www.grade.com LUVIT Utbildningsplanering Manual
Innehåll 1. INLEDNING 4 2. ROLLER 4 2.1. CHEF 4 2.2. MEDARBETARE 4 2.3. ADMINISTRATÖR 4 2.4. KURSLEDARE 5 2.5. UTBILDARE 5 3. BEGREPP 5 3.1. ENHET 5 3.2. EXTERN UTBILDNING 5 3.3. ARKIV 5 4. UTBILDNINGSPLANERINGENS ARBETSPROCESS 6 5. FÖRUTSÄTTNINGAR (SYSTEMADMINISTRATÖR) 6 5.1. VISA CHEFS- OCH MEDARBETARVYN I PORTALEN 6 5.2. KOPPLA EN ANVÄNDARE TILL EN ENHET 7 5.3. KOPPLA EN CHEF TILL EN ENHETS MEDARBETARE 7 5.4. SKAPA EN NY PLANERINGSPERIOD 8 5.5. LÄGG IN VÄRDEN FÖR UTBILDNINGSPERIODER 9 5.6. REDIGERA E-POSTMALL FÖR PÅMINNELSE TILL CHEFER 10 5.7. LÄGG IN OCH REDIGERA INFORMATIONSTEXT 11 5.8. LÄGG TILL GEMENSAMMA DOKUMENT I CHEFSVYN OCH MIN SIDA 12 5.8.1. Lägg till ett gemensamt dokument 12 5.8.2. Ändra eller ta bort ett gemensamt dokument 13 6. PLANERA OCH PRIORITERA UTBILDNING (CHEF OCH MEDARBETARE) 14 6.1. ENHETENS PLANERINGSSTATUS (CHEF) 14 6.1.1. Se en annan enhet 15 6.2. UTBILDNINGSPLAN (CHEF OCH MEDARBETARE) 15 6.2.1. Lägg till en utbildning från kurskatalogen 15 6.2.2. Lägg till en extern utbildning 16 6.2.3. Lägg till övrig kompetensutveckling 17 6.2.4. Markera en extern utbildning/övrig kompetensutveckling som slutförd 18 6.2.5. Flytta en utbildning till arkiv 19 6.2.6. Uppföljning av utbildningsplanen- ny planering 19 6.2.7. Markera utbildningsplanen som slutförd (medarbetare) 20 6.3. KURSANMÄLNINGAR 20 6.4. UTBILDNINGSHISTORIK 20 LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 2(26)
6.4.1. Lägg till en avslutad extern utbildning eller övrig kompetensutveckling 21 6.5. KOMMENTARER 21 6.6. DOKUMENT 22 6.7. MARKERA UTBILDNINGSPLANEN SOM SLUTFÖRD (CHEF) 22 7. RANGORDNA ENHETENS BEHOV (CHEF) 23 7.1. ANMÄL EN MEDARBETARE TILL UTBILDNING 24 8. ANTA EN MEDARBETARE TILL UTBILDNING (ADMINISTRATÖR) 24 9. SE PLANERAT UTBILDNINGSBEHOV (ADMINISTRATÖR) 25 LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 3(26)
1. Inledning Denna manual beskriver arbetsprocessen och funktionaliteten i LUVIT LMS stöd för Utbildningsplanering. Funktionerna är en fristående del av tilläggsmodulen LUVIT Kursadministration. Utbildningsplaneringen ger stöd för chefer, medarbetare och administratörer när organisationens kommande utbildningar ska planeras och följas upp. 2. Roller Nedanstående roller är definierade av systemet. 2.1. Chef En chef har behörighet att se sina medarbetares utbildningsplaner. En chef i LUVIT LMS har kopplats till en organisatorisk enhet och har därmed tillgång till de medarbetares utbildningsplaner som tillhör denna enhet. Chefen får då tillgång till menyn Chefsvy /Mina medarbetare i LUVITs portalöversikt. Chefen ansvarar för att utbildningsplaneringarna genomförs med medarbetarna och markerar de som klara i systemet. 2.2. Medarbetare En medarbetare har tillgång till sin egen personliga utbildningsplan. Den finns tillgänglig i menyn Personligt/Min Sida i LUVITs portalöversikt. Medarbetaren kan redigera sin egen plan. 2.3. Administratör En administratör hanterar kurser och kursanmälningar i LUVIT LMS. Administratören har tillgång till menyn Hantera kurser/för administratörer i LUVITs portalöversikt. Administratören kan ta ut rapporter över planerade kurser. Administratören ser och hur chefen har rangordnat kurser som flera medarbetare har anmält sig till och eventuella kommentarer på dessa. LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 4(26)
