Region Skåne Redovisningsrevision 2011 Registeranalys löner Audit KPMG AB 29 februari 2012 Antal sidor: 14 Bilaga 1 Tabeller
Region Skåne Redovisningsrevision 2012 2012-02-29 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 3 6. Metod 3 7. Projektorganisation 3 8. Iakttagelser och synpunkter 3 8.1 Övergripande bakgrundsdata 4 8.1.1 Antal personer per förvaltning 4 8.1.2 Genomsnittligt antal anställda och lön 4 8.2 Revisionskriterier 7 8.2.1 Samma person har erhållit lön från mer än en förvaltning 7 8.2.2 Samma person har erhållit dubbla löner från en och samma förvaltning 8 8.2.3 Löner har utbetalats till personer som inte utfört arbete (så kallade luftgubbar & luftgummor ) 8 8.2.4 Större utbetalningar 9 8.2.5 Utbetalningar av höga engångsbelopp och fasta lönetillägg 9 1. Tabeller 1 1.1 Antal personer per förvaltning 1 1.2 Antal anställda med månadslön 2 1.3 Genomsnittlig månadslön 2 1.4 Antal vikariatsanställda med månadslön 2 1.5 Vikariatslön per månad 3 1.6 Lön från mer än en förvaltning 3 325066 116 Registeranalys rapport #1.docx
1. Sammanfattning Vi har genomfört analyser av lönekostnader inom Region Skåne för perioden 2011-01-01 2011-10-31. Lönekostnaderna omfattar lönesystemet Prima eftersom det används av flest förvaltningar. Vid analysen har dataanalys använts eftersom det är en stor mängd transaktioner i materialet. Utifrån dataanalysen har granskning skett av ett urval poster med avvikande mönster, belopp, frekvens etc. Vår övergripande bedömning är att något anmärkningsvärt inte har noterats vid de stickprov och övergripande analys som genomförts. Syftet med denna rapport är, förutom att översiktligt bedöma funktionaliteten i den interna kontrollen inom lönehanteringen, också att bidra till vidareutvecklingen av Region Skånes rutiner och processer inom det granskade området genom att redovisa vissa noteringar vi gjort i samband med vår granskning. I det följande sammanfattas dessa noteringar och rekommendationer (referens till avsnitt 8 inom parentes). Samma person har erhållit lön från mer än en förvaltning (8.2.1) Det finns förklaringar i bland annat att byten mellan förvaltningar sker och att personer ibland kan fungera som uppdragstagare och timanställda på andra förvaltningar utöver den där de är anställda med månadslön. Vi har inte bland de stickprov vi granskat noterat att det förekommit några fel vad gäller löner från flera förvaltningar. Samma person har erhållit dubbla löner från en och samma förvaltning (8.2.2) Skillnader mellan min-max lön för våra granskade poster är förklarbara av att det använts olika lönearter för månadslön och där justering av månadslöner från dubbla förvaltningar skett på annan löneart. Löner har utbetalats till personer som inte utfört arbete (så kallade luftgubbar & luftgummor )(8.2.3) Vid granskningen har inget framkommit som skulle tyda på att utbetalningar har skett till personer som inte funnits i registren. Ersättningarna som fångats i analysen är av karaktären engångsersättningar eller fasta ersättningar där ingen mängdenhet registreras. Större utbetalningar (8.2.4) och utbetalningar av höga engångsbelopp och fasta lönetillägg (8.2.5) Enligt de underlag vi erhållit och vår bedömning utifrån detta är underlagen och betalningarna riktiga. Vi hänvisar till avsnitt 8 för ytterligare information. Tabeller redovisas i bilaga 1. 1
