EFS Västerbotten Protokoll ST Styrelse 2013-11-16 Ersmarkskyrkan, Umeå Närvarande: Marianne Berglund, v ordf Cathrine Eiderhäll Hans Jakobsson Roger Lidman Eva Lundeborg-Karlsson Anita Lundqvist Karin Paulsson Gunilla Stenberg Frånvarande: Rune Hedman Åke Hägglund Peter Marksén Astrid Sjöström, ordf Adjungerade: Eva S Bäckström, ek Kristoffer Hedman, df Inledning Godkännande av dagordningen Val av protokollsekreterar e Val av protokolljusterare Föregående protokoll 130920-22 149 Marianne Berglund, v ordförande, hälsar alla välkomna och Karin läser som inledning några texter om Herren är min herde samt ur Joh. 10 150 Föredragningslistan godkänns med följande tillägg: - Sjukhuskyrkan Skellefteå - Centrum För Utveckling (CFU) 151 att välja Eva S Bäckström till dagens sekreterare. 152 att välja Hans Jakobson och Gunilla Stenberg att tillsammans med dagens ordförande justera protokollet. 153 136 Styrelsen gör ett tillägg till paragrafen: att utse Anita Lundqvist som kontaktperson för EFS Västerbotten gällande Klippenstyrelsen. 138 Dokument Utvecklingsplan för EFS Västerbotten. Hur använder vi
materialet? Dokumentet används i dagens sammanträde genom ett justerat dokument från Henrik Näslund som behandlar avsnittet om solidariskt givande, dokumentet är också delvis kopplat till handlingsplanen och dokumentet har också belysts vid verksamhetsrådens gemensamma sammanträde. Styrelsen konstaterar att dokumentet Utvecklingsplan för EFS Västerbotten ska finnas med som en punkt vid nästa styrelsesammanträde. att med ovanstående beslut och förtydliganden lägga protokollet från 130920-22 till handlingarna. Ideologisk fråga Om idealitet 154 Df inleder med tankar från Ideellt Forum genom en rapport från EFS Västerbottens två utsända deltagare. Hur började vårt ideella engagemang? Vad gjorde att vi kom med? Har engagemanget hjälpt oss att utvecklas i vår tro? Hur och på vilket sätt? Är vi beredda att lära av och med varandra tillsammans? Samtal förs i mindre grupper med utgångspunkt i dessa frågor. Tankar tillsammans: - Hur kan vi som EFS Västerbotten lära av Svenska kyrkan och tillsammans hitta nya vägar, föra en dialog? - Har det skett en förändring bland EFS- anställda i deras förhållande till frivilliga krafter, både bland vuxna och bland ungdomar? - Behövs en initial kraft innan de frivilliga kan bli självgående? - Viktigt att fråga rätt personer om rätt uppdrag. - Önskvärt att lyfta detta, om hur vi möter de frivilliga, på någon medarbetardag. Arbetsordning 2014 AU 66/2013 Handlingsplan 2014 AU 126/2013 155 Ek föredrar förslag på styrelsens arbetsordning för år 2014, samtal förs. Styrelsen fastställer dokumentet enligt förslaget. 156 Df redogör för hur handlingsplanen används, hur mycket tid arbetet med handlingsplanen tar och att den inte riktigt landat hos alla råd och arbetsgrupper. Förutom från Salt Västerbotten, har från träffen med utskott och råd vid styrelsehelgen inte inkommit några synpunkter på handlingsplanen. Den verksamhetsplan som används på riksplanet tilltalar arbetsutskottet (AU) och samtal förs om hur vi kan använda delar av
den i vårt arbete, kanske som en handlingsplan. EFS verksamhetsplan är kortfattad, bygger på en vision och har tydliga mål för innevarande år Styrelsen för ett samtal om hur vi i Västerbotten kan använda oss av upplägget i EFS verksamhetsplan utifrån vårt uppdrag, vårt arbete, vår roll och vilket färdsätt vi vill använda. Den nya verksamhetsplanen bör presenteras på årsmötet i april. att förändra nuvarande handlingsplan utifrån den verksamhetsplan som finns på riksplanet att EFS Västerbottens och Salt Västerbotten har en gemensam verksamhetsplan, till skillnad mot riksplanet att uppdra till Astrid Sjöström, distriktsföreståndaren och en tjänsteman från kansliet att framställa ett förslag på ny verksamhetsplan 2014 som sedan remitteras till Salt Västerbotten styrelsen den 25/1 för yttrande att ett gemensamt förslag på