Fastighets- och servicenämnden

Fastighets- och servicenämnden BESLUTSFÖRSLAG Datum 2012-02-13 Dnr Dnr 1100648 99190000-0030-1998-0151/360 1 (43) Regionservice årsredovisning för år 2011 Ordförandens förslag 1. godkänner årsredovisning 2011. Sammanfattning Det föreligger förslag till årsredovisning för 2011. Beskrivning av ärendet Regionservice årsredovisning 2011 är en rapport om det arbete som skett utifrån fastighets- och servicenämndens samlade uppdrag 2011. Samverkan med berörda fackliga organisationer Samverkan är genomförd 2012-02-07 med Regionservice gemensamma samverkansgrupp. Monika Ekström Ordförande Ingemar Nilsson Servicedirektör Postadress: S-20525 Malmö Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Besöksadress: Dockplatsen 26, Malmö Telefon (växel): 040-675 30 00 Internet: www.skane.se

Datum 2012-02-13 Dnr 1100648 2 (43) Regionservice årsredovisning för år 2011 Innehållsförteckning SAMMANFATTNING...4 Intressentperspektivet 4 Verksamhetsperspektivet 4 Medarbetarperspektivet 6 Ekonomiperspektivet 6 ÅRETS VIKTIGASTE HÄNDELSER 2011...8 1 INTRESSENTPERSPEKTIVET...9 1.1 Förtroende och tillit 9 2 VERKSAMHETSPERSPEKTIVET...10 2.1 God ekonomisk hushållning med s resurser 10 2.2 Internt miljöarbete 11 2.3 Facility Management, FM 13 2.4 Konsolidering av försörjningsverksamheten 15 2.5 Gemensam servicefunktion, GSF 16 2.6 Drift- och leveranssäkerhet 17 2.7 Parkeringsverksamhet 19 2.8 Vision och verksamhetsutveckling 20 2.9 Ny hyresmodell 20 3 MEDARBETARPERSPEKTIVET...20 3.1 Personaldata 20 3.2 Serviceutbildning 21 3.3 Nöjdmedarbetarindex, NMI 21 3.4 Personligt mål 21 3.5 Plan för kompetensförsörjning 21 3.6 Lönekriterier 22 3.7 Jämställda löner 22 4 EKONOMIPERSPEKTIVET...23 4.1 Måluppfyllelse 23 4.2 Ekonomisk utfall sammanfattning 23 4.3 Resultatutfall per verksamhetsområde 25 5 INTERN KONTROLL...36 5.1 Löpande intern kontroll 36 6 INVESTERINGS- OCH UNDERHÅLLSPROJEKT...37 6.1 Sammanfattning av projektverksamheten 37 6.2 Pågående större, strategiska investeringar/projekt 37 6.3 Avslutade större, strategiska investeringar 40 6.4 Fastighetsägarinvesteringar 41 6.5 Lokala potter 41 6.6 Underhållsprojekt 42 7 FÖRHYRNING I INTE ÄGDA FASTIGHETER...43

Datum 2012-02-13 Dnr 1100648 3 (43) Bilagor Bilaga 1 Regionservice Årsredovisning 2011 Bilaga 2 Folkhälsoarbetet Bilaga 3 Personalredovisning Bilaga 4 Resultatsammanställning Bilaga 5 Balansräkning Bilaga 6 Resultaträkning

Datum 2012-02-13 Dnr 1100648 4 (43) SAMMANFATTNING Intressentperspektivet Partnerskap Regionservice kunder ska uppleva partnerskap i utförandet av det uppdrag Regionservice ansvarar för. Under året har genomförts olika aktiviteter för att få kunden mer delaktig i vad och hur Regionservice levererar varor och tjänster. Exempelvis har planerade kundmöten och utvärderingar genomförts i Regionservice verksamheter. Nöjd-kund-indexmätningen, NKI Utfallet på nöjd-kund-indexmätningen, NKI, blev 2,6 med variationer mellan olika verksamheter från 2,5 till 3.1. Åtgärder har tagits fram för att förbättra NKI. Verksamhetsperspektivet Processarbete Målet för 2011 var att klartlägga samtliga huvudprocesser, stödprocesser och dess delprocesser, vilket är genomfört. Processen Lokalförsörja s verksamheter vilken är den mest komplexa processen har fungerat som pilotobjekt. Kartläggningen på nuläget är klart. Identifierade förbättringsområden på rutin och arbetsprocessnivå har påbörjats. Implementeringsplan är framtagen för införande av framtida standardiserat arbetssätt. Miljöarbete Regionservice arbetar effektivt med att minimera den negativa miljöpåverkan genom miljöledningsarbetet och tydlig uppföljning av miljömålen. Miljöpolicyn är en viktig del och har använts i den interna och externa kommunikationen. Miljöpolicyn används även flitigt i Regionservice kontakter med entreprenörer och vid inhyrning av lokaler. Miljöronder är genomförda inom verksamheten som underlag för utförande av korrigerande åtgärder. Genom delaktighet i det koncerngemensamma nätverket för miljöfrågor har Regionservice spridit och mottagit kunskap och erfarenheter med andra förvaltningar inom. För att ytterligare påtala Regionservice strävan mot fossilfri uppvärmning har dialoger med fjärrvärmeleverantörer påbörjats. Vid upphandling och kundträffar tas regelmässigt Regionservice miljöarbete upp. Konsolidering av stöd och service Under 2011 har en utredning genomförts av fastighets- och servicenämnden som syftade till att klarlägga förutsättningarna för en regiongemensam logistikfunktion med ansvar för transporter, förrådshantering och varuförsörjning ur ett Facility Management (FM) perspektiv. Regionservice har initierat deltagande i en gemensam landstingsbenchmarking under året. Totalt deltog 17 landsting och 43 sjukhus i benchmarkingen. I deltog samtliga sjukhus.