2.4. Kursledare En kursledare är övergripande ansvarig för en kurs och kan ta ut deltagarlistor och konferensrapporter för en kurs. Kursledaren har även tillgång till kursens online-yta. Kursledaren har tillgång till menyn Hantera kurser/för kursledare. Kursledaren har ingen aktiv roll i utbildningsplaneringen. 2.5. Utbildare Utbildaren är den som undervisar på kursen på plats. Utbildaren har tillgång till deltagarlista och konferensrapport samt kursens online-yta. Utbildaren har ingen aktiv roll i utbildningsplaneringen. 3. Begrepp 3.1. Enhet En enhet i LUVIT LMS är en del av en struktur i LUVITs administration. Enhetsstrukturen byggs upp i samband med att systemet installeras hos en kund och kan ha en flexibel uppbyggnad. För att kunna hantera kopplingen mellan chefer och medarbetare måste enhetsstrukturen överensstämma med den organisationsstruktur som man vill återspegla. Användarna i systemet läggs sedan till i valda enheter. En eller flera chefer kopplas till respektive enhet. 3.2. Extern utbildning I utbildningsplanerna och i avslutade kurser finns möjlighet att lägga in aktiviteter som inte finns med i LUVITs kurskatalog. Dessa aktiviteter hanteras inte i LUVITs kursadministration men kan vara av intresse att få med i medarbetarnas planering. Det är även möjligt att lägga in redan avslutad utbildning som inte hanterats av LUVIT LMS. 3.3. Arkiv I utbildningsplanen finns möjighet att flytta kurser från planeringen till Arkiv. Arkivet innehåller kurser som har tagits bort från utbildningsplanen av olika anledningar. T ex kan det vara aktuellt att rensa bort icke aktuella utbildningar när man gör det nya årets planering. Det är endast chefer som har behörighet att flytta kurser till arkivet. Innehållet är synligt för både chef och medarbetare. LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 5(26)
4. Utbildningsplaneringens arbetsprocess Utbildningsplaneringen är tänkt som ett stöd för både chef, medarbetare och administratörer för att kunna planera och följa upp utbildningsinsatser. Utbildningsplaneringen kan t ex genomföras under ett medarbetarsamtal 1 2 ggr per år. Övergripande stödjer utbildningsplaneringen följande steg: Planera och prioritera kommande utbildningar (chef och medarbetare) Rangordna enhetens behov (chef) Anmälan till kurs (chef, medarbetare eller administratör) Planera organisationens behov (administratör) Anta en medarbetare till utbildning (administratör) Följ upp genomförd utbildning (medarbetare, chef och administratör) 5. Förutsättningar (systemadministratör) För att kunna börja använda funktionerna för utbildningsplanering måste följande förutsättningar vara på plats. 5.1. Visa chefs- och medarbetarvyn i portalen För att chef och medarbetare ska kunna se de menyer som används i utbildningsplaneringen måste dessa vara aktiverade i portalöversikten. Det görs med en inställning från LUVIT Administration. Gör så här: 1. Öppna LUVIT Administration. 2. Välj menyn Serveradministration/LUVIT Portal/Portalmenyer i den vänstra panelen. OBS! Du måste ha behörighet som systemadministratör för att ha tillgång till menyn. 3. I listan för Huvudmenyn måste följande alternativ vara ibockade: Personligt / Min sida Chefsvy / Mina medarbetare 4. Klicka på Spara längst ned i listan för att spara inställningarna. 5. Välj sedan menyn LUVIT Portal / Portalsajter. 6. Klicka på namnet på den portalsajt som du vill aktivera menyerna på. 7. Gå till fliken Menyer. 8. I listan för Huvudmenyn måste även här följande alternativ vara ibockade: Personligt / Min sida Chefsvy / Mina medarbetare LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 6(26)
9. Klicka på Spara längst ned i listan. 5.2. Koppla en användare till en enhet För att medarbetaren ska synas i chefens planering måste användaren vara kopplad till enheten som chefen ansvarar för. Om användarna läses in via en integration mot ett personalsystem kan denna koppling ske automatiskt. Det är även möjligt att koppla en medarbetare manuellt till en enhet. Gör så här: 1. Öppna LUVIT Administration. 2. Välj menyn Användare/Hantera användare i den vänstra panelen. 3. Klicka på en användares efternamn för att visa information om användaren. 4. Klicka på alternativet Välj enhet och kryssa för medarbetarens enhet i enhetstrukturen. 5. Klicka sedan på Välj enhet i verktygsfältet längts ned på sidan som öppnats. 6. Klicka på Spara. 5.3. Koppla en chef till en enhets medarbetare För att en chef ska få behörighet till sina medarbetares utbildningsplanering krävs att det finns en koppling till den enhet som medarbetarna tillhör i LUVITs enhetstruktur. Om användarna läses in via en integration mot ett personalsystem kan denna koppling ske automatiskt. Gör så här: 7. Öppna LUVIT Administration. 8. Välj menyn Användare/Hantera användare i den vänstra panelen. 9. Markera den/de användare som ska ha chefsbehörighet för en enhet. LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 7(26)
