Sida: 1 av 14 Utvärdering - upphandling av ramavtal avseende resurskonsulter (IT) inom området projektledare för Arbetsförmedlingen Dnr Af 2011/400358 Ver 1.000
Sida: 2 av 14 1. Utvärdering upphandling av ramavtal avseende resurskonsulter (IT) för området projektledare...3 1.1 Inledning...3 1.2 Arbetsförmedlingens behov av konsultstöd...3 2. Prövning av inkomna anbud utvärderingskriterier och bedömning...4 2.1 Prövning av anbud...4 2.2 Förkastade anbud...6 2.2.1 Rollen projektledare (IT)...6 2.3 Parametern kvalitet vid utvärderingen...6 2.3.1 Börkrav (20 poäng) per krav...6 2.3.2 Meriterande börkrav (10 poäng) per krav...6 2.4 Parametern pris vid utvärderingen...7 2.5 Utvärderade konsultprofiler...7 2.5.1 Konsultprofiler fördelat per roll...7 2.6 Ej uppfyllda ska - krav...8 3. Utvärdering av kvarvarande anbud...8 3.1 Övergripande kommentar...8 3.2 Rollen projektledare (IT)...9 4. Frågor om förfrågningsunderlaget...9 5. Avropsförfarande enligt förnyad konkurrensutsättning...9 6. Sammanfattning...10 7. Förslag till beslut...10 8. Tilldelningsbeslut och avtalstecknande...11
Sida: 3 av 14 1. Utvärdering upphandling av ramavtal avseende resurskonsulter (IT) för området projektledare 1.1 Inledning Arbetsförmedlingen har annonserade denna upphandling i Tenders Electronic Daily (TEDs) tillägg till europeiska unionens officiella tidning( TED annons 401640-2011 ) och på Arbetsförmedlingens hemsida www.arbetsformedlingen.se Upphandlingen annonserades den 20 december 2011. Eftersom IT-resurskonsulttjänster är en s.k. A-tjänst och värdet överstiger det s.k. tröskelvärdet genomförs upphandlingen med tillämpning av öppet förfarande enligt bestämmelserna i 4 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Ramavtalen ska gälla fr.o.m. dess undertecknande och 24 månader framåt. Kunden ska därefter ha rätt (option) att förlänga ramavtalen med 12 månader i taget. Den sammanlagda avtalstiden får dock inte överstiga 48 månader. I det utsända förfrågningsunderlaget med tillhörande bilaga framgick villkoren för anbudsgivning. Sista dag för att lämna anbud var 2012-02-02. Totalt 41 anbud lämnades in, samtliga i tid, se bilaga 1. Nedan redovisas utvärderingen av inkomna anbud. 1.2 Arbetsförmedlingens behov av konsultstöd Arbetsförmedlingen har en utvecklad IT-miljö som ger myndigheten en hög automatiseringsgrad och få manuella verksamhetsrutiner.
Sida: 4 av 14 Arbetsförmedlingen har en modern systemutvecklingsprocess, metodstöd och stöd av moderna verktyg för utveckling, spårbarhet och uppföljning. Arbetsförmedlingen strävar fortsatt mot hög automatiseringsgrad med få manuella verksamhetsrutiner och samtidigt utveckla konceptet för att möta de nya krav som ställs på myndigheten från olika håll, t.ex. invånare, medborgarna, regeringen och riksdag om att ytterligare digitalisera våra tjänster och möten med vår kundgrupp. Arbetsförmedlingen har därför behov av att teckna ramavtal för resurskonsulter inom området projektledare (IT) till sin ITverksamhet. Arbetsförmedlingen har avropat IT konsulter inom området projektledare för c:a 25 msek årligen. Arbetsförmedlingen garanterar dock ingen specifik volym för den kommande avtalsperioden. Arbetsförmedlingen bedömer att det kommer att uppstå behov av konsultstöd under avtalsperioden men att det för närvarande är svårt att närmare precisera omfattningen. 2. Prövning av inkomna anbud utvärderingskriterier och bedömning 2.1 Prövning av anbud Anbuden har utvärderats utifrån de förutsättningar som har beskrivits i förfrågningsunderlaget samt tillhörande bilagor. Arbetsförmedlingen prövning av anbuden görs i flera steg. Först prövas om anbudsgivaren uppfyller de allmänna anbudsförutsättningarna samt kontrolleras att anbudet är undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren.
