ÅSTORPS KOMMUN GRANSKNING AV AVSTÄMNINGAR KASSAHANTERING OCH VERIFIKATIONER Bngt Sbring Augusti 2001 Sida: 1
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inldning... 3 2. Rsultat av kontoanalysn... 3 2.1 Attst...3 2.2 Tillhöright...3 2.3 Information avsnd syft och dltagar...3 2.4 Övriga notringar...4 2.5 Vår rkommndation...4 3. Kassahantring... 4 4. Kontroll av avstämningar av balanskonton... 5 5. Avslutand kommntarr... 5 Bilaga 1 Urval av konton...6 Bngt Sbring Augusti 2001 Sida: 2
1. Inldning Dnna rapport kan dlvis btraktas som n uppföljning av d tidigar kontoanalysr som utförts på olika förvaltningar inom Åstorps kommun. Dn kritik som tidigar har riktats mot d olika förvaltningarna bstod bland annat i att dt slarvads n dl md informationn kring vissa fakturor. Vi har i tidigar rapportr ftrlyst att dt klart skall framgå vilka dt är som dltar vid olika arrangmang och vad själva arrangmangt har för syft. I övrigt syftar rapportn till att klargöra kommunns kassahantring samt kontrollra rutinn kring avstämning av balanspostr. 2. Rsultat av kontoanalysn Mtod analys av huvudbok mllan tidsintrvallt 010101-010831 Inriktning kontroll av tillhöright, attst, moms samt övriga krav nligt BFL 6-7 Urval d aktulla kontona har valts ut av Ernst & Young AB (S bilaga 1 för spcifikation av d utvalda kontona). Utifrån kontoutdrag från huvudbokn har vrifikationr och lvrantörsfakturor stickprovsvis valts ut för granskning. 2.1 Attst När dt gällt attstringn har vi ingt väsntligt att anmärka på. Attstringn sköts på tt fullgott vis. Åstorps kommun nyttjar sig av mottagningsattst, granskningsattst och bslutsattst. 2.2 Tillhöright Vi har vid två olika tillfälln notrat inköp av kramik, där dt int framgår vm som skall rhålla dssa llr varför. Anmärkningsvärt är att liknand fakturor, dt vill säga samma lvrantör och liknand varor, md samma bristr kritisrads i båd dn kontoanalys som gnomförds undr 2000 och 1999. När dt int klart framgår varför varor och tjänstr har anskaffats, kan dss tillhöright ifrågasättas. Granskningn som gnomförds påvisad att flrtalt fakturor har dnna brist, i övrigt hänvisar vi till avsnittt 2.3 information avsnd syft och dltagar. 2.3 Information avsnd syft och dltagar Vi kan dssvärr konstatra att dt fortfarand gnrllt rådr stora bristr gälland att påföra väsntlig information på fakturor. På tt flrtal fakturor åtrfanns j information om vilka som har dltagit vid xmplvis tt arrangmang llr n utbildning llr till vm som n viss gåva har köpts in till. På ännu flr fakturor saknads informationn om varför xmplvis tt arrangmang ägt rum. Vi kan ävn konstatra att dn brist som rådr avsnd informationn på fakturorna förkommr i d flsta kontona som vi har valt att granska. Vi kan lyfta fram följand xmpl md ovan nämnda bristr: Bngt Sbring Augusti 2001 Sida: 3
Ett flrtal rstaurangbsök där syft och dltagarförtckning på fakturan j åtrfinns. Ett par utlandsbtalningar från kommunn avsnd utlägg, logikostnadr mm där fakturor j bifogats, samt varkn dltagarförtckning llr syft framgick. Gnrllt kan sägas avsnd utbildningar och konfrnsr att dt saknas vm/vilka som har dltagit och vad kursn syftar till om dt int klart framgår av fakturan. 2.4 Övriga notringar Vid stickprov av rprsntationsnotor fann vi att kommunn lyft hla dn moms som fanns angivn på fakturan. Kommunn skall ta hänsyn till d bloppsgränsr som finns lagstadgad vid rprsntation. Avdragsgill ingånd moms uppgår till max 22,50 kronor pr prson. Vi notrad ävn n faktura när kommunn btalat förläsningsarvod för n konsult, där uppgiftr om f-skattsdl på fakturan saknads. Vi vill uppmärksamma kommunn på att vid köp av tjänstr där lvrantörn saknar f-skattsdl, övrgår skyldightn att inbtala lagstadgad sociala avgiftr till statn, på köparn iställt. Dt skull i dt här spcifika fallt innbära att kommunn vor tvungn att dls btala bloppt nligt rhålln faktura till konsultn och dssutom sociala avgiftr på dt bloppt. Vi har vid granskning av konto 6440 livsmdl, notrat att b l a rstaurangbsök och inköp av djurfodr flaktigt rdovisats som livsmdl. Vid gnomgångn av dtta kontot uppmärksammads ävn att förvaltningarna fortfarand gör btydand inköp utanför rådand ramavtal. 