Handläggningsordning 1 (6) Handläggningsordning vid diskriminering och kränkande särbehandling Innehåll 1. Inledning... 1 1.1. Definitioner... 2 1.2. Rättssäkerhet... 3 1.3. Anställd eller uppdragstagare... 3 1.4. Övrig information... 3 2. När anställd eller uppdragstagare får signaler om diskriminering eller kränkande särbehandling... 3 3. När studerande anmäler diskriminering eller kränkande särbehandling... 3 4. Utredning... 3 4.1. Generella riktlinjer... 3 4.2. När utredningen inte föregås av anmälan... 4 4.3. Anmälan: utredningsgruppens sammansättning... 4 4.4. Utredningsgruppens uppgifter... 4 4.5. Inledande fas av utredningsarbetet... 5 4.6. Intervjuer/samtal... 5 4.7. Utredningstext och återkoppling... 5 5. Åtgärder... 5 5.1. Disciplinära och arbetsrättsliga åtgärder... 6 5.2. Övriga åtgärder... 6 1. Inledning Denna handläggningsordning är fastställd av Försvarshögskolans (FHS) rektor den 14 juni 2013. Handläggningsordningen gäller för hela utbildningsverksamheten vid FHS, med detta menas att den omfattar såväl studenter (antagna enligt högskolelag/förordning) som deltagare i uppdragsutbildning. I dokumentet används således begreppet studerande. Denna handläggningsordning ska följas i de fall där det uppmärksammas att studerande kan vara föremål för diskriminering eller kränkande särbehandling, inom ramen för FHS verksamhet. Med det senare avses FHS samlade utbildningsverksamhet, inklusive den verksamhetsförlagda utbildningen (VFU). Handläggningsordningen avser samtliga ärenden då FHS studerande kan vara utsatta för diskriminering eller kränkande särbehandling i anslutning till utbildningen, oavsett vem eller vilka som bär ansvaret för de uppmärksammade händelserna.
Handläggningsordning 2 (6) Enligt lag 1 är FHS skyldig att aktivt främja jämställda villkor i sin verksamhet, samt förebygga diskriminering, vilken bland annat kan uppträda i form av trakasserier. 1.1. Definitioner Diskriminering Om någon behandlas sämre än någon annan i en jämförbar situation, och behandlingen har en koppling till någon av diskrimineringsgrunderna (könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, sexuell läggning, religion eller annan trosuppfattning, ålder, funktionshinder ), så klassificeras det som diskriminering och är därmed ett brott mot mänskliga rättigheter. Trakasserier Trakasserier är en form av diskriminering. Det är ett beteende som kränker någons värdighet och som har en koppling till någon av diskrimineringsgrunderna. Exempel på trakasserier är ryktesspridning nedvärderande, generaliserande kommentarer, tilltal eller skämt spridning av förnedrande eller förlöjligande bilder eller sångtexter Sexuella trakasserier Sexuella trakasserier är en form av diskriminering. Det är ett beteende med sexuella anspelningar som kränker någons värdighet. Sexuella trakasserier kan vara verbala (t.ex. sexuellt laddade kommentarer, förslag, skämt eller öknamn) icke-verbala (t.ex. att sprida eller visa pornografiska bilder, texter eller föremål, göra anstötliga gester eller stirra på ett utstuderat sätt). fysiska (t.ex. beröring som uppfattas som obehaglig eller anstötlig, såsom klappande eller strykande mot någon annans kropp) Kränkande särbehandling Kränkande särbehandling definieras som "återkommande klandervärda eller negativt präglade handlingar som riktas mot enskilda anställda och studenter på ett kränkande sätt och som kan leda till att dessa ställs utanför arbetsplatsens eller studiegruppens gemenskap". Kränkande särbehandling är till exempel mobbning, psykiskt våld eller utstötning. Det skiljer sig från diskriminering, som alltid har en koppling till en (eller flera) av diskrimineringsgrunderna. 1 1 kap 5 högskolelag (1992:1434), samt 3 kap 14-16 diskrimineringslag (2008:567).
