SIDAN 1 Nyttorealisering i praktiken Så här har vi gjort och så här planerar vi att göra.
Med invånarna i fokus 650 miljoner 2007-2012 kronor för ett samlat utvecklingsarbete med IT som redskap för verksamhetsutveckling och service till invånare och företagare. Satsningen förväntas leda till att mervärdet ökar för stockholmarna samtidigt som effektiviseringar ger minskade kostnader i verksamheten. Och hur gick det
Har Stockholms stad levererat någon nytta? Ja, närmare 60 e-tjänster klara, ett 30-tal under utveckling, ett tjugotal förstudier, en e- tjänstplattform, ett e-arkiv, en SOA-plattform, omkring 620 mnkr är beviljade Men vi är långt ifrån nöjda SIDAN 3
Förutsättning för finansiering Verksamhetsinitierade och verksamhetsdrivna Nyttokalkyl i ansökan DUBBLA NYTTAN nytta för utpekad målgrupp nytta för verksamheten SIDAN 4
Verksamhetsstyrt Projektskiss Förstudie Ansökan med nyttokalkyl Utveckling Tid Budget Leverans Avslut utvecklingsprojekt Slutrapport efter tre månader efter lansering Uppföljning efter ett år (användande) SIDAN 5
E-tjänstprogrammets nyttotänk En nyttoanalys med stöd av en nyttokalkyl inför en investering beskriver hur en identifierad process blir effektivare till följd av en e- tjänst och/eller hur enkelheten för medborgarna ökar utan att det nödvändigtvis innebär en besparing. Analysen liksom hur nyttan ska realiseras ska vara känd, accepterad och planerad av verksamheten som äger processen. NULÄGE BÖRLÄGE SIDAN 6
Hur har det skett och hur har det uppfattats? Nyttoanalysen har utförts av representanter från verksamheten med stöd av konsulter och andra intressenter. Här finns förbättringspotential då det ibland inte säkrats att alla intressenter fått möjlighet att delta och ge sitt bidrag. Den planerade nyttan har inneburit en minskning av verksamhetens budget vilket ibland skapat turbulens i verksamheterna. Fokus har legat på mycket på IT och projektets tid, budget och leverans trots ambitionerna fokusera på processer och människor. Liten uppföljning kring nytta. SIDAN 7
Nyttokalkyl E-tjänstens interna lönsamhet 1 500 000 1 000 000 500 000 Belopp (kr) 0-500 000 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Kostnader e-tjänst Intern besparing Ackumulerad nettobesparing -1 000 000-1 500 000-2 000 000 År SIDAN 8
IT-program program för digital förnyelse Nyttan med it ska förstås i relation till Vision 2030 och till fullmäktiges inriktningsmål. Beslut som fattas och som rör it ska alltid relatera till målen och visionen. En fullständig nyttoanalys bör därför ta hänsyn till både vad den tekniska lösningen möjliggör och hur verksamheten behöver förändras för att teknikinförandet ska resultera i en ökad förmåga och en högre måluppfyllelse. SIDAN 9
Relationen mellan kommunfullmäktiges mål och stadens satsningar på IT-stöd Identifierade behov av nya förmågor och tekniska möjligheter Vision och strategi Drivkrafter, utmaningar Möjliggörande teknik Möjliggörande verksamhetsutveckling Nya arbetssätt och förmågor Mål för organisationen (ekonomiska förutsättningar, inriktningsmål och verksamhetsmål) En globaliserad värld Ett växande Stockholm En stad på öar Förväntningar på service Kontinuerlig utveckling leder till ökad måluppfyllelse och effektiva verksamheter SIDAN 10
SIDAN 11
Nyttokalkylens syfte, roll och ansvariga för den SIDAN 12
Mognadsresultat för Stockholms stad GARTNERS MOGNADSMODELL SIDAN 13
Nyttokalkyl 2.0 dokumenterar nyttoanalysen och består av 6 delar: Förutsättningar och nytta Dokumenterar idén, lösningsförslaget samt nyttoanalysen. Koppling till strategier/mål/projektportfölj Visar hur projektet överensstämmer med verksamhetsmål liksom IT-programmets mål. Kostnader Redovisar alla kostnader associerade med att utveckla, upphandla lösningen, avveckla eventuellt gamla lösningar, drifts- och förvaltningskostnader samt realiseringskostnader. Nuvärdesanalys Beräknar nuvärdet av projektets och realiseringens kassaflöde. Analysen bygger på samma modell som används för stora investeringsprojekt och följer Stockholms stads redovisningsprinciper. Projektrisker Redovisar risker som kan ha en inverkan på själva framtagandet av IT-lösningen. Realiseringsrisker Redovisar risker som kan ha en inverkan på själva realiseringen av nyttorna. SIDAN 14
Förvaltning av nyttokalkylen Referensgrupper Kunskapsnätverk Utbildning för verksamhetsansvariga och för projektledare Utvärderingar Omvärldsbevakning SIDAN 15
Mer beredning inför beslut Nyttokalkyler knyts till verksamhetsplaner och verksamhetens önskemål om utveckling. Processkartläggning (nuläge-nyläge) med verksamhetsföreträdare ger underlag för säkrare nyttokalkyler. Riskklassificering (försumbar katastrofal) (avlägsen säker) Nyttorealiseringsplaner. SIDAN 16
Fortsättning Kortare projekt. Säkerställa att teknisk arkitektur och funktionalitet finns tillgänglig innan utveckling av startar. Releaser och uppgraderingar. Verksamhetschefer utses till nyttorealiseringsansvariga. BESLUT SIDAN 17
Förslag till portföljer i kommunalfullmäktiges budget 2013 1. Tillgänglighet och service för medborgare, företagande och besök. 2. Förbättrad förmåga att sammanställa, analysera och återanvända information. 3. Utbildning och systemutveckling i syfte att öka och förenkla användning av befintligt IT-stöd. 4. Samverkan och informationsutbyte med andra myndigheter och organisationer. 5. Innovativ verksamhetsutveckling med hjälp av IT. SIDAN 18
Vision 2030 Det ska bli ännu enklare att vara stockholmare SIDAN 19