Krav&Kriterier 1 Allmän Orientering 1.1 Upphandlingen, org.nr: 212000 0977, inbjuder till anbudsgivning gällande utegym. Mer information om finns på www.engelholm.se. 1.2 Omfattning Upphandlingen omfattar tre utegym placerade på olika platser inom kommunen. 1.3 Bilagor Bilaga 1 Avtalsvillkor Bilaga 2 Exempel på utformning av träningsredskap Bilaga 3 Uppräkningsmodell 2 Upphandlingsföreskrifter 2.1 Upphandlingens form Upphandling görs som ett förenklat förfarande enligt 15 kapitlet i lagen Lag 2007:1091 om offentlig upphandling, LOU. Förfarandet medger förhandling men anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Kommunen ersätter ej anbudsgivare för upprättande av anbud. 2.2 Helt eller delat anbud Anbud kan bara lämnas på hela upphandlingen 2.3 Reservationer Anbud får inte innehålla reservationer utan alla krav måste accepteras i sin helhet. /Kommunledningskontoret Säte. 1 / 8
2.4 En eller flera leverantörer En leverantör kommer att antas. 2.5 Avtalsform Engångsköp 2.6 Anbudets form, innehåll och märkning Anbud ska lämnas elektroniskt via Kommers Annons, webbadress: http://www.kommersannons.se/engelholm/ Anbud på papper, telefax eller e post accepteras inte. Observera att det företag som registrerats som anbudsgivare ska vara samma företag som tecknar eventuellt avtal. Ombud kan alltså inte lämna anbud. Anbudet ska vara på svenska och följa förfrågningsunderlagets struktur och numrering. Eventuella anbudsbilagor såsom certifikat, intyg, produktbeskrivningar och liknande accepteras på andra språk. Anbudsgivare ska på begäran översätta ingivna bilagor på egen bekostnad. Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal krav som måste uppfyllas, s.k. obligatoriska krav ska krav. Uppfylls inte dessa krav både avseende anbudsgivare och anbud kan inte anbudet prövas. Samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar måste därför bifogas anbudet. Sidoanbud eller alternativa utförande kommer inte att utvärderas. 2.7 Frågor och upplysningar under anbudstiden Om något upplevs som oklart i underlaget är det viktigt att kommunen kontaktas. Eventuella frågor ställs via: http://www.kommersannons.se/engelholm/ Kommunen är skyldig att lämna svar senast sex dagar före sista anbudsdag. Frågor måste komma in i så god tid helst 10 dagar före sista anbudsdag att de hinner bearbetas och besvaras före denna tidsgräns. Kommunen publicerar eventuella förtydliganden och kompletteringar via Kommers. Anbudsgivare, som via KOMMERS registrerat sin e postadress i denna upphandling, får automatiskt meddelande via e post. Övriga måste själva bevaka eventuella förtydliganden och kompletteringar. 2.8 Systemsupport Vid svårigheter att arbeta i systemet finns teknisk support via tel.nr: 08 61 23 453. Frågor kan också ställas via funktionen frågor och svar. 2.9 Anbudstidens utgång Anbudet ska vara upphandlande myndighet tillhanda senast 2014 11 26. /Kommunledningskontoret Säte. 2 / 8
2.10 Förtydliganden och kompletteringar av anbud Uppenbara felskrivningar, felräkningar eller något annat uppenbart fel i anbudet får rättas. Kommunen får begära att anbudet förtydligas om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Det kan innebära att uppgifter begärs för att s.k. nollställning ska kunna göras. Det innebär att anbuden behandlas så att de blir jämförbara. 2.11 Anbudets giltighetstid Anbud skall vara giltigt tre månader efter anbudstidens utgång. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning ska anbuden vara giltiga en månad efter det att dom vunnit laga kraft. 2.12 Avbrytande av upphandling Kommunen förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om omständigheter inträffar som väsentligen påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om detta. 2.13 Anbudspresentation Anbudsgivaren kan komma att få presentera sitt anbud under utvärderingsperioden. En eventuell presentation kommer att ske i. 2.14 Tilldelning av kontrakt För mer information se kapitel 6. 2.15 Tilldelningsbeslut/besked Efter avslutad anbudsutvärdering fattas så kallat tilldelningsbeslut som visar resultat av upphandlingen. Meddelande om detta skickas ut till samtliga anbudsgivare via Kommers. Beslutet skickas ut via kommunens upphandlingssystem till den e postadress som registrerats vid anbudsinlämningen. Avtal tecknas tidigast 10 dagar från den dag då tilldelningsbeslutet har skickats till anbudsgivaren, det vill säga då tiden för överprövning/avtalsspärr löpt ut. Bindande avtal föreligger ej förrän båda parter har skrivit under avtalet. /Kommunledningskontoret Säte. 3 / 8
