Visma Proceedo Att attestera - Manual Version 1.4 1
Innehåll Version 1.4... 1 INNEHÅLL... 2 1) ALLMÄNT OM ATTESTERING/GODKÄNNANDE... 3 2) ATTESTNIVÅER OCH DELEGERING... 4 3) ESKALERING... 5 3.1 Egna beställningar... 5 4) NYA BESTÄLLNINGAR ATT GODKÄNNA... 5 4.1 Godkänna i Proceedo... 6 4.2 Godkänna via e-mail... 12 4.3 Godkänna via mobil... 16 5) LÖSENORD FÖR ATT ATTESTERA DIREKT I MAIL ELLER VIA MOBILTELEFON.... 19 6) FÖLJA UPP BESTÄLLNINGAR... 21 TIPS! Använd gärna e-guiderna för Proceedo! Dessa finns under länken Guider under Genvägar på startsidan. Frågor mejla till ehandel@slu.se 2
1) Allmänt om attestering/godkännande Den som enligt delegation har attesträtt upp till visst belopp på ett antal kostnadsställen, och attesterar fakturor i Palette, ska göra motsvarande i Proceedo på de beställningar som institutionen skapar. Först efter godkännande går ordern iväg till respektive leverantör. Det är därför viktigt att man godkänner sina beställningar löpande, så inte beställningen stannar upp utan går vidare till leverantören. Beställningen blir en order och går iväg till leverantören först efter att den hanterats av Ekonomiregistreraren och Attestanten. Slutattestanten ska: Kontrollera beställningen löpande vid besked om att det finns beställningar att godkänna. Säkerställa att gällande regler följts. Godkänna (slutattest) eller Neka beställningen. Godkänna = Utbetalning godkänns av fakturan (när den kommer), dvs. man har det ekonomiska ansvaret för beställningen. Delegera sitt ansvar att attestera vid frånvaro. Beställning Kontering Attest Order skickas till leverantör Attestanten har inte rätt att göra ändringar i gjord beställning, den rätten har endast Ekonomiregistreraren. 3
I och med att det är beställningsattest kan fakturamatchning ske automatiskt i Palette. Det betyder att de flesta fakturor som hör till en order i Proceedo kommer att kunna matchas automatisk och gå till betalning utan hantering när fakturan kommer. Se flödesbeskrivningen nedan. Beställning i Proceedo Beställningen attesteras och order skapas i Proceedo och skickas till leverantören Leverantören levererar Leverantören levererar till beställaren Faktura skickas till SLU uppmärkt med ordernummer Beställaren leveranskvitteras i Proceedo Fakturamatchning i Palette Palette får information från Proceedo om lev. kvitterad order Automatisk matchning sker Fakturan går till betalning 2) Attestnivåer och delegering Attestnivåerna ska vara lika i Proceedo och i Palette. Man kan ha olika attestnivåer, baserat på olika beloppsgränser per kostnadsställe. Om man ska vara borta från arbetet under en period är det viktigt att göra en delegering av sin rätt att godkänna beställningar i systemet. En attestant kan inte delegera själv, utan måste vända sig till palettesupport@slu.se för att få hjälp med detta. Man fyller i blanketten Delegationsblankett för slutattest då delegeringen läggs in både i Proceedo och Palette. Länk till blanketten finns på startsidan i Proceedo under Genvägar. Det är väldigt bra om man har en ständig backup som kan backa upp om man är borta. När delegeringen är aktiv syns den på Startsidan i Proceedo. 4
3) Eskalering När beställningen landar hos attestanten har denne fyra dagar på sig att godkänna den. Efter fyra dagar eskalerar beställningen ett steg uppåt i hierarkin. Detta för att beställningen inte ska bli liggande för länge utan få en attest och bli skickad till leverantören. Om en beställning har eskalerat till nästa person i hierarkin kan ursprunglig attestant fortfarande attestera beställningen. 3.1 Egna beställningar Om man som attestant behöver en dator och ber IT beställa åt en kan det bli så att man får sin egen beställning för attest om man är ansvarig för angivet kostnadsställe. I dagsläget finns ingen funktion att manuellt skicka den vidare uppåt i hierarkin för attest, utan man får låta den ligga i fyra dagar så den automatiskt eskalerar uppåt. Alternativt kan man initiera beställningen själv då den då automatiskt går upp på rätt nivå för attest direkt. 