Datum: Dnr: 2011-06-07 2011-00306 Förfrågningsunderlag avseende upphandling av arkivkonsult 1
INFORMATION OM UPPHANDLINGEN INLEDNING inbjuder härmed anbudsgivare att inkomma med anbud avseende konsulttjänst som arkivarie för verksamhetsplanering, löpandearkivarbete och handledning av myndighetens registrator, tillika arkivsamordnare. Uppdraget innebär i huvudsak följande; 1) att ta fram rutiner för ärendehantering och arkivering av dokument på myndigheten, 2) att ta fram en strategi för införande av processorienterad arkivredovisning, 3) att ta fram en strategi för bevarande av elektroniska handlingar, 4) att ge stöd vid implementering av strategierna, och 5)att medverka vid planering och utförande av löpande arkivarbete. avser att teckna avtal med en leverantör. UPPDRAGSGIVARE Box 471 41 100 74 STOCKHOLM Organisationsnummer: 202100-5224 KONTAKTPERSON Olof Hallström, Chefsjurist, tel. 08-579 171 29 OM SVENSKA ESF-RÅDET är en statlig myndighet under Arbetsmarknadsdepartementet med uppgift att förvalta Europeiska Socialfonden och Integrationsfonden i Sverige. Myndigheten ansvarar också för förvaltning och finansiell kontroll avseende det svenska projektet inom Europeiska Globaliseringsfonden. s vision handlar om att påverka arbetslivet och bidra till att skapa arbete och nya möjligheter för alla. Värdegrunden baseras på tillit och beskrivs med orden framsynta, engagerade och trovärdiga. har cirka 130 medarbetare med arbetsplatser på tio adresser i Sverige; Luleå, Östersund, Falun, Gävle, Örebro, Göteborg, Jönköping, Malmö samt Stockholm (Kungsholmen) och Huvudkontoret (Liljeholmen). På varje kontor finns ett närarkiv och på 2
några kontor delas arkivet med en annan myndighet. arbetar med att hitta en arkivlokal i stockholmsregionen som ska bli myndighetens gemensamma slutarkiv. SVENSKA ESF-RÅDETS BEHOV har i dag ett diarium (PACT) för traditionell hantering av förvaltningsärenden, med en omfattning på mellan 800-1100 ärenden per kalenderår. Myndigheten har även ett elektroniskt ärendehanteringssystem (EBS) för 600-700 stödärenden per kalenderår. EBS utgör även diarium och myndighetens avsikt är att det på sikt ska uppfylla kraven på ett elektroniskt arkiv. Uppdraget kommer huvudsakligen att genomföras vid myndighetens huvudkontor i Stockholm där myndighetens registrator, tillika arkivsamordnare, är placerad. Resor till övriga kontor i Sverige kan dock förekomma. Uppdraget avser främst följande områden och tidsperiod samt omfattning enligt nedan; 1. Att ta fram rutiner för ärendehantering och arkivering av handlingar, 2. att ta fram en strategi för processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4, 3. att ta fram en strategi för arkivering av elektroniska handlingar inklusive myndighetens webbplatser, enligt RA-FS 2009:1 och 2009:2, 4. att vara ett stöd vid implementering av strategierna, 5. tillhandahålla en arkivarie för löpande arbete och handledning av registrator tillika arkivsamordnare m.fl. 6. avtalet ska tecknas för en tid av 24 månader med möjlighet till förlängning med 6 månader. Den uppskattade arbetstiden i punkt 5 är ca. 5 timmar per vecka. 7. avgränsningsbara tilläggsuppdrag inom ramen för arbetsområdet, som inte ryms inom 10 timmar per vecka, kan förekomma. tillhandahåller arbetsplats samt normal arbetsutrustning. 3