Datum 2012-02-13 Dnr 1100648 5 (43) I beslutade regionstyrelsens arbetsutskott 2011-11-02 att uppdra åt regiondirektören att utarbeta förslag till ny samlad organisation för försörjningsverksamheten och en regiongemensam logistikfunktion inom Regionservice att gälla från 2012-01-01. Under november och december har arbete utförts som ledde till att regiondirektören 2011-12-21 beslutade förändra s försörjningsverksamhet. Förändringen består i att nio områden/funktioner från 2012-01-01 överfördes från främst förvaltningarna i hälso- och sjukvården till Regionservice. Områdena/funktionerna är: Lokalvård, patientmåltider, restaurang, café och kiosk, vaktmästartjänster, transporter (inre och yttre), inredning, reception på sjukhusen, kopiering/tryckeri och säkerhet (väktare, RS-kort och passersystem). Totalt överfördes 900 medarbetare och den överförda verksamhetens kostnadsmassa beräknades till 720 Mkr. Regiongemensamt rekryteringscenter Den 1 november 2011 tillkom Regions Skånes nybildade Rekryteringscentrum, som en del i Regionservice. Samlad parkeringsverksamhet Efter uppdrag från regionstyrelsen beslutade regiondirektören 2010-05-31 att all parkeringsverksamhet skulle överföras till Regionservice fr. o m 2011-01-01. Regionservice övertog då ansvaret för all parkeringsverksamhet och har därefter samordnat och arbetat med att likforma parkeringsverksamheten inom. Samordningen har inneburit att all hantering av övervakning, administration, parkeringsrelaterade frågor etc har överförts till Regionservice. Arbetet med att likforma parkeringsverksamheten pågår vilket innebär att beslutad policy, riktlinjer och övriga regler införs under 2012 på samtliga sjukhus så att patienter, besökande, anställda och övriga parkerande känner igen sig oavsett vilken anläggning ägd av de parkerar på. Ny hyresmodell Koncernledningen tog principbeslut i april 2011 att införa en ny hyresmodell i Region Skåne och har därefter beslutats 2011-11-28--29 av regionfullmäktige i Budget 2012 och verksamhetsplanering 2013 till 2014. Modellen bygger i korthet på att lika lokaler ska betinga samma hyra en slags funktionshyra och att marknadshyran ska sättas för konkurrensutsatt verksamhet (Primärvården Skåne och Folktandvården Skåne) i regionägda lokaler. Vidare har beslutats att Regionservice blir förstahandskontraktspart avseende alla externa inhyrningar. Modellen införs till vissa delar 2012 och i sin helhet från och med 2013. Intern kontroll I den interna kontrollen har 44 kontrollpunkter ingått. Av dessa har: 36 mätpunkter rapporterats utan anmärkning. 8 mätpunkter rapporterats med anmärkning där åtgärder såsom uppföljningsmöten, ändring i rutiner, information mm kommer att vidtas under år 2012.

Datum 2012-02-13 Dnr 1100648 6 (43) Medarbetarperspektivet Antal anställda Totalt antal anställda omräknat till heltid uppgick till 684 per 2011-12-31. Detta var en ökning med 72 heltidsresurser (drygt 10 %) jämfört med motsvarande tidpunkt föregående år. Ökningen beror i huvudsak på verksamhetsutökningar inom främst affärsområdet GSF, t ex ett regiongemensamt Rekryteringscenter fr o m 2011-11-01. Totalt använda resurser (genomsnittligt antal tillsvidareanställd personal omräknat till heltid all frånvaro + extra närvaro) uppgick under 2011 till 577 vilket var en ökning med 134 jämfört med år 2010. Att ökningen av antalet använda resurser överstiger ökningen av antalet anställda omräknat till heltid beror på att Gemensam servicefunktion som tillkom 2010-09-01 får helårseffekt under år 2011. Hälsotal Hälsotalet utgör antalet medarbetare i procent som har 5 sjukfrånvarodagar eller färre per år. Hälsotalet var år 2010 67,1 % och år 2011 67,2 % vilket innebär en förbättring med 0,1 %. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron har ökat något under år 2011. Genomsnittligt antal kalenderdagar per medarbetare har totalt ökat med 0,5 dagar från 14,8 dagar till 15,3 dagar. Korttidssjuka (dag 1-7) har minskat med 0,8 dagar från 4,7 dagar till 3,9 dagar i genomsnitt. Långtidssjuka (dag 8-uppåt) har ökat med 1,3 dagar från 10,1 dagar till 11,4 dagar i genomsnitt. Ekonomiperspektivet Resultat Resultatet uppgick till 42,9 Mkr jämfört med s resultatkrav enligt budget på 27 Mkr. Föregående år uppgick resultatet till 37,1 Mkr. Omsättningen uppgick till 2 213 Mkr jämfört med 2 026 Mkr föregående år. Investeringar Budgeten för byggnadsinvesteringar 2011 uppgår till 738,8 Mkr. Det totala utfallet avseende byggnadsinvesteringar uppgick till 672,5. Under året har Regionservice varit verksam i 620 olika investerings-, utrednings- och underhållsprojekt, fördelade på: 222 projekt avseende byggnadsinvesteringar inklusive utredningar och förstudier. 266 projekt avseende planerat underhåll. 131 projekt avseende fastighetsägarinvesteringar.

