Grunderna i Administration Administration handlar mycket om att ge service. Administration finns överallt Skola- Hemma - Arbetsplatsen Vad menas med Administration? Enligt Nationalencyklopedin så kan man definiera administration som: Grunderna i Administration Administration (latin administra tio 'förvaltning', 'ledning'), förvaltning, skötsel eller ledning av en verksamhet. Med politisk administration avses förvaltning eller förvaltande myndighet. Ordet används ibland som en sammanfattande benämning på ett lands statsförvaltning eller statsledning. I engelskan används Business Administration för det företagsekonomiska området. Public Administration betecknar offentlig förvaltning och styrning. I Sverige har "administration" (eller administrationslära) använts för att beteckna den del av företagsekonomin som rör företagsledningsfrågor, sättet att organisera en verksamhet samt personalfrågor. I USA betecknas motsvarande områden (general) management,organizational behavior, personnel (eller human resource) management. I Sverige även termen management för att beteckna hur verksamheter leds och organiseras. Omväxlande används också begreppen organisering och ledarskap för frågor med anknytning till administration. 1 Du kommer kanske ihåg de grundläggande i Administration 1, grundstenarna i Administration 1 administration.nationalencyklopedin.se http://www.ne.se/lang/administration/108403, Nationalencyklopedin, hämtad 2013-12-16. 1
Ekonomi All ekonomi Affärsregistrering, bokföring, fakturering, fakturor samt företagets redovisning. Personal Alla personalärenden Löneutbetalingar, rekrytering, kompetens samt kompetensutveckling. Material Allt som handlar om material och inköp Inköp av material till produkter,att produkter och material levereras till andra företag i rätt tid Information & Kommunikation Information till personal,leverantörer och kunder. Man kan dela upp det i två delar: Intern kommunikation: Detta innebär att infomationen går mellan chef och personal eller mellan personalen.det kan vara mail, möten, samtal Intranät Extern kommunikation: Det innebär informationen riktar sig till kunder, leveratörer, samhället. Man kan lämna ut information genom reklam, brev/mail, mässor /event samt sociala medier 2
Den administrativa komponenten Administration betecknar inte bara kunskap om att leda en verksamhet, utan också den grupp av människor som leder företagets (eller förvaltningens) administration, dvs. dess administrativa komponent, ibland också kallat dess styrsystem. Kostnaden för dessa personer utgör företagets administrationskostnader. Administrativ effektivitet innebär att företagets administrativa resurser inte tillåts bli så stora att verksamhetens totalresultat påverkas i negativ riktning. Av två konkurrerande företag som har samma kostnader för produktion och försäljning kommer det företag att få ekonomiska svårigheter som har de högsta administrationskostnaderna. Den administrativa komponentens storlek och utveckling i företag och förvaltning har tilldragit sig betydande uppmärksamhet. En av C. Northcote Parkinsons lagar säger exempelvis att det finns en drift hos alla chefer att skaffa sig fler underställda för att därigenom själva få högre status och lön. En sådan allmän tillväxt av administrationen har dock ej kunnat beläggas. Visserligen ökar andelen personal som huvudsakligen sysslar med information, men många av dessa sysslar med annat än ren administration, t.ex. inköp, reklam eller konstruktion. Betydelsen av att hålla de administrativa kostnaderna under kontroll har lett till utvecklande av metoder för administrativ rationalisering. I viss utsträckning liknar dessa metoder dem som av rationaliseringsrörelsen används för rationalisering av produktionen, dvs. tidsstudier, metodstudier och användning av lämpliga hjälpmedel. 2 Enkelt uttryck så kan man säga att administrationen är de som har bestämmanderätt i organisationen de har också utformat regler och rutiner för att allt skall flyta på i Organisationen Administrativa komponenter 2 Administration.Nationalencyklopedin.se http://www.ne.se/lang/administration/108403, Nationalencyklopedin, hämtad 2013-12-16. 3
