Utbildningsplan Datum: 2015-04-01 Beslutad av Styrgruppen Handläggare: Nya Ladok (L3) Utbildningsplan Version Historik Version Datum Kommentar Ändrad av
2 / 6 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 3 2. Bakgrund... 3 3. Syfte och mål... 3 4. Utbildningsinsatser... 3 5. Tidsplan... 5 6. Utbildningsmaterial... 5
3 / 6 1. Sammanfattning Under införandet av nya Ladok kommer utbildningsinsatser genomföras i enlighet med införandets kommunikationsplan. Målgrupper är definierade och planeras att utbildas gruppvis. Utbildningen kommer att ske dels via information om ny struktur och funktionalitet samt praktisk testning i nya Ladok. 2. Bakgrund Linnéuniversitetet kommer att genomföra ett systembyte av studiedokumentationssystemet Ladok under perioden 2015-2017. För att Ladokanvändare ska kunna använda det nya systemet krävs informations- och utbildningsinsatser. Införandegruppen för nya Ladok kommer i enlighet till Nya Ladok (L3) Kommunikationsplan informera och utbilda berörda enligt uppsatta mål och framgångsfaktorer. 3. Syfte och mål Syftet med utbildningsplanen är att ta fram och dokumentera ett strukturerat tillvägasätt för information och utbildning för Ladokanvändare. Målet med utbildningsplanen är att den ska följa de koncept som beskrivs i Nya Ladok (L3) Kommunikationsplan. 4. Utbildningsinsatser Information och utbildning om nya Ladok kommer att ske per målgrupp av införandegruppen. 4.1 Personalgränssnitt 1. Administratörer Införandegruppen kommer att informera administratörer per fakultetskansli. Därefter kommer administratörerna ha möjlighet att ingå i fokusgrupper för att se över arbetsrutiner som utförs i Ladok. Kanslichef utser deltagare till fokusgrupperna. Slutligen kommer administratörerna få praktisk utbildning i nya Ladok för att lära sig navigera i systemet. 2. Betygsättande lärare Införandegruppen kommer att informera lärare per institution och/eller ämne. Därefter kommer lärare ha möjlighet att ingå i fokusgrupper för att se över arbetsrutiner som utförs i Ladok. Prefekt utser deltagare till fokusgrupperna. Slutligen kommer lärare få praktisk utbildning i nya Ladok för att lära sig navigera i systemet. 3. Medarbetare på Studerandeavdelningen Införandegruppen kommer på ett avdelningsmöte bjuda in medarbetare på ett frivilligt informationsmöte. Därefter kommer medarbetare ha möjlighet att ingå i fokusgrupper för att se över arbetsrutiner som utförs i Ladok. Sektionschef utser deltagare till fokusgrupperna. Slutligen kommer medarbetare få praktisk utbildning i nya Ladok för att lära sig navigera i systemet. 4. Kanslichefer
4 / 6 Införandegruppen kommer på ett kanslichefsmöte informera om införandet av nya Ladok och vilka som berörs av systembytet. Kanslicheferna kommer utse deltagare till fokusgrupperna på fakultetsnivå. Eftersom införandet kan leda till verksamhetsförändringar kommer kanslicheferna ha möjlighet att påverka eventuella förändringar. 5. Övriga Införandegruppen kommer informera styrgruppen för införandet av nya Ladok om tillvägagångssätten och eventuella verksamhetsförändringar. Införandegruppen kommer samla övriga Ladokanvändare till gemensam information och utbildning. 4.2 Studentgränssnitt 1. Studenter Införandegruppen kommer ge skriftlig information och utbildning till studenter via studentwebben. 2. Övriga Införandegruppen kommer samla övriga Ladokanvändare till gemensam information och utbildning. 4.3 System på Linnéuniversitetet 4.4 Fokusgrupper 1. Objektägare Införandegruppen kommer informera objektägare hur systembytet påverkar integrationer med Ladok. 1. Studiedeltagande Införandegruppen kommer att informera och bjuda in till gruppen på personalmöte för berörda målgrupper enligt ovan (4). Gruppen sammankallas av införandegruppen. Gruppen kommer att få information och utbildning om funktionaliteten som påverkar studiedeltagande i nya Ladok. 2. Studieplan Införandegruppen kommer att informera om gruppen på personalmöte för berörda målgrupper enligt ovan (4). Gruppen sammankallas av införandegruppen. Gruppen kommer att få information och utbildning om funktionaliteten som påverkar studieplan i nya Ladok. 3. Resultathantering Införandegruppen kommer att informera och bjuda in till gruppen på personalmöte för berörda målgrupper enligt ovan (4). Gruppen sammankallas av införandegruppen. Gruppen kommer att få information och utbildning om funktionaliteten som påverkar resultathantering i nya Ladok.
5 / 6 5. Tidsplan Produktionssättning av delleveranser och totalleverans av nya Ladok styrs av Ladokkonsortiets förvaltning. Det innebär att tidsplanen för information och utbildning kan komma att justeras om produktionssättningsplanen ändras. VT15 Under våren 2015 implementeras årsredovisningsleveransen. Eftersom delleveransen inte påverkar Ladokanvändare kommer den istället användas som testmiljö för införandegruppen. Information till styrgrupp, kanslichefer och administratörer på fakulteter kommer ske under våren. Innehållet består i stora drag av upplägg av införandet och tidsplan. Se aktivitetslista för mer detaljer. HT15 Under hösten 2015 implementeras resultatleveransen och uppföljningsleveransen. Delleveranserna berör Ladokanvändare på fakulteter, institutioner och förvaltningen. Beroende på stabilitet i leveransmiljöerna och funktionaliteten i leveranserna kommer Ladokanvändare introduceras i nya Ladok. Införandegruppen kommer informera administratörer på fakulteter och starta upp fokusgrupp för resultathantering. VT16 Under våren 2016 kommer införandegruppen informera lärare om nya Ladok. Fokusgrupperna för studiedeltagande och studieplan kommer att starta. Införandegruppen kommer ta fram dokumentation för användning av nya Ladok. HT16 Under hösten 2016 kommer införandegruppen utbilda Ladokanvändare per målgrupp. Utbildningen kommer att ske i mindre grupper i datasalar. Införandegruppen kommer publicera dokumentation för användning av nya Ladok. VT17 Så som produktionssättningsplanen från Ladokkonsortiets förvaltning ser ut i dagsläget kommer Linnéuniversitetet implementera nya Ladok i början av vårterminen 2017. 6. Utbildningsmaterial Ladokanvändare vid Linnéuniversitetet kommer att genomgå utbildning innan de får behörighet i systemet. Utbildningen kommer att vara anpassad av användarens behov och behörighet. En målsättning är att användarna ska få en grundutbildning i Ladok inom kort och därefter succesiv fördjupad utbildning i Ladok. Nationellt utbildningsmaterial Dokumentation om funktionaliteten i nya Ladok kommer att tas fram nationellt. Denna dokumentation presenteras på WIKI. Ladokanvändare kommer åt denna dokumentation via gränssnittets hjälp-funktion.
6 / 6 Lokalt utbildningsmaterial Införandegruppen kommer att ta fram inför systembytet en översättningsnyckel för arbetsrutiner. Det vill säga en dokumentation hur nya Ladok är strukturerat jämfört med nuvarande Ladok. Beroende på den nationella dokumentationen på WIKI kan det finnas behov att lokalt ta fram instruktionsvideos som Ladokanvändare kan använda som vägledning. Det kommer även tas fram arbetsrutiner och stöddokument som visar flöden för arbetsuppgifter som utförs både i och utanför nya Ladok.