2.5 Vår rkommndation Dt är väsntligt att d rglr som skall gälla görs tydliga och kända för nvar. Kontroll av att rglrna ftrlvs bör alltid sk i samband md utbtalning. Upptäcks bristr i undrlagn skickas handlingarna tillbaka till dn som är ansvarig för komplttring innan utbtalning kan sk. 3. Kassahantring En ny rutinn kring kommunns handkassor har nylign upprättats. Förändringn bstår i tt förtydligand av mottagandt och ansvart för handkassorna samt i rdovisningn av handkassorna. Dn främsta förändringn bstår i att rdovisningn av handkassorna alltid skall sk i samband md dlårsbokslut samt årsskift. Invntringsblankttrna skall skickas till kommunldningskontort. Utövr dnna rdovisning uppmanas ansvariga att rdovisa ftr bhov. Enligt huvudbok uppgick pr dn 2001-08-31 kommunns saldo på kontot handkassor till 48 008 kr. Undr sommarn skdd n invntring av kommunns samtliga handkassor. Totalt åtrfanns dt 44 st. md tt saldo om 27 200 kr. Dtta innbar alltså n diffrns på 20 808 kr. För närvarand pågår n utrdning vars avsikt är att spåra diffrnsn. Bngt Sbring Augusti 2001 Sida: 4
Vi kan konstatra att diffrnsn nligt ovan har uppkommigt som n följd av bristand intrn kontroll. Tidigar har dt int sktt någon fysisk invntring samt inrapportring av kommunns handkassor. Diffrnsn had troligtvis uppmärksammats tidigar, om kommunn haft n väl fungrand rutin. Vi rkommndrar att kommunn ävn sr övr rutinn kring intäktsrdovisning samt hantringn av kontantr i samband md kontantförsäljningar. 4. Kontroll av avstämningar av balanskonton I vårt granskningsuppdrag ingick ävn att bdöma kommunns avstämningsrutinr i samband md dlårsbokslutt 2001-06-30. Ansvariga har utstts för samtliga balanspostr och finns angivna i n intrnt upprättad förtckning. Avstämningarna som utförs ut på d olika förvaltningarna skickas in till kommunldningskontort, där matrialt sammanställs och förvaras i n pärm. Kommunldningskontort kontrollrar ävn att samtliga avstämningar kommr in. Balanspostrna sortras in undr olika flikar, där undrtcknad avstämningsblanktt förvaras längst fram md tillhörand bilagor i form av xtrna bskd, rskontrautdrag mm. Vi har bgränsat vår granskning till att stickprovsvis kontrollra väsntliga balanspostr mot huvudbok pr 2001-06-30. Rutinn för avstämningar bdöms fungra väl, utifrån ovanstånd granskning. 5. Avslutand kommntarr Granskningn har påvisat att i princip samma bristr kvarstår gälland väsntlig information på fakturorna. Uppgiftr som vi saknar är dls vilka som har dltagit och dls vad som har varit själva syftt md sammankomstn. Avsaknadn av dssa uppgiftr innbär för vår dl att dt är svårt att avgöra om n kostnad är hänförlig till kommunns vrksamht llr j. En intrn granskning av rprsntationskonton har gnomförts undr årt av kommunldningskontort. Rsultat av dnna granskning övrnsstämmr md våra slutsatsr. Vid baktand av historin gälland kommunns handkassor vill vi btona viktn av n väl fungrand kontroll gälland kontanta mdl. Dtta gällr såväl hantringn av d kontanta mdln, båd ur konomisk och säkrhtsmässig synpunkt, som rutinrna kring kontantförsäljningar. Hlsingborg augusti 2001 Elisabth Tönsth Danil Åkborg Bngt Sbring Augusti 2001 Sida: 5
Bilaga 1: Urval av konton Kontonummr Kontonamn 5812 Utbildning 5872 Uppvaktning och minnsgåvor 6440 Livsmdl 6480 Klädr och skodon 6813 Mobiltlfonr 7052 Tåg, båt, buss och taxi mm 7054 Hotll och logi 7059 Övriga rskostnadr 7100 Extrn rprsntation 7101 Intrn rprsntation 7109 Övrig rprsntation Bngt Sbring Augusti 2001 Sida: 6