SOLNA STAD Stadsledningsförvaltningen 2015-11-27 SID 1 (1) KS/2015:506 TJÄNSTESKRIVELSE Reviderad budget och verksamhetsplan för kommunstyrelsen för 2016 med inriktning för 2017-2018 Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade i juni 2015 om förutsättningarna för budget 2016 med inriktning för 2017 och 2018. Nämnderna ska, med utgångspunkt från stadens övergripande mål och nämndmålen, precisera och fastställa en verksamhetsplan och budget utifrån föreslagna ekonomiska ramar. I detta arbete ska även hänsyn tas till viktiga förändringar i omvärlden såsom ändringar i lagstiftningen och förändringar i befolkningsstrukturen. Styrelse och nämnder ska också till sin budget och verksamhetsplan besluta om åtagande med efterföljande kvalitetsdeklarationer. Den 19 oktober 2015 beslutade kommunstyrelsen om verksamhetsplan och budget för 2016 med inriktning för 2017 och 2018. Den 30 november 2015 beslutade kommunfullmäktige om verksamhetsplan och budget 2016 för Solna stad och fastställde därmed ramarna för kommande år. I budgeten tillkom politiska prioriteringar och uppdrag, och det nya styrsystemet kompletterades med ett system för uppföljning. Dessa har lagts till i den reviderade versionen av kommunstyrelsens verksamhetsplan och budget. En kvalitetsdeklaration angående vigsel har bilagts ärendet. Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen fastställer stadsledningsförvaltningens förslag till reviderad verksamhetsplan och budget för kommunstyrelsen för 2016, med inriktning för 2017 2018, inklusive mål, nyckeltal, ekonomiska ramar, uppdrag, internkontrollplan och konkurrensplan. 2. Kommunstyrelsen beslutar anta förändrad kvalitetsdeklaration gällande borgerlig vigsel i Solna stadshus, enligt bilaga 4. Kristina Tidestav Stadsdirektör Carolina Pettersson Avdelningschef
Kommunstyrelsens verksamhetsplan och budget för 2016 med inriktning för 2017-2018 - reviderad efter budgetbeslut i kommunfullmäktige
Kommunstyrelsens verksamhetsplan och budget 2016 med inriktning för 2017 2018 1. Bakgrund... 3 2. Politisk viljeriktning, stadsövergripande mål och nämndmål... 4 3. Verksamhet och organisation... 5 4. Personal... 11 5. Budget... 11 6. Taxor och avgifter... 12 7. Upphandling och konkurrensutsättning... 12 8. Intern kontroll... 13 Bilaga 1: Konkurrensplan... 14 Bilaga 2: Internkontrollplan... 15 Bilaga 3: Uppföljning av målen... 16 Bilaga 4: Kvalitetsdeklaration vigsel..18 2
1. Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade i juni 2015 om förutsättningarna för budget 2016 med inriktning för 2017 och 2018. Inom ramen för arbetet med planeringsunderlaget inför verksamhetsplan och budget för 2016 har gruppledarna för de politiska partierna i kommunstyrelsen med stöd av stadsdirektören gjort en översyn av Solna stads styrsystem. Arbetet har resulterat i ett nytt styrsystem, där kommunfullmäktige fastställer dels en vision och fyra övergripande mål för staden i sin helhet och dels ett antal nämndmål för respektive nämnd. Syftet är att öka den politiska styrningen i staden och att förtydliga styrkedjan från kommunfullmäktige till medarbetare. Utifrån det nya styrsystemet har gruppledarna formulerat vision, övergripande mål och nämndmål. Solna stads nya styrsystem innebär att kommunfullmäktige fastställer dels en vision och fyra övergripande mål för staden i sin helhet och dels ett antal nämndmål för respektive nämnd. Visionen och de övergripande målen ger uttryck för en politisk viljeinriktning för stadens framtida utveckling och nämndmålen pekar ut kommunfullmäktiges övergripande prioriteringar och strategiska ställningstaganden för respektive nämnd. Visionen föreslås gälla på lång sikt, de övergripande målen på fyra år och nämndmålen kan komma att omprövas varje år utifrån respektive nämnds utmaningar. Nämnderna ska, med utgångspunkt från stadens övergripande mål och nämndmålen, precisera och fastställa en verksamhetsplan och budget utifrån föreslagna ekonomiska ramar. I detta arbete ska även hänsyn tas till viktiga förändringar i omvärlden såsom ändringar i lagstiftningen och förändringar i befolkningsstrukturen. Styrelse och nämnder ska också till sin budget och verksamhetsplan besluta om åtagande med efterföljande kvalitetsdeklarationer, internkontrollplan och konkurrensplan för verksamheten. Utifrån styrelsens och nämndernas mål och ekonomiska ramar ska förvaltningsledningen utarbeta verksamhetsplan och budget i dialog med sina avdelningars och enheter. Avdelningarnas och enheternas mål ska i sin tur brytas ned till individuella mål för varje medarbetare. De individuella målen tydliggör medarbetarens ansvar och befogenhet i det gemensamma arbetet med att uppnå enhetens, nämndens och stadens mål. För kommunstyrelsens del har arbetet med verksamhetsplan och budget drivits av stadsledningsförvaltningens olika avdelningar. I verksamhetsplanen och budgeten redovisas de övergripande målen, nämndmålen, de prioriterade frågorna för styrelsen och förvaltningen, samt en övergripande redovisning av hur budgetramen fördelas mellan olika verksamheter. Utifrån kommunstyrelsens beslut kommer avdelningarna på förvaltningen att fördjupa verksamhetsplanen bland annat genom att bryta ner målen till aktiviteter och serviceåtaganden. 3
