Vård- och omsorgsnämnden 27 februari 2014 Dnr VON 5/14. Verksamhetsberättelse 2013 Vård- och omsorgsnämnden

Vård- och omsorgsnämnden 27 februari 2014 Dnr VON 5/14 Verksamhetsberättelse 2013 Vård- och omsorgsnämnden

Innehållsförteckning Bakgrund och syfte... 3 Uppdrag... 3 Året som gått - förvaltningschefens förord... 3 Uppföljning av i verksamhetsplan angivna förutsättningar... 4 Ekonomi och volymer... 6 Måluppfyllelse och viktiga händelser... 8 Måluppfyllelse - Äldreomsorg.......9 Måluppfyllelse - Funktionshinder. 11 Måluppfyllelse - Gemensamma områden. 13 Intern kontroll... 18 Stadens gemensamma områden... 21 Nämnden som arbetsgivare... 21 Bemötande... 23 Folkhälsa... 23 Miljö... 24 Säkerhet... 24 Bilagor... 21 Bilaga 1 Resultat, volymmått... 21 Bilaga 2 Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare... 21 Bilaga 3 Sammanfattning av verksamhetsuppföljning 2013... 36 2

Bakgrund och syfte Av stadens styrprinciper framgår att samtliga nämnder ska upprätta verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser. Planen är en styrande överenskommelse mellan nämnd och förvaltning. Den följs upp i berättelsen som ställs från förvaltning till nämnd. Kommunstyrelsen tar del av båda handlingarna i informationssyfte som ett led i den lagstadgade uppsiktsplikten. Verksamhetsberättelsen syftar till att ge en översiktlig bild av hur förvaltningen levt upp till de övergripande direktiv som givits i verksamhetsplanen. Uppdrag Den kommunala verksamheten ska enligt stadens styrprinciper utvecklas och präglas av framsynt planering och god hushållning samt resultera i en samhällsservice som stämmer väl med kommuninvånarnas behov. Nämndens huvudsakliga uppdrag, enligt reglemente, är att fullgöra stadens uppgift vad gäller kommunal hälso- och sjukvård enligt lag och avtal med Västra Götalandsregionen, stöd och service till vissa funktionshindrade, lagen om assistansersättning samt insatser enligt socialtjänstlagen. Det är vård- och omsorgsnämndens uppgift att, tillsammans och i samverkan med arbets- och familjestödsnämnden (fr.o.m. 2013-03-01 social- och arbetsmarknadsförvaltningen), ta sitt ansvar enligt socialtjänstlagen för personer som behöver insatser från båda nämndernas ansvarsområde. I den uppgiften följs den samarbetsrutin som gäller mellan nämnderna. Året som gått - förvaltningschefens förord Året har präglats av att sortera i de uppdrag och åtaganden som förvaltningen har. Vissa uppdrag har parkerats då dessa inte kunnat anses prioriterade under året. Vissa uppdrag har bromsats in då tidigare lagt uppdrag eller implementeringsplan inte fått genomslag. Vissa uppdrag har högprioriterats då de är av vikt för utvecklingen inom förvaltningen. Förvaltningens ledningsgrupp har arbetat för att förbättra kommunikationen ut i verksamheterna och för att få medarbetarna att känna en större delaktighet inför förändringar och i rådande verksamhet. 3

Uppföljning av i verksamhetsplan angivna förutsättningar Grundläggande värden Målbild Kvalitet i varje möte Det känns tryggt, stimulerande och meningsfullt för äldre och personer med funktionsnedsättningar att leva och bo i Mölndal. Vi har tilltro till individens egen kraft, och skapar förutsättningar för individen att leva och forma sitt liv självständigt, i gemenskap med andra. Vi är en attraktiv arbetsgivare som sätter hälsa och miljö högt. Vård- och omsorgsnämndens tidigare vision döptes om till målbild. Den stämmer väl överens med stadens Vision Mölndal 2022, som antogs under hösten 2013. Omvärldsperspektiv och förutsättningar Volymutveckling budget Den omfördelning av medel, 6 miljoner, som gjordes från äldreboende till hemtjänst täckte inte den volymökning som skett inom ordinärt boende. Satsningen på kvarboende har inte inneburit minskat behov av äldreboendeplatser. Avvägning mellan kvarboende och äldreboende är något som lyfts upp av förvaltningschef till dialog med politiken under året. En boendeplan som belyser behov och möjligheter för olika målgrupper har diskuterats och kommer att finnas från och med 2014. Effektiviseringar för att klara budgetram har varit nödvändiga och besparingar motsvarande 15 miljoner har gjorts under året. Trots detta uppvisar förvaltningen ett negativt resultat. Volymökning märks också inom funktionshinder där antalet korttidsplatser inom socialpsykiatrin ökat. Beslut om korttidsplats (SoL) inom socialpsykiatrin verkställs genom köp externt, då det inte finns korttidsboende i stadens regi. Volymerna inom personlig assistans har minskat något under 2013. Bostad med särskild service har ökat med 12 årsplatser jämfört med 2012. En del av förklaringen är att fler gymnasieelever söker utbildning utanför Mölndal, vilket medför köp av externa boendeplatser på skolorten. Även insatsen boendestöd fortsätter likt tidigare år att öka med ca 25 nya beslut per år. Under året planerades start av två nya bostäder med särskild service och en av dessa kunde öppnas för drift i slutet av 2013. Den andra är färdigbyggd och inflyttning beräknas ske i början av 2014. Antalet brukare med hemtjänst har ökat under året men främst antalet beviljade timmar per hemtjänsttagare. Bristen på platser i äldreboende har gjort att ett flertal personer som beviljats äldreboende inte kunnat erbjudas plats, vilket har påverkat behovet av antal korttidsplatser. Utveckling av demensverksamhet Det tidigare uppdraget att utveckla ett demenscentrum till stöd för vård och omsorg av personer med demenssjukdom blev inte förverkligat under 2013. Nämnden tog ett inriktningsbeslut i november om fortsatt arbete att etablera ett demenscentrum. Parboende Parboende erbjuds på två äldreboenden, Sörgården och Brattåsgården. Vanligast är att par där båda har beslut om insatsen bor tillsammans i gemensam lägenhet eller i var sin lägenhet på 4

