Sid 1 (13) Innehållsförteckning 5. Interna transaktioner... 2 5.1 Bakgrund... 2 5.2 Intern försäljning/köp... 2 5.2.1 Internfaktureringsmodul... 2 - Säljarens kundfaktura - Mottagarens leverantörsfaktura - Kreditering - interna kunder - Kravrutin 5.2.2 Redovisningsprinciper... 3 5.3 Rättelser... 4 5.3.1 Redovisningsprinciper... 4 5.3.2 Omföring av kostnad till annan org.enhet.. 4 5.4 Fördelningar...5 5.4.1 Redovisningsprinciper... 5 5.5 Anslagstilldelning...5 5.5.1 Redovisningsprinciper... 5 5.6 Interna föreskrifter och anvisningar...5 Bilagor 5.a Konteringsregler... 6 5.b Interna konteringar... 8
Sid 2 (13) 5. Interna transaktioner 5.1 Bakgrund Umeå universitet är en statlig myndighet som ingår i koncernen staten. I rapporteringen till koncernen staten, externredovisningen, ska inte de interna transaktionerna påverka myndighetens resultat och ställning. För att hålla informationen fri från interna transaktioner elimineras dessa med hjälp av objektet Motpart. Samtliga interna transaktioner ska bokföras på intäkts- och kostnadskonton i kombination med objektet intern motpart. Intern motpart består av fem positioner där den första positionen är siffran 9 följt av kod för organisatorisk enhet (9YYYY). Det finns fyra huvudtyper av interna transaktioner; intern försäljning/köp, rättelser, fördelningar samt anslagstilldelningar. 5.2 Intern försäljning/köp Interna köp och försäljningar av internt framställda varor och tjänster mellan institutioner och enheter regleras via internfakturering. Säljaren bokför intäkten på ett intäktskonto i kontoklass 3* medan köparen bokför kostnaden på ett kostnadskonto i kontoklass 5*. Se även bilaga 5.b, Interna konteringar. Har en institution/enhet haft ett utlägg för annan institutions/enhets räkning ska i första hand fakturan cirkuleras till den institution där kostnaden ska bokföras. Om fakturan redan blivit betald rekommenderas en rättelse med en omföring i Bokföringsportalen (BP). Se punkt 5.3.2. Rektor har beslutat om Regler för interna köp och försäljningar vid Umeå universitet, personal, FS 2014/1556, daterat 2014-11-04. 5.2.1 Internfaktureringsmodul Försäljning mellan institutioner/enheter regleras via Raindance Internfakturaportal (IP). I internfaktureringen kallas leverantören för säljare och köparen för mottagare. Interna säljare och mottagare är institutioner/enheter inom Umeå universitet. Internfakturering innebär att den säljande institutionen/enheten registrerar en faktura i den interna kundreskontran. Fakturan bokas automatiskt i den mottagande institutionens/enhetens interna leverantörsreskontra. Vid registrering av en intern faktura hämtas uppgift om kunden, t.ex. institutionens/enhetens namn samt identitet för organisatorisk enhet, från det interna kundregistret. En förutsättning för att en intern kundfaktura ska kunna registreras är att kunden finns upplagd i registret. Registret upprättas och underhålls vid. Anvisningar avseende registrering av såväl säljarens som mottagarens fakturor framgår av Raindance användarhandbok, Internfakturaportalen, Manual för samordnare. Säljarens kundfaktura Vid intern försäljning av varor och tjänster ska den som känner till den ekonomiska händelsen upprätta ett underlag för internfakturering. Faktureringsunderlaget ska innehålla följande information:
Sid 3 (13) kundens namn och identitet såld vara eller tjänst kvantitet, pris per enhet totalt belopp fullständig kontering Faktureringsunderlaget ska dateras och skrivas under av den som upprättat underlaget. Underlaget ska påföras fakturanummer och arkiveras vid den säljande institutionen/enheten. Detsamma gäller underlag i form av t ex beräkningar för att fastställa pris på såld vara eller tjänst. (Se regler för arkivering i kapitel 1, avsnitt 1.3.) Om det inte klart framgår av fakturatexten vad försäljningen avser ska specifikation till intern kundfaktura alltid kopplas/bifogas till fakturan eller sändas till köparen i pappersformat. (Se regler för arkivering i kapitel 1, avsnitt 1.3.) Verifikationsdatum, dvs. datum då fakturan upprättas, anges