Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna. Skurups kommun. Hantering av kontantkassa

Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna Skurups kommun Hantering av kontantkassa

Innehåll 1. Sammanfattning...2 2. Inledning...4 2.1. Bakgrund...4 2.2. Syfte och revisionsfrågor...4 2.3. Revisionskriterier...4 2.4. Ansvarig nämnd och avgränsning...4 2.5. Metod och genomförande...5 2.6. Projektorganisation och kvalitetssäkring...5 3. Rutiner för kontantkassor i Skurups kommun...6 3.1. Rutiner för hantering av kontantkassor och handkassor...6 3.2. Implementering av rutinerna...6 3.3. Riskbedömningar av kontanthanteringen...7 3.4. Intern kontroll...7 3.5. Rapportering till ekonomikontoret...7 4. Stickprov i restaurang Rutger...8 4.1. Restaurang Rutger...8 4.2. Krav på kassaregister...8 4.2.1. Kassalåda...8 4.2.2. Kassaregister (kassaapparat)...9 4.2.3. Matkuponger...10 5. Slutsatser och rekommendationer...11 6. Källor...13 6.1. Intervjuer...13 1

1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Skurup granskat hanteringen av kontantkassor. Syftet är att bedöma huruvida kontant- och kassahanteringen i kommunen har ändamålsenliga riktlinjer och rutiner samt att ge förslag på förbättringsområden. Granskningen är genomförd under april och maj 2014 och avgränsad till restaurang Rutger. Vår bedömning är att kommunstyrelsen måste stärka sin uppsikt och interna kontroll över hanteringen av kontantkassan vid restaurang Rutger. Det finns en framtagen rutin för kontanthantering som anger vad som gäller i samband med hanteringen. Vi kan konstatera att det finns betydande brister i följsamheten till rutinen. Säkerställanden måste göras att rutinen är implementerad och att den följs av berörd personal. Det finns en allmän uppfattning hos ett flertal av de intervjuade att restaurang Rutger har obetydliga intäkter och att det därför inte behövs ett certifierat kassaregister. Enligt de uppgifter som lämnats från ekonomikontoret och serviceförvaltningen har den kontanta försäljningen uppgått till 437 tkr under 2013. Rutinen för kontanthantering anger att det kan finnas godkänd kassaapparat eller låsbar kassalåda samt att kontantkassor som årligen omsätter 100 tkr eller mer ska alltid bestå av godkänd kassaapparat. Eftersom kontanthanteringen är omfattande är vår bedömning att det ska finnas en godkänd kassaapparat. Godkänd kassaapparat/certifierat kassaregister möjliggör förbättrade interna kontroller och uppföljningar. Vi kan konstatera att det inte har gjorts någon intern kontroll av kassahanteringen vid restaurang Rutger. Det har inte heller gjorts någon uppföljning från serviceförvaltningen. Vår bedömning är att det måste göras interna kontroller samt egenkontroller för att motverka möjligheten till inkomstbortfall eller oegentligheter. Vår sammanfattande bedömning är att vi ser betydande risker med nuvarande hantering av kontantkassorna vid restaurang Rutger. Kommunstyrelsen måste vidta åtgärder för att säkerställa att det finns en fungerande rutiner som följs liksom interna kontroller. Vi lämnar följande rekommendationer beträffande förbättringsområden: Rutinerna för hantering av kontantkassor i Skurups kommun behöver uppdateras och förtydligas bland annat för att klargöra kraven på egenkontroller och interna kontroller. Med fördel kan rutinerna delas upp i två spår, en rutin för godkänd kassaapparat och en rutin för kassalåda. Rutinen behöver klargöra vem som har ansvar för de olika momenten. Kassaregistret behöver uppdateras så att det möter kraven som ställs för att uppnå en godkänd nivå. Rutinen behöver implementeras i restaurang Rutger och säkringar måste göras att all personal är införstådda med vad som gäller. Övervägande bör göras om det inte ska vara ett fåtal som svarar för försäljning och kassahantering. Kvitton måste uppfylla formella krav enligt rutinen. Restaurang Rutger måste ha en rutin som klargör vilka som har tillgång till pedagogisk lunch respektive vilken skolpersonal som ska betala själva för maten. En fungerande rutin behöver tas fram för hanteringen av matkuponger. Egenkontroller och interna kontroller bör regelbundet genomföras av kassahanteringen. 2

Sammanställning av den dagliga kassan samt den redovisning som görs till ekonomikontoret ska attesteras/godkännas av ansvarig chef. 3