verksamhetsplan, från arbetsgruppen och Salt Västerbotten, framställs till styrelsens sammanträde 15/2 Stadgeförändringar AU 132/2013 157 Till styrelsens sammanträde har ett förslag på proposition inkommit från utsedd arbetsgrupp. Gruppen föreslår att styrelsen minskas successivt från 12 ledamöter till 9 ledamöter. Förändringen gör inte att den demokratiska medlemsrepresentationen äventyras, utan denna ordning kommer att innebära ett återställande av styrelserepresentationen till 2000 års nivå samt ge utrymme för ett mer renodlat och dynamiskt styrelsearbete. att den inledande ingressen till propositionen ska vara följande: EFS Västerbottens styrelse består idag av 12 ledamöter. I takt med att medlemstalet minskat har också underlaget till att rekrytera ledamöter till EFS Västerbottens styrelse minskat. I den organisation som finns idag finns styrelserepresentation i alla utskott och råd, med färre ledamöter kan denna ordning komma att förändras och styrelseuppdraget bli mer renodlat. att föreslå årsmötet förändringar i EFS Västerbottens stadgar 5:1 och 5:4: att minska styrelsens storlek från 12 till 9 ledamöter att styrelsen är beslutsmässig då minst fem ledamöter är närvarande och minst fyra av dessa är eniga om beslutet
Dokument insamlingsstrategi 2014 EFS böneår 2014 AU 129/2013 158 Ek föredrar en uppdaterad version av insamlingsdokumentet, där anpassning gjorts till den insamlingsbudget som antagits för år 2014. att anta dokumentet Insamlingsstrategi EFS Västerbotten för år 2014. 159 Df delger styrelsen EFS riks förslag och tankar med ett böneår 2014 för EFS. Det finns en önskan om ett bönens år för alla delar i EFS. Böneåret kommer att synliggöras i tidningen Budbäraren, årskonferensen mm, och det är också önskvärt att böneåret får prägla distriktens konferenser och i verksamhet på föreningsnivå. Styrelsen samtalar om vad man ser som möjligt att arbeta vidare med. Det finns fler uttryckssätt i bönen idag. Det kan vara bönenätverk med större och mindre föreningar, bönefaddrar till konfirmander, ge möjlighet till personlig förbön i våra sammanhang etc. Detta skulle kunna vara en fråga att arbeta vidare med för verksamhetsutskotten (VR), utveckling av bönen i våra gudstjänster och hur vi kan dela erfarenheter. Vi behöver underlag och material till inspirationsträffar i distriktet om bönen. att den arbetsgrupp som fått uppdraget att arbeta med den nya verksamhetsplanen för 2014, också ska ta med tankarna om böneåret i det arbetet. att skicka frågan om böneåret och eventuella inspirationsträffar vidare till VR, som uppmanas att komma med förslag och inspiration till våra EFS sammanhang. Projekt EFS Ske-å AU 131/2013 160 Från EFS Skellefteå har inkommit en ansökan om att avsluta det 3-åriga ungdomsprojekt ett år i förtid, dvs 2013-12-31. Ett utdrag ur EFS Skellefteås styrelseprotokoll daterat 131015 och en kommentar från projektgruppen har bifogats ansökan. Av EFS Skellefteås styrelse och projektgruppens dokument framgår att behovet av en pastor med ungdomsinriktning inte längre finns i föreningen. Anledningen är att situationen och förutsättningarna på ungdomssidan är helt annorlunda idag. För två år sedan var antalet ungdomar som sökte sig till EFS-kyrkan 150-200 mot dagens 50-80 ungdomar och ungdomskören har också färre deltagare. Av det smågruppsarbete som fanns då, finns idag endast en ledarledd smågrupp kvar. Även på personalsidan har förändringar skett och projektgruppen och Skellefteås styrelse konstaterar att den fasta
