It-hälsa inom företag och offentlig sektor

Transkript

1 It-hälsa inom företag och offentlig sektor Rapport framtagen av TDC i samarbete med TNS Sifo It och telekom för företag och organisationer. Och för människorna som jobbar där.

2 Hur står det till med it-hälsan? It-avdelningarna ger oss svaret Ta del av fler undersökningar på tdc.se/anvandaruppropet 2

3 Hur mår egentligen it- och telekomlösningarna på våra företag och inom offentlig verksamhet? Nya tider kräver nya insikter och därför har vi på TDC tillsammans med TNS Sifo tagit fram en undersökning om beslut och användande av it- och telekomlösningar på företag och organisationer i Sverige. De som svarat på den här undersökningen är it-avdelningar inom offentlig sektor och på företag med fler än 50 anställda. Nya tider kräver nya insikter. Detta är bara en av många undersökningar som vi tagit fram de senaste åren. Tidigare har vi undersökt hur dagens it-chefer ser på sitt arbete och utvecklingen inom it (2002, 2007 och 2011). Vi tog reda på sambandet mellan it och hälsa på de större företagen i Sverige (2011). Och 2012 konstaterade vi tillsammans med Kairos Future att det pågår en kontorsrevolution där tekniken driver förändringen avseende var och hur vi arbetar och hur det påverkar oss som människor. Denna rapport är alltså bara en av många som vi tagit fram de senaste åren. Och det gör vi eftersom vi ser det som en del i vårt uppdrag att kontinuerligt kunna erbjuda framtidsanpassade lösningar. It-hälsa 3

4 FRÅGA Hur står det till med it-hälsan? 3 % 6 % 87 % 76 % Tycker att företagets itoch telekomlösningar är direkt undermåliga Tycker att företagets it- och telekomlösningar fungerar bra. 4

5 1. Hur står det till med it-hälsan? Undersökningen visar att vi generellt har bra it-lösningar både på företagen och inom offentlig sektor, men att det finns problem. En klar majoritet av it-avdelningarna tycker att företagets itoch telekomlösningar fungerar bra och endast 3 procent får underbetyg av de tillfrågade. Men väldigt få kan sägas ha fullt ut välfungerande it-och telekomlösningar; endast var tjugonde företag får högsta betyg av it-avdelningarna. Generellt är användarna den minst nöjda gruppen om vi ska tro it-avdelningen. Generellt bra it-lösningar på både företagen och inom offentlig sektor, men det finns problem. Jämfört med företag är man överlag mindre nöjd i offentlig sektor med de it- och telekomlösningar man har. Bara 7 procent inom offentlig sektor mot 15 procent på företag är fullt ut nöjda. 6 procent ger sina lösningar ett underbetyg, vilket är dubbelt så många som bland företagen. It-hälsa 5

6 2. Kontorets socialisering Den mobila tekniken håller på att sudda ut gränsen mellan privatliv och yrkesliv. I och med att tekniken utvecklas förändras också vårt sätt att jobba. Som vår undersökning Kontorsrevolutionen (2012) visade har kontorets betydelse som den fasta punkten på företagen minskat. Dessutom ser vi att den mobila tekniken håller på att sudda ut gränsen mellan privatliv och yrkesliv. Då, 2012, var det 18 procent av svenskarna som loggade in på privata nätverkssajter under arbetstid så gott som varje dag. Trots sociala mediers genomslag saknar 3 av 10 företag fortfarande en policy för hur medarbetare får eller inte får använda sociala medier under arbetstid. Av dessa upplever lite drygt två tredjedelar ett behov av att införa en. Majoriteten av de som har en policy är nöjda med den. Inom offentlig sektor är det ungefär en femtedel av verksamheterna som saknar policys för användning av sociala medier under arbetstid, men hela 80 procent upplever idag ett behov av att införa en policy. Även inom offentlig sektor är majoriteten av organisationerna med en policy för användning av sociala medier nöjda med den. 6