automatiskt vid registrering men kan ändras. Verifikationsdatum styr vilken period intäkten redovisas på. Intäkten ska redovisas på den period varan levererats eller tjänsten utförts. Verifikationsdatum ligger även till grund för beräkning av förfallodatum. Vid internfakturering är betalningsvillkor som standard 20 dagar. När säljaren slutkonterat och godkänt den manuellt registrerade intäktskonteringen skapas en mottagarfaktura. Mottagarens leverantörsfaktura Institution/enhet som köpt vara eller tjänst från annan institution/enhet inom universitetet erhåller den elektroniskt upprättade internfakturan från den säljande institutionen/enheten. När mottagaren utfört kontering, attest, betalattest och signering av fakturan är processen klar. Både kundfakturan hos säljaren och leverantörsfakturan hos mottagaren markeras som helt betalda (HBET) och fakturan är reglerad. Hantering av felaktiga internfakturor Om köparen inte godkänner erhållen faktura ska kontakt tas med säljaren med begäran om kreditering eller, om felaktigheten gäller hela fakturan/fakturabeloppet, makulering. Då endast en del av beloppet är felaktigt upprättar säljaren en kreditfaktura. Köparen måste då attestera, betalattestera och signera kreditfakturan såväl som den ursprungliga felaktiga fakturan. I de fall makulering blir aktuellt är det säljaren som utför makuleringen. Makulering av den ankomstregistrerade leverantörsfakturan sker då med automatik. Orsak till makulering ska alltid anges i meddelanderutan. Kravrutin Då Internfakturaportalen har inbyggt stöd för påminnelsehantering krävs ingen särskild kravrutin. 5.2.2 Redovisningsprinciper Vid försäljning av internt framställda varor och tjänster ska säljaren kontera som försäljningsintäkt (3*) och mottagaren som kostnad (5*). När en internfaktura anländer, ska kontroll ske av avsändarens kontering. I bilaga 5.b framgår vilka konton som i kombination med intern motpart ska användas vid internfakturering. Se också avsnitt 5.3.2.
Sid 4 (13) Konton som ska vara noll totalt När säljande institution/enhet konterar på något av nedanstående konton som vid delårs- och årsbokslut ska vara noll totalt för myndigheten ska säljaren i fakturatexten informera köparen om vilket konto bokföring skett på. Förslag till text: Såväl säljare som köpare bokför på konto xxxx. 4087 Fördelning lönekostnader ospecificerat (vid rättelse/omfördelning av lönekostnader föregående budgetår) 4088 Fördelning kostnadsersättningar ospecificerat (vid rättelse/omfördelning av föregående års kostnader som t.ex. traktamente och lönetillägg) 5017 Fördelade lokalkostnader 5766 Utnyttjande av anläggningstillgång 5.3 Rättelser Rättelse av en betalattesterad och signerad internfaktura som är felaktigt konterad kan göras med hjälp av en omföring i Bokföringsportalen (BP). 5.3.1 Redovisningsprinciper Huvudregeln är att rättelser av felaktiga interna konteringar, t ex fel belopp, projekt eller aktivitet, ska göras med samma konto som den ursprungliga transaktionen. Detta oavsett om felet uppstått innevarande eller föregående år. Undantag från regeln redovisas nedan. Lönekostnader i kontoklass 4* från föregående år rättas med konto 4087, Fördelning lönekostnader ospecificerat, i kombination med intern motpart. Kostnadsersättningar, t ex traktamenten/lönetillägg/resekostnader, från föregående år rättas med konto 4088, Fördelning kostnadsersättningar ospecificerat, i kombination med intern motpart. Se även bilaga 5.b, Interna konteringar och kapitel 1, Grundläggande bestämmelser och anvisningar, bilaga 1.a. 5.3.2 Omföring av kostnad till annan org.enhet Om en institution/enhet haft ett utlägg för annan institutions/enhets räkning ska i första hand fakturan cirkuleras till den institution där kostnaden ska bokföras. Är fakturan redan betald rekommenderas en rättelse med en omföring i Bokföringsportalen (BP). Exempel: Institution A har bokfört en resekostnad som ska betalas av institution B. Arbetsgång för institution A: Skapa en bokföringsorder Konterar på samma sätt som den bokförda kostnaden men med omvänt tecken Bifoga fakturaunderlag Attest och betalattest Cirkulerar fakturan till institution B
