Att coacha förbättringsarbete

Transkript

1 Att coacha förbättringsarbete

2 Nytt år och ständiga förändringar. Berit Axelsson, utvecklingsledare, Qulturum Region Jönköpings län

3 Målet med dagen Ökad trygghet i er roll som coach eller handledare Egen utveckling

4 Dagens erbjudande Inledning förväntningar och presentation Ingredienser för bra coaching En Coachingmodell samt tips i att bli en bättre coach

5 Vilka är era förväntningar på eftermiddagen?

6 På en skala 1-10 Hur redo är Du att coacha team? 0 Inte alls 10 Jag är redo!

7 Vilka vägmärken visar vägen inom coaching?

8 Organisationsforskaren Peter Senge skriver om vikten av systemtänkande i lärande organisationer, bl a i boken Den femte disciplinen. VAD ÄR COACHING?

9 Men coaching är äldre än så Äkta kunskap och insikt kommer inifrån Frågor som samtalsmetodik Känna sig själv för att känna andra Att vara en insekt som retar vanedjuren Sokrates f.kr

10 Samtal pågår! Har du blivit bra coachad någon gång? Vad gjorde coachen? Vad gjorde du?

11 Den verkliga upptäcktsresan består inte i att söka efter nya vyer och platser, utan att se det gamla, invanda med nya ögon. Marcel Proust Fransk romanförfattare

12 Er egen erfarenhet av att coacha Tänk på ett tillfälle då ni verkligen känt att det har fungerat bra. Varför fungerade det bra? Tänk på ett tillfälle som inte blev bra. Vad hände då? Vad hade ni kunnat göra annorlunda?

13 När ska ni cocha? - När du inte har bra svar, och ibland även när du har det. Beror på vad som efterfrågas och vilken roll du förväntas ha. - När teamet behöver lära sig att skapa sina egna lösningar. - När teamet har en stor erfarenhet om ämnet. - När ni vill att arbetet ska bli hållbart

14 Teamarbete: Alla tittar på samma sak, samtidigt

15 Att jobba i team Uträttar mer tillsammans än om man hade jobbat individuellt. Alla i teamet känner sig jämbördiga, använder varandras kompetens och mår bra Ger varandra kraft och energi och känner att man hjälper varandra framåt Har roligt tillsammans. En grupp som trivs ihop blir lätt ett vinnande team Alla tar ansvar och delar med sig Nyfikna på varandras erfarenheter

16 Som coach i förbättringsarbete bör ni 1. Använd er av förbättringskunskap och ge struktur och stöd med hjälp av metoder och verktyg 2. Möta dem där de är genom att fråga och lyssna 3. Se till att få allas röst hörda 4. Hålla fokus 5. Finnas tillgänglig

17 1. Använda er av förbättringskunskap samt stöd med metoder, verktyg, pedagogik ge struktur Professionell kunskap Ämneskunskap Personliga färdigheter Värderingar, etik Förbättringskunskap System Variation Förändringspsykologi Lärandestyrt förändringsarbete Förbättringar i metoder/ kunskap + Förbättringar av processer/ vardag Ökat värde för dem ni finns till för

18 1. Använda er av förbättringskunskap samt stöd med metoder, verktyg, pedagogik ge struktur

19 1. Använda er av förbättringskunskap samt stöd med metoder, verktyg, pedagogik ge struktur Förändringsvilja Early majority Komma förstare Late majority Komma sistare Early adopters Hoppa påare Laggards Över min döda kroppare Innovators Hitta påare 3% 13% 34% 34% 16% Everett M Rogers Diffusions of innovations

20 1. Använda er av förbättringskunskap samt stöd med metoder, verktyg, pedagogik ge struktur Hitta gapen, bena ut orsakerna och gör små tester för att minska gapen Förstå sitt arbete vad är roligaste på jobbet? Hur märker man att vi gör ett bra jobb? Vilka är ni som jobbar? vad gör ni en vanlig dag? Fiskbensdiagram Definiera problemet Ställ frågan varför, varför, varför Brainstorming om tänkbara orsaker Sortera och gruppera i kategorier. Multi-rösta Planera små tester (sätt mål, mått och tid) Genomför testet Studera resultatet blev förändringen också en förbättring? Ta beslut nytt test? Agera Planera Studera Gör

21 1. Använda er av förbättringskunskap samt stöd med metoder, verktyg, pedagogik ge struktur Skillnaden mellan att vara en intern eller en extern coach. Intern Har kunskap om arbetet Behöver vara tydlig med din roll som coach diskutera gärna detta Bör undvika att ge dina egna ideér om de inte efterfrågas Har närmare till teamet men behöver ändå hitta tid/ plats för avstämning Extern Saknar kunskap om arbetet de är experterna Kan ställa dumma frågor Behöver boka in tid för avstämning och plats.

