www.pwc.se Revisionsrapport Annika Hansson, certifierad kommunal revisor, Himn Dagemir Granskning av den interna kontrollen avseende debiteringsrutiner inom vård och omsorg Katrineholms kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Metod, avgränsning och redovisning... 2 3. Granskningsresultat... 4 3.1. Intern kontroll av avgiftshantering Vård- och omsorgsnämnden... 4 3.1.1. Bedömning... 5 3.2. Intern kontroll av rutiner för inkasso... 5 3.2.1. Bedömning... 5 Januari 2015 Katrineholms kommun
1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer I kommunen förekommer olika typer av avgifter. Debiterade avgifter ska stämma mot policys, beslut och inlämnade uppgifter. Det ställs också krav på att avstämningsrutiner finns av inlämnade uppgifter samt att kommunens bevaknings- och kravrutiner fungerar på ett tillfredsställande sätt. Det är nämnderna som ansvarar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Revisorerna har i sin analys av väsentlighet och risk identifierat behov att granska tillförlitligheten i tillämpade rutiner och om den interna kontrollen är tillräcklig. Den övergripande revisionsfrågan som ska besvaras av granskningen är om: Kommunstyrelsens och nämndens interna kontroller är tillräcklig för att säkerställa att avgifter debiteras rätt och att bevaknings- och kravrutiner är effektiva. Vi bedömer att den interna kontrollen inte är tillräcklig för att säkerställa rätt debiterade avgifter. Vi har svårt att bedöma om bevaknings- och kravrutinerna är effektiva, men ser positivt på att det finns angivet hur snart krav ska skickas och överlämnande till inkasso ska ske. Vi grundar vår bedömning på följande kontrollmål: Dokumenterade rutiner finns för debitering. Vi bedömer att det finns dokumenterade rutiner för debitering, men att dess behöver kompletteras vad avser beslut om avgifter, hantering av tvåhandsprincip och jäv samt intervall för inkomstförfrågan och fråga om ändrade hyreskostnader. Bokförings- och avstämningsrutiner finns. Det finns inga dokumenterade bokförings- och avstämningsrutiner. Rutin finns för hantering av krav och inkasso. Det finns riktlinjer och rutiner för hantering av krav och inkasso, men de behöver uppdateras och kompletteras. Vi föreslår följande förbättringar: Rutinerna för debitering kompletteras. De interna kontroller som görs dokumenteras. Gäller i alla rutiner. Riktlinjerna och rutinerna för hantering av krav och inkasso uppdateras och kompletteras. Katrineholms kommun 1 av 6
2. Inledning 2.1. Bakgrund I kommunen förekommer olika typer av avgifter. Debiterade avgifter ska stämma mot policys, beslut och inlämnade uppgifter. Det ställs också krav på att avstämningsrutiner finns av inlämnade uppgifter samt att kommunens bevaknings- och kravrutiner fungerar på ett tillfredsställande sätt. Det är nämnderna som ansvarar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Revisorerna har i sin analys av väsentlighet och risk identifierat behov att granska tillförlitligheten i tillämpade rutiner och om den interna kontrollen är tillräcklig. De har gett i uppdrag att genomföra granskningen. Den övergripande revisionsfrågan som ska besvaras av granskningen är: Kommunstyrelsens och nämndens interna kontroller är tillräcklig för att säkerställa att avgifter debiteras rätt och att bevaknings- och kravrutiner är effektiva. Granskningen har inriktats mot följande kontrollmål: Dokumenterade rutiner finns för debitering. Bokförings- och avstämningsrutiner finns. Rutin finns för hantering av krav och inkasso. 2.2. Metod, avgränsning och redovisning Revisionsmetod Granskningen baseras på bedömning av rutiner för fakturering, påminnelse, krav etc. Verifiering sker genom nämndens egen intern kontroll plan. Vi har tagit del av följande dokument: Avgifter inom Vård- och omsorgsnämndens verksamhet, 2012-11-19 Vård- och omsorgsnämndens internkontrollplan för 2013, 2014 och förslag 2015 Uppföljning till nämnden av internkontrollplan 2013 Rutiner vid debitering LSS Omsorg, Vård- och omsorgsförvaltningen 2012-05-29 Lokal rutin för avgiftshantering inom VOF, 2012-10-23 Rutiner vid debitering LSS omsorg, 2011-04-15 Delegationsordning för Vård- och omsorgsnämnden, from 2013-01-01, 2014-07-01, 2015-01-01 Riktlinje handläggning av ärenden enligt SOL inom äldreomsorgen 2008-04-29 Riktlinjer rättssäker myndighetsutövning 2014-04-08 Månadsrapport medborgarfunktion Jul 2014, 2014-12-16 Katrineholms kommun 2 av 6
