Att vara chef i en föränderlig äldreomsorg om att leda en lärande organisation

Att vara chef i en föränderlig äldreomsorg om att leda en lärande organisation VARFÖR ANVÄNDA LÄRANDET SOM ETT LEDNINGSINSTRUMENT?

Ord i stället för handling; 1. Beslut i stället för handling - ex. vis omorganisationer 2. Presentationer i stället för handling - fokusering på rapporter 3. Dokument i stället för handling - tillverka ex.vis policies, program m.m 4. Målsättningar i stället för handling - förväxla mål med genomförande 5. Planering i stället för handling - förväxla planeringsarbete med genomförande Källa: Jeffrey Pfeffer, Robert I Sutton. The knowing - doing gap www.vll.se/memeologen 3

Leder förändringsarbetet till förbättring av vården? Hobby nivå - Baseras i huvudsak på eget intresse - Görs när tid finns till annat Kosmetisk nivå - Förändringar som är synbara men ändrar inte systemet - Punktinsatser här och där utan samband - Håller ett tag Transformativ nivå - Förändringen omvandlar hela system. Omvandling av rutiner, policies, regler, uppföljning, beteende mm. - Förändringarna sker systematiskt och upprepas gradvis www.vll.se/memeologen Jim Easton NHS UK 4

Komplexa system ( Stacey s diagram ) Låg Kaos Grad av samtycke Enkelt Hög Hög Grad av säkerhet Låg

Förbättringskunskap lärandestyrd förändring Lärandet är en upprepande cykel av innovation, observation, reflektion och aktion (Schön 1992). Mental modell om verkligheten Strategier, struktur beslutsregler Feed back information Vägval, beslut Verkligheten

Förbättringskunskap lärandestyrd förändring Lärandet som en feed back process tillämpas som en förändringsmetod i PDSA-cykeln (Shewhart-Deming). Agera Planera Studera Gör PDSA-cykeln

Förbättringsmodell - T Nolan, E Deming m fl Vad vill vi åstadkomma? mål! Hur vet vi att en förändring är en förbättring? mått! Vilka förändringar kan leda till en förbättring? idéer! PDSA-cirkeln Agera Studera Planera Gör test!

www.vll.se/memeologen Magnus Lord Ledardagarna januari 2012 9

www.vll.se/memeologen Magnus Lord Ledardagarna januari 2012 10

www.vll.se/memeologen SNURRAN Insikt om förändringsbehov Metodik baserad på förändringens omfattning/komplexitet Insikter om förändringsbehov Förbättringsmodell - T Nolan, E Deming m fl Vad vill vi åstadkomma? mål! Hur vet vi att en förändring är en förbättring? mått! Vilka förändringar kan leda till en förbättring? idéer! Rigga för att gjord förändring upprätthålls - regler, rutiner - uppföljningssystem Synliggör gap mellan önskvärt och nuläge så att det skapar uppslutning Samla kunskap och erfarenheter och konceptualisera (visa möjliga vägar) Agera Studera Planera Gör PDSA-cirkeln Agera Studera Planera Gör test! Erfarenheten från förändringar sprids - forum - fakta, upplevelsen Designa förändringsarbetet och sätt samman förändringsteam Idéer och kunskaper testas i verkligheten Ändra inne i en rutin Ändra en process/rutin Ändra ett helt system

www.vll.se/memeologen SNURRAN Insikt om förändringsbehov Process för att leda systematisk förändring Insikter om förändringsbehov Rigga för att gjord förändring upprätthålls - regler, rutiner - uppföljningssystem Synliggör gap mellan önskvärt och nuläge så att det skapar uppslutning Samla kunskap och erfarenheter och konceptualisera (visa möjliga vägar) Erfarenheten från förändringar sprids - forum - fakta, upplevelsen Designa förändringsarbetet och sätt samman förändringsteam Idéer och kunskaper testas i verkligheten

Uppslutning smidig, flexibel, tillmötesgående Bygger på engagemang/medverkan Väljer ett angreppssätt för att följa en viljeinriktning Foglighet medgörlig, undfallande, lätt att styra Bygger på eftergivenhet Anpassar sig Människor utan handlingsutrymme kan inte ledas. De måste styras Hållbar förändring av; rutiner, omfördelning av arbetsuppgifter, ta bort onöda osv., säkras genom beteendeförändring. Hållbar beteendeförändring skapas genom värderingsförskjutning. En värdering behöver tvångsfrihet och fri vilja för att skapas. Graden av frivillighet varierar från att vara den som kommer med en ny idé till att gilla läget. För att uppnå uppslutning räcker det inte med enbart beteendeförändring utan att förändringen sker för den rätta orsaken dvs. mot de värderingar som anses utveckla verksamheten i en önskvärd riktning. Ex: att man verkligen anser att väntetid är fel, att säker vård är viktigt, att inte skada är grundläggande, att vara i toppklass är eftersträvansvärt osv.