2. Inledning 2.1. Bakgrund I kommunen förekommer kontantförsäljning på sju olika ställen. Med kontantkassa avses i detta fall en kassa där försäljning sker från kommunens sida av vara eller tjänst och kunden gör en kontant betalning. Med kontant betalning likställs betalning med kontokort samt även kuponger, klippkort och liknande betalningsmedel. Kommunens revisorer ser kontanthanteringen som ett riskområde. Kontanthantering i kommunal verksamhet är en förtroendefråga. Bristande kontanthantering i kommunal verksamhet kan skada kommunens förtroende hos medborgarna. Mot den bakgrunden önskar revisorerna göra översiktlig granskning av de riktlinjer och rutiner som är kopplade till kontantförsäljningen samt intervjuer för att kontrollera att riktlinjer och rutiner följs. Genom granskningen vill revisorerna säkerställa att kontantkassehanteringen i kommunen sköts på ett tillfredsställande sätt. 2.2. Syfte och revisionsfrågor Granskningens syfte är att bedöma huruvida kontant- och kassahanteringen i kommunen har ändamålsenliga riktlinjer och rutiner samt att ge förslag på förbättringsområden. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Finns ändamålsenliga rutiner och riktlinjer för kontant- och kassahantering? Är riktlinjer och rutiner kända av personalen? Efterlevs riktlinjer och rutiner? Vilka risker ser kommunstyrelsen med kontanthanteringen? Hur säkerställer kommunstyrelsen att hanteringen sker ändamålsenligt och med beaktande av regler och rutiner? 2.3. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Granskningen utgår från följande revisionskriterier: Riktlinjer och rutiner framtagna av Skurups kommun Skatteförfarandelag (2011:1244) Skatteverkets föreskrifter om krav på kassaregister, SKVFS 2009:1 (ändrad juni 2014 SKVFS 2014:9) Skatteverkets föreskrifter om användning av kassaregister, SKVFS 2009:3 (ändrad juni 2014 2014: 10) 2.4. Ansvarig nämnd och avgränsning Granskningen avser kommunstyrelsen och är avgränsad till hanteringen av kontantkassor vid restaurang Rutger. 4

2.5. Metod och genomförande Granskningen grundas på dokumentstudier och intervjuer. Intervjuer har genomförts med ekonomichef, redovisningskamrer, två förvaltningsekonomer på serviceförvaltningen, verksamhetschef kosthåll och service, chef kostchef och ekonomibiträde. I samband med granskningen har ett stickprov gjorts i kontanthanteringen på restaurang Rutger. Granskningen har genomförts under april och maj 2014. 2.6. Projektorganisation och kvalitetssäkring Granskningen har utförts av Iréne Dahl, certifierad kommunal yrkesrevisor med bistånd av Karin Torstensson, auktoriserad revisor, Anna Hammarsten, revisionsmedarbetare samt Michelle Jansson, praktikant. Jakob Smith, certifierad kommunal yrkesrevisor, har svarat för kvalitetssäkringen. Utöver vår interna kvalitetssäkring har samtliga intervjuade haft möjlighet att komma med synpunkter på rapportutkastet. Det för att säkerställa att revisionsrapporten bygger på korrekta fakta och uttalanden. 5

