2010 Bokningsadministration - Användarmanual Bengt Henriksson Bokningsportalen 2010
2(20) Innehållsförteckning Översikt... 3 Komma igång... 4 Hur startar jag upp mitt bokningssystem?... 4 Bokning... 5 Bokningsschema... 5 Bokningslistan... 6 Bokningsinformation... 7 Kundregister... 9 Hur lägger man till en ny kund?... 9 Kundsökning... 9 Kundinformation... 10 Borttag av kunder... 11 Bokningsobjekt och grupper... 12 Hur lägger man till en grupp?... 12 Gruppinformation... 12 Borttag av grupp... 13 Hur lägger man till ett bokningsobjekt?... 13 Bokningsobjektinformation... 13 Borttag av bokningsobjekt... 15 Generering av tider... 15 Inställningar... 17 Företagsinformation... 17 Inställningar... 18 Användare... 19
3(20) Översikt Här administrerar du ditt bokningssystem. Start Innehåller information och kontaktinformation. Bokningsschema Här hanterar du bokningar d.v.s. bokar, avbokar, söker lediga tider mm. Kundregister Här hanterar du kunderna d.v.s. lägger till/ändrar kunder. Bokningsobjekt Här hanterar du dina bokningsobjekt och generering av tillgängliga tider. Inställningar Här hanterar du inställningar för ditt företag. Logga ut Här loggar du ut från bokningssystemet.
4(20) Komma igång Hur startar jag upp mitt bokningssystem? När systemet startas upp finns redan från början en förskapad grupp vilken används för att organisera bokningsobjekten, starta med att byta namn på denna till något för verksamheten passande t.ex. tennisbanor för en tennisklubb. Skapa därefter bokningsobjekten t.ex. Tennisbana1, Tennisbana2. När det är klart är det dags att skapa upp en tidmall för bokningsobjekten den används för kunna generera upp tillgängliga tider. Därefter är det dags att generera upp tider.
Bokning I Bokningsschemat hanterar du bokningar, bokar, avbokar söker lediga tider. Man kan välja att antingen jobba i bokningsschema eller bokningslista. 2010-01-03 5(20) Bokningsschema Här kan du arbeta med bokningar och lediga tider genom att välja i boxarna i vänstersidan. I kalendern väljer du datum, och i Bokningsobjekt väljer du grupp eller bokningsobjekt, och om du vill se alla tider eller endast bokade respektive lediga väljer du i Filter. Väljer du en grupp visas alla ingående bokningsobjekt och för det valt datum. Om du väljer ett bokningsobjekt visas den hela veckan för valt datum. Om du vill boka, avboka en tid eller se mer detaljerad information om den, så klickar du på tiden. Du kommer då till Bokningsinformationen.
6(20) Bokningslistan Här kan du göra sökningar och utföra bokning och avbokning. När du väljer Bokningslistan visas först samma tider som i Bokningsschemat. För att göras sökningar väljer du period och eventuellt starttid och veckodag. Om du vill se tider för en grupp eller för ett bokningsobjekt väljer du i boxen i vänstersidan.
7(20) Bokningsinformation Här kan du utföra följande åtgärder: Bokning För att boka en tid klickar på önskad tid och Bokningsinformationen visas. Du söker fram en befintlig kund genom att klicka Sök kund eller skapa en ny kund genom att klicka på Ny kund. Vid sök kund anger du en söksträng och klicka på sök. Sökningen görs på namn och e-post. Välj en kund i resultatlistan.
8(20) Vid ny kund visas Kundinformationen där du fyller i uppgifterna, se kundinformation i kapitlet om kundregistret. Avbokning klicka på avboka knappen, bekräfta sedan genom att klicka på spara. Ej bokningsbar För att göra en tid Ej bokningsbar Klicka i kryssrutan. Bekräfta sedan genom att klicka på spara. Ej bokningsbar innerbär att tiden inte går att boka och att den inte visas i onlinebokningen.
