Manual fö r kursspecifika ansö kningsförmula r Fölkhö gsköla.nu 2014-01-23 Bakgrund Folkhögskola.nu har utvecklat en funktion som gör det möjligt för skoladministratörer att skapa kursspecifika digitala ansökningsformulär för olika kurser. Det är nu möjligt för en skola att själv välja vilken information man får via en ansökan från folkhögskola.nu, dels genom att skapa egna frågefält och dels genom bifogade filer till en ansökan. Man kan även välja att använda ett standardformulär som efterfrågar grundläggande uppgifter om den sökande eller att länka till ett eget digitalt ansökningsformulär. Denna funktion påverkar inte själva ansökningsprocessen för skolan. Skolan tar själv ansvar för den information som inkommer via ansökningar på folkhögskola.nu. (Hur det importeras i Avanti, vad som behöver kompletteras, hur man hanterar ansökningshandlingar, bekräftelse av inkommen ansökan etc.). Så fungerar ansökan via folkhögskola.nu För att aktivera ansökningsfunktionen loggar du in i admingränssnittet på adressen www.folkhogskola.nu/admin. Där går du in på den aktuella kursen, klickar i Ja vid Möjliggör ansökan från folkhogskola.nu och klickar sedan på Publicera kurs. Nu visas knappen Ansök här på kurssidan och sökande kan söka kursen på det sätt som skolan själv väljer. Inkomna ansökningar via formulär skickas en gång per dygn via mail till respektive folkhögskola. Mailet skickas till den e-postadress som skolan angivit som kontaktadress på skolsidan på folkhögskola.nu. Senaste dygnets kursansökningar levereras till skolan samlade i en excelfil för att enkelt kunna importeras in i Avanti som många skolor använder, eller annat administrativt system. Använder man inte Avanti är det bara att öppna excelfilen och läsa uppgifterna där. Vi skickar nu även inkomna ansökningar i form av en tydligt uppställd PDF-fil för varje enskild ansökan, där all efterfrågad information finns samlad. Detta kan vara bra om man t ex vill få en bättre översikt när man skriver ut på papper. 1
Att tänka på när man bygger ansökningsformulär i admin - Spara ofta det är lätt hänt att man klickar tillbaka i webbläsaren eller på en länk till en kurs medan man redigerar ett formulär och då går ens osparade ändringar förlorade. - Förbered gärna formulärsfrågorna i förväg, i Word eller liknande verktyg, så att ni kan skapa formuläret snabbt och få det klart på en gång. - Om ni publicerar en kurs där ett ofullständigt formulär är angett så kommer detta formulär synas live ändå så länge det är sparat och är angett att användas för kursen. - Tänk på att ni inte kommer att kunna importera all data i formuläret till Avanti. Det är endast de förinställda frågorna med grundläggande uppgifter som går att importera. Övrig information skolan själv efterfrågar får man behandla manuellt utanför Avanti, eller öppna excelfilen och manuellt skapa rubriker som Avanti accepterar för sin import. - Man kan nu efterfråga bifogade filer i ansökningsformulären. Dessa filer laddas upp till folkhögskola.nu och en länk till dokumentet levereras i den excelfil och den pdf skolan får. Skolan kan sedan ladda ner dokumenten via länken. Filer som bifogas i ansökningarna (t ex personliga brev, betyg, personbevis) är inte skyddade bakom en inloggning men det är extremt osannolikt att någon lyckas lista ut de avancerade, till stor del slumpmässigt satta, adresserna. De bifogade filerna kan inte hittas av sökmotorer som t ex Google, eftersom de inte är länkade på något sätt. Sökmotorernas spindlar indexerar sidor som är länkade till varandra och de kommer därför inte att hitta dessa filer som är helt fristående från webbplatsen. Vi utlovar en säker och trygg hantering och lagring. Ett alternativ som diskuterats är att lägga bifogade filer bakom en inloggning, för åtkomst i t ex www.folkhogskola.nu/admin, vilket skulle höja säkerheten ytterligare en nivå. Detta skulle dock betyda att alla som hanterar ansökningar på en skola behöver ha tillgång till lösenordet i admin. Tyck gärna till vilken lösning ni föredrar på er skola. Kontakta i så fall Fredrik Olén, fredrik.olen@folkhogskola.nu, 08-412 48 14. 2
Knappen Ansök här bör visas om kursen har lediga platser Det skall vara lätt för besökaren på Folkhögskola.nu att veta hur man skall ansöka till en kurs. Därför vill vi sträva efter att knappen Ansök här finns synlig på kurssidan så länge kursen går att söka. Knappen Ansök här visas när skolan satt ja under möjliggör ansökan från Folkhögskola.nu i admin och valt Standardformulär BAS, ett eget kursspecifikt formulär eller en länk till en extern sida. Om man inte väljer något av ovanstående kommer Standardformulär BAS automatiskt att användas. Knappen Ansök här visas inte när skolan markerat nej under möjliggör ansökan från Folkhögskola.nu. Detta alternativ bör bara användas om man inte längre vill ha ansökningar till en kurs. 3