3. Rutiner för kontantkassor i Skurups kommun 3.1. Rutiner för hantering av kontantkassor och handkassor Kommunstyrelsen fastställde 2011-03-09, 73, rutiner för hantering av kontantkassor och handkassor och det finns en uppdaterad rutin från 2013-04-18. Med kontantkassa avses att försäljning sker från kommunens sida, av vara eller tjänst, och där kunden erlägger kontant betalning. Med kontant betalning likställs betalning via bank-/kreditkort. Det framgår av rutinen att följande gäller beträffande kontantkassor: Ytterst ansvarig för kontantkassan är verksamhetschefen. Det är verksamhetschefens ansvar att personal som anförtros med uppdraget att hantera kontantkassa är lämplig och väl insatt i hur kassan ska hanteras och redovisas. Verksamhetschefen ansvarar för att rutinerna följs. Kontantkassa kan bestå av godkänd kassaapparat eller låsbar kassalåda. Används kassalåda ska kvittoblock och stämpel med kommunens namn och organisationsnummer finnas. Lådan ska hållas inlåst i kassaskåp eller motsvarande säkert utrymme då den inte används. Kontantkassor som årligen omsätter 100 tkr eller mer ska alltid bestå av godkänd kassaapparat. Kvitto måste inte lämnas med automatik. Om kunden kräver kvitto måste emellertid sådant lämnas. På kvittot ska det framgå att det är Skurups kommun som är säljare, kommunens organisationsnummer samt moms. Redovisning av kassans behållning ska ske via insättning på konto i Skurups sparbank, alternativt via Sparbankens servicebox för de som har avtal om detta. Samtidigt ska kassarapport skickas till kommunkassan, ekonomienheten. Till kassarapporten ska fogas kopia på insättningskvitto, tömningskvitto från eventuell kassaapparat samt kvitton från kvittoblock. Speciell kassarapport som finns på intranätet ska alltid användas. Redovisning ska ske så fort kassans behållning överstiger 5 tkr eller minst en gång årligen. 3.2. Implementering av rutinerna I samband med att kommunstyrelsen fastställde rutiner för hantering av kontant- och handkassor togs beslut för egen del att rutinerna skulle implementeras i verksamheterna 1. Vid intervjuerna kan det konstateras att rutinerna inte förefaller vara helt kända hos personalen inom granskad kostenhet. De är kända till vissa delar som exempelvis att kvitto med automatik inte behöver lämnas och att kassans behållning ska sättas in på konto eller läggas i bankens servicebox. Intervjuade på restaurang Rutger anger att de inte har kännedom om 1 KS 2011-03-09, 73, kommunstyrelsens beslut för egen del, p. 3 6

de fastställda rutinerna. Det saknas således uppföljning eller säkring av att personalen är införstådda med rutinerna. Däremot är rutinerna kända bland ekonomerna. 3.3. Riskbedömningar av kontanthanteringen Det har inte gjorts någon riskbedömning inom förvaltningen som kopplats till kontanthanteringen på restaurang Rutger. Den förklaring som ges är att kontanthanteringen har varit av mindre omfattning. 3.4. Intern kontroll Serviceförvaltningen har inte genomfört interna kontroller eller stickprov av kontanthanteringen inom kosthållsenheten Rutger. Det görs ingen fortlöpande uppföljning inom kostenheten avseende kontanthanteringen. Enligt intervju med förvaltningsekonomen kommer en intern kontroll av kontanthanteringen att göras under 2014 avseende kontanthanteringen hos Information Skurup och Biorama. Det saknas även intern kontroll/uppföljning av hur mycket mat som levereras från köket till försäljning genom restaurangen. Ingen avstämning görs av levererad mat kopplat till intäkter och försäljning. 3.5. Rapportering till ekonomikontoret Regelbundet redovisas kassabehållningen från Rutger till ekonomikontoret tillsammans med dagliga tömningskvitton och en sammanställning för perioden. Kvittoremsorna stäms inte av på ekonomikontoret. Såväl från utfall av stickprov samt vad som angetts i intervjuerna framgår att det görs manuella justeringar, exempelvis om det är fel datum eller annat som behöver rättas till. Den som gjort ändringen gör ingen signering på listan och det lämnas ingen förklaring av orsaken. Enligt intervjuerna görs ingen uppföljning inom verksamheten/förvaltningen av de manuella ändringarna. Sammanställningen som redovisas är endast underskriven av den person som sammanställt kassabehållningen. Det saknas signering av ansvarig chef vilket skulle vara ett kontrollmoment. Redovisningskamreren gör ingen närmare kontroll av kassaremsorna eller stämmer av dem. Uppfattningen är att sådana kontroller ska göras inom berörd förvaltning och vara klara när de når ekonomikontoret. Ekonomikontoret stämmer av att belopp enligt sammanställningen är i överensstämmelse med insatt belopp. 7