2. Politisk viljeriktning, stadsövergripande mål och nämndmål Kommunstyrelsen och stadsledningsförvaltningens verksamhet styrs till stor del av den politiska viljeriktningen, de övergripande målen och kommunstyrelsens nämndmål. 2.1 Solna stads övergripande mål Solna stads verksamheter ska hålla god kvalitet och hushålla med stadens resurser Alla verksamheter som Solna stad finansierar, oavsett utförare, ska hålla god kvalitet och hushålla med stadens resurser. Staden ska säkerställa att de insatta resurserna ger avsedda resultat i verksamheterna. Verksamheter inom välfärdens kärna ska prioriteras. Kvalitetsnivåer ska sättas och följas upp och utvärderas. Det ska vara ordning och reda i stadens ekonomi och verksamheterna ska hålla budget. Staden tar ansvar för framtidens välfärd genom att balansera kostnader för dagens verksamheter och behovet av att göra avsättningar för kommande investeringar. Solna stad ska vara en stad som kännetecknas av mångfald, kreativitet och upplevelser Solna ska vara en mångsidig och upplevelserik stad, som ökar regionens attraktionskraft. Här ska storstadens puls samspela med det lugn som närheten till natur och vatten ger. Staden ska ha en internationell prägel och vara en mötesplats för människor med olika bakgrund, en importhamn för nya idéer och ett centrum för upplevelser. Här ska alla ges möjlighet att förverkliga sina livsdrömmar och allas potential tas tillvara i stadens och regionens utveckling. Solna ska vara en attraktiv och trygg stad att leva och verka i Solna ska erbjuda en attraktiv och trygg miljö att leva och verka i. Här ska finnas tillgång till bra boenden, stimulerande arbeten och utbildningsmöjligheter, god service, trivsamma grönområden och goda kommunikationer. Stadsmiljön ska vara trygg och tillgänglig för alla utan fysiska och sociala barriärer. Solnaborna ska kunna forma sina liv efter sina förutsättningar och trygga sin försörjning genom eget arbete. Den service som Solna stad finansierar ska finnas som ett naturligt stöd för de solnabor som behöver den under livets olika skeden. Solna ska växa ihop och utvecklas på ett ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbart sätt Solna ska möta efterfrågan på att leva, bo och verka i staden med ett stort utbud av bostäder, arbetsplatser och service. Staden ska växa hållbart i en takt som staden och solnaborna mäktar med utifrån ett ekonomiskt, socialt och miljömässigt perspektiv. De möjligheter som tillväxten skapar ska tillvaratas samtidigt som stadens framtida ekonomi tryggas, viktiga naturvärden säkras och jämlika livsvillkor skapas. Barriärer ska byggas bort och stadsdelarnas egna identiteter tas till vara och länkas ihop för att skapa en sammanhållen och levande stad. 4
2.2 Kommunstyrelsens uppdrag I stadens verksamhetsplan och budget för 2016 har kommunstyrelsen fått följande uppdrag som kopplats till de övergripande målen och nämndmålen: Kommunstyrelsen får i uppdrag att göra en översyn av inriktning och organisation av fritidsverksamheten i Solna med fokus på att öka lärandet. Kommunstyrelsen får i uppdrag att, genom trygghetsrådet, göra en trygghetsinventering i Solna. Kommunstyrelsen får i uppdrag, genom trygghetsrådet, att i samarbete med socialnämnden, barn- och utbildningsnämnden och kultur- och fritidsnämnden ta fram en strategi för att motverka radikalisering. Kommunstyrelsen får i uppdrag att identifiera ett lämpligt läge för etablering av ett utomhusbad inklusive tester av vattenkvaliteten i samarbete med berörda styrelser och nämnder. Kommunstyrelsen får i uppdrag att i samarbete med byggnadsnämnden göra en utredning, inklusive luft- och bullermätningar, av en överdäckning av Bergshamravägen i enlighet med intentionerna i FÖP Nationalstadsparken, Solnadelen, från 2008. Kommunstyrelsen får också i uppdrag att i samarbete med byggnadsnämnden identifiera lämpliga lägen och intressent för uppförande av trygghetsboende (70+) i Bergshamra. Barn- och utbildningsnämnden får i uppdrag att i samarbete med kommunstyrelsen och kultur- och fritidsnämnden etablera förskola och skola för de yngre barnen i Fridhemsskolan parallellt med omlokaliseringen av Solna Kulturskola. 