kontraktet som säger att man gentemot hyresvärden har rätt att göra dessa sena ändringar, utan att det leder till några tilläggskostnader ifrån hyresvärdens sida. Hyresvärden stämmer alltså efter kontraktskrivningen av det som kallas för slutprogrammeringen av lokalen tillsammans med hyresgästen. Observera återigen, att slutprogrammeringen kommer efter kontraktskrivningen och därför så bör möjligheterna till ändring i denna fas anges redan i kontraktet. Företagets verksamhet kan även förändras under tiden för förhandlingar, därför gör man rätt i att ha med dessa klausuler i kontraktet som backup, så att totalkostnaden inte blir större än budgeterat på grund av att man inte garderat sig för sena ändringar. En studie visar att otydlighet kring beslut om vilka lösningsförslag som egentligen skall utgöra så kallade gällande handling brukar leda till stress, och en ostrukturerad arbetsgång. En orsak till detta kan vara att kommunikationsvägarna är flera och att det därför finns många 9 www.dagenslokaler.se 2005/artiklar/2006-11 17

olika sätt att delge varandra information på, exempelvis då sändare och mottagare använder olika media. 10 Det är alltså i slutprogrammeringen man bör se till att alla detaljer som berör lokalens projektering och byggnation stämmer överrens med kontraktet och dess kravspecifikationer. 2.9 Projektering och byggnation Projektering och byggnation tar vid då kontraktet är skrivet och man stämt av alla detaljer i slutprogrameringsfasen.(se ovan) Det kan innebära allt från att koordinera nätverk, ställa i ordning lokalen med larm och lås till byggmöten. Byggmöten brukar hållas med en tidsintervall enligt överenskommelse, till exempel var tredje vecka, som sedan blir till varannan vecka och slutligen en till två gånger per vecka, då man börjar närma sig slutfasen. Byggmöten skall även följa en i förväg uppgjord dagordning. I Projektering och byggnationsfasen, eller Project Management som det även kallas, innehåller även utveckling av en projektplan, definierade projektmål och syfte, specificerade aktiviteter och hur målen skall kunna uppnås, vilka resurser som är nödvändiga och associerade budgetar och tidsramar för färdigställande av målet. Project Management innebär också implementering av projektplanen tillsammans med verktyg för att kunna behålla kontrollen på de olika parametrar som är viktiga för att nå målen inom tidsramen samt kostnader. Project Management följer ofta några huvudfaser. Dessa faser kan vara förstudie, projektplanering, implementering, utvärdering och support/underhåll (benämningen på dessa faser varierar mellan olika projekt). 11 2.10 Tillträde och överlämnandet av färdig lokal När ett företag bestämt sig för ett datum då man kommer flytta in i den nya lokalen, så brukar man försöka tima så att det sker under en helg. En lokal som är nästa klar för inflytt tar inte mer än en hel helg att färdigställa. Med tanke på hur känsligt det kan vara att ha sitt IT-system nerlagt, så är en helg mest passande. Bästa dagen för flytt är en fredag då alla medarbetare kan bedes lämna kontoret vid lunch och komma tillbaka till det nya kontoret på måndag då kontoret uppmöblerat. 12 10 Örjan Wikforss, (2006) 11 www.qbis.se 12 Göran Johansson, (2007) 18