samma boende, medan efterfrågan på parboende från par där endast den ena parten haft beslut om särskilt boende varit låg. Rutinerna kring parboende är under utveckling, men inväntar att kontraktsförhållandena blir klarlagda. Vård- och stödsamordning för sköra äldre Arbetssättet visar på fortsatta goda resultat. Brukarna är tryggare vid hemgång jämfört med de som fått en traditionell vårdplanering på sjukhuset. Brukarunderlaget har inte varit så stort under senare delen av året som i början. Detta kan bero på att målgruppen är väl identifierad och omhändertagen både genom arbetssättet men också genom andra insatser från till exempel primärvården. Arbetssättet är permanentat och ingår i ordinarie arbetssätt och ekonomiska ramar för hemsjukvård och biståndsenhet. Förändringar i omvärlden Ny teknik Uppdraget att arbeta vidare med ny teknik som en möjlighet att öka trygghet och oberoende i ordinärt boende har påbörjats i form av omvärldsbevakning och studiebesök. Länssjukvård, primärvård, kommunal hälso- och sjukvård Under året har avtalet gällande primärvårdsrehabilitering, arbetsterapi, avslutats vilket inneburit att Rehab Mölndal fått ett renodlat uppdrag riktat mot enbart kommunal hälso-och sjukvård. Detta har inneburit kortare väntetider och fördelar för alla patienter. Enheten har bytt namn till Kommunrehab Mölndal. Äldres behov i centrum Projekt ICF Förberedelser för införandet av ett behovsinriktat och systematiskt arbetssätt med dokumentation av brukarnas behov inom SoL och LSS utifrån det nationella fackspråket ICF har gjorts inom Projekt ICF. Arbetssättet berör främst handläggning men i förlängningen även utförandet. I projektet, som hittills rört äldreomsorg, har bland annat utbildning av alla biståndshandläggare genomförts och pilotprojekt är uppstartat inom hemtjänst efter förankring hos enhetschefer och omvårdnadsteam. Stöd vid utredningssamtal, utredningsmall samt metodstöd för biståndshandläggare har utvecklats. Konsekvenser av vad ett införande medför för ett verksamhetssystem och vilka krav som ställs har kommunicerats till ansvariga för upphandling av nytt system. Socialstyrelsens nya föreskrifter och allmänna råd Som en konsekvens av att Socialstyrelsen senarelade införandet av sin föreskrift om ansvaret för personer med demenssjukdom och bemanning i särskilda boenden SOSFS 2012:12, som skulle skett 1 januari 2014, bromsades också förberedelsearbetet upp i väntan på ytterligare information. Strategier och satsningar Utveckling av nämndens styrsystem Ett styrsystem kan beskrivas som en målmedveten styrningsprocess som syftar till att påverka organisationens beslut och beteende i riktning mot önskat resultat och effektivitet. En tydligare koppling till stadens mål och utveckling av indikatorer som skett i slutet av året pekar fram mot en enklare och tydligare styrning, ledning och uppföljning med tydlig roll- och ansvarsfördelning. 5

Strategiska satsningar Intraprenadregler Riktlinje för möjliggörande av alternativa driftsformer i form av intraprenad, har förberetts. Lokala värdighetsgarantier Hösten 2013 ansökte vård- och omsorgsförvaltningen om statsbidrag för att införa lokala värdighetsgarantier inom äldreomsorgen, hemtjänst och äldreboende. Syftet med garantierna är att främja ett värdigt liv för äldre utifrån den nationella värdegrunden och att tydliggöra för äldre, anhöriga och medborgare vad de kan förvänta sig av äldreomsorgen. Socialstyrelsen beslutade i december 2013 att godkänna förvaltningens förslag på lokala värdighetsgarantier. Förebyggande arbete Förebyggande arbete, riktat både till äldre personer utan biståndsbeslut, till brukare och deras närstående, fortsätter genom anhörigstöd, uppsökande verksamhet, träffpunktsverksamhet, dagverksamhet och fixartjänst. BRA-grupper (Bevara Rörelse Aktivitet, träffpunkter tillsammans med hemtjänst) har funnits sedan tidigare och nya former som Stickkafé, Språkkafé och Livslots har utvecklats i samarbete med volontärer, andra förvaltningar, primärvård, studieförbund. Social gemenskap kultur mat och måltid Inom äldreboende i intern drift har en satsning skett på att öka och anpassa kultur, konserter, cirklar och övriga aktiviteter efter brukarnas individuella och gemensamma önskemål. Cirklar i olika former har utvecklats att bli mer individanpassade och utgående från förmåga, intresse och meningsfullhet. Arbete med att utveckla kvaliteten på maten har skett tillsammans med serviceförvaltningen. Nationella jämförelser, kvalitetsregister, säkrad statistik Nationella jämförelser och kvalitetsregister och andra källor som berättar något om vård- och omsorgsförvaltningens verksamhet är värdefulla som redskap för uppföljning, men fortfarande ett utvecklingsområde inom förvaltningen när det gäller mer systematiska analyser, handlingsplaner och förbättringsåtgärder. För att den statistik förvaltningen lämnar ska vara fullt tillförlitlig krävs att alla arbetar i realtid i verksamhetssystemet Procapita. Förbättringar har skett, men fortfarande krävs arbete och att fler inser vikten av korrekt rapportering för att den bild som visas genom statistiken ska vara tillförlitlig. Ekonomi och volymer Nämnden redovisar ett underskott mot budget på 24,0 mnkr. Den huvudsakliga avvikelsen ses inom kommunbidragsområdet äldreomsorg där hemtjänsten redovisar ett underskott på 16,6 mnkr. Resultat och volymer, se bilaga 1. Äldreomsorg Hemtjänsten har utfört 56 000 timmar mer än budgeterat. Detta motsvarar ökade kostnader med 20 mnkr men vägs upp av att den interna driften redovisar ett överskott på 3,4 mnkr. Äldreboenden har totalt en budget i balans. Korttidsboende visar ett underskott på 6,6 mnkr, varav öppningen av sju platser på Lackarebäck motsvarar 1,3 mnkr. I och med kön till äldreboende har efterfrågan på korttidsplatser ökat kraftigt. Trots öppningen av Lackarebäck har nämnden under året köpt korttidsplatser motsvarande 6 mnkr mer än budget. 6