Motstånd mot förändring existerar inte! 14

Motstånd mot förändring existerar inte! Om förändringen inte sker finns det, hos de som skall göra jobbet, en starkare attraktion till något i det rådande systemet som väger tyngre än attraktionen i det nya systemet. 15

Motstånd mot förändring existerar inte! Om förändringen inte sker finns det, hos de som skall göra jobbet, en starkare attraktion till något i det rådande systemet som väger tyngre än attraktionen i det nya systemet. Förändringsekvationen M L T K Summan av M+L+T måste tillsammans bli större än K! Missnöje: Lockelse: Trovärdighet: Graden av missnöje med det nuvarande tillståndet Den erbjudna förändringens lockelse Trovärdigheten och kvaliteten i metoden som tillämpas för att nå dit Kostnad: Arbetsinsats och kostnad för de som skall göra jobbet 16

Gap-analys Synliggör gap mellan önskvärt och nuläge så att det skapar uppslutning 1. Hur ser det önskvärda läget ut? 2. Hur ser nuläget ut i jämförelse med det önskvärda? 17

Synliggör gap mellan önskvärt och nuläge så att det skapar uppslutning Skillnaden i att kasta en sten eller en f å gel 2 y=x - b f=ma? 18

Insikt om förändringsbehov Process för att leda systematisk förändring Insikter om förändringsbehov Rigga för att gjord förändring upprätthålls - regler, rutiner - uppföljningssystem Synliggör gap mellan önskvärt och nuläge så att det skapar uppslutning Samla kunskap och erfarenheter och konceptualisera (visa möjliga vägar) Erfarenheten från förändringar sprids - forum - fakta, upplevelsen Designa förändringsarbetet och sätt samman förändringsteam Idéer och kunskaper testas i verkligheten 19

En tydlig process utmaningen ligger i mellanrummen Identifiera Bedöma Planera Agera Följa upp Konceptsamling kopplad till processen och uppdelad i fyra strategier: 1. Säkerställa en ordnad process på sjukhus med fokus på utskrivning 2. Säkerställa en ordnad process i primärvård/hemsjukvård/omsorg 3. Rikta insatser mot identifierade mångbesökare på sjukhus 4. Förbättra förmåga att åstadkomma faktabaserade förändringar (mätningar, ledning av utveckling och förbättringsmetodik)

Exempel på koncept Patientnärmre vård Samla kunskap och erfarenheter och konceptualisera (visa möjliga vägar) Patientnärmre vård 1. Gemensam värdegrund 2. Receptionist 3. Vårdnära dokumentation 4. Teamet 5. Ronden Vårdfilosofi 1. Prata om värdegrund 2. Arbeta med attityder 3. Hur ser er reflektionstid ut? Spindeln i nätet 1. Avdelningens koordinator 2. Stöd i vården Platsen för dokumentation 1. Arbetsstation nära patienten 2. Tillräckligt liten lokal 3. Se och synas, men inte höras Från teamarbete till lagarbete till teamarbete 1. Avgränsa det gemensamma åtagandet 2. Vem gör vad? Vem skulle kunna göra vad? Ronden som fenomen 1. Patientens chans 2. En effektiv rond 3. För vem är ronden till för? Värdeskapande vårdprocesser 21

Exempel på koncept Samla kunskap och erfarenheter och konceptualisera (visa möjliga vägar) Bättre flyt på op beslut Rätt Planering/ Rätt underlag Rätt beslut Operationsanmälan uppföljning Eftervård/ schemaläggning Operation för om operation Patientens förberedelser Strategisk planering/styrning av operationsflödet Värdegrund och kommunikation underlag för beslut Rätt beslut om operation Operationsanmälan Planering/schemaläggning Operation Eftervård/uppföljning Patientens förberedelser Strategisk planering/styrning av operationsflödet Värdegrund och kommunikation Ni förväntas genomföra förändringar i samtliga områden - Ni bestämmer takten Ni bestämmer i vilken ände ni börjar Ni bestämmer på vilket sätt 22

Ämne Vad är problemet? (Tillgänglighet, läkarbrist) A3 rapport (för problemlösning) Möjliga lösningar och utvärdering (utvärdera åtminstone två) Kort bakgrund Kort beskrivning Förstå nuvarande situation med fakta, mätningar och problembeskrivning Kort beskrivning Val av lösning Kort syfte/mål, vad vill vi uppnå Plan för införande Vad? Vem? Klart när? Analys: Rotorsaker (5 varför, fiskbesndiagram) Ev. test i liten skala Uppföljning (vad, hur, när) Mätetal & mått Vad blev resultatet (ifylles efter test/införande) Upprättad av. Datum.

Team Designa förändringsarbetet och sätt samman förändringsteam Förbättringsteamets sammansättning och uppdrag är kopplat till mål Involvera berörda. Förbättringsteam sammansatta över organisationsgränserna Förbättringsteam har mandat att pröva idéer Ledarmedverkan Utvecklingserfarenhet Olikheter i samverkan (enheter och professionellt) Förståelse och förtroende för varandras situation Mötes-täthet för att hålla processen vid liv 25

Fungerande team Designa förändringsarbetet och sätt samman förändringsteam 26

Idéer och kunskaper testas i verkligheten Förbättringsmodell - T Nolan, E Deming m fl Vad vill vi åstadkomma? mål! Hur vet vi att en förändring är en förbättring? mått! Vilka förändringar kan leda till en förbättring? idéer! PDSA-cirkeln Agera Studera Planera Gör test! 28

Flera små, snabba tester Vision Vad vi förösker åstadkomma Act Plan Study Do Act Plan Study Do Act Plan Study Do Act Plan Study Do Teorier Idéer Intentioner 29

Idéer och kunskaper testas i verkligheten Flera testcykler (hur man når målet)?? Telefontillgänglighet Väntetider Rehabplan Dokumentation 30

Spridning i en population Early majority Komma förstare Late majority Komma sistare Early adopters Hoppa påare Laggards Över min döda kroppare Innovators Hitta påare 3% 13% 34% 34% 16% 32