Sid 5 (13) Arbetsgång för institution B: Konterar bokföringsordern på samma sätt som om det vore den ursprungliga fakturan Attest och betalattest 5.4 Fördelningar 5.4.1 Redovisningsprinciper I samband med periodskifte i ekonomisystemet bokförs automatiskt vissa interna fördelningar, t.ex. påslag för institutions-, fakultets- och universitetsgemensamma kostnader, avskrivningar och ränta på anläggningstillgångar, amortering på leasingavtal, likviditetsränta, nollställning av kkl 7 samt intäktsavräkning på bidrags- och uppdragsfinansierade projekt. 5.5 Anslagstilldelning 5.5.1 Redovisningsprinciper Anslag till grundutbildning och forskning/forskarutbildning fördelas från respektive fakultet till institutioner/enheter på konto i kontogrupp 30. Respektive institution/enhet vidarefördelar anslagsmedel på samma konto och verksamhet som det ursprungligen bokförts på samt med intern motpart. Se även bilaga 5.b, Tabell Rättelser och Interna fördelningar. 5.6 Interna föreskrifter och anvisningar Regler för interna köp och försäljningar vid Umeå universitet, personal, rektors beslut, FS 2014/1556, daterat 2014-11-04.
Sid 6 (13) Bilaga 5.a - Konteringsregler Säljarens kontering Vid upprättande av intern kundfaktura registreras de objekt som anges med normal stil manuellt medan de objekt som anges med kursiv stil skapas med automatik på fakturan. Den faktura som registrerats har status öppen (PREL/ÖPPN) till dess att konteringen har godkänts då status ändras på fakturan till avslutad (DEF/AVS) i Internfakturaportalen (IP). Vid upprättande av internfaktura samt godkännande av intäktskontering skapas följande transaktioner: 1. Faktura, säljare 2. Verifikat, slutkontering säljare 3. Verifikat, preliminärbokföring säljare 4. Verifikat, slutkontering köpare 5. Verifikat, preliminärbokföring köpare 6. Faktura, köpare Slutkontering säljare D/K Konto benämning Konto Projekt Org enh V-het Motpart Finansiär Aktivitet K Kundfordran 1595 obl obl D Preliminär intäkt 3001 obl obl D Likvid motkonto 1599 obl obl K Intäktskonto 3* obl obl obl obl obl frivillig Vid registrering av intern kundfaktura skapas en bokföringstransaktion i modulen för ekonomistyrning (EK) enligt de rader som angivits här nedan med kursiv stil. Verifikationen har status Ej godkänd i EK.
Sid 7 (13) Preliminärbokföring säljare D/K Konto benämning Konto Projekt Org enh V-het Motpart Finansiär Aktivitet D Kundfordran 1595 obl obl K Preliminär intäkt 3001 obl obl När säljaren slutkonterat och godkänt den manuellt registrerade intäktskonteringen skapas också en verifikation för preliminärbokföringen. Denna verifikation får status definitiv (DEF) i EK. Samtidigt skapas en mottagarfaktura med status ankommen (ANK) hos köparen. Köparens kontering När säljaren godkänner sin kontering, skapar säljfakturan ett nytt unikt fakturanummer i mottagarens leverantörsreskontra. Fakturan har status ankommen (ANK) i IP. Preliminärbokföring köpare D/K Konto benämning Konto Projekt Org enh V-het Motpart Finansiär Aktivitet K Leverantörsskuld 2587 obl obl D Preliminär kostnad 5001 obl obl Slutkontering köpare D/K Konto benämning Konto Projekt Org enh V-het Motpart Finansiär Aktivitet D Leverantörsskuld 2587 obl obl K Preliminär kostnad 5001 obl obl K Likvid motkonto 1599 obl obl D Kostnadskonto 5* obl obl obl obl obl frivillig Vid slutkontering av fakturan registreras de objekt i rad fyra i slutverifikatet som är angivna med normal stil. Efter attest och betalattest med signering byts fakturans status till godkänd (HBET/GODK) i IP. Samtidigt godkänns också säljarens faktura som får samma status. Signeringen innebär också att slutkonteringen byter status till definitiv (DEF) i EK. I och med detta bokas nu den preliminära bokföringen bort av statusändringen på slutkonteringen. Observera att när fakturan har status AVS respektive ANK kan fordran respektive skuld specificeras med rapport/lista från EK. Samtliga internfakturor ska vara reglerade i delårs- och årsbokslut.