I och med kön till särskilt boende har även kostnaderna för färdigbehandlade patienter (utskrivningsklara) ökat under året och redovisar ett negativt utfall mot budget på 1,1 mnkr. Träffpunkter, dagverksamhet och närståendestöd visar ett positivt resultat på 2,6 mnkr på grund av minskat antal tjänster. Hemsjukvården visar ett positivt resultat mot budget på 1,9 mnkr och Kommunrehab Mölndal ett positivt resultat mot budget på 0,9 mnkr. Funktionshinder Funktionshinder redovisar ett negativt resultat på 6,4 mnkr. Den största avvikelsen ses inom insatsen korttidsboende med inriktning socialpsykiatri som avviker negativt mot budget med 6,8 mnkr. Bostad med särskild service redovisar ett positivt resultat med 2,5 mnkr. Den interna driften avviker positivt då det under året planerades start av två nya bostäder, som fått en försenad driftsstart till slutet av 2013/början av 2014. Befintliga bostäder har också ett positivt resultat på grund av lägre personalkostnader. Köp av externa bostadsplatser avviker negativt vilket förklaras av att fler gymnasieelever sökt utbildning utanför Mölndal och medfört köp av externa boendeplatser på skolorten. Boendestödet avviker positivt med 2,3 mnkr vilket bland annat beror på att ett beslut som tidigare verkställts i extern regi istället utförs i den egna driften. Korttidsvistelse och personligt stöd har ett negativt resultat på totalt 2,1 mnkr. Korttidsvistelse har ett positivt resultat med fler sålda platser än budgeterat. Korttidstillsynen avviker negativt på grund av högre kostnader för färdtjänsten i och med övertagandet av ansvaret för färdtjänstresor LSS från tekniska förvaltningen. Daglig verksamhet avviker negativt mot budget med 3,4 mnkr. Detta beror främst på att fler nya beslut om externt köpt daglig verksamhet tillkommit. Utfall Budget Utfall 2012 2013 2013 Nämnd Totalt 829,1 846,9 870,9 Nämnd, Förvaltningsledning och stab 54,5 57,2 54,9 Funktionshinder 326,9 336,0 342,4 Varav Gemensamt funktionshinder 2,4 4,6 3,2 Boendestöd 18,9 20,0 17,8 Bostäder 169,1 180,7 189,3 Kontaktperson, personligt ombud 2,7 3,0 3,6 Daglig verksamhet, Daglig sysselsättning 48,7 46,6 50,0 Korttidsvistelse & personligt stöd 85,1 81,1 78,5 Äldreomsorg 447,7 453,7 473,6 Varav Äldre- och korttidsboende 244,7 246,4 252,9 Hemtjänst 136,9 136,9 153,2 Hospice 1,5 1,7 2,8 Utskrivningsklara vårdtagare 1,5 1,7 2,7 Träffpunkt, Dagverksamhet, Närståendestöd 15,2 18,0 14,8 Hemsjukvård, Rehabilitering, Hjälpmedel 47,9 49,0 47,2 7

Måluppfyllelse och viktiga händelser God vård och omsorg Uppdrag och övergripande mål Nämndens mål är en god vård och omsorg för äldre personer, personer med fysiska och psykiska funktionsnedsättningar samt personer i behov av hälso- och sjukvårdsinsatser. En stor del av tjänsterna är tillgängliga dygnet runt. Tjänsterna/insatserna är riktade till personer som bor i egen bostad men också i särskilt boende. Ledningssystem för kvalitet Utveckling av nämndens ledningssystem för kvalitet var ett av de uppdrag som bromsades upp under året. Socialstyrelsens senaste föreskrift för Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete är inte integrerad med nämndens ledningssystem. Tydliggörande av ansvarsfördelning, beskrivning av processer samt arbete med riskanalys och egenkontroll kvarstår som områden viktiga att utveckla. Arbete med utveckling av uppföljningen har nyss startat. Patientsäkerhetsarbete Ansvarsfördelning av uppgifter i det systematiska kvalitets- och säkerhetsarbetet är ännu inte beslutad av nämnd. Systematiska regelbundna riskanalyser ur brukarperspektiv av verksamheterna samt riskanalyser inför verksamhetsförändringar är ännu inte införda och implementerade. Arbete med detta ingår i den översyn av ledningssystemet som pågår. Patientsäkerhetsberättelse för 2013 finns i bilaga 2. Myndighetsutövning Det har under perioden pågått ett utvecklingsarbete på biståndsenheten genom att skapa rutiner utifrån ledningssystemet för kvalitet, lokal vägledning för biståndshandläggare enligt SoL samt ett flertal riktlinjer och samarbetsrutiner som gäller både intern och externt. Utvecklingsarbetet är fortlöpande och under nästkommande planperiod arbetar enheten med att ta fram vägledning för LSS och socialpsykiatrin. 8