Aktgranskning sommar 2014, 2014-07-29 Informationsmaterial till äldre i Katrineholms kommun Regler för indrivning av fordringar 1995-12-18 Kommunstyrelsens delegationsordning, 2011-12-14 Rutinbeskrivning för hantering av krav och inkasso i Katrineholms Kommun. En tidigare och en senare. Risk- och väsentlighetsanalys från ekonomi- och upphandlingsavdelningen Internkontrollplan för Kommunstyrelsen 2013-2o14 Vi har haft kontakter med ekonom/controller, lednings- och verksamhetsstöd, Vård- och omsorgsförvaltningen, redovisningschef, Ekonomi- och upphandlingsavdelningen och verksamhetsledare för planering och uppföljning, Ekonomi- och upphandlingsavdelningen. Avgränsning Granskningen har omfattat Vård- och omsorgsnämnden. Katrineholms kommun 3 av 6
3. Granskningsresultat 3.1. Intern kontroll av avgiftshantering Vårdoch omsorgsnämnden Vård- och omsorgsnämnden har fastställt en plan för intern kontroll för 2014 1. I planen finns en punkt avseende avgiftshanteringen. Punkten innebär kontroll av att felaktig debitering inte sker till brukare. Ekonom ska genom stickprov kontrollera avvikelser vid fakturering till brukare 4 ggr/år. Rapportering ska ske till förvaltningsledningen senast i december. Riskbedömningen är: Möjlig förekomst att rutiner och riktlinjer ej följs. Leder till allvarlig konsekvens. Underlaget är taxa för avgifterna som har fastställts av fullmäktige. Dessa ingår i styrdokument 4:22, senast fastsällt av kommunfullmäktige 2014-11-17 16. Vi har också tagit del av skriftliga dokumenterade rutiner för hanteringen av taxor och avgifter. De skriftliga rutinerna finns ännu inte på intranätet. Vid vårt granskningstillfälle visade det sig att den vi skulle träffa var sjuk. Vi kunde ta del av vissa av de rutiner som tillämpas vid tillfället, men inte de rutiner som tillämpas för kontroll enligt internkontrollplanen. Det program som används för avgiftshanteringen heter SOFIA, men sedan december införs stegvis Treserva. Enligt uppgift har 25 stickprov gjorts enligt internkontrollplanen. Avgifterna ska ha stämts av mot brukarnas inlämnade uppgifter och några avvikelser noterades inte. Någon dokumentation över när dessa har gjorts eller vilka prov som har gjorts finns inte. Redovisning av internkontrollplanen ska lämnas till nämnden i februari och har inte varit klar vid granskningen. Någon dokumenterad rapportering till förvaltningsledningen finns inte. Vi har då tittat på den redovisning som har lämnats för den interna kontrollen 2013 samt jämfört internkontrollplanen för punkten under 2013, 2014 och 2015. Punkten avseende avgiftshantering på internkontrollplanen har funnits med både 2013 2 och på förslaget till nämnden 2015 3. Utformningen har i stort sett varit densamma. Största skillnaden är tidpunkten för när redovisning senast ska lämnas till förvaltningsledningen. I redovisningen av internkontrollplanen för 2013 4 anges 4 datum för kontroller och 4 avvikelser finns angivna. Åtgärdsförslag finns angivet och punkten är markerad som klar. De rutinbeskrivningar vi har tagit del av för avgifter avser steget efter att avgifterna för den enskilde är fastställda. Det framgår inte att några kontroller av inkomster och bostadskostnader görs efter de uppgifter som lämnas vid första ansökan. Det finns ingen dokumentation över vilka bokförings- och avstämningskontroller som görs. Vi har tagit del av månadsrapport för medborgarfunktion jul 2014 (2014-12- 16). I denna finns utöver verksamhetsuppföljning också ekonomisk uppföljning månadsvis för medborgafunktionen i sin helhet. En ruta finns för grunduppdrag 1 Vård- och omsorgsnämnden 2014-01-30 12 2 Fastställd av Vård- och omsorgsnämnden 2014-02-28 26 3 Ska fastställas av Vård- och omsorgsnämnden i februari 2015 4 Vård- och omsorgsnämnden 2014-01-30 12 Katrineholms kommun 4 av 6
