Ramavtal gällande källsorteringsprodukter

2010 05 11 Förfrågningsunderlag Dnr LiU 2010 00066 1 (10) Förfrågningsunderlag Linköpings universitet (LiU) genomför en upphandling av Ramavtal gällande källsorteringsprodukter Ni inbjuds härmed att lämna anbud i enlighet med de förutsättningar som är angivna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor Sista anbudsdag: 2010 06 07 Anbudets giltighet: 2010 09 30 Diarienummer: dnr LiU 2010 00066 Detta förfrågningsunderlag består av: Upphandlingsföreskrifter och kommersiella villkor (denna skrift) Blankett Uppgifter om leverantören Blankett Sanningsförsäkran Blankett SKV 4820 Begäran om upplysningar vid upphandling Blankett för leverantörskvalificering, Krav på anbudsgivaren Blankett Kravspecifikation Beskrivning Paket E Svarsbilaga för priser Mängdförteckning Paket A Mängdförteckning Paket B Mängdförteckning Paket C Mängdförteckning Paket D Mängdförteckning Paket E Fliksystem för anbudet Anbudsgivaren är själv skyldig att hämta handlingarna på på LiU:s hemsida under adressen http://www.liu.se/upphandlingar/. Lokalförsörjningsavdelningen

1. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.1 Inledning bakgrund Linköpings universitet, nedan kallat LiU, inbjuder samtliga intresserade att inkomma med anbud på ramavtal avseende källsorteringsprodukter. Linköping universitet har ca 3 500 anställda, ca 1 300 forskarstuderade och ca 26 500 studenter inom grundutbildningen samt en ekonomisk omslutning på ca 2,7 mdr SEK. Utbildning och forskning bedrivs inom fyra huvudområden: Tekniska högskolan, Filosofiska fakulteten, Utbildningsvetenskap och Hälsouniversitet. Merparten av verksamheten är koncentrerad till Linköping, men ca en fjärdedel finns i Norrköping och en utbildning finns på Lidingö med cirka 70 studenter. Lokalförsörjningsavdelningen vid LiU har som primärt uppdrag att handha universitetets lokalförsörjning. Inom uppdraget handlägger avdelningen vissa upphandlingar, som denna avseende källsorteringsprodukter. 1.2 Omfattning Linköpings universitet har infört ett källsorteringssystem och använder ett antal specificerade produkter för insamling av avfall. Det tidigare ramavtalet för källsorteringsprodukter upphör till sommaren 2010, varför LiU nu genomför en ny ramavtalsupphandling för dessa produkter. Avtalet avser komplettering av källsorteringsprodukter i befintliga lokaler och nybestyckning av källsorteringsprodukter i eventuellt tillkommande lokaler. Några större lokaltillskott planeras inte inom det närmaste året. Vi kan inte garantera vilken volym detta ramavtal förväntas omfatta, men erfarenheten visar att kompletteringsköp av källsorteringskärl för år 2009 uppgick till ca 160 000 kr varav ca 65 % avser källsorteringsmöbler. Denna upphandling avseende Ramavtal av källsorteringsprodukter omfattar kärl för uppsamlande av avfall, dels från allmänna ytor, kontor och laboratorier, dels från källsorteringsrum och från avfallsstationer. För vissa publika utrymmen använder vi kärl från annan leverantör, vilket ingår i vår kommunikationsstrategi. 1.3 Avtalstid Avtalet skall gälla 2010 07 01 2013 06 30 med möjlighet till förlängning i ytterligare ett (1) år om LiU så önskar. Sådan eventuell förlängning skall göras skriftligen av LiU senast tre (3) månader före förlängningsperiodens början. 1.4 Upphandlingsform Denna upphandling är en förenklad upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU 2007:1091 kap. 15). Anbud kan antas utan föregående förhandling. Beställaren förbehåller sig rätten att anta del av anbud. Anbuden skall lämnas på färdiga handlingar. Anbud kan lämnas på en varugrupp eller flera/alla varugrupper. Upphandlingen är uppdelad på fem varugrupper: Paket A omfattar kontorssorteringsprodukter i papp Paket B omfattar kontorssorteringsprodukter i plåt Paket C omfattar i huvudsak produkter av plast Paket D omfattar övriga produkter av plåt. 2(10) Dnr LiU-2010-00066

