2016-09-30 Användarmanual för
Innehåll Skolverkets Mina sidor en introduktion... 2 Behörigheter i Mina sidor... 3 Lägg upp en behörighetsstruktur för varje bidrag... 4 Vem får behörighet på Mina sidor?... 5 Bjud in användare till ett bidrag... 6 Godkänn användare... 8 Ansök om ett nytt användarkonto och behörighet... 9 När ditt användarkonto blivit godkänt... 11 Koppla ett befintligt användarkonto till Mina sidor... 12 Behörighet till ytterligare bidrag... 14 Vad du behöver för att logga in... 15 Logga in på Mina sidor... 16 Om du inte kan logga in på Mina sidor... 19 Generera ny inloggningsmatris till annan användare... 20 1
Skolverkets Mina sidor en introduktion Skolverket vill att det ska vara lätt att ansöka om statsbidrag och att handläggningstiderna ska bli så korta som möjligt. Därför har Skolverket påbörjat ett arbete med att utveckla en digital portal för e-tjänster som vi kallar Skolverkets Mina sidor. Statsbidragen för barn som vistas i landet utan tillstånd (papperslösa barn) och karriärtjänster för lärare är de första bidragen som får en digitaliserad handläggning. Succesivt kommer fler och fler statsbidrag kunna ansökas eller rekvireras via Mina sidor. För varje bidrag behöver ni lägga upp en behörighetsstruktur i systemet så att ni kan hantera era ärenden. 2
Behörigheter i Mina sidor För att kunna använda Skolverkets Mina sidor behöver varje huvudman först ha en person som får den högsta behörigheten för Mina sidor, ombud. Ett ombud är någon som har mandat att skriva under ansökningar och avtal och företräder organisationen i frågor som rör statsbidrag. Ombudet kan i sin tur ge andra i organisationen behörighet att arbeta i systemet. Det är Skolverket som bjuder in och godkänner personer att bli ombud i Mina sidor. För att ni ska ha möjlighet att enligt er egen delegationsordning fördela arbetet med hantering av statsbidrag på Mina sidor, finns fyra behörigheter: ombud, representant, uppgiftssamordnare och uppgiftslämnare. Behörighet i Mina sidor Beskrivning av vem som bör få behörigheten Ombud Ett ombud är organisationens företrädare för alla bidrag och kan skriva under alla ansökningar och rekvisitioner av bidrag. Ett ombud är vanligtvis en skolchef, förvaltningschef, nämndordförande, VD, eller styrelseordförande. På Mina sidor kan ett ombud: lämna uppgifter i alla ärenden se och ändra allas uppgifter i samtliga ärenden skicka in alla ärenden Representant Representanter har beslutanderätt och rätt att företräda huvudmannen som firmatecknare. De har behörighet för ett specifikt bidrag och kan på Mina sidor: lämna uppgifter i ärende se och ändra allas uppgifter i ärende skicka in ärende Uppgiftssamordnare Uppgiftssamordnare kan vara utbildningsstrateg, utvecklingsledare, FOUsamordnare eller likande - någon som finns centralt i organisationen och har ansvar för att samordna bidragsansökningar. De har behörighet för ett specifikt bidrag och kan på Mina sidor: lämna uppgifter i ärende se och ändra allas uppgifter i ärende Uppgiftslämnare Uppgiftslämnare är exempelvis rektor eller skoladministratör som ska lämna uppgifter om enskilda lärare. De har behörighet för ett specifikt bidrag och kan: lämna uppgifter i ärende endast se de uppgifter de själva har lämnat i ett ärende Viktigt att tänka på: Utse gärna minst en representant för varje bidrag, som utöver ombudet kan skicka in ett ärende och bjuda in fler användare till bidraget. 3