Datum 2012-02-13 Dnr 1100648 7 (43) Prisvärdhet Samtliga funktioner inom Regionservice, där det varit möjligt att göra relevanta jämförelser med marknaden eller jämförelser framtagna i benchmarkingstudier, visar att funktionerna är prisvärda. Detta gäller inte minst affärsområdena Skåneteknik, Skånetvätt och Skånetransport där relevanta marknadsalternativ finns tillgängliga. Prisvärdheten när det gäller lokalkostnader är det främst andra landsting (framför allt Stockholms län landsting och Västra Götalandsregionen) samt externa inhyrningar i regionen som utgjort relevant jämförelseunderlag. Lokalkostnaderna/internhyrorna har vid alla dessa jämförelser visat sig vara prisvärda.

Datum 2012-02-13 Dnr 1100648 8 (43) ÅRETS VIKTIGASTE HÄNDELSER 2011

Datum 2012-02-13 Dnr 1100648 9 (43) Bilaga 1 Regionservice Årsredovisning 1 INTRESSENTPERSPEKTIVET 1.1 Förtroende och tillit Mål: Regionservice kunder ska uppleva partnerskap. Måluppfyllelse: Målet är uppfyllt. Det har inte genomförts någon mätning av målet som bekräftar om målet är uppfyllt men det har under året genomförts olika aktiviteter för att få kunden mer delaktig i vad och hur Regionservice levererar varor och tjänster. Några exempel på aktiviteter är: Planerade kundmöten har genomförts i flertalet av Regionservice verksamheter. Utvärderingar har delvis genomförts tillsammans med kund. Vidareutveckling av arbetsplatspaketet på Dockplatsen, Malmö, har genomförts med input från regelbundna husmöten med kunderna. Partnerskapet/affärsrelationen med GSFs kunder är dokumenterade i Service Level Agreement, SLA. Fastighetsförvaltarna har aktivt deltagit i möten gällande hyresgästens investeringar i fastigheter. Mål: NKI (nöjd-kund-index) 2,9 år 2011 3,1 år 2012 3,3 år 2013 Måluppfyllelse: Målet är delvis uppfyllt. Utfallet på NKI-undersökningen 2011 blev 2,6 (variationer mellan olika verksamheter från 2,5 till 3.1). Regionservice samtliga avdelningar har tagit fram och genomfört åtgärder för att förbättra NKI. Exempelvis har Kundtjänst genomfört aktiviteter för att: Få bättre kännedom för Kundtjänstpersonalen om sjukhusområdenas utformning, tillgång till ritningar etc Ge bättre information till kunder för att förbättra väntetiden genom o Uppringningsfunktion o Informera om webblord o Upplysa om kötid o IFAQ på hemsida o Kontinuerligt följa upp kötider

Datum 2012-02-13 Dnr 1100648 10 (43) Kunder måste få veta när arbetena kommer att utföras. Arbetsgrupp med entreprenörer, Kundtjänst och Fastighetsdistrikten har bildats för att säkerställa informationen. Bättre kommunicering till kund om prioritering av arbeten och vad som anses akut. Samtliga avdelningar inom Regionservice har genomfört planerade åtgärder utifrån kundernas synpunkter i 2009 års NKI. Det kan konstateras att åtgärderna utvecklat effektiviteten men trots detta pågår även fortsättningsvis ett ständigt förbättringsarbete. För att bättre förstå de kunder som inte är nöjda kommer Regionservice under 2012 att ortvis föra en dialog med de som svarat på enkäten. 2 VERKSAMHETSPERSPEKTIVET 2.1 God ekonomisk hushållning med s resurser Mål: Regionservice ska ha minst 20 Facility Management-paketlösningar utvecklade och införda. Måluppfyllelse: Målet är uppfyllt. Sex st Facility Management-paketlösningar är utvecklade; 1. Flyttapaket 2. Konferenspaket 3. Arbetsplatspaket, Dockplatsen 4. Arbetsplatspaket, Skånehuset 5. Arbetsplatspaket, WTC 6. Arbetsplatspaket för mottagningsverksamhet, Bröstcentrum i Malmö Paket som är under utveckling är arbetsplatspaket för Psykiatri Skåne i Landsdomaren, Lund, och för den planerade rättspsykiatriska anläggningen i Trelleborg. Planering har påbörjats för ytterligare paket under 2012: 1. Rullande material 2. Tom/full kök 3. Möbelförråd 4. Ombyggnad av avdelning 5. Ytterligare arbetsplatspaket Mål: Regionservice arbetar processorienterat. Måluppfyllelse: Målet är uppfyllt. Målet för 2011 var att klartlägga samtliga huvudprocesser, stödprocesser och dess delprocesser, vilket är genomfört.