2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av Region Skånes revisorer fått i uppdrag att granska personalkostnader. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2011. Med tanke på att lönekostnaderna utgör en så stor del av Region Skånes kostnader samt att lönetransaktionerna är omfattande har en granskning med stöd av IT-baserad registeranalys genomförts. Syftet med granskningen är att kontrollera om: Samma person har erhållit lön från mer än en förvaltning. Samma person har erhållit dubbla löner från en och samma förvaltning. Löner utbetalats till personer som inte utfört arbete (så kallade luftgubbar & luftgummor ). Större utbetalningar har förekommít. Utbetalningar av höga fasta lönetillägg och engångsbelopp har förekommit. 4. Avgränsning Vid analysen har urval och övergripande analys genomförts med hjälp av analysprogrammet IDEA som är en standardprogramvara för analys av stora datamängder. Granskningen har omfattat perioden januari-oktober 2011 och har avgränsats till lönesystemet Prima eftersom det används av flest förvaltningar. Analysen omfattar 28 förvaltningar (se tabell 1) med totalt 39 006 unika personer i materialet oberoende av förvaltning (se vidare nedan under 8.1.1). Analysen inleds med en kontrollsummering av att den beräknade totala lönesumman stäms av mot lönesumma i lönesystemet för att bekräfta att vi har rätt register. Utifrån avvikelser erhållna vid analysen har därefter urval skett genom detaljkontroller mot underlag. Urvalet har valts utifrån kriterier som bland annat stora poster ur beloppssynpunkt och frekvensen av poster utifrån individ 1 och förvaltning. 1 Individ används synonymt med person. 2
5. Revisionskriterier Vi har bedömt om PA-systemet ger rimligt tillfredsställande förutsättningar för kriterierna existens (E), riktighet (R) och värdering (V) av personalkostnader. De syften som anges i avsnitt 3 ovan kan kopplas mot revisionskriterierna enligt följande: Beskrivning Kontroll Revisionskriterium Gruppering av löner per förvaltning på individnivå. Löneart månadslön per personnummer och månad med beräkning av min-max 2 lön. Analys av utbetalningar utan att tid, dag eller mängdenhet bokats upp. Gruppering per individ och förvaltning av stora månadsutbetalningar Gruppering per individ och förvaltning av höga lönetillägg Samma person har erhållit lön från mer än en förvaltning. Kontroll av om samma person har erhållit dubbla löner. Löner utbetalats till personer som inte utfört arbete (så kallade luftgubbar & luftgummor ). Större utbetalningar. Utbetalning av höga fasta lönetillägg och engångsbelopp. ER E R RV RV Utöver specifika granskningsmål har vi också erhållit beskrivande bakgrundsstatistik och övergripande analyser. 6. Metod Granskningen har genomförts genom registeranalyser av lönedata enligt avgränsningen i avsnitt fyra. Relevanta datafält för analys har definierats och sökts ut från Prima. Utifrån revisionskriterierna i avsnitt tre har bearbetning genomförts på individnivå med variabler som tidsperiod, förvaltningstillhörighet, belopp, löneart etc för att ta fram data för analys och urval för uppföljning. 7. Projektorganisation Granskningen har utförts av Michael Brunosson, Auktoriserad revisor. Vid dataanalysen har biträde skett av KPMGs avdelning för IT Advisory. 8. Iakttagelser och synpunkter Väsentliga kommenterar och rekommendationer återges även i den inledande sammanfattningen. I avsnitt 8.1 ges en övergripande bild av lönekostnaderna. 2 Avser spridningen mellan minimum och maximum lön för en och samma individ. 3