Lägg upp en behörighetsstruktur för varje bidrag Börja med att läsa igenom kapitlet Behörigheter i Mina sidor och lägg sedan upp en plan kring hur ni ska fördela arbetet med att söka statsbidrag via Mina sidor. Arbetsfördelningen ska passa just er delegationsordning och ni kan vara hur många eller hur få ni vill som arbetar med att söka eller rekvirera ett bidrag. Det är exempelvis helt i sin ordning att en enda person fyller i alla uppgifter i en ansökan eller rekvisition och skickar in den, så länge som personen i fråga har behörighet att teckna firma för er organisation. Om ni i stället har behov av att många personer hjälper till med att lämna uppgifter och en specifik person som endast ska skicka in uppgifterna, behöver ni sannolikt en mer hierarkisk uppbyggnad av behörigheter för Mina sidor. Ni bygger upp en unik behörighetsstruktur för varje bidrag. Detta innebär också att en person kan ha olika behörigheter i olika bidrag. Den kan t.ex. vara representant i bidraget för papperslösa barn, och uppgiftssamordnare i bidraget för karriärtjänster för lärare. Viktigt att tänka på: Planera er behörighetsstruktur för varje bidrag i god tid. 4
Vem får behörighet på Mina sidor? En person bjuds in av Skolverket att bli ombud Skolverket har bjudit in en person från varje huvudman att ansöka om att få den högsta behörigheten för Mina sidor, ombud. Den som blivit inbjuden att bli ombud registrerar sina personuppgifter och skickar en ansökan till Skolverket om att få användarkonto på Mina sidor. När Skolverket godkänt ansökan får personen sina inloggningsuppgifter per e-post och sin inloggningsdosa per brev och har nu behörigheten ombud. Ombudet är den enda rollen som automatiskt har tillgång till alla bidrag som organisationen kan söka. Ombudet kan nu bjuda in andra användare till Mina sidor. Om ni av någon anledning inte har något ombud i er organisationer, kan den som vill bli ombud skicka en förfrågan till Skolverket på adressen minasidor@skolverket.se. Skolverket godkänner bara den som har delegerad rätt att teckna avtal för organisationens räkning. Övriga användare bjuds in internt Tillvägagångssättet för att få en behörighet på Mina sidor är lika för de andra tre behörighetsnivåerna någon med högre behörighet kan bjuda in någon med lägre behörighet. Behörigheten för dessa tre roller knutna till ett specifikt bidrag. Den som blivit inbjuden till en behörighet i ett bidrag får ett e-postmeddelande med en länk till Mina sidor. Första gången någon bjuds in att få en om behörighet måste hen samtidigt ansöka om ett användarkonto i Mina sidor. Att ansöka om ett användarkonto innebär att man får tillgång till personliga och säkra inloggningsuppgifter till Mina sidor. Ansökan om användarkonto och behörighet i ett bidrag görs i samma process. När någon som inte redan har ett användarkonto bjuds in får hen alltså en uppmaning om att registrera sina personuppgifter och ansöka om ett konto. När den som är inbjuden har skickat sin ansökan, får den som bjudit in personen ett e-postmeddelande med en uppmaning om att godkänna ansökan. Notera att detta måste göras inom två veckor, annars måste hela proceduren med att bjuda in och att ansöka om konto och behörighet göras om. När ansökan är godkänd skickas inloggningsuppgifter per e-post till den som ansökt om konto och behörighet. Användare som redan har en behörighet Om någon som redan har ett användarkonto och behörighet i ett bidrag bjuds in att få en ny behörighet i ett nytt bidrag, behöver den inbjudna inte bli godkänd. Användaren får ett e- postmeddelande som bekräftar den nya behörigheten i det nya bidraget, och kan direkt logga in och hantera bidraget. Viktigt att tänka på: När någon skickat sin ansökan om att få ett användarkonto och/eller behörighet första gången, måste denna godkännas inom två veckor. 5
Bjud in användare till ett bidrag Du som har behörighet i ett bidrag i Mina sidor, kan bjuda in fler användare till bidraget med en lägre behörighet än vad du själv har. Tänk dock på att informera de kollegor du planerar att bjuda in till Mina sidor, så att de vet vad som är på gång: För att bjuda in användare, logga in på Mina sidor och klicka på Administrera användare högst upp på sidan. HÄR På sidan för att Administrera användare klickar du på Lägg till & ta bort behörigheter. Välj sedan i rullisten nedan, vilket bidrag du vill ge en användare behörighet till. Under varje behörighetstyp som är lägre än din egen, kan du bjuda in fler personer. HÄR 6