9(20) Kundregister Här hanterar du ditt kundregister. Hur lägger man till en ny kund? Gå till fliken Kundregister och klicka på knappen Ny kund. Du kommer då till kundinformationen där du fyller i kundens uppgifter. Kundsökning För att söka fram en kund eller en grupp av kunder så anger du en söksträng och klickar på Sök. Sökningen görs på kundid, efternamn, telefon eller e-postadress. Resultattabell Resultattabellen kan sorteras på de kolumner som har understrukna kolumnrubriker. För att se mer detaljerad klicka på Välj och du kommer till kundinformationen.
10(20) Kundinformation Här kan du lägga till nya kunder eller ändra uppgifter på befintliga kunder. Inmatningsfält kundinformation Förnamn Kundens förnamn. Efternamn Kundens efternamn. c/o Adress Kundens c/o adress. Adress Kundens adress. Postnummer Kundens postnummer. Postort Kundens postort. Telefon Kundens telefon. Mobil Kundens mobiltelefonnummer. E-post Kundens E-post. Nödvändig för onlinebokning och e-post utskick. Lösenord Kundens lösenord nödvändig vid onlinebokning, skall bestå av minst fem siffror eller bokstäver. Kundid Kundens kundid. Födelsedatum Kundens födelsedatum använd datumformatet åååå-mm-dd. Kön Kundens kön, möjliga värden är M för man och K för kvinna. Kundtyp Kundtyp, möjliga värden, se nedan. (Maximalt 50 tecken kan användas i fälten. * Obligatoriska uppgifter) Kundtyp Kundtypen används för att gruppera kunder och därigenom kunna behandla dem olika.
11(20) Privatkund Inaktiv Ny Medlem Internkund Standardtypen. Inaktiverar en kund så den inte kan onlineboka. Markerar att det är en ny kund. Markerar att kunden är medlem. Används för att internboka/reservera tider. Borttag av kunder Borttag av kunder sker i kundinformationen. En kund som har framtida bokningar går inte att ta bort utan att dessa avbokas/tas bort först. Vid borttag av en kund försvinner även informationen om tidigare bokningar och avbokningar.
Bokningsobjekt och grupper 2010-01-03 12(20) Här hanteras bokningsobjekten och grupper. Grupperna används för att gruppera bokningsobjekt exempelvis tennisbanor, Lokaler, Servicetekniker. I grupperna lägger upp bokningsobjekten exempelvis Bana 1, Bana 2 eller Tekniker 1, Tekniker 2. Hur lägger man till en grupp? Gå till fliken Bokningsobjekt. Här klickar på Alla i trädet på vänster sida. Därefter klickar du på knappen Ny grupp. D kommer då till gruppinformationen där du fyller i gruppens uppgifter. Endast den som har rollen systemansvarig har rätt att lägga till, ändra respektive ta bort grupper. Gruppinformation Här registrerar du nya grupper eller ändra uppgifter på befintliga grupper. Inmatningsfält gruppinformation Namn Gruppens namn. Kortnamn Gruppens kortnamn. Visas i det onlinebokningen. Status Används för att kontrollera visningen av tider, se Gruppstatus. (Maximalt 50 tecken kan användas i fälten. * = Obligatoriska uppgifter. ) Aktiviteter för grupper Aktivit Ta bort Spara Generera tider Tar bort en grupp. Sparar ändringar. Genererar tillgängliga tider för bokningsobjekten som ingår i
13(20) Aktivit gruppen, se Genereringsinformation. Gruppstatus Statusen används för att kontrollera visning av gruppens tider. Aktiv Inaktiv Intern Standardstatus tider visas både internt och publikt. Inaktiverar tidvisningen av alla bokningsobjekt i gruppen. Markerar att det är ett internt bokningsobjekt tider visas endast internt. Borttag av grupp Borttag av grupper sker i gruppinformationen. Det är endast den som innehar rollen systemansvarig som kan ta bort en grupp. Det går inte att ta bort en grupp som har bokningsobjekt kopplade till sig. Dessa måste först tas bort. Hur lägger man till ett bokningsobjekt? Gå till fliken Bokningsobjekt. Markera önskad grupp där du vill lägga in bokningsobjektet. Klicka på Nytt bokningsobjekt. Du kommer då till bokningsobjektinformationen där du fyller i bokningsobjektets uppgifter. Endast den som har rollen systemansvarig har rätt att lägga till, ändra respektive ta bort bokningsobjekt. Bokningsobjektinformation Här registrerar du nya bokningsobjekt eller ändra uppgifter på befintliga bokningsobjekt.