Datum 2012-02-13 Dnr 1100648 11 (43) Processen Lokalförsörja s verksamheter vilken är den mest komplexa processen har fungerat som pilotobjekt. Kartläggningen på nuläget är klart. Identifierade förbättringsområden på rutin och arbetsprocessnivå har påbörjats. Implementeringsplan är framtagen för införande av framtida standardiserat arbetssätt. Mål: Regionservice ska införa drift- och leveransbokslut. Måluppfyllelse: Målet är uppfyllt. De nyckeltal som ska ingå i drift- och leveransbokslutet erhålles genom att processägarna mäter effektivitet i sina processer. Processarbetet har dock inte kommit ner på den nivån att effektivitetsmått är framtagna vilket sker 2012. Mål: Regionservice ska vara en förebild i att följa s miljöprogram. Måluppfyllelse: Målet är uppfyllt. I s Miljöredovisning framgår en samlad redovisning av miljöarbetet som även omfattar Regionservice miljöarbete. 2.2 Internt miljöarbete Betydande miljöaspekter Regionservice är, med undantag av GSF, miljöcertifierade enligt ISO 14001 och arbetar med miljöfrågorna integrerat i övrig verksamhetsplanering. Miljöorganisationen följer linjeansvaret. Regionservice mest betydande miljöaspekter är identifierade som: Ledningens engagemang Drift och underhåll av befintliga egna fastigheter (el- och energiförbrukning) Upphandling Planering och projektering för om-, till-, och nybyggnation Planering, drift och underhåll av transportflottan Tvättprocessen s verksamheter släpper ut växthusgaser i form av koldioxid, svaveldioxid, kväveoxid och partiklar samt tillförsel av marknära ozon. Regionservice verksamheter alstrar utsläpp till vatten från tvättverksamheten och bidrar till försurning och övergödning av mark och vatten. Regionservice medverkar också till förbrukning av ändliga resurser, förbrukar kemikalier och tillför i vissa fall skadliga ämnen i produkter i byggnader samt producerar avfall. Genom Regionservice arbete med planering av fastighetsbeståndet påverkas den bebyggda miljö inkl inomhusmiljön både positivt och negativt till exempel genom bullerminskande åtgärder från ventilationer och trafik.

Datum 2012-02-13 Dnr 1100648 12 (43) Regionservice arbetar aktivt med att minimera den negativa miljöpåverkan genom miljöledningsarbetet och målen i verksamhetsplanen. Samtidigt strävar Regionservice efter en positiv miljöpåverkan där förvaltningen har möjlighet. Resultatet av detta arbete under 2011 redovisas i Miljöredovisning. Under året har det genomförts extern revision under 11 dagar. Interna revisioner har genomförts under våren och hösten med en total omfattning av 13 dagar. Endast ett fåtal stora avvikelser noterades vilka åtgärdades omgående. Lagbevakningen inom miljöområdet sköts av externa parter. För Affärsområde Skånetvätt och Skånetransport sker bevakningen genom Notisum/Rättsnätet. För Fastighetsförvaltningen sker den med hjälp av Stiftelsen TEM i Lund. Inga kända miljöincidenter har rapporterats under året. Kommunikation Miljöpolicyn är en viktig del i den interna och externa kommunikationen. Miljöpolicyn används flitigt i Regionservice kontakter med entreprenörer och förhyrare av lokaler. Den finns på intranät och extern hemsida och ledningsgruppen ansvarar för att den är uppdaterad. Styrande och redovisande dokument som rör miljöarbetet går att hitta på intranätet och till viss del på Regionservice externa hemsida som riktar sig till förvaltningens kunder och leverantörer. Flertalet av avdelningarna tar upp miljöfrågor på sina arbetsplatsträffar eller andra mötesforum samt vid uppdatering av rutiner. Måluppföljning och annan redovisande information görs av respektive berörd chef i ledningsgruppen. Miljöronder är genomförda inom delar av verksamheten för att finna brister och korrigerande åtgärder. Genom delaktighet i ett koncerngemensamt nätverk för miljöfrågor har Regionservice spridit och mottagit kunskap och erfarenheter med andra förvaltningar inom Region Skåne. Deltagande i miljönätverk har även bidragit till erfarenhetsutbyte externt. För att ytterligare påtala Regionservice strävan mot fossilfri uppvärmning har inledande dialoger med fjärrvärmeleverantörer påbörjats. Vid upphandling och kundträffar tas regelmässigt Regionservice miljöarbete upp. Regionservice former för kommunikation av miljöfrågorna bedöms ha varit framgångsrika. Miljöutbildningar De internrevisorer som utbildats under året har även fått utbildning i miljölagstiftning och dess tillämpning inom Regionservice.

