Bilaga till rektorsbeslut 43, 2009-03-05 REHABILITERINGSPOLICY Mål för rehabilitering Rehabilitering innebär att återfå det man förlorat, i det här fallet arbetsförmågan. Rehabiliteringsarbetet på Konstfack ska präglas av en positiv syn där möjligheterna och det friska ska lyftas fram. Rehabiliteringsarbetet bedrivs såväl kortsiktigt som långsiktigt. Möjligheterna att uppnå ett bra resultat ökar ju tidigare problemen kan åtgärdas. Konstfacks mål är att ingen anställd ska bli sjuk på grund av brister i arbetsmiljön. Konstfacks mål med rehabilitering är att - individen ska återfå sin arbetsförmåga och vara kvar på den egna arbetsplatsen, i andra hand övergå till annan arbetsplats - alla på en arbetsplats samverkar för att nå ett bra resultat den sjukskrivne/a chefen arbetsgruppen De olika delarna i rehabiliteringsarbetet 1. Tidigt och aktivt kartlägga behovet av rehabilitering 2. Vidta rehabiliteringsåtgärder. 3. Uppföljning - Återgång i eget arbete - Återgång i annat arbete inom Konstfack - Återgång till annat arbete på arbetsmarknaden 4. Rehabiliteringsåtgärderna avslutas Konstfacks rehabiliteringsåtgärder är fullgjorda då något av följande skett: - Återgång i arbete och ytterligare uppföljning inte längre anses behövas - Arbete hos ny arbetsgivare Dessutom kan arbetsgivarens rehabiliteringsansvar vara fullgjort om rehabiliteringen avbryts av den sjukskrivne/a. Uppsägning enligt reglerna i lagen om anställningsskydd kan då bli aktuella. Därför är det viktigt att alla parter är medvetna om vad som krävs i rehabiliteringsprocessen och konsekvenserna av detta. Bilaga RB 43, 2009 Rehabiliteringspolicy Sida 1 av 8
Rehabiliteringsansvaret -Enligt Arbetsmiljölagen 3 kap. 2a skall arbetsgivaren se till att det i verksamheten finns en på lämpligt sätt organiserad arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet. -Enligt 6 kap. 9 i arbetsmiljölagen skall skyddskommittén behandla frågor om arbetsanpassningsoch rehabiliteringsverksamheten på arbetsstället. Arbetsmiljökommittén på Konstfack motsvarar skyddskommitté. -I föreskriften AFS 1994:1 Arbetsanpassning och rehabilitering finns mer detaljerat beskrivet hur arbetet med anpassning och rehabilitering ska gå till. -Rutiner för arbetsanpassning och rehabilitering ska ingå i det systematiska arbetsmiljöarbetet (föreskriften AFS 2001:1). Kartläggning av arbetsmiljön, både den fysiska och psykosociala, är ett viktigt redskap för att uppmärksamma och åtgärda de problem som finns. Arbetsmiljön och arbetet med denna ska dokumenteras och handlingsplaner skall upprättas. Alla chefer inom Konstfack har ansvar för att en effektiv arbetsanpassning och rehabilitering sätts in till dess att en varaktig lösning nåtts. Det ska ske i samråd med den sjukskrivne/a, representant från personalenheten och eventuellt facklig representant. Som chef är det viktigt att tänka på att det finns utrymme för rehabiliteringskostnader i budgeten. Det är av stor betydelse, både ur ekonomisk och mänsklig aspekt, att upptäcka och åtgärda problem innan sjukskrivning behöver bli aktuell. Försäkringskassans regler om en rehabiliteringskedja Den 1 juli 2008 började nya regler att gälla i syfte att effektivisera sjukskrivningsprocessen. Försäkringskassans prövning av arbetsförmågan hos en sjuk arbetstagare ska göras inom vissa bestämda tidpunkter, s k rehabiliteringskedja. Rehabiliteringskedjan avser rätten till sjukpenning och innebär att Försäkringskassan under perioden dag 1 dag 90 ska bedöma arbetstagarens arbetsförmåga i förhållande till det ordinarie arbetet. Under perioden dag 91 dag 180 utvidgas Försäkringskassans prövning av arbetstagarens arbetsförmåga till att avse dennes möjlighet att efter medicinsk rehabilitering, omplacering eller annan arbetslivsinriktad rehabiliteringsåtgärd återgå i något arbete hos arbetsgivaren. Från och med dag 181 ska Försäkringskassan vid prövningen av rätt till fortsatt sjukpenning beakta om arbetstagaren har förmåga att försörja sig själv genom arbetet på den reguljära arbetsmarknaden. Den sjukskrivnes/as ansvar Enligt arbetsmiljölagens 3 kap. 4 ska arbetstagaren medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i genomförandet av de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Det innebär bl.a. att medverka i rehabilitering och utredning av arbetsskador. Den sjukskrivne/a har en viktig roll när det gäller att planera för och genomföra åtgärder för att kunna återgå i arbete. Den sjukskrivne/a är skyldig att aktivt ta del i sin rehabilitering (AFL 22 kap. 4 ). En anställd som inte fullgör sina skyldigheter bryter mot sitt anställningsavtal. Deltar den sjukskrivne/a inte aktivt i rehabiliteringen kan det i förlängningen utgöra saklig grund för uppsägning av personliga skäl. Bilaga RB 43, 2009 Rehabiliteringspolicy Sida 2 av 8