Sid 8 (13) Bilaga 5.b - Konteringar Konteringar kan indelas i interna fördelningar, internfakturor, rättelser av dessa samt rättelser av intäkts- och kostnadskontering på externa kund- och leverantörsfakturor. Olika motpart väljs beroende på vilken typ av kontering som utförs. Anvisning om motpart ges i, kapitel 1, bilaga 1.a. Exempel på konteringar ges i tabellerna Interna fakturor och Rättelser och interna fördelningar. När det står att konto ska vara noll totalt betyder det att motkonteringen på baskonto alltid ska vara samma som ursprungskonteringen. Interna fakturor Vid köp och försäljning av varor och/eller tjänster mellan institutioner och enheter används konton för statlig motpart, det gäller både för intäkter och kostnader. Detta gäller även resultatenheter som t.ex. Servicebutiken och Kemiförrådet. Om en institution/enhet haft ett utlägg för annan institutions/enhets räkning ska i första hand fakturan cirkuleras till den institution där kostnaden ska bokföras. Är fakturan redan betald rekommenderas en rättelse med en omföring i Bokföringsportalen (BP). Rättelser och interna fördelningar Rättelser och fördelningar sker i Bokföringsportalen (BP). Vid rättelser av intäkts- och kostnadskonteringar på externa kund- och leverantörsfakturor ska ursprungskontering anges, vilket innebär att motparten blir densamma som i ursprungskonteringen. Vanligast är att rättelse sker mellan t ex projekt inom den egna institutionen/enheten. Om en kostnad av misstag har bokförts på en institution/enhet kan rättelse göras även mellan org.enheter. Underlag som visar vad rättelsen/omfördelningen avser ska alltid finnas. I de fall det finns särskilt beslut avseende omfördelningar ska detta kopplas/bifogas till verifikatet (Se regler för arkivering i, kapitel 1, avsnitt 1.3.). Nedan finns en tabell med rekommenderad kontering av interna fakturor samt rättelser av dessa. Motpart ska i samtliga fall vara 9*.