4. Stickprov i restaurang Rutger 4.1. Restaurang Rutger Restaurang Rutger lagar förutom mat till lunchgäster (kommunanställda och pensionärer) mat till Flintebro och Lillgårdens särskilda boenden, hemmaboende pensionärer i Skurup och Skivarp med omnejd (matdistribution), grundskoleelever (Rutgerskolan och Mackleanskolan) samt förskolebarn (Vångens förskola). Restaurangen är öppen för lunchgäster måndagar kl. 11.30 13.00, lördagar och söndagar kl. 12.00 13.00 och helgdagar 11.30 13.00. För pensionärer kostar lunchen 55: - och för kommunanställda 60: -. Önskas dessert kostar det ytterligare 6: -. Restaurangen säljer mat som kan avhämtas och det är samma priser som gäller. Restaurangen tillämpar endast kontant betalning eller betalning med matkupong. Det sker ingen betalning med kort. Det lämnas ingen rabatt för lunchkuponger. Det är enligt de intervjuade mellan 15 25 betalande matgäster dagligen. Enligt uppgifter som tagits fram av ekonomikontoret och serviceförvaltningen hade restaurang Rutger en momspliktig försäljning under 2013 på 596 tkr, varav 439 tkr avser försäljning till pensionärer och kommunanställda. Resterande avser försäljning till föreningar m fl. Restaurangen har hanterat 437 tkr i form av kontanta medel. Uppgift lämnas också att restaurangens kommuninterna försäljning till förskole- och skolverksamheten samt äldreomsorgen sammantaget uppgick till 10,2 mkr 2013. 4.2. Krav på kassaregister Enligt Skatteförfarandelagen 2 har kommuner inte skyldighet att använda kassaregister eftersom de är befriade från skattskyldighet. Det framgår av nämnda lagrum att skyldighet att använda kassaregister inte gäller den som bara i obetydlig omfattning 3 säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort. Kommunstyrelsen har i beslut för egen del gjort en strängare tolkning vilket vi uppfattar som ett led i kommunens ambition att säkerställa att samtliga intäkter redovisas. Det framgår med tydlighet av rutinerna för kontantkassor i Skurups kommun att kontantkassa kan bestå av godkänd kassaapparat eller låsbar kassalåda. Rutinerna föreskriver också att kontantkassor som årligen omsätter 100 tkr eller mer ska alltid bestå av godkänd kassaapparat. 4.2.1. Kassalåda Restaurang Rutger har en kassalåda som används vid försäljning av frukost till eleverna samt frukt och grönsaksbitar. Frukosten kostar 8: - och eleverna kan köpa 10 kuponger för 80: -. Kontanter läggs i kassalådan och uppskattningen enligt de intervjuade är att ca 10-20 elever äter frukost dagligen. Frukt och grönsaksbitar kostar 4: -. 2 39 kap, 5, p. 2 3 Definieras i lagen som försäljning uppgående till högst fyra basbelopp. 8

Inga kvitton lämnas i samband med frukosten och det finns inget kvittoblock och stämpel - vilket kommunens rutiner för kontantkassor förskriver. Det uppges i samband med intervjuerna att inga kvitton efterfrågas. Kassalådan är låsbar och förvaras i låsbart skåp. Varje dag räknas kassalådan samman och beloppet förs in i en lista. En gång i veckan sätts pengarna in på kommunens bankkonto. Det är olika personer inom kostenheten på Rutger som hanterar kontantkassan. 4.2.2. Kassaregister (kassaapparat) I restaurang Rutger finns en kassaapparat som är ca 10 år. Det har inte varit någon som kontrollerat kassaapparaten från kommunens sida. Vid problem kan de ringa ett telefonnummer för service. Kassaapparaten är inte certifierad/godkänd. Varje dag skrivs det ut ett sammanfattande kvitto från maskinen (kassaavslut). Det sammanfattande kvittot bifogas med redovisningen av pengarna och räknas ihop i en sammanställning som skickas till ekonomikontoret. I samband med stickprovet har följande iakttagelser gjorts beträffande kassaregistret: Inget godkänt kassaregister trots krav i kommunens rutiner. Det finns ingen beskrivning av hur kassaregistret fungerar, dvs. en systemdokumentation. Det är många som hanterar kassaregistret (12 15 personer) och det görs ingen individuell inloggning i kassaapparaten. Därmed är det oklart vem i personalen som handhar kassaapparaten. Kvitto lämnas endast på uppmaning från kunden. Det framgår av rutinerna för kontantkassor i Skurups kommun att kvitto inte behöver lämnas med automatik. Om kunden önskar kvitto måste ett sådant lämnas. När kvitto skrivs ut åtföljs det av en gul kopia. Kopian sparas inte och skälet uppges vara att ingen frågat efter dem. Efterfrågas inte kvitto kommer inte kopian ut från registret. Kvittot saknar formella uppgifter. Enligt kommunens rutiner för kontantkassor ska det framgå av kvittot att Skurups kommun är säljare samt kommunens organisationsnummer vilket saknas. Moms redovisas på kvittot men det framgår inte med tydlighet att det handlar om moms. Det finns vissa uppgifter på kvittot som inte kan tolkas. Antalet lådöppningar i kassaapparaten framgår inte av det dagliga kassaavslutet. Kassalådan kan öppnas utan markering att det är försäljning. Det finns ingen rutinbeskrivning för hur kassaregistret ska hanteras av restaurangens personal. Oklarhet finns också beträffande vem som har det övergripande ansvaret för kassaregistret. Olika tekniska felinställningar i kassaapparaten har inte åtgärdats. Det gäller exempelvis datum. De servicemöjligheter som finns nyttjas inte. 9