7 96 % 91 % Är nöjda med sin policy 30 % 22 % Saknar policy 48 % 28 % Anser det inte tillräckligt angeläget med en policy 66 % 80 % Upplever ett behov av en policy 19 % 30 % Det saknas underlag för beslut FRÅGA Hur står det till med policys för användandet av sociala medier under arbetstid? It-hälsa 7

8 Har en policy för byod 25 % 32 % Är nöjda med sin policy 96 % 86 % Saknar policy 60 % 45 % Upplever ett behov av en policy 47 % 61 % Anser det inte tillräckligt angeläget med en policy 60 % 37 % FRÅGA I vilken utsträckning har företag och organisationer en policy för byod? 8

9 3. Arbetsplatsens privatisering Användandet av smarta mobiler ökar stadigt. Möjligheterna är många, men det finns frågetecken avseende säkerheten. Det handlar om den information som skickas och förvaras, bland annat i och via smarta mobiler och plattor. och organisationer kan välja att sätta upp riktlinjer och policys för användning av mobila enheter, men det är långt ifrån alla som gjort det, eller upplever ett behov av det. Endast en fjärdedel av företagen har en policy för byod. Endast en fjärdedel av företagen har en policy för byod (bring your own device) men majoriteten av dem är nöjda med den de har. Ungefär hälften av de som inte har en policy upplever ett behov av det. Inom offentlig sektor har 32 procent av organisationerna en policy för byod. En majoritet är nöjd med den policy de har. Av de som inte har policys för byod ser 61 procent ett behov av det. Största anledningen till varför man inte har policys för byod är för att det inte bedömts tillräckligt angeläget. It-hälsa 9

10 4. Den segregerade toppen It-cheferna glider ur ledningsgruppen. Tidigare undersökningar har visat att it-cheferna glider ur ledningsgruppen. (It-chefens vardag, 2011) En konsekvens av detta är att de hamnar utanför vissa delar av beslutsprocessen som rör it och telekom. Vår senaste undersökning visar att 42 procent av företagen saknar en representant från it-avdelningen i ledningsgruppen. I storföretag är den siffran hela 49 procent. Dessutom anser 4 av 10 it-avdelningar att ledningen har svårt att ta beslut eller tar mindre bra beslut i frågor som rör it- och telekomlösningar. Generellt sett har it-avdelningarna i offentlig sektor lägre förtroende för ledningen när det gäller beslut i it-frågor än i företag. Nästan var tionde tycker att ledningen har dålig förståelse för it-frågorna och fattar fel beslut eller inga beslut alls. 10

11 FRÅGA Hur står det till med kompetensen i ledningsgrupperna? 37 % 52 % Ledningen är väl insatt i it- och telekomfrågorna och tar väl avvägda och överlag bra beslut 53 % 42 % Ledningen har viss kunskap om it och har ibland svårt att ta beslut eller tar mindre bra beslut Ledningen har dålig förståelse för frågorna kring it- och telekomlösningar och tar ofta fel beslut eller inget beslut alls 9 % 4 % It-hälsa 11

12 Har system som användarna kan arbeta i fullt ut effektivt 10 % 3 % Anser att systemen är användarvänliga 53 % 37 % Tror inte att användarna är nöjda med företagets it- och telekomlösningar 26 % 34 % Är själva nöjda med att arbeta i företagets itoch telekomlösningar 90 % 90 % FRÅGA Är våra it- och telekomlösningar tillräckligt användarvänliga? 12

13 5. Felprioriteringar sätter krokben för företagen Om användarna inte är nöjda med de it- och telekomlösningar som finns kan det få negativa effekter för både välbefinnande och effektiviteten och därmed också lönsamheten (It och hälsa, 2012). Bara ett av tio företag har system som användarna kan arbeta i fullt ut effektivt. Bara ett av tio företag har system som användarna kan arbeta i fullt ut effektivt. Dessutom upplever endast hälften av itavdelningarna att systemen man har är användarvänliga och 26 procent tror inte heller att användarna är särskilt nöjda med företagets it- och telekomlösningar. Överlag är it-avdelningarna själva nöjda, men tycker att systemen behöver uppgraderas. Endast 3 procent av organisationerna har system som merparten av användarna kan jobba fullt ut effektivt i, enligt itavdelningarnas bedömningar. 34 procent av it-avdelningarna tror inte heller att användarna är särskilt nöjda med företagets it- och telekomlösningar och två tredjedelar menar att de lösningar man har inte är särskilt användarvänliga. It-avdelningarna själva trivs med att jobba i de lösningar man har, precis som hos företagen. It-hälsa 13

