Erfarenhetsutbyte Organisation med e-beställningar 2012-05-05
Sveriges kvalitetskommun 2011 75 954 invånare (111231) Ca 6 500 anställda 12 förvaltningar ( stor spridning av verksamhet ) Expansiv kommun nära Göteborg Handlar för ca 1 700 mkr Hanterar ca 140 000 fakturor per år
Starten på vår resa, oktober 2004
Historia överblick 2004-10-27 Förstudie, projektplan, kravspecifikation 2005-05-01 Upphandling, referensgrupp, utbildning 2005-09-01 Utbildning av första gruppen användare första beställning live 051201 2006-01-01-2007-12-31 Införande bred front 2008-01-01 Hur fungerar det? Fortsättning följer 2009-01-01-2010-12-31 Blåsprojektet tar ny fart 2011 Projekten avslutade, allt rullar på 2012 Ny driftorganisation startar, e-handel inom Serviceområde Upphandling
Målet uppfyllt
Blåsprojektets mål De flesta ramavtalsleverantörerna (minst 350 av 500) ska finnas tillgängliga i systemet innan 2011. Minst 70% av fakturorna ska vara elektroniska i dec 2010 Delmål Bättre inköpsprocesser / ramavtalstrohet Bättre resursanvändning Bättre kontroll och information Kvalitetsförbättring / Upphandlingsunderlag
Grundsyn E-handel är inte hantering av elektroniska fakturor utan hantering av hela köp processen från beställning till faktura
Avtalstrohet Kommunfullmäktige i Kungsbacka kommun har beslutat att: Alla kommunens nämnder skall följa ingångna upphandlingsavtal enligt Upphandlingspolicy
Visma Proceedo / TendSign Systemstöd upphandling start höst 2011 Avtalsdatabas Beställning Faktura Supplier Center (leverantörernas portal där de kan vända den elektroniska beställningen till en e-faktura) Buyer Center (portal för att hantera prislistor)
Lite siffror snitt jan-aug 2012 Utbildat över 3 500, ca 1 000 aktiva beställare Som tillsammans lägger ca 6 000 order /mån Till ett värde av ca 17 mkr (enbart order, tillkommer orderlösa fakturor) Attestanter ca 300 personer Vi får 8 600 e-fakturor och skannar 2 400 / mån ( 78% e-fakturor) Ca 70% av de elektroniska fakturorna går rakt igenom
Erfarenheter Gemensamt synsätt på e-handel och upphandling är viktigt Krav i upphandlingsunderlag Ett system för hela flödet Ökad kunskap om våra beställares behov Enklare för beställare att handla rätt Arbeta fram en supportfunktion tidigt Mindre tid på fakturahantering Bättre möjlighet till avtalsuppföljning Förändra inköpsbeteende tar tid och kräver arbete både uppifrån och nerifrån i organisationen Ledningens stöd
Det är inte alltid så lätt. Svårt att tillägna sig det nya Jag gör som jag alltid gjort Tar alldeles för lång tid Är krångligt, rädd att göra fel Förstår inte hur det hänger ihop Glömmer av sig
Vad gör vi för att vända trenden? Informera om ny upphandlingspolicy Fånga upp nya leverantörer Satsa på referensgrupper Utveckling av systemstöd Supportfunktion Koppla avtalsdatabas till beställningssystemet Ambassadörsträffar Satsar mer på att synas ute, informera förebyggande, alltid på en onsdag, nyhetsbrev, handledningar, filmer mm
Ambassadörer Kolleger vänder sig till mig med frågor om e-handeln. Mitt jobb är inte att lösa problemen åt dem, utan att guida dem
Var med och påverka! Ramavtal?
Nuvarande organisation 2012 Serviceförvaltningen Upphandling Ekonomi Personal Måltid Fastighet... Upphandlings-enhet 11,5 åa E-handelsenhet 10,6 åa Upphandlare, systemförvaltare, upphandlings-administratör System- utvecklare, -förvaltare samt eh-administratör
Hållbar E-handel Hur förmedlas upphandling och e-handels information? E-handelsambassadörens roll i verksamheten God framförhållning - nyanställda attestansvariga Hur kan verksamheten rigga för att upprätthålla god beställarkompetens? Starkt fokus på förbättringar i systemet och det dagliga arbetet Nyregistrerade leverantörer, varför så många? Visa, synas och höras
Vill du veta mer hör av dig till Eva Djervbrant eva.djervbrant@kungsbacka.se Länk till Kommunens hemsida Kungsbacka handlar till rätt pris http://www.kungsbacka.se/sitetemplates/kbinformationpage 87498.aspx