Den it-strategiska beslutsförmågan

Den it-strategiska beslutsförmågan En kartläggning av kompetens, beslutsfattande och mognad gällande it-strategiska beslut på svenska företag. Den it-strategiska beslutsförmågan, 2015 TNS Sifo Karin Schneller Alexander Sovré

Den it-strategiska beslutsförmågan I dag är förståelse för digitala möjligheter en förutsättning för framgång och nyckeln till överlevnad. Det ställs allt högre krav på mobilitet och användarvänlighet. I denna nya verklighet måste it-chefen inspirera istället för att kontrollera. Vi på TDC kallar det inspirationsteknologi. Om it-chefen ska agera inspiratör, visionär och möjliggörare måste allt fler it-strategiska beslut fattas ute i organisationen. Men är företagen redo? I denna rapport, gjord av TNS Sifo på uppdrag av TDC, har vi kartlagt it-chefens roll i digitaliseringens tidevarv. Allt för att guida dig genom den digitala transformationen till bättre it-beslut. Läs mer på tdc.se/inspirationsteknologi DEN IT-STRATEGISKA BESLUTSFÖRMÅGAN 2

Innehåll 1. Sammanfattning... 4 2. Beredskap och kompetens att hantera strategiska it-beslut... 5 2.1. Beredskap att hantera strategiska it-beslut beslutsfattare...5 2.2. Beredskap att hantera strategiska it-beslut branscher...6 2.3 Kompetens att hantera strategiska it-beslut...7 3. Åtgärder och prioriteringar... 9 3.1. Så här hanterar svenska företag strategiska möjligheter inom it...9 3.2. De viktigaste it-strategiska frågorna för svenska företag... 10 3.3. De viktigaste it-strategiska frågorna... 11 3.4. Åtgärderna som ökar förmågan att ta it-strategiska beslut... 12 4. Ägarskap och kompetens kring it-strategin...14 4.1. Vem äger den it-strategiska frågan?... 14 4.2. Kompetens att hantera it-strategiska frågor... 15 5. Genomförande...17 DEN IT-STRATEGISKA BESLUTSFÖRMÅGAN 3

1. Sammanfattning Tre av tio beslutsfattare uppfattar inte att organisationen är väl rustad att ta beslut i it-strategiska frågor. Marknadschefen är generellt mest kritisk till organisationens förmåga. För att dra nytta av strategiska möjligheter inom it har företagen i första hand tillsatt mer resurser generellt samt ökat på befintlig kompetens. Mindre vanligt är att man satsat på ny kompetens eller att man organiserat sig för att hantera it-besluten på ett nytt sätt. Samtidigt visar resultatet att ny kompetens och decentralisering av it-beslutet tillhör de åtgärder som är effektivast för att hantera digitaliseringen. Att inrätta nya roller med befintlig kompetens eller att ta hjälp av externa konsulter verkar ha en mindre påverkan på upplevelsen av ett företags strategiska beslutsförmåga. Generellt har beslutsfattare, undantaget it-chefen, svag tro på sin egen kompetens att ta beslut i it-strategiska frågor. För att göra företag bättre rustade att hantera de it-strategiska frågorna är det viktigast att öka kompetensen inom områdena innovation, beställarkompetens och användarperspektivet på it. Sammantaget blir slutsatsen att receptet för en effektiv hantering av it-strategiska frågor är att decentralisera it-besluten, att bygga ny intern kompetens samt att separera de it-strategiska frågorna från de traditionella it-chefsuppgifterna. DEN IT-STRATEGISKA BESLUTSFÖRMÅGAN 4

2. Beredskap och kompetens att hantera strategiska it-beslut 2.1. Beredskap att hantera strategiska it-beslut beslutsfattare Fråga Vad är din uppfattning hur väl rustade är ni att ta beslut när det gäller it-strategiska frågor? Totalt 1 5 24 50 20 Vd/Vice vd 6 15 57 22 Ekonomichef/-direktör 5 21 55 20 Personalchef/hr-chef/-direktör 3 16 54 28 It-chef/-direktör 6 26 50 18 Marknadschef/-direktör 7 44 32 17 Inköpschef/-direktör 2 37 51 10 Försäljningschef/-direktör 5 31 40 25 Produktionschef/-direktör 12 29 48 12 Chef med affärsansvar 2 6 20 50 22 1 = Mycket dåligt rustade 2 3 4 5 = Mycket väl rustade Tre av tio företag är inte rustade att ta beslut Marknadsavdelningen är mest kritisk till företagens beredskap för digitaliseringen, endast hälften känner sig väl rustade. Personal-/hr chefer och vd/vice vd är tryggast med att företaget är rustat för digitaliseringen. DEN IT-STRATEGISKA BESLUTSFÖRMÅGAN 5

