Internrevisionen REVISIONSRAPPORT Björn Utberg 2011-03-23 Dnr B5 284/11 Granskning av Institutionen för historiska studier Bakgrund UNIVERSITY OF GOTHENBURG Internal Audit Bakgrund Besöksadress Vasagatan 33 Postadress Box 100, SE-405 30 Göteborg, Sweden Telefon +46(0)31 786 4376 Fax +46(0)31 786 1087 E-post bjorn.utberg@gu.se
Inledning I revisionsplanen för 2011 ingår granskning av institutioner och centrumbildningar, med inriktning mot intern styrning och kontroll. I detta fokuseras särskilt på redovisning och bokslutsrutiner. Syftet är att granska bl.a. ansvar och befogenheter, styrning och ledning samt regelefterlevnad. Institutionen för historiska studier tillhör Humanistiska fakulteten och bildades 2009 genom sammanslagning av flera tidigare institutioner och omfattar ämnena historia, arkeologi samt antikens kultur och samhällsliv. Institutionen hade år 2010 intäkter på drygt 82 mkr. Mot bakgrund av ovanstående och utifrån en riskanalys/bedömning beslöt internrevisionen att granska institutionen. Granskningen har främst berört 2010 och har bl.a. omfattat inköp/upphandling, bisysslor, driftskostnader, egenrapportering, skattefrågor, redovisningsrutiner, attestering/behörighet samt anläggningstillgångar och inventering. Granskningen har genomförts genom stickprovsvis granskning av dokumentation och räkenskaper samt genom intervjuer med ett antal befattningshavare. I det följande redovisas de väsentligaste iakttagelserna vid revisionen: Leverantörsfakturor Hanteringen fungerar i huvudsak bra, endast smärre brister noterades. Internrevisionen vill uppmana till en bättre användning av informationsfältet i EFH. Där kan en kortare förklaring anges till fakturor i de fall där fakturan i sig inte ger någon större ledning. Behövs mer utförlig information får en bilaga läggas in elektroniskt i EFH:s dokumentarkiv. Institutionen har bara fem stycken beställar-id. Två av dessa använder IT-service för datorinköp och tillbehör. Internrevisionen ser positivt på denna begränsning av antalet beställar-id. Ett begränsat antal beställar-id främjar en god intern styrning och kontroll. Inköp och upphandling Inköps- och upphandlingsrutinerna fungerar i stort sett bra vid institutionen, men med vissa avvikelser. Upptäckta avvikelser fanns inom områdena tryckeritjänster, datorer och datortillbehör, resor, språkgranskning och översättningar. Institutionen uppger bristande kunskaper som förklaring till avvikelserna. Internrevisionen uppmanar institutionen att informera de anställda och att vid oklarheter, kontakta funktionen för Upphandling och inköp vid gemensamma förvaltningens Ekonomiavdelning. Där finns handläggare som är specialiserade inom olika områden och som kan vara behjälpliga om man t.ex. har särskilda önskemål gällande resor. En diskussion får då föras om önskemålen är av sådan art att inköp kan göras utanför gällande ramavtal. 2(5)
Det är också angeläget i detta sammanhang att löpande uppdatera sig på vilka ramavtal som särskilt kan beröra institutionen. Internrevisionen vill särskilt påpeka att avtalen med Dustin AB löpte ut 2008-12-31 gällande datortillbehör och 2010-01-31 gällande datorer. Representation och personliga utlägg Internrevisionen noterade några fakturor avseende representation som hade brister gällande information om syfte, deltagare och deltagarnas organisatoriska hemvist. Men det stora flertalet underlag var korrekta i detta avseende. Internrevisionen uppmärksammade vidare några räkningar för personligt utlägg, där räkningsutställarens underskrift saknades. I vissa fall är räkningarna upprättade med hjälp av administratörer på institutionen. En underskrift av räkningsutställaren ska alltid finnas och är ett led i en god intern styrning och kontroll. Internrevisionen vill påpeka att förvaltningschefen i april 2008 fastställde attestordningen för Göteborgs universitet. Där framgår att kostnader som berör prefekt skall attesteras av dekan. Men kanslichef, eller annan anställd vid fakultetskansli med lämplig kompetens och ansvarsställning, kan få attesträtt efter delegation. Reseräkningar och egenrapportering I huvudsak egenrapporterar anställda vid institutionen sina resor, medan ej anställda använder Reseräkning i pappersformat. Några anställda använder enbart pappersblanketten, medan en del andra växelvis använder pappersblankett och egenrapporterar. Internrevisionen vill framhålla att alla medarbetare på universitetet måste egenrapportera sina resor enligt beslut av rektor 2006. I en kommande ny version av personal- och lönesystemet Palasso, kommer egenrapportering av resor att förenklas. I samband med detta kommer Löneenheten