och statistik avseende beviljade timmar inom hemtjänst, hemsjukvård och personlig assistent, men några uppgifter inom detta finns inte redovisade. 3.1.1. Bedömning Det finns ingen dokumentation av den interna kontroll som har gjorts under 2014. Vi kan därmed inte bedöma den interna kontrollen som tillräcklig. Det framgår inte av de olika rutinbeskrivningarna hur fullmäktiges taxa fastställs för den enskilde, d.v.s. vem som anger vilka belopp som ska tas ut. Vi kan därmed inte bedöma om rutinerna är tillräckliga utifrån detta eller hur förvaltningen t.ex. hanterar tvåhandsprincipen och jäv. Vi saknar också rutin för inkomstförfrågan och fråga om ändrade hyreskostnader med vissa mellanrum. I dokumentationen över debiteringsrutinerna framgår inte vilka bokförings- och avstämningsrutiner som ska göras. Månadsuppföljning görs för området, men vilka kontroller som ligger till grund för denna har vi inte kunnat bedöma. 3.2. Intern kontroll av rutiner för inkasso Kommunstyrelsen hanterar kravverksamhet och inkasso för alla kommunala förvaltningar. Rutinerna för inkasso finns inte med på internkontrollplanen för Kommunstyrelsen 2013-2014 5. Riktlinjer för indrivning av fordringar, övergripande anvisningsdokument finns fastställt av Kommunfullmäktige 1995-12-18 208. Enligt dessa är det redovisningschefen som har rätt att fatta vissa beslut. Enligt Kommunstyrelsens delegationsordning, 2011-12-14 288 är det ekonomichefen med ekonom (redovisning) som har rätt att fatta beslut inom området. Enligt risk- och väsentlighetsanalysen för kundfakturering/krav bedöms sannolikheten som medel och konsekvensen som allvarlig. Det finns en skriftlig beskrivning över rutinen för hanteringen av krav och inkasso. Den är inte daterad och det framgår inte vem som har utfärdat den. Då denna delvis har betraktas som inaktuell har en ny tagits fram. Även denna saknar datum och uppgift om vem som har utfärdat den. Beskrivningarna är översiktliga och det saknas t.ex. uppgifter om kontroller, hur det går till vid beslut om avbetalning respektive nedskrivning av fordran. Externt inkassoföretag anlitas när betalning inte har skett efter påminnelse. 3.2.1. Bedömning Vi fick besked strax innan vårt granskningstillfälle att aktuell handläggare var sjuk. Vi beslöt att avvakta och ta del av rutinerna när personen kom åter, men detta har dragit ut på tiden och vi har därför haft kontakt med annan ansvarig. Vi bedömer att riktlinjerna för indrivning av fordringar som Kommunfullmäktige fastställde 1995 behöver uppdateras. Avstämning behöver ske så att de stämmer med Kommunstyrelsens delegationsordning. Vi bedömer att de rutinbeskrivningar vi har ta- 5 Kommunstyrelsen 2013-04-24 87 Katrineholms kommun 5 av 6
git del av behöver kompletteras, både formellt avseende vem som är ansvarig för dem och när de är upprättade samt innehållsmässigt. Vi kan konstatera att rutinerna reglerar hur snart krav och överlämnande till inkassoföretag ska ske. Vi noterar att rutinen inte finns med i internkontrollplanen och att rutinbeskrivningen inte innehåller några uppgifter om vilka kontroller som ska göras. Sammantaget har vi svårt att bedöma om rutinerna är effektiva, men vi ser positivt på att det ska skickas påminnelser varje vecka, samt att överlämning till inkassoföretag ska ske 14 dagar efter påminnelsen. 2015-02-16 Annika Hansson Projektledare Kerstin Svensson Uppdragsledare Katrineholms kommun 6 av 6