Sid 9 (13) Tabell Interna fakturor Intern säljare, avsändare/ kredit Intern köpare, mottagare/ debet Konto Benämning - anvisningar Motkonto Benämning - anvisningar 3111 Intäkter av uthyrning av lokaler, statliga. 5013 Lokalhyra och andra lokalkostnader, statliga. 3113 Uthyrning student- och gästforskarbostäder, statliga 5025 Hyra student- och gästforskarbostäder, statliga 3121 Intäkter av konferensavgifter, statliga. 4812 5784 Kursavgifter, statliga (kompetensutveckling) Konferensavgifter, statliga. 3141 Intäkter av publikationer o kompendier, statliga 5624 Papper, böcker, tidskrifter, prenumerationsavgifter, statliga. 3145 Intäkter av tryckning, statliga. 5791 Trycknings-, kopierings- o ritningstjänster statliga. 3150 Intäkter av datorer o kringutrustning (ej anläggningar), statliga. 5612 Datorer o kringutrustning (ej anläggningstillgångar), ej statliga. Vid intern försäljning av anläggningstillgångar kontakta. 3153 Intäkter av datortjänster o datorprogram, statliga 5723 5725 Datortjänster o datorprogram, statliga Administrativa system, statliga 3160 Övrig försäljning varor, statliga 56* Valfritt konto inom kontogruppen. Alternativt kan konto i kontogrupp 554*, Representation, statliga, användas. 3163 Övrig försäljning tjänster, statliga. Kontot används vid intern försäljning av tekniskt/administrativa tjänster. 5796 Övriga främmande tjänster, statliga. Kontot används vid internt köp av tekniskt/administrativa tjänster. 3165 Övr försäljning tjänster, ej statliga, ej momspliktiga 57* 5751 Valfritt konto inom kontogruppen Telefon, ej statliga (t ex Lync) 3171 Interna intäkter utbildning. Kontot används vid intern försäljning av tjänst som avser undervisning (lärare och föreläsare) 5733 Utbildning, statliga. Kontot används vid internt köp av tjänst som avser undervisning (lärare och föreläsare)
Sid 10 (13) Intern säljare, avsändare/ kredit Intern köpare, mottagare/ debet Konto Benämning - anvisningar Motkonto Benämning - anvisningar 3172 Interna intäkter forskning. Kontot används vid intern försäljning av tjänst som avser forskning. 5711 5713 Analyser, statliga. Forskningsuppdrag, statliga. Kontona används vid internt köp av tjänst som avser forskning. 3175 Lokalvård, intäkt intern tjänst 5075 Lokalvård, kostnad intern tjänst 3811 Intäkter av ränta 5911 Räntekostnader 4* Kostnadskonto personalkostnader. Observera att konton som avser lönekostnader i normalfallet inte används vid köp/försäljning av utbildnings- eller forskningstjänster eller tekniskt/ administrativa tjänster. Istället används något av kontona 3163, 3171 eller 3172. 4087 Lönekostnader ospecificerat. Lönekostnad som föregående år belastat fel institution/enhet rättas genom internfakturering. Rättelse av intern försäljning av utbildnings-, forsknings eller övrig tjänst se konto 3171, 3172 eller 3163. 4088 Kostnadsersättningar ospecificerat. 4* Kostnadskonto personalkostnader. Vid användning av kostnadskonto i kontoklass 4 i internfaktureringsmodulen ska köparen kontera på samma konto som säljaren. Kontot ska bli noll totalt. 4087 Lönekostnader ospecificerat. Mottagaren konterar på samma konto som avsändaren. Kontot ska vara noll totalt. 4088 Kostnadsersättningar ospecificerat. Kostnader, som t ex traktamente och lönetillägg, som föregående år belastat fel institution/enhet rättas genom internfakturering. 5* Kostnadskonto. 5* Kostnadskonto. Mottagaren konterar på samma konto som avsändaren. Kontot ska vara noll totalt. 5766 Utnyttjande av anläggningstillgång. Kontot används vid samfinansiering av anläggningstillgång. 5766 Utnyttjande av anläggningstillgång Mottagaren konterar på samma konto som avsändaren. Kontot ska bli noll totalt.
Sid 11 (13) Nedan finns en tabell med rekommendationer vid interna fördelningar och rättelser av interna och externa transaktioner. Interna fördelningar och rättelser sker i Bokföringsportalen (BP). Se anvisningarna i bilaga 1.a för kontering på objektet motpart De konton som inte används av institutionen har kursiverats. Tabell Rättelser och Interna fördelningar Konto Benämning - anvisningar Motkonto Benämning - anvisningar 3085 Extra tilldelning GU Används mot verksamhet 11. 3086 Extra tilldelning FoU Används mot verksamhet 21. 3085 Extra tilldelning GU 3086 Extra tilldelning FoU 3087 Samfinansiering av projekt GU 3087 Anslagsmedel används till en kompletterande finansiering av direkta kostnader och gemensamma kostnader i ett forskningsprojekt 3088 Samfinansiering av projekt FO/FoU 3090 GU, Tilldelning ur bal kapf Används mot verksamhet 11. Fördelning av anslag till institution från fakulteterna. Används även av institution vid fördelning mellan projekt inom samma verksamhet. 3091 Fo/FoU, Tilldelning ur bal kapf Används mot verksamhet 21. I övrigt som ovan. 3092 Medfinansiering GU Medfinansiering får endast göras från verksamhet 11 eller 12 till verksamhet 12. 3093 Medfinansiering FoU Medfinansiering får endast göras från verksamhet 21 eller 22 till verksamhet 22. 3088 Anslagsmedel används till en kompletterande finansiering av direkta kostnader och gemensamma kostnader i ett forskningsprojekt 3090 GU, Tilldelning ur bal kapf 3091 Fo/FoU, Tilldelning ur bal kapf 3092 Medfinansiering GU Samma konto i såväl debet som kredit. Verksamhet 12. Ska vara noll totalt på baskontonivå. 3093 Medfinansiering FoU Samma konto i såväl debet som kredit. Verksamhet 22. Ska vara noll totalt på baskontonivå.