Paket E omfattar källsorteringsmöbler LiU avser att teckna avtal med en (1) leverantör per varugrupp. 1.5 Förfrågningsunderlag 1.5.1 Frågor avseende förfrågningsunderlaget Om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras eller har frågor om uppdragets innehåll skall sådan begäran ställas skriftligt per e post till upphandling@liu.se. Begäran skall ställas senast 2010 06 01. Frågor ställda senare kommer inte att besvaras. Eventuella förtydliganden av förfrågningsunderlaget kommer att presenteras på http://www.liu.se/upphandlingar/. Anbudsgivaren är själv skyldig att hålla sig uppdaterad om information på denna sida. 1.6 Formella krav på anbudet Anbudsgivaren ombeds att lämna svar på varje punkt i underlaget. Anbudet skall sorteras i enlighet med fliksystemet i bilaga 7. Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skall krav eller begäran om att anbudsgivaren ska ange eller beskriva någonting. Skall kraven skall vara uppfyllda för att anbudet skall kunna behandlas. Detta gäller även de fall där något skall anges eller beskrivas. Observera att ofullständiga anbud kan medföra att anbudet inte tas upp till prövning. 1.7 Anbudets giltighet Anbud skall: vara undertecknat av behörig företrädare för företaget, se bilaga Uppgifter om anbudsgivaren. Observera att den leverantör som är anbudsgivare i upphandlingen också måste vara LiU:s motpart (och således behörig att underteckna avtalet) i ett eventuellt kommande avtalsförhållande vara inkommet till Linköpings universitet, Registrator, senast 2010 0??. vara bindande till och med 2010 09 30, vilket skriftligen skall bekräftas i anbudet, se bilaga Uppgifter om anbudsgivaren Anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid. Anbud som kommer in för sent tas ej upp till prövning. Anbud via e post, telegram eller fax accepteras inte, eftersom sekretessen inte kan garanteras. 1.8 Anbudets form Anbudet skall vara skrivet på svenska innehålla företagsnamn, kontaktperson, adress, telefonnummer och organisationsnummer vara inkommet i slutet kuvert/paket vara tydligt märkt med Anbud Dnr: LiU 2010 00066 inges i ett (1) original och två (2) kopior, tydligt markerade på framsidan med original respektive kopia Anbudet skall lämnas på svarsbilagorna Mängdförteckning Paket A, Paket B, Paket C, Paket D och Paket E för att säkerställa likabehandling och underlätta utvärdering av anbud. 3(10) Dnr LiU-2010-00066

1.9 Anbudsinlämnande Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Postadress: Besöksadress: Linköpings universitet Linköpings universitet Registrator Registrator, Hus Origo 581 83 Linköping 581 83 Linköping Öppettider: mån fre 09.00 15.00 Det finns en brevlåda vid ingången till hus Origo men denna har en begränsad kapacitet att ta emot anbud. Inkastet är smalt och är för litet för t.ex. en pärm. En bekräftelse om mottaget anbud kommer att skickas till anbudsgivare i samband med anbudets öppnande. 2. LEVERANTÖRSKVALIFICERING 2.1 Kvalificering av anbudsgivare Anbudsgivaren skall lämna in korrekt ifylld blankett Krav på anbudsgivaren samt de bilagor som där efterfrågas för att delta i leverantörskvalificeringen. Inga andra handlingar än de som anges på blanketten erfordras. 2.1.1 Juridisk ställning SKV 4820, Skattekontroll Anbudsgivaren skall intyga att denna är fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Anbudsgivaren skall därför se till att skattemyndigheten fyller i blanketten SKV 4820 Begäran om upplysning. Den ifyllda blanketten får ej vara äldre än tre (3) månader räknat från anbudstidens utgång och skall bifogas anbudet (bilaga 3). Inga andra handlingar erfordras. För utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan anbudsgivare skall till sitt anbud bifoga intyg från behörig myndighet i det land där leverantören är etablerad som utvisar att leverantören där betalat föreskrivna skatter och avgifter. Intyget skall vara skrivet på eller översatt till svenska eller engelska. Registreringsbevis. Styrkt kopia av Registreringsbevis utfärdat av behörig myndighet. Intyget skall visa vem som är firmatecknare för företaget. Sanningsförsäkran. Korrekt ifylld blankett Sanningsförsäkran (bilaga 4). Miljötillstånd Styrkt kopia på tillståndsbevis. Uppgifter om anbudsgivaren. Korrekt ifylld blankett Uppgifter om anbudsgivaren (bilaga 2). Ansvarsförsäkring Styrkt kopia på försäkringsbevis. 2.1.2 Ekonomisk och finansiell ställning LiU kommer även att ta del av respektive anbudsgivares ekonomiska ställning genom sökning hos UC Select. Anbudsgivare får ej ha lägre kreditvärdighetsranking än 3 i denna sökning. 2.1.3 Teknisk förmåga och kapacitet 2.1.3.2 Kvalitetsledningssystem Ramavtalsleverantören skall följa ett kvalitetsledningssystem, vilket kan vara ISO 9001 eller motsvarande kvalitetsledningssystem. Om anbudsgivaren är certifierad för ISO 9001 skall kopia på certifieringsbevis bifogas anbudet. Om anbudsgivaren har ett motsvarande kvalitetsledningssystem skall detta beskrivas i de punkter som anges nedan: 4(10) Dnr LiU-2010-00066