10. Klicka på Koppla chefer till enheter i verktygsfältet längst ned på sidan. Enhetstrukturen visas. 11. Välj vilken enhet chefen ska kopplas till och klicka på Nästa. 12. Klicka på Slutför. 5.4. Skapa en ny planeringsperiod En planeringsperiod anger till vilket datum det är tänkt att utbildningsplanerna ska vara slutförda. Namnet på perioden visas i översikten över enhetens planering när du öppnat vyn över Mina medarbetare i Chefsvyn i portalöversikten. Datumet visas i anslutning till där en medarbetares utbildningsplan sätts som slutförd. Om inte medarbetarnas utbildningsplaner är markerade som slutförda till det angivna datumet kommer en påminnelse att skickas till chefen. För att lägga upp en ny period gör så här: 1. Öppna LUVIT Administration. 2. Välj menyn Chefsvy/Lägg till utbildningsplan i den vänstra panelen. 3. Välj vilken enhet perioden ska gälla för. Klicka på Välj enhet och markera en eller flera enheter i listan. Underliggande enheter visas om man klickar på plustecknet framför enhetens namn. Underliggande enheter som inte har en egen utbildningsplan får närmst överliggande plan automatiskt. 4. Klicka på Välj enhet i verktygsfältet längst ned på sidan. Fönstret stängs. 5. Klicka på Spara. LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 8(26)
2. Lägg in valfri beskrivning (synlig på chefens sida för planeringsstatus) 3. Lägg in start- och slutdatum. Slutdatum kommer att ge deadline för när planeringarna ska vara avslutade. Den är synlig i chefens vy över medarbetarens planering. 4. Lägg in datum då påminnelsen ska skickas ut till de chefer som inte slutfört planeringen för alla medarbetare. 5.5. Lägg in värden för utbildningsperioder När medarbetaren eller chefen lägger till en aktivitet i utbildningsplanerna ska en period för genomförandet anges. I rutan som kommer upp när man väljer att lägga till en kurs till utbildningsplanen finns fördefinierade värden för perioder. Värdena som visas i rullgardinsmenyn läggs in och redigeras från LUVIT Administration/ Chefsvy/Hantera utbildningsperioder. Gör så här: 1. Öppna LUVIT Administration. LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 9(26)
2. Välj menyn Chefsvy/Hantera Utbildningsperioder. 3. Kontrollera att du har valt den enhet som värdena ska visas för. De enheter som har några värden inlagda visas i panelen till vänster. Om inga värden finns inlagda för en enhet visas ovanstående enhets värden istället. Det innebär att om du vill att alla enheter ska använda samma alternativ läggs värdena in på enheten Root. 4. Klicka på Lägg till i den högra panelen för att lägga till värden. 5. En ruta öppnas där du fyller i önskat alternativ. 6. Klicka på Spara. 7. Klicka på Lägg till igen för att lägga till fler värden. 5.6. Redigera e-postmall för påminnelse till chefer E-postmallen för hur påminnelsen till chefer ser ut finns bland övriga e-postmallar för utbildningsadministrationen. För att se och redigera mallen gör så här: 8. Öppna LUVIT Administration. 9. Välj menyn Utbildningsadministration/Hantera e-postmallar. 10. Om inte mallen redan finns i listan så välj Lägg till e-postmall från verktygsfältet längst ned på sidan. Välj sedan malltypen Påminnelse om ej slutförd planering i listan. 5. Klicka på Ladda standardmall. Mallens innehåll visas i fönstret nedanför. LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 10(26)