2.2. Beredskap att hantera strategiska it-beslut branscher Fråga Vad är din uppfattning hur väl rustade är ni att ta beslut när det gäller it-strategiska frågor? Totalt 1 5 24 50 20 Handel & distribution (t ex butik, import) 3 17 58 22 Bygg & hantverk 3 5 29 40 23 Privat tjänstesektor (t ex transport, fastighet, hushållsnära tj) 2 5 25 50 19 Tillverkningsindustri 1 4 32 46 18 Konsultverksamhet (t ex ekonomi, marknad, juridik) 5 17 50 28 Annat 1 7 22 52 19 1 = Mycket dåligt rustade 2 3 4 5 = Mycket väl rustade Företag inom bygg och hantverk samt tillverkningsindustrin upplever sig mindre rustade att ta beslut. Företag inom handel och distribution samt konsultverksamheter upplever sig vara bättre rustade att ta beslut när det gäller it-strategiska frågor. Företag inom bygg och hantverk samt tillverkningsindustrin upplever i mindre utsträckning att de är rustade att ta beslut i it-strategiska frågor. Endast branscher med minst 30 svar redovisas. DEN IT-STRATEGISKA BESLUTSFÖRMÅGAN 6

2.3 Kompetens att hantera strategiska it-beslut Fråga Om du går till dig själv, vilken kompetens skulle du säga att du har när det gäller it-strategiska frågor? Totalt 3 18 48 28 3 Vd/vice vd 1 13 54 31 1 Ekonomichef/-direktör 1 10 55 32 1 Personalchef/hr-chef/-direktör 3 23 48 23 2 It-chef/-direktör 8 18 62 13 Marknadschef/-direktör 2 13 59 26 Inköpschef/-direktör 2 28 53 15 2 Försäljningschef/-direktör 6 18 50 23 3 Produktionschef/-direktör 3 41 36 18 2 Chef med affärsansvar 6 18 55 22 1 = Mycket dåligt rustade 2 3 4 5 = Mycket väl rustade Mindre än en av tre beslutsfattare anser sig ha kompetens att hantera it-strategiska frågor. It-chefer/-direktörer har en avsevärt större tro på sin egen förmåga, tre av fyra anser sig ha kompetens. DEN IT-STRATEGISKA BESLUTSFÖRMÅGAN 7

Slutsatser Tre av tio beslutsfattare uppfattar inte att organisationen är väl rustad att ta beslut i it-strategiska frågor. Marknadschefen mest kritisk till organisationens förmåga. Mindre än en av tre beslutsfattare anser sig ha kompetens att hantera it-strategiska frågor. DEN IT-STRATEGISKA BESLUTSFÖRMÅGAN 8

3. Åtgärder och prioriteringar 3.1. Så här hanterar svenska företag strategiska möjligheter inom it Fråga Vilka av följande åtgärder eller beslut har tagits i er organisation i syfte att bättre ta till vara nya strategiska möjligheter inom it? Tagit hjälp av externa konsulter Ökat investeringarna generellt inom it Satsat på ökad it-kompetens ute i verksamheten Outsourcat delar av it Satsat på kompetensutveckling på it-avdelningen Satsat på molnbaserade tjänster Satsat på kompetensutveckling av beslutsfattare utanför it-avdelningen Ändrat vår organisation och sätten vi tar beslut angående it Rekryterat specifik kompetens, t ex it-strateger Decentralicerat it-besluten till där behoven finns Inrättat nya roller, som t ex it-strateger 0 10 20 30 40 50 60 70 80 100 % Mer av samma, snarare än nytänk, präglar satsningarna hittills. Ett tydligt mönster är att företagen i första hand har tillsatt mer resurser och mer av befintlig kompetens, snarare än att satsa på ny typ av kompetens eller att hantera it-besluten på ett nytt sätt. Exempelvis har sju av tio ökat investeringarna generellt men endast fyra av tio har satsat på att öka it-kompetensen utanför it-avdelningen och bara drygt en av fyra har inrättat nya roller som kan både it och affärsfrågor, t ex dedicerade it-strateger. DEN IT-STRATEGISKA BESLUTSFÖRMÅGAN 9