8.1 Övergripande bakgrundsdata Tabeller över bakgrundsdata redovisas i bilaga 1. 8.1.1 Antal personer per förvaltning Antalet unika personer som finns registrerade i materialet oberoende av förvaltning är 39 006 st (tabell 1). Med beaktande av förvaltning blir resultatet 41 423 st. Tabell 1 i bilaga 1 inkluderar personer som fått lön från mer än en förvaltning. Därmed är antalet personer med beaktande av förvaltning högre än antalet unika personer i materialet. Det förekommer också att personer arbetar deltid på flera förvaltningar vilket påverkar totalen. Av de 39 006 unika personerna i lönesystemet är det 2 600 personer som fått ersättning understigande 1 000 kr. 229 personer har fått ersättning mellan 0 och 100 kr. Tabellen redovisar inte uppdelning på heltid, vikariat och deltidsanställda. Observera att antalet unika personer i lönesystemet kan skilja sig från medelantalet anställda i regionen eftersom den senare uppgiften ska spegla antalet helårsanställda. I materialet är antalet förvaltningar 28 st. Här ingår då förvaltningar som har omorganiserats till andra förvaltningar (8 st). I lönesystemet har de under perioden redovisats under egen förvaltningskod, vilket förklarar att antalet förvaltningar i systemet är högre än de 20 förvaltningar som finns angivet i t ex delårsrapporten 2011. Bland övriga förvaltningar finns i erhållet datamaterial några ej namngivna träffar ( blanka ) på förvaltningsnamn men det handlar om förvaltningar som har övergått till andra i samband med omorganisation. 3. 8.1.2 Genomsnittligt antal anställda och lön Sammanställning av lönearterna 4 månadslön och vikariatslön presenteras i tabellerna 3 och 5 i bilagan med genomsnittligt lönebelopp. Grafiskt presenteras detta i figurerna 2 och 4 nedan. Av tabellerna 2 och 4 i bilagan framgår siffermaterialet till figurerna 1 och 3 nedan över antalet anställda med månadslöner respektive antalet anställda med vikariatslön. 8.1.2.1 Anställda med månadslön Av tabell 2 framgår att antalet anställda med månadslön i genomsnitt är cirka 29 000 per månad. Antalet ökar något under semesterperioden. Nedanstående figur 1 visar fördelningen per månad. 3 I den version av materialet vi erhållit från lönesystemet har det i en del fall saknats uppgift om förvaltningsnamn. 4 Löneart är en transaktionstyp i lönesystemet för differentiering av ersättningstyp. Den styr bl a koppling till kontrolluppgift. 4
30 500 Antal anställda per månad med månadslön 30 000 29 500 29 000 28 500 28 000 27 500 jan feb mars april maj juni juli aug sep okt Figur 1 Av tabell 3 framgår att genomsnittliga månadslöner är 28 018 kr. Nedanstående figur 2 visar fördelningen per månad. Fördelningen av månadslöner över perioden januari-oktober framgår av figur 2. Snittet minskar under semesterperioden då antalet sommarjobbare ökar. Det ska noteras att beloppen är summering av respektive löneart för respektive personnummer per månad. I de fall exempelvis två belopp kodas som månadslön under samma månad för en individ räknas det som en utbetalning med totalt belopp. Syftet är att vid analysens genomförande ge ett mer korrekt underlag för analys än om det av någon anledning kodas flera låga betalningar (av t ex månadslön) under en och samma månad. Snittet kan med detta sätt att räkna bli högre än vad det skulle bli om vi beräknar samtliga lönearter unikt. Observera också att det förekommer korrigeringar till exempelvis månadslön på andra löneartskoder, vilket medför att beloppet i tabellen inte utan korrigeringar för detta kan direkt jämföras med bokförd bruttolön. Det ska också noteras att några fasta tillägg inte ingår i beräkningen av genomsnittlig månadslön enligt tabell 3. Det medför att genomsnittlig lön blir något lägre än en jämförelse med lön inklusive olika tillägg. 5
28 600 28 400 28 200 28 000 27 800 27 600 27 400 27 200 27 000 Genomsnittlig månadslön jan feb mars april maj juni juli aug sep okt Figur 2 8.1.2.2 Anställda med vikariat Nedanstående graf visar antalet anställda med vikariatslön med fördelning per månad. Antalet anställda med vikariat ökar över semesterperioden vilket bedöms som normalt. 2 150 Vikariatsanställda per månad 2 100 2 050 2 000 1 950 1 900 1 850 jan feb mars april maj juni juli aug sep okt Figur 3 6