Exempel på hur du bjuder in en person som ska vara uppgiftslämnare i ett bidrag: 1. Under Uppgiftslämnare klickar du på +Lägg till. 2. Om personen inte har behörighet i något bidrag sedan tidigare: Välj fliken Ny användare och ange e-postadressen till den person du vill bjuda in och klicka på knappen Lägg till. Om personen sedan tidigare har behörighet i ett annat bidrag: Välj fliken Befintlig användare och markera personen i listan med namn. Klicka på knappen Lägg till. 3. Ett e-postmeddelande skickas nu till personen du bjudit in. Om det är en befintlig användare får personen en bekräftelse att den är godkänd som användare av det aktuella bidraget. Om det är en ny användare innehåller meddelandet instruktioner med en länk. Personen i fråga måste då registrera sina personuppgifter och skicka en ansökan om att få sitt konto godkänt av dig. 4. När den som blivit nyinbjuden har skickat sin ansökan får du e-post. Du måste nu inom två veckor godkänna personen du bjudit in. 5. När du godkänt ansökan får personen i fråga sina inloggningsuppgifter per e-post, och kan logga in på Mina sidor. Inbjudan av ny användare: Inbjudan av användare till ett bidrag kan också ske i samband med en pågående ansökan eller rekvisition. Men man måste tänka på att inbjudan kan ta lite tid. Det är därför att föredra att ge rätt användare behörighet redan innan ansökan eller rekvisitionen öppnar. 7
Godkänn användare När någon du bjudit in som ny användare har registrerat sina personuppgifter och ansökt om att få ett användarkonto och/eller en behörighet i ett bidrag, får du ett e-postmeddelande med en uppmaning att inom två veckor godkänna ansökan på Mina sidor. För att godkänna någon, logga in på Mina sidor och klicka på Administrera användare högst upp på sidan. HÄR Klicka på Godkänn & avslå användare. De personer i din organisation som ansökt om användarkonto och behörighet till Mina sidor listas under Ansökande användare. Markera en användare i listan och välj sedan att Godkänna eller Avslå med knapparna under listan. Även andra användare i organisationen kan via denna vy godkänna eller avslå de användare som du har bjudit in. H Ä R 8
Ansök om ett nytt användarkonto och behörighet För att logga in på Mina sidor krävs ett användarkonto med en inloggningsdosa eller en inloggningsmatris. För att få ett användarkonto behöver du en inbjudan om behörighet i ett bidrag från någon som redan är användare i din organisation. Inbjudan kommer per e-post med instruktioner och en länk till en sida där du gör din ansökan om att bli användare på Skolverkets Mina sidor. Länken leder till en sida som heter Ansök om behörighet i Mina sidor. Om du vill ansöka om ett nytt användarkonto, ska du börja med att ange att du inte redan har ett konto genom att klicka i alternativet Nej, jag vill ansöka om användarkonto och behörighet i Mina sidor.. HÄR Fyll sedan i dina person- och kontaktuppgifter. När du fyllt i ditt personnummer hämtas ditt namn automatiskt från Skatteverket. Välj själv ett lösenord för ditt konto och notera lösenordet - du kommer att använda detta lösenord när du så småningom loggar in på Mina sidor. Avsluta med att godkänna Skolverkets villkor för hantering av användarkonton och klicka sist på knappen Skicka in ansökan. 9