Måluppfyllelse - Äldreomsorg Nationell värdegrund inom äldreomsorgen Under 2013 har en föreläsning om Att skapa ett värdigt liv anordnats för all personal inom äldreomsorgen. Ett 60-tal värdegrundsledare har utsetts och de har gått en utbildning om bland annat rollen som värdegrundsledare, grupprocesser, att leda samtal, kommunikation och motiverande samtal. Under hösten har värdegrundsledarna startat samtalsgrupper på arbetsplatserna där medarbetare samtalar och reflekterar tillsammans om vad som är viktigt i arbetet för att äldre personer ska få ett värdigt liv och känna välbefinnande. I slutet av året genomfördes en utbildning med syfte att stärka cheferna inom äldreomsorgen i rollen som bärare av värdegrundsarbetet på arbetsplatsen. Inflyttning på äldreboende Målet för den interna driften var att erbjuda inflyttning på äldreboende vilken dag i veckan och vilken tidpunkt på dygnet som helst, vilket i de flesta fall har tillgodosetts. Vårdplan Inom äldreboende, intern drift, arbetar enhetschef och sjuksköterska tillsammans med att genomföra välkomstsamtal för att samordna planering och färdigställa både vårdplan och genomförandeplan. Välkomstsamtal, där enhetschef, sjuksköterska och omsorgspersonal deltar, erbjuds idag inom två veckor. Utvecklingsprojekt, finansierat med EU-medel Nätverk kring volontärinsatser Volwe. Syftet med projektet var att utveckla volontärverksamhet genom ett europeiskt nätverk för att utbyta erfarenheter och lära av varandra. Sex städer/regioner från fyra länder Sverige, Finland, Spanien och Italien har deltagit. Deltagande länder har träffats regelbundet och tagit del av varandras goda exempel. Våren 2013 besökte de deltagande länderna Mölndal och fick då ta del av hur volontärverksamheten i Mölndal, en del av vård- och omsorgsförvaltningens förebyggande arbete, samverkar med ideella sektorn. Projektet avslutades i juni 2013. Mål fastställt av fullmäktige Staden skall tillgodose medborgarnas behov av tillgång till god vård och omsorg Indikator kvalitet/kostnad Utfall 2012 Utfall 2013 Andelen brukare i äldreboende nöjda 1 med den sammantagna hjälpen/omsorgen enligt nationell brukarundersökning och tillhöra landets 25 % bästa kommuner 86 %, tillhörde mellanskiktet, 50 % av landets kommuner 86 %, tillhörde mellanskiktet, 50 % av landets kommuner Andel brukare i äldreboende som är nöjda med personalens bemötande 2 enligt nationell brukarundersökning och tillhöra landets 25 % bästa kommuner 57 %, tillhörde mellanskiktet, 50 % av landets kommuner 58 %, tillhörde mellanskiktet, 50 % av landets kommuner 1 Andel som sammantaget är mycket eller ganska nöjd med sitt särskilda boende Öppna Jämförelser (ÖJ) 2012 2 Andel som uppger att personalen alltid bemöter dem på ett bra sätt ÖJ 2012 9

Kostnad särskilt boende per brukare, tkr 3 GR-kommunerna, tkr Riket, tkr Andelen brukare i hemtjänst nöjda med den sammantagna hjälpen/omsorgen enligt nationell brukarundersökning 6 och tillhöra landets 25 % bästa kommuner Andel brukare i hemtjänst som är nöjda med personalens bemötande enligt nationell brukarundersökning 7 och tillhöra landets 25 % bästa kommuner Kostnad hemtjänst per brukare, tkr 8 GR-kommunerna, tkr Riket, tkr 483 563 566 4 88 %, tillhörde mellanskiktet, 50 % av landets kommuner 73 %, tillhörde mellanskiktet, 50 % av landets kommuner 264 229 202 5 88 %, tillhörde de 25 % av landets kommuner med sämst värden 75 %, tillhörde mellanskiktet, 50 % av landets kommuner 9 Uppföljning av mål fastställt av vård- och omsorgsnämnden Information från Vård och omsorg ska vara lätt att nå och förstå Kvalitetsindikator Utfall 2012 Utfall 2013 Stadens information på webben, äldreomsorg, procentandel 96 % 96 % 10 av maxpoäng 3 Riksstatistik från Kolada. 4 Uppgifterna avser 2011. Statistik för Mölndal 2012 under översyn. 5 Uppgifterna publiceras officiellt vecka 23. 6 Andel som sammantaget är mycket eller ganska nöjd med hemtjänsten ÖJ 2012 7 Andel som uppger att personalen alltid bemöter dem på ett bra sätt ÖJ 2012 8 Riksstatistik från Kolada. 9 Uppgifterna publiceras officiellt vecka 23. 10 SKL, Information till alla? 10

Måluppfyllelse - Funktionshinder Utvecklingsprojekt, finansierade med EU-medel Projekt Framstegen är ett friskvårdsprojekt som syftar till stödja personer med psykisk ohälsa att närma sig arbetslivet och att behålla praktikplats eller arbete. Under 2013 har två 16- veckors kurser hållits för målgruppen, sammanlagt 14 personer. Kursen innehåller bl.a. motion, en söka jobbkurs, kostkunskap, kontakt med arbetsmarknadshandläggare, målinriktade samtal och empowerment. Ett kursmaterial för målfokuserat förändringsarbete har arbetats fram inom projektet och blev klart under våren. Projektet pågår till och med juni 2014. GRAF Kompetens. Syftet med projektet är att höja personalens kompetens kring personer med funktionsnedsättning kopplat till arbete samt skapa hållbara strukturer för organisatoriskt lärande på området. Under 2013 har genomförts ett stort antal aktiviteter och utbildningar i bl.a. kompetenshöjande syfte. Utbildningar har skett dels i form av större inspirationsföreläsningar, dels genom mer riktade utbildningar till ett mindre antal personer. När det gäller riktade utbildningar har tyngden mest legat på grundutbildning i metoderna Supported Employment 11 och Motiverande Intervju, men också nätverks- och cirkelledarutbildningar. Under året har 55 personer från intern drift och 6 personer från Attendo dagliga verksamhet deltagit i olika typer av utbildningar. Både nationella och transnationella studieresor har genomförts där man fått med sig nya infallsvinklar och kunskap. Projektet pågår till och med juni 2014. Utvecklad daglig verksamhet Daglig verksamhet har som mål att effektivisera/optimera verksamheten, genom samverkan enheterna emellan men även genom att kunna erbjuda brukare en placering på ordinära arbetsplatser. Enheten Praktik och Arbete inom daglig verksamhet, intern drift, arbetar aktivt för att brukare skall kunna komma ut i en ordinär arbetsmiljö. Genomförandeplan och dokumentation Under året har utbildning genomförts kring dokumentation och upprättandet av genomförandeplaner. Nätverksgrupper av pedagoger inom funktionshinderverksamheten har utvecklats. Inom område Bostäder och boendestöd har ungefär en tredjedel av alla medarbetare utbildats i dokumentation och dokumentationssystem med målet att alla medarbetare ska dokumentera. Kommunikationsböcker har tagits fram för att öka delaktigheten i arbetet med genomförandeplaner. Nätverk kring personer med psykisk funktionsnedsättning Verksamheten SPIRA erbjuder daglig sysselsättning för personer med psykisk funktionsnedsättning. Ett av målen för SPIRA har varit att utveckla samverkan för att det ska finnas fungerande nätverk kring personer som önskar detta. Arbete med att bygga upp och stärka nätverk har påbörjats, internt med boende och boendestöd, externt med social- och arbetsmarknadsförvaltningen, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och sjukvården. Personligt ombud Personligt ombud är ett stöd i vardagen för personer som har en psykisk funktionsnedsättning. Vård- och omsorgsnämnden har sedan 2009 ett avtal med Bräcke diakoni att utföra tjänsten för personer med psykisk funktionsnedsättning bosatta i Mölndal, som har behov av personligt ombud. Vård och omsorgsnämnden beslutade 2012 att säga upp avtalet med Bräcke Dia- 11 Supported Employment är en metod för att ge ett personligt utformat stöd till personer med funktionsnedsättning eller andra missgynnade eller utsatta grupper, som vill ha arbete. 11

