Bilpool i Väst Protokoll Plats: Kvarterslokalen Agnesborgsvägen Vänersborg Jan Hedström Tid: Onsdagen 19 februari, 2014 kl. 18 30 Närvarande ledamöter: Malin Pongolini, Jonas Björkenfors, Jan Hedström, Peter Bryntesson, Tore Söderberg fr.o.m. kl. 20.00. Frånvarande ledamöter: Beatrice Lundvall. 20 Välkommen och ev. val av mötesfunktionärer. Malin P öppnar mötet. 21 Val av justeringsman, jämte ordf. Peter B. 22 Dagordningen. Godkändes. 23 Föregående protokoll. Lästes och godkändes. 24 Ekonomi. a) Tore Kassa 45 500: - Leasingavgiften för MLE är hög, Jonas B får i uppdrag titta på verifikationen för januari månad för att ta reda på orsaken. b) Avstämningar Malin P har tagit över sammanställning och kontroll av journalhantering från Britt- Marie Karlsson. c) Timo, återbetalning av överskott. Kvarstående 752,15: - betalas ut tillsammans med insatsen. d) Gaskort, spärra kort som inte används. Malin P tar kontakt med gasbolaget om spärr av konton som inte används. Vilka som har Gaskort framgår av medlemslistan e) Kassörsrollen framöver. Tore S kommer inte att fortsätta som kassör efter stämman. Jan H och Malin P har tittat lite vad det skulle kosta att anlita en redovisningsfirma som hjälp för den nya kassören. Jan H och Malin P undersöker närmre de olika alternativen och får kostnadsförslag. Tanken är att få bokföringshjälp i början för att senare kunna bokföra allt själva och kanske hellre utnyttja firman för att få hjälp med specifika frågor samt bokslut och deklaration.
f) Ersättning till B-M K Styrelse beslutade dels att göra en genomgång av tidigare beslutade utbetalningar och att be B-M K skriva en faktura på återstående belopp.660,75 kr. 25 Rapport WLG 396. Inget att rapportera. 26 Rapport JTH 684. a) Parkeringsbot 500 kr Röd Volvo har fått en parkeringsbot. Bilen har stått där länge utan att få böter, även andra bilar, som stått på samma ställe, har fått böter. Jonas B kommer att undersöka riktigheten av böterna med THN s kommun Styrelsen beslutar att betala boten. Bilen står t s v på Jonas B tomt. 27 Rapport UPJ 095. a) försäljning till Tore Klar. 28 Rapport MLE 432 Bilen står just nu hos Lars H, Sekundantvägen 6 Vänersborg. Peter B mailar medlemmarna om att bilen ska ställas hos B-M K efter nästa körning a) Bakljus. Måste sättas på när det mörknar, lämpligast att sätta på halvljus vid start. b) Barnstol Fästen öglor och ISOFix finns nu insatt bak. c) Takräcke Jonas B kollar up 29 Marknadsföring. a) Rapport från möte med marknadsföringsgruppen 12/2 Rapport från mötet, se bilaga 1 Aktiviteter som vi kan tänka oss att delta i. Agenda 21, 11 maj i Trollhättan. Hunnebergsrundan. 27 april Aqua blå 6-8 juni. Malin gör en lista med aktiviteter som pågår under året. Vi får prioritera vilka som vi kan vara med på. Anni Grazell journalist som skrev senaste artikeln, kan vi vända oss till henne?
30 Årsstämma. a) Förvaltningsberättelsen. Malin P klar och styrelsen ok b) Bokslut. Överlämnat till revisorn c) Datum 12 mars klockan 19.00 d) Boka lokal, Jan H bokar lokal med kaffe e) Revisorskontakt och Valberedning, inför stämman Malin P har varit i kontakt. f) Inkomna motioner Malin P går ut till medlemmarna. 31 Enkät om bilarnas placering. Malin P skickar ut enkäten. 32 Förslag på förändringar av interna webbplatsen. Dokumenten har blivit långa föråldrade och behöver ses över. Dokumentlistorna har blivit långa och behöver ses över. Malin kommer så småningom att lägga upp mappar på webbplatsen där man kan hitta dokumenten 33 Information till medlemmarna Malin P skickar ut information om föreningsstämman och motioner till medlemmarna. Jan H skickar ut kallelsen med underlag. 34 Övriga frågor a) Dekal Styrelsen beslutar om att köpa in 12 st dekalen genomskinlig med svart text. b) Nycklar Vilka som har nycklar framgår av medlemslistan. Jonas hör med Bea om nyckeln som ännu ej är tillbakalämnad c) Extra privatbil ( B-M s e-mail) Inte aktuellt för tillfälligt. Privatbilar går idag att hyra på: https://www.flexidrive.se/ 35 Nästa styrelsemöte 12 mars 2014 kl. 18.00 Trollhättan Folket Hus. 36 Ordföranden avslutar mötet. Malin P avslutar mötet.
Bilaga 1 Anteckningar från möte med marknadsföringsgruppen: Närvarande: Thomas Ögren, Jan Hedström, Tore Söderberg, Torbjörn Söderberg, Malin Pongolini, Ulla Andersson, Lars Hansson. Vilka kan vara våra målgrupper? Studenter i Högskolan Väst, här kommer en motion till stämman om en lägre insats. Andrabilskoncept Bostadsrättföreningar Hur kan vi nå ut med information om Bilpoolen. Idag finns vi på nätet hos Gröna bilister, Bilpool.nu och på Kommunernas (VBG, THN) hemsida dock något svårfunnet. Personliga kontakter. Vi får prata med folk som vi möter om Bilpoolen. Besök på föreningsmöten. Vi skulle kunna erbjuda att vi kan komma och informera om vår Bilpool på t.ex. på föreningsmöten. Synas på olika platser tillsammans med en bil vid festivaler osv. Aqua Blå i början av juni, anordnas av Vbg s kommun Bergens dag i september Cykelns dag 11 maj, tillsammans med cykelfrämjandet. Fallens dagar. Marknad, förenad med kostnad? Tidningsartikel (vi har en Ny bil) kanske ihop med Toveks bil. Thomas ska kontakt med en journalist på TT-Ela. Vänersborgaren och 7-dagar är två tidningar som vi också kan pröva med. Bostadsbolagen har också tidning som går ut till hyresgäster Utställning på biblioteket.
Hur vi svarar på frågor om Bilpoolen Svårt att få folk att förstå att vi måste ta betalt för alla kringkostnader som försäkring, service osv. Bensin ingår är en positiv sak Jämföra oss med biluthyrare och andra bilpooler Vi är miljövänliga då vi använder gasbilar. Billigare om man kör ca 800 mil/är Andra frågor som kom upp. Differentierade avgifter Bokningsavgiften ska den finnas kvar.? Folder uppdateras.