Sida: 5 av 14 Anbud från anbudsgivare som inte uppfyller de allmänna anbudsförutsättningarna och anbud som inte är undertecknat av behörig företrädare hos anbudsgivaren kommer inte att beaktas i den fortsatta prövningen. Därefter prövas om anbudsgivaren och de av anbudsgivaren inskickade konsultprofilerna uppfyller kvalifikationskraven. Anbudsgivare och de av anbudsgivaren inskickade konsultprofilerna som uppfyller kvalifikationskraven går vidare till nästa steg i utvärderingen. I nästa steg prövas om anbudsgivaren accepterat de kommersiella villkoren. Det sista steget i prövningen är själva utvärderingen och Arbetsförmedlingen kommer då att anta de mest fördelaktiga anbuden med hänsyn till nedan angivna utvärderingskriterium. Kriterium Vikt, procent Kvalitet (enligt avsnitt 4.1 i bilaga 1) 100 Anbudsutvärderingen kommer att ske enligt följande. De inskickade konsultintygen kommer att utvärderas utifrån utvärderingskriteriet kvalitet. Utifrån resultatet av utvärderingen rangordnas konsulterna. Komponenten pris hanteras i särskild ordning, se nedan. Arbetsförmedlingen kommer att anta de leverantörer som har de sammantaget högst rankade antalet konsulter inom kompetensnivåerna 2,3,4 och 5 inom området projektledare. Vid lika antal av högst rankade konsulter kommer det angivna takpriset (se avsnitt 13.2 i förfrågningsunderlaget) att användas som utslagsfaktor.
Sida: 6 av 14 Ett genomsnittsvärde beräknas av lämnade takpriser för de efterfrågade kompetensnivåerna. Värdet beräknas som totalsumman av takpriserna för nivåerna 2+3+4+ 5 delat med 4. Ambitionen är att anta ett ca 10-12 leverantörer för området projektledare. Arbetsförmedlingen har valt att anta 12 leverantörer för området. 2.2 Förkastade anbud 2.2.1 Rollen projektledare (IT) 41 anbudsgivare har offererat rollen. Två anbud har förkastats. Nedan kommenteras de förkastade anbuden. Rollen har kompetensnivå 2, 3, 4 och 5. Förkastade leverantörer/anbud: Anbuden från Avega Group AB och ZeroChaos AB har förkastats. Orsak: Uppfyller inte kravet på det antal kompetensnivåer som ska offereras för den efterfrågade rollen, se bilaga 1 sid 5 samt förfrågningsunderlaget punkt 12. 2.3 Parametern kvalitet vid utvärderingen Parametern kvalitet, enligt avsnitt 4.1 i bilaga 1 till förfrågningsunderlaget, har utvärderats enligt nedan. 2.3.1 Börkrav (20 poäng) per krav Uppfyllt börkrav kan maximalt ge 20 poäng. Inte uppfyllt krav ger 0 poäng. Om börkravet består av flera delkrav fördelas de 20 poängen mellan dessa. Inte uppfyllt delkrav ger 0 poäng för delkravet. 2.3.2 Meriterande börkrav (10 poäng) per krav Uppfyllt meriterande bör - krav kan maximalt ge 10 poäng. Inte uppfyllt krav ger 0 poäng. Om det meriterande börkravet består
Sida: 7 av 14 av flera delkrav fördelas de 10 poängen mellan dessa. Inte uppfyllt delkrav ger 0 poäng för delkravet. Poängtalet för rollen inom området projektledare framgår nedan. Kriterium Vikt, procent Kvalitet (enligt avsnitt 4.1 i bilaga 1) 100 Den teoretiska maxpoängen för parametern kvalitet för rollen framgår nedan. Projektledare IT: 110 poäng 2.4 Parametern pris vid utvärderingen Anbudsgivaren har i sitt anbud angett pris per timme och kompetensnivå. Parametern pris har inte utvärderats i denna del av upphandlingen. Det angivna timpriset i lämnade anbud utgör ett takpris som kommer att användas i den förnyade konkurrensutsättningen med de leverantörer som ramavtal kommer att tecknas. 2.5 Utvärderade konsultprofiler Totalt har drygt ca 780 st konsultprofiler i de 39 kvarvarande anbuden, fördelat enligt nedan, bedömts av Arbetsförmedlingens i vår utvärdering. I bifogade excelfil redovisas resultatet av de bedömda konsultintygen. 2.5.1 Konsultprofiler fördelat per roll Roll Godkända Ej godkända Totalt Projektledare 612 168 780 (78,5%) (21,5%) 100%
