HANDLEDNING och KURSHÄFTE 2015-06-12 Introduktion till: Formulär i InfoGlue Handledning och kurshäfte Ansvarig: Tomas Edquist IT-avdelningen Gemensamma webbfunktioner
Innehållsförteckning 1. Inledning: huvudstegen... 5 Formulärsvaren i Svar/Respons... 5 Skapa och exponera formulär... 6 Steg för steg, så gör man... 6 2. Skapa formulär... 9 Skapa sidor för formulär och svar... 9 Öppna Formulär och skapa formuläret... 9 Hantera formulärverktyget... 10 Börja skapa ditt formulär... 11 Rättigheter... 13 Övriga formulärfält... 13 Testa alltid ditt formulär!... 13 Ändra i ett aktivt formulär?... 14 Publicera ett formulär... 14 3. Exponera formuläret... 15 4. Formulärsvar i Svar och e-post... 17 Öppna Svar/Respons... 17 Ta bort ett svar... 17 Bearbeta svaren i Excel... 17 E-postsvar... 17 5. Ta bort ett formulär... 18 Radera formulär som du inte använder!... 18 Detta häfte är både kurshäfte och handledning för den som inte går kursen. Jag utgår från att du kan skapa sidor i InfoGlue och är van att hantera fullredigeringsgränssnittet (CMS). OBSERVERA: allt annat du skapar i IG utgår från generella komponenter. När det gäller formulär är det tvärtom: du skapar först komponenten! Ditt nyskapade formulär återfinns i komponentlistan, och hanteras som andra komponenter
5 1. Inledning: huvudstegen Formulär skapas med formulärverktyget och visas upp med hjälp av formulärets komponent, som skapas när du sparar formuläret. Exempel på formulär i IG:s formulärhanterare. Rubrik och anvisningstexten till ifyllaren (dit pilen pekar) kan läggas direkt i formuläret. Därför behövs normalt ingen artikel ovanför. Formulärsvaren i Svar/Respons Det svar som ifyllaren skickar in, samlas upp i formulärverktygets del Svar (Respons). Så här kan det se ut: Skapa formulär i InfoGlue Tomas Edquist UU, 2015-06-12
6 Exempel från formulärverktygets Svar/Respons. Om man önskar vidarebearbeta svaret kan de exporteras till Excel. Svaret kan också fås via e-posten. Skapa och exponera formulär Man kan börja med att skapa formuläret, men det är bättre att skapa sidan där formuläret ska visas, samt svarssidan, först. Steg för steg, så gör man 1. Skapa en sida på vanligt sätt där formuläret ska exponeras 2. Skapa också svarssidan, (se gärna till att den är dold i navigeringen görs via trädmenyn) Exempel på svarssida. 3. Gå till formulärverktyget (Formulär i verktygsraden). Skapa och spara formuläret. (Se detaljerad anvisning längre ned i kurshäftet) 4. Återvänd till sidan där formuläret ska exponeras. Välj Lägg till komponent. Välj ditt formulär från fliken Formulär. Formuläret i komponentlistan De formulär du gör, kommer automatiskt att synas i komponentlistan för din inloggning. Tomas Edquist UU, 2015-06-12 Skapa formulär i InfoGlue
7 Om du vill att andra ska kunna visa ditt formulär, kan du dela ut den behörigheten i formulärverktyget (mer om det senare i häftet). OBS: Testa alltid ditt formulär innan du släpper ut det! Att lägga till fält i ett formulär där svar redan inkommit är inte möjligt. Skapa formulär i InfoGlue Tomas Edquist UU, 2015-06-12