1) Organisations och ansvarighetsförhållanden för produktionsstället med funktionsnamn på ansvarig personal för företagsledning och kvalitetssäkring. Namn på personer för dessa funktionsnamn skall vid förfrågan kunna uppges. 2) Beskrivning av rutiner, instruktioner och dokument som gäller för initial och produktionskontroller. Denna rutin skall också omfatta förbättringsåtgärder för att eliminera upptäckta avvikelser. 3) Beskrivning av ramavtalsleverantörens rutiner för slutkontroll och leverans. 4) Rutiner för spårbarhet hänförda till ursprunget hos material och komponenter samt framställningshistorik. 5) Beskrivning av personalens kompetens, medvetenhet och praktiska utbildning på produktionsstället. 2.1.3.3 Miljöledningssystem Ramavtalsleverantören skall följa ett miljöledningssystem, vilket kan vara ISO 14001 eller motsvarande. Om anbudsgivaren är certifierad för ISO 14001 skall kopia på certifieringsbevis bifogas anbudet. Om anbudsgivaren har ett miljöledningssystem som motsvarar ISO 14001 skall detta beskrivas i de punkter som anges nedan: 1) Hur anbudsgivaren kartlägger och minskar verksamhetens miljöpåverkan 2) Ange konkreta miljömål för förbättringar 3) Hur miljöfrågor kommuniceras med företagets anställda 4) Hur uppföljning och utvärdering av miljöarbetet sker 5) Hur anbudsgivare går vidare från uppföljning och utvärdering till åtgärder för att förbättra miljön 2.1.3.4 Referenser Anbudsgivaren skall uppge minst två (2) referenskunder för vilka anbudsgivaren har fullgjort uppdrag av motsvarande karaktär som detta. Referenspersonerna skall vara angivna med namn, telefonnummer och e postadress. Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att lämnade uppgifter är aktuella. 3. UVÄRDERING AV ANBUDET Anbudsgivaren skall lämna in korrekt ifylld blankett Kravspecifikation. Anbudsgivaren skall också bifoga korrekt ifyllda svarsbilagor Mängdförteckning Paket A E för de varugrupper som anbudsgivaren avser lämna anbud på för att delta i anbudsprövningen. Anbudsprövningen sker i två led. I det första kontrolleras att samtliga ovillkorliga krav, skall krav enligt blanketten Kravspecifikation är uppfyllda. Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga skall krav kommer att uteslutas från vidare prövning. I det andra ledet bedöms anbuden med hänsyn till utvärderingskriterierna Pris (insänd svarsbilaga) och Miljö (blanketten Kravspecifikation, den del som omfattar Bör kraven). Anbuden värderas enligt nedan med följande viktning: Utvärdering kommer att ske för respektive varugrupp. Varje varugrupp utvärderas enligt viktningen Pris 60% Miljö och leveranstid 40% 5(10) Dnr LiU-2010-00066

