1 MYNDIGHET AVDELNING/KONTOR FASTSTÄLLELSEDATUM Fritidsnämnden Fritidskontoret 1992-04-07 Bilaga AU 98/2007 Reviderad 2007 FRITIDSCHEF Arbetskopia protokoll, Efter 1 år till nämndsekreterare Fritidschef Gallras efter 5 år fritidsnämnden Arbetskopia protokoll, Efter 1 år till nämndsekreterare Fritidschef Gallras efter 5 år arbetsutskottet Underlag för budgetarbete Fritidschef Aktuella projekt Fritidschef Driftfrågor Fritidschef Verksamhetsfrågor Fritidschef Personalpärm Hålls aktuell Fritidschef FSKF-pärm Hålls aktuell Fritidschef Cookiefiler Fritidschef Gallras omedelbart Globalfiler Fritidschef Gallras omedelbart
2 NÄMNDSEKRETERARE Diarieförda handlingar (akter) Rensas före arkivläggning 5 år + innevarande Bevaras Protokoll, fritidsnämnden Inbinds Kassaskåp 1 år Bevaras Protokoll, arbetsutskottet Inbinds Kassaskåp 1 år Bevaras Kallelser FN och FN-AU Gallras då protokollet är färdigt MBL-protokoll, original. 5 år Bevaras Fritidsnämndens verksamhetsberättelser Finns i protokoll + i förekommande fall i akter Kopia 5 år + innevarande Bevaras Arvodeslistor FN och FN-AU Gallras efter 2 år Diariekort DiVa-programmet 10 år + innevarande Bevaras (Efter 1 år på papper) Diarielistor DiVa-programmet Bevaras (Efter 1 år på papper) 5 år + innevarande (följer med akterna) Ett ex sparas hos nämndsekreterare Årsrapport DiVA-programmet 5 år + innevarande (följer med akterna) Ett ex sparas hos nämndsekreterare Bevaras Anmälningar och rapporter Gallras efter 5 år Ärenderegister Bevaras Inkommande och avgående Gallras efter 5 år skrivelser Ansökningshandlingar DiVa-programmet Gallras efter 3 år (tjänster) Detaljplaner/ Handlingar finns hos Gallras efter 5 år samhällsbyggnadsnämnden Avtal Kassaskåp
3 NÄMNDSEKRETERARE Postlistor DiVa-programmet Gallras efter 5 år (Efter 1 år på papper) Bidragsansökningar Gallras efter 5 år Utbetalda bidrag Gallras efter 5 år Bidragskontroller Gallras efter 5 år Verksamhetsberättelser, Arkivläggs årsvis 5 år Bevaras föreningars Föreningskatalog / förteckning Utdrag ur FRI-systemet 1 gång/år 5 år Bevaras över i kommunen ver- kande föreningar Föreningsstadgar Föreningsregister FRI-systemet + pärm Föreningskatalog / förteck- Utdrag ur FRI-systemet 1 gång/år 5 år Bevaras ning över i kommunen verkande föreningar Info. om nybildade, vilande och nerlagda föreningar Vallentuna-Steget, manus Beslut om registrering av Anmäls i fritidsnämnden / personal- lotterier och ekonomiansvarig Beslut om tillstånd att Anmäls i fritidsnämnden / personal- anordna lotterier och ekonomiansvarig Lotteriredovisningar 5 år Gallras Reklam Fördelas till aktuell tjänsteman Gallras omedelbart Cookiefiler Gallras omedelbart Globalfiler Gallras omedelbart
4 PERSONAL- OCH EKONOMIANSVARIG Lönelistor Original för senaste 2 åren Personal- och ekonomiansvarig Gallras efter 2 år T2:or tjänstgöringsrapport * Original för senaste 2 åren Personal- och ekonomiansvarig Gallras efter 2 år TAP tjänstgöringsrapport * Original för senaste 2 åren Personal- och ekonomiansvarig Gallras efter 2 år TIM-anställda Personakter (anställd personal) Rensas före arkivläggning Personal- och ekonomiansvarig Vid behov Bevaras Lotterihantering Originalhandlingar Personal- och ekonomiansvarig Gallras efter 5 år FRI-systemet Uppgradering vid behov Personal- och ekonomiansvarig Cookiefiler Personal- och ekonomiansvarig Gallras omedelbart Globalfiler Personal- och ekonomiansvarig Gallras omedelbart * När Besched används fullt ut kommer dessa rapporter att upphöra.