Sid 12 (13) Konto Benämning - anvisningar Motkonto Benämning - anvisningar 3094 GU, Tilldelning anslag Används mot verksamhet 11. I övrigt se ovan. 3095 Fo/FoU, Tilldelning anslag. Används mot verksamhet 21. I övrigt som ovan. 3096 GU, Kompetensförsörjningsmedel. Används mot verksamhet 11. I övrigt se ovan. 3097 FoU, Kompetensförsörjningsmedel. Används mot verksamhet 21. I övrigt som ovan. 3094 GU, Tilldelning anslag. 3095 Fo/FoU, Tilldelning anslag. 3096 GU, Kompetensförsörjningsmedel 3097 FoU, Kompetensförsörjningsmedel. 3901-3905 Interna utfördelningar 3901-3905 Används vid och inom Förvaltningen. Kontot ska totalt bli noll. 4* Kostnadskonto personalkostnader. Vid rättelse/omfördelning av lönekostnader innevarande budgetår ska samma konto användas som vid den ursprungliga konteringen. 4087 Fördelning lönekostnader ospecificerat. Kontot används inom institution/enhet vid rättelse/omfördelning av föregående års lönekostnader. 4088 Fördelning kostnadsersättningar, ospecificerat. Kontot används inom institution/enhet vid rättelse/omfördelning av föregående års kostnader som t ex traktamente och lönetillägg. 4* Kostnadskonto personalkostnader. Samma konto i såväl debet som kredit. Ska vara noll totalt. 4087 Fördelning lönekostnader ospecificerat. Samma konto i såväl debet som kredit. Ska vara noll totalt. 4088 Fördelning kostnadsersättningar, ospecificerat. Samma konto i såväl debet som kredit. Ska vara noll totalt. 5017 Fördelade lokalkostnader 5017 Används för vidarefördelning av lokalkostnad inom institution/enhet. Kontot ska bli noll totalt.
Sid 13 (13) Konto Benämning - anvisningar Motkonto Benämning - anvisningar 5481 Universitetsgemensam kostnad. Fördelning sker med automatik i samband med periodskifte till projekt utifrån givna procentsatser. 5482 Fakultetsgemensam kostnad Fördelning sker med automatik i samband med periodskifte till projekt utifrån givna procentsatser. 5483 Institutions-/enhetsgemensam kostnad Fördelning sker med automatik i samband med periodskifte till projekt utifrån givna procentsatser. 5485 Utfördelning universitetsgemensam kostnad 5481 Universitetsgemensam kostnad Samma konto i såväl debet som kredit. Ska vara noll totalt. 5482 Fakultetsgemensam kostnad Samma konto i såväl debet som kredit. Ska vara noll totalt. 5483 Institutions-/enhetsgemensam kostnad Samma konto i såväl debet som kredit. Ska vara noll totalt. 5485 Används endast av vid nollställning av verksamhet 91 och 97. Kontot ska bli noll totalt. 5486 Utfördelning av universitetsgemensam kostnad till fakultet 5486 Används endast av och fakulteterna verksamhet 91 och 97. Kontot ska bli noll totalt. 7* Transfereringar - Kontona kan inte användas internt. Läs mer kap 4, avsnitt 4.4.4