3. Verksamhet och organisation Politisk verksamhet I kommunstyrelsens budgetram innefattas ett antal politiska verksamheter. Det är budgeten för: Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen, med ett antal beredningar/kommittéer/råd såsom arvodeskommitté, rådet för funktionshinderfrågor, likabehandlingskommitté, internationell kommitté, trygghetsråd Partistöd Resurser för kommunalråd och oppositionsråd Gruppledarstöd kommunstyrelsen Utöver dessa politiska verksamheter omfattar kommunstyrelsens budgetram medel för valnämndens och överförmyndarnämndens verksamheter i de delar som inte avser personalkostnader. 5
Kostnader för kommunalråd, oppositionsråd och personal som stöder de politiska verksamheterna finns i sin helhet inom ramen för kommunstyrelsens och stadsledningsförvaltningens budget. Partistöd utges med grundstöd och mandatstöd till samtliga nio partier i kommunfullmäktige. Kommittéerna, råden, kvalitetsarbete och de tvärsektoriella frågorna I staden finns två kommittéer och tre råd. Det är likabehandlingskommittén, internationella kommittén, rådet för funktionshindersfrågor, pensionärsrådet och trygghetsrådet. Kommittéerna och råden är berednings- och/eller samrådsorgan till kommunstyrelsen. Uppdraget till respektive organ är fastlagda i direktiv som beslutats av kommunstyrelsen. Stadsledningsförvaltningen har stadsövergripande ansvar för de tvärsektoriella frågorna, samt ansvar för att stötta förvaltningarna i kvalitetsutvecklingsarbetet. Pensionärsrådet biträds av omvårdnadsförvaltningen och finansieras av omvårdnadsnämnden. Kommittéerna och övriga råd biträds av stadsledningsförvaltningen och finansieras av kommunstyrelsen. Den verksamhetsövergripande miljöfrågan är ett förhållningssätt till att utveckla och främja ett miljövänligt agerande i Solna. Arbetet ska bidra till att uppfylla stadens mål och ha sitt främsta fokus inom tre områden; hållbar stadsutveckling, effektiv resursanvändning och god livsmiljö. Stadsledningsförvaltningen Stadsledningsförvaltningens uppgift är att biträda kommunstyrelsen med ledning och styrning av övergripande och strategiska frågor. Förvaltningen ansvarar dessutom för samordning av och stöd till stadens övriga förvaltningar. Fr.o.m. 1 december 2015 är stadsledningsförvaltningen organiserad i en stab och fyra avdelningar: Avdelningen för ekonomi- och verksamhetsstyrning HR-avdelningen Avdelningen för service och utvecklingsstöd Avdelningen för kommunikation och kansli Den 1 december 2015 delades avdelningen för service och utvecklingsstöd i två avdelningar. Den ena avdelningen Service och utvecklingsstöd ansvarar för digitalisering och it, upphandling och inköp samt redovisning och lön. Den andra avdelningen Kommunikation och kansli - ansvarar för kommunikation, kontaktcenter och kanslifunktioner, vilket innefattar nämndsekretariat, överförmyndarkansli, stadsarkiv, registratur och internservice. 6
Stadsdirektören och staben (inkl exploatering, projekt och näringsliv) Stadsledningsförvaltningen leds av stadsdirektören, som ansvarar för hela förvaltningens verksamhet och för stadens förvaltningschefer samt därmed indirekt för stadens organisation. Uppgifterna består i att styra och samordna hela den kommunala verksamheten och biträda kommunstyrelsen i arbetet med styrning och ledning av koncernen. Det innefattar också ett övergripande ansvar för fullgörandet av kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Stadsdirektören ska ha fokus på övergripande strategiska frågor för staden och har stöd av en stab och fyra avdelningar på stadsledningsförvaltningen, som ansvarar för frågor inom ramen för respektive ansvarsområde. Under det kommande året ligger fokus på att förstärka förvaltningens roll i att biträda kommunstyrelsen i styrningen, ledningen och samordningen av staden. Inriktningen är att stärka det strategiska och samordande arbetet inom förvaltningen, utveckla det stadsövergripande perspektivet, fördjupa samordningen av den verksamhetsmässiga och ekonomiska styrningen samt att driva utvecklingen mot ett tydligare medborgar/brukar/kundfokus. I staben ligger ansvaret för övergripande frågor om infrastruktur, exploatering, stora projekt och investeringar, samordning av planeringsfrågor, juridik, säkerhet och trygghet samt näringslivs- och besöksnäring. Kvalitetsdeklaration för vigsel, se bilaga 4. Prioriterade aktiviteter Utöver