Alla har ett ansvar för att medverka i arbetsmiljöarbetet, att delta i genomförandet av de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god arbetsmiljö, att följa föreskrifter, använda skyddsanordningar och att säga till när arbetssituationen inte fungerar. Den sjukskrivne/a ansvarar för att, om Försäkringskassan begär, inhämta ett arbetsgivarutlåtande av närmaste chef på Konstfack. Finns särskilda skäl för att arbetsförmågan inte ska prövas mot hela arbetsmarknaden från sjukdag 181, ansvarar den sjukskrivne/a själv för att åberopa dessa skäl till Försäkringskassan. Den anställde/a har ansvar för att sjukanmäla sig på den första sjukdagen till närmaste chef, lönehandläggare och reception. Varje institution/enhet bestämmer vem/vilka som tar emot sjukanmälan och som vidarebefordrar den till berörda personer. Den sjukskrivne/a ansvarar för att lämna sjukintyg till personalenheten efter sju dagars sjukfrånvaro. Sammanställning över ansvar för insatser vid sjukfrånvaro på arbetsplatsen A. Sjukanmälan På första frånvarodagen ska den anställde se till att närmaste chef, lönehandläggare och reception blir meddelade om sjukfrånvaron. Varje institution/enhet bestämmer vem/vilka som tar emot sjukanmälan och som vidarebefordrar den till berörda personer. B. Kontakt med den sjukskrivne Närmaste chef ska snabbt ta kontakt med den sjukskrivne (och denna kontakt ska sedan hållas regelbundet under sjukskrivningen). Kontakten är viktig både ur mänsklig aspekt och för att få den sjukskrivnes/as egen bild av situationen. C. Sjukintyg Den anställde ska lämna sjukintyg till personalenheten efter sju dagars sjukfrånvaro. D. Sjukintyg saknas hos arbetsgivaren Lönehandläggare ansvarar för att meddela närmaste chef om sjukintyg saknas. Närmaste chef ska via telefon eller brev uppmana den anställde att omgående lämna in sjukintyg till Konstfack. Kopia av brevet ska sparas för dokumentation. E. Rehabiliteringssamtal Närmaste chef ska boka tid för ett rehabiliteringssamtal med den sjukskrivne/a. Detta samtal ska ske när sjukskrivningen varat i ca två veckor. Representant från personalenheten ska medverka vid detta möte. Den sjukskrivne/a ska informeras om möjligheten att använda sin fackliga organisation som stöd, eller annan person som den sjukskrivne/a känner förtroende för. F. Rehabiliteringsbehov, rehabiliteringsplan, åtgärder och uppföljning Närmaste chef ansvarar för att den sjukskrivnes/as rehabiliteringsbehov kartläggs, att handlingsplan upprättas och att rehabiliteringsåtgärder vidtas från arbetsgivarsidan samt att en uppföljning sker. G. Omplaceringsutredning och omplacering Närmaste chef ansvarar för att kontakta personalenheten för en omplaceringsutredning om sjukskrivningen pågår i mer än 91 dagar eftersom detta kan begäras av Försäkringskassan. Från dag Bilaga RB 43, 2009 Rehabiliteringspolicy Sida 3 av 8
91 i sjukskrivningen måste den sjukskrivnes/as arbetsförmåga prövas mot andra anställningar på Konstfack som denne har tillräckliga kvalifikationer för, se reglerna ovan om rehabiliteringskedjan. Om sjukskrivning redan på ett tidigt stadium bedöms bli längre än 91 dagar ska omplaceringsutredning göras redan under första månaden. H. Arbetsgivarutlåtande Närmaste chef har skyldighet att, om den sjukskrivne/a begär det, avge ett arbetsgivarutlåtande till Försäkringskassan. Närmaste chef ansvarar för att ta kontakt med personalenheten som bistår med att avge ett arbetsgivarutlåtande. I. Stöd vid återgång i arbete Närmaste chef ansvarar för att den sjukskrivne/a får lämpligt stöd vid återgång i arbetet. J. Dokumentation Närmaste chef ansvarar för att alla insatser dokumenteras, stora och små. Detta är viktigt om tvist skulle uppstå om rehabiliteringsskyldigheten har fullgjorts. För att det inte ska vara oklart vad chef och anställd kommit överens om är det viktigt med en underskrift på handlingsplanen av den sjukskrivne/a och närmaste chef. Bilaga RB 43, 2009 Rehabiliteringspolicy Sida 4 av 8