14 6. Videolösningar mer populära hos stora företag Man är överlag nöjd med den lösningen som man har. Videokonferenslösningar är en mötesform som funnits med länge. Utöver effektivitet och ekonomiska fördelar med video så väger miljöargumenten tungt. Detta enligt en undersökning vi gjorde 2012 tillsammans med TNS Sifo. Dessutom visade det sig att man inte längre upplever tekniken som ett hinder. 49 procent av de tillfrågade it-avdelningarna har idag någon form av videokonferenslösning. Och man är överlag nöjd med den lösningen; endast 2 procent är missnöjda. Sannolikheten för att ett företag har någon form av videokonferenslösning ökar med antalet anställda; 7 av 10 storföretag har idag video. Av de företag som idag inte använder videokonferenser säger 39 procent att de har behov av det. Endast 14 procent menar att det är för dyrt. När det gäller videokonferens är efterfrågan något större i offentlig sektor trots att andelen som redan har video är lika mellan offentlig och privat sektor. Av de organisationer som idag inte använder videokonferenser säger hälften att de upplever ett behov av det. 14

15 49 % 50 % Har någon form av videokonferenslösning 96 % 90 % Är nöjda med sin videolösning 39 % 51 % Anser sig ha ett behov av videokonferenslösning 14 % 5 % Anser att det är för dyrt FRÅGA Vad tycker itavdelningarna om videokonferenslösningar? It-hälsa 15

16 16

17 Ge användarna vad de förtjänar Våra undersökningar visar att om användarna sätts i fokus vid itbesluten ökar både effektiviteten och medarbetarnas välmående. För alla verksamheters bästa ska tekniken tjäna användarna. Ta del av användaruppropet tdc.se/anvandaruppropet It-hälsa 17

18 Använder någon form av molnlösningar 49 % 60 % Är nöjda med molnlösningarna 95 % 90 % Ser inget behov av molnlösningar 63 % 37 % Bedöms inte tillräckligt angeläget att skaffa molnlösningar 54 % 24 % FRÅGA I vilken grad använder sig företaget av molnlösningar? 18

19 7. Många föredrar molnfritt Molnet har förenklat mycket eftersom det tillåter lagring och funktionalitet över nätet. Användare behöver inte ha tekniska kunskapen eller kontrollen över infrastrukturen. Men tillgängligheten och det faktum att information inte ligger lagrad lokalt har väckt frågor om säkerheten. Användningen av molnlösningar är något mer utbredd inom offentlig sektor. Nästan hälften av företagen använder inte någon form av molnlösning och 63 procent av dessa ser inte heller något framtida behov av det. Största anledningen till att företagen inte har molnlösningar är att det inte har bedömts som tillräckligt angeläget. Användningen av molnlösningar är något mer utbredd inom offentlig sektor; 60 procent uppger att de använder någon form av molnlösning. Nästan alla organisationer som använder molnlösningar tycker att det fungerar bra. En majoritet (58 procent) av de som inte använder molnlösningar idag upplever ett behov. Endast en fjärdedel av de offentliga verksamheterna menar att det inte är tillräckligt angeläget med molnlösningar. It-hälsa 19