koni. Avtalet om personligt ombud avslutades 31 december 2013 och stödet ska utföras inom befintlig verksamhet. Uppföljning av mål fastställt av fullmäktige Staden skall tillgodose medborgarnas behov av tillgång till god vård och omsorg Indikator kvalitet/kostnad Utfall 2012 Utfall 2013 Andel brukare nöjda med verksamheten enligt lokal brukarundersökning 94 % 95 % 12 Andel brukare nöjda med personalens bemötande enligt 95 % 95 % lokal brukarundersökning 13 Kostnad per brukare med boende LSS, tkr, lika med eller lägre än GR-kommunernas och rikets kostnad 14 GR-kommunerna, tkr Riket, tkr Kostnad per brukare med daglig verksamhet LSS, tkr, lika med eller lägre än GR-kommunernas och rikets kostnad 16 GR-kommunerna, tkr Riket, tkr 971 937 785 246 251 180 15 17 Uppföljning av mål fastställt av vård- och omsorgsnämnden I daglig verksamhet ska andelen arbetstagare med plats på ordinära arbetsplatser öka Kvalitetsindikator Utfall 2012 Utfall 2013 Andel arbetstagare med daglig verksamhet på ordinär 18 % 17 % arbetsplats 18 Information från Vård och omsorg ska vara lätt att nå och förstå Kvalitetsindikator Utfall 2012 Utfall 2013 Stadens information på webben, funktionshinder, procentandel 72 % 69 % 19 av maxpoäng 12 Andel brukare som på frågan Hur nöjd är du med verksamheten i stort? svarat Mycket nöjd eller Ganska nöjd. 13 Andel brukare som instämt i tre positivt formulerade påståenden kring bemötande med Ja, alltid eller Ja, för det mesta. 14 Riksstatistik från Kolada. 15 Uppgift publiceras officiellt vecka 23. 16 Riksstatistik från Kolada. 17 Uppgift publiceras officiellt vecka 23. 18 Andel personer med beslut om daglig verksamhet enligt LSS som har hela eller viss del av sin dagliga verksamhet förlagd på ordinär arbetsplats, offentlig eller privat. 19 SKL, Information till alla? 12

Måluppfyllelse - Gemensamma områden Avvikelser Efter lång förberedelsetid genomfördes under 2013 övergången till ett nytt avvikelsehanteringssystem, som innebar både en struktur- och en kulturförändring. 58 av 69 chefer deltog i utbildnings- och informationstillfällen i början av året. Från och med 1 juni arbetar alla med det nya arbetssättet i ett nytt IT-stöd. Än återstår arbete innan det nya sättet att arbeta med avvikelser blivit ett självklart redskap i förbättringsarbetet i alla verksamheter. Övergången mellan det gamla och nya sättet att arbeta skedde successivt och tidvis parallellt, varför statistiken för 2013 inte kan ses som fullt tillförlitlig. Sammanlagt har 1766 händelser rapporterats under perioden 1 juli till 31 december. De flesta händelserna har rapporterats från äldreboende (951 st.), hemvård (528 st.) och bostäder LSS och boendestöd (167 st.), därefter kommer daglig verksamhet, hemsjukvård och rehabilitering (89 st.), korttidsverksamhet LSS och personligt stöd (28 st.) samt stab (3 st.). Typ Antal Fördelning Fall 951 46,9 % Läkemedelshändelse 500 24,7 % Brist i/utebliven insats 132 6,5 % Brist i information, kommunikation, samverkan 105 5,2 % Brist i/utebliven vårdåtgärd 69 3,4 % Bristande tillgänglighet 50 2,5 % Annan 48 2,4 % Brist i bemötande 47 2,3 % Brist i/utebliven handläggning eller dokumentation 45 2,2 % Fysiskt, psykiskt, sexuellt eller ekonomiskt övergrepp 28 1,4 % Händelse med produkter och/eller teknik 26 1,3 % Vård- och omsorgsskada 18 0,9 % Brist i/uteblivet samtycke från brukare 6 0,3 % Bruten sekretess 2 0,1 % Totalt 2027 100,0 % I sammanställningen ovan kan man se hur verksamheterna kategoriserat de rapporterade händelserna. Att det sammanlagda antalet är större än antalet rapporterade händelser beror på att samma händelse kan anges i flera områden. Precis som vid halvårsuppföljningen dominerar fall och läkemedelshändelser bland de rapporterade händelserna, men här finns också fler rapporter som rör andra viktiga delar av lagstiftningsområdet, som brister eller utebliven insats eller vårdåtgärd, brister i kommunikation och samverkan, bemötande eller dokumentation. Att uppmärksamma brister i verksamheten är första ledet i ett kontinuerligt förbättringsarbete. Synpunkter och klagomål Mölndals stad har sedan två år tillbaka ett gemensamt synpunkts- och klagomålshanteringssystem. Under 2013 har det kommit in 184 synpunkter och klagomål till vård- och omsorgsförvaltningen från brukare, anhöriga och medborgare. Cirka 2/3 av dessa är klagomål, resten är beröm, frågor, förslag med mera. De flesta synpunkterna rör hemvård (69 st.), därefter stab (38 st.), bostäder LSS och boendestöd (27 st.), äldreboende (24 st.), daglig verksamhet, hemsjukvård och rehabilitering (19 st.) samt korttidsverksamhet och personligt stöd (1 st.). (6 synpunkter saknar hemhörighet i viss avdelning.) Jämfört med första halvåret 2013 varierar 13

inte antal synpunkter inom respektive område särskilt mycket, förutom för äldreboende som fått ett större antal synpunkter det andra halvåret. I diagrammet nedan visas hur de inkomna synpunkterna kategoriserats. (En synpunkt kan tillhöra flera kategorier.) Kategorisering av synpunkter Taxor/avgifter/lagar/regler Taxor/avgifter Fysisk miljö Öppettider/tillgänglighet Handläggningstid Information/webb Övrigt Delaktighet/inflytande Bemötande/kompetens Service & tjänster 5 6 16 16 17 25 26 0 20 40 60 80 100 120 63 93 103 Antal Hälso- och sjukvård I verksamhetsplanen för 2013 nämndes särskilda utvecklingsområden som rör personer inskrivna i den kommunala hälso- och sjukvården: förebyggande arbete genom att identifiera riskpersoner, nationella kvalitetsregister, läkemedelshantering, strokerehabilitering och palliativ vård. I patientsäkerhetsberättelsen för 2013 (bilaga 2) redogörs för utvecklingen inom de här områdena. Uppföljning av mål fastställt av vård- och omsorgsnämnden Förebyggande insatser genom att identifiera riskpersoner Kvalitetsindikator Utfall 2012 Utfall 2013 Antal genomförda läkemedelsgenomgångar av brukare 239 227 med beslutat läkemedelsövertag Antal utförda riskbedömningar av trycksår fall malnutrition Antal brukare med trycksår fallskada undernäring 786 778 716 183 102 45 757 738 675 189 51 20 39 20 Skillnaden mellan 2012 och 2013 har sin grund i förändrade definitioner samt att uppgifterna under första halvan av 2013 då förvaltningen bytte avvikelsehanteringssystem inte är fullt tillförlitliga. Tidigare definierades fallskada som fall som lett till hälso- och sjukvårdsinsats. Det nya avvikelsehanteringssystemet var i fullt bruk fr.o.m. 1 juni 2013. Där gör ansvarig chef en bedömning av allvarlighetsgrad (skala 1-4), och de fall som bedömts till minst en 3:a är fallskada. 3 innebär betydande allvarlighetsgrad: Kvarstående måttlig skada/funktionsnedsättning. Omfattande obehag eller otrygghet för den enskilde. 14

Brukarnära verksamhetsutveckling Lokala utvecklingsmedel med syfte att stimulera till brukarnära verksamhetsutveckling har under 2013 beviljats till 15 olika projekt. Bland dessa projekt finns t.ex. tre friskvårdsprojekt med olika former av fysiska aktiviteter i syfte att öka brukarnas hälsa och välbefinnande, tre projekt som handlar om skapande verksamhet inom funktionshinder med syfte att stimulera kreativiteten, utveckla olika kompetenser och att ha roligt ihop, ett projekt om att främja psykisk hälsa hos äldre personer genom att höja kompetensen hos personalen, två projekt med syfte att ge brukare kunskaper och erfarenheter om ny teknik, bl.a. mobiltelefoner, surfplattor och appar, som stöd i vardagen. Information och kommunikation Mölndals stads hemsida är huvudkanal för vård- och omsorgsförvaltningens externa information och nylanserades 2012. Hemsidan är under ständig utveckling och under året har strukturen setts över och i vissa fall arbetats om för att möta medborgarnas behov av information. I Sveriges kommuner och landstings årliga utvärdering av kommuners hemsidor (Information till alla?) visar resultatet att Mölndals stads hemsida ger mycket bra information om äldreomsorgen. Av landets 290 kommuner placerar sig Mölndal på en delad tredjeplats. Informationen inom funktionshinderområdet är något sämre. Staden hamnar dock över rikssnittet, i undersökningen är medelsnittet för landets kommuner 62 procent och Mölndal får 69 procent. En del av det externa, tryckta informationsmaterialet har setts över och arbetats om för att bli än mer tillgängligt och tydligt. Många blanketter som finns på hemsidan har gjorts om så att de går att fylla i direkt i datorn, även detta för att öka tillgängligheten och underlätta för medborgarna i kontakten med oss. Uppföljning Brukarnas synpunkter, enkätundersökningar, brukarrevision En mycket viktig del i uppföljningen av verksamheten är att få reda på vad brukarna tycker, de vars behov tjänsterna och insatserna ska tillgodose. Synpunkter som lämnas muntligt eller via stadens synpunkt- och klagomålssystem är ett sätt. Enkäter och brukarrevision är andra. Inom äldreomsorgen skickar Socialstyrelsen ut enkät till alla personer som har hemtjänst eller plats i äldreboende. Någon liknande nationell undersökning inom funktionshinder görs inte. Vård- och omsorgsnämnden fortsätter därför att skicka ut en egen enkät till brukarna inom funktionshinder. Resultatet av båda dessa undersökningar från 2013 kommer att redovisas separat. Två av funktionshinders verksamheter inom område bostäder och boendestöd har haft brukarrevision enligt Göteborgsmodellen under våren 2013. Brukarrevision går ut på att brukare intervjuar brukare och man fokuserar på frågor om bemötande, delaktighet och inflytande. Nationella jämförelser Nationella jämförelser, grundade på uppgifter förvaltningen rapporterat direkt eller uttagna ur kvalitetsregister och databaser, är viktiga för uppföljning av verksamheten. Ett mer systematiskt arbete med analyser, handlingsplaner och förbättringsåtgärder behöver utvecklas för att nämnden ska kunna dra riktig nytta av de nationella jämförelserna. Extern tillsyn I början av året kom en revisionsrapport från Ernst & Young, om kvalitet och produktionsmått i äldreomsorgen, gjord på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Mölndals stad. 15