22 Som coach i förbättringsarbete bör ni 1. Använd er av förbättringskunskap och ge struktur och stöd med hjälp av metoder och verktyg 2. Möta dem där de är genom att fråga och lyssna 3. Se till att få allas röst hörda 4. Hålla fokus 5. Finnas tillgänglig

23 2. Möta dem där de är genom att fråga och lyssna Ge inte order utan ställ frågor: Frågor får fram vad personerna tänker, vilka idéer de har och vilket perspektiv de har. Frågor stärker ägandeskapet deras svar är deras. Frågor kan skapa nytt lärande för teamet och för dig Frågor visar respekt för deras ideér, tankar och för dem som människor.

24 2. Möta dem där de är genom att fråga och lyssna Fråga, exempel Varför vill ni förbättra? Hur fungerar det nu? Vad vill ni uppnå? Hur vill ni förbättra? Idéer? Vad är det som ni konkret ska börja med? Dessa frågor är användbara om de arbetar med ett problem eller ídé som de tycker är relevant och viktig.

25 2. Möta dem där de är genom att fråga och lyssna Om de inte ser/ förstår problemet. Tips : Filma Fotografera Skugga en kollega och observera Fånga berättelser från patienter och familjer Se vad andra gjort - benchmarking Följ med en patient Använd 5P

26 2. Möta dem där de är genom att fråga och lyssna Om det inte finns några ideér? Ställ en fråga Två alternativ: Agera reporter som intervjuar teamet om hur det kommer sig att de lyckats så bra: Ni har ju lyckats uppnå det ni vill, varför? Vad gjorde ni? Vilka aktiviteter kan ni göra för att komma vidare?

27 2. Möta dem där de är genom att fråga och lyssna Vilka aktiviteter kan ni göra för att komma vidare? - Vilka Öppnar upp för reflektion. Har ni några aktiviteter som? kan lätt besvaras med nej, kanske eller ja. Att börja med vilka får människor att tänka efter mer om att det faktiskt kan göras något. - aktiviteter - Fråga efter aktivitet, men inte bara en utan flera. Flera aktiviteter genererar djupare tänk och mer kreativa ideér. - kan ni göra genererar bättre och mer konkreta idéer än kommer ni att göra. Kan tar bort pressen av att de måste göra det som uttalas, för tanken är just att fånga idéer. Avsluta med att fråga vilka av dessa aktiviteter som de vill göra. - för att komma vidare Denna frasen är nyckeln till fortsättningen. Visar på att det ska ske något, att ett steg ska tas för att nå målet. Om du frågar: "Vilka åtgärder kommer ni att vidta för att lösa detta problem? Så ber du om en lösning som man kanske ännu ej har tänkt på djupet. Det är ibland ett för estort kliv. Folk kommer att backa och eventuellt bli defensiv. Medan "... för att komma vidare" känns ganska fritt, samtidigt förstå att du förväntar dig framsteg.

28 2. Möta dem där de är genom att fråga och lyssna Det är viktigt hur vi möter frågor och svar för att få en bra grund för förbättringsarbetet.

29 2. Möta dem där de är genom att fråga och lyssna Lyssnande Nivå 1: Inre lyssnande Nivå 2: Fokuserat lyssnande Nivå 3: Globalt lyssnande Ur Susann Gjerde Coaching: Vad-varför-hur?

30 Som coach i förbättringsarbete bör ni 1. Använd er av förbättringskunskap och ge struktur och stöd med hjälp av metoder och verktyg 2. Möta dem där de är genom att fråga och lyssna 3. Se till att få allas röst hörda 4. Hålla fokus 5. Finnas tillgänglig

31 Som coach i förbättringsarbete bör ni 1. Använd er av förbättringskunskap och ge struktur och stöd med hjälp av metoder och verktyg 2. Möta dem där de är genom att fråga och lyssna 3. Se till att få allas röst hörda 4. Hålla fokus 5. Finnas tillgänglig

32 3. Se till att få allas röst hörda

33 3. Se till att få allas röst hörda Hur kan ni se till alla blir hörda och delaktiga?

34 3. Se till att få allas röst hörda Vi lär oss på olika sätt

35 3. Se till att få allas röst hörda Olika behov Behov av att veta syftet. Behov av struktur och detaljer, vem som gör vad och hur. Behov av att läsa in sig på material för att kunna förstå. Behov av tid för att sortera tankar. Behov av att vet vad målet är och hur det hänger ihop med det som ska göras. Viktigt med värderingar. Behov att få diskutera för att förstå.

36 3. Se till att få allas röst hörda Tips på att få med alla Finns det något som teamet kan förbereda sig på tex genom att läsa något? Blir det tyst när du ställer frågor? Ge tid för reflektion i bikupor några minuter i samtal i små grupper Samla in vad de pratat om Tillåt konstiga, märkliga svar/idéer så fort du säger nej så stannar den kreativa processen. Be dem istället utveckla sitt svar: det låter intressant, berätta mer.. Ge alla möjligheten att följa utvecklingen. Skapa mötesplatser/ avstämning och visualisering av vad som pågår. Skapas av teamet.