14(20) Inmatningsfält bokningsobjektinformation Grunddata Namn Bokningsobjektets namn. Kortnamn Bokningsobjektets kortnamn det namn som visas i bokningsgränssnitten använd max ca. 10 tecken om det skall visas korrekt i kolumnhuvuden. Gen. Tom Till vilket datum som tider är genererade. Grupp Vilken grupp som bokningsobjektet tillhör - ex. tennisbanor. Status Används för att kontrollera visningen av tider se bokningsobjektstatus. Tillgänglighet Namn Tidmallens namn. Det finns endast en mall per bokningsobjekt idag. Passlängd Längden på en bokningsbar tid, måste minst vara 30 minuter, tidformat, tt:mm. Period Tidmallens löptid datumformat, åååå-mm-dd. Öppettider Reglerar bokningsobjektets dagliga öppettider, blanka start och slut fält innerbär att det är stängt, datumformat tt:mm. (Maximalt 50 tecken kan användas i fälten. * Obligatoriska uppgifter. ) Aktiviteter för bokningsobjekt Aktivit Ta bort Tar bort ett bokningsobjekt.
15(20) Aktivit Spara Generera tider Sparar ändringar. Genererar tillgängliga tider bokningsobjektet, se Genereringsinformation. Bokningsobjektstatus Statusen används för att kontrollera visning av bokningsobjektens tider. Aktiv Inaktiv Intern Standardstatus tider visas både internt och i onlinebokningen. Inaktiverar tidvisningen av bokningsobjektet. Markerar att det är ett internt bokningsobjekt tider visas endast internt. Borttag av bokningsobjekt Borttag av bokningsobjekt sker i bokningsobjektinformationen. Det är endast den som innehar rollen systemansvarig som kan ta bort ett bokningsobjekt. Det går inte att ta bort ett bokningsobjekt med framtida bokningar. Dessa måste först avbokas. Vid borttag av ett bokningsobjekt försvinner även informationen om bokningar och avbokningar som hör till bokningsobjektet. Generering av tider Generera tider används för att skapa tillgängliga tider för ett eller flera bokningsobjekt. Klicka på Generera tider då visas Genereringsinformationen. Inmatningsfält generering Info Genereringsdatum From Tom Ett informationsfält där man kan ge genereringen ett namn. Datum för när genereringen ska utföras. Används inte om du kryssat i Generera nu. Från vilket datum tillgängliga tider ska generas. Till vilket datum tillgängliga tider ska generas.
16(20) Genererad Visar om genereringen har genomförts. Bokningsobjekt Här väljer man vilket bokningsobjekt (eller grupp) som genereringen skall göras för. Generera nu Här anger du om genereringen ska utföras omedelbart när du klickkar på spara. (Maximalt 50 tecken kan användas i fälten. * Obligatoriska uppgifter.) Aktiviteter för bokningsobjekt Aktivit Ta bort Tar bort genereringen. Spara Sparar och utför genereringen.
17(20) Inställningar Här ändrar du inställningar för bokningssystemet och dina företagsuppgifter, t.ex. adress, telefonnummer mm. Företagsinformation Här ändrar du dina företagsuppgifter, t.ex. adress, telefonnummer mm. Inmatningsfält företagsinformation Namn Företagets namn. Org.nr Företagets organisationsnummer. Konaktuppgifter Adress Företagets besöksadress. Postnr Företagets postnummer. Postort Företagets postort. Telefon Företagets telefon. Hemsida Företagets hemsida. Publik E-post Företagets e-postadress. visas publikt som kontaktadress och till denna adress skickas systeminformation Fakturaadress Adress Företagets fakturaadress. Postnr Företagets postnummer. Postort Företagets postort. Kontaktperson Namn Kontaktpersonens för- och efternamn. E-post kontaktpersonens e-postadress.