personalstyrka som finns idag räcker för att täcka behovet på ungdomssidan och man har även svårt att se projektet som en offensiv satsning i dagsläget. Styrelsen för ett kort samtal om situationen i EFS Skellefteå och de förändrade förutsättningarna för projektet. att bevilja EFS Skellefteå att avbryta projektet ett år i förväg, per 131231. Lån till EFS Ske-å ER 56/2013 161 Från EFS Skellefteå har inkommit en låneförfrågan till EFS Västerbotten. Föreningen planerar att bygga om sin fastighet på Stationsgatan 18, plan 2 för att ge plats till administrationen i det nya pastoratet i Skellefteå, och plan 3 för att inrymma den egna administrativa personalen. Plan 2 kommer alltså att hyras ut externt. Låneförfrågan gäller i första hand 3 miljoner kr, men även ett mindre lån är intressant om ett större lån inte är möjligt. Ek redogör för den utlåning som finns i EFS Västerbotten idag och villkoren runt dessa. Ek och Hans Jakobson återger det samtal som fördes i ekonomirådet om EFS Västerbottens möjligheter att låna ut pengar till föreningar, vilket stöd det kan vara till aktiva föreningar samt vilka konsekvenser en utlåning i detta storleksformat får för distriktets placeringar i fonder och avsättningar till placeringskonton. Beslutad utlåningsräntan ligger för närvarande på 2,88%, och inlåningsräntan på våra placeringskonton hos SE-banken på 1,8%. Detta ger ca 1% nettoränta till distriktet. EFS Skellefteå meddelar att föreningen för närvarande inte har några lån. Föreningen har inteckningar på 5,4 miljoner kr där 1,5 miljoner kr ligger som säkerhet för checkräkningens limit. Det finns alltså full täckning för ett lån på 3 miljoner kr hos EFS Västerbotten i befintliga inteckningar. att bevilja EFS Skellefteå ett lån på upp till 3 miljoner kronor att lånet kan ha en avbetalningstid på upp till 25 år att den ränta och övriga lånevillkor som finns enligt tidigare beslut av styrelsen kan fortsätta att gälla (ST 185/2010) att EFS Västerbotten får nyttja befintliga outnyttjade pantförskrivningar i föreningen som säkerhet och full täckning för lånet Sjukhuskyrkan Skellefteå 162 Df rapporterar att sjukhuskyrkan i Skellefteå har genomgått en utvärdering av verksamheten och man konstaterar att verksamheten
behöver utökas från 2,5 tjänster till 3 tjänster. Arbetsgruppen har undersökt om det finns fler som kan vara bärare av verksamheten för en möjlig utökning av tjänster. Nio församlingar har meddelat att man vill ge ett stöd för att förverkliga en utökning med 0,5 sjukhusprästtjänst. Nu har även EFS Västerbotten tillfrågats om att vara en av bärarna och att EFS Västerbotten också skulle bli arbetsgivare för sjukhusprästen genom en samverkanstjänst. Styrelsen menar att det måste finnas en långsiktighet i tanken att utöka antalet tjänster i sjukhuskyrkan och efterfrågar beräkningsunderlag och planer för hur församlingarna ska bidra till utökningen. Df uppdras att bevaka ärendet. att ge sitt stöd till tanken med 0,5 tjänsteutökning av sjukhuskyrkans tjänster i Skellefteå 163 Ekonomirapporter Gåvorapport 1301-1310: Ek meddelar att från föreningar och enskilda personer inkom under perioden 5,923 miljoner kr mot budgeterade 5,710 miljoner kr. Vi har tappat mot tidigare utfall under året, men ligger ändå idag på 200 tkr högre utfall än beräknat. För att nå budgeterat mål fattas nu 2,2 miljoner kr. Lividitetsrapport 1301-1309: Ek meddelar att under augusti och september minskade likviditeten med ca 1,6 miljoner kr. Jämfört med september föregående år är likviditeten dock 400 tkr bättre. Ca 45% ligger i fonder, 27% på placeringskonto och resterande i kassa och bank, totalt 10 995 tkr. Prognos 2013: Ek föredrar en prognos baserad på utfall 2013-09-30. Ett sämre gåvoutfall för augusti och september än beräknat, samt att december månads gåvor inte beräknas utfalla i samma omfattning som föregående år, gör att gåvoresultatet beräknas ligga i paritet med budget 8,1 miljoner kr (fg prognos 8,8 miljoner kr). Personalbidrag och verksamhetsintäkter ligger lägre än beräknat då antalet konfirmander utföll lägre och intäkten i form av konfaclearingen blir då mindre. Även förändringen att distriktet inte får behålla SST-bidraget, som i stället skickats vidare till föreningarna i distriktet, påverkar intäktssidan. Vi hoppas dock att ett flertal av de föreningar som erhållit SST-bidrag istället ger mer gåvor under slutet av året.