den löpande verksamheten kommer staben under 2016 att fortsätta det långsiktiga planeringsarbetet, som är kopplat till stadens utveckling. Följande områden kommer att prioriteras: Driva stadens prioriterade infrastrukturfrågor (tunnelbana, Huvudstaled i tunnel och Mälarbanan). Samordna planeringen av utbyggnaden av den kommunala servicen i takt med att staden växer. Utveckla stadens trygghets- och säkerhetsarbete. Samordna och följa upp genomförandet av miljöpolicyn med tillhörande strategi. Samordna genomförandet av Bergshamrastrategin och Hagalundsstrategin. Exploatering Exploateringsenheten ansvarar för utvecklingen och förvaltningen av stadens mark och hanterar inom ramen för detta marköverlåtelser, tomträttsupplåtelser och arrenden. I enhetens uppgifter ingår att aktivt följa projekten från första idé, genom planprocessen och vidare under genomförandefasen. Enheten förhandlar fram de avtal med exploatören och andra aktörer som behövs för exploateringens genomförande och för utredningar under planprocessen. Enheten har en ledande roll i projektarbetet fram till beslut om planuppdrag i kommunstyrelsen, och ansvarar under planprocessen bland annat för samordning av projektkalkyl och tidplan samt för att säkerställa detaljplanernas genomförbarhet. 7
Vid planering och exploatering av såväl stadens egen som privatägd mark bevakar enheten att stadens intressen tas tillvara och att exploatören bidrar ekonomiskt till utbyggnaden av nödvändiga kommunala anläggningar. Enheten bevakar också att det inom ramen för markutvecklingsprojekten bereds plats för nödvändiga kommunala verksamheter (förskolor, LSS-bostäder mm). Prioriterade aktiviteter Utöver den löpande verksamheten kommer exploateringsenheten det kommande året att fortsätta det pågående arbetet med utveckling och implementering av de processer och stödjande verktyg som behövs för verksamheten. Följande områden kommer att prioriteras: Fortsatt utveckling och implementering av det arbetssätt för stadsbyggnadsprojekten, som enheten har utvecklat tillsammans med miljö- och byggnadsförvaltningen och tekniska förvaltningen. Fortsatt utveckling och implementering av verktyg för kalkylering och tidplanering både på projektnivå och på en stadsövergripande nivå. Fortsatt utveckling och implementering av processbeskrivningar, rutiner och mallar för den löpande tomträtts- och arrendeförvaltningen. Näringslivsarbete Näringslivsenheten ansvarar för stadens strategiska näringslivsarbete med syfte att utveckla Solna som företags- och besöksplats. Arbetet sker i samarbete med övriga förvaltningar i staden och genom samverkan i stadens kommuninterna näringslivsråd, som består av de berörda förvaltningscheferna. Näringslivsenheten fungerar som stadens övergripande företagslots samt ansvarar för samordning av stadens näringslivsservice. Näringslivsenheten är sammankallande till stadens näringslivsnätverk, vilket utgör stadens operativa samverkansorgan för näringslivsarbete. Det operativa ansvaret för tillståndsgivning, handläggning samt genomförande är fördelat på de olika förvaltningarna. Arbetet drivs på uppdrag av stadsdirektören av näringslivschefen, tillika chefen för kompetensförvaltningen. Prioriterade aktiviteter Utöver den löpande verksamheten kommer näringslivsenheten under 2016 att fokusera på följande prioriterade aktiviteter: Stärka dialogen med näringslivet i prioriterade företagsområden/stadsdelar. Utveckla samarbeten som på olika sätt främjar tillväxt och företagande i Solna. Säkra stadens näringslivsservice vid prioriterade nyetableringar. Tillsammans med näringslivsråd och näringslivsnätverk utveckla koncept, processer och system som stärker stadens förmåga att leverera god service till företag. Genomföra Service i partnerskap för handläggare i Solna stad som kommer i kontakt med företag i syfte att säkerställa ett gott bemötande och en god service. 8
Avdelningen för ekonomi- och verksamhetsstyrning Avdelningen för ekonomi- och verksamhetsstyrning samordnar den stadsövergripande styrningen och ansvarar för stadens sammanhållna ekonomi- och verksamhetsstyrning. I detta ansvar ingår frågor om strategiska ekonomi- och finansfrågor, verksamhetsstyrning, kvalitetsutveckling, internationella frågor, omvärldsbevakning och analys, kapitalförvaltning samt ägarstyrning. I den samordnande rollen ingår att säkerställa att staden och dess nämnder strategiskt arbetar med att skapa verksamhetsnytta utifrån de av kommunfullmäktige uppställda målen, uppdragen och de tvärsektoriella perspektiven; likabehandling och internationellt arbete. Inom momenten uppföljning och