Olika formulär eller extern länkning Standardformulär BAS: Standardformulär BAS är ett formulär som är skapat av Folkhögskola.nu och som efterfrågar grundläggande information från den som söker. Hur det ser ut kan ni t ex se här: http://www.folkhogskola.nu/sok-kurser/stockholms-lan/sta-birgittasfolkhogskola/kurser/2013ht/allman-kurs Standardformulär BAS kan vara bra att använda som intresseanmälan för en kurs som senare behöver kompletteras. Den sökande behöver här inte svara på så många frågor och behöver inte ladda upp några bifogade filer. Datan i ett standardformulär skickas i excelformat till skolan som sedan kan importera detta i Avanti. Standardformulär BAS blir alltid automatiskt valt om man klickar i möjliggör ansökan från Folkhögskola.nu utan att ange något formulär. Folkhögskola.nu planerar för att i framtiden ta fram fler versioner av standardformulär, t ex Standardformulär Allmän kurs. Kursspecifikt formulär: Ett kursspecifikt formulär skapas av skolan och anpassas för att fungera bra för en specifik kurs. Formuläret skapas genom att skolan utgår från Standardformulär BAS och lägger till fält för frågor och fritextsvar. Skolan kan också be att den som söker bifogar dokument. Ett kursspecifikt formulär kan i praktiken vara hur långt som helst men skolan bör vara medveten om att ju enklare ett formulär är att fylla i desto större chans är det att den som ansöker fullföljer sin ansökan. Datan i ett kursspecifikt formulär skickas i excelformat till skolan som sedan kan importera den del av datan som programmet Avanti kan hantera. Om en skola vill skapa ett formulär som används för alla skolans kurser går detta också bra. Om man inte vill använda något formulär alls: Självklart behöver inte skolorna använda Folkhögskola.nu s formulär alls om de inte vill. Man har då två alternativ: 1. Om man har en egen ansökningfunktion på sin webb så kan man lägga in en länk till denna i formulärshanteringen för en kurs. Då kommer en ansök här knapp synas för kursen men ett klick på denna kommer ta besökaren till den webbsida som man angett. T ex en ansökningsfunktion på skolans egen webbplats. 2. Om man inte vill att någon Ansök här knapp ska visas väljer man i admin nej vid möjliggör ansökan från Folkhögskola.nu. 4
Skapa ett kursspecifikt formulär Gå till kursen Se till så att möjliggör ansökan är ifylld med ja. Klicka spara. Klicka på fliken ansökningsformulär Välj Jag vill skapa ett nytt formulär När man gjort detta val så dyker ett standardformulär upp som man kan fortsätta bygga vidare på. Först skall man dock namnge formuläret man skapar, om det skall höra till en specifik kurs så är det så klart bra att döpa det till något man känner igen för denna kurs. T ex Båtbyggarkurs HT2013. Klicka sedan på Spara. 5
Efter detta kan man komma igång med att redigera sitt formulär. Det finns en del av formuläret som är statiskt och inte går att ändra på och en del där man själv kan lägga till och ta bort frågor och fält samt lägga till fält för att bifoga filer. 6
Formuläret byggs upp genom att man lägger till frågor med kortare textsvar eller längre textfält samt frågor där den som fyller i kan ladda upp filer (betyg, personbevis etc.). Man kan sedan flytta runt sina block av frågor för att få dem i den ordning man vill ha dem. Man skall vara noga med att spara ofta i redigeringsläget då ändringarna för ett formulär försvinner om man byter flik eller klickar sig vidare i admin någon annanstans. Det kan därför vara en idé att skapa upp sitt formulär i Word eller liknande textredigerare och sedan kopiera de olika frågorna till adminet för att skapa upp själva formuläret. 7
Använd ett existerande formulär på flera kurser Om man som skola skapar ett generellt formulär som man tycker fungerar för flera kurser så finns det ett enkelt sätt att sätta så fler kurser använder det formuläret. Detta gör man under huvudfliken Formulär genom att man klickar sig in till det formulär man vill använda för fler kurser. När man klickat sig vidare till ett formulär får man också en bra översikt vilka kurser som använder formuläret man är inne på. 8
Använd ett existerande formulär som grund för ett nytt Möjligheten finns att utgå från ett formulär som man tidigare själv skapat för att skapa ett nytt formulär. För att göra detta klickar man på Jag vill använda ett formulär som redan finns under fliken Ansökningsformulär på den kurs man vill skapa ett nytt formulär för. I nästa steg väljer du vilket formulär du vill utgå från. Du kan också här välja att använda ett formulär (utan att ändra det). Om du vill använda formuläret som grund för att skapa ett nytt formulär klickar du på spara som nytt formulär. Sedan döper du ditt nya formulär till något som passar den kurs eller de kurser du vill använda det för och klickar spara. 9
Nu har du valt det nya formuläret för kursen och kan börja editera det så som du vill ha det. 10
Länka till extern webbadress istället för formulär Om skolan har en bra ansökningsfunktion på sin egen webb eller helt enkelt vill att de som vill söka till kursen skall använda sig av utskrivna ansökningsformulär som postas så är det enkelt att lägga in en extern webbadress dit man blir skickad om man klickar på Ansök här : För att ange en extern webbadress så går man in på respektive kurs och under fliken ansökningsformulär klickar man på jag vill ange en adress till ett externt formulär och sedan klistrar man in eller skriver in länken till den externa sidan. Avslutning Vill du diskutera med andra skolor eller ge/få tips kring formulären? Ställ dina frågor eller ge dina tips via Folkbildningsnätets First Class och konferensen FIN-Informatörsfrågor. Tillsammans kan vi utveckla detta till något riktigt bra! Vid frågor kontakta Fredrik Olén på folkhögskola.nu, fredrik.olen@folkhogskola.nu, 08-412 48 14. Lycka till med ansökningsformulären! //Fredrik, Agneta, Lina och Sandra på Folkhögskola.nu 11