När du klickat på knappen Skicka in ansökan visas en bekräftelse på att din ansökan blivit registrerad och information om vilka peronser i din organisation som nu kan godkänna ditt användarkonto. Tänk på att din ansökan måste godkännas inom två veckor, annars måste hela proceduren med inbjudan och ansökan göras om. När den som bjudit in dig har godkänt ditt användarkonto får du ett e-postmeddelande med ett användarnamn och en länk till en utskriftsbar inloggningsmatris i PDF-format. Viktigt att tänka på: Lösenordet du själv anger för ditt konto är det som du kommer att använda vid inloggning på Mina sidor. 10
När ditt användarkonto blivit godkänt När ditt användarkonto har blivit godkänt får du ett e-postmeddelande med inloggningsuppgifter och en länk så att du kan skriva ut en inloggningsmatris. Länken i e- postmeddelandet tar dig till sidan Hämta din personliga inloggningsmatris. Länken kan bara användas en gång, sedan är den förbrukad. Om du skulle klicka på den utan att hämta matrisen, behöver du kontakta den som bjudit in dig för att få en ny inloggningsmatris. Det bästa är om du har möjlighet att skriva ut din matris och sedan förvara den på ett säkert ställe se matrisen som en värdehandling. Om du har tillgång till skrivare, bekräfta detta genom att klicka i bekräftelserutan och sedan på knappen Gå vidare. På sidan Hämta din personliga inloggningsmatris klickar du på knappen Hämta din inloggningsmatris. Du får nu en PDF med en matris och kan skriva ut den på papper. 11
Koppla ett befintligt användarkonto till Mina sidor Om du sedan tidigare har en inloggningsdosa eller en inloggningsmatris Skolverkets bedömningsportal så kan du använda den även för att logga in i Mina sidor. Du måste dock ändå komplettera dina användaruppgifter och ansöka om behörighet i Mina sidor. När du fått en inbjudan per e-post till Mina sidor, klickar du på länken i e-postmeddelandet och hamnar på sidan Ansök om behörighet i Mina sidor. Välj alternativet Ja, jag vill komplettera med uppgifter för att få behörighet i Mina sidor och klicka sedan på knappen Logga in. HÄR Innan du kan fortsätta behöver du komplettera dina befintliga användaruppgifter med personnummer och befattning, samt godkänna villkoren för Mina sidor. 12
När du klickat på Skicka in ansökan visas en bekräftelse på att din ansökan blivit registrerad och information om vilka i din organisation som nu kan godkänna ditt användarkonto. Viktigt att tänka på: Din ansökan måste godkännas inom två veckor, annars måste hela proceduren med inbjudan och ansökan göras om. När den som bjudit in dig har godkänt ditt användarkonto får du ett bekräftande e- postmeddelande. Nu kan du använda din inloggningsdosa eller inloggningsmatris, samt det användarnamn och lösenord du har sedan tidigare, för att logga in på Mina sidor. 13
Behörighet till ytterligare bidrag För de tre rollerna representant, uppgiftssamordnare och uppgiftslämnare är behörigheten kopplad till ett specifikt bidrag. Det innebär att även om du är till exempel representant i ett bidrag, måste du bli tillagd som användare med behörig till ett annat bidrag. Eftersom du redan har ett användarkonto och en behörighet i ett bidrag, behöver du inte ansöka om användarkonto igen. Dock krävs att någon med högre behörighet väljer att aktivt lägga till dig som användare med en behörighet i det aktuella bidraget.när detta är gjort får du ett e- postmeddelande som bekräftar din nya behörighet. 14
Vad du behöver för att logga in För att logga in på Mina sidor behöver du ditt användarnamn och ditt lösenord samt en inloggningsdosa (används främst av ombud) eller en inloggningsmatris. Du som fått ett nytt användarkonto via Mina sidor: Logga in med Mobilt BankID Du behöver: Mobilt BankID är en e-legitimation som du använder när du behöver styrka din identitet på internet. Du beställer ditt BankID hos din internetbank. Du behöver också installera BankID säkerhetsprogram/-app som behövs för att ditt BankID ska fungera. Ditt BankID är personligt, det är bara du som ska använda det. För att logga in ska du skriva i