analys ingår även övergripande omvärldsanalys, beslutsstöd, jämförelser, nyckeltal och statistik, samt olika former av prognoser i första hand ekonomiska och befolkningsprognoser. Prioriterade aktiviteter Utöver den löpande verksamheten kommer ekonomi- och verksamhetsstyrning under 2016 att fokusera extra på följande prioriterade aktiviteter: Utveckla stadens och nämndernas budgetering, planering, analys och uppföljning utifrån övergripande politiska målsättningar, ny styrmodell/vp-budget samt de ekonomiska förutsättningarna på kort och lång sikt. Fortsatt utveckling av process- och systemstöd inom beslutsstöd och verksamhetsstyrning (Införa Stratsys samt utöka användning av Qlikview). Stärka den stadsövergripande uppsikten. Anpassa stadens finans- och kapitalförvaltning utifrån stadens långsiktigt hållbara ekonomiska planeringsförutsättningar. HR-avdelningen HR- avdelningen ansvarar för att styra, stödja och följa upp strategiska och operativa HR frågor såväl stadsgemensamma som verksamhetsspecifika. Avdelningen ansvarar för att driva utvecklingen av HR- processer och bidra till att utveckla stadens verksamheter utifrån HR-policyn och HR-strategin. Som strategisk partner till förvaltningarna bidrar HR-avdelningen till att stadens och verksamheternas mål uppnås. Avdelningen har en nyckelroll i stadens arbete med att säkerställa att Solna är en attraktiv arbetsgivare i framtiden. Områden, som ligger under avdelningens ansvar, är bland annat arbetsmiljö och hälsa, rehabilitering, kompetensförsörjning, rekrytering, introduktion, ledarutveckling, lönebildning, arbetsrätt och omställning. Avdelningen ansvarar också för att samordna stadens arbete med likabehandlingsfrågorna. Prioriterade aktiviteter De huvudsakliga aktiviteterna inom avdelningen består av löpande verksamhet och chefsstöd, som är nödvändigt för att staden ska fungera. Utöver den löpande verksamheten kommer följande aktiviteter att prioriteras av HR- avdelningen utifrån stadens övergripande mål, kommunstyrelsens nämndmål, förvaltningsövergripande prioriteringar och stadsledningsförvaltningens gemensamma planering: Implementering av en stadsövergripande metod för att utveckla medarbetarskapet. 9
Utveckling av en stadsgemensam process/strategi för rekrytering utifrån en kompetensbaserad rekryteringsmetodik. Framtagande och implementering av ett nytt arbetstidsavtal. Driva projektet Hållbar arbetshälsa med fokus på barn- och utbildningsförvaltningen, socialförvaltningen och omvårdnadsförvaltningen. Avdelningen för service och utvecklingsstöd Avdelningen för service och utvecklingsstöd ser till att det är lätt att göra rätt för stadens olika verksamheter. De verktyg som används är samordning, stöd och styrning. För att lyckas med uppdraget krävs god förståelse för de skiftande behov och förutsättningar som finns i stadens verksamheter, hög servicegrad och en vilja att vara hjälpsamma, samt bygga relationer och partnerskap för ett gott samarbete. Avdelningen ska utifrån den stadsgemensamma strategiska inriktningen, verksamheternas behov och tillgängliga resurser, erbjuda tydliga och väldefinierade tjänster inom följande områden: Digitalisering och it Redovisning och lön Upphandling och inköp I avdelningens ansvar ingår såväl det strategiska som det operativa ansvaret för ovanstående områden. Prioriterade aktiviteter Utöver den löpande verksamheten kommer avdelningen under 2016 att fokusera extra på följande prioriterade aktiviteter: Säkerställa att staden tillvaratar digitaliseringens möjligheter i välfärdstjänsterna. Modernisera och effektivisera stadens processer för inköp från det att inköpsbehov uppstår till fakturan är betald. Stödja och samordna stadens arbete med att vidareutveckla avtalsuppföljningen. Avdelningen för kommunikation och kansli Avdelningen för kommunikation och kansli ansvarar för att styra, stödja och samordna det strategiska och operativa arbetet inom kommunikation, kontaktcenter och kansli. Kanslifunktionen innefattar nämndsekretariat, som ansvarar för nämndadministrationen i KF, KS, nämnder och utskott, överförmyndarkansli, stadsarkiv, registratur och internservice. Avdelningen ska utifrån den stadsgemensamma strategiska inriktningen, verksamheternas behov och tillgängliga resurser, erbjuda tydliga och väldefinierade tjänster inom dessa områden. Därutöver är inriktningen att stärka det strategiska arbetet inom avdelningen kopplat till beredningen av ärenden till kommunstyrelsen samt det planerade och strategiska kommunikationsarbetet kopplat till stadens utbyggnad. Prioriterade aktiviteter Utöver den löpande verksamheten kommer avdelningen under 2016 att fokusera extra på följande prioriterade aktiviteter: 10