Datum 2012-02-13 Dnr 1100648 13 (43) Förändringar som påverkar jämförbarheten med tidigare år Underlag avseende miljöredovisningen inkommer senare från Regionservice underleverantörer och finns därför inte med i årsredovisningen. Dessa delar, och helheten i övrigt för Regionservice miljöarbete, kan läsas i s Miljöredovisning. Miljöpolicy och miljömål Regionservice miljöpolicy är än så länge uppdelad för fastighetsförvaltningen och Skånetvätt och Skånetransport. Arbete pågår att skapa en gemensam policy för Regionservice som då även kan omfatta GSF. Dagens policys är idag tillämpliga för sina respektive affärsområden, men formuleringarna behöver finslipas för att bli allmängiltiga för hela Regionservice. Minst en gång per år granskas dessa policys, för att kunna vara fortsatt tillämpliga, i samband med ledningens genomgång. Miljömålen som inte ingår i övrig verksamhetsbeskrivning och dess måluppfyllelse beskrivs i s Miljöredovisning. 2.3 Facility Management, FM Under 2011 har de största frågorna inom FM varit: 1. Landstingsbenchmarkingprogrammet 2. Logistikutredningen 3. En samlad organisation för stöd och service Landstingsbenchmarkingprogrammet är medlemmar i Best Service, som är ett nätverk mellan Sveriges landsting avseende FM-verksamhet. Best servicenätverket skall med hjälp av Ernst & Young årligen genomföra benchmarking inom FM-området. Ernst & Young har 10 års erfarenheter av FM-benchmarking mellan privata företag där Helsingborgs Lasarett tidigare deltagit i fyra år med goda erfarenheter. Landstingsbenchmarkingprogrammet mäter tre processer: Lokalvård, patientkost samt materialförsörjning för förbrukningsvaror och textilier. Lokalvård Tjänsten innefattar daglig lokalvård för samtliga inomhusutrymmen exempelvis kulvertar, patientrum, patienttoaletter, gemensamhetsutrymmen (kommunikationsytor), vård-och mottagningsavdelningar (korridor, väntrum och patientmatsal), administrativa kontor, mottagningsrum, operationssal, röntgenrum och laboratorieytor, invändiga glaspartier samt den utrustning och det förbrukningsmaterial som nyttjas. Även periodiska aktiviteter såsom fönsterputsning, golvvård samt storstädning ingår.

Datum 2012-02-13 Dnr 1100648 14 (43) Patientkost Patientkost innefattar komponerade rätter för lunch och middag inklusive grönsaker/sallad och eventuell frukt/dessert som konsumeras av sjukhusets patienter. Processen innefattar planering, inköp, tillagning, portionering, distribution, dukning och servering på avdelning av nämnda måltider (oavsett normalkost eller specialkost) och oavsett om dessa aktiviteter utförs av servicepersonal eller av vårdpersonal. Även efterarbete på produktions-och dukningsytorna ingår. Materialförsörjning för förbrukningsvaror och textilier Materialförsörjningsprocessen för förbrukningsvaror inkluderar beställning, mottagning, transport, uppackning på avdelnings förråd samt återhämtning av returemballage och vagnar, oavsett om dessa aktiviteter utförs av servicepersonal eller av vårdpersonal. Förbrukningsvaror definieras som patientnära artiklar som förbrukas på avdelning eller mottagning. Här ingår inte mediciner eller kontorsmaterial, ej heller toalettartiklar (tvål, pappershanddukar etc.) Avsikten är att årligen lägga till nya processer för att i framtiden mäta hela FM-området. För s del ger underlaget från Landstingsbenchmarkingen en besparingspotential i de undersökta processerna som är uppskattat till 40 Mkr. Sammanfattningsvis visade den genomförda Landstingsbenchmarkingen att Region Skåne som helhet har höga kostnader, en hög servicenivå (hög respektive låg servicenivå bestäms per process utifrån respondenters svar på kvalitativa och kvantitativa frågor) samt en brukarnöjdhet (brukaren är antingen patienten eller personalen beroende på typ av tjänst) som ligger i höjd med eller något lägre än medianen i Sverige. Vid en jämförelse kan konstateras att de organisationer som lyckats bäst i sitt FMkoncept kännetecknas av: Har tagit ett samlat grepp om all FM i hela organisationen. Har en gemensam målbild av vad som skall uppnås och följer upp verksamheten mot dessa mål. Har en tydlig och genomtänkt leveransstrategi som efterföljs (egen personal eller genom alternativa driftformer). Utförande personal roterar mellan olika aktiviteter och processer. Har designat ett FM koncept som hänger ihop. Jobbar med benchmarking och kontinuerliga förbättringar. Har dedikerade och engagerade ledare. Vågar tänka nytt och ta ledningen. FM-gruppen har kommit fram till att har följande förbättringsområden: En tydligare styrmodell, som är oberoende av vilket mandat FM-gruppen har. Tjänsteutveckling av respektive process. En tydlig tid- och aktivitetsplan för tjänsteutveckling.