4) Nya beställningar att godkänna Så fort attestanten har en beställning som ska attesteras kommer ett mejl. Mejlet skickas till attestanten direkt när ekonomiregistreraren har hanterat beställningen. Det finns tre olika sätt att attestera en beställning på: I systemet Proceedo Direkt i mejlet I mobilen Att attestera direkt i mejl eller i mobilen kräver ett personligt lösenord, se avsnitt 4 hur man skapar ett sådant. Som attestant har man tre val när en beställning kommer för godkännande: Godkänna Neka Utreda När man godkänner beställningen skapas en order som skickas till leverantören. Samtidigt skickas även en orderkopia till beställaren så denne vet att leverantören har fått ordern. Om man nekar en beställning betyder det att beställningen stoppas och det skickas ett mejl till beställaren som meddelar detta. Attestanten bör i dessa fall skriva en kommentar om varför beställningen nekades så beställaren får veta detta. Man kan inte skicka tillbaka beställningen i flödet till beställaren, utan nekar man beställningen får beställaren göra om den. Man kan inte neka endast en rad på beställningen utan nekar man så nekar man hela beställningen. Utreda betyder att man tillfälligt parkerar beställningen så den inte går vidare i flödet. Det kan man använda om man behöver kontrollera något innan man godkänner eller nekar en beställning. 5
4.1 Godkänna i Proceedo När man som attestant har en beställning att godkänna syns det på Startsidan i rutan Att hantera under Beställningar att godkänna. Om man klickar på Beställningar att godkänna kommer man till fliken Godkänn beställning. Där ser man alla aktuella beställningar som väntar på godkännande. Man ser även i flödet i nedre delen av bilden att beställningen ligger hos attestanten och väntar på godkännande. När attestanten har godkänt beställningen ser flödet ut enligt nedan. Ordern skickas då iväg till leverantören. 6
Fliken Godkänna beställning hittar man även under fliken Inköp. När man markerar en beställning ser man artiklarna som är beställda samt antal och pris. Längst ner ser man även syftet med beställningen om beställaren angett det. 7
Från denna vy kan man se gjord kontering genom att klicka på det blå i:et. Beställda produkter på radnivå Antal och pris Om beställaren angett en kommentar eller ett syfte med beställningen anges det i denna ruta. Då kommer ett nytt fönster upp som innehåller alla konteringsrader på beställningen. Man stänger fönstret med knappen Stäng. 8
Referens beställarens Baltzar/Palette referens Konto ges av systemet och ändras vid behov av ekonomiregistreraren Kostnadsställe man har automatiskt bara behörighet till sin institutions kostnadsställe Projekt vilket projekt beställningen gäller. Dessa är länkade till giltiga kostnadsställen Fritt Konterare institutionens Ekonomiregistrerare Avser visas som verifikationstext i Palette och Agresso, dvs. syns i bokföringen. Beställaren kan fylla i texten, och Ekonomiregistreraren kan ändra denna vid behov Ansvarig ett fält som används vid specialflöden Det finns nu olika alternativ för beställningen: Utred om man behöver kontrollera något innan man godkänner eller nekar beställningen. Man kan då skriva en kommentar till beställaren om varför den är på utredning. Det skickas då ett mejl till beställaren om detta. Man måste själv bevaka de beställningar man parkerat, så att de blir attesterade och inte blir liggande i detta läge. Visa best. om man klickar här får man upp en vy över hela beställningen. Ändra Ändra i beställningen får endast göras av ekonomiregistreraren. Men i detta läge kan man se vilka artiklar som har markeringen tummen upp. Godkänn här klickar man när man vill godkänna beställningen. Den blir då attesterad och en order skapas och skickas till leverantören. 9
När man klickat på Godkänn kommer en ruta upp som visar vilka orders som skapades och skickades till leverantören/leverantörerna. 10
