Visma Proceedo Beställa IT-produkter - beställare 1
Innehållsförteckning FÖRORD... 3 VANLIG BESTÄLLARE LÄGGER EN BESTÄLLNING FRÅN IT OCH TELE-AVTALET... 4 Syfte och leveransadress... 7 Kontering... 7 Flödet... 8 IT -SAMORDNARENS STEG I FLÖDET... 10 ORDERBEKRÄFTELSE... 10 LEVERANSKVITTENS... 11 Grundregel oavsett leveransadress... 11 Leveransmottagare IT avdelningen... 12 LEVERANSKVITTENS... 12 2
Förord Alla inköp av IT- och teleprodukter ska göras från vårt ramavtal, fn Dustin. Alla inköp från detta ramavtal ska sedan granskas och eventuellt justeras av en IT-samordnare innan beställningen kan hanteras av en ekonomiregistrerare och slutattestant. De flesta institutioner har IT-stöd som IT-samordnare, men några institutioner har lokala IT-samordnare. Dustin är ansluten i Visma Proceedo med en s.k. Punchout (webbutik). Om man i stället för att lägga en IT/Telebeställning själv i Proceedo vänder sig till IT och ber dem göra beställningen så går det utmärkt! Kom då ihåg att IT behöver veta referens, kostnadsställe samt projekt för att de ska kunna lägga in beställningen i Proceedo. 3
Vanlig beställare lägger en beställning från IT och Tele-avtalet Leta upp IT-avtalet som ligger under kategorin IT och tele. När man markerar avtalet syns artikeln webbutik Dustin Sverige AB - i den nedre delen under Artikel. När man klickar på det blå plustecknet kommer man till Dustins punchout (webbutik) Man är nu inloggad som SLU och första sidan visar länkar till SLUs rekommenderade produktval. 4
Man letar upp det man vill köpa och klickar på Lägg i kundvagn Det man lägger i kundvagnen samlas ihop som i en vanlig webbutik. När man är färdig med sina val klickar man på Gå till kundvagnen. Därefter klickar man på Gå till kassan. 5
Klicka på Skicka denna kundvagn till ert system för att skicka över artiklarna till Proceedo:s varukorg. Fortsätt sedan med beställningen som vanligt i Proceedo genom att klicka på Fortsätt. Om inte artiklarna följer med till varukorgen i Proceedo behöver man lägga till https://dustin.se som betrodd plats i webbläsaren. Gå in på Inställningar/Internetalternativ och gör som nedan: 6
Syfte och leveransadress I nästa steg namnger man beställningen och skriver in en förklarande text i syftesrutan, samt anger leveransadress. I syftesrutan kan man informera IT-samordnaren/IT-stöd samt övriga i flödet om vad det är man behöver och varför. Man anger sin leveransadress om artiklarna ska levereras direkt till sig. IT kan i sitt steg ändra att leverans ska ske till dem först, ex. för installation. Kontering Tryck på knappen Kontering som finns till vänster, mitt i bilden. Om man har lagt in förvalda värden så kommer de upp med automatik. Avtalet är kopplat till kontot IT, ett fiktivt konto, som styr att beställningen måste gå via en IT-samordnare. I fältet för Ansvarig ska du ange till vilken IT-samordnare beställningen ska gå till. De institutioner som har en egen IT-samordnare har två valmöjligheter i fältet för Ansvarig, en för IT-avdelningen (IT Nilex) och en för institutionens egen IT-samordnare. Övriga väljer alltid IT-avdelningen (IT Nilex). 7
Övriga fält som alltid ska fyllas i är Kst (kostnadsställe) samt Projekt. Sedan återstår att fylla i vad beställningen avser i fältet Avser: Avsluta genom att trycka på knappen OK som är längst ner till höger i rutan. Lägg därefter in en godsmärkning som ska gälla för ordern. Klicka på det lilla anteckningsblocket nere till höger och fyll i fältet Godsmarkering. Den text som man fyller i där kommer att synas utanpå paketet, på följesedeln samt på fakturan. Sedan klickar man på knappen Skicka som finns längst ner till höger i bild. Flödet Under fliken Tidigare beställningar kan man alltid se flödet för sin beställning. Om man är kund hos IT-stöd och har angett koden IT Nilex i fältet Ansvarig vid konteringen ser det ut som nedan. Beställningen ligger då hos IT-stöd och väntar på hantering, se mer info längre fram vad de kan göra i sitt steg. När de har godkänt beställningen skickas den vidare för kontering samt attest som vanligt. 8