6. När du har laddat ned standardmallen eller om den redan visas kan du ändra i mallen utifrån era behov och klicka på Spara. 7. Mallen finns nu tillgänglig under menyn Hantera e-postmallar och kan redigeras därifrån om så önskas. 5.7. Lägg in och redigera informationstext På sidorna för Utbildningplanering finns möjlighet att lägga in valfri informationstext under ikonen. Samma text visas på alla sidor och för alla roller. Gör så här: 1. Öppna LUVIT Administration. 2. Välj menyn Chefsvy/ Informationsfält i den vänstra panelen. 3. Klicka på Ny för att lägga in en text. Ett redigeringsverktyg för html öppnas och du kan skriva in valfri text. Det är även möjligt att ladda upp en fil. 4. Längst upp i panelen som visas ser du vilken enhet informationen kommer att visas för. Om det inte är någon information inlagd för en enhet visas den information som lagts in för ovanstånde enhet. Det innebär att om ni vill att samma informationstext visas för alla enheter i strukturen väljer man enheten Root. LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 11(26)
5. Texten visas när man klickar på ikonen på sidorna Mina medarbetare (chef) och Min sida (medarbetare). 5.8. Lägg till gemensamma dokument i Chefsvyn och Min Sida Om du önskar att alla medarbetare och chefer ska ha tillgång till gemensamma dokument i fliken Dokument på en medarbetares Min sida kan dessa läggas till från LUVIT Administration. Du kan välja att lägga till olika dokument för olika enheter i enhetsstrukturen. Alla användare som är kopplade till den valda enheten kommer att se dokumentet. Så här ser det ut för användarna på Min Sida när ett dokument har lagts till: 5.8.1. Lägg till ett gemensamt dokument 1. Placera dig i den enhet i enhetsstrukturen som dokumentet ska bli synligt för. Om du har behörighet till flera enheter kan du byta enhet längst upp till höger i LUVIT Administration. LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 12(26)
2. Öppna sedan menyn Lägg till gemensamt dokument under Chefsvyn i LUVIT Administration 3. Ge dokumentet en titel och en beskrivning och välj sedan ett dokument från din hårddisk genom att klicka på Bläddra. 4. Klicka på Spara för att lägga till dokumentet. Dokumentet kommer nu att vara synligt för alla användare på den enhet som du är placerad i då du lagt upp dokumentet. 5. I nästa steg kan du nu koppla dokumentet till fler enheter som du vill att det ska vara synligt för. Alla användare kopplat till den angivna enheten kommer att se dokumentet i fliken Dokument på Min sida. 6. Välj Koppla till enheter i verktygsfältet längst ned på sidan. En ny sida med enhetsstrukturen visas. Kryssa för de enheter som ska se dokumentet och klicka på Nästa och sedan Slutför. 5.8.2. Ändra eller ta bort ett gemensamt dokument Om du vill ta bort eller byta ut ett gemensamt dokument eller koppla det till fler enheter gör du det i menyn Hantera gemensamma dokument. LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 13(26)
När du öppnar menyvalet ser du en lista på de dokument som finns kopplade till den enhet som du befinner dig i (visas längst upp till höger i LUVIT Administration). För att byta ut dokumentet klickar du på titeln och får då möjlighet att ladda upp ett nytt dokument. För att ta bort dokumentet kryssar du för det i listan och väljer Ta bort gemensamma dokument i verktygsfältet längst ned på sidan. För att göra dokumentet synligt på fler enheter klickar du på Koppla till enheter i verktygsfältet. Du får då ange vilka enheter det ska kopplas till i enhetsstrukturen och sedan klicka på Nästa och Slutför för att kopplingen ska sparas. 6. Planera och prioritera utbildning (chef och medarbetare) I utbildningsplanen lägger medarbetare och/eller chef till de utbildningar som det är tänkt att medarbetaren ska gå under den kommande perioden. I samma vy finns flikar med uppgifter om vilka kurser medarbetaren är anmäld till, alla avslutade kurser samt flikar för att lägga till dokument och kommentarer till planen. Chefen har en startsida med en översikt på vilka medarbetare som planeringen är slutförd för. 6.1. Enhetens planeringsstatus (chef) En chef når respektive medarbetares planering från menyn Chefsvy /Mina medarbetare. På sidan listas alla medarbetare på den valda enheten med aktuell status för om planeringen är markerad som slutförd eller ej. För att nå en medarbetares utbildningsplan klickar man på namnet i listan. LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 14(26)