Vidareutveckla samverkan mellan kontaktcenter och verksamheterna för ökad service och bemötande. Utreda och förbereda införande av e-arkiv inom ramen för digitaliseringsarbetet. Översyn av solna.se med fokus på teknikval, användbarhet och utökade möjligheter för självservice. Stärka det strategiska arbetet inom avdelningen kopplat till beredningen av ärenden till kommunstyrelsen. 4. Personal Antalet tillsvidareanställda på stadsledningsförvaltningen är i nuläget 78 personer (31 augusti). Medelåldern på förvaltningen är 46 år och könsfördelningen är 27 män och 51 kvinnor. Sjukfrånvaron på stadsledningsförvaltningen är låg, 3,8 procent för perioden dec 2014 juli 2015. Vid särskilda behov anlitar förvaltningen projektanställd personal samt konsulter för att hantera kompetens- och resursbehov utifrån stadens utveckling. Ett arbete pågår med att identifiera kritisk kompetens och optimera fördelningen mellan anställda medarbetare och konsulter. Inriktningen är att konsulter ska vara ett stöd kortsiktigt och inte långsiktigt användas för bemanning av förvaltningen. Såväl bemanningen på stadsledningsförvaltningen som rollfördelningen mellan gemensamma stödfunktioner och nämndseparata stödfunktioner kan komma att förändras. Flera av stadens stödfunktioner har centraliserats och därmed överförts till stadsledningsförvaltningen från fackförvaltningarna. Under det kommande året kommer stadsledningsförvaltningen fortsätta arbetet med att skapa en effektiv och sammanhållen förvaltning där alla enheter arbetar mot samma mål. För stadsledningsförvaltningen är det av stor vikt att ha engagerade medarbetare som både vill och kan ta ansvar samt skapa goda resultat. 5. Budget I kommunstyrelsens budgetram innefattas ett antal politiska verksamheter. Den totala budgetramen för kommunstyrelsen är snarlik ramen för 2015. Den politiska verksamheten inom kommunfullmäktige och kommunstyrelsen domineras av arvoden och ersättningar till förtroendevalda. Planeringen utgår ifrån att antalet möten blir oförändrade jämfört med tidigare år, d.v.s. elva under ett år. Planeringsarbetet kommer att fortsätta under resten av hösten och det kommer att behövas ytterligare detaljbudgetering och prioriteringar, som innebär att nedanstående poster kommer att justeras inbördes. Driftbudget (tkr) Budget 2016 Budget 2015 Politisk verksamhet 38 455 38 135 Kommunfullmäktige 6 400 6 100 11
Kommunstyrelse 13 900 14 200 Övriga politiska organ 875 875 Rådet för funktionshinderfrågor 175 175 Likabehandlingskommittén 300 300 Internationella kommittén 400 400 Allmänna val (Valnämnden) 150 150 Stöd till partierna 5 900 5 900 Gruppledarstöd 5 650 5 650 Gemensam verksamhet 5 580 5 260 Årsavgift SKL 1 850 1 785 Bidrag Filmstadens Kultur 1 000 1 000 Årsavgift KSL 1 100 865 Bidrag Stiftelsen Vetenskapsstaden 600 600 Bidrag Confidencen 400 400 Årsavgift Stockholm Business Alliance SBA 280 280 Övriga avgifter 350 330 Stadsledningsförvaltningen 60 309 59 712 Facklig verksamhet 3 150 3 150 Medelsreserv 15 000 15 000 Totalt KS/KF 113 764 112 847 Investeringsbudget (tkr) Budget 2016 Budget 2015 Kapitalinventarier 400 800 Skoldigitalisering 5 000 10 000 Stadsövergripande it-investeringar 10 000 19 000 Totalt KS/KF 15 400 29 800 I boksluten 2012-2013 har kommunfullmäktige reserverat medel för strukturella utvecklingsinsatser under åren 2014-2016. En avrapportering av hittillsvarande arbete har gjorts i samband med årsredovisningar. Inför 2016 pågår arbetet med att samla prioriterade strukturella utvecklingsinsatser. Finansieringen av detta arbete sker dels genom stadsledningsförvaltningens driftbudget och dels genom ovan nämnda strukturella medel. Beträffande investeringsmedlen för stadsövergripande IT-investeringar har kommunstyrelsen gjort en anpassning till den nivå som har varit möjlig att förbruka till följd av den pågående överprövningen av upphandlingen av IT- och telefoni. 6. Taxor och avgifter Stadsledningsförvaltningen föreslår oförändrade externa taxor inom sina verksamhetsområden. Stadsledningsförvaltningen ser successivt och årligen över de interna avgifterna (interndebiteringen) för att bättre harmonisera med översynen av stadens stödprocesser. 7. Upphandling och konkurrensutsättning I samband med planeringsarbetet har en genomgång gjorts av alla avtal som stadsledningsförvaltningen ansvarar för, både för den egna verksamheten och för de stadsövergripande och förvaltningsgemensamma avtalsområdena. I bilaga 1 återfinns kommun- 12