2.16 Sekretess Inkomna anbud är allmän handling. Anbudsgivaren ska i anbudet ange om någon del i anbudet omfattas av sekretess. Anbudsgivaren ska i sådana fall motivera på vilka grunder specifik del anses omfattas av sekretess. Angivande av specifik del och motivering ska vara så tydlig att kommunen med motiveringen som underlag kan fatta beslut. Ifall detta inte är tillräckligt tydligt beskrivet för vår bedömning kan anbudet komma att lämnas ut i sin helhet. I de fall som anbudsgivaren ej anger något, kommer kommunen att tolka det som att anbudsgivaren ej anser att någon information i anbudet omfattas av sekretess. Observera att ett angivande av att delar av anbudet ska omfattas av sekretess i sig inte innebär att det kommer att omfattas av sekretess. Kommunen kommer att i varje enskilt fall och vid varje förfrågan göra en prövning av om en specifik uppgift omfattas av sekretess. 3 Krav på anbudsgivare 3.1 Registreringar mm Anbudsgivare ska ha fullgjort sina lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter i Sverige, alternativt i hemlandet om företaget är registrerat i annat land. I de fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer i uppdraget, ska även dessa uppfylla kraven. Kommunen samarbetar med Skatteverket och kommer att kontrollera detta. Utländskt företag ska på begäran inkomma med motsvarande utländska bevis på originalspråk, med översättning till svenska, som vid anbudstidens utgång inte får vara äldre än tre månader. /Kommunledningskontoret Säte. 4 / 8
3.2 Finansiell och ekonomisk ställning Anbudsgivare ska ha en god och stabil ekonomi. Anbudsgivare ska ha minst rating 40 enligt Creditsafe eller på annat sätt styrka företagets ekonomiska och finansiella ställning. Kommunen kommer att, från kreditupplysningsföretag, begära in uppgifter om anbudsgivaren. I fall lägre rating visas, ska anbudsgivare ändå anses uppfylla detta krav om anbudsgivaren lämnar sådan förklaring nedan, att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Samma kvalificeringskrav tillämpas för nystartade företag och utländska anbudsgivare. Om upplysning inte kan hämtas via Creditsafe kommer kommunen att begära likvärdiga intyg från anbudsgivaren. På begäran ska anbudsgivare sända in företagets och i förekommande moderbolagets senaste årsredovisning inklusive revisonsberättelse. Om anbudsgivaren ej uppfyller kravet på rating kan denne åberopa annat företags ekonomiska kapacitet. Vid åberopande av annat företags ekonomiska kapacitet ska klart framgå att detta bolag ikläder sig det anbudsgivande företagets förpliktelser enligt senare tecknat avtal. Intyg lämnas på begäran. Denna garanti ska gälla vid första anfordran vilket innebär att krav kan ställas mot såväl avtalspart som garant. Anbudsgivare som vet med sig att man kan behöva kontrollera sin rating och inte själv har tillgång till Creditsafe kan vända sig till Kommunen under anbudstiden. Kommunen kan då vara behjälplig med att ta fram uppgifter. 3.3 Teknisk förmåga och yrkesmässig kapacitet 3.3.1 Erfarenhet och kompetens Anbudsgivare ska ha tillräckligt med erfarenhet, kapacitet och kompetens att utföra uppdraget på ett tillfredsställande sätt. Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga en kort företagspresentation där verksamheten och organisationen beskrivs och som visar att man uppfyller kravet. Anbudsgivaren eller dess personal i ledande funktioner ska under de tre 3 senaste åren ha genomfört minst två 2 uppdrag av motsvarande art och omfattning. Detta ska styrkas med till anbudet bifogade kundreferenser inklusive en kort beskrivning av det genomförda uppdraget. Referenterna ska anges med företagets namn, kontaktperson, telefonnummer och e mail och dessa kommer att kontaktas av den upphandlande myndigheten om den finner det nödvändigt. Ifall kommunen har egna referenser kan dessa komma att användas istället för i anbudet angivna referenser. Kravet uppfylls: 3.3.2 Rutiner för kvalitetssäkring Anbudsgivare ska ha rutiner för kvalitetssäkring som säkerställer att uppdragets utförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Beskrivning av hur kravet tillgodoses ska lämnas i anbudet. /Kommunledningskontoret Säte. 5 / 8