18(20) Mobil Kontaktpersonens mobiltelefonnummer. (Maximalt 50 tecken kan användas i fälten. * Obligatoriska uppgifter.) Inställningar Här anger du inställningar för hur dina kunder bla utför onlinebokning. Inmatningsfält för inställningar Begränsningar Här anges begränsningar för publik bokning. Kunder får inte skapa egna Det finns tre sätt att hantera (begränsa) skapandet av kundkonton kundkonton. 1. Kunder får skapa sina egna konton, vilket görs online. 2. Kunder kan aktivera förskapade konton, vilket kräver att företaget lägger upp ett nytt kundkonto med kundid och lösenord. 3. Företaget skapar kundkontona och fyller i alla nödvändiga uppgifter. Endast tidvisning publikt Bokning av tider kan begränsas så den inte får ske online den publika tidvisningen fungerar då som information om det finns lediga tider eller ej. Visa endast lediga tider Den publika tidvisningen kan begränsas till att enbart visa lediga (bokningsbara) tider, d.v.s. tider som redan har bokats eller som abonneras på visas inte upp publikt. Inget val av bokningsobjekt Denna funktion är avslagen. publikt Avbokningstid Avser hur lång tid innan bokningens starttid som kunden kan
19(20) avboka tiden. Visa antal veckor framåt Antal veckor som kunden kan se bokningsschemat. Förvald grupp/bokningsobjekt Vilken grupp eller bokningsobjekt som ska vara förvalt i publik bokning. Kundinställningar Standardkundgrupp Avser vilken kundgrupp kunderna som registrera sig ska ingå i. Skapa kundid Avser om kundid ska skapas automatiskt för nya kunder. Startnummer Avser vilket nummer kundid ska börja från. Övrigt Webbtema Avser vilket tema som ska användas i bokningsadminstrationen. Publik url Detta är webbadressen till publika bokningen för ditt företag. Användare Här hanterar du användare som ska administrera bokningssystemet. Hur lägger man till en ny användare? Gå till Registerunderhåll > Användare. Klicka på knappen Lägg till du kommer då till användarinformationen där du fyller i användarens uppgifter. Endast den som har rollen systemansvarig har rätt att lägga till, ändra respektive ta bort systemanvändare. Användarinformation I detta gränssnitt kan du lägga till systemanvändare respektive ändra befintliga systemanvändares uppgifter (Se inmatningsfält). [bild] Förnamn Användarens förnamn. Efternamn Användarens efternamn. E-post Användarens e-postadress. Användarnamn Det namn som anges vid inloggning. Lösenord Används vid inloggning och skall bestå av minst fem siffror eller bokstäver. Roll Används för att begränsa vad en användare har rätt att göra i systemet. (Maximalt 50 tecken kan användas i fälten, * Obligatoriska uppgifter.) Roller och behörigheter Följande roller finns i systemet. Bokare Har den lägsta behörigheten i systemet, en bokare har rätt att
20(20) Administratör Systemansvarig hantera: Bokningar (bokning, avbokning) Kunder (nya, ändra och ta bort) Har även behörighet att hantera kunders lösenord, abonnemang generera tider och skapa rapporter. Har den högsta behörigheten vilket innebär att hantera grupper, bokningsobjekt, tidmallar, systeminställningar och företagsuppgifter. Borttag av användare Borttag av användare sker i användarinformationsgränssnittet det är endast den som innehar rollen systemansvarig som kan ta bort en användare. Den användare som har rollen systemansvarig går p.g.a. säkerhetsskäl inte att ta bort om man vill överföra den rollen till någon annan så kan man istället ändra i uppgifterna.