styrelsens konkurrensplan med en sammanställning av befintliga avtal, nya upphandlingsbehov och större avrop. När respektive nämnd beslutat om sin konkurrensplan kommer materialet analyseras och sammanställas av Upphandlings- och inköpsenheten till ett stadsgemensamt planerings- och arbetsmaterial. Arbetsmaterialet ska användas för att skapa goda planeringsförutsättningar för både facknämnderna och kommunstyrelsen. Stadsledningsförvaltningen ser inte att några större verksamhetsövergångar kommer att ske under 2016. 8. Intern kontroll En god intern kontroll bidrar till att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt, kostnadseffektivt och säkert, med medborgarnas bästa för ögonen. Syftet är att säkra en effektiv förvaltning och undvika allvarliga fel. I praktiken handlar det om att ha ordning och reda, veta att det som ska göras blir gjort och att det sker på ett bra och säkert sätt. Syftet med internkontrollen är bl a att trygga tillgångar, garantera en tillförlitlig finansiell redovisning och information om verksamheten, minimera risker, säkra att resurser används i enlighet med fattade beslut, säkerställa att tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m m efterlevs och att skydda verksamheten från att bli felaktigt misstänkliggjord. Internkontrollplanen för 2016 har utvecklats efter synpunkter i revisionsrapporter och av goda exempel inom staden. I arbetsprocessen med verksamhetsplan och budget ingår att avdelningarna gör en risk- och väsentlighetsanalys. Internkontrollmomenten redovisas övergripande i årsredovisningen. Internkontrollplan för kommunstyrelsen har upprättats och bifogas verksamhetsplanen, se bilaga 2. 13
Bilaga 1: Konkurrensplan KONKURRENSPLAN FÖR KOMMUNSTYRELSEN 2016-2018 Befintliga avtal Avtalsbeteckning Påbörjas Växel- och operatörstjänster 2015-2016 Bemanningstjänster - ek/adm, skola, vård/omsorg 2016 Företagshälovård/hälsa 2016 Medarbetarenkät 2016 Ledarutvecklingsprogram 2016 IT Drift 2010 - helhetsdrift 2016 Strategiska kommunikationstjänster 2016 Städupphandling 2016 Kaffeautomater 2016 Finansiella tjänster 2016 Stadsbyggnadskonsult 2017 Exploateringsingenjör 2017 Bemanningstjänster - chef, socialsekr 2017 Nätverksinstallation 2017 LEX Ärendehanteringssystem 2017 Tryckeritjänster 2017 Livsmedel 2017 Flyttjänster 2018 Nya upphandlingsbehov Upphandlingsbehov Påbörjas Teknikplattform för digitalisering 2016 Utbildningar 2016 Insamling & transport av verksamhetsavfall 2016 Städredskap, rengöringsmedel 2016 Konferensanläggningar 2016 Avrop Ramavtal Vara/tjänst Påbörjas Städupphandling Städning i stadshuset 2016 IT-konsultmäklare Konsultstöd 2016 Rekryteringstjänster Konsultstöd vid rekrytering 2016 Videokonferenslösningar, prod. & tjänster Video/data i konferensrum 2016 Programvaror och programvaror som molntjänst Programvaror 2017 14
Bilaga 2: Internkontrollplan Internkontrollplan 2016 inklusive obligatoriska internkontrollmoment Nämnd: Kommunstyrelsen Redovisas övergripande till nämnd i samband med årsredovisningen Process/rutin Kriskommunikation Hantering av sekretessbelagda uppgifter i kontaktcenter Kontinuitetsplanering Kontrollmoment & metod Kontroll av kompetens kopplat till kriskommuniation samt rutiner för back up-funktion. Granskning av hantering av sekretessbelagda uppgifter. Granskning av kontinuitetsplaner för stadsgemensamma verksamhetskritiska system. Publicering av sekretesshandlingar Avtals- och entreprenaduppföljning Redovisning av representation Förteckning, års- och sluträkning, ÖFK Granskning av hantering av sekretessbelagda handlingar. Kontroll av förvaltningens avtals- och entreprenaduppföljning. Granskning av redovisning av representation. Granskning av förteckning, års- och sluträkning. Arbetsmiljö Kontroll av uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Ekonomi- och verksamhetsuppföljning Kontroll av följsamhet mot stadens drift- och investeringsbudget samt mot verksamhetsmål. Obilgatoriska internkontollmoment för staden som utförs av kommunstyrelsen Område Kontroll Avtalstrohet Kontroll av stadens samtliga genomförda inköp. Leverantörers ekonomiska ställning och seriositet Kontroll av utbetalningar Granskning av samtliga aktiva leverantörer. Kontroll av stadens samtliga utbetalningar. 15