3.2. De viktigaste it-strategiska frågorna för svenska företag Fråga Jag kommer att läsa upp olika områden där it kan erbjuda strategiska möjligheter. För att ni ska bli mer konkurrenskraftiga hur viktigt är det att ni har rätt it-lösningar inom följande områden? System för ordermottagning och fakturering Säljstöd, t ex crm- och affärsstödsystem Hr, t ex personal- eller administrationssystem Kundtjänst eller kundsupport Kund- eller brukardialoger, t ex klagomålshantering eller kundundersökningar Logistik, t ex produktion, lager- eller transportstyrning Marknadsföring Kunskapshantering/knowledge management Stöd för personlig effektivitet, t ex webbmötestjänster Innovation och produktutveckling Försäljning eller e-handel 0 10 20 30 40 50 60 70 80 100 % System som stödjer affären är generellt sett viktigare än mer administrativa system. Det finns stora skillnader mellan olika branscher och befattningar. För tillverkningsindustrin är system för ordermottagning och fakturering samt logistik de viktigaste frågorna. Inom handel och distribution finns många viktiga it-strategiska frågor. Viktigast är logistik, säljstöd, system för ordermottagning och fakturering och även försäljning eller e-handel. Inom konsultverksamheten är strategiska it-frågor som stöd för personlig effektivitet, säljstöd, kunskapshantering/knowledge management viktigast. Den privata tjänstesektorn upplever system för ordermottagning och fakturering, kund- eller brukardialoger, t ex klagomålshantering eller kundundersökningar och kundtjänst eller kundsupport som viktigast. Chefer med affärsansvar uppger att säljstöd och system för ordermottagning och fakturering är viktigast. Stöd för personlig effektivitet är viktigast för ekonomichefer/-direktörer. DEN IT-STRATEGISKA BESLUTSFÖRMÅGAN 10

3.3. De viktigaste it-strategiska frågorna Fråga 1 För att ni ska bli mer konkurrenskraftiga hur viktigt är det att ni har rätt it-lösningar inom följande områden? 1 = Helt oviktigt 5 = Mycket viktigt Fråga 2 Hur stort behov ser du av att satsa på ny teknik inom följande områden? 1 = Inga behov alls 5 = Mycket stora behov 55 50 Relativt viktiga områden där det finns ett behov att satsa på ny teknik Mycket viktiga områden där det finns ett behov att satsa på ny teknik Säljstöd, t ex CRM- och affärsstödsystem System för ordermottagning och fakturering 45 Marknadsföring Logistik, t ex produktion, lager- eller transportstyrning Kundtjänst eller kundsupport Kund- eller brukardialoger, t ex klagomålshantering eller kundundersökningar 40 35 Kunskapshantering/ knowledge management Innovation och produktutveckling Försäljning eller e-handel Stöd för personlig effektivitet, t ex webbmötestjänster HR, t ex personal- eller administrationssystem Viktiga områden där det finns ett något begränsat behov att satsa på ny teknik 30 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 Säljstöd och system för ordermottagning och fakturering är viktigast Det finns ett starkt samband mellan vad svenska företag upplever som viktiga it-strategiska frågor och hur stort behov som finns att satsa på ny teknik. Störst behov att satsa på ny teknik är inom säljstöd, t ex CRM och affärsstödsystem. Viktigaste strategiska it-frågan är system för ordermottagning och fakturering. Denna fråga är på andra plats när det gäller behov att satsa på ny teknik. DEN IT-STRATEGISKA BESLUTSFÖRMÅGAN 11

3.4. Åtgärderna som ökar förmågan att ta it-strategiska beslut Grafen nedan visar hur olika åtgärder inverkar på beslutsfattarnas egen upplevelse av att vara rustade att ta beslut i it-strategiska frågor. Ett högt värde ska tolkas som att åtgärden har stor inverkan på hur väl rustat företaget upplever sig vara. Ökat investeringarna generellt inom it Decentraliserat it-beslut till där behov finns Rekryterat specifik kompetens Satsat på kompetensutveckling på it-avdelningen Satsat på kompentensutveckling av beslutsfattare utanför it-avdelningen Satsat på ökad it-kompetens ute i verksamheten Ändrat organisation & sätt vi tar beslut ang it Satsat på molnbaserade tjänster Inrättat nya roller, som t ex it-strateger Tagit hjälp av externa konsulter 0 10 20 30 40 50 60 70 80 100 % (Värdet i grafen utgör skillnaden i andel som upplever sig väl rustade i en jämförelse mellan företag som genomfört respektive åtgärd och företag som inte gjort det.) Ny kompetens, decentralisering av it-beslut och ökade investeringar viktigast. Att öka investeringarna generellt är den viktigaste åtgärden för att vara rustad för digitalisering. Nästan lika avgörande är att man decentraliserar besluten dit behoven finns, istället för att låta it-avdelningen ensam ansvara för it-frågorna. Även att rekrytera specifik kompetens som t ex it-strateger är viktigt samt att satsa på kompetensutveckling på it-avdelningen. Att inrätta nya roller med befintlig kompetens eller att ta hjälp av externa konsulter verkar ha en mindre påverkan på upplevelsen av ett företags strategiska beslutsförmåga. DEN IT-STRATEGISKA BESLUTSFÖRMÅGAN 12