5 FRITIDSINTENDENT Driftenheten Futis-protokoll Fritidsintendent Gallras efter 5 år Personal Original hos personal- och ekonomiansvarig Fritidsintendent Kopior gallras vid inaktualitet Skrivelser andra förvaltningar Fritidsintendent Journalpärm + diverse Original på ekonomikontoret Fritidsintendent Kopior gallras efter 5 år budgethandlingar Össeby IP Pärm, objekt Fritidsintendent IP-rådsmöten ÖIP, VIP samt Pärm IP-råd Fritidsintendent Gallras efter 5 år Sporthallar Kvarnbadet Pärm, objekt Förman Vallentuna IP Pärm, objekt IP-förman IP Skogen Pärm, objekt Fritidsintendent Gallras efter 5 år Cookiefiler Fritidsintendent Gallras omedelbart Globalfiler Fritidsintendent Gallras omedelbart
6 UTHYRNINGSASSISTENT Bokningsbekräftelser Uthyrningsassistent Gallras efter 1 år Blanketter, utkvitterade Uthyrningsassistent nycklar Förhandsansökan Uthyrningsassistent Gallras efter 1 år lokalbokning Fakturakopior Uthyrningsassistent Gallras efter 1 år (uthyrningsverksamhet, föreningsservice) Diverse taxor/avgifter Uthyrningsassistent FRI-systemet ADB Uthyrningsassistent Diverse skrivelser ADB Uthyrningsassistent Uteidrott/skridskoverksam-het Uthyrningsassistent Gallras efter 3 år (protokoll) Hallidrotter (protokoll) Uthyrningsassistent Gallras efter 3 år Cookiefiler Uthyrningsassistent Gallras omedelbart Globalfiler Uthyrningsassistent Gallras omedelbart
7 ENHETSCHEF, FÖRESTÅNDARE Verksamhetsenheten Övergripande gårdsverksamhet Enhetschef Nova Föreståndare Affischer/broschyrer Sparat i 8 ex. för att fyra gånger per år skickas till sju universitet samt en Bevaras gång per år skickas till kommunens centralarkiv. Café Haket (f.d. Föreståndare Karbygården) Affischer/broschyrer Sparas i 8 ex. Fördelas 4 ggr/år till 7 universitetsbibliotek och 1 gång/år till kommunens centralarkiv. Föreståndare 3 år + innevarande Bevaras Fritidsgårdarnas verksamhetsberättelser Original finns tillsammans med fritidsnämndens berättelse. Kopior Enhetschef Tryggare Vallentuna Förebyggande/uppsökande verksamhet Enhetschef Ekonomihandlingar Personal- och ekonomiansvarig Personal Personal- och ekonomiansvarig Alkohol- och drogprevention, övergripande Enhetschef Policydokument Original Enhetschef Lagar Enhetschef Projekt Enhetschef 10 år + innevarande Gallras Aktuell statistik Enhetschef Ekonomihandlingar Personal- och ekonomiansvarig
8 ENHETSCHEF, FÖRESTÅNDARE Cookiefiler Enhetschef Gallras omedelbart Globalfiler Enhetschef Gallras omedelbert
9 HANDIKAPPKONSULENT Handlingar Anvisningar och Förvaringsplats Lev till centr.arkiv Gallras/Bevaras kommentarer Simskola Kvarnbadet Handikappkonsulent Adresser handikappade Sekretessbelagt. Förvaras Handikappkonsulent i låst skåp Fritidsaktiviteter funktionshindrade Handikappkonsulent Kurser Handikappkonsulent Handikappridning Handikappkonsulent Egna utskick Handikappkonsulent Information från Handikappkonsulent Gallras 1 år handikapporganisationer Handikapprådet Kopior Handikappkonsulent Gallras 1 år FRI-HAND FOMS Hålls aktuell Handikappkonsulent Broschyrer ang. fritidsverksamhet för Handikappkonsulent handikappade Cookiefiler Handikappkonsulent Gallras omedelbart Globalfiler Handikappkonsulent Gallras omedelbart Fritidsnämnden/fritidskontoret har antagit kommunfullmäktiges e-postpolicy. Arkivhandläggare: Marie-Louise Bornholm Arkivansvarig: Fritidschef Jan-Åke Bredberg