Periodisering av externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt 2016-04-25

Periodisering av externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt 2016-04-25

2015-04-25 2 / 9 Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 1.1. Allmänt om periodisering/värdering... 3 2. Periodisering av externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt... 4 3. Värdering vid bokslut... 4 3.1. Inför periodisering (värdering) på institutionen... 4 3.2. Ladda periodiseringsunderlaget... 5 3.3. Rapportens kolumner... 6 3.4. Upprättande av 1632/1672-bilagan... 8 3.5. Bokning av underskottsprojekt på konto 1632/1672 i Agresso... 9

2015-04-25 3 / 9 1. Inledning Vid hel-, del- och kvartalsbokslut periodiseras (värderas) alla projekt på projektnivå. Periodiseringen sker i flera steg, först periodiserar institutionerna externfinansierade projekt med underskott för den delen som täcks av kontrakt (konto 1632/1672 359/339). Därefter periodiserar ekonomiavdelningen (EA) samtliga statsanslagsprojekt och externfinansierade överskottsprojekt. Slutligen periodiserar EA resterande underskottsprojekt där finansiering saknas eller är oklar samt övriga projekt. I detta dokument används följande definitioner på olika projekt i Agresso: Statsanslagsprojekt: Projekt med verksamhetskod 1* och 2*. Externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt: Projekt med verksamhetskod 3*-6* exkl. 311. Endast bidrags- respektive uppdragsprojekt där intäkt erhålls på konto 35* för bidrag och 33* för uppdrag. Övriga externfinansierade projekt: Projekt med verksamhetskod 3*-6* men där intäkten erhålls via övriga intäkter, konto 31*, 32* och 34*. 1.1. Allmänt om periodisering/värdering För att få fram årets kapitalförändring måste projekten periodiseras (värderas). Hur projekten ska periodiseras beror på tre parametrar; verksamhetskod, finansiärskod och intäktskonto. Alla statsanslagsprojekt bokas mot årets kapitalförändring och samtliga externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt med finansiering bokas mot balanskonton, enligt huvudregeln. Övriga externfinansierade projekt bokas mot årets kapitalförändring. För externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt gäller en omvänd matchningsprincip, det vill säga att periodens intäkter ställs mot periodens kostnader. Mellanskillnaden, alltså periodens resultat, periodiseras (värderas) mot ett balanskonto. I och med periodiseringen bokas periodens över- eller underskott mot årets kapitalförändring eller balanseras mot oförbrukade respektive upplupna bidrags- eller uppdragsintäkter. Eftersom bidrag/uppdrag är öronmärkta för forskning (i vissa fall även utbildning) innebär det att så länge som medlen inte är använda betraktas de som en skuld till finansiären. Sammanfattning finansiering och periodiseringskonto Anslagsfinansierad verksamhet periodiseras mot årets kapitalförändring, konto 2090/8999. Pågående bidrags- och uppdragsprojekt med extern finansiering periodiseras mot balanskonton 1632/2732 alternativt 1672/2772. Bidrags- och uppdragsprojekt med oklar eller intern finansiering periodiseras mot årets kapitalförändring, konto 2090/8999. Externfinansierade projekt som finansieras med övriga intäkter periodiseras mot årets kapitalförändring, konto 2090/8999.