6.1.1. Se en annan enhet Om man som chef har kopplats till flera enheter i systemet kan man byta mellan enheterna genom att klicka på Byt enhet bredvid enhetsnamnet överst på sidan. 6.2. Utbildningsplan (chef och medarbetare) Utbildningsplanen visar vilka utbildningar det är tänkt att en medarbetare ska gå. Medarbetaren och chefen har tillgång till samma vy. I medarbetarens vy finns inte möjlighet att ta bort kurser från arkivet eller att markera planen som slutförd. 6.2.1. Lägg till en utbildning från kurskatalogen Utbildningsplanen kan innehålla både kurser från LUVITs kurskatalog och externa kurser som man själv lägger upp. Det finns även möjlighet att lägga till Övrig kompetensutveckling. Det gäller aktiviteter som är av annan karaktär än kurser/utbildningar som ska planeras in under perioden. För att lägga in en utbildning från kurskatalogen gör så här: 6. Klicka på Lägg till från kurskatalogen (intern).ett nytt fönster med kurskatalogen öppnas. LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 15(26)
8. Sök efter en utbildning eller välj direkt i listan. Klicka på Lägg till för att lägga in den i utbildningsplanen. Ett nytt fönster öppnas. 9. Välj i listan under vilken period det är tänkt att utbildningen ska genomföras. 10. Välj vilken prioritet utbildningen har för medarbetaren. 11. Fyll eventuellt i en kommentar och välj om den ska vara synlig för chef/medarbetare. 12. Klicka på Spara för att lägga till utbildningen i planen. 6.2.2. Lägg till en extern utbildning För att lägga till en utbildning som inte finns i kurskatalogen gör så här: 1. Klicka på Lägg till extern kurs. Ett nytt fönster öppnas. LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 16(26)
2. Ange titel och beskrivning av kursen. 3. Välj i listan under vilken period det är tänkt att utbildningen ska genomföras t ex 2013. 4. Välj vilken prioritet utbildningen har för medarbetaren. 5. Fyll eventuellt i en kommentar och välj om den ska vara synlig för chef/medarbetare. 6. Klicka på Spara för att lägga till utbildningen i planen. Kursen får status Planerad. 6.2.3. Lägg till övrig kompetensutveckling För att lägga till en aktivitet som ska kategoriseras som Övrig kompetensutveckling och som inte finns i kurskatalogen gör så här: LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 17(26)
2. Klicka på Lägg till övrig kompetensutveckling. Ett nytt fönster öppnas. 7. Ange titel och beskrivning av kursen. 8. Välj i listan under vilken period det är tänkt att aktiviteten ska genomföras. 9. Välj vilken prioritet aktiviteteten har för medarbetaren. 10. Fyll eventuellt i en kommentar och välj om den ska vara synlig för chef/medarbetare. 11. Klicka på Spara för att lägga till utbildningen i planen. Aktiviteten får status Planerad. 6.2.4. Markera en extern utbildning/övrig kompetensutveckling som slutförd En extern utbildning eller övrig kompetensutveckling måste markeras som slutförd för att få status Avslutad. Gör så här: 1. Klicka på titeln på en extern utbildning eller övrig kompetensutveckling i listan. Formuläret för att Redigera extern kurs öppnas. 2. Kryssa i rutan Avslutad och ange datum då kursen/aktiviteten avslutades. 3. Klicka på Spara. LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 18(26)