Utvärdering av pris Anbud skall lämnas på minst 80% av produkterna inom resp varugrupp. Anbudspriser skall redovisas skriftligt på svarsbilagorna. Priset avser á pris och skall inkludera alla med produkten förbundna kostnader för färdig enhet frakter kostnader för emballage montering : t ex källsorteringsmöbler levereras monterade Anbudsgivaren skall vid anmodan kunna leverera ifylld prisbilaga per e post som fil i samma format som den hämtas från LiU:s websida. Varje varugrupp utvärderas radvis., dvs per produkt/kod och styckvis. Högst pris för varje rad kommer att erhålla x poäng, där x är lika med antalet anbudsgivare för produkten. Näst högst pris erhåller x 1 poäng och så vidare. Icke offererad produkt/kod ger en (1) poäng. När alla rader har utvärderats summeras poängen per anbudsgivare och varugrupp. Högst antal poäng ger 100 poäng för priskriteriet inom respektive varugrupp. Övriga anbud poängsätts fallande proportionellt med högsta poäng. Utvärdering av miljö Miljö utvärderas på så sätt att anbudsgivarens svar på börkraven i kravspecifikationen kommer att poängsättas i förhållande till en poängskala som anges vid varje bedömningskrav. Högst antal poäng ger 100 poäng för miljökriteriet. Övriga anbud poängsätts fallande proportionellt med högsta poäng. Sammanvägning När kriterierna för pris och miljö är poängsatta multipliceras resultaten med viktfaktorn för pris och för miljö och summeras. Denna slutliga summa är grunden för urvalet. Det anbud som får högst poäng kommer att antas. Om två leverantörer slutar på samma summa kommer de att särskiljas genom i första hand decimaler och i andra hand kommer högst resultat på miljö att gälla. 3.1 Beslut Beslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen minst 10 dagar innan avtal tecknas med antagna leverantörer. Under den tiden till dessa avtal tecknats kan en begäran om överprövning av upphandlingsbeslutet lämnas till Förvaltningsrätten i Linköping, Box 406, 501 04 Linköping. E post: forvaltningsrattenilinkoping@dom.se. 3.1.1 Sekretess/offentlighet i upphandlingsärenden Linköpings universitet är en offentlig myndighet och omfattas av den svenska offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att alla handlingar ska vara tillgängliga för den som önskar ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd med att denna aspekt ingår som en förutsättning. Möjligheten för anbudsgivare att med stöd av Offentlighets och sekretesslagen (2009:400) erhålla sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud är allmänt sett mycket begränsade. Vissa uppgifter kan dock omfattas av sekretess med stöd av Offentlighets och sekretesslagen, sk kommersiell sekretess. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter krävs 6(10) Dnr LiU-2010-00066

att uppgifter avser affärs eller driftförhållanden samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet omfattas av kommersiell sekretess, bör anbudsgivaren i sitt anbud inkomma med önskemål om kommersiell sekretess inklusive precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Därefter gör LiU en självständig prövning om kommersiell sekretess kan anses föreligga. Beslut om att hemlighålla uppgifter enligt Offentlighets och sekretesslagen kan överklagas i första hand till Kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig lämnas. Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifter. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg. Anbud som lämnas till LiU omfattas av anbudssekretess till dess beslut om leverantör fattas eller ärendet dessförinnan slutförts, det vill säga i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats. 4. KOMMERSIELLA VILLKOR Samtliga nedan ställda kommersiella villkor skall accepteras i sin helhet, vilket styrkes i blankett Kravspecifikation. 4.1 Avtalshandlingar/Rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder något annat, sinsemellan i följande ordning: Avtalet Eventuella bilagor till avtalet Förfrågningsunderlaget, daterat 2010 05 11 Alos 05 Företagets anbud 4.2 Avtalstid Avtalet gäller fr.o.m. avtalets tecknande och tre år framåt. LiU har därefter möjlighet att förlänga avtalet med ytterligare ett (1) år. Sådan förlängning skall ske på LiU:s begäran senast tre månader före avtalets utgång. 4.3 Orderbekräftelse Orderbekräftelse med leveranstid skall alltid skickas till beställaren. 4.4 Betalningsvillkor Betalning sker 30 dagar netto efter mottagen faktura, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt och leveransen godkänd. Moms tillkommer. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen. 4.5 Fakturering Vid LiU inkommer samtliga pappersfakturor till en central adress, skannas in för att sedan distribueras ut till respektive institution i ett elektroniskt flöde. För ett läsbart resultat av skanning krävs att fakturan är tydlig, till exempel att ingen väsentlig information är skriven mot skuggad/färgad bakgrund. Beställarreferens måste anges tydligt för att fakturan ska kunna 7(10) Dnr LiU-2010-00066