2015-04-25 4 / 9 2. Periodisering av externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt Underskott periodiseras som upplupna bidrag/uppdrag, konto 1632/1672, endast om finansiering kan styrkas med avtal. Avtalet ska vara diariefört och finnas i Avtalsreskontran i Agresso. Överskott periodiseras av EA centralt som oförbrukade bidrag/uppdrag, konto 2732/2772. Övriga projekt med oklar eller intern finansiering samt externfinansierade projekt som är finansierade via övriga intäkter värderas mot årets kapitalförändring, konto 2090/8999. Krav för värdering på konto 1632/1672 Endast bidrags- och uppdragsprojekt (verks 3*, 4*, 5*, 6* - ej 311) Krävs en extern finansiär (3*-8*) Krävs avtal/kontrakt eller liknande som styrker finansieringen (skall finnas tillgängliga i Avtalsreskontran i Agresso) Får endast ha debetsaldo (underskott) Krav för bokning på konto 2732/2772 (bokas centralt på EA) Endast bidrags- och uppdragsprojekt (verks 3*, 4*, 5*, 6* - ej 311) Krävs en extern finansiär (3*-8*) Får endast ha kreditsaldo (överskott) 3. Värdering vid bokslut 3.1. Inför periodisering (värdering) på institutionen Innan periodiseringen (värderingen) görs ska projekten följas upp av institutionerna. Det innebär bland annat att rätt kostnader och rätt intäkter är bokförda på respektive projekt, men också att öresdifferenser är bortbokade, att projekt som ska avslutas är avslutade samt att omföringar mellan projekt är gjorda. Detta ska göras av institutionerna innan periodstängning. Inför varje kvartal vänder EA föregående kvartals periodisering. Detta sker löpande under veckorna innan bokslut. Den sista vändningen från EA måste göras efter att INDI:n är bokförd, eftersom det då kan ha uppstått nya underskott på projekt. Nedan redogörs för institutionernas del i periodiseringsprocessen där rapporten Periodiseringsunderlag i Agresso används.

2015-04-25 5 / 9 3.2. Ladda periodiseringsunderlaget Börja med att köra rapporten Steg 1: Ladda periodiseringsunderlag underskott, som ni hittar under Egen Meny/Månadsavstämning/Periodiseringsunderlag (se bild nedan). Välj er institutionsbeteckning och aktuell period för periodisering. När rapporten är laddad kör ni browser-rapporten Steg 2: Titta på periodiseringsunderlag underskott. Observera att ni inte behöver trycka på plustecknet, det går bra att dubbelklicka direkt på rapporten med namn Steg 2. Rapporten tar fram samtliga underskottsprojekt med verksamhetskod 3* (ej 311) samt 4*-6*. Bilden nedan visar hur rapporten ska se ut om den är korrekt laddad.

2015-04-25 6 / 9 3.3. Rapportens kolumner I kolumnen Underskott SALDOH visas projektets saldo enligt saldotabell SALDOH, det vill säga justerat för preliminär INDI för innevarande månad. Tabellen tar alltså hänsyn till alla konton, även balanskonton. Kolumnen Saldo resultatkonton visar det underskott på projektet som är föremål för periodisering. Även den här kolumnen tar hänsyn till preliminär INDI för innevarande månad. Anledningen till att det kan finnas en differens mellan dessa kolumner är att vi bara periodiserar resultatkonton, alltså inte konton 1*-2*, exempelvis inköp av anläggningar (se exempel på sådan differens nedan). I kolumnen Att periodisera visas det belopp som skall periodiseras, förutsatt att det finns ett giltigt avtal som styrker hela beloppet. Om beloppet i kolumnen Saldo resultatkonton är mindre än eller lika med noll, alltså om resultatet är positivt, kommer beloppet i kolumnen Att periodisera att visa noll. Det finns således inget som ska periodiseras på det projektet (se exempel nedan). Om något är bokat på värderingkontona 16*2, 20*0 eller 27*2 visas det i de nästkommande tre kolumnerna, Bokat 16x2, Bokat 20x0 och Bokat 27x2. Kolumnen Bokat 16x2 bör visa 0 på samtliga projekt innan periodiseringsprocessen påbörjas, då föregående periodisering ska vara vänd av EA.