Slutsatser För att dra nytta av strategiska möjligheter har företagen i första hand tillsatt mer resurser generellt samt ökat på befintlig kompetens. Mindre vanligt är att man satsat på ny kompetens eller att man organiserat sig för att hantera it-besluten på ett nytt sätt. Ny kompetens och decentralisering av it-beslutet tillhör de åtgärder som är viktigast för att hantera digitaliseringen effektivt. Att inrätta nya roller med befintlig kompetens eller att ta hjälp av externa konsulter verkar ha en mindre påverkan på upplevelsen av ett företags strategiska beslutsförmåga. DEN IT-STRATEGISKA BESLUTSFÖRMÅGAN 13

4. Ägarskap och kompetens kring it-strategin 4.1. Vem äger den it-strategiska frågan? Fråga Vilka, skulle du säga, är delaktiga i beslut kring it-strategiska frågor i din organisation? It-chef/-direktör Vd/vice vd Ekonomichef/-direktör Personer med särskilt ansvar för detta Hos chefer med affärs- el verksamhetsansvar Marknadschef/-direktör Personalchef/hr-chef/-direktör Produktionschef/-direktör Försäljningschef/-direktör Annan roll Inköpschef/-direktör Rådigivare från era externa IT-partners och leverantörer Externa fristående konsulter/rådgivare Vet ej 0 10 20 30 40 50 60 70 80 100 % It-chefen inte alltid rätt person för de it-strategiska frågorna. Ca 60 procent av företagen uppger att it-chefen/-direktören eller vd/vice vd är delaktiga i beslut kring it-strategiska frågor. Det som kännetecknar företag som upplever sig väl rustade för digitaliseringen är att någon, t ex en it-strateg, givits ett särskilt ansvar för it-strategiska frågor. It-chefen däremot är inte delaktig i it-strategiska frågor. Det pekar på att en dedicerad roll, skild från den traditionella it-chefsrollen, är att föredra om man vill hantera digitalseringen effektivt. DEN IT-STRATEGISKA BESLUTSFÖRMÅGAN 14

4.2. Kompetens att hantera it-strategiska frågor Fråga Grafiken illustrerar å ena sidan i vilken grad olika kompetensområden påverkar förmågan att hantera it-strategiska frågor (Y-axeln), å andra sidan hur beslutsfattare bedömer organisationens kompetens idag inom motsvarande områden (x-axeln). Den övre, vänstra kvadranten fångar de områden som utgör kritiska kompetensbrister för en att hantera it-strategiska frågor effektivt. Kritiska brister Styrkeområden Innovation Beställarkompetens Kunskap kring användarperspektivet på it Teknisk it-kompetens Kund- och marknad Förståelse för omvärldsförändringarna i er bransch Kunskap kring interna processer Kompetens kring affärsfrågor Okritiska brister Hygienfaktorer Svagheter Styrkor Innovation, beställarkompetens och användarperspektiv är viktigast att förbättra. För att göra företag bättre rustade att hantera de it-strategiska frågorna är det viktigast att öka kompetensen inom områdena innovation, beställarkompetens och användarperspektivet på it. DEN IT-STRATEGISKA BESLUTSFÖRMÅGAN 15

Slutsatser En dedicerad roll, skild från den traditionella it-chefsrollen, är att föredra om man vill hantera digitaliseringen effektivt. Innovation, beställarkompetens och användarperspektiv är viktigast att förbättra. DEN IT-STRATEGISKA BESLUTSFÖRMÅGAN 16

5. Genomförande Målgrupp Beslutsfattare på arbetsplatser med fler än 50 anställda inom privat sektor. Intervjuerna har fördelats relativt lika mellan företag med 50 199 anställda respektive 200 anställda och uppåt. Intervjuerna har gjorts med spridning över hela Sverige. Följande befattningar har ingått i undersökningen: vd/vice vd, ekonomichef/-direktör, personalchef/hr-chef/-direktör, it-chef/-direktör, marknadschef/-direktör, inköpschef/-direktör, försäljningschef/-direktör, produktionschef/-direktör samt chefer med affärsansvar. Antal genomförda intervjuer Vd/vice vd 62 Ekonomichef/-direktör 78 Personalchef/hr-chef/-direktör 63 It-chef/-direktör 57 Marknadschef/-direktör 46 Inköpschef/-direktör 48 Försäljningschef/-direktör 57 Produktionschef/-direktör 45 Chef med affärsansvar (affärsområdes-, regions-, divisions-) 103 Totalt (notera att en person kan ha flera roller) 500 Fältperiod Juni 2015 Insamlingsmetod Urvalet är draget ur PARAD och bygger på individer med vissa specifika befattningar. Datainsamling är gjord med hjälp av telefonintervjuer. DEN IT-STRATEGISKA BESLUTSFÖRMÅGAN 17