29 500 Genomsnittlig vikariatslön 29 000 28 500 28 000 27 500 27 000 26 500 jan feb mars april maj juni juli aug sep okt Figur 4 Den genomsnittliga vikariatslönen är 28 799 (tabell 5), dvs något högre än en genomsnittlig månadslön. Antalet anställda med vikariatsersättningar är i genomsnitt 2018 per månad (tabell 4). Vikariatslöner uppvisar inga större variationer under de 10 månaderna, vilket tyder på att det skulle finns en bas av anställda som regelbundet arbetar på vikariat. 8.2 Revisionskriterier I det följande kommenteras de kontroller (avsnitt 5 ovan) som granskningen syftar till att belysa. 8.2.1 Samma person har erhållit lön från mer än en förvaltning Av tabell 6 framgår att totalt har 2289 individer erhållit lön (med lön avses ersättningar från i förekommande fall flera lönearter) från fler än en förvaltning under 2011. Tre individer har erhållit lön från fyra olika förvaltningar under 2011. Vi har stickprovsvis granskat beloppen för de individer med ersättningar från flera förvaltningar enligt tabellen ovan. Förklaringar är att personerna kan ha månadslön från en förvaltning, vara uppdragstagare på en andra och ha timanställning på en tredje förvaltning förutom att ha bytt förvaltning under året. I andra fall kan förklaringarna finnas i byte mellan flera förvaltningar under året och timanställningar på annan förvaltning än den man erhåller månadslön ifrån. Olika kombinationer mellan byte av förvaltning under året, timanställningar på andra förvaltningar och uppdragstagareersättningar kan förekomma. Vi har inte noterat några felaktigheter vid granskningen. Det finns förklaringar till att löner erhållits från flera olika förvaltningar under den granskade perioden för de granskade posterna. 7
Slutsats: Vi har inte bland de stickprov vi granskat noterat att det förekommit några fel vad gäller löner från flera förvaltningar. Det finns förklaringar i bland annat att byten mellan förvaltningar sker och att personer ibland kan fungera som uppdragstagare och timanställda på andra förvaltningar utöver den där de är anställda med månadslön. 8.2.2 Samma person har erhållit dubbla löner från en och samma förvaltning Vi har i detta moment analyserat lönearter och månadslön för full månad per person och förvaltning. Vi har då jämfört månadslöner och analyserat skillnader mellan högsta och lägsta månadslöner för att visualisera stora skillnader för att gå vidare och granska om det kan finnas dubbla månadslöner. Analysen har visat på ett antal större skillnader mellan min-max lön. De stickprov vi har kontrollerat förklarar skillnaderna med att vid byte av förvaltningar har månadslön erhållits från båda förvaltningarna på lönearten månadslön men korrigering har gjorts på en annan löneart (6102 Vikariatsledig för tjänst på annan förvaltning) som då visar ett negativt värde. Totalt finns det 3 830 sådana justeringar med 62 Mkr i justeringsbelopp som ett avdrag från lönearten månadslön. Löneart 6102 används regelmässigt för att hantera nämnda situationer för att boka bort den ena månadslönen. Slutsats: Skillnader mellan min-max lön för våra granskade poster är förklarbara av att det använts olika lönearter för månadslön och där justering av månadslöner från dubbla förvaltningar skett på annan löneart. 8.2.3 Löner har utbetalats till personer som inte utfört arbete (så kallade luftgubbar & luftgummor ) Analysen bygger på att personer erhållit utbetalning utan att någon mängdenhet har bokats upp som tid, dag eller liknande. Totalt berörs 1462 individer av denna analys. 