2015-04-25 7 / 9 Längst ut till höger i rapporten finns kolumnen Kontroll periodisering. Den visar en summa av kolumnen Att periodisera minus kolumnerna Bokat 16x2, Bokat 20x0 och Bokat 27x2. När ni bokat klart er periodisering på konto 1632/1672 och 359/339 använder ni denna kolumn som en kontroll. Ladda först ett nytt periodiseringsunderlag! Kolumnen ska, efter korrekt periodisering, enbart visa debetsaldon (underskott) som bokas mot kapitalförändringen. Alltså, om tabellen visar värde 0,00 innebär det att hela underskottet bokats mot ett avtal. Om debetsaldo kvarstår innebär det att endast en del av det totala underskottet på resultatkonton bokats mot ett avtal. Om mindre belopp kvarstår (endast i debet) rekommenderar vi att ni låter de bokas mot kapitalförändringen ombokningen medför en arbetsinsats vars kostnader troligtvis överstiger nyttan med sådan korrigering.

2015-04-25 8 / 9 3.4. Upprättande av 1632/1672-bilagan Innan bokningen av underskottsprojekt påbörjas ska bilagan Avstämning 1632-1672 (som skickas ut av EA inför periodisering) fyllas i. Vid upprättande av 1632/1672-bilagorna ska följande uppgifter klart och tydligt framgå: Vilket projekt som avses Finansiärskod Verksamhetskod Projektets underskott Projektets resultat Vilket Dnr som avtalet är diariefört på Eventuell samarbetande institution (om avtalet delas mellan flera institutioner) Vilken tidsperiod avtalet avser (från ÅÅMM till och med ÅÅMM) Valutakod Valutakurs (ges av EA inför värderingsarbetet) Beviljat belopp Hittills erhållet belopp Avdrag för eventuell moms (enbart för uppdrag på fliken 1672 ) Belopp kvar att erhålla i projektets originalvaluta Belopp kvar att erhålla i SEK Att boka på konto 1632/1672 Först ska delen Uppgifter från Agresso i flikarna 1632 och 1672 fyllas i. Här fyller ni i projektnummeroch namn, beloppen från rapporten och kompletterar med finansiärskod. Ta inte med de projekt som visar noll i kolumnen Att periodisera. Fyll sedan i delen Uppgifter från avtal/avtalsreskontra med uppgifter från respektive avtal/projekt. Till 1632/1672-bilagan ska avtal och budget, som styrker finansiering av underskottet, finnas diariefört och bifogat i Avtalsreskontran. Även övriga relevanta dokument (ex. förlängning av avtalstid och budgetändringar) som behövs för att tolka avtalet ska finnas bifogat. Om beloppet som ska periodiseras överstiger 500 000 kr ska en separat flik i bilagan fyllas i enligt instruktioner i Excelfilen. Om så är fallet, ser ni det i kolumnen Bilaga där ni får meddelandet Fyll i bilaga.

2015-04-25 9 / 9 3.5. Bokning av underskottsprojekt på konto 1632/1672 i Agresso Om underskottet överstiger vad som är kvar att erhålla på avtalet får endast avtalets kvarvarande belopp periodiseras. Om underskottet är mindre än det totalt kvarvarande beloppet på avtalet periodiseras hela underskottet. Beloppet som ska periodiseras visas i kolumnen Att boka på kto 1632/1672. När alla projekt som ska periodiseras är sammanställda i filen, finns möjligheten att gå till fliken Excelerator för ett snabbare bokningsförfarande. Om det finns data i kalkylbladet börja med att rensa mallen. Annars tryck på knappen Kopiera in 1632 + 1672. Då hämtas automatiskt er periodiseringsdata från flikarna 1632 och 1672. Exceleratormallen är sedan klar att bokföra. Glöm ej att kontrollera period. Följande kontopar används vid periodiseringsbokning: Bidragsprojekt (verks 3* och 4*, ej 311): Uppdragsprojekt (verks 5* och 6*): 1632 debet/359 kredit 1672 debet/339 kredit När periodiseringen är gjord laddar ni ett nytt periodiseringsunderlag enligt beskrivning i punkt 3.2. Kontrollera kolumnen Bokat 16x2 att era periodiseringar är korrekt uppbokade, samt att kolumnen Kontroll periodisering visar 0,00 eller debetsaldo. Om ett kreditsaldo visas är bokningen felaktig ni har då periodiserat ett för stort belopp!