Cramo Business Support användar handbok
Innehåll Sid Funktion 3 Inloggningsuppgifter 4 Kom igång 5 Pågående order 6 Web-depå 7 Företagsprofil, avtalade rabatter 8 Visa faktura 9 Ekonomisk statistik 9 Tekniska krav 10 Behörighet 11 Frågor/synpunkter Användaruppgifter Användarnamn: Lösenord: Min Cramo-kontakt för Business Support 2
Inloggning till Business Support Varje företag som är intresserat av tillgång till Business Support, måste vara kund hos Cramo. Företaget måste utse en användaradministratör som får tillgång till alla företagets kundnummer. Denna, företagets förste användaradministratör av Business support, får därefter tillgång till tjänsten. När den förste användaradministratören har loggat in i systemet, är det denna användaradministratör som ansvarar för att bjuda in resterande användare till företagets olika kundnummer samt att ge dem olika behörighetsroller till olika kundnummer. Användaradministratören kan även klona sig, dvs skapa andra användaradministratörer som även de har tillgång till samtliga företagets kundnummer. Varje företag som är användare av Business Support, måste ha minst en sådan användaradministratör som ansvarar för att administrera samtliga företagets användare av Business Support. För att kunna ta bort en sådan användaradministratör, krävs att man skapar en ny användaradministratör med likadana rättigheter. Därefter kan denne nye användaradministratör ta bort den förste. 3
Kom igång med Business Support Hur man hittar till Business Support Gå in på Cramos hemsida www.cramo.se Logga in i rutan för Business Support genom att fylla i användarnamn (din e-postadress) och ditt lösenord i som ska ha skickats via e-post till dig. Du måste ändra ditt lösenord innan du använder Business Support. Men innan du kan ändra lösenord måste du läsa och godkänna användarvillkoren. Har du glömt lösenordet kan du använda funktionen Glömt dina inloggningsuppgifter på startsidan, då skickas ditt lösenord automatiskt till din e-postadress. När du kommer in på startsidan kan du välja vilken information du vill titta på. För en snabb genomgång av systemet kan du följa instruktionerna nedan. OBS, beroende på vilken behörighet du har kan vissa av funktionerna nedan vara dolda för dig. Startmenyn i Business Support Välj vilket kundnummer du vill titta på genom att dubbelklicka på länken (företaget). Om du bara har tillgång till ett kundnummer kommer det automatiskt att visas vilka leveransplatser som finns. Det kundnummer du är inne på syns som en påminnelse uppe till höger. Hjälp Menyingången Hjälp leder till den fullständiga användarhandledningen. Var och en av Business Supports skärmbilder innehåller också en egen Hjälp-ingång. Den leder till den del av användardokumentationen som rör den funktion skärmbilden just då visar. Kontakta oss Här kan du skicka e-post om du har några frågor eller om du funderar över något som har med Business Support att göra. Mina uppgifter Här kan du ändra dina egna uppgifter och byta lösenord. 4
Pågående order De leveransplatser som har pågående order visas direkt när ett kundnummer har valts. I första kolumnen kan det finnas ett plustecken. Det betyder att produkten/artikeln är en så kallad strukturartikel, det vill säga den innehåller flera delar. Om du klickar på plustecknet, så får du se alla delar som ingår i strukturartikeln. Samtliga kolumner är sorteringsbara, utom förväntat pris, och sortering sker genom att man klickar på kolumnrubriken. Det går också att se mer om en viss order. Dubbelklicka på ordernumret. Då visas allt som finns med på just den ordern. Välj en leveransplats för att visa de orderrader som är pågående (första fliken). Returnerade produkter ligger kvar tills alla produkter på ordern är returnerade. Vid slutfakturering av ordern töms uppgifterna och flyttas över till Ekonomisk statistik. Du kan skriva ut en detaljbild över en leveransplats. Om du väljer att skriva ut, presenterar systemet en utskriftsvänlig sida i Word som ser ut som utskriften kommer att se ut. OBS. Dubbelklicka för att komma vidare Visa mer genom att dubbelklicka på ordernumret + tecken = Strukturartikel (består av flera delar) Förväntat pris hämtas från kundens aktuella prislista. Detta pris kan avvika från fakturerat belopp. Klicka på Brevet för att skicka e-post Klicka på depånamnet för att få depåuppgifter (adress, tel etc) 5
Web-depå Klicka på menyvalet Web-depå i menyraden till vänster. Förklaring till färgkoder i Lägg till i bokningslistan Grön: Tillgängliga för direktbokning. Välj kundnummer. ARTIKELSÖK Gul: Cramo återkommer om tillgänglighet. Klicka på någon av ikonerna i Lägg till i bokningslista. Artikelfältet i Min bokningslista uppdateras därmed. Välj artikelgrupp, t ex Byggmaskiner och klicka dig fram till rätt undergrupp, t ex Armeringsklippar Lägg till fler produkter eller avsluta med Skicka bokningslista. Ange en tidsperiod (dagens datum eller framåt i tiden). Nu visas priset för produkterna för den 6