OFFERTFÖRFRÅGAN KRAV PÅ OFFERT Leverantören skall tillhandahålla följande kompetens: personal utbildad i arkivvetenskap på högskolenivå med minst fem års yrkeserfarenhet som arkivarie, varav minst ett år med självständigt ansvar, personal utbildad inom systemvetenskap på högskolenivå som kan tillämpa elektroniska diarie- och arkivsystem och webbplatser m.m. enligt RA-FS 2009:1 och 2009:2, (t.ex. ta fram strategi för bevarande av diarie- och arkivrelaterade system), Erfarenhet av arkivering av elektroniska handlingar enligt RA-FS 2009:1 och 2009:2, Erfarenhet av processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4, Erfarenhet av diarieföring inom statlig förvaltning, BEDÖMNING AV OFFERT Inkomna offerter kommer att bedömas och värderas enligt nedanstående kriterier. Utvärderingskriterium: 1. Leverantörens erfarenheter av att ta fram rutiner för ärendehantering och arkivering av dokument, (5 poäng) 2. Leverantörens erfarenheter av att ta fram en strategi för processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4, (5 poäng) 3. Leverantörens erfarenheter av att ta fram en strategi för arkivering av elektroniska handlingar, inklusive myndighetens webbplatser, enligt RA-FS 2009:1 och 2009:2. (15 poäng) 4. Leverantörens erfarenheter av att ge stöd åt myndigheten vid implementering av strategierna, (5 poäng) 5. Leverantörens erfarenheter av att tillhandahålla en arkivarie för löpande arbete och handledning av registrator tillika arkivsamordnare m.fl., (5 poäng) 4
6. Leverantörens kompetens inom arkivvetenskap, systemvetenskap och yrkeserfarenhet (bifoga CV), (10 poäng) 7. Referensuppdrag. (5poäng) 8. Pris per timme. (50 poäng) Bedömning (punkterna 1-7) kommer att ske utifrån beskrivning av liknande uppdrag och lämnade referenser. Vid prövning tillämpas poängskalan 0-5. De olika svaren erhåller 0-5 poäng, där 5 anses som bäst och 0 innebär obesvarat eller ofullständigt. För varje bedömningsfråga kommer en poängsättning att ske. Högsta möjliga poäng inom respektive bedömningsfråga är fem (5) enligt nedanstående skala: 5: utmärkt 4: mycket bra 3: bra 2: acceptabelt 1: otillräckligt 0: ej besvarat Vid bedömning av pris (punkt 8) kommer den offert som innehåller det lägsta timpriset få bästa möjliga poäng. Övriga offerter får en lägre poäng relaterad till den procentuella differensen till lägsta pris (poäng för kriteriet pris = Bästa pris/aktuellt pris x bästa poäng). Orimligt lågt pris kan komma att förkastas om inte anbudsgivaren, efter anmodan, kan lämna en tillfredsställande förklaring, Poängberäkningen sker genom en sammanräkning av angivna poäng inom respektive kriterium. Svaren ska dock begränsas till att besvara det som efterfrågas och endast innehålla relevant information. KRAV PÅ LEVERANTÖR Om företaget som lämnar offert har för avsikt att använda sig av underleverantör för delar av uppdraget ska detta klart anges med angivande av organisationsnummer och namn. Svenska 5
ESF-rådet kommer att genomföra kontroll av dessa på samma sätt som av företag som lämnar offert. Endast de företag som uppfyller ställda krav kan komma ifråga för vidare prövning. Företag som lämnar offert och dess eventuella underleverantörer ska vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller liknande register för mervärdesskatt, som arbetsgivare (där så är fallet) samt inneha F-skattebevis. Företag som lämnar offert och dess eventuella underleverantörer ska vara fria från skulder för svenska skatter och/eller socialförsäkringsavgifter hos Skatteverket och Kronofogdemyndigheten. INLÄMNING AV OFFERT inbjuder Er att lämna anbud på rubricerad upphandling i enlighet med detta dokument. MÄRKNING Anbudet ska vara skriftligt och märkt enligt nedanstående: Anbud Arkivkonsult, dnr: 2011-00306 Postadress: Box 47141 100 74 Stockholm SISTA INLÄMNINGSDAG Anbudet ska vara inlämnat senast: 2011-06-27, klockan 16.00 6