37 Som coach i förbättringsarbete bör ni 1. Använd er av förbättringskunskap och ge struktur och stöd med hjälp av metoder och verktyg 2. Möta dem där de är genom att fråga och lyssna 3. Se till att få allas röst hörda 4. Hålla fokus 5. Finnas tillgänglig

38 4. Hålla fokus Tips att hålla fokus Prata om målet - ställ frågor om vad är det som ska uppnås. Ha fokus på patienten vad blir bäst för patienten? Parkera/ notera de ämnen som kommer upp. Kanske är det något som man skulle behöva arbeta med men inte just i detta teamet just nu. Är det en allvarlig fråga så kan det vara så att man får låta samtalet pågå en stund för att slutligen parkera frågan / se till att någon för frågan vidare till tex ledning.

39 För VEM ska det bli bättre?

40 Som coach i förbättringsarbete bör ni 1. Använd er av förbättringskunskap och ge struktur och stöd med hjälp av metoder och verktyg 2. Möta dem där de är genom att fråga och lyssna 3. Se till att få allas röst hörda 4. Hålla fokus 5. Finnas tillgänglig

41 Coaching Intensity Over Time INTENSITY High Low Art of coaching Push locka Fråga berätta På scen bakom scen Observera visa Lyssna - tala MONTHS Always. 41

42 Coaching Marjorie Godfrey

43 En coachingmodell Förarbete/förberedelse-fas Genomförande-fas Övergång/överlämnande-fas Tydlighet i mål och syfte Samtal med närmaste chef vad förväntas uppnås? Systemförståelse Förväntningar Resurser Aktiv coachning: - Förväntningar - Fortsatt förtydligande av mål/syfte Vara på rätt spår! - Skapa förutsättningar för alla att bidra och utvecklas under arbetets gång. - Uppmuntran - Synliggöra flera olika perspektiv - Vara tillgänglig - Snabb återkoppling - Tydligt processfokus Genomgång och reflektion av resan: - Vad ska göras i fortsättningen? - Vad ska inte göras igen? - Utvärdera värdet av att ha en coach och vad som kan utvecklas mer i denna roll. - Reflektion, firande - Skapa ny energi för nästa fokus Ref; Marjorie G. Godfrey, Ph.D student, Bridging the gap, Jönköping University 43 43

44 Förberedelse-fas Tydlighet i mål och syfte Samtal med närmsta chef - vad förväntas uppnås? Samtal med teamet kring mål, förväntningar, effektiva möten. Förbered kartläggandearbetet inför värdekafe 1 Planera in tid för avstämningar varje vecka, planera utifrån tidslinjen - parallella aktiviteter. Våra resurser och roller i teamet (vem för enkla anteckningar när vi ses?) Någon som har tidigare erfarenheter från mätningar? Någon som har tidigare erfarenheter från PGSA, och andra kvalitetsverktyg? Formulera några för er viktiga och enkla regler kring ert samarbete. Ref; Marjorie M Godfrey, Ph.D student, Bridging the gap Jönköping University

45 Genomförande-fas Aktiv coachning Förväntningar Fortsatt förtydligande av mål och syfte vara på rätt spår! Skapa förutsättningar så att arbetet löper på som ni planerat Skapa förutsättningar för alla att bidra och utvecklas under arbetets gång Hålla fokus på uppgiften!! (nycklen till förbättring) Uppmuntran Synliggöra flera olika tänkbara perspektiv Finnas tillgänglig Löpande och snabb återkoppling hur gick testen förra veckan bra vad lärde vi oss av den testen? Tydligt processfokus Ref; Marjorie M Godfrey, Ph.D student, Bridging the gap Jönköping University

46 Överlämnande-fas Spegla och reflektera över er förbättringsresa Vad är viktigt att fortsätta göra? Vad har vi lärt oss att inte göra? Utvärdera värdet av att ha en coach och vad som kan utvecklas mer i denna roll. Utvärdera egen insats som teammedlem och vad som kan utvecklas mer i denna roll. Reflektera och fira Förnya energin i nytt förbättringsområde Marjorie M Godfrey, Ph.D, Bridging the gap Jönköping University

47 De olika faserna under förbättringsarbetet Skapa förutsättningar för en helhetsplanering utifrån olika parallella processer som kan påverka. Förberedelse-fas Genomförande-fas Överlämnande-fas Månader Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Parallella aktiveter vi vet om i nuläget Aktiviteter Inskolning sem vik + sem Julledighet Utvecklingsdag Sprida arbetet Ref; Marjorie M Godfrey, Ph.D student, Bridging the gap Jönköping University

48 Starten är viktig Ödmjukhet Var intresserad Öppen Tillåtande Uppmuntrande

49

50 Regler Om det funkar ha inte sönder det Gör mer av det som funkar Om det inte funkar gör något annorlunda Om det går för långsamt sänk farten Lösningsfokuserad coaching

51 Vad har ni hört? Vad tar ni med er?

52 Styrkan med att använda nya ord