20 8. Good to (be) great! Mer än var fjärde organisation inom offentlig sektor bedöms ha direkt missnöjda användare. Endast 5 procent av företagen i Sverige får högsta betyg avseende sina it- och telekomlösningar. Bland de företagen hittar vi it-avdelningar som ger ledningen godkänt i nio fall av tio, mot fem av tio på företag i allmänhet. De företag som har problem med sin it kännetecknas också av låg it-kompetens i ledningsgruppen här får de bara godkänt i tre fall av tio av it-avdelningen. Inom offentlig sektor är it-avdelningarna generellt mindre nöjda med sina it- och telekomlösningar jämfört med it-avdelningarna på företagen. Bara en tredjedel så många offentliga organisationer kvalar in bland de som får högsta betyg avseende sina it- och telekomlösningar. Mer än var fjärde organisation inom offentlig sektor bedöms ha direkt missnöjda användare. Detta kännetecknar företagen med god it-hälsa Representanterna från it-avdelningen sätter betyget mycket bra på företagets it- och telefonilösningar (jämfört med genomsnitt på 15 procent). På frågan om hur nöjda användarna är med it- och telekomlösningarna är 100 procent mycket eller ganska nöjda (jämfört med genomsnitt 73 procent). På frågan om hur nöjd ledningen är med företagets it- och telekomlösningar svarar 100 procent av företagens it-avdelningar mycket nöjda (jämfört med genomsnitt 13 procent). 20

21 Så här nöjda är itavdelningar med respektive it- och telekomlösning hos företag och organisationer med god it-hälsa jämfört med genomsnittet. God ithälsa (%) Genomsnitt (%) Microsoft Lync Videokonferens Möjlighet att komma åt nätverk utanför kontoret Mobilitet It-policys för sociala medier Internetsäkerhet Beredskap för att återställa system Nästa generation brandvägg Kapacitet Molnlösningar Säkerställd byod IPv6-förberedda God ithälsa (%) Genomsnitt (%) Microsoft Lync Videokonferens Kapacitet Beredskap för att återställa system IPv6-förberedda Internetsäkerhet Säkerställd byod Möjlighet att komma åt nätverk utanför kontoret Mobilitet Molnlösningar It-policys för sociala medier Nästa generation brandvägg It-hälsa 21

22 It-avdelningarnas önskelista % Beredskap för att återställa system på kort tid 76 It-policys för sociala medier 66 Mobilitet 64 Kapacitet (rätt kapacitet vid rätt tidpunkt) 60 Säkerställd byod 47 Internetsäkerhet 43 Möjlighet att komma åt nätverk utanför kontoret 39 Videokonferens 39 IPv6 36 Molnlösningar 36 Microsoft Lync 31 Nästa generations brandvägg 25 % Mobilitet 83 Beredskap för att återställa system på kort tid 81 Kapacitet (rätt kapacitet vid rätt tidpunkt) 81 It-policys för sociala medier 80 Internetsäkerhet 71 Möjlighet att komma åt nätverk utanför kontoret 70 IPv6 63 Säkerställd byod 61 Molnlösningar 58 Videokonferens 51 Microsoft Lync 36 Nästa generations brandvägg 22 22

23 Information om undersökningen I undersökningen ingick it-avdelningar inom offentliga och privata verksamheter med fler än 50 anställda. För att vara en respondent i undersökningen krävdes att man påverkade beslutsförfattandet av större investeringar i it- och telekomlösningar. Urvalsstorlek Privata verksamheter: 400 respondenter Offentliga verksamheter: 250 respondenter Fältperiod Privata verksamheter: september oktober 2013 Offentliga verksamheter: januari 2014 Insamlingsmetod Telefonintervjuer genomförda av TNS Sifo REFERENSER Kommunikationslösningar och välmående på svenska arbetsplatser, 2011, TDC i samarbete med TNS Sifo Kontorsrevolutionen, 2012, TDC i samarbete med Kairos Future It-chefens vardag, 2011, TDC i samarbete med TNS Sifo It-hälsa 23

24 Om TDC TDC erbjuder helhetslösningar inom tal, data och video till företag och organisationer där lösningarna ska bidra till utveckling av effektivitet, relationer och affärer för våra kunder. I Sverige är vi representerade över hela landet. TDC Sverige AB är ett dotterbolag inom TDC-koncernen Nordens tredje största telekomföretag. TDC grundades i Danmark TDC Sverige AB Box Sollentuna Tel: tdc.se