Uppgift Vad är administration? Sök på Administration och se vad du får för svar ( Internet) Finns det Administration i Skolan- Hemma eller du kanske har något annat förslag? Gör en analys av ämnet Vad är en intäktsbärare och vad är en pärmbärare ( Har du glömt gå tillbaka till Adm 1 boken) Olika företag Tillverkande företag- tillverkar produkten Tjänsteföretag -utbildnings företag bank- frisör, ja det finns naturligtvis fler Olika företag Handelsföretag- Krukmakeri- Livsmedel- Special- Teknik- för att nämna några 4
Vad finns det för företag på din ort? Uppgift Fältstudie av olika företag Besök olika företag, skriv upp namnen på så många tillverkande företag du kan hitta samt gör likadant med Tjänsteföretag och Handelsföretag Beskriv vad företagen gör och vad det betyder med Tjänsteföretag- Tillverkande företag samt Handelsföretag Planera en redovisning av uppgiften Hur skall du redovisa- (Powerpoint kanske) Olika företag olika ägarformer Man kan dela in företagen i olika äganden såsom Privat företag, Offentliga företag samt Kooperativa företag Ett privat företag kan ha allt från en ägare till tusentals delägare. Offentliga företag ägs vanligtvis av staten kommunen samt landsting. Ett kooperativt företag är ett företag som ägs av sina medlemmar. Ett exempel är COOP och HSB Ägarformer 5
Uppgift Sök fördjupad kunskap på Internet om vilka företag som är: Offentliga företag Privata företag Kooperativa företag Sök också fördjupad kunskap om vad de olika företagen gör, arbetar med. Kanske du kan intervjua någon på ett företag för att få fördjupad information om detta 6
Intressenter Intressenter I alla företag finns det Intressenter Man kan säga kort att det är dessa som är intresserade av ditt företag, de ställer krav men bidrar också till att företaget kan producera, sälja och leva vidare på marknaden. Intressenter kan vara Kunder Behov av företagets produkter eller tjänster Ägare Beroende av sitt företag Försörjning och avkastning Anställda Beroende av företaget för sin försörjning. Satsar tid och kunskap Leverantörer Levererar varor och tjänster. Samarbete med ledning för att kunna erbjuda rätt produkter Banker Gör det möjligt för företaget att kunna utvecklas Banken får in ränta på utlånade pengar. Konkurrenter Genom att bevaka varandra kan företagen utveckla sina produkter och tjänster till nytta för kunderna Samhället Ett företag erbjuder mycket jobb till invånarna och det innebär att man får in skatt till samhället 7
Organisation Organisation Allt arbete kräver organisation. Vem skall göra vad, vem ansvarar för de olika arbetsuppgifterna och vem ansvarar för de olika verksamheterna samt vem fattar besluten i organisationen Tittar vi i ett historiskt perspektiv har organisation av arbete alltid funnits. På en bondgård har människor haft bestämda uppgifter. Inom försvaret har det alltid varit ett tydligt ledarskap, även inom kyrkan. Under det senaste århundradet har de hierarkiska, systemen med många nivåer, varit det som gällt på företagen. Uppgift Hur ser en organisation ut hemma? Vem ansvarar för vad i familjen. Kanske någon har ansvaret för att räkningarna blir betalda, kanske någon har ansvar för att man handlar mat städar och tvättar. Berätta hur er egen organisation ser ut? Kanske så här! 8
Ansvarar för familjens ekonomi Här kanske det är båda föräldrarna Kalle och Lisa Ansvarar för att räkningar blir betalda Lisa Ansvar för Mat Kalle Ansvar för tvätt Ida Ansvarar för städning Pia och Jens 9
Platt organisation Platt organisation I en platt organisation brukar man säga att det är färre chefer i organisationen. Huruvida detta är bra eller dåligt råder det många åsikter om. Sök på Internet Platt organisation, se om du kan finna för och nackdelar Computer Sweden s artikel Sök även fler diskussioner Uppgift Sammanfatta dina resultat. Lämpligt i ett ordbehandlingsprogram 10