Nedan redogörs mer utförligt om - när rehabiliteringssamtal ska hållas, se sidan 5. - genomförande av rehabiliteringssamtal och upprättande av en rehabiliteringsplan, se sidan 4. - återgång i arbete/arbetsträning, se sidan 6. - övergång till annat arbete, se sidan 7. - tjänstledighet i samband med sjukskrivning, se sidan 7. - vikten av förebyggande arbete, se sidan 7. - stöd och hjälp, se sidan 8. - kunskap om rehabiliteringspolicyn, se sidan 8. - uppföljning av dokumentet, se sidan 8. Rehabiliteringssamtal Rehabiliteringssamtal ska göras: -när den anställde är frånvarande från sitt arbete p g a sjukdom under längre tid än två veckor -när den anställde haft upprepad korttidsfrånvaro (riktlinje mer än 5 tillfällen under en 12- månadersperiod) -när den anställde själv begär det Genomförande av rehabiliteringssamtal och upprättande av en rehabiliteringsplan Närmaste chef har ansvar för att den sjukskrivnes/as rehabiliteringsbehov kartläggs och att åtgärder vidtas från arbetsgivarsidan. I ett rehabiliteringssamtal där närmaste chef, den sjukskrivne/a, representant från personalenheten och eventuellt en facklig representant deltar, ska man tillsammans se över situationen och kartlägga vilket behov av rehabilitering den sjukskrivne/a har, vilka åtgärder arbetsgivaren kan vidta och vilka åtgärder utanför verksamheten som kan bli aktuella. En rehabiliteringsplan upprättas därefter i samråd med den sjukskrivne/a. Denna plan kan stämmas av med Försäkringskassan och behandlande läkare. Vid utformandet av rehabiliteringsplanen måste beaktas att det är arbetsgivaren som tar beslut om vilka rehabiliteringsåtgärder som bekostas av arbetsgivaren. Vissa åtgärder i rehabiliteringsplanen kan behöva förhandlas med den fackliga organisationen. Påbörja arbetet med rehabiliteringsplanen så snart som möjligt. Av rehabiliteringsplanen ska tydligt framgå: - Vilka åtgärder som vidtagits och vilka som planeras - Syftet med åtgärden/åtgärderna - Vem som ansvarar för de olika åtgärderna till dess att en varaktig lösning uppnås - Datum, när åtgärderna vidtagits eller ska vidtas. Rehabiliteringssamtalet ska dokumenteras. Rehabiliteringsplanen ska undertecknas av den sjukskrivne/a och närmaste chef. Rehabiliteringsplanen är ett kontrakt mellan arbetsgivaren och den Bilaga RB 43, 2009 Rehabiliteringspolicy Sida 5 av 8
sjukskrivne/a om vad som planeras fortsättningsvis. Utgångspunkt är alltid återgång till den egna anställningen. Även händelseförloppet i hela rehabiliteringen ska dokumenteras, från första samtalet mellan chef och medarbetare, inklusive bedömning, planering och åtgärder, tills dess att en varaktig lösning finns. Vid en eventuell rättslig prövning krävs en fullständig och tydlig dokumentation av vilka åtgärder som vidtagits. De uppgifter som framkommer i samband med rehabiliteringsärenden får inte utan den sjukskrivnes/as medgivande lämnas till annan än personalenheten och Försäkringskassan. Sekretessen för de involverade regleras i Sekretesslagens 7 kap. 11. Sekretessen rör dock inte beslut i ärendet. Exempel på rehabiliteringsåtgärder kan vara: -förändring av arbetsinnehåll eller arbetsorganisation -minskning av belastningar och buller -annan teknisk ändring av arbetsplatsen -införskaffande av tekniskt hjälpmedel -förändrade arbetstider -successiv återgång till det egna arbetet (arbetsträning) eller omplacering till annat arbete -sjukgymnastik -samtalsstöd -rådgivning vid alkohol- och drogproblem -utbildning En viktig del i rehabilitering är att den sjukskrivne/a: -bjuds in till personalmöten, träffar, utflykter, utbildningar m.m. -uppmuntras att besöka arbetsplatsen (om den sjukskrivne/a är positiv till det så uppmuntra arbetskamrater att hålla kontakten). -får aktuell information hemskickad. Vid varje åtgärd måste närmaste chef beakta att belastningen inte får bli för stor på övriga i arbetsgruppen! Återgång i arbete/arbetsträning Vid återgång i arbete efter längre tids sjukdom ska en introduktion läggas upp för den sjukskrivne/a. Att känna sig välkommen till arbetsplatsen av arbetskamrater