Det finns ingen rutin för vem som får ändra i kassaregistret och hur ändringar ska förklaras och signeras. Kassan räknas och sammanställs av en person och utan signering av närmaste chef. Det kommer även in pengar från de andra kökens kassalådor (alla säljer frukost) som hanteras på motsvarande sätt. Specifikationen av kontantredovisningen - som lämnas till ekonomikontoret - är inte attesterat av ansvarig chef. Insättningskvittot skickas också till ekonomikontoret. Kassaapparaten har en fysisk placering som gör att kunden har svårt att se vilket belopp som slås in i kassaapparaten. Kontanter förvaras i ett kassaskåp, många vet var nyckeln finns. 4.2.3. Matkuponger Det saknas en nerskriven rutin för hur matkupongerna ska hanteras från beställning hos tryckeriet till hur kupongerna ska redovisas som betalningsmedel. Matkuponger säljs främst till pensionärer som äter i restaurangen. Kunder kan betala med matkuponger istället för kontanter vilket vissa äldre tycker är bekvämt. Kostchefen beställer matkuponger hos ett tryckeri och det finns inga uttalade krav att de ska ha serienummer, vara numrerade eller identifierbara på annat sätt. Kupongerna säljs i buntar som innehåller 10 kuponger och priset är enligt prislistan och inga mängdrabatter. Kupongerna ses inte som någon värdehandling av verksamhetsansvariga eller förvaltningsekonom. Det är kostchefen som har hand om kupongerna och de finns i en skrivbordslåda. Dagligen finns 3-4 buntar tillgängliga för försäljning i restaurangen. De intervjuade uppger att 550: - slås in i kassaapparaten vid försäljningen och när pensionären äter tar restaurangen emot en kupong men då görs ingen registrering i kassaregistret. Mottagna matkuponger sparas inte. Det görs ingen uppföljning av matkupongerna eller avstämning i övrigt. Det finns även möjlighet för lärarpersonal och kommunanställda att äta lunch men då gäller kontant betalning eller rapportering av personnummer till lönkontoret för löneavdrag. Vissa lärare har s.k. pedagogiska måltider och äter tillsammans med eleverna. Det finns enligt de som intervjuats en pedagogisk måltid per 20 elever. Emellertid uppger de intervjuade att det är svårt att veta vilka som ska äta pedagogiska måltider och vilka lärare som ska betala själva. Det finns inget kontrollsystem men det händer att stickprov tas. Inga matkuponger har tagits fram för de pedagogiska måltiderna eller för skolpersonal som betalar själva. 10