4. Utbildningens status ändras till Avslutad i planeringen och en ny post skapas i fliken Utbildningshistorik. 6.2.5. Flytta en utbildning till arkiv Om en utbildning inte längre är aktuell att ha kvar i utbildningsplanen kan man som chef välja att flytta den till arkivet. Inga utbildningar tas bort automatiskt från planen. Om en utbildning är genomförd och har avslutats ligger den kvar med status Avslutad. OBS! I samband med att en ny planering genomförs bör utbildningar med status Avslutad flyttas till arkivet. Gör så här: 1. Markera den utbildning som ska tas bort från planen i den övre listan och klicka på Flytta till arkiv. 2. Bekräfta genom att klicka OK i dialogrutan som visas. 3. Utbildningen har nu flyttats till arkivet i den nedre listan. 4. Om du ångrar en arkivering markerar du utbildningen i arkivet och klickar på Ångra arkivering. 6.2.6. Uppföljning av utbildningsplanen- ny planering De utbildningar som har lagts till utbildningsplanen kommer att ligga kvar i planen inför nästa planering. Utbildningarna kan ha följande status: Planerad- utbildningen är tillagd till planen Anmäld- medarbetaren är anmäld till ett kurstillfälle (gäller ej extern utbildning) Attesterad- chefen har attesterat anmälan (gäller ej extern utbildning) Avslutad- utbildningen är slutförd Medarbetare och chef går igenom de utbildningar som genomförts och väljer att flytta det som inte är aktuellt att ha kvar i planen till Arkiv (se kap 6.2.5 Flytta en utbildning till arkiv) LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 19(26)
Alla utbildningar med status Anmäld, Attesterad och Reserverad visas även i fliken Kursanmälningar. Alla utbildningar med status Avslutad visas även i fliken Utbildningshistorik. 6.2.7. Markera utbildningsplanen som slutförd (medarbetare) När medarbetaren är klar med sin planering kan planen markeras som slutförd. Chefen ser detta i sin översikt över medarbetarna. Chefen kan också markera planen som slutförd på medarbetarnas sidor. Status för detta visas i kolumnen Planering slutförd. 6.3. Kursanmälningar I fliken Kursanmälningar visas de kurstillfällen som en medarbetare är anmäld eller antagen till. Kurstillfällena visas med status för anmälan och eventuell attest. Om man klickar på kurstillfällets titel visas anmälningsformuläret. Man kan också välja att klicka på Kursinformation för att visa kurskatalogens beskrivning av kursen. OBS! I fliken visas alla kurstillfällen som det finns en anmälan till oavsett om dessa är med i medarbetarens utbildningsplan eller ej. 6.4. Utbildningshistorik I fliken Utbildningshistorik visas alla utbildningar som medarbetaren har avslutat. Om utbildningen finns inlagd i LUVIT kommer den att visas här när den har markerats som slutförd i systemet. LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 20(26)
För externa utbildningar (som inte finns i LUVIT) måste dessa markeras som slutförda i utbildningsplanen (se 6.2.3 Markera en extern utbildning som slutförd) alternativt läggas in direkt från utbildningshistoriken (se nedan). 6.4.1. Lägg till en avslutad extern utbildning eller övrig kompetensutveckling Avslutade externa utbildningar eller övrig kompetensutveckling som inte finns i LUVIT läggs kan läggas in direkt i vyn Utbildningshistorik. Gör så här: 1. Välj Lägg till avslutad kurs alternativt Lägg till avslutad övrig kompetensutveckling längst upp på sidan. 2. Fyll i Titel, Beskrivning, Start- och slutdatum samt eventuellt en kommentar. 3. Klicka på Spara. Utbildningen eller aktiviteten läggs in i Utbildningshistoriken. 6.5. Kommentarer I fliken Kommentarer kan man välja att lägga in kommentarer som är synliga för dig själv eller som du kan välja att dela med din chef/medarbetare. Kommentarerna syns endast här och är inte tillgängliga för administratörer. LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 21(26)
6.6. Dokument I fliken dokument finns möjlighet för chefer och medarbetare att ladda upp dokument som man vill ha tillgängliga i samband med planeringen. Klicka på Ny för att lägga till ett dokument. Dokumenten är tillgängliga för både dig och din chef/medarbetare. I sidan kan även finnas gemensamma dokument som en administratör valt att lägga upp. 6.7. Markera utbildningsplanen som slutförd (chef) När planeringen för en medarbetare är slutförd ska den markeras som slutförd av chefen. Klicka i rutan längst upp till höger i en medarbetares utbildningplan: LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 22(26)