Handläggningsordning 3 (6) 1.2. Rättssäkerhet En högskolegemensam handläggningsordning för ärenden gällande diskriminering är ett sätt att säkerställa rättssäkerheten. Handläggningsordningen ska också verka preventivt genom att förtydliga vad medarbetare och studerande har att förvänta sig och förhålla sig till vid FHS. Alla medarbetare som är i kontakt med FHS studerande har en viktig uppgift och ett ansvar att kunna förmedla information och hantera frågor och händelser på ett sätt som ligger i linje med lagstiftning och FHS styrdokument. 1.3. Anställd eller uppdragstagare Enligt lag 2 ska anställda och uppdragstagare i utbildningsverksamhet vid FHS likställas med utbildningsanordnaren när de handlar inom ramen för anställningen eller uppdraget. 1.4. Övrig information Övrig information finns att tillgå i foldrarna: Diskriminering och kränkande särbehandling, Om det händer samt i informationsbladen Trakasserier och kränkande särbehandling, Checklista inför beredning och beslut samt Härskartekniker motstånd mot härskartekniker som finns på FHS hemsida samt Checkpointtorget i FHS entré. 2. När anställd eller uppdragstagare får signaler om diskriminering eller kränkande särbehandling Kontakt ska tas med FHS studie- och yrkesvägledare Studie- och yrkesvägledare ska därefter informera chefen för högskoleförvaltningen (C HF) och/eller vicerektor (VR). Studerande ska informeras om vad som gäller vid FHS Studerande ska ta ställning till om anmälan ska göras. Oavsett om studerande önskar göra en anmälan eller ej, har FHS skyldighet att undersöka omständigheterna kring de påtalade händelserna. 3. När studerande anmäler diskriminering eller kränkande särbehandling 4. Utredning Anmälan ska upprättas skriftligt av studeranden och ställas till rektor. 4.1. Generella riktlinjer o Om FHS får kännedom om att någon studerande upplever sig utsatt för diskriminering, trakasserier eller kränkande behandling i någon 2 2 kap 5 diskrimineringslag (2008:567)
Handläggningsordning 4 (6) form i samband med verksamheten, är FHS skyldig att utreda omständigheterna kring de uppgivna händelserna. 3 o Utredningsarbetet ska bedrivas skyndsamt. o Utredningsarbete ska ske med största möjliga hänsyn till de berörda individernas personliga integritet. o Särskild hänsyn ska tas till faktumet att studerande står i beroendeställning till anställda som är verksamma i FHS utbildningar. o Även händelser som äger rum under VFU ska handläggas enligt denna handläggningsordning. o Kontakt ska alltid tas med FHS studie- och yrkesvägledare. 4.2. När utredningen inte föregås av anmälan o C HF respektive VR avgör i samråd med FHS studie- och yrkesvägledare hur utredningen ska bedrivas. 4.3. Anmälan: utredningsgruppens sammansättning o Vid anmälan utser rektor i samråd med VR respektive C HF huvudansvarig för utredningen samt utredningens handläggare o Allt utredningsarbete ska bedrivas i samråd med studie- och yrkesvägledare o Om utredningen innefattar intervjuer/samtal med anställda ska samråd ske med HR-specialist med inriktning mot arbetsmiljö och diskrimineringsärenden, vid avdelningen för Human Resources (avd för HR). o Förslag på åtgärder tas fram i samråd med högskolejuristen. 4.4. Utredningsgruppens uppgifter o Utredningsgruppen har till uppgift att utreda omständigheterna kring de påtalade händelserna. o Utredningsgruppen ska ta ställning till om utredningen ska 1) vara en ansvarsutredning, där ansvarsfrågan i händelserna utreds, vilket kan komma att innebära att utredningen fokuserar enskilda individers agerande, eller om utredningen ska 2) läggas på en principiell nivå, istället för att rikta in sig på enskilda händelser och namngivna personer. Denna typ av utredning kan initieras av högskoleförvaltningen om strukturella missförhållanden påtalas och som kan innebära att principerna för likabehandling och rättssäkerhet sätts ur spel. Uppmärksammade, enskilda händelser kan i denna typ av utredning tjäna som exempel på en övergripande problematik, utan att individer för den skull utreds. 3 Detta omfattar även upplevelser under ansökning och antagningsprocess.
Handläggningsordning 5 (6) o Utredningsgruppen ska redovisa utredningens utgångspunkter, analys, slutsatser och föreslå åtgärder i en rapport som ska ställas till rektor. 4.5. Inledande fas av utredningsarbetet o Utredningsärendet ska diarieföras. Handlingarna ska dock inte laddas upp som elektroniska filer i ärendehanteringssystemet W3D3 med hänsyn till de berörda individernas integritet. Handlingarna ska därför förvaras separat, men organiserade på sådant sätt att de enkelt kan uppvisas vid förfrågan. o Inga beslut om att namnge individer ska fattas utan den berörde studerandens medgivande. 4.6. Intervjuer/samtal o Vid intervjuer och samtal ska individerna tillfrågas om de önskar att en representant från FHS Studentkår respektive FHS arbetstagarorganisationer (ATO) närvarar. o Studenten ska under intervjun/samtalet ges information om möjligheten till stöd via Studenthälsan (omfattar enbart studenter). o Anställda ska under intervjun/samtalet ges information om möjligheten till stöd via företagshälsovården. o Frågor som ställs vid intervju/samtal ska formuleras så öppet som möjligt, för att i största mån undvika att låta en förförståelse av händelserna färga den insamlade informationen eller slutsatserna. o Alla intervjuer/samtal ska dokumenteras skriftligt. o Den intervjuade ska i efterhand få möjlighet att ta del av dokumentationen från intervjun/samtalet, för att säkerställa att handläggaren uppfattat individens berättelse korrekt. 4.7. Utredningstext och återkoppling o Löpande återkoppling om hur ärendehanteringen fortskrider ska göras till den berörde studeranden, på handläggarens initiativ. o Utredningsrapporten ska innehålla följande rubriker: Bakgrund Lagrum Informationsunderlag Analys Slutsatser Rekommenderade åtgärder o I rapporten ska framgå vilka som deltagit i utredningsarbetet. o Alla utredningar ska avslutas med en återkoppling till den berörde studeranden. Vid utredning som föranletts av anmