HR-fråga 1194; Introduktionsrutin Vi håller på att fastställa en introduktionsrutin för att vara säker på att varje ny medarbetare får en bra start på sin anställning. Det vore tacksamt att få ta del av era synpunkter och gärna om hur ni fördelar ansvaret mellan HR och de nyanställdes chef. Svar: 2016-06-07 1. Hos oss är det den nyanställdes chef som ansvarar för introduktionen. 2. Chefen ansvarar för att ta emot nyanställd om inte annan överenskommelse träffats, färdigställa platsen samt att göra introduktionsschema och boka in lämpliga personer inklusive HR. HR går igenom information som exempelvis larm, lönesystem, reseräkningar, bilinfo, friskvård, brandinformation samt går en rundvandring på kontoret för att hälsa på personalen samt visa kontorsförråd osv. HR bokar även in IT-intro med IT-chefen. 3. Börjar ibland bli trött på detta med introduktionsrutiner, skulle gärna vilja se ett mer proaktivt förhållningssätt där man erbjuder den nyanställde att vara med och driva/utarbeta sin egen introduktionsplan så att det inte bara blir den traditionella delen där HR ger verksamhetsövergripande och rutin information och ansv. chef tar den lokala introduktionen, i den mån han/hon har möjlighet att sätta av tid. Introduktionen bör vara anpassad utifrån den nyanställde, det finns stora skillnader om du har 5 års erfarenhet eller 15 års arbetslivserfarenhet. För vissa är verksamhetens rutiner något nytt och intressant medan det för andra är något som är gammalt och rutinbetonat. 4. Vi jobbar utifrån att närmaste chef går igenom arbetsuppgifter, arbetsgrupp, placering, åtkomst till specifika arbetsrelaterade system etc., medan HR avdelningen ansvarar mer för de hårdare delarna, genomgång av personalhandbok, rutiner, beskrivningar, åtkomst till gemensamma HR system. För att göra det mer lättbegripligt fördelar vi introduktionen under 1-3 dagar, beroende på roll. Den anställde erhåller också en mentor som inte är närmaste chef, utan en kollega som ansvarar för att den anställde kommer med i gemenskapen, bjuder på en lunch 1 ggr/månad för kontinuerlig uppföljning samt finns till hands för löpande frågor etc. 5. Vi har lagt hela ansvaret på chefen. HR har tagit fram checklistor för introduktion. 6. Hos oss är det jag som HR som ansvarar för att den anställde får information om allt som behövs generellt och specifikt för tjänsten som INTE faller direkt under den nyanställdes chefs ansvarsområde (rapporteringslinjer). Vi har gjort det så för att förenkla för samtliga och säkerställa att alla anställda får likvärdig introduktion. Jag hanterar allt som är generellt genom att schemalägga och följa upp möten med respektive ansvarig 1(16)
person och den nyanställde och chefen hanterar det som är rollspecifikt på avdelningen för individen. Det fungerar bra. 7. Vi på HR har tagit fram checklistor som chef ska använda i introduktionen och ansvarar även för en digital grundutbildning om företaget som alla nyanställda får en inbjudan till (denna innehåller tex. företagets historia, intervju med vår VD, vår värdegrund, info om våra affärsområden etc.). Vi samlar även alla nyanställda en gång om året för att träffa moderbolagets chefer. Allt annat ligger på närmaste chefen. 8. Alla anställda ska genomgå introduktion och grundutbildning anpassad för den befattning det gäller och utifrån den nyanställdes behov och tidigare kunskaper och erfarenheter. Närmaste chef ansvarar för upprättande, genomförande och uppföljning av introduktion. Checklista för introduktion av nyanställda finns för chefens stöd. Introduktionen ska säkerställa följande: Grundläggande kunskap om företaget och företagets processer och arbetsmetoder Grundläggande information för att förstå sin egen roll, arbetsuppgifterna samt företagets och avdelningens uppdrag. Grundläggande kunskap om våra kunders behov. Adekvat utbildningsplan ska upprättas, utformad efter den nya medarbetarens befattning och tidigare erfarenheter. HR arrangerar och administrerar grundutbildning för fältpersonal samt utbildningar i presentationsteknik och arbetsmiljö. HR har också ett övergripande ansvar att se till att rutiner och checklistor för introduktion fungerar samt följer upp introduktioner efter 3 månader. 9. På vårt bolag har vi en buddy till den nyanställda som tar hand om en del av det praktiska, denna blir någon att fråga, buddy tar med den nya medarbetaren på lunch första dagen (som bolaget bjuder på), introducerar den till sina nya kollegor osv. HR tillsammans med chef utser tilltänkt buddy och chef frågar sedan den tilltänkta om denne kan tänkas vara buddy. Självklart finns skrivbord förberett för den anställde, mobil, dator osv finns på plats och dator är även installerad av Intern IT. Intern IT går även igenom alla mjukvarusystem osv.(vi är ett bolag som använder enbart molntjänster). 2(16)
Vi har även on-boarding week för alla anställda varannan månad där de under en vecka får träning i vår produkt, träffa alla i mngt, får systemträning, får träning inom sales & marketing (även fast de inte kommer arbetar inom detta område) osv. Vi går ut och äter middag tillsammans och har en hel del andra aktiviteter under veckan. Vi flyger in medarbetare från andra länder för denna vecka. Min bedömning är att HR ska delegera ut ansvaret och se till att saker blir gjorda men försöka lägga ansvaret på en bra start på närmaste chef och teamet. Utöver ovan har en del team andra aktiviteter, t.ex. bokar en del buddys in möten med nyckelpersoner inom bolaget under första veckan. Hos oss sker inte on-boarding under enbart några dagar eller veckor utan är en längre process. 10. Cheferna tar det absolut största ansvaret att koordinera och facilitera onboardingen. Vi har introdagar för alla nya medarbetare kvartalsvis. All HR info finns på intranätet. 11. Chefen har en lathund att följa för att säkerställa att den anställde får rätt introduktion. HR tar hand om de bitar som finns i vår personalhandbok o som rör anställningen, förmåner, försäkringar, arbetstider och andra HR rutiner. 12. HR går igenom introduktionspärmen (olika program för tjänstemän och produktionspersonal) med dess policies, rutiner etc. Kvalitet och miljö berättar om kvalitetssystem och hållbarhetsfrågor samt vad den nye medarbetaren ska tänka på gällande arbets- och yttre miljö. Därefter tar ansvarig chef över för säkerhetsgenomgång, introduktionsutbildning etc. för avstämning vid beslutad tidpunkt. Programmet sträcker sig i första hand under 1-2 månader innan avstämning sker tillsammans med HR. Vid avvikelser mot normal utveckling så sker avstämning snarast möjligt. Dokumentation nedtecknas och arkiveras i personalmapp. 13. Hos oss ligger huvudansvaret för introduktionen på närmaste chef. Vi har ett faddersystem och en checklista med punkter som faddern ska ha gått igenom vid olika tidpunkter både före och efter anställningen. I checklistan finns fler personer och funktioner som har ansvar för delar av introduktionen, men det är faddern som har huvudansvar för att boka upp möten och även vallar runt den nyanställda. Som fadder brukar vi välja en medarbetare inom gruppen, men kanske inte den som den nyanställda kommer att jobba tätast ihop med. Det blir ett sätt att tidigt ge möjlighet till fler och andra kontakter, de allra närmaste kollegorna träffar man ju mycket ändå. Detta passar oss och vårt arbetssätt, men kanske blir ologiskt i andra miljöer. 3(16)
14. Vi har instruktioner för introduktion av nyanställning, men tänk även på introduktion vid internrekrytering. En medarbetare kan behöva introduktion även om man varit anställd, men i annan tjänst. Vi har introduktionsprogram för extern rekrytering intern rekrytering tillägg för chef tillägg för ersättare extern personal I instruktionen har vi tagit fram grundläggande informationen som skall tilldelas en medarbetare som gäller samtliga inom företaget samt att det finns utrymme för avdelningsspecifik kompetens. Det personliga Introduktionsprogrammet tas fram av chefen och fördelas in i tidsperioder med information som skall göras första dagen, första veckan, inom en månad eller inom tre månader. Det framgår vem som är kontaktperson/utbildare, vem som skall boka, datum för genomförande och att det är genomfört. Det signerade utbildningsprogrammet skall arkiveras hos HR 15. Dels har vi en standardiserad process, vilket innebär att mejl går ut till den anställde vad gäller att gå igenom vissa områden/ moment, tom 6 månader. Parallellt går mejl ut även till chef för att följa upp. Vidare skickar HR assistent ut en checklista på chef, om vad som ska göras. HR förbereder ett sk introduktionspaket som man går igenom med den anställde den första veckan, ex arbetstider, semester och HR relaterade bitar. 16. Vi har en introduktion som vi anpassar efter tjänsten den nyanställde börjar i. HR ansvarar för att sammanställa introduktionen, där det ingår att man får en insyn i större delen av företagets olika avdelningar och nyckelfunktioner. Närmsta chef tar sedan över och ansvarar för den individuella upplärningen på aktuell funktion. HR och chefen lägger upp detta tillsammans. Detta för att alla introduktioner ska hålla samma nivå, och inte skilja för mycket beroende på vilken avdelningschef man har. 17. Vi hälsar alla välkomna i storgrupp med företagspresentation och säkerhetsgenomgång. Sedan har vi en checklista med Chefens ansvar och en Checklista för HR. Efter att medarbetaren varit anställd ett tag kan de söka till att vara med på en introduktionsvecka. 4(16)
Mer genomgående och grundligare kring Presentation från ledningsgrupp, Code of Conduct, Värderingar, policys och studiebesök på avdelningar. 18. HR har första halvdagen. Då gås en del praktiskt igenom samt avslutas med lunch med chefen. Sen har vi även en heldags introduktion. Denna har vi två gånger per år då vi samlar alla som anställdes sen sist. Vi har även en checklista som vi skickar till cheferna så fort anställningsavtalet är undertecknat. Där ser de vad de gör, vad HR gör samt vad andra funktioner gör. Chefen bokar dock in allt samt gör en för funktionen anpassad introduktionsplan. 19. HR bör äga frågan Lägg så mycket ansvar som möjligt på chefen med en checklista (som gärna kan komma från HR så chefen känner sig omhändertagen) Försök automatisera HR:s arbetsuppgifter i så stor utsträckning som det går. Gärna som en kom-i-håg-lista i anställningsavtals. Fungerar oftast inte om det är rutiner som "ska komas ihåg" (saker som uppgifter till lön, IT, beställning av dator och tillgång till system, blomma på skrivbordet, namn på postfack etc tenderar att glömmas ibland och då blir EB/välkomstkänslan lite svagare. 20. Vi har en gemensam introduktionsdag där vi presenterar organisationen och olika verksamheter och funktioner (HR arrangerar och bjuder in). Annars är det närmsta chef som ansvarar för introduktionen både den verksamhetsnära men också vad gäller rutiner och policys som medarbetaren omfattas av. 21. Det finns inget som är så svårt som introduktion. Huvudansvaret ligger på närmaste chef. HR kan hjälpa till med mallar och checklistor. 22. Introduktion av ny medarbetare Innan din nya medarbetare börjar Se till att den nya medarbetarens arbetsplats är iordningsställd och att den utrustning hon kan behöva finns. Ta fram Checklista introduktion nyanställa för introduktionen. Sammanställ en välkomstmapp, med bl a företagspresentation för samtliga verksamheter. 5(16)
Första dagarna Ha en dialog med den nyanställda. Ta upp vilka krav och förväntningar du har på henne. Låt också den nyanställda tala om vilka krav och förväntningar hon har. Informera om anställningsvillkor och personalförmåner. Informera om larm, brandsäkerhet och andra säkerhetsfrågor. Presentera lokalerna, gör rundvandring. Gå igenom rutiner för tidrapportering, utlägg och körjournal. Gör gemensamt upp en tidplan för introduktionen. Checklistan för introduktionen följer den nyanställde och lämnas in till HR/löneavdelningen senast en månad efter anställningens start. Första månaden Följ upp samtalet om krav och förväntningar. Gå igenom företagets vision, mål och verksamhet. Gå igenom den egna enhetens verksamhet. Se till att din nya medarbetare får tillfälle att lära känna sina arbetskamrater. Ge din nya medarbetare chans att lära känna andra enheter på företaget. Det kan du göra genom att informera om enheterna. Den nyanställda kan även själv få göra studiebesök på någon av de andra enheterna. Du kan erbjuda en intern mentor eller en fadder. Gör en plan för den fortsatta kompetensutvecklingen. Följ upp och utvärdera introduktionen. Kan något göras bättre nästa gång? 23. 6(16)
Syfte Syftet med introduktionsprogrammet är att ge den nyanställde en övergripande bild av bolaget och koncernen. För att alla nyanställda ska få en enhetlig introduktion följs en checklista (sid. 2-8). Bakgrund Förmågan att rekrytera och ta hand om de anställda är grunden för en fungerande organisation. Att lyckas i både rekrytering och introduktion medför att de anställda trivs bra, personalomsättningen minskar och produktiviteten ökar. Det är lika viktigt för företaget som det är för den nyanställde att introduktionen är väl planerad och genomförs på ett bra sätt. Företaget har behov av nöjda och motiverade anställda för att kunna utvecklas men också för att de ska stanna kvar inom företaget. Mål Målet med introduktionen är att den anställde skall känna sig trygg och trivas, för att kunna göra en bra arbetsinsats. Genom introduktionen skall den anställde så snabbt som möjligt bli insatt i sina arbetsuppgifter, få kunskaper om anställningsförhållandet, arbetsplatsen och företaget i övrigt. Dessutom underlättas anpassningen till de nya arbetskamraterna. En väl genomförd introduktion minskar risken för arbetsskador, ökar trivseln och ger god kvalitet i arbetet. På detta sätt minskas antalet misstag och missuppfattningar som kan ställa till både störningar och irritation och som dessutom kan medföra stora kostnader. Ansvarig Checklistan anger ansvarig för respektive punkt. Även ett individuellt introduktionsprogram anpassat till tjänsten och individens behov skall göras upp i samråd mellan den nyanställde och dess närmaste chef. Genomförande Introduktionen innebär att företaget skall: - se till att den nyanställde känner sig välkommen och omhändertagen - informera om arbetsuppgifter och vad arbetet innebär - upplysa om de risker som finns i arbetet och noga tala om vad den nyanställde skall göra för att undgå dessa - där arbetet så kräver, tillse att externa kontakter upprättas Informationen till den nyanställde ska ske stegvis. Utgångspunkten är att ge kunskap om arbetsgruppens och avdelningens mål och uppgifter, därefter företagets. Introduktionen delas därför upp i följande tidsperioder: Steg 1 -första arbetsdagen, första arbetsveckan Steg 2 -inom 3 månader Steg 3 -uppföljning inom 6 mån (avslutat introduktionsprogram) Steg 4 - basutbildning tillverkningsprocess/ studiebesök aktuella orter/länder. Planering sker årsvis. Checklistan signeras efter varje avslutat steg och skickas sedan till personalavdelningen för arkivering. När steg 3 är genomfört görs ett uppföljningssamtal och introduktionsprogrammet avslutas. 7(16)
FÖRBEREDELSER INTRODUKTION Datum: Anst.nr: Tjänsteställe: Namn: Närmaste chef: Före tillträdesdagen Genomfört Ej relevant Närmaste chef ansvarar för att nedanstående förberedelser genomförs - Informera medarbetare om den nya arbetskamraten - Förbered arbetskläder, skåp, nycklar mm - Förbered passerkort / larmkod - Iordningställande av arbetsrum, telefon, PC, mm. - Förbereda databehörigheter/ OD konton - Planera de första arbetsuppgifterna Personalavdelningen ansvarar för att : Meddela Växeln/Telekundtjänst Förbereda PA blanketter till lön/ arbetsschema / anställningsintyg Tillträdesdagen Chef: -Möta upp vid överenskommen plats och hälsa välkommen. Genomgång/ information om introduktionsprogrammet. 8(16)
INTRODUKTIONSPROGRAM Steg 1 Datum: 2016-03-02 Anst.nr: 5700000354 Tjänsteställe: 6510 NORDIC AB Namn: Närmaste chef: ( C=närmaste chef, PA= personal, IT= Dataansvarig F=fackförbund lokalt, SK=skyddsombud,, Q=kvalitetsansvarig M= Marknadsavd., FA=fastighetsansvarig) Första arbetsdagen Genomfört Ej relevant Ansv: Presentera den nyanställde för: C: - närmaste arbetskamrater - övriga medarbetare - ledningsgruppen Datum/sign Visning av arbetsplatsen C: - rundvandring/visning av hela verksamheten, produkter - omklädningsrum/sanitet - lunchrum - förråd - vilrum - relaxavd Lämna ut FA/PA: - nycklar, nyckelbricka, passerkort IT: - databehörighet/e-policy - fotografering till passerkort C: - arbetskläder, skor, skyddsglasögon, hjälm 9(16)
PA: Genomgång av lönefrågor, arbetstider mm. - kollektivavtal, anställningsvillkor - rutiner kring lönesystemet - arbetstid, schema, raster - flextid - övertid, - rutiner i samband med tidstämpling - avlöningsperiod, avlöningsdag - semester, ledighetsansökan, tjänstledighet, permission - sjuk- och friskanmälan, VAB - reseräkning, restidsersättning - försäkringar Ansv: Genomfört Datum/sign PA: - drogpolicy - jämställdhetsplan / policys - personalpolicyn Code of conduct - övriga policys - personalförmåner - O net- Smirtsign- anslagstavlor - matbeställningsrutiner PA: Information om Företagshälsovården, friskvård och fritidsaktiviteter, konstklubb, korpen Genomförd - Hälsoundersökning hos FHV C: Presentera egna avdelningen i stort, kortfattad genomgång av egna arbetsuppgifter och instruktioner. 10(16)
Första arbetsveckan Genomfört Ansv: Datum/sign C: Genomgång av skydds- och ordningsregler - skyddsföreskrifter - säkerhetsrutiner - beredskapspärm - miljö/kvalitetsföreskrifter - rutiner kring tillbud och arbetsskador - delegeringsansvar FA - utrymningsvägar - larmsignaler - brandredskap - förbandslåda - sjukbår - åtgärder vid brand/olycksfall - rökning C: Fortsatt genomgång av egna arbetsuppgifter och ansvarsområden. C: Information om arbetsordningen dvs. -dagsrutiner, specialrutiner, morgonmöten, avdelningsmöten -förhållningssätt samarbetspartners. -lära sig internspråket (förkortningar osv.) 11(16)
Ansv IT: Genomfört Genomgång/ genomförande av - datasystem och rutiner, mailsystem/ Intranät Datum / sign Informera och visa administrativa rutiner C: - kopiering, scanning C: - telefax, Right fax C: - postgång, C - telefoner, telefonkatalog- web C: - bilparkeringar, motorvärmare Presentation samt information från Unionen och Metall F: - klubbordförande/ styrelse SK: - skyddsombud, avdelningen Övrigt som du tycker kan förbättras eller har frågor om? Jag har informerats om ovanstående punkter. X-stad 200. 12(16)
. Medarbetarens namnteckning Anst.nr. Ansvarig chef namnteckning Checklistan för steg 1 lämnas till Personalavdelningen INTRODUKTIONSPROGRAM Steg 2 Datum: Anst.nr: Tjänsteställe: Namn: Närmaste chef: ( C=närmaste chef, PA= personaladm,, IT= Dataansvarig F=fackförbund lokalt, SK=skyddsombud,, Q=kvalitetsansvarig M= Marknadsavd. FA=fastighetsansvarig, Lo= Logistikavd, Ek= ekonomiavd, Prod= verkstadsavd) Inom 3 månader Genomfört Översiktlig presentation/ genomgång av : Ansv: Datum / sign VD: - VD och ledningsgrupp - företaget, koncernen - organisation - mål och visioner M: - produktkännedom - kundorientering - marknader 13(16)
Q: Lo: Prod: Ek - kvalitetsledningssystemet - miljöledningssystemet - arbetsmiljöarbete - Lagerfunktionen - Planering- Inköp - Spedition - Processvägar, tillverkningsprogram - Säkerhetsföreskrifter - Ekonomi- faktureringsrutiner etc C: - rutiner för PDD /medarbetarsamtal - kompetensutveckling Övrigt som du tycker kan förbättras eller har frågor om? 14(16)
Jag har informerats om ovanstående punkter. X-stad 20.. Medarbetarens namnteckning Anst.nr.. Ansvarig chefs namnteckning Checklistan för steg 2 lämnas till Personalavdelningen INTRODUKTIONSPROGRAM Steg 3 Datum: Anst.nr: Tjänsteställe: Namn: Närmaste chef: Inom 6 månader Genomfört Ansv: C: Praktik 1-2 dagar på andra avdelningar Uppföljning Samtal genomfört:.. 15(16)
Steg 4 (processutbildning/ studiebesök) planeras:.. Övrigt som du tycker kan förbättras eller har frågor om? X-stad 200.. Medarbetarens namnteckning Anst.nr. Ansvarig chefs namnteckning Lämnas till Personalavdelningen 16(16)