Datum 2012-02-13 Dnr 1100648 15 (43) Ovanstående resultat kommer att ligga till grund vid arbetet med konsolidering av s stöd och serviceverksamhet, se avsnitt 2.4 nedan. Logistikutredningen Regionservice har i samverkan med den s k FM-gruppen under året lämnat förslag på en logistikutredning. Slutrapporten föreslår fyra förutsättningar som underlag till en regiongemensam funktion: 1. behöver fastställa en målbild för hur logistiken ska vara uppbyggd i. 2. En processägare med nära koppling till koncernledningen behöver utses. 3. En FM-organisation i. 4. IT-stöd som möjliggör att målbilden nås. godkände logistikutredningen vid mötet 2011-09-21. I slutrapporten finns även en redovisning av uppdraget från regionstyrelsen till fastighets- och servicenämnden gällande att utreda effektivitets- och samordningsvinster för en samlad transportorganisation med patienttransporter undantagna. Genom förutsättningen att skapa en FM-organisation kan effektivitets- och samordningsvinster i en samlad transportorganisation genomföras. Det finns inga tydliga indikationer så här långt på att vinster uppstår vid en outsourcing av transportverksamheten. Patienttransporter kräver därför ett särskilt uppdrag kopplat till eventuell outsourcing. En samlad organisation för stöd och service Logistikutredningen, Landstingsbenchmarkingrapporten och s ekonomiska situation bidrog till att hösten 2011 användes till diskussioner om hur s Stöd och service verksamhet bör organiseras. Resultatet blev att Regionservice fr o m 2012-01-01 tog över ansvaret för försörjningsverksamheten i hela. Regionservice skall under 2012 skapa en FM-organisation som ger en samlad leverans till kunden. Se mer under konsolidering av försörjningsverksamheten under följande avsnitt avsnitt 2.4. 2.4 Konsolidering av försörjningsverksamheten Regionfullmäktige angav i sin budget och verksamhetsplan 2011 med plan för åren 2012 och 2013 att stöd- och servicefunktioner inom är till för kärnverksamheten och ska tillföra ett mervärde för. Vidare angav fullmäktige att stöd- och servicefunktioner ska utvecklas genom en ökad standardisering och styrning av utbudet.

Datum 2012-02-13 Dnr 1100648 16 (43) Under 2011 har en utredning genomförts av fastighets- och servicenämnden. Utredningen har klarlagt förutsättningarna för en regiongemensam logistikfunktion med ansvar för transporter, förrådshantering och varuförsörjning ur ett Facility Management (FM) perspektiv. Regionservice har initierat deltagande i en gemensam landstingsbenchmarking under året. Totalt deltog 17 landsting och 43 sjukhus i benchmarkingen. I deltog samtliga åtta sjukhus, varvid SUS redovisades som två sjukhus (se avsnitt 2.3). I beslutade regionstyrelsens arbetsutskott 2011-11-02 att uppdra åt regiondirektören att utarbeta förslag till ny samlad organisation för försörjningsverksamheten och en regiongemensam logistikfunktion inom Regionservice att gälla från 2012-01-01. Under november och december har arbete utförts som lett till att regiondirektören 2011-12-21 beslutade förändra s försörjningsverksamhet. Förändringen består i att nio områden/funktioner från 2012-01- 01 överfördes från främst förvaltningarna i hälso- och sjukvården till Regionservice. Områdena/funktionerna är: Lokalvård, patientmåltider, restaurang, café och kiosk, vaktmästartjänster, transporter (inre och yttre), inredning, reception på sjukhusen, kopiering/tryckeri och säkerhet (väktare, RS-kort och passersystem). Totalt överfördes 900 medarbetare. Den överförda verksamhetens kostnadsmassa beräknades till 720 Mkr. Organisatoriskt kommer de tillkommande områdena/funktionerna att inledningsvis organiseras i ett affärsområde i Regionservice. Regionservice har vid chefsmötet 2012-01-12 startat upp ett omfattande arbete för att skapa en organisation som syftar till att skapa ett Regionservice som ger en samlad FMleverans till kund. 2.5 Gemensam servicefunktion, GSF GSF bildades 2010-09-01 med uppdraget att erbjuda s förvaltningar kostnadseffektiva tjänster inom Ekonomi och HR samt verka för att processerna når en ökad effektivitet och kvalitet. 2011-11-01 tillkom Regions Skånes nybildade Rekryteringscentrum. Målet för all verksamhet inom GSF är att lösningen ska vara enhetlig och tillräckligt bra för enskilda förvaltningar och samtidigt kostnadseffektiv för. GSF har i likhet med omvärlden en komplex organisation framförallt utifrån att GSF producerar och levererar avancerade tjänster och att GSF har relativt många kunder och motparter. Dessutom finns ett nätverk av intressenter som ställer krav på verksamheten.