3. Konsulten 3.1 Inledning Konsulten som ett verktyg vid en hyresförhandling har tidigare nämnts i texten. Samarbetet mellan företag och konsulter har ökat företagens medvetenhet och förståelse för hela processen, som i sin tur lett till att företag allt oftare börjat efterfråga helhetslösningar. Men många företag känner fortfarande inte till konsulttjänster som exempelvis Tenant Representation. Vanligast är det bland mindre företag som för det mesta kontaktar en mäklare framför en TR-konsult eftersom de har relativt lite kunskap om vad TR är och att det finns. Intresseväckande av den orsaken för detta examensarbete, är att urskilja de företag som har fått hjälp av en konsult vid exempelvis en hyresförhandling, med dem som inte har haft med en rådgivande konsult när de tagit sig an sina lokalfrågor. Har man gått miste om något och i så fall vad? Misstag som gjorts i kontraktsförhandlingen dyker oftast upp i efterhand och upptäcks därför inte till en början. 3.2 Konsulters allmänna roller Konsultens främsta roll i detta sammanhang är att bland annat agera rådgivare på frågor som rör lokalsökning, nyteckning eller omförhandling av hyreskontrakt. Omförhandling och lokalsökning hänger oftast samman. Detta är på grund av att man då kan passa på att erbjuda kunden(hyresgästen) flera alternativa lokaler och därmed skapa ett bättre förhandlingsläge gentemot hyresvärden vid en omförhandling. Konsulten söker därför oftast samtidigt upp minst två alternativa lokaler till hyresgästen som han eventuellt ska kunna flytta till. Som konsult så måste man även ha förmågan att sätta sig in i kundens verksamhet för att på så sätt kunna relatera till det lokalbehov som företagets verksamhet önskar att få tillfredställd. Men även för fastighetsägare så kommer TR-konsulten att bli matnyttig. Hyresgäster som ibland har svårt att definiera deras verkliga problem, har även svårt att komma fram till en väl underbyggt resonemang angående deras lokalsituation. Därför så fungerar konsulten även som språkrör för hyresgästen och kan därmed föra en mer professionell dialog med fastighetsägaren vilket brukar underlätta för bägge parter. Men det blir även tuffare för fastighetsägaren att avtala med en motpart vars intresse ligger i att förhandla fram ett så fördelaktigt avtal som möjligt för hyresgästen. Indirekt så kan man tro att fastighetsägare ser TR-konsulter som konkurrenter. Men i själva verket så finns det en ömsesidig uppfattning mellan konsulter och fastighetsägare att hela processen löper snabbare ifall man får prata med en professionell motpart. Dock finns det en mer komplicerad dimension då konsulten ska företräda en utländsk investerare. Delvis beror det på att konsulten inte har den direkta kontaktytan med ägaren utan måste gå via en förvaltare där konsulten inte känner till deras samarbete. Generellt kan man tycka att det bästa och enklaste vore om hyresgäst och hyresvärd skulle kunna sköta förhandlingen själva men det är här som problemen uppkommer. 13 Fastighetsfrågor och förhandlingar är en fastighetsägares vardagsmat, men inte för alla hyresgästen. Problemet är fortfarande den sneda kunskapsbalansen mellan hyresgäster och fastighetsägare. 13 Kristoffer Ultenius, (2007) 19

Tenant Representation Department Project Support D. Hay Project Oversight L. Ohlsson Project Lead Research Department Project Support Capital Market Department Project Support Bild: Projektteam och dess uppbyggnad. Källa: Jones lang Lasalle Sverige Bilden ovan visar hur ett projektteam kan vara uppbyggt då man exempelvis ska biträda en kund, samt vilka roller som de inblandade konsulterna kan ha i ett sådant projekt. Vanligast är att man bistår företaget med minst två personer som tar på sig ansvaret att leda projektet(se bild). Dessa personer har till uppgift att jobba så nära kunden som möjligt och sätta sig in i dennes produkt/tjänst för att förstå hur det är relaterat till den lokal som de behöver använda för att bäst kunna utföra sin verksamhet. 14 Vid sin sida har projektledarna flera stödgrupper som bistår de med information om exempelvis marknadsläget och prognoser genom researcharbete. En annan uppgift kan exempelvis vara att avlasta projektledarna i vissa frågor som inte har en direkt koppling till kundens kärnverksamhet, men har stor betydelse för projektets professionella utgång. Konsulternas främsta mål är att nu och i framtiden, försöka få kunden och förstå att när man går in i den här typen av process, bör det inte bara titta på hyra per kvadratmeter och år, utan på det totala kontraktsvärdet, det vill säga, vad det egentligen är som skrivs under. 15 3.3 Förfrågningsunderlag och kostnadsökningar En förfrågan är ofta det officiella startskottet till en upphandlingsprocess, där syftet är att få in en offert som till sist kan leda till ett avtal. Innan ett förfrågningsunderlag skickas ut är det mycket viktigt att göra ett bra förarbete som exempelvis innebär att man tar reda på all bakgrundsfakta samt gör analyser som speglar företagets aktuella lokalsituation. Tyvärr så finns ett utbrett problem i de flesta branscher som innebär att man är dålig på att delge väsentlig information när en förfrågan skickas ut till fastighetsägare eller leverantörer. En allmän uppfattning bland konsulter är att förfrågningsunderlag som anses vara bristfälliga brukar leda till utdragna upphandlingsprocesser, ökad totalkostnad och inte minst dåliga resultat. Några av de orsaker till att företag anses har svårt att utforma fullständiga förfrågningar, är att de för det mesta besitter en svag marknadskännedom, lite eller fel information om hyresnivåer och ofullständiga kunskaper kring legala frågor som påverkar kontraktets utformning och flexibilitet. 14 Kristoffer Ultenius, (2007) 15 Kristoffer Ultenius, (2007) 20