att genomföra utbildningsinsatser. Internrevisionen uppmanar de anställda på institutionen att aktivt ta del av dessa utbildningsinsatser. I den stickprovsvisa genomgången noterades endast några få direkta felaktigheter, exempelvis förväxling mellan inrikes och utrikes traktamente. Men brister noterades också gällande bifogade underlag. Exempelvis skall konferensprogram eller andra underlag bifogas som styrker syftet med tjänsteresan. Vissa reseräkningar hade inkommit upp till 1,5 år efter resornas genomförande. I universitetets Reseguiden för anställda framgår att reseräkning skall registreras via egenrapportering senast en månad efter avslutad resa. Institutionen har ett bensinkort, som bl.a. används vid fältkurser. Internrevisionen vill uppmana till löpande avstämningar mellan användandet av bensinkortet och begärda milersättningar. Kontanthantering och kvittenser År 2010 erhöll institutionen drygt 47.000 kr i kontanter från försäljning av kompendier m.m. Lärarna samlar ihop pengar, som läggs i kuvert. Avbockning sker mot namnlistor men inte alltid, vilket är en brist. Kuverten med pengar placeras sedan i ett kassaskåp vid institutionen. I samband med detta kvitteras pengarna av en institutionsadministratör. Serviceenheten vid Humanistiska fakulteten hämtar sedan kontanterna och sätter in på 3(5)
bank. Kontanthanteringen vid institutionen kommer att minska framöver. Dels för att försäljningar av kompendier i fortsättningen skall skötas direkt av reprocentralen (vid Humanistiska fakulteten) och dels kommer det nya GU-kortet för studenter och personal, att generellt minska kontanthanteringen över hela universitetet. Anläggningstillgångar och inventering Inventering av anläggningstillgångar skall ske årligen och inventeringsprotokoll skall fyllas i och skrivas under. Rutinen fungerade bra vid dåvarande Historiska institutionen 2008. Men efterföljande inventeringsprotokoll har klara brister. Det senaste, från december 2010, saknar noteringar och underskrifter. Institutionen skickar inventeringsprotokoll i original till fakultetskansliet och behåller kopior. Internrevisionen vill påpeka att förfarandet rätteligen skall vara det omvända. Eventuella avtal med anställda om hemlån av utrustning, skall bifogas inventeringsprotokollet. Bisysslor Institutionen begärde in bisyssleredovisningar 2009. Institutionen har för avsikt att begära in redovisningar även i år, enligt chefsadministratören. 2009 inkom 16 personer med redovisningar, varav tre stycken deklarerade att de hade bisysslor. Av dessa var endast en redovisning bedömd och undertecknad av prefekt. De inkomna redovisningarna utgjordes av 15 stycken blankett A samt ett intygande på ett vitt A4-ark. Rektor beslutade 2007 om föreskrifter gällande anställdas bisysslor. Då beslutades även om rutiner för redovisning och registrering av bisysslor för anställda vid Göteborgs universitet. Personer med läraranställningar skall, på eget initiativ, skicka in redovisning av s.k. FoUbisysslor, om sådana finns på blankett A (Redovisning av bisysslor med anknytning till anställningens ämnesområde). Om istället arbetsgivaren kräver in redovisning av alla, dvs även de som inte har några bisysslor skall då anmäla detta, så skall istället blankett C (Redovisning av bisysslor enligt Lag om offentlig anställning) användas. Valet av blankett har alltså betydelse, eftersom uppgifter kan hämtas in med olika lagstöd. På blankett C finns ett tydligt alternativ; har ej bisyssla. Detta alternativ finns inte på blankett A, som är utformat för de lärare som har bisyssla. Internrevisionen uppmanar institutionen att följa gällande föreskrifter och rutiner, för att därmed få en klarare redovisning och undvika onödiga missförstånd. Avslutande kommentar Den interna styrningen och kontrollen vid Institutionen för historiska studier är överlag god, men som nämnts ovan finns några förbättringsområden. Sammanslagningen av Institutionen för arkeologi, Historiska institutionen och Institutionen för antikens kultur och samhällsliv verkar, utifrån ett administrativt perspektiv, ha gått bra. Det förefaller som institutionen har en väl avvägd administration med de resurser som krävs. Samarbetet med Humanistiska fakultetskansliet fungerar enligt uppgift väl. 4(5)
Internrevisionen noterar också att institutionen har lagt ut bra information om administrativa rutiner, riktade till sina anställda, på sin hemsida. Sådan kortfattad och konkret information medverkar till en god administrativ hantering vid en väl fungerande institution. INTERNREVISIONEN VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Björn Utberg Internrevisor 5(5)