Sida: 8 av 14 2.6 Ej uppfyllda ska - krav I förfrågningsunderlaget inklusive bilagor med efterfrågade konsultprofiler framgår hur kvalitetskriteriet kommer att bedömas. Nedan återges den inledande text som finns överst i varje formulär (konsultintyg). Texten anger hur svaret ska utformas och vad som måste beskrivas. Detta för att Arbets - förmedlingen ska kunna göra en egen bedömning av om den namngivna konsulten uppfyller ställda krav i vårt förfrågningsunderlag. Denna bilaga används för att visa hur den namngivna konsulten uppfyller kraven i avsnitt 3.7 3.8 och i vilken utsträckning kraven i avsnitt 4.1 uppfylls. OBS! Endast en kompetensnivå kan anges per konsult. Beskriv erfarenheten kort så att Arbetsförmedlingen kan göra en egen bedömning (3 15 rader). Om inte inlämnat konsultintyg uppfyller ställda ska - krav för den efterfrågade rollen förkastas detta intyg. Intyget går då inte heller vidare i den fortsatta utvärderingen av inkomna anbud. Orsak: Lämnar otillräckliga beskrivningar på hur erfarenheten är förvärvad. Detta gör att det inte går att bedöma om skakravet/- en uppfylls. I bifogade excel-dokument redovisas mer i detalj vilka skakrav som inte godkänts. 3. Utvärdering av kvarvarande anbud 3.1 Övergripande kommentar Arbetsförmedlingen har utvärderat kvarvarande konsultintyg i rollen projektledare med kompetensnivåer. Arbetsförmedlingen har i vårt förfrågningsunderlag beskrivet de faktorer som kommer att beaktas vid anbudsutvärderingen. Ambitionen är att anta ett 10-12 leverantörer för hela området projektledare.
Sida: 9 av 14 Arbetsförmedlingen har i förfrågningsunderlaget angett att man avser att anta de antal leverantörer med högst rangordnade konsulter som myndigheten bedömer kommer att behövas för att säkerställa tillgång till adekvat konsultstöd inom respektive roll och kompetensnivå vid framtida avrop. 3.2 Rollen projektledare (IT) 39 st anbudsgivare som har offererat denna roll gick vidare i den fortsatta utvärderingen. Rollen har kompetensnivå 2, 3, 4 och 5. Antagna leverantörer Connecta AB ework Scandinavia AB B3IT Frontwalker Donald Davies & Partners AB Kvadrat Stockholm AB Elvagruppen AB Arctic Group AB Capgemini Sverige AB HiQ International AB Key Man AB IT-Huset Holding i Norden AB 4. Frågor om förfrågningsunderlaget Arbetsförmedlingen har fått 36 frågor under anbudstiden. Svaren på dessa har publicerats på via Tend Sign. 5. Avropsförfarande enligt förnyad konkurrensutsättning Vid avrop av konsulter kommer förfarandet med avrop enligt förnyad konkurrensutsättning att tillämpas.
Sida: 10 av 14 Förfarandet innebär att avrop kommer att föregås av en avropsförfrågan som skickas till samtliga ramavtalsleverantörer som har ramavtal avseende den aktuella rollen som efterfrågas. I avropsförfrågan beskriver Arbetsförmedlingen förutsättningarna för det uppdrag som efterfrågad konsult/er ska genomföra (t.ex. tidsperiod och omfattning av uppdraget, plats för uppdragets genomförande etc.). 6. Sammanfattning Upphandlingsgruppen (Terje Carlsson, Bo Dagnestad, Ann- Charlotte Ericsson och Niklas Faager) bestående av deltagare både av upphandlare och representanter från IT-avdelningen har prövat och utvärderat de inkomna anbuden. Efter genomförd prövning och utvärdering av inkomna anbud konstaterar gruppen att anbuden nedan är de ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden med hänsyn till angivna och viktade utvärderingskriterier. 7. Förslag till beslut Arbetsförmedlingen föreslås besluta att tilldela ramavtal till följande anbudsgivare. Antagna leverantörer: Connecta AB ework Scandinavia AB B3IT Frontwalker Donald Davies & Partners AB Kvadrat Stockholm AB Elvagruppen AB Arctic Group AB Capgemini Sverige AB HiQ International AB Key Man AB IT-Huset Holding i Norden AB
Sida: 11 av 14 8. Tilldelningsbeslut och avtalstecknande När tilldelningsbeslut om val av leverantör har fattats, kommer samtliga anbudsgivare att meddelas via e-post. Meddelandet skickas till den e-postadress som har angivits i anbudet enligt avsnitt 2.2 i bilaga 1. Eventuella frågor med anledning av detta tilldelningsmeddelande skickas via e-post till itresurskonsulter@arbetsformedlingen.se Observera att tilldelningsbeslutet inte utgör en accept av leverantörens anbud. Arbetsförmedlingen blir bunden först i och med avtalstecknandet. Avtal kommer att tecknas tidigast den 1 juni 2012.