9 2. Skapa formulär Här börjar kursen. Öva 1 Logga in i Infoglue. Gå till»!kurs-forms«och öppna din deltagarsida. (Din deltagarsida = det nummer du har på kursdatorn.) Skapa sidor för formulär och svar Vi ska skapa ett formulär som motsvarar det du såg tidigare i häftet. Du visar upp (exponerar) formuläret på deltagarsidan. Sidan behöver du alltså inte skapa. Men svarssidan saknas. Öva 2 Skapa en svarssida under din deltagarsida plus en artikel (spara artikel i din mapp!). Det räcker om du skriver några få meningar. Vi behöver ett tydligt bevis för att formuläret växlar över till svarssidan när det skickats in. Svarssidans artikeltext. Öppna Formulär och skapa formuläret Öva 3 Gå till verktyget Formulär. Klicka kommandot Skapa nytt formulär (finns ovanför formulären). Döp formuläret till: KURSxx där xx är ditt datornummer. När du klickat Skapa formulär-knappen (se undre bilden i marginalen) visas ditt nya formulär i formulärlistan. Skapa nytt formulär. Formulärlistan. Öva 4 Klicka formulärnamnet så öppnas formulärverktyget. Se till så att språket är svenska! Övre delen av formulärverktyget med sina komponenter till vänster. Skapa formulär i InfoGlue Tomas Edquist UU, 2015-06-12
10 Hantera formulärverktyget Innan det finns några fält i formuläret är ytan tom förutom rutan»dra och släpp för att lägg till komponent«. Det är hit man drar de fältkomponenter som man vill ha i sitt formulär. Formulärets egenskaper Öva 5 Börja med att öppna Formuläregenskaperna och fyll i dessa. OBS: fyll i en e-post-adress som du kan kontrollera under kursen! Kommando i Forms. Du kan också välja att fylla i egenskaperna efter att du har skapat formuläret! Formuläregenskaper Egenskaper för språk: Kontrollera att det står rätt språk här! Allow Multiple Post: ska samma användare kunna svara på formuläret flera gånger? Standard är Yes. Use Captcha: formuläret avslutas med en s.k. robotspärr en bild med fyra bokstäver som måste fyllas i av besökaren. Detta för att undvika automatiserade spam-utskick till formuläret. Standard är Yes. Confirmation Page: Bind in svarssidan som besökaren ska komma till efter att ha sänt in formuläret. Form Handler o Send an email: om man vill att svaren även ska skickas som e-post till angiven e-postadress i Email (svaren samlas alltid in i Svar/Respons). o Create as content: hoppa över! Email: om man har valt Send an email, ange mottagare. Email plaintext: Valet No innebär att det blir html Subject of mail: Ange ämnesraden i e-postmeddelandet. Entry Folder och EntryContentType Rör inte! From email: skriv no-reply@uu.se! Use Captcha-resultatet. Formulärutseende Man kan inte påverka utseendet på formuläret. I tidigare versioner kunde man få formuläret uppdelat i flera kolumner. Det går inte längre. De som har sådana formulär, bör ändra till en kolumn för att undvika problem. Tomas Edquist UU, 2015-06-12 Skapa formulär i InfoGlue
11 Lägga till fält generellt Man drar fältkomponenterna till dra och släpp-rutan och anger egenskaperna i dialogen som öppnas. (Om dragningen inte fungerar, högerklicka och välj ur komponentlistan!) Fältegenskaper generellt Fältkomponenter. Egenskaperna för ett textfält. Field name: Internt namn på fältet som hamnar som kolumnrubrik i Svar. Skriv helst korta namn typ email, namn, adress etc. Se till så inte fältet avlutas med ett mellanslag! Label text: Fältnamn som syns i formuläret, t.ex. E-postadress, Namn. ToolTip: Texten syns när ifyllaren för muspekaren ovanför fältet. CSS Class: Inte kopplat (Rör ej!) Mandatory: Ska fältet vara obligatoriskt eller inte? Om man väljer detta visas en liten röd stjärna som indikerar att fältet måste fyllas i. Validation: Validering av fältet, antal tecken, bokstäver, korrekt formatering av e-postadress resp. datum. Börja skapa ditt formulär Öva 6 Vi börjar med att skapa en rubrik och anvisningstext. Använd TEXT. Skriv