angivna perioden, i det här fallet netto därför att inloggning har skett. När produktval är klara måste ett antal fält enligt nedan fyllas i innan beställning kan skickas. Företagsprofil AVtalade rabatter Klicka på menyvalet Företagsprofil i menyraden till vänster. I Företagsprofil visas de kontaktuppgifter som finns för företaget, kundens avtalsansvarige, vilka som är kundens administratörer och den som är kundansvarig från Cramo. Det är på denna sida som en användare med administratörs behörighet kan administrera kundnumrets användare och deras behörighet. Här visas vilken prislista som tillämpas samt rabattsatser per produktområde 7
visa faktura I funktionen Faktura kan du söka ut och visa fakturor i sitt utskriftsformat (pdf eller afp) för den valda kunden. Sök faktura En användare måste logga in och välja ett kundnummer för att få tillgång till tjänsten. Användaren måste dessutom ha rollen administratör eller superanvändare plus för det aktuella kundnumret. Det finns tre sätt att söka fakturor på. Huvudalternativ - välj fakturor 1. Välj Fakturor i menyn 2. Sök med hjälp av formuläret (kundnamn och kundnummer är förvalda och låsta gäller samtliga sökningar för externa användare) 3. Faktura visas Alternativ välj en leveransplats 1. Välj en leveransplats 2. Klick på knappen Sök fakturor 3. Sök med hjälp av formuläret (leveransplats är förvald) 4. Faktura visas Alternativ välj en order 1. Välj en leveransplats 2. Välj ett ordernr 3. Klick på knappen Sök fakturor 4. Sök med hjälp av formuläret (ordernummer är förvalt) 5. Faktura visas Resultatlista Sökresultatet visas i en lista. Om det är fler än 500 träffar, visas de 500 första, om du vill se samtliga klicka på Visa alla träffar så görs sökningen igen. Observera att en sortering endast görs på det visade urvalet och att det finns en övre gräns på MAX 1500 träffar. Sortering kan göras genom att klicka på en kolumn. För att visa en faktura klickar man på fakturanumret, systemet kommer då att visa en utskriftsvänlig sida som ser ut som utskriften kommer att se ut. Välj att skriva ut eller spara. Du kan läsa mer om Visa faktura om du klickar på Hjälp. Hjälpen finns som generell hjälp, i vänster meny eller så kommer du rätt i in Hjälpfunktionen uppe till höger. 8
Ekonomisk statistik Klicka på menyvalet Ekonomisk statistik i menyraden till vänster. Välj sedan det kundnummer du vill se ekonomisk statistik för eller välj att klicka på plustecknet till höger om kundnamnet. Då kommer alla leveransplatser fram på det valda kundnumret. Genom att göra en markering i rutan framför leveransplatsen och klicka Välj i högra hörnet, visas ekonomisk statistik för den leverans-platsen. Välj år eller period. Klicka på knappen Spara/Skriv ut, nu visas en helt expanderad sammanställning där all information på kundnumret syns. Tekniska fakta om Business Support Systembegränsningar Business Support Idag kan våra användare bara se information från det affärssystem som används i vår ordinarie maskinuthyrningsverksamhet. Det innebär att information avseende flyttbara lokaler än så länge inte kan visas i tjänsten. Tjänsten finns för närvarande tillgänglig alla dagar 06:00-22:00. Där emellan är tjänsten stängd pga systemåtgärder. Säkerhet All kommunikation innanför inloggning sker över en krypterad förbindelse. Krav på inställningar och webbläsare Business Support använder sig av cookies. En cookie är en liten textfil som placerats på din hårddisk av en webbserver du besökt. Den fungerar som ett ID-kort och kan varken köras som kod eller föra med sig virus. Den är enbart din och kan bara läsas av den server som du fick den av. I textfilen sparas information knuten till användaren som webbservern (i vårt fall Business Support tjänsten) behöver spara. Vi rekommenderar en upplösning på 1024 x 768 pixlar. Tjänsten är utvecklad och testad för Microsoft Internet Explorer 7.0. Tjänsten är ej utvecklad för, eller testad på Mac. 9
Värt att tänka på om behörigheter Behörighetsstrukturen i Business Support Behörighetsstrukturen i Business Support bygger på behörighet både till funktion och till kundnummer. Behörighet per funktion Användarens behörighetsroll styr vilka funktioner användaren är behörig till. De fem behörighetsrollerna är: - Användare - Utökad användare - Superanvändare - Superanvändare + - Användaradministratör Illustrationen nedan beskriver vilka funktioner rollerna ger behörighet till. Behörighet till kundnummer Varje kund/företag finns representerad som ett eller flera kundnummer i Cramos system. Om företaget finns representerat med olika kontor inom landet, ser representationen i Cramos system ut som på illustrationen nedan ett kundnummer för huvudkontoret till vilket hör ett eller flera kundnummer till lokalkontor (LK). HK-kundnummer LK-kundnummer LK-kundnummer LK-kundnummer FÖRETAG ANVÄNDARE Pågående order Företagsprofil UTÖKAD ANVÄNDARE Pågående order Företagsprofil Nettopriser i Hyresguiden SUPER- ANVÄNDARE Pågående order Företagsprofil Nettopriser i Hyresguiden Avtal Ekonomisk statistik SUPER- ANVÄNDARE + Pågående order Företagsprofil Nettopriser i Hyresguiden Avtal Ekonomisk statistik Visa faktura ANVÄNDAR- ADMINISTRATÖR Pågående order Företagsprofil Nettopriser i Hyresguiden Avtal Ekonomisk statistik Ändra företagsprofil Visa faktura 10
Har du frågor eller kommentarer på tjänsten Business Support är du välkommen att kontakta: Yvonne Schmidt, 08-623 54 00 eller din ordinarie Cramo-representant Mail to: business.support.se@cramo.com 11
powering your business Tryckt: 2010-09