personnummer och öppna ditt Mobila BankID. Logga in med inloggningsdosa Du behöver: användarnamnet som du fick i ett e-postmeddelande när du blev godkänd som användare. lösenordet du själv valde när du registrerade ditt användarkonto inloggningsdosan du har fått från Skolverket per post. Logga in med inloggningsmatris Du behöver: användarnamnet som du fick i ett e-postmeddelande när du blev godkänd som användare. lösenordet du själv valde när du registrerade ditt användarkonto Inloggningsmatrisen du själv skrivit ut. En länk till matrisen i PDFformat finns i det e-post meddelande du fick när ditt användarkonto blev godkänt. Du som använder befintliga inloggningsuppgifter från bedömningsportalen: Logga in med inloggningsmatris Du behöver: Användarnamn Lösenord Inloggningsmatris Som rektor har du fått användarnamn, lösenord och matris från din huvudman. Om du är provadministratör har du fått dessa uppgifter från din rektor. Observera att du måste ansöka om konto i Mina sidor, även om du är tidigare användare av bedömningsportalen. När du blivit godkänd kan du sedan använda inloggningsuppgifter från bedömningsportalen. 15
Logga in på Mina sidor Du loggar in på Mina sidor genom att gå till webbadressen www.minasidor.skolverket.se Välj först inloggningsmetod: Matris, Dosa eller BankID. Ange ditt användarnamn och lösenord och klicka på nästa. Om du tappat bort ditt lösenord eller användarnamn, klicka på länken Glömt lösenord? eller Glömt användarnamn nederst på någon av de respektive sidorna. Du får då ange ditt personnummer för att sedan få ett e-postmeddelande med möjlighet att skapa ett nytt lösenord eller användarnamn. 16
För dig som loggar in med inloggningsmatris: Ange tre koordinater från din inloggningsmatris. Om det exempelvis står A3 anger du den bokstav eller siffra som står i rutan där kolumn A möter rad 3. När alla matriskoordinater är ifyllda klickar du på knappen Logga in. För dig som loggar in med inloggningsdosa: Håll inne knappen på dosan tills att åtta siffror visas i dosans display. Skriv in siffrorna i fältet Engångskod och klicka på knappen Logga in. Engångskoden gäller endast för detta specifika inloggningstillfälle om du behöver en ny kod, gör om knapptryckningen på dosan. 17
Den första sidan behörigheterna ombud, representant och uppgiftssamordnare ser när ni loggat in på Mina sidor är en startsida som håller ett flertal funktioner. Här kan du bland annat administrera dina egna uppgifter (1), administrera andra användare (2), om du är behörig för flera organisationer ser du det här (3), du kan läsa mer om dina organisationer (4) och du kan ansöka eller rekvirera bidrag beroende på när du har loggat in (5). 2 1 4 3 5 18
Om du inte kan logga in på Mina sidor Om du tappat bort ditt lösenord eller användarnamn, kan du skapa ett nytt genom att klicka på länken Glömt lösenord? eller Glömt användarnamn? i vyn där du väljer inloggningsmetod. Då får du ange ditt personnummer och får sedan ett e-postmeddelande för att kunna välja ett nytt lösenord eller med ditt användarnamn. Om du tappat bort din inloggningsmatris Kontakta den som bjöd in dig som användare till Mina sidor för att få nya inloggningsuppgifter. Om du har behörigheten ombud och tappat bort din dosa Kontakta Skolverket. Skicka ett e-postmeddelande till adressen minasidor@skolverket.se. 19
Generera ny inloggningsmatris till annan användare Om någon har tappat bort sin inloggningsmatris kan du generera en ny matris om personen har en lägre behörighet än vad du har. När du loggat in på Mina sidor klickar du på Administrera användare. HÄR Klicka på Hantera användarkonton. Här listas alla användare i din organisation. Välj den person som behöver en ny matris och klicka på Skicka ny inloggningsmatris. HÄR 20
E-post: minasidor@skolverket.se Telefon: 08-527 332 00 21