Lägre antal konfirmander påverkar också kostnadssidan och tillsammans med lägre kostnader för Klippengården blir utfallet ca 400 tkr lägre än beräknat. Resultatet före bokslutsdispositionerna ligger därmed ca 0,5 miljoner kr bättre än beräknat, -849 tkr (budgeterat -1400 tkr). Ur offensiva fonden tas beslutade 500 tkr och en återförd reservering på 300 tkr gör ett resultat på 244 tkr. Föreslås att 244 tkr avsätts till testamentsfonden och redovisat resultat beräknas till 0 kr. Styrelsen mottar rapporterna. Solidariskt givande!? Se dokument av Henrik Näslund 164 Styrelsen har tagit del av ett dokument från utvecklingskonsulent Henrik Näslund, om det solidariska givandet och dess framtid i Västerbotten. Enligt Henriks dokument skulle en framtida modell innebära att både till viss del hålla kvar ett solidariskt givande för att täcka personalkostnaden för distriktskonsulenterna, men också att övergå till en modell där varje förening/krets bär kostnader för sina anställda inklusive en administrationsavgift för administrativ personal. En fördel skulle vara att detta ger tydliga incitament i givandet, ett ökat givande leder till fler anställda i den egna föreningen/kretsen och tvärtom. Andra distrikt har goda erfarenheter av liknande modeller och det har visat sig att det gett ett ökat gåvogivande. En nackdel skulle bli risken att tjänster försvinner både lokalt och på kansliet pga att det inte finns tillräcklig betalnings-/ gåvovilja hos föreningarna. Det visar också vad föreningarna värdesätter och prioriterar. Henric föreslår att modellen införs snarast möjligt och följs av avstämningar med jämna mellanrum och med viss förståelse för tillfälliga svackor i givandet Styrelsen för ett samtal om den nya modellen. Hur skulle detta påverka personalen, skulle det bli fler deltider, skulle en icke populär anställd ge ett sämre givande? Kan en mer konkret modell som denna ge ett bättre givande? Vad får modellen för effekt på givandet till EFS riks? Tanken med den nya modellen ligger i linje med styrelsens intentioner med grundbemanning och projekttjänster. På rådslaget i Uppsala (med representanter från alla distriktsstyrelser) fanns en modell som liknar detta och som används i någon form i flera distrikt idag. Förutom det seminarium som fanns med på rikskonferensen i våras cirkulerar också frågan i olika samarbetsråd och träffar där df finns representerad.