I översikten över dina medarbetare (klicka på enhetens namn för att visa sidan)i fliken Planeringsstatus anges datum och vem som markerat planen som slutförd. Du ser även om medarbetaren själv har markerat sin plan som slutförd. OBS! Om inte alla medarbetares planeringar är markerade som slutförda av chefen innan angiven deadline kommer en påminnelse att skickas till chef och administratör. 7. Rangordna enhetens behov (chef) När planeringen för alla medarbetare är slutförd ska chefen rangordna behovet för sin enhet. Detta ger stöd till administratörerna när de gör ett urval till utbildningsplatserna. I fliken Planerade kurser i vyn Mina medarbetare visas en sammanställning av de kurser som finns med i medarbetarnas planering. För varje kurs listas de medarbetare som har den tillagd i sin utbildningsplan. OBS! Detta gäller endast kurser som finns i LUVIT och som lagts till från kurskatalogen. Inte externa kurser. LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 23(26)
Klicka på pilen framför titeln för att se namnen på de som har kursen tillagd. Den röda markeringen visar att det finns personer som inte har rangordnats. Rangordna personerna genom att dra och släppa med muspekaren. Den medarbetare som i första hand ska gå utbildningen läggs överst i listan och får därmed en etta i rangordning. När du är klar med rangordningen klickar du på Spara för att spara den gjorda rangordningen. 7.1. Anmäl en medarbetare till utbildning Från vyn Planerade kurser är det också möjligt för en chef att direkt anmäla en medarbetare till ett kurstillfälle. Gör så här: 1. Klicka på Anmäl längst ut till höger på en rad i den rangordnade listan. 2. Ett nytt fönster öppnas där du ser en lista över de kurstillfällen som finns inplanerade för utbildningen. 3. Välj ett tillfälle i listan genom att klicka på det. 4. Klicka på knappen Anmäl längst ned på sidan. 5. I medarbetarens utbildningsplanering får kursen status Anmäld. Kursen blir även synlig i fliken Kursanmälningar. Eftersom det är du som chef som anmäler medarbetaren behöver anmälan inte attesteras. Medarbetaren kan även anmäla sig själv till ett kurstillfälle från kurskatalogen enligt ordinarie tillvägagångssätt. 8. Anta en medarbetare till utbildning (administratör) Medarbetare som är anmälda till ett kurstillfälle hanteras på samma sätt som tidigare i LUVITs kursadministration. (Se manualen för LUVIT Utbildningsadministration) I anmälan från en medarbetare som har kursen tillagd i sin utbildningsplan kommer rangordningen som chefen har gjort samt eventuella kommentarer att synas för administratören. LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 24(26)
Håll muspekaren över pratbubblan för att se kommentaren. 9. Se planerat utbildningsbehov (administratör) Det finns möjlighet för administratörer att ta ut rapporter över alla utbildningar som finns tillagda i någon medarbetares utbildningsplanering. Externa utbildningar finns i en egen rapport. Rapporterna är tänkta som ett stöd för att kunna förutsäga hur många kurstillfällen som behövs under den kommande perioden. Gör så här: 1. Gå till menyn Hantera kurser / För administratörer och klicka på fliken Rapporter. 2. Välj vilken av rapporterna du vill skapa och klicka på Exportera. 3. Klicka på länken för att ladda ned filen. 4. Välj att öppna filen i Excel eller spara den till din dator. LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 25(26)
5. Skapa själv en tabell i Excel av filen för att kunna sortera och filtrera i de olika kolumnerna. Markera cell A1 och klicka på Tabell i fliken Infoga i verktygsfältet. Ange att din rapport har rubriker. LUVIT Utbildningsplanering, 13 maj 2015 26(26)