17 individer har erhållit över 100 tkr i utbetald lön under 2011. Vid granskning av detaljerna på lönearter framkommer att det handlar om ersättningar av typen avgångsvederlag, omställningsersättning, årsarvode ordförande, jourersättning mm, dvs för sådana lönearter där det normalt inte finns någon mängdenhet registrerad utan som mer är av karaktären engångsersättning eller fast ersättning. Det finns även en inbyggd internkontroll i Region Skåne av att ersättningar inte betalas ut till personer som är fiktiva. Den kontrollen utgörs av att Regionen en gång om året skickar en skatteförfrågan till Skatteverket över alla som har en anställning i regionen för att få in skatteuppgifter så att korrekt skatteavdrag kan göras. En gång i månaden, med undantag för oktober och november, skickas en förfrågan till Skatteverket på nyanställda under året med begäran om skatteuppgifter. Bekräftelse erhålls på personer som har anställning i regionen. Slutsats: Vid granskningen har inget framkommit som skulle tyda på att utbetalningar har skett till personer som inte funnits i registren. Ersättningarna som fångats i analysen är av karaktären engångsersättningar eller fasta ersättningar där ingen mängdenhet registreras. 8
8.2.4 Större utbetalningar I denna analys har större utbetalningar tagits fram. Det finns totalt 763 poster med engångsbelopp överstigande 100 tkr. 35 stycken överstiger 250 tkr. Av dessa har vi stickprovsvis granskat de 7 största utbetalningarna och det handlar här om avgångsvederlag och utbetalning av inarbetad jourarbetstid. Av de granskade transaktionerna är tre avgångsvederlag och resterande utbetalning av jourarbetstid. Slutsats: Enligt de underlag vi erhållit och vår bedömning utifrån detta är underlagen och betalningarna riktiga. Observera att det som avses här är utbetalningar, vilket medför att i betalningen ingår flera lönearter, dvs även sådana transaktioner som kommenteras nedan i avsnitt 8.2.5. 8.2.5 Utbetalningar av höga engångsbelopp och fasta lönetillägg Analysen visar att det finns 10 engångsbelopp överstigande 50 tkr fördelat på sex olika personer. Detta handlar om engångsarvoden för uppdrag för styrelseuppdrag och liknande. Analysen visar att det finns 10 poster med lönetillägg överstigande 30 tkr, 11 poster med lönetillägg mellan 10-30 tkr och resterande 11 261 poster utgörs av belopp understigande 10 tkr. Detta förklaras av att det finns lönetillägg för vissa personer som upprätthåller befattningar som t.f. Slutsats: Vi har inte i vårt stickprov hittat något anmärkningsvärt. KPMG, dag som ovan Michael Brunosson Auktoriserad revisor 9
Bilaga 1 1. Tabeller I tabellerna nedan redovisas övergripande statstik utifrån erhållet material från lönesystemet. 1.1 Antal personer per förvaltning Tabellen nedan listar de 10 största förvaltningarna sett till antalet personer som finns registrerade i lönesystemet per förvaltning. Tabellen inkluderar personer som fått lön från fler än en förvaltning. Antalet unika personer som finns registrerade i lönesystemet oberoende av förvaltning är 39 006 st. Med beaktande av förvaltningstillhörighet blir resultatet 41 423 st. Skillnaden beror bl a på flyttningar mellan förvaltningar vilket medför att samma individ kan förekomma i materialet på flera förvaltningar under den aktuella perioden. Det förekommer också att personer arbetar deltid på flera förvaltningar. Antal anställda per förvaltning - topp 10 Förvnr Förvaltning Antal 16 Skånes universitetssjukhus 17 441 36 Psykiatri Skåne 4 282 19 Primärvården 4 086 4 Helsingborgs lasarett 3 611 71 Koncernkontoret 1 763 7 Folktandvården 1 679 18 Labmedicin Skåne 1 555 5 Lasarettet i Ystad 1 505 37 Ängelholms sjukhus 1 158 8 Habilitering och hjälpmedel 1 000 Delsumma topp 10 38 080 Övriga förvaltningar (18st) 3 343 Totalt 41 423 Tabell 1 Not: en individ kan förekomma på mer än en förvaltning, vid t ex omflyttning under perioden. I materialet från lönesystemet ingår förvaltningar som redovisas under egna statistiknummer men som har omorganiserats till andra förvaltningar. Det är 8 st förvaltningar. Antalet förvaltningar är därmed 20 st. 1