att bejaka tanken med den kombinerade modellen med både solidariskt givande och ett tydligare krav på gåvor för att täcka tjänster. Styrelsen konstaterar att modellen måste konkretiseras och att informationen först bör gå till anställda, därefter till föreningarna och sen till årsmötet att uppdra till df att vara ansvarig för arbetet Intern valberedning 2014 165 Styrelsen har att utse två ledamöter (en från norra och en från södra) till en intern valberedning vars arbete består av att föreslå personer till ett flertal olika uppdrag som sen fastställs vid styrelsens konstituerande sammanträde. Se PM för intern valberedning i EFS Västerbotten. att utse Eva Lundeborg-Karlsson för södra länsdelen att utse Anita Lundqvist för norra länsdelen Ideologiska ämnen 2014 AU 136/2013 Bibelfjäll utvärdering 4 år AU 137/2013 166 Vid tre av styrelsens sammanträden under kommande år bereds möjlighet till ideologiska samtal. EFS Västerbottens kommande konferens har orden: älskad-rustad-sänd som tema. att orden älskad- rustad- sänd ska få prägla de tre ideologiska ämnena under 2014. 167 Df meddelar att han tillsammans med ordförande i styrgruppen fått gruppens uppdrag att utvärdera Bibelfjäll, och att utvärderingsfrågorna ska besvaras av Bibelfjälls samtliga huvudmän och intressenter. Rapporten ska baseras på punkterna syfte och innehåll i PM:et för Bibelfjäll. Utvärderingen bör även belysa vad styrgruppen/ Bibelfjäll har gjort, vad ska styrgruppen/bibelfjäll göra och har styrgruppen/bibelfjäll gjort vad som var tänkt ur huvudmän och intressenters synvinkel? Hur ska styrgruppen/bibelfjäll tänka framöver? Målsättningen är att en rapport utifrån svaren på frågorna och ett handlingsförslag kommer till AU inför styrelsens sammanträde i februari. Närvarande styrelseledamöter ger spontana reaktioner på Bibelfjäll: - stolthet - mött positiv Bibelfjällsdeltagare i skidbacken
- strategiskt för inlandet - strategiskt för ungdomar - vi har en bibelskola! - utmaning och möte - både en utåtriktad verksamhet och en utbildning för ungdomar - vision som blev av! Styrelsen ser gärna att Bibelfjäll fortsätter, att Bibelfjällselever också bereds möjlighet att svara på utvärderingfrågorna samt inväntar en sammanställd rapport av utvärderingarna. EFS styrelse- förslag på kandidater AU 138/2013 168 I EFS riksstyrelse är EFS i Västerbotten idag representerade genom Birgit Hedman och Henrik Näslund. Birgit och Henrik står i tur att avgå men ställer sig, enligt uppgift, till förfogande för en ny 3-års period. AU har samtalat om eventuella kandidater och om behovet av en större representation från Västerbotten än vad som varit. Styrelsen mottar rapporten. Diakoniprojekt 169 Från Birgit Hedman, Umeå har inkommit en förfrågan om ett diakoniprojekt som omfattar stad, tätort, landsbygd och glesbygd. Ett projekt där Birgit är sammankallande och tillsammans med någon ytterligare diakon och andra intresserade kommer att inventera behovet och möjligheterna som finns i EFS-föreningars diakonala verksamhet. Tankarna med projektet stämmer väl överens med nuvarande handlingsplan där det finns en målbeskrivning som styrelsen inte arbetat med ännu: Samla kunskap och erfarenheter kring diakonala frågor för inspiration/utbildning och kunskapsspridning. Styrelsen bejakar tankarna med ett projekt om vardagsdiakoni. Styrelsen uppdrar till konferenskommittén att beakta diakoniprojektet i sin planering till Nära Jesus konferensen. till Verksamhetsrådet (VR) att vara bollplanket till projektet till Cathrine Eiderhäll att vara ansvarig i VR PM för konferens ST 132/2013 170 Vice ordförande redogör för AUs beredning av frågan, vilka utställare som bör få finnas på plats vid vår distriktskonferens Nära Jesus samt utskottets förslag till beslut. :
att utställare som vill finnas med på Nära Jesus konferenser ska vara samverkansparter med EFS, t ex Sensus, folkhögskolorna, Luleå stift och Din Bok, dock inte politiska utställare. Kersti Karlsson Evelina Miderfjäll Meddelande om personalförändringar Styrelsesammanträden ht 2014 171 Df meddelar att Kersti Karlsson lämnat sin missionsinspiratörstjänst 130630 och att Evelina Miderfjäll lämnar sin konsulenttjänst i Ersmarkskyrkan, Umeå vid årsskiftet 131231 Styrelsen mottar meddelandet och uttrycker tacksamhet för den tid som Kersti och Evelina varit anställda av EFS Västerbotten. 172 att fastställa följande sammanträdesdatum, platser och ansvariga för hösten: Datum Plats Ansvarig 26-27/9 styrelsedygn Strömbäcks fhs Marianne Berglund + en ny ledamot 15/11 styrelsedag Ersmark norra Hans Jacobsson Rapport EFS Västerbotten 173 Df meddelar: - Nära Jesus konferensen. Rapport om planerade talare, Tin Mörk chef Sverigeavdelningen och team från Borlänge EFS, P-O Byrskog. Älskad-rustad-sänd är temat och ämnet även nya sätt att vara kyrka. Musikarrangemang för lördagkväll är förhoppningen och uppmaningen till konferensgruppen. Finns ett påbörjat förenklat konferens-tänk inför kommande år, ännu inte presenterat av utvecklingskonsulenterna. - Avtal Lycksele, klart och uppdaterat, skrivet med södra Lapplands pastorat. - Revidering av Lövångers avtal inför nytt pastorat Burträsk- Lövånger är på gång. - Rapport till EFS riksstyrelse från df Västerbotten med de största glädjeämnena och df-uppdraget i allmänhet. - Medarbetardagar januari 2014. Maria Smeds och Lena Bergström kommer och behandlar ämnen som stress och bön/inre helhet. Dagarna görs i samarbete med Solviks folkhögskola.