Sida: 12 av 14 Bilaga 1: Inkomna anbud 41 st ZeroChaos AB 41 Atea Sverige AB 5 Netlight Consulting AB 33 DONALD DAVIES & PARTNERS AB 16 Init AB 23 IT-Huset Holding i Norden AB 24 Logica Sverige AB 30 Manpower Aktiebolag/Experis 32 Syntell AB 38 Frontwalker AB 20 Connecta AB 14 Time People Group Objektfabriken AB 39 EDB Consulting Group AB 17 HiQ International AB 22 Know IT Aktiebolag (publ). 26 CAG Group AB 10 Lemontree Enterprise Solutions AB 29 Acadeam AB 2 Bybrick Consulting AB 9 Sogeti Sverige AB 36 Altran Sverige AB 3 Emaco Konsultpoolen AB 1 Capgemini Sverige AB 11 Elvagruppen AB 18 Pro4u Public Management AB 34
Sida: 13 av 14 XLENT Consulting Sverige AB 40 Fujitsu Sweden AB 21 Key Man AB 25 Avaio AB 6 Konsultkompaniet Huvudstaden AB 27 CIBER Sweden AB 13 Arctic Group AB 4 Luminary Consulting AB 31 SWCG Swedish Consulting Group AB 37 Ework Scandinavia AB 19 Sigma AB 35 B3IT 8 Chas visual management AB 12 Kvadrat Stockholm AB 28 Avega Group AB 7 Cybercom Sweden AB 15 ------------- Bilaga 2: Takpris kronor per timme Takpris kr/timme och Takpris kompetensnivå. Roll projektledare Anb 2 3 4 5 DONALD DAVIES & PARTNERS AB 16 695 1200 1350 1500 Frontwalker AB 20 790 1050 1200 1350 Connecta AB 14 740 990 1190 1390 HiQ International AB 22 900 1000 1100 1200 Capgemini Sverige AB 11 725 875 1050 1150 Elvagruppen AB 18 625 925 1025 1175 Key Man AB 25 650 850 975 1050 Arctic Group AB 4 350 800 975 1175 Ework Scandinavia AB 19 526 765 849 965 B3IT 8 350 615 950 1100 Kvadrat Stockholm AB 28 250 350 950 1050 IT-Huset Holding i Norden AB 24 800 1100 1250 1500 Atea Sverige AB 5 950 1100 1300 1450
Sida: 14 av 14 Netlight Consulting AB 33 950 1100 1300 1450 Init AB 23 895 1050 1200 1600 Logica Sverige AB 30 925 1050 1200 1450 Manpower Aktiebolag/Experis 32 900 1050 1150 1400 Syntell AB 38 880 1000 1200 1400 Time People Group Objektfabriken AB 39 898 998 1124 1274 EDB Consulting Group AB 17 850 950 1100 1350 Know IT Aktiebolag (publ). 26 860 945 1125 1250 CAG Group AB 10 750 950 1150 1250 Lemontree Enterprise Solutions AB 29 800 1000 1100 1200 Acadeam AB 2 800 950 1050 1200 Bybrick Consulting AB 9 823 923 998 1148 Sogeti Sverige AB 36 825 900 1025 1100 Altran Sverige AB 3 875 929 975 1049 Emaco Konsultpoolen AB 1 775 875 975 1175 Pro4u Public Management AB 34 770 870 990 1100 XLENT Consulting Sverige AB 40 749 849 930 1090 Fujitsu Sweden AB 21 700 820 950 1090 Avaio AB 6 650 825 950 1075 Konsultkompaniet Huvudstaden AB 27 650 825 950 1025 CIBER Sweden AB 13 600 820 930 970 Luminary Consulting AB 31 490 790 920 1090 SWCG Swedish Consulting Group AB 37 450 625 1025 1150 Sigma AB 35 349 802 921 1016 Chas visual management AB 12 590 690 700 710 Cybercom Sweden AB 15 1 1 1380 1