SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(8) Plats och tid Hyltenäsrummet, kommunhuset, Kinna, klockan 08.30-08.50 Beslutande S Eva Ryberg S Peter Hellberg S Kenneth Sölvebring M Roger Fogelström M Sven-Olof Carlsson C Kurt Frilén Övriga närvarande Åke Nyqvist Fredrik Carlsson, PwC Malin Stomberg, kommunsekreterare Utses att justera Roger Fogelström Justeringens plats och tid Kommunledningskontoret, kommunhuset, Kinna, Underskrifter Sekreterare 1-5 Malin Stomberg Ordförande Eva Ryberg Justerande Roger Fogelström
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(8) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet 2015-02-11 Kommunledningskontoret, kommunhuset, Kinna Underskrift Malin Stomberg
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(8) Innehållsförteckning Val av attestanter för valda revisorer 2015-2018 1 Personuppgiftsombud för valda revisorers verksamhetsområde 2 Dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning för valda revisorer 3 Utbildning för ny- och omvalda förtroendevalda i Marks kommun 4 Avtal mellan Västra Götalandsregionen och Marks kommun avseende revision av gemensam nämnd 5
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(8) 1/2015 Val av attestanter för valda revisorer 2015-2018 1. Beslutsattesten tecknas av ordförande Eva Ryberg med vice ordförande Roger Fogelström som ersättare 2. Attesträtten gäller tills vidare 3. Tidigare attesträtter upphävs från och med dagens datum Attesträtten för ansvarsområde 97 innehas enligt praxis av valda revisorers ordförande med vice ordförande som ersättare. Attest av inkommande fakturor, både interna och externa, är två personsärende i form av mottagnings- och beslutsattest. Från och med hösten 2010 görs detta huvudsakligen elektroniskt i kommuninternt verksamhetssystem. För att kunna genomföra den elektroniska attesten behöver attestanten ha behörighet i berörda verksamhetssystem. 1. Beslutsattesten tecknas av ordförande Eva Ryberg med vice ordförande Roger Fogelström som ersättare 2. Attesträtten gäller tills vidare 3. Tidigare attesträtter upphävs från och med dagens datum
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(8) 2/2015 Personuppgiftsombud för valda revisorers verksamhetsområde Axel Danielsson utses till personuppgiftsombud för valda revisorers verksamhetsområde. Alla politiska organ är personuppgiftsansvarig inom sitt verksamhetsområde. Det ankommer på den personuppgiftsansvarige, det vill säga det politiska organet, att inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de föreskrifter som gäller för verksamheten. I syfte att inom kommunen skapa enhetliga rutiner för egen kontroll av handlingar med personuppgifter som omfattas av personuppgiftslagen (PuL) bör varje politiskt organ utse ett personuppgiftsombud. Axel Danielsson, Axel Danielsson Konsult AB, har förklarat sig villig att åta sig uppdraget som personuppgiftsombud för samtliga personuppgiftsansvariga i Marks kommun, utbilda och kontinuerligt informera den av varje politiskt organ utsedda personuppgiftsassistenten. Axel Danielsson utses till personuppgiftsombud för valda revisorers verksamhetsområde.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(8) 3/2015 Dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning för valda revisorer 1. Valda revisorer antar den dokumenthanteringsplan med de gallringsfrister som anges. 2. Valda revisorer antecknar arkivbeskrivningen. 3. Till arkivansvarig och arkivansvarig för valda revisorer utses Roger Fogelström mede Eva Ryberg som ersättare. Arkivbildning och gallring av allmänna handlingar inom kommunerna styrs av arkivlagen och arkivförordningen. Kommunfullmäktige har också antagit ett arkivreglemente för Marks kommun. Av arkivlag, arkivförordning och arkivreglemente framgår bland annat att varje myndighet skall upprätta en dokumenthanteringsplan och en arkivbeskrivning. Valda revisorer beslutade 2011-02-15 att anta en dokumenthanteringsplan och en arkivbeskrivning. Enligt arkivreglemente för Marks kommun skall på varje myndighet finnas en arkivansvarig och en arkivredogörare. 1. Valda revisorer antar den dokumenthanteringsplan som bilagts denna tjänsteskrivelse med de gallringsfrister som anges. 2. Valda revisorer antecknar den arkivbeskrivning som bilagts denna tjänsteskrivelse. 3. Till arkivansvarig och arkivansvarig för valda revisorer utses Roger Fogelström mede Eva Ryberg som ersättare.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(8) 4/2015 Utbildning för ny- och omvalda förtroendevalda i Marks kommun Valda revisorer får delta på de tre utbildningstillfällen som erbjuds med möjlighet till arvoden och ersättningar enligt föreliggande bestämmelser. Alla ny- och omvalda förtroendevalda bjuds in till tre utbildningstillfällen där de får tillfälle att lära sig om vad som gäller för uppdraget som förtroendevald både allmänt och specifikt här i Mark. Första utbildningstillfället är den 22 januari 2015 kl. 09.00-16.00 Andra utbildningstillfället är den 27 januari 2015 kl. 18.00-21.30 Tredje utbildningstillfället är den 5 februari 2015 kl. 14.00-21.00 Samtliga utbildningstillfällen hålls i Abbottsalen, Rydals konferenscenter. Vid tredje utbildningstillfället har valda revisorer givits möjlighet att informera om sin verksamhet, både allmänt och specifikt för Mark. Arvode och ersättningar betalas ut till de förtroendevalda som deltar på utbildningarna. Valda revisorer får delta på de tre utbildningstillfällen som erbjuds med möjlighet till arvoden och ersättningar enligt föreliggande bestämmelser.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(8) 5/2015 Avtal mellan Västra Götalandsregionen och Marks kommun avseende revision av gemensam nämnd Avtal med Västra Götalandsregionen om revision av den gemensamma nämnden Samrehabnämnden Mark Svenlunga godkänns. Avtalet undertecknas av ordförande och vice ordförande för Marks kommun. Samrehabnämnden i Mark-Svenljunga är en gemensam nämnd mellan Marks kommun, Svenljunga kommun och Västra Götalandsregionen. Av kommunallagens 9 kap 2 framgår att en gemensam nämnd skall granskas av revisorerna i var och en av de samverkande kommunerna eller landstingen. Av kommentarerna framgår att parterna kan komma överens om hur revisionen praktiskt skall genomföras. Genom avtalet överenskommer Västra Götalandsregionen och Marks kommun att Marks kommuns revisorer genomför årlig grundläggande granskning och eventuell fördjupad granskning av den gemensamma nämnden. Revisionen genomförs i enlighet med kraven i kommunallagens 9 kap och God revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen skall genomföras enligt den granskningsplan som revisorerna gemensamt upprättar. Ersättning för utförd revision bestäms i samband med att granskningsplanen upprättas. Avtalet gäller tills vidare eller tills någon av parterna säger upp det. Uppsägning skall ske minst fyra månader innan årets revisionsberättelse skall undertecknas. Avtal med Västra Götalandsregionen om revision av den gemensamma nämnden Samrehabnämnden Mark Svenlunga godkänns. Avtalet undertecknas av ordförande och vice ordförande för Marks kommun.