Bilaga 3: Uppföljning av målen Uppföljning av övergripande mål Uppföljning av de övergripande målen och nämndmålen sker genom dels nyckeltal, dels skriftliga beskrivningar. Utgångspunkten är att den samlade uppföljningen ska innehålla svar på följande frågor: Utfall av nyckeltalet/nyckeltalen. Utvecklingen av nyckeltalet/nyckeltalen över tid. Genomförda/planerade åtgärder för att nå målet. Utmaningar/utvecklingsområden. Sammanvägd analys och bedömning om målet nås. Stadsledningsförvaltningen kommer att ta fram anvisningar för hur den samlade uppföljningen ska gå till. Övergripande mål med underliggande nyckeltal Solna stads verksamheter ska hålla god kvalitet och hushålla med stadens resurser. Kvalitetsmått (skola, äldreomsorg etc.). Hushålla (resultatmål, kostnadseffektivitet). Solna stad ska vara en stad som kännetecknas av mångfald, kreativitet och upplevelser. Solnas mångfald ur olika perspektiv. Innovativt/kreativt/upplevelser. Evenemang/turismindex. Solna ska vara en attraktiv och trygg stad att leva och verka i. Tillväxt (befolkning, arbetsplatser, bostadsbyggande, upplåtelseformer). Egenförsörjning/arbetsmarknadens utveckling/försörjningsstöd. Trygghet och nöjdhet hos medborgare/brukare. Stadsmiljö: funktion och skötsel. Solna ska växa ihop och utvecklas på ett ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbart sätt. Tillväxt (befolkning, arbetsplatser, bostadsbyggande). Ekonomisk hållbarhet. Miljömässig hållbarhet. Social hållbarhet. 16
Kommunstyrelsens nämndmål med underliggande nyckeltal Kommunstyrelsen har följande nämndmål för 2016: Kommunstyrelsen ska ta tillvara Solnas intressen i Stockholmsregionen. - Inget nyckeltal. Beskrivning av genomförda åtgärder inom infrastruktur, arbetsplatser/etableringar och evenemang/turism m.m. Kommunstyrelsen ska säkerställa att Solna stad kan möta tillväxt och utbyggnad på ett hållbart sätt för dagens och morgondagens solnabor. - Använda samma nyckeltal som för det övergripande målet om att Solna ska växa ihop och utvecklas på ett ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbart sätt; - Tillväxt (befolkning, arbetsplatser, bostadsbyggande). - Ekonomisk hållbarhet. - Miljömässig hållbarhet. - Social hållbarhet. Solna ska vara en serviceinriktad stad som tar tillvara solnabornas och företagares engagemang i stadens utveckling. - Brukarnöjdhet (medborgare och företagare). - Beskrivning av plattformar, samarbeten etc. för att ta tillvara engagemang. Solna stad ska vara en bra arbetsgivare med engagerade medarbetare. - Medarbetarengagemang och sjukfrånvaro. - Beskrivning av arbetet inom HR-området (arbetsmiljö, ledarskap m.m.). Solna stad ska tillvarata digitaliseringens möjligheter i välfärdstjänsterna. - Fungerande IT-stöd. 17
KVALITETSDEKLARATION Våra löften till dig som medborgare/brukare hjälper dig att bedöma kvaliteten på våra tjänster. Du ska veta vilka krav du kan ställa och vad du kan förvänta dig av stadens tjänster oavsett utförare. Borgerlig vigsel i Solna stadshus Du och din partner som är folkbokförda i Solna kan viga er borgerligt i vigselrummet i Solna stadshus. För att få vigas behövs ett intyg om hindersprövning och ett intyg om vigsel. Dessa båda intyg utfärdas av Skatteverket efter att ni gjort en ansökan. Vid vigseln måste två vittnen som fyllt 16 år närvara och som ni som brudpar själva utser. Både brudpar och vittnen ska ha varsin legitimation (det går bra med pass) och legitimera sig för vigselförrättaren. Vigselförrättaren är en person som är utsedd av länsstyrelsen för att utföra borgerlig vigsel. Vigseln utförs med stöd av äktenskapsbalken.
VI LOVAR ATT Ge förslag på datum för vigsel via e-post eller telefon inom tre kalenderveckor efter att ansökan har tagits emot. Brudparet får en tid för vigsel inom tre månader efter att en fullständig ansökan har tagits emot. Utföra vigsel helgfria vardagar mellan kl. 09:00 16:00 utom under juni, juli och augusti månad. Utföra vigselceremonin enligt en kort ceremoni eller om brudparet så önskar en längre ceremoni. Utföra vigselceremonin på svenska eller på engelska. Makarna får ett minnesbevis från vigseln som skickas hem till makarna efter vigseln. Vigselförrättaren underrättar skattemyndigheten om vigseln. Vigseln är kostnadsfri. HJÄLP OSS ATT BLI BÄTTRE Vi vill gärna ta del av dina synpunkter och hur du tycker vi lyckas uppnå det vi lovar i vår kvalitetsdeklaration. Det ger oss möjlighet att förbättra verksamheten. Kontakta i första hand den verksamhet som din synpunkt berör. Du kan också lämna synpunkter via Solna stads synpunktshantering på solna.se/ synpunkt. HÄR FINNS VI Postadress Solna stad Stadsledningsförvaltningen 171 86 Solna Besök Stadshusgången 2 Solna centrum Telefon 08-746 10 00 Kontakt solna.se/kontaktcenter Webbplats solna.se Denna deklaration är fastställd av kommunstyrelsen 2015-12-21 och gäller from 2016-01-01. En kvalitetsdeklaration kan behöva omprövas och ändras. På stadens webbplats solna.se finns alltid aktuell version.