Fyra sätt att tjäna mer pengar på er fakturering

Fyra sätt att tjäna mer pengar på er fakturering

Många företagare blir förvånade av vetskapen att deras faktureringsflöde är en potentiell källa för intäkter. Fokus ligger oftast på att öka försäljningen samt bygga verksamheten och dess intäkter. Fakturering blir ett område som bortprioriteras eller faller mellan stolarna. Traditionellt tas fakturering upp som en kostnadspost i företaget. Alternativt är det en process som helt flyttats till ett annat företag. Med den här guiden hoppas vi belysa möjligheterna för företag att effektivisera samt skapa nya intäkter i sin fakturering. Vi ser ett ökande intresse hos företag att ta kontroll över sina faktureringsströmmar. Detta gäller både mindre företag, men också hos större, fakturaintensiva bolag. Ett extra stort intresse ser vi hos företag med höga fakturavolymer som står inför utmaningen att förbättra sina marginaler. Denna guide visar fyra områden där vi rekommenderar att företag ser över sina nuvarande processer. Denna översyn kan leda till positiva effekter i flera viktiga led, och vi hoppas att guiden kan leda till insikter kring hur ert företag kan nå dit. 2

1 Snabbare betalt = bättre kassaflöde Många företag accepterar, eller lär sig leva med, sena inbetalningar. I Sverige sker den genomsnittliga betalningen 15 dagar efter en fakturas förfallodatum. Detta medför en rad negativa effekter, och för mindre företag kan det finnas risk för företagets faktiska överlevnad. För större företag blir det viktigt att inse att sena betalningar har en negativ påverkan på kassaflödet. För ett företag som omsätter 12 miljoner kronor innebär den sena betalningstiden att så mycket som 500 000 kronor extra binds i kundfordringar. 1 Vi uppmuntrar alla företag att ta sitt kassaflöde väldigt seriöst. En utestående skuld innebär i princip ett räntefritt lån från företaget till sin kund. Det finns dock sätt för företag att hjälpa sina kunder betala snabbare. Speciellt om mottagarens upplevelse drastiskt kan förenklas och förbättras. Kunden kan exempelvis ta emot en dynamisk webbfaktura samt ges möjlighet att smidigare kommunicera kring ändringar i fakturan. Snabbare betalningar innebär att företagets kassa ökar 3

och pengar som idag är uppbundna i kundfordringar kan användas för investeringar eller på andra produktiva sätt. Vi kan hjälpa företag att få betalt i snitt 27% snabbare 2 genom att göra det enklare för kunder att betala. Läs mer om hur ni kan få snabbare betalt från era kunder. 1 http://seb.se/pow/content/produkter/lan/factoring_r4721.pdf 2 Statistik från Billograms kunder 4

2 Ta digitaliseringen på allvar Många företag skickar fortfarande papperfakturor och har rutiner baserade på en analog process. Företag har ofta hårt cementerade rutiner kring fakturahantering, vilket kan bidra till upplevelsen att steget till förändring blir svårt. Samtidigt vet vi att framtidens fakturering är digital. Nuvarande analoga processer är inte hållbara givet de digitala förändringar som snabbt sveper genom vårt samhälle. Frågan blir hur vi enklast kommer dit? Flera aktörer har försökt sig på att digitalisera fakturan men ingen lösning har fastnat. De har antingen krävt tunga investeringar eller varit svåra att få med sina kunder på. Digitaliseringen kommer vara en fortgående process. Därför förespråkar vi ett alternativ som tar både digitala och analoga leveranssätt i åtanke. En kund som vill ta emot en faktura på posten ska kunna det, och de som vill ha digitala fakturor ska ha den möjligheten. Med en stegvis process blir övergången till digital fakturering både smidig och anpassningsbar. Läs mer om hur vi hjälper företag att konvertera 77% av sina pappersfakturor till digitala fakturor. 5

3 Effektiv resurshantering En faktureringsprocess innehåller många olika steg att skapa och skicka en faktura är bara de första. Utöver detta så behövs bevakning av inbetalningar, eventuella påminnelser, inkasso och KFM-förelägganden, kommunikation med kund, hantering av eventuella ändringar, skapande och utskick av kreditfaktura, bekräftelse av inbetalning och slutligen bokföring av händelsen. Att strömlinjeforma detta flöde blir viktigt i syfte att ge kunder en professionell och enkel upplevelse. När processen hos ett företag blir tydligt så blir det också enklare att se över vilka resurser som går till denna. Har den lagts över på ett annat företag så har hela processen accepterats som en ren kostnadspost. Arbete som krävs kan också vara likställt en heltidsresurs, alternativt värdefulla timmar som bättre läggs på en annan aktivitet i företaget. Det kan också vara en god idé att se över kostnader för eventuell extern konsulttid. Vi har hjälpt våra kunder att i snitt lägga 74% mindre tid på administration kring sin fakturering. 3 3 Statistik från undersökning bland Billograms kunder 6

4 Skapa nya intäktsströmmar Många företag har inte insyn eller kontroll över sin egen kravhantering. Här ser vi den kanske största potentialen för företag att ta kontroll över sina processer. Vi tycker att företag själva ska bestämma hur kravhantering ska fungera samt vilka avgifter som ska tas ut. Ert företag kan således ta del av de avgifter som kan komma från en eventuell indrivningsprocess. Vi rekommenderar att undersöka vilka intäkter som era flöden innehåller idag, men som ni kanske inte tar del av. Factoringbolag, till exempel, växer idag på intäkter från andra företags betalningsvillkor däribland påminnelseavgifter och dröjsmålsränta. Vi tycker att dessa potentiella intäkter ska tillfalla det företag som faktiskt förhandlat betalningsvillkor med sin kund. Fler och fler företag börjar se det stora värdet med att ta kontroll över denna mycket viktiga, men ofta åsidosatta, process. Vi berättar gärna hur vi hjälpt andra företag att markant förbättra sina marginaler. Kontakta oss för att höra mer om hur vi kan hjälpa er att skapa intäktsströmmar från er fakturering. 7

Om Billogram Vi hjälper företag att omvandla hela sin faktureringsprocess. Med Billogram får ert företag fullständig insikt i ett område som de flesta företag väljer att outsourca eller själva lägger för mycket tid och resurser på. Låt oss visa hur ni kan spara tid, sänka kostnader och faktiskt tjäna pengar på ert faktureringsflöde. 8