5. Slutsatser och rekommendationer Vår bedömning är att kommunstyrelsen måste stärka sin uppsikt och interna kontroll över hanteringen av kontantkassan vid restaurang Rutger. Det finns en framtagen rutin för kontanthantering som anger vad som gäller i samband med hanteringen. Vi kan konstatera att det finns betydande brister i följsamheten till rutinen. Säkerställanden måste göras att rutinen är implementerad och att den följs av berörd personal. Det finns en allmän uppfattning hos ett flertal av de intervjuade att restaurang Rutger har obetydliga intäkter och att det därför inte behövs ett certifierat kassaregister. Enligt de uppgifter som lämnats från ekonomikontoret och serviceförvaltningen har den kontanta försäljningen uppgått till 437 tkr under 2013. Rutinen för kontanthantering anger att det kan finnas godkänd kassaapparat eller låsbar kassalåda samt att kontantkassor som årligen omsätter 100 tkr eller mer ska alltid bestå av godkänd kassaapparat. Eftersom kontanthanteringen är omfattande är vår bedömning att det ska finnas en godkänd kassaapparat. Godkänd kassaapparat/certifierat kassaregister möjliggör förbättrade interna kontroller och uppföljningar. Vi kan konstatera att det inte har gjorts någon intern kontroll av kassahanteringen vid restaurang Rutger. Det har inte heller gjorts någon uppföljning från serviceförvaltningen. Vår bedömning är att det måste göras interna kontroller samt egenkontroller för att motverka möjligheten till inkomstbortfall eller oegentligheter. Vår sammanfattande bedömning är att vi ser betydande risker med nuvarande hantering av kontantkassorna vid restaurang Rutger. Kommunstyrelsen måste vidta åtgärder för att säkerställa att det finns en fungerande rutiner som följs liksom interna kontroller. Våra slutsatser beträffande revisionsfrågorna: Finns ändamålsenliga riktlinjer? Det finns rutiner för kontantkassor i Skurups kommun. Kommunstyrelsen tog beslut om riktlinjerna 2011 och sedan har mindre justering/revidering gjorts av ekonomikontoret 2013. Trots befintliga riktlinjer ser vi vikten av att rutinerna får en ny genomlysning och uppdatering. Det för att rutinerna ska bli tydligare samt innehålla krav på kontrollmoment och attest. Vi ser också behovet av separata rutiner för godkänd kassaapparat, kassalåda och matkuponger. Är riktlinjer och rutiner kända av personalen och följs de? Vår bedömning är att rutinerna inte är implementerade hos verksamhetsansvarig personal eller de som svarar för skötseln av kontantkassan på restaurang Rutger. Det framgår av intervjuerna att personalen inte har full insikt om innehållet i rutinerna. Vår bedömning är att kommunstyrelsen måste säkerställa att rutinerna är implementerade inom serviceförvaltningen inklusive kostenheten. Vi har genom stickproven konstaterat att det finns brister i följsamheten till rutinerna. Vilka risker ser kommunstyrelsen med kontanthanteringen? Kommunstyrelsen har inte gjort någon riskbedömning när det gäller kontanthantering. Det kan bero på att det funnits en allmän uppfattning att kontanthanteringen vid restaurangen har 11

varit av ringa betydelse. Emellertid kan vi konstatera att restaurang Rutger hanterar stora belopp vilket bör föranleda en riskhantering. Vi ser att kommunstyrelsen måste skärpa den interna kontrollen av kontantkassorna eftersom det finns risker med nuvarande hantering. Hur säkerställer kommunstyrelsen att hanteringen sker ändamålsenligt och att regler och rutiner beaktas? Vår bedömning är att kommunstyrelsen inte har gjort något säkerställande att hanteringen sker ändamålsenligt och utifrån regler/rutiner. Enligt intervjuer som gjorts kommer serviceförvaltningen/ekonomikontoret att göra en intern kontroll av kontanthanteringen inom Skurups kommun. Den interna kontrollen kommer att genomföras under 2014. Vi bedömer att det är angeläget att en sådan kontroll genomförs. Vi lämnar följande rekommendationer beträffande förbättringsområden: Rutinerna för hantering av kontantkassor i Skurups kommun behöver uppdateras och förtydligas bland annat för att klargöra kraven på egenkontroller och interna kontroller. Med fördel kan rutinerna delas upp i två spår, en rutin för godkänd kassaapparat och en rutin för kassalåda. Rutinen behöver klargöra vem som har ansvar för de olika momenten. Kassaregistret behöver uppdateras så att det möter kraven som ställs för att uppnå en godkänd nivå. Rutinen behöver implementeras i restaurang Rutger och säkringar måste göras att all personal är införstådda med vad som gäller. Övervägande bör göras om det inte ska vara ett fåtal som svarar för försäljning och kassahantering. Kvitton måste uppfylla formella krav enligt rutinen. Restaurang Rutger måste ha en rutin som klargör vilka som har tillgång till pedagogisk lunch respektive vilken skolpersonal som ska betala själva för maten. En fungerande rutin behöver tas fram för hanteringen av matkuponger. Egenkontroller och interna kontroller bör regelbundet genomföras av kassahanteringen. Sammanställning av den dagliga kassan samt den redovisning som görs till ekonomikontoret ska attesteras/godkännas av ansvarig chef. Skurup den 27 augusti 2014 Iréne Dahl Certifierad kommunal revisor EY 12

6. Källor 6.1. Intervjuer Jan Ingvarsson, ekonom, serviceförvaltningen samt nyanställd förvaltningsekonom Anki J:son Svensson, verksamhetschef kosthåll och service Lina Jönsson, kostchef Susan Lindroth, redovisningskamrer Birgitta Persson, ekonomichef Maria Eriksson, ekonomibiträde 13