- Kansliet. Kick-off med kansliet i september, tilltro, fröjd, äventyr blev orden som fylldes med många underrubriker. För dk-arna har ändringarna på kansliet i stort sett landat medan tjänsten som informatör/personalhandläggare inneburit mer än budgeterade 75%. Förändringarna i df-tjänsten har också medfört en större arbetsbörda, och där är vi inte i balans ännu. - Konfirmandlägren 2014, Solvik är fullt, Strömbäck läger 2 har få anmälda men kommer ändå att genomföras. Rapport EFS riks 174 Anita meddelar: - Samarbetskyrkokonferens i Uppsala samlade mycket folk och gav många olika exempel från olika samarbetshåll. Det har arbetats fram nya mallar för samarbetsavtal med avseende på de nya pastoraten. Hans Stiglund menade att vi talar väl om varandra och håller om varandra, vårt uppdrag att gå ut och missionera och se andra än de i våra sammanhang är viktigast. - Centrum för utveckling, utveckling. Där tänkte man för stort, idag finns ett förslag till förändring, att projektet ska formas till en tankesmedja där Johannelund, Salt, df:arna, riks och folkhögskolorna träffas en till två ggr per år. Det innebär att inga ytterligare pengar behövs till projektet utan varje sammanhang får betala för sin resa och uppehälle samt dela på kostnaden för eventuella föreläsare. Styrelsen ställer sig bakom att CFU Utveckling byter namn till CFU samverkansforum och att varje part bär löpande sina egna kostnader i samband med årliga träffar. - Fortbildningsplan för präster i EFS-tjänst. EFS har ett särskilt ansvar att utbilda och fortbilda sina präster. Styrelsen bejakar fortbildningsplanen och de kostnader som följer med den. Präster i EFS-tjänst går utbildningen vart tredje år som då genomförs med en tredjedel av prästerna varje år. - Ett EFS-strukturutredning. Det finns en rapport från den arbetsgrupp som arbetat med frågan utifrån rådslaget i Uppsala. Ett konkret förslag utifrån rådslaget är att genomföra distriktsrådslag i alla distrikt vt 2014 samt att en projektledare får uppdraget att leda arbetet. 175 Utsända protokoll Datum Kommentar
Färdigställt dokument AU 131023 ER 131030 IR 130919 Salt Västerbotten 130921 VR-s och n 131106 Klippenkamratern 131012 as årsmöte LG- 130919 personalprotokoll VR 131106 Noteras att det ska in fler ledamöter i VR där nuvarande interna valberedningen MB, ÅH är ansvariga. att lägga protokollen till handlingarna. Avslutning 176 Ett tack framförs till dagens styrelsevärd och en julklapp utdelas till ledamöterna, därefter avslutas sammanträdet med bön. Dag som ovan Eva S Bäckström sekreterare Marianne Berglund Hans Jakobson Gunilla Stenberg v ordförande justerare justerare