Neka om man av någon anledning vill neka beställningen klickar man på Neka. Det kommer då upp en ruta där man kan skriva anledningen. Beställaren får ett mejl som meddelar detta och måste göra om beställningen från början. TIPS! Se även e-guiden Godkänna och Neka en beställning. 11
4.2 Godkänna via e-mail Man kan godkänna en beställning direkt i mejlet som kommer när man har en beställning att attestera. Man behöver då ha ett särskilt lösenord i Proceedo, inte AD-inloggningen. Se sist i detta dokument, avsnitt 4, hur man skapar ett eget lösenord. Om man har en beställning att godkänna kommer det ett mejl till attestanten, som ser ut som något av de två nedan alternativen: 1: Beställningen som en bilaga Om man klickar på den bifogade filen kommer man till en vy för godkännande av beställning. Där ser man all specifikation om beställningen samt lagd kontering. 12
2: Beställningen öppen direkt i mailet. Beroende på inställning i sin egen Outlook, så kan man behöva aktivera webbläsaren för att få in alla funktioner i mailet. Om beställningen ska godkännas fyller man i det, samt sitt personliga lösenord och klickar på OK. Ska beställningen nekas fyller man i det, skriver en kommentar om varför, och fyller i sitt personliga lösenord innan man trycker OK. 13
Länkar och lösenord i mejl: Din egen AD-inloggning samma id + lösenord som när du loggar in på datorn. caen0006 ********* caen0006@slu.se ********* Din egen inloggning direkt till Proceedo: Eget ad-id + @slu.se. EX: caen0006@slu.se Lösenord - personligt lösenord skapat i proceedo enligt denna manual kap 7. Personligt lösenord ********* Särskilt lösenord som skapats direkt i Proceedo, dvs. inte adlösenordet som man har när man loggar in på sin egen dator. Skapa eget lösenord i Proceedo, se avsnitt 5 i denna manual. 14
Inställning för meddelanden: Vilket alternativ man får i mejlet beror på en egen inställning under Inställningar / Meddelanden I rutan som öppnas, längst ner finns en rubrik om meddelandeformat. Här väljer man om man vill få beställningen via en bilaga i mailet eller att beställningen ska ligga direkt i mailet (normal). Default kommer mailen med beställningen som en bilaga. När man gjort sitt val, avslutar man genom att trycka på knappen OK. 15
4.3 Godkänna via mobil Via www.proceedo.net kan man även godkänna beställningar via mobilen. Här behöver du ha ett lösenord för att logga in, se sist i detta dokument, avsnitt 4, hur du skapar ett personligt lösenord. Man loggar in med sitt ad-namn följt av @slu.se (ex. caen0002@slu.se). Samt anger det personliga lösenordet. Man ser då hur många beställningar som väntar på hantering. 16
Man väljer den beställning som ska godkännas, och kan därefter titta på alla detaljer om beställningen. 17
Om man ska neka beställningen bör man skriva en kommentar om varför den nekas. För godkännande klickar man på Attestera beställning och svarar Ja på kontrollfrågan som kommer upp. Beställningen är då attesterad och ordern skickas till leverantören. 18
TIPS! Se även e-guiden Godkänna och Neka en beställning. 5) Lösenord för att attestera direkt i mail eller via mobiltelefon. För att skapa eller ändra ett sådan loggar man in i systemet via knappen på Medarbetarwebbens startsida. Logga in med ditt ad-namn (OBS! Inget AD eller / framför) samt samma lösenord som när man loggar in på datorn. 19
Därefter går man in under Inställningar och väljer Lösenord. Då kommer en ruta upp där man under punkt 1 anger sitt nuvarande lösenord. Man fyller sedan i sitt nya lösenord, minst 7 tecken långt, sedan avslutar man med att trycka OK. Därefter kan man godkänna direkt i mail eller via mobilen. Det nya lösenordet är giltigt i max 250 dagar, sedan måste man gå in och göra om samma sak igen. 20
6) Följa upp beställningar På sidan Godkänn beställning finns möjlighet att följa upp beställningar med olika statusar. Man väljer i rullisten den status man vill titta på. 21