och chef har stor betydelse för rehabiliteringsprocessen. För att underlätta för den sjukskrivne/a att komma tillbaka till arbetet igen kan arbetsträning med successiv upptrappning av arbetstiden och arbetsuppgifterna vara ett alternativ. Om det finns behov av arbetsträning krävs Försäkringskassans godkännande. De måste därför kontaktas i god tid innan arbetsträningen är tänkt att börja. Arbetsträning sker under begränsad tid och ska ske utan krav på arbetsprestation av den sjukskrivne/a. Fördelen är att den sjukskrivne/a kan börja med att arbeta några timmar om dagen för att sedan öka arbetstiden. Närmaste chef ska dokumentera hur arbetsträningen fungerar. Dessa anteckningar bör stämmas av med den sjukskrivne/a för att uppföljningen ska bli så tillförlitlig som möjligt. Bilaga RB 43, 2009 Rehabiliteringspolicy Sida 6 av 8
Övergång till annat arbete Målet med all rehabilitering är alltid en återgång till den egna anställningen. Först när det saknas förutsättningar för fortsatt arbete inom den egna anställningen bör frågan om övergång till annat arbete inom Konstfack prövas (beakta dock Försäkringskassans tidsbegränsningar enligt regler om rehabiliteringskedja fr o m den 1 juli 2008). En omplaceringsutredning görs utifrån vad som tidigare hänt i rehabiliteringsprocessen. Finns annan ledig befattning inom Konstfack som den sjukskrivne/a har kompetens för, eller som han/hon med skäliga insatser kan klara inom rimlig tid, så ska han/hon erbjudas och ha företräde till detta arbete. Samverkan ska alltid ske med berörd facklig organisation. Om den sjukskrivne/a i ett omplaceringsärende tackar nej till ett skäligt arbetserbjudande kan Konstfack bli tvungen att avsluta anställningen. När rehabiliteringsansvaret är fullgjort utgår den fortsatta handläggningen från Lagen om anställningsskydd (LAS). Personalenheten ger råd och stöd. Det är viktigt att alla parter är medvetna om vad som krävs i rehabiliteringsprocessen och konsekvenserna av detta. Rehabiliteringsansvaret ligger kvar hos den anställdes närmaste chef fram till dess att en omplacering inom Konstfack är genomförd. Vid genomförd omplacering övergår det fortsatta rehabiliteringsansvaret på den nya närmaste chefen. Tjänstledighet i samband med sjukskrivning En arbetstagare har rätt till tjänstledighet för att pröva annat arbete om denne varit sjukskriven i minst 90 dagar och avtal om annan anställning, som omfattas av LAS, träffats senast sjukdag 180. Ledigheten för att pröva annat arbete kan tillsammans med sjukfrånvarotiden pågå i maximalt ett år. Önskemål om tjänstledighet måste meddelas senast två veckor i förväg. I samband med anmälan om tjänstledighet ska den sjukskrivne/a ange hur lång tid ledigheten är planerad att pågå. Partiell ledighet beviljas om Konstfack och den sjukskrivne/a inte kommer överens om annat. Vikten av förebyggande arbete Förebyggande arbete och betydelsen av att tidigt uppmärksamma brister i arbetsmiljön för att undvika att människor blir skadade eller sjuka är av stor vikt. När ett behov av arbetsanpassning har konstaterats ska lämpliga åtgärder sättas in snarast. Bilaga RB 43, 2009 Rehabiliteringspolicy Sida 7 av 8
Stöd och hjälp Ett aktivt arbete med anpassning och rehabilitering förutsätter samverkan mellan olika parter. För att få stöd och hjälp kontakta: Personalenheten: Karin Styrman, personalhandläggare och ansvarig för rehabiliteringsfrågor på personalenheten, ank. 110 Ann-Charlotte Jensen, personalchef, ank. 107 Petra Geltner, personalhandläggare, ank. 111 Kaija Mikkonen, lönehandläggare, ank 109 Företagshälsovården: Betania, 505 114 00, för kortare telefonrådgivning. Ytterligare rådgivning, stöd och besök ska godkännas och bokas via personalenheten. Facklig organisation Kontaktperson på aktuell försäkringskassa. Behandlande läkare Kunskap om rehabiliteringspolicyn Samtliga chefer, arbetsledare och personalorganisationer inom Konstfack skall ha kunskap om denna policy genom personalenhets försorg. Varje chef ansvarar för att dess medarbetare har kunskap om policyn. Uppföljning av dokumentet Detta dokument skall årligen följas upp på arbetsplatsträffar och utvärderas i arbetsmiljökommittén i enlighet med reglerna för systematiskt arbetsmiljöarbete. Bilaga RB 43, 2009 Rehabiliteringspolicy Sida 8 av 8