Datum 2012-02-13 Dnr 1100648 17 (43) GSF:s Ekonomi- och HR-funktioner har under året arbetat med etableringen av verksamheten utifrån ett processtänk och kommer kontinuerligt att arbeta med att bli än mer kostnadseffektiva och samtidigt förbättra förmågan att stödja strategiskt och operationellt beslutsfattande. Under 2011 har GSF också fått en mängd nya uppdrag inom de båda Kompetencentrumen. Likaså har GSF varit en stor del i förberedelserna för skapandet av ett nytt HR-fönster. I slutet på december 2011 var den gemensamma lokaliseringen i Malmö färdigställd. Alla förutsättningar är nu är på plats för att effektivt kunna arbeta med konsolidering och standardisering av övertagna processer. Den enskilt viktigaste faktorn för att detta ska kunna ske är genomarbetning av varje process och att genomföra förändringar av rutiner och arbetssätt. Effekthemtagningen av samordningsvinster kommer när processer och rutiner homogeniseras rent praktiskt. Under de kommande åren kommer samordningsvinsterna både effektivitetsmässigt och kvalitativt att uppnås. Med andra ord kommer GSF att leverera mer värde till en lägre kostnad för kunden samt leverera specialistresurser som annars varit kostsamma för enskilda förvaltningar att finansiera. 2.6 Drift- och leveranssäkerhet Driftsäkerhet fastigheter Driftsäkerheten har varit tillfredsställande i s fastigheter under 2011 med undantag för nedanstående allvarliga störningar i fastigheternas elförsörjning. Regionservice har utfört händelseanalyser för inträffade driftstörningar och arbeten är påbörjade med förbättringsåtgärder. Följande allvarliga störningar har inträffat: Sjukhusområdet i Lund Ett planerat veckoprov av reservkraftanläggningen genomfördes 2011-06-30 vid sjukhusområdet i Lund. Vid återgång utfördes ett handhavandefel som orsakade en felfasning. Reläskydd löste ut sjukhusets huvudbrytare, en nolltransformator skadades och sjukhusområdet var helt utan elförsörjning i 13 minuter innan ordinarie matning kopplades in. Sjukhusområdet var därefter utan reservkraft under ca 24 timmar. Elbortfallet och den uteblivna reservkraften ledde till störningar för sjukhusverksamheten men medförde inte några komplikationer för patienter eller personal. Hissen stannar 2011-07-31 från helikopterplattan till BIVA mellan två våningsplan vid transport av ett litet barn i respirator. Räddningstjänst och jourhavande hissreparatör larmas. Patient och personal är fast i hissen under 20 minuter. Patienten skadades inte, men det var en uppenbar patientsäkerhetsrisk.

Datum 2012-02-13 Dnr 1100648 18 (43) Sjukhusområdet i Kristianstad Ett ca 50 minuter långt elbortfall inträffade 2011-11-03 kl 0813 på sjukhusområdet i Kristianstad. Elbortfallet orsakades av ett borrningsarbete för uppförande av staket runt Helikopterplattan. Vid borrningsarbetet skadade en nedgrävd högspänningskabel vid helikopterplattan. Elbortfallet medförde att stora delar av CSK:s mest vitala funktioner (inklusive akutmottagningen) blev strömlösa. Händelsen Lex Maria anmäldes av Centralsjukhuset i Kristianstad. Leveranssäkerhet Skånetvätt Med leveranssäkerhet inom Skånetvätt avses att antalet levererade artiklar i förhållande till antalet beställda artiklar skall vara levererade i rätt tid. Skånetvätt hade som mål att leveransgraden skulle vara lägst 93 %. Utfallet blev 93,1 %. Under våren 2011 minskade leveransgraden drastiskt som en följd av att lagernivåerna ute i ökade. Detta medförde att det inte fanns tillräckligt med smutstvätt att tillgå varpå leveranserna blev lidande. Detta trots att Skånetvätt köpt in textilier för 8 Mkr mer än normalt det senaste året. Orsaken till detta var att kunderna inte litade på det nya beställningssystemet och hade svårt att hantera nya rutiner efter Beställningsportalens införande. Under hösten ökade tillgången på smutstvätt, men då Skånetvätts produktionskapacitet utnyttjades maximalt låg leveransgraden under målet. I oktober genomfördes en mindre omorganisation i syfte att klara av volymökningen varefter leveransgraden höjdes. De sista månaderna var den ca 97 98 %. Förberedelser görs för att kunna höja leveransgraden till lägst 98 % år 2012. Leveranssäkerhet Skånetransport Leveranssäkerheten för Skånetransport mäts i antal avvikelser vad avser tidhållning och leveranssäkerhet avseende bokade bilar i bilpoolen. Leveranssäkerheten har varit mycket god under 2011. Det har inkommit totalt 54 avvikelser. Skånetransport har cirka 950 leveranspunkter per dag och totalt har endast 44 avvikelser inkommit gällande åkeri delen. Skånetransport har cirka 150 bilpoolsuthyrningar per dag och totalt har endast 9 avvikelser gällande bilpoolen inkommit. Antalet avvikelser under 2011 har ökat jämfört med föregående år vilket kan ha påverkats av att Regionservice har haft större fokus på att fånga avvikelser och gjort kunderna uppmärksamma på att skicka in avvikelser. För att garantera fullgod leverans till Skånetransports kunder så nyttjas externa underleverantörer inom både områdena Åkeri och Bilpool vid tillfällen då orderingången är högre än normalt.

Datum 2012-02-13 Dnr 1100648 19 (43) 2.7 Parkeringsverksamhet Efter uppdrag från regionstyrelsen beslutade regiondirektören 2010-05-31 att all parkeringsverksamhet ska överföras till Regionservice fr o m 2011-01-01. Regionservice övertog då ansvaret för all parkeringsverksamhet och har därefter samordnat och arbetat med att likforma parkeringsverksamheten inom. Samordningen har inneburit att all hantering av övervakning, administration, parkeringsrelaterade frågor etc har överförts till Regionservice. Arbetet med att likforma parkeringsverksamheten pågår vilket innebär att beslutad policy, riktlinjer och övriga regler införs under 2012 på samtliga sjukhusområden så att patienter, besökande, anställda och övriga parkerande känner igen sig oavsett vilken anläggning ägd av de parkerar på. Regionfullmäktige beslutade 2010-12-13--14 om nya taxor och avgifter inom sjukhusområdet i Lund. Taxor och avgifter infördes 2011-01-01. Förändringen av taxor och avgifter har inneburit att det idag inte finns några problem med att hitta lediga parkeringar inom sjukhusområdet i Lund. Framförallt anställda har valt att ta sig till Lund på annat sätt än med bil. Detta märks tydligt genom att det säljs färre månadskort till anställda än tidigare år. En upphandling av parkeringsverksamheten inom sjukhusområdet i Lund och Annetorp genomfördes under våren 2011 där bästa anbud efter anbudsutvärdering tilldelades uppdraget. Q-Park AB tilldelades uppdraget. Upphandlingen utformades så att all administration relaterad till parkeringsuppdraget, parkeringsövervakning och bevakning, överklagande av kontrollavgifter, försäljning av månadskort, parkeringsrelaterad skyltning, fordonsflyttning samt tillsyn (rapportera skadegörelse och avvikelser mm) ingår. All utrustning som berör parkeringsverksamheten (P-automater, bommar, skyltar, displayer mm) ingår i avtalet och upphandlas. Q-Park AB övertog driften av parkeringsverksamheten inom sjukhusområdet i Lund och Annetorp 2011-10-10. Övergången till ny entreprenör har fungerat smärtfritt och mötet mellan beställare och entreprenör har fungerat affärsmässigt och professionellt. I samband med att entreprenör övertog driften av parkeringsverksamheten inom sjukhusområdet i Lund och Annetorp avvecklades parkeringsverksamheten som bedrevs i egen regi. Personalen erbjöds att övergå till entreprenören genom verksamhetsövergång men avböjde. Som ett fortsatt led i arbetet att skapa en likartad och sammanhållen parkeringsverksamhet inom har förslag till nya taxor och avgifter för sjukhusområdena i Kristianstad, Helsingborg, Hässleholm, Landskrona, Ystad, Trelleborg samt parkeringar vid Skånehuset, Hemhultsområdet, Tandvårdshuset i Kristianstad samt på Dockplatsen 26 utarbetats. Förslaget om nya taxor och avgifter beslutades av Fastighets och servicenämnden 2011-12-14 och kommer upp som ett ärende för beslut i Regionfullmäktige under våren 2012.

Datum 2012-02-13 Dnr 1100648 20 (43) Ett förfrågningsunderlag för upphandling av parkeringsverksamheterna på samtliga ovan nämnda områden har utarbetats under hösten 2011. Underlaget har utformats så att entreprenörer får möjligheten att lämna anbud på respektive område inom Region Skåne. Förfrågningsunderlaget kommer att lanseras under januari 2012. Nya entreprenörer kommer att ta över parkeringsverksamheterna senast 2012-07-01. 2.8 Vision och verksamhetsutveckling En ny vision för Regionservice arbetades fram under 2011. Det grundläggande arbetet med att ta fram förslag gjordes i en workshop i februari med chefskollektivet. Förslagen finjusterades för att slutligen landa i en färdig och beslutad vision i juni Tillsammans för Skånes bästa! Inför mottagandet av försörjningsverksamheten 2012-01-01, ställdes frågan till de anslutande cheferna om den av Regionservice antagna visionen kan gälla även i en utökad organisation. Svaret blev positivt. Visionen kommer även att gälla 2012 och framåt. 2.9 Ny hyresmodell Koncernledningen tog principbeslut i april 2011 att införa en ny hyresmodell i Region Skåne och har därefter beslutats 2011-11-28--29 av regionfullmäktige i Budget 2012 och verksamhetsplanering 2013 till 2014. Modellen bygger i korthet på att lika lokaler ska betinga samma hyra en slags funktionshyra och att marknadshyran ska sättas för konkurrensutsatt verksamhet (Primärvården Skåne och Folktandvården Skåne) i regionägda lokaler. Vidare har beslutats att Regionservice blir förstahandskontraktspart avseende alla externa inhyrningar. Modellen införs till vissa delar 2012 och i sin helhet från och med 2013. 3 MEDARBETARPERSPEKTIVET 3.1 Personaldata Totalt antal anställda omräknat till heltid uppgick till 684 per 2011-12-31. Detta var en ökning med 72 heltidsresurser (drygt 10 %) jämfört med motsvarande tidpunkt föregående år. Ökningen beror i huvudsak på verksamhetsutökningar inom främst affärsområdet GSF. Totalt använda resurser (genomsnittligt antal tillsvidareanställd personal omräknat till heltid all frånvaro + extra närvaro) uppgick under 2011 till 577 vilket var en ökning med 134 jämfört med år 2010. Att ökningen av antalet använda resurser överstiger ökningen av antalet anställda omräknat till heltid beror på att Gemensam servicefunktion som tillkom 2010-09-01 får helårseffekt under år 2011. Hälsotalet utgör antalet medarbetare i procent som har 5 sjukfrånvarodagar eller färre per år. Hälsotalet var år 2010 67,1 % och år 2011 67,2 % vilket innebär en förbättring med 0,1 %.