Bilaga 1 1.2 Antal anställda med månadslön Månad jan feb mars april maj juni juli aug sep okt totalt Anställda 28 482 28 519 28 583 28 604 28 761 30 061 30 129 30 098 28895 28 745 290 877 Tabell 2 Vi har valt att visa totalt antal anställda med månadslön utan uppdelning på förvaltning. Samma förvaltning kan ha båda lönesystemen (Prima och Heroma). De förvaltningar år 2011 som enbart har Heroma är Centralsjukhuset i Kristianstad och Sjukhuset i Hässleholm. Primärvården har både Heroma och Prima. 1.3 Genomsnittlig månadslön Månadslönen är uträknad utifrån lönearten 1101. Beloppen är beräknade utifrån en summering av beloppet per löneart (t ex Löneart Månadslön) för samtliga personnummer per månad. Även om två belopp kodats som månadslön under en och samma månad för en individ har det i tabellen räknats som en utbetalningspost och summerats till totalt belopp. Detta bör ge en mer korrekt bild, för att i analysarbetet uppmärksamma avvikande poster, än om det av någon anledning kodas flera (lägre) betalningar under en och samma månad. Månad jan feb mars april maj juni juli aug sep okt totalt Månadslön 27 952 28 078 28 059 28 152 28 167 27 571 27 865 27 545 28292 28 499 280 179 Tabell 3 I ovanstående tabell ingår månadslöner enligt löneart 1101 dividerat med antalet individer. Uppgifterna utgår från totalt antal utbetalningar av månadslön (löneart 1101). Snittet utgörs av totalt antal utbetalningar dividerat med antal månader (10) i perioden. 1.4 Antal vikariatsanställda med månadslön Månad jan feb mars april maj juni juli aug sep okt totalt Anställda 1 970 1 991 2 011 2 016 2 033 2 094 2 058 2 070 1978 1 957 20 178 Tabell 4 Tabellen visar vikariatsanställda i genomsnitt per månad. Sett över över perioden är det i snitt 2018 anställda med vikariat. 2
Bilaga 1 1.5 Vikariatslön per månad Månad jan feb mars april maj juni juli aug sep okt totalt Vikariatslön 27 633 28 689 28 814 29 061 29 367 28 624 29 000 28 620 29094 29 092 287 994 Tabell 5 Genomsnittliga vikariatslöner framgår av tabell 5. Vikariatslöner är relativt stabila över tiden. 1.6 Lön från mer än en förvaltning Nedan redovisas de förvaltningar där individer erhållit ersättning från mer än en förvaltning. Lön från fler än en förvaltning Period FV Förvaltning 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 Summa (SEK) 19 Primärvården -6 895 37 398 42 990 48 755 1 738 123 986 5 Lasarettet i Ystad 34 051 34 060 33 159 33 159 40 054 21 457 6 366 202 306 16 Skånes universitetssjukhus -9 758 34 714 40 018 64 975 36 Psykiatri Skåne 3 524 10 259 12 855 26 638 16 Skånes universitetssjukhus 36 278 21 186 57 464 71 Koncernkontoret 1 162 2 790 23 718 6 876 34 546 36 Psykiatri Skåne 2 518-30 3 252 1 509 1 220 697-5 481-1 094 2 592 18 Labmedicin Skåne 2 512 2 512 63 Regionservice 7 989 4 587 5 687 13 213 6 883-4 021-2 821-74 8 517 11 494 51 454 8 Habilitering och hjälpmedel 11 521 11 521 19 Primärvården 275 9 284 3 120 12 680 7 Folktandvården -2 081-1 195-1 273 6 154 688 3 455 5 747 Delsumma 77 399 62 162 42 603 49 133 43 294 74 293 57 039 50 567 82 637 57 294 596 420 Övriga (2289 individer) 139 582 191 68 631 325 69 612 837 68 307 271 68 860 673 69 899 432 72 866 638 75 460 846 70 495 066 71 623 812 775 340 090 Totalt 77 399 62 162 42 603 49 133 43 294 74 293 57 039 50 567 82 637 57 294 596 420 Tabell 6 3