3.3.3 Underleverantörer Anbudsgivaren ska redovisa om denne avser att använda sig av underleverantörer samt i förekommande fall redovisa inom vilka delar underleverantörer kan komma att bli aktuella samt vilka dessa underleverantörer är. 3.4 Företags och kontaktuppgifter Följande uppgifter ska lämnas: 1. Företagsnamn, adress, telefonnummer, webbplats 2. Kontaktperson för anbudet med e postadress och telefonnummer 3. Kontaktperson för avtalet med e postadress och telefonnummer 4. Avtalstecknare med e postadress och telefonnummer 4 Kravspecifikation 4.1 Tillgänglighetsanpassning En specifikation på vilka träningsredskap som skulle gå att tillgänglighetsanpassa och pris för detta ska lämnas med anbudet. Detta pris utvärderas inte. 4.2 Utvärderingskriterier Anbudsgivaren ska i anbudet beskriva sina träningsredskap utifrån nedanstående kriterier: Kvalité träningsredskapens hållbarhet och ytskikt Funktion hur väl träningsredskapen är anpassade för olika målgrupper Enkelhet att montera upp och ned träningsredskapen Baserat på redovisningen kommer en utvärdering att göras med fokus på erbjudna mervärden. En helhetsbedömning kommer att göras enligt nedanstående betygsskala. Kriterierna kommer att utvärderas var för sig av en referensgrupp bestående av 3 4 personer. Bedömningen görs med ledning av svar och handlingar som anbudsgivaren lämnar i anbudet enligt nedanstående poängskala. Varje kriterium ska minst ha betyget 40 för att anses klara lägsta nivå. 100 poäng = mycket hög nivå, långt över förväntan, ger stort mervärde 80 poäng = hög nivå, över förväntan, ger mervärde 60 poäng = godtagbar nivå, enligt förväntan, ger dock inget mervärde 40 poäng = låg nivå, under förväntan 20 poäng = kvalitetsbrister, ej acceptabel nivå 0 poäng = inget svar /Kommunledningskontoret Säte. 6 / 8
4.3 Pris Pris ska anges för: Tre kompletta utegym Monteringskostnad för samtliga redskap Priser ska anges i SEK exklusive moms. Faktureringsavgifter, påminnelseavgifter eller liknande avgifter får inte debiteras. Frakt, emballage, FTI avgift, försäkring, tull och övriga kostnader som uppdraget kräver ska ingå. 5 Avtalsvillkor 5.1 Avtalsvillkoren återfinns i bilaga 1, Avtalsvillkor. Dessa ligger till grund för avtal mellan kommunen och leverantören. Anbudsgivaren måste acceptera avtalsvillkoren i sin helhet. Vi accepterar villkoren 6 Tilldelning av kontrakt 6.1 Grund för tilldelning av kontrakt Kommunen kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn tagen till pris och nedan rangordnade kriterier. Vid utvärderingen kommer en uppräkningsmodell att användas, se bilaga 3. Modellen utgår från varje anbuds utvärderingssumma och räknar upp den med ett kvalitetsbristtillägg som är procentuell skillnad mellan maximal poäng och erhållen poäng på kriterierna. En samlad bedömning av de mervärden anbudsgivaren erbjuder gällande kriterierna nedan görs. Den samlade bedömningen anges som totalkvalitet. Bedömningen sker enligt i punkt 4.2 redovisad skala. Maximal poäng som kan uppnås per kriterium är 100 poäng, därefter räknas ett snittvärde fram av de olika kriterierna för att få fram totalkvalitetens poäng. Tyngd på totalkvaliteten i förhållande till pris bestäms av en uppräkningsfaktor. I denna upphandling är faktorn 1 vilket innebär att totalkvalitet väger tyngre än pris, exempelvis innebär 80 tilldelade totalkvalitetspoäng ett kostnadspåslag på 20 % vid utvärderingen 20 * 1. Resultatet blir ett jämförelsepris där anbudet med det lägsta jämförelsepriset är det vinnande anbudet. En referensgrupp bestående av 3 4 representanter kommer att bedöma träningsredskapen utifrån kriterierna: Kvalité träningsredskapens hållbarhet och ytskikt Funktion hur väl träningsredskapen är anpassade för olika målgrupper Enkelhet att montera upp och ned träningsredskapen 6.2 När två eller flera anbud är lika Om utvärderingen resulterar i att två eller flera anbud hamnar på samma poäng kommer utvärderingskriteriet funktion att vara utslagsgivande. /Kommunledningskontoret Säte. 7 / 8
/Kommunledningskontoret Säte. 8 / 8