FirstClass Handledning för elever & personal

FirstClass Handledning för elever & personal

2 FIRST CLASS HANDLEDNING FÖR ELEVER OCH PERSONAL VID LAHOLMS SKOLOR Innehåll: Ditt eget skrivbord... sid 3 Din presentation... sid 3 Ditt personliga lösenord... sid 3 Att öppna och läsa ett meddelande... sid 4 Att besvara eller vidaresända ett meddelande... sid 4 Att sända ett nytt meddelande... sid 5 Att delta i konferenser... sid 5 Att skicka och ta emot filer (bilagor)... sid 5 Att anpassa det egna skrivbordet... sid 6 Att skapa egna mappar... sid 6 Att söka meddelanden... sid 7 Att se vad som hänt med ett meddelande... sid 7 Att skapa en sändlista... sid 7 Direktsamtal... sid 8 Att automatiskt infoga signatur i brev som du skickar... sid 9 Kalendern...sid 10 10 Vanliga frågor om FirstClass...sid 11

3 Ditt eget skrivbord När du loggat in kommer du till ditt personliga skrivbord. Det ser olika ut för olika användare. Härintill är ett exempel. Där finns först och främst din egen brevlåda, Mailbox. Dessutom finns de konferensmappar som du har behörighet att delta i och vars meddelanden du alltså kan öppna och läsa. Du kan flytta om ikonerna så att skrivbordet får det utseende du trivs med, och du kan också lägga egna mappar där. Om du har fått något nytt brev i din Mailbox, eller om något nytt meddelande har kommit i någon av konferenserna, finns en liten röd flagga vid ikonen på skrivbordet. Din presentation Skriv in en liten presentation av dig själv (bra för andra användare, så att de vet vem de skickar brev till). Du klickar på knappen Presentation i skrivbordets verktygsfält. Du får en ruta att fylla i. I huvudet på detta formulär kan du skriva in ditt namn med ett större, särskilt anpassat teckensnitt, och där kan du också lägga in en liten bild om du vill. Det gör du genom att ha en liten bild (helst en i jpg-format) i minnet (Urklipp) och sedan klistra in den i den lilla rutan som markeras när du klickar till vänster i huvudet. Andras presentationer får du se om du dubbelklickar på deras namn i t ex brevhuvud eller i listan över namn som kommer upp om du söker någon användare att t ex adressera ett brev till. Ditt personliga lösenord När du får din identitet i systemet får du också ett tillfälligt lösenord, som du själv byter till ett som bara du själv känner till. Du väljer i menyn Uppkoppling, Ändra lösenord, och får upp en dialogruta där du fyller i ditt gamla lösenord, det nya, och slutligen det nya ytterligare en

4 gång, innan du klickar OK. Observera att du måste förvara ditt lösenord säkert, men så att du absolut inte glömmer eller blir av med det. Om du glömmer ditt lösenord kan ingen mer än den systemansvarige hjälpa dig. Om du är elev, anmäler du detta till din lärare. Att öppna och läsa ett meddelande Den lilla röda flaggan vid din Mailbox visar att du har fått brev! För att öppna och läsa det dubbelklickar du på brevlådans ikon och får upp en lista med de brev som kommit (och även de du själv sänt, förstås). Du ser i listan vem som sänt det, en rubrik som avsändaren har gett det, och när det sänts. Du dubbelklickar på det brev du vill öppna och läsa. Då försvinner flaggmarkeringen. Om du vill ta bort flaggan utan att öppna brevet, eller sätta dit den igen på ett redan öppnat brev (kan ju vara praktiskt om man inte hinner besvara det på ögonblicket men inte vill riskera att glömma svara ), håller du ner CTRL-tangenten medan du klickar på flaggan eller dess plats. Att besvara eller vidaresända ett meddelande Om du vill besvara det direkt (uppskattas av avsändaren, som då genast får veta att du har läst och reagerat på brevet), klickar du på knappen Besvara eller väljer i menyn Meddelande och Besvara och får ett färdigt brevformulär att skriva i. Det är redan försett med rätt adressat (den du fick brevet från!) och har också ärendet angivet, med förstavelsen Re (=Reply). I själva brevfältet skriver du din svarstext, klickar sedan på knappen Sänd, eller Sänd och stäng, och ser då hur brevet får en liten poststämpel, som visar att det lagts i mottagarens brevlåda. Om du fått ett gruppbrev, dvs ett som sänts inte bara till dig utan flera andra också, eller om du vill svara på något inlägg i en konferens, så sänds ditt svar automatiskt till alla om du väljer knappen Besvara. Om ditt svar inte behöver läsas av alla kan du svara bara till den som sänt brevet, genom att i stället välja knappen Besvara avsändaren, eller välja i menyn Meddelande, Besvara special, Besvara avsändaren. Det kan också hända att du fått ett meddelande som du tycker att någon annan också bör ta del av. Då kan du använda knappen Sänd vidare. Då får du upp en brevblankett med avsändare angivna (ditt namn + den ursprunglige avsändaren) och med brevtexten redan ifylld. Även ärendemeningen finns, med tillägget Fwd (=forward), och det enda du behöver göra är att skriva in namnet på den du vill sända brevet till (se nästa avsnitt).

5 Att sända ett nytt meddelande Om du vill sända ett nytt brev till någon, välj Meddelande och Nytt. Fyll i Ärenderaden! Det är ju trevligt för mottagaren att få en aning om vad ditt brev handlar om ) Skriv sedan namnet på den eller dem brevet skall sändas till. Om du inte vet riktigt hur namnet stavas, skriv så många tecken i början av för- eller efternamnet som du är säker på, och tryck sedan Enter, så får du upp en lista med namnförslag och kan markera det rätta och klicka på Välj. Glöm inte att trycka Enter efter namnet, annars går det sedan inte att sända brevet. Typsnitt, färg och storlek går att ändra med knapparna i verktygsfältet, eller under Redigera-menyn, och även stavningskontroll kan du göra, precis som när du skriver i ett ordbehandlingsprogram. Om du vill skriva ett långt brev, vill du kanske ändå inte vara inloggad så lång tid som det tar att skriva. Det går utmärkt att skriva i t ex Works och klippa ut texten och sedan i First Class välja Redigera och Klistra in. När du är nöjd med brevet skickar du iväg det genom att välja Meddelande och Sänd. Att delta i konferenser Om du har en konferens öppnad, som du vill skicka ett meddelande till, väljer du precis som beskrivs i föregående avsnitt Meddelande, Nytt, och fyller i ärenderaden, skriver in texten som vanligt, och sänder. Då blir ditt nya meddelande automatiskt adresserat till den aktuella konferensen och kan alltså öppnas och läsas av alla som har behörighet att delta i den. Om du vill göra ett inlägg i en ev pågående debatt markerar du det senaste och väljer Besvara. Då fylls ärenderaden också i automatiskt, och ditt inlägg kommer som ett i raden av inlägg i den pågående diskussionen. Men tänk på att välja Besvara avsändaren om du bara vill göra ett påpekande eller ett svar på en fråga till den personen, för annars läser kanske många personer i onödan för dem betydelselösa meddelanden. Att skicka och ta emot filer (bilagor) Om du vill tillsammans med ditt brev sända en fil en bild eller ett Worddokument eller en Excelkalkyl eller vad det kan vara trycker du på knappen Bifoga fil, eller väljer från Arkivmenyn Bifoga fil. Då får du en dialogruta för Öppna, och kan bläddra fram eller skriva in namnet på din fil och klicka OK. Då ser du hur den läses in - det kan ta en liten stund om det är

6 en stor fil och du använder modem - och sen sänder du ditt brev på vanligt sätt. När filen har lästs in syns det på att det kommer fram en liten bilageikon i raden för bilagor. Så här kan det se ut: Du kan förstås sända flera bilagor med samma brev. Du kopierar in dem en i sänder och skickar sedan iväg alltihop med kommandot Sänd. Om du vill själv hämta en fil som någon sänt till dig eller som ligger i ett öppet meddelande, markerar du filen (genom att klicka på dess ikon i raden Bilagor i brevhuvudet), går till Arkivmenyn och väljer Spara bilagor. Sedan kan du välja var du vill placera filen i dialogrutan föreslås antagligen mappen Download, som ligger i First Class-mappen - och så ser du hur den hämtas hem precis likadant som när man skickar iväg den. Det går förstås lika bra att skicka filer till sig själv som till någon annan, och det kan ibland vara ett praktiskt sätt att föra över dokument från datorn hemma till undervisningsdatorn i skolan t ex. Att anpassa det egna skrivbordet I skrivbordet som skapats för dig finns flera mappar och konferenser, förutom din egen Mailbox. Där finns också antagligen underavdelningar, och några av dessa är du förmodligen intresserad av att bevaka nya inlägg i. (Den röda flaggan syns inte för nya meddelanden i undermappar, bara i huvudkonferenserna.) Du kan då välja kommandot Lägg till skrivbordet för att få just de konferenser du är intresserad av att alltid ligga framme när du startar First Class. Du markerar den konferens du är intresserad av och klickar på knappen Lägg till skrivbordet, och då skapas genast en ikon på ditt skrivbord, som du ju sedan kan flytta till lämplig plats. Att skapa egna mappar Så småningom får du kanske en omfattande korrespondens, och så fullt av meddelanden i din egen brevlåda att det blir oöverskådligt. Förutom att du förstås kan ta bort inaktuella meddelanden genom att markera dem i listan, trycka på Deletetangenten och bekräfta att du vill ta bort kan du skapa ordning genom att göra egna mappar att sortera in ärenden i. Du väljer under Arkiv, Ny, Ny mapp, och får upp en ny ikon, som du sedan högerklickar på och väljer Egenskaper. I den

7 dialogruta du då får upp kan du ge mappen ett passande namn, och också välja bland ett stort antal ikoner, om du klickar i den lilla bildrutan högst upp till vänster. Sedan drar du över de meddelanden som du vill sortera in i den nya mappen, och får på så sätt kanske ett mera överskådligt innehåll i brevlådan. Att söka meddelanden Med sökfunktionen, som du hittar under Redigera-menyn, kan du snabbt leta upp meddelanden från eller till en bestämd person, eller meddelanden i ett visst ärende, eller visst dokumentinnehåll. Du väljer Redigera och Sök, och bockar för en eller flera av rutorna i dialogrutan, och klickar på Sök. Du kan begränsa din sökning till att omfatta viss tid genom att välja i rutorna nederst till höger dagar, veckor etc. Att se vad som hänt med ett meddelande Om du vill veta om mottagaren läst ett brev som du sänt eller vilka som läst ett inlägg du eller någon annan gjort i en konferens kan du, när meddelandet är öppet eller markerat, klicka på knappen Historik eller gå till Meddelandemenyn och välja Historik. Då får du veta när meddelandet skapats och sänts och vilka som läst det och när. Det kan t ex se ut som i rutan här intill: Att skapa en sändlista Om du vill göra en personlig sändlista för att kunna skicka gruppbrev till en grupp utan att behöva skriva in alla adresser varje gång gör du så här: Välj i menyn under Arkiv Ny personlig sändlista och du får då upp en dialogruta som ser ut så här:

8 I raden för medlemmar skriver du in namnen på alla dem som din sändlista ska omfatta. Glöm inte att du måste trycka Enter efter varje! I raden för namn raderar du sedan Ny personlig sändlista och skriver i stället in det namn du vill ge gruppen du tänker skriva till Vår grupp t ex. Sedan stänger du dialogrutan (genom att klicka på krysset överst till höger) och får upp en ny, med förfrågan om du vill spara dina nya ändringar. När du klickat på knappen Spara är din sändlista klar, och i fortsättningen behöver du bara skriva Vår grupp som mottagare, så får alla ditt brev. Du kan förstås ha mer än en personlig sändlista. När du gör nästa finns ju redan mappen Adressbok på ditt skrivbord, och då öppnar du den innan du går till Arkivmenyn och väljer Ny personlig sändlista precis som förut. Direktsamtal Om du vill chatta direkt med någon annan som är uppkopplad samtidigt, gör du så här: Klicka på knappen Direktsamtal i verktygsfältet. I den dialogruta som kommer upp klickar du på knappen Bjud in och får upp en lista med alla som är uppkopplade. Leta upp namnet på den du vill tala med och markera det (genom att klicka på det). Klicka sedan på knappen Välj. Då får den andre personen en förfrågan om han eller hon vill delta i direktsamtalet och kan välja att acceptera eller avstå. Accepterar han får du ett meddelande i din dialogruta och sen kan samtalet börja. Var och en skriver in sina repliker i den lilla rutan upptill och klickar sedan på knappen Sänd. Alla repliker syns då i nedre delen av dialogrutan, och det går även att skriva ut dem om man vill ha minnesanteckningar från samtalet. Det går förstås att bjuda in flera personer till direktsamtal. Då klickar någon av deltagarna på knappen Bjud in.. igen och sen får man besked när den nya personen har accepterat och anslutit sig. Nya deltagare kan förstås inte se tidigare repliker, utan bara från och med sin egen anslutning.

9 Att automatiskt infoga signatur i brev som du skickar Välj från menyn under Redigera, Inställningar. Från dialogrutan som kommer upp klickar du på fliken Signatur och får upp en ny dialogruta där du kan skriva in den text som du vill kunna infoga i alla meddelanden du sänder. Om du kryssar i rutan Lägg automatiskt till signatur får du den texten automatiskt i alla nya meddelanden du skriver och kan förstås ta bort den om du vill slippa. Om du inte kryssar i rutan väljer du i stället när du skrivit ett meddelande att klicka på knappen Infoga signatur: Kalendern På ditt skrivbord i FirstClass finns en kalender i vilken du kan notera dagens händelser, kommande sammanträden och mycket annat. Till vänster i kalenderfönstret ser du Att göra listan samt dagen aktiviteter. Till höger visas veckans övriga dagar samt dess händelser och aktiviteter. För att lägga in en kalenderaktivitet kan du dubbelklicka i det vänstra fältet för att öppna dialogrutan Kalenderaktivitet där du skriver in fakta om det som skall göras.

10 Vill du skapa en bokning för exempelvis ett sammanträde, kan du dubbelklicka på önskad dag i listan till höger för att skapa en kalenderhändelse. Med hjälp av pilarna till höger om knappen Denna vecka kan man bläddra framåt eller bakåt bland veckorna. I fältet Beskrivning anger man vad sammanträdet gäller och i övriga fält anger man plats, start/sluttid samt övrig fakta. Under fliken Deltagare kan du bjuda in övriga deltagare via ett automatmeddelande. Under fliken Påminnelser kan du välja hur långt i förväg som deltagarna skall påminnas om mötet. Under fliken Repetera kan man ange huruvida en händelse skall repeteras eller inte.

11 10 Vanliga frågor om FirstClass 1. Varför får jag meddelande om att jag inte har behörighet till en konferens? Detta beror på att administratören på ditt system ställt in vissa användarbegränsningar. Det fungerar så att endast vissa personer har behörighet att öppna en viss konferens. Personer som inte finns angivna i konferensens behörighetslista får detta meddelande. Anser du att borde ha behörighet till ett visst ställe, men ändå inte har det, bör du kontakta din administratör. 2. Varför får jag meddelande om att mitt användarnamn eller lösenord är ogiltigt? Det här problemet orsakas av att det användarnamn och det lösenord du skrivit in i rutan Logga in, inte stämmer överens med det som finns registrerat i FirstClass-servern. Det är viktigt att använda tecken och bokstäver precis som de är angivna i de uppgifter du fått. Har du bytt lösenord när du var uppkopplad, måste du också komma ihåg att skriva in det nya lösenordet nästa gång du försöker logga in. Kan du inte lösa problemet själv bör du kontakta din administratör för att kontrollera uppgifterna och vid behov få ett nytt lösenord. 3. Varför kan jag inte sända ett meddelande? Du har antagligen glömt att bekräfta inskrivet mottagarnamn genom att trycka på Enter. Detta måste göras efter varje namn som skrivs in på raden Till: eller Kopia till: annars kommer sändfunktionen att vara inaktiverad. Klicka bredvid namnet, eller skriv in det på nytt och tryck Enter så kan du sända sedan. 4. Varför blir jag nedkopplad på grund av inaktivitet? I alla FirstClass-system finns vissa användarbegränsningar, en av dem gäller hur länge en användare får vara uppkopplad utan att göra något. Denna inställning är en ren säkerhetsåtgärd ifall någon glömmer att logga ut, och i system som inte kan ta emot så många samtidiga användare är det också angeläget att endast aktiva användare tar upp systemets resurser. För att undvika att bli nedkopplad kan du öppna och stänga ett fönster, eller något annat som kan tolkas som aktivitet, medan du t.ex. sitter och läser ett större inlägg. 5. Kan jag se om användare ute på Internet har läst meddelande skickade från FirstClass? Nej, funktionen Historik fungerar endast för meddelanden som skickats och lästs inom FirstClass-systemet. 6. Varför går det inte att bifoga/ladda hem en fil? Ett ganska vanligt problem vid hantering av filer är att man inte hittar, eller kan ladda hem filen trots att man vet att den finns där. Det kan bero på att filnamnet är längre än 31 tecken, och i vissa fall påverkar också våra svenska bokstäver Å,Ä och Ö. Prova att korta av och/eller ändra filnamn, och försök sedan igen.

12 7. Varför kan jag inte öppna en fil från FirstClass i min dator? Vid alla typer av filöverföringar mellan olika datorer gäller att mottagaren måste ha en programvara som kan tolka filer från avsändarens programvara. Enklast är det om båda parter använder samma programvara, men man kan också kringgå problemet om avsändaren sparar filen i ett filformat som mottagaren kan använda, innan filen överförs. 8. Behöver jag ändra några inställningar om jag tar med min dator till sommarstugan? Du kan behöva ändra uppkopplingsrutinen, om du i vanliga fall är ansluten till ett nätverk. Brukar du däremot ansluta dig via modem behöver du inte ändra någonting, ring upp din FirstClass-server som vanligt, eller anslut till din Internetleverantör och anslut därefter till FirstClass. 9. Hur gör jag för att få lika snygga färger och ikoner som min kollega har? Antagligen beror detta på att din kollega har fått en speciell settingsfil som innehåller den grafik du ser. Kontakta ditt systems administratör och be om en egen settingsfil. 10. Kan andra användare läsa i min mailbox? Nej, vanliga användare kan bara läsa i sin egen mailbox. Administratören kan däremot göra det om behovet uppstår.