Olika organisationsformer Sök på Nätet efter olika organisationsformer för att fördjupa dina kunskaper. Nedan finns lite förslag på hur de kan se ut. Organisationsformer Stabsorganisation kan vara utformad så här: VD Data Ekonomi Försäljning Inköp Det är ett företag som har servicefunktioner som är direkt underställda VD:n, de bistår den övriga organisationen med specialistkompetens 11
Geografisk organisation kan vara en transportfirma som har kontor och godsterminaler över hela landet, de sköter all administration och försäljning själv VD Stockholm Norrköping Örebro Malmö Inköp Försäljning Ekonomi Inköp Försäljning Ekonomi Inköp Försäljning Ekonomi Inköp Försäljning Ekonomi Funktionsorganisation i den organisationsformen kan det vara utformat enligt denna modell Den är linjär såsom du kan se på bilden VD Försäljning Inköp Tillverkning Administration 12
Produktorganisation den är utformad utifrån olika produkter eller produkt grupper. Om vi tänker oss ett varuhus som säljer olika produkter såsom ett stort byggföretag. Där finns det olika avdelningar såsom Brädgård- Färgavdelning- VVS avdelning VD Färg Brädgård VVS Inköp Försäljning Ekonomi Inköp Försäljning Ekonomi Inköp Försäljning Ekonomi Uppgift Sök på din kommuns hemsida och försök att se hur den är organiserad. Jämför med en annan kommun, är den organiserad på liknande sätt? Vad kan du söka och få för information på kommunens hemsida, Service och tjänster? 13
Outsourcing Med Outsourcing kommer du kanske ihåg att man låter ett annat företag sköta om växel eller någon annan del av företaget. Man menar alltså att man lägger ut uppgifterna på entreprenad. Det är då bemanningsföretagets uppgift att se till att allting fungerar på avdelningen. Exempel på outsourcing kan vara vaktmästeri, reception, löner, ekonomi, support, ja det finns naturligtvis flera exempel. Bemanningsföretagen hyr också ut personal tillfälligt. När du arbetar på ett bemanningsföretag så kan du få arbeta på många olika arbetsplatser. Bemanningsföretag Uppgift Sök på olika bemanningsföretag och ta reda på vad de hyr ut för personal, vilken kompetens skall man ha, villkor såsom Lön, semester, finns det kollektivavtal Tips på bemanningsföretag: Manpower, Academic Work, Adecco, Proffice eller valfritt Sök också på Kollektivavtal och ta reda på det grundläggande om kollektivavtal, varför är det så viktigt tror du? 14
Factoring Factoring innefattar Fakturaköp- faktura försäljning samt fakturabelåning. I dag använder sig små och medelstora företag till stora internationella företag sig av factoring för att frigöra kapital från kundfordringar. Begreppet factoring är inte nytt det har funnits i över 4 000 år men det blev först under den industriella revolutionen som fokus lades på frågan om kredit, sedan slutat av 1930-talet började man använda factoring mer. Från åren 1960-1970 så ökade Factoring stadigt och användandet har ökat hela tiden. Några anledningar till varför företag säljer sina fakturor Förbättrad likviditet-minskar kreditriskerna-spara tid och kostnader för faktura administration (bevakningpåminnelse samt inkassohantering) Mer tid att koncentrera sig på sitt företags egentliga affärsverksamhet Det finns många anledningar till varför företag säljer sina fakturor, de vanligaste skälen brukar vara: förbättrad likviditet genom att inte binda upp kapital i kundfordringar minska kreditriskerna spara tid och kostnader för fakturaadministration (bevaknings-, påminnelse- och inkassohantering) mer tid att koncentrera sig på företagets huvudsakliga affärsverksamhet Factoring Uppgift Hur mycket tror du marknaden för factoring omsätter varje år i hela världen? Använd Internet Hur mycket omsätter EU länderna av den totala omsättningen? Hur mycket omsätter Sverige när man tittar på segmentet faktura köp och hur mycket tror du det ökar? 15