Det övergripande syftet var att granska hur vård- och omsorgsnämnden följer upp kvalitet i äldreomsorgen. I rapporten gjordes bedömningen att vård- och omsorgsnämnden har säkerställt ett tydligt system för att följa upp kvaliteten i äldreomsorgen, men att det också finns förbättringsområden. Att det finns variationer i hur utvecklat kvalitetsarbetet är mellan olika enheter gör att nämnden bör se till att detta arbete implementeras på ett tillfredsställande sätt inom samtliga enheter. En annan rekommendation är att systematiken och metoderna för att överföra uppföljningsresultat som grund för utveckling av verksamheten bör utvecklas och stärkas. Nämndens uppföljning av verksamheten Verksamhetsuppföljning under våren gjordes hos en extern utförare av hemtjänst enligt LOV samt inom boendestöd, korttidstillsyn, korttidsvistelse LSS, trygghetslarm, personlig assistans, ledsagarservice LSS, ledsagning SoL och avlösarservice. Under hösten gjordes uppföljningar av samtlig hemtjänst enligt LOV intern och extern regi, samt äldreboende Brogården och Berzelius. De uppföljningar som gjorts under hösten 2013 har haft fokusområden, d.v.s. vissa områden har granskats mer noggrant. Fokusområden har bl. a. varit dokumentation (genomförandeplan och social journal), samverkan hemtjänsten legitimerad personal natthemtjänsten och tillgänglighet (chef på plats). Kompletterande uppföljningar har gjorts på de bostäder med särskild service där verksamheterna saknade nedskrivna lokala rutiner eller uppföljda genomförandeplaner och social dokumentation i Procapita. Uppföljningsresultaten redovisas i uppföljningsrapport våren 2013 samt hösten 2013. En sammanfattning finns att läsa i bilaga 3. Uppföljning av mål fastställt av vård- och omsorgsnämnden Alla biståndsbeslut ska vara verkställda inom 3 månader Kvalitetsindikator Utfall 2012 Utfall 2013 Antal icke verkställda beslut inom 3 månader 21 Antal icke verkställda beslut inom 3 månader på grund av resursbrist 81 6 38 29 Tillgängligheten till särskilt boende inom äldreomsorgen ska vara god Kvalitetsindikator Utfall 2012 Utfall 2013 Antal dagar i genomsnitt från ansökningsdatum till erbjudet 28 dagar 44 dagar inflyttningsdatum på särskilt boende Handläggningstider för individärenden ska vara rimlig Kvalitetsindikator Utfall 2012 Utfall 2013 Handläggningstid från ansökan till beslut enligt SoL i < 30 respektive 5,5 dagar SoL dagar i genomsnitt och beslut enl. LSS i genomsnitt. < 60 dagar 30 dagar LSS 21 Rapporteras regelbundet till nämnd, KF, revisorer och Socialstyrelsen. 16

Alla brukare ska vara delaktiga i sin vård- och omsorgsplanering Kvalitetsindikator Utfall 2012 Utfall 2013 Metod för uppföljning tas fram under hösten 2012 - - 22 Svenska palliativregistret ska vara underlag för kvalitetsarbete Kvalitetsindikator Utfall 2012 Utfall 2013 Andel registrerade dödsfall i palliativregistret av alla 90 % 98 % dödsfall under året Viktiga händelser Förvaltningschefen slutade i januari och under året har förvaltningen haft en tillförordnad förvaltningschef. Förvaltningens HR-enhet integrerades med stadens centrala HR-enhet i maj och tidigare HRchefen gick i oktober över till annat uppdrag i staden. Ny kvalitets- och beställarchef, biståndschef och medicinskt ansvarig sjuksköterska har rekryterats under året. En områdeschef slutade sin anställning och en områdeschef gick i pension, nya områdeschefer har rekryterats. Chefen för ekonomienheten slutade i november. Betydande omsvängningar har skett inom äldreomsorgens utveckling under året. Mot slutet av 2012 hade ett ökande antal hemtjänsttimmar och minskad efterfrågan på äldreboendeplatser gjort att nämnden fattat beslut om en omfördelning av resurser. 30 äldreboendeplatser skulle stängas och resurser föras över till hemtjänst. I början av 2013 hade utvecklingen vänt och avvecklingen av äldre boendeplatser stoppades efter att en enhet på 7 platser stängts. Under året ökade efterfrågan på äldreboendeplatser, särskilt i demensboende och väntetiden ökade. Den stängda enheten gjordes om till korttidsplatser och nämnden fattade beslut om att öppna äldreboendeplatser utifrån behov, på det tidigare Bifrosthemmet. I slutet av året startade förberedelser för ett öppnande. Samtidigt fortsatte ökningen av hemtjänsttimmar. De växande behoven av äldreomsorg har påverkat arbetet i förvaltningen och medfört indragning och omstrukturering i andra delar av verksamheten. Nämnden/förvaltningen har hela året haft ett underskott och ett flertal beslut i nämnden och från förvaltningschefen i besparingssyfte har fått konsekvenser i verksamheterna. Besparing motsvarande 15 miljoner har genomförts under året. 22 Möjlighet att dokumentera delaktighet finns, men resultatet är inte sökbart. Det har i dagsläget inte varit möjligt att ta fram en kvalitetssäkrad metod för uppföljning av delaktighet. 17