hanteras i det elektroniska flödet. Fakturor som inte kan läsas in i skannern eller saknar referens kan returneras till avsändaren. För mer information se dokumentet Tips för skanning, www.efakturera.nu/skickaefaktura/skickapappersfaktura Fakturan skall skickas till nedanstående faktureringsadress, märkt med referensnummer och namn på beställaren. Faktureringsadress: Linköpings universitet Fakturasupport 581 83 Linköping Referens 50815 Sofie Alexandersson För att få en ytterligare smidigare hantering övergår LiU nu successivt till att ta emot elektroniska fakturor i formatet Svefaktura. Anbudsgivare skall under avtalsperioden kunna erbjuda detta. Under 2010 inför LiU ett elektroniskt beställningssystem för varor och tjänster och förväntar sig att leverantören skall medverka för anslutning till detta. För mer information om e faktura och e beställningar se LiUs informationssida om e handel, www.liu.se/inkop/levinfo 4.6 Överlåtelse av avtal Avtalet får ej helt eller delvis överlåtas på annan part utan skriftligt godkännande av motparten. 4.7 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg kan endast göras genom en skriftlig handling, undertecknad av behöriga företrädare för båda parterna. 4.8 Information Parterna förbinder sig att underrätta varandra om sådana förändringar som kan påverka verksamheten. 4.9 Kontaktpersoner Vardera part skall utse kontaktperson för frågor som avser uppdraget under avtalsperioden. Kontaktperson för LiU är Sofie Alexandersson. 4.10 Force majeure Part är ej ansvarigt för dröjsmål eller skada som beror på lagbud, myndighetsåtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet eller händelse. Förbehållet i fråga om händelser på arbetsmarknaden gäller om leverantören självt vidtager eller är föremål för sådan konflikt eller därmed liknande omständighet. Vid force majeure fritas parterna från rätt att kräva skadestånd med anledning av att avtalet inte går att fullfölja. 4.11 Omförhandling Parterna får påkalla omförhandling av ingånget avtal om förhållandena under avtalsperioden väsentligt skulle komma att avvika från vad som gällde när avtalet träffades. 4.12 Priser och prisreglering Priserna angivna i leverantörens anbud skall vara fasta under det första avtalsåret (2010 07 01 2011 06 30). Därefter får prisjustering ske årligen, vilken skall följa förändringen i SCB:s 8(10) Dnr LiU-2010-00066

konsumentprisindex (KPI, basmåndad april 2010). Prisjustering kan således ske per 1 juli 2011 (priset gäller tom 30 juni 2012), 1 juli 2012 o s v. Prisförändringar som understiger 2% under indexperioden (1april 31 mars) gäller ej för prisförändringar kommande avtalsår. Prisförändringar som understiger 2% får ackumuleras till nästa års prisjustering om den uppgår till minst 2%. Anbud Priset lämnas och anges med KPI basmånad april 2010 1: avtalsåret Ingen prisuppräkning 2: avtalsåret Om KPI förändrats med 2% eller mer under tiden april 2010 mars 2011 räknas priset upp per 2011 07 01 och gäller under hela 2:a avtalsåret. 3:e avtalsåret Om KPI förändrats med 2% eller mer under tiden april 2011 mars 2012 räknas priset upp per 2012 07 01 med årets förändring i KPI samt föregående års förändring i KPI om den understeg 2%. Priset gäller under hela 3:e avtalsåret. Vid eventuell förlängning av avtalet sker prisjustering enligt samma modell. Det åligger leverantören att följa KPI samt att skriftligen minst 1 månad före prisjusteringstillfället meddela kommande prisjustering samt hur den beräknats till Linköpings universitet LiU Service Sofie Alexandersson 581 83 Linköping. 4.13 Leveransvillkor Fritt Linköpings universitet till någon av följande leveransadresser: Linköpings universitet, Hans Meijers väg, infart 1, Hus A, Godsmottagningen, 581 83 Linköping Linköpings universitet, specificerade adresser inom sjukhusområdet, 581 85 Linköping Linköpings universitet, Sandgatan 1, hus Täppan, Godsmottagningen, 602 21 Norrköping Linköpings universitet, Larsbergsvägen 8, Godsmottagningen, 181 32 Lidingö 4.12 Uppsägning och hävning Båda parter äger rätt att säga upp avtalet om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägningen skall ske skriftligt och träda i kraft 30 dagar efter att motparten har emottagit denna. LiU har dessutom rätt att häva ingånget avtal med tre (3) månaders uppsägningstid om leverantören: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. I övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitét. 9(10) Dnr LiU-2010-00066

4.13 Marknadsföring Leverantören får ej uppge Linköpings universitet som referens i marknadsföring utan LiU:s samtycke enligt Lag om namn och bild i reklam. 4.14 Tvist Eventuell tvist i anledning av ingånget avtal skall avgöras i första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår. 10(10) Dnr LiU-2010-00066