rubriken»kursformulär Deltagare xx«(där xx är ditt datornummer) med hjälp av Underrubrik i Styckeformatering. Starta med text! Text field respektive Sender email. Öva 7 Spara föregående. Fortsätt med olika textfält. Lägg in TEXT FIELD och SENDER EMAIL. Fyll i egenskaper för namnfältet enligt fältegenskapsbilden ovan och e-post enligt bilden nedan. Du behöver inte skriva det som står inom parentes i vissa bilder det finns där bara som vägledning för dig när du skapar ditt övningsformulär! Skapa formulär i InfoGlue Tomas Edquist UU, 2015-06-12
12 Ifyllda egenskaper för Sender email-fält. Observera att om man vill validera SENDER EMAIL så kräver det att ifyllaren inte använder annat än gemener i e-postadressen plus ett @-tecken. Därför är den inställningen tveksam. Öva 8 Spara föregående. Nu är det dags för valfälten: listor, ringar och rutor. Välj rätt typ: Ringar: utesluter andra val Rutor: flera val möjliga Olika valmöjligheter i formuläret. Ringar, rutor och listor: gemensamt för dessa fält är att du ska ange alternativ som ifyllaren ska välja mellan. Lista (SELECT) används när man erbjuder många val. Här kan du ange om det ska gå att markera flera val i listan AllowMultiple. För ringar (RADIO BUTTON) kan du ange om de ska visas horisontellt eller vertikalt. Rutor (CHECKBOX) använder du när ifyllaren ska kunna kryssa mer än ett alternativ. Med ringar kan bara ett val göras. Fältet Options values are emails är ett specialfält som för tillfället endast används av UB. Gemensamma egenskaper för ringar, rutor och listor. I Options anger du dels vad ifyllaren ska se i formuläret (höger om =), dels vad som skickas med till Svar/Respons. Tomas Edquist UU, 2015-06-12 Skapa formulär i InfoGlue
13 Öva 9 Skapa ett kommentarsfält (TEXT AREA). Öva 10 Avsluta med SUBMIT utan Reset-knapp. Observera fältet Ange tecken visas automatiskt om du inte ändrat Yes för UseCapctha i Formuläregenskaper. Del av Submit-egenskaperna. Öva 11 Spara formuläret. Kapitlen nedan: Flytta och ta bort fält, Rättigheter samt Övriga formulärfält finns med för kännedom. Vi gör inga övningar på dem. Om dra inte funkar flytta fält via Sidstruktur! Tilldela rättighet. Flytta och ta bort fält/komponenter Du flyttar fält/komponenter genom att dra dem till rätt plats. För att radera fält använder du papperskorgen till höger. Rättigheter Om du vill att flera ska kunna exponera ditt formulär, väljer du Formulärrättigheter i Kommandofältet. OBS använd endast Användare! Skriv in CAS-id för den som också ska kunna hantera ditt formulär. Bock för Select betyder att CAS-id kan binda in formuläret till sin sida. StatisticsRead öppnar Svar-delen och Edit ger tillåtelse att redigera formuläret. OBS: detta fungerar inte för närvarande (juni 2015) och jag vet inte när det kan bli åtgärdat. Vänd dig därför till Supporten, så hjälper den dig! Övriga formulärfält En kort beskrivning av fält som inte redan har beskrivits. CC-SENDER (Fungerar tyvärr inte!) För att ifyllaren ska kunna få en kopia av formuläret till sin e-post. Kräver dock ett fält för avsändarmejl, samt att det finns en avsändaradress angiven i Formuläregenskaper: no-reply@uu.se. Dessutom bör fältet vara Mandatory. DATE FIELD Datumfält där ifyllaren väljer från en kalender. Testa alltid ditt formulär! Testa ditt formulär flera gånger innan du släpper ut det! Glöm inte att radera dina svar i Svar/Respons innan du gör förändringar samt när du har testat klart! Skapa formulär i InfoGlue Tomas Edquist UU, 2015-06-12