Intern kontroll Åtgärder under 2013 Arbetet med att utveckla den interna kontrollplanen har inte påbörjats under 2013 vilket innebär att vi inför 2014 i huvudsak kommer att arbeta med samma väsentliga processer och riskområden som under 2013. Uppföljning enligt intern kontrollplan Avgifter Kontroll är utförd enligt checklista. Några mindre avvikelser fanns och är åtgärdade. Även större avvikelser vad gäller rätt debitering för verkställda insatser inom hemtjänsten har upptäckts, då utförare inte skickat bevakning via systemet till avgiftshandläggare. Detta resulterade i fel debitering till brukare. Bättre rutiner/information kring bevakningar av nya/förändrade insatser ses över. Inköp Under 2013 har nämndens fakturor för handledning granskats. Granskningen visar att av de totala inköpen har 58 % skett enligt upphandling. Områdeschefer har informerat enhetschefer om vikten av att beställning sker utifrån upphandling och under 2013 har alla chefer genomgått utbildning i inköp/upphandling. Sen halvårsskiftet sker utbetalningar via ett nytt system som heter Sus, där utbetalning sker till personnummer istället för kontonummer vilket minimerar risken för felaktiga utbetalningar. Någon ytterligare kontroll av utbetalningar har inte utförts under året. Kontroll av kontering sker alltid i samband med redovisning av handkassa. Kontroll av handkasseomsättning i förhållande till kassans storlek har inte utförts under året. Kontroll av felaktig upphandling och oegentliga kostnader vid underhåll av byggnader har inte utförts under året. Investeringar Inför varje hel- och delårsbokslut samt löpande under året görs kontroller avseende rätt kontering drift-investering. Fakturor som eventuellt konterats fel rättas. Inbetalningar/utbetalningar till Försäkringskassan Avstämning sker löpande under året. Vid felaktigheter justeras detta efter kontakt med Försäkringskassan. Utbetalningar Internkontroll av betalning av faktura i tid har inte skett under året. Felaktig utbetalning för utförda hemtjänsttimmar Kontroller görs varje månad innan fakturering sker, vilket resulterar i att risken för felaktig utbetalning för utförda hemtjänsttimmar är mycket liten. 18

Samverkan/samarbete Den gällande rutinen kring SVPL är inte heltäckande. Avvikelser har inträffat bland annat på grund av att social- och arbetsmarknadsförvaltningen inte har en inkorg i SVPL Klara och därför inte blivit kallade till vårdplaneringar för klienter som bara är aktuella hos social- och arbetsmarknadsförvaltningen. Det har också hänt att sjukhus har skickat hem patienter utan vårdplanering eller kontakt med hemtjänsten. Andra brister i samverkan mellan vård- och omsorgsförvaltningen och social- och arbetsmarknadsförvaltningen är när det finns otydlighet i ansvarsfrågan kring vem som är ansvarig gällande boendefrågan för personer som är hemlösa och har ett missbruk. Rehabilitering Adato är sedan 2011 Mölndals stads IT-stöd för dokumentation och bevakningar i samband med arbetslivsinriktad rehabilitering och ingår i stadens rehabiliteringsrutin. Inom vård- och omsorgsförvaltningen har utbildningsinsatser riktade till användarna av systemet genomförts under 2012 och 2013. Under senare delen av 2013 kan konstateras att mer stöd och utbildning i användning av systemet behövs. Vid granskning ett tillfälle under december månad fanns 54 obearbetade rehabiliteringsärenden som ännu inte påbörjats och 183 pågående rehabiliteringsärenden registrerade i Adato. Rehabiliteringsrutinen är i sig själv tydlig och implementerad i förvaltningen. Rutinen som är gemensam för hela staden är omfattande och kommer att förenklas i den skriftliga formen i syfte att underlätta rehabiliteringsarbetet. Lönerevision I samband med årets lönerevision har granskning skett vid sammanställning av lönebuden och i samband med lönediskussioner med de fackliga arbetstagarorganisationerna. Lönestatistik har tagits fram i de större befattningsgrupperna. Lönesamtal och meddelandesamtal om ny lön till arbetstagare har inte fullt ut fungerat tillfredsställande. Inför kommande lönerevision förtydligas rutinen i syfte att alla anställda ska ha fått erbjudande om lönesamtal samt meddelande om ny lön innan den nya lönen betalas ut. Medarbetarsamtal Senaste medarbetarenkäten (2012) redovisade att 83 % av de 1017 som svarat på enkäten haft medarbetarsamtal det senaste året. Lönehantering och rätt utbetald lön Ett slumpmässigt urval på 50 löneutbetalningar under mars månad har granskats. Urvalet har baserats på samtliga anställda. Granskningen har omfattat rätt lön för rätt befattning, rätt registrering av frånvarotyp, övertid- fyllnadstidsersättning, obekväm arbetstid, utlägg för parkeringsavgifter, körda mil i tjänsten, avdrag för mat då personal har pedagogisk måltid, lägerersättning samt att lönekostnaden belastat rätt konto. Granskningen har genomförts under december månad och resultatet visar att få avvikelser i lönehanteringen har funnits för utbetalning av mars månads löner: Kvittounderlag saknas vid ett tillfälle på ett utlägg som ansvarig chef godkänt i PS. Fyllnadstid har utbetalats istället för övertidsersättning vid ett tillfälle. Ett fåtal personer har fått justering av lönen påföljande månad. Orsaken har varit att underlag har inkommit för sent för att komma med i mars månads löneutbetalning. 19

Nylönesättning Samråd mellan lönesättande chef och HR funktionen sker vid lönesättning då tveksamheter kring tolkning av betyg/intyg samt om kompetensen i övrigt finns. Skriftliga rekommendationer om lönenivåer för de mest förekommande befattningar finns som stöd för chefer vid nylönesättning. Slumpmässiga stickprov enligt internkontrollplanen har inte gjorts. Handläggning och dokumentation Stickprovskontroller på individnivå/samtal med brukare enligt internkontrollplanen har inte skett separat. Vid verksamhetsuppföljning 2013 har dock ett av fokusområdena varit dokumentation, genomförandeplan och social journal. Uppföljningarna visade att genomförandeplansarbetet behöver utvecklas inom de flesta verksamheterna och att den sociala dokumentationen är alltför sparsam. Dokumentation är fortsatt ett utvecklingsområde. Insatser och vårdåtgärder Stickprovskontroller på individnivå eller granskning av riktlinjer och rutiner för nutrition, tryckskador och läkemedelsanvändning har inte genomförts enligt plan. Arbetet inom de här områdena tas upp i patientsäkerhetsberättelsen. Nämndadministration Av 2013 års återremitterade och nya nämnduppdrag återstår 22 uppdrag, som förs över för behandling under 2014. 20