OBS! Steget.ESK ligger som ett kontrollsteg efter konteraren. Dvs. när konteraren ändrar till ett korrekt bokföringskonto försvinner steget.esk och beställningen går till attest. Men glömmer den som konterar att ändra konto går beställningen till.esk (Palettesupport) som rättar upp konteringen innan den går vidare för attest. I de fall institutionen har en egen IT-samordnare och beställaren har lagt in dennes kod i fältet Ansvarig, så ser flödet ut som nedan. Istället för IT Nilex så står IT-samordnarens namn i steg 2. IT-samordnaren har möjlighet att göra förändringar i beställningen, se mer info nedan. När IT-samordnaren har godkänt beställningen går den vidare för kontering och attest som vanligt. OBS! i flödet ovan finns ett extrasteg.esk. Detta steg försvinner automatiskt när ekonomiregistreraren har ändrat till ett riktigt bokföringskonto, dvs. bytt ut konto IT till ett giltigt värde. Se nedan. 9
IT -samordnarens steg i flödet När beställningen i steg 2 landar hos IT för granskning har de möjlighet att lägga till, ta bort eller ändra artiklar i beställningen ändra leveransadress, exempelvis om man anser att en dator ska levereras till IT för att de ska installera den innan den levereras till slutanvändaren Om någon förändring görs i beställningen kommer ett mejl att skickas till beställaren från Proceedo med information om vad som har ändrats. När IT-stöd/IT-samordnare godkänt beställningen skickas den vidare i flödet till ekonomiregistreraren och sedan till slutattestanten. Orderbekräftelse Dustin skickar en elektronisk orderbekräftelse till Proceedo. Den finner man under fliken Leveranskvittens: Här kan man se att Dustin har tagit emot ordern och om den är OK i sin helhet (Order bekräftad utan ändringar) eller om det är några förändringar. Om man klickar på Hantera får man upp artikelraderna på ordern 10
Dustin har också möjlighet att lämna en kommentar i fältet Leverantörskommentar Om man vill kan man skriva ut orderbekräftelsen, klicka då på Skriv ut så får kommer det upp ett utskriftsvänligt format: Leveranskvittens Grundregel oavsett leveransadress Ansvarig för att leveranskvittens blir gjord ligger på beställaren (dvs. den person som är först i flödet i Proceedo), oavsett om leveransen går till IT-avdelningen eller ut till institutionen. Om fakturan kommer till Palette och leveranskvittensen inte är gjord så kommer påminnelsemail skickas till beställaren oavsett till vilken leveransadress som artiklarna har levererats till. Därför är det av vikt att den som tar emot artiklarna återkopplar till beställaren att varorna har kommit. IT-samordnare kommer i många fall skapa beställningar till personer som inte är beställare i Proceedo, vilket innebär att den som ska ha artiklarna inte kan göra leveranskvittens. 11
Leveransmottagare IT avdelningen Om artiklarna levereras till IT-avdelningen så bör leveranskvittensen göras av IT-avdelningen, då fakturor i regel kommer samma dag som artiklarna till oss. De som ingår i gruppen för IT-samordnare på IT-avdelningen har alla behörighet att leveranskvittera alla beställningar. Leveranskvittens När man loggat in i Proceedo så ser man alla orders som ännu inte har kvitterats i den blå rutan Att hantera. När man klickar på Leveranser och order kommer man till fliken Leveranskvittens.Leta upp och markera ordern som har levererats och tryck på knappen Ny kvittens som finns längst ner till höger i bild. 12
Om alla artiklar har levererats är det bara att trycka på knappen OK. Systemet har förifyllt det antal som är beställt. Om någon artikel inte har blivit levererad måste man ändra manuellt på den rad det gäller. D.v.s. man måste själv ex. sätta antal 0 på den artikel som inte har levererats innan man trycker OK. 13