14 Ändra i ett aktivt formulär? Så fort du börjar få in skarpa svar i ditt formulär, är det vanskligt att ändra formulärets fält. Ledtexter, huvudrubrik och inledningstext (TEXT) kan du dock ändra när som helst. Publicera ett formulär Så fort du sparar formuläret är det publicerat, i den bemärkelsen att när du publicerat sidan där formuläret ligger, så är också formuläret synligt. Måste du därefter ändra i formuläret, behöver du inte publicera sidan igen. Det räcker att du sparat förändringarna i formuläret. Tomas Edquist UU, 2015-06-12 Skapa formulär i InfoGlue
15 3. Exponera formuläret I det här kapitlet ska du binda in formulär-komponenten till den sida där formuläret ska visas. Öva 12 Växla tillbaka till!kurs-form och till din deltagarsida. Ta inte bort artikelkomponenten. Lägg till din formulärkomponent i slot 2. Välj Granska och fyll i formuläret. Notera om svarssidan visas. Om inte då är något fel! Justera i formuläret vid behov och fyll i igen. Gå sedan till Formulär och se svaren i Respons/Svar. ( Beskrivning på nästa sida!) Din sida i CMS-et när formulärkomponenten bundits in. Observera att det inte går att exponera mer än ett formulär per sida, utan att det blir problem! Skapa formulär i InfoGlue Tomas Edquist UU, 2015-06-12
17 4. Formulärsvar i Svar och e-post Det svar som ifyllaren skickar in, samlas upp i formulärverktygets Svarsdel. Så här kan det se ut: Svars-delen för ett ifyllt formulär. Se svaren. Öppna Svar/Respons Man öppnar svaren via Svar i formulärlistan. Öva 13 Öppna Svar för ditt formulär genom att: klicka Svar i listan. Resultatet visas i kolumner där Field name utgör kolumnrubriken. Man kan sortera och söka i Svar om du har många poster. Ta bort ett svar Man klickar Ta bort svar i sista kolumnen för att ta bort ett enskilt svar. OBS: man får ingen chans att ångra dig! När man testat färdigt ett formulär, ska man alltid ta bort testsvaren innan formuläret görs publikt. En annan anledning att ta bort svar, är om man testar sitt formulär successivt under uppbyggnaden. Ta alltid bort alla svar innan nya fält läggs till och testas! Öva 14 Ta bort ett av svaren. Bearbeta svaren i Excel För att bearbeta svaren exporterar du tabellen till Excel via Exportera till Excel överst. E-postsvar Ett e-post-svar kan se ut så här: Skapa formulär i InfoGlue Tomas Edquist UU, 2015-06-12
18 Svaret i en e-post. Formateringen är inte så lyckad i ovanstående brev. Man kan alltid försöka med att ställa in Email plaintext till No i Egenskaper för formulär. 5. Ta bort ett formulär Om man inte längre vill ha formuläret synligt på sidan, tar man bort formulärkomponenten och publicerar. Om man vill ta bort formuläret från formulärlistan, gör man så här: Man använder Ta bort formulär längst till höger i formulärlistan. OBS: om formuläret är kopplat till en sida måste man först ta bort kopplingen, dvs. formulärkomponenten från sidan. Men om sidan är publicerad flera gånger så är formuläret i praktiken omöjligt att ta bort. Supporten kan hjälpa till! Vi gör inga övningar på detta i det här momentet! Ta bort formulär. Om du tar bort formulär så ska du vara medveten om att alla svar också försvinner Radera formulär som du inte använder! Öva 15 Ta bort formuläret genom att först ta bort formulärkomponenten på din övningssida och sedan gå till Formulär och där ta bort det. Tomas Edquist UU, 2015-06-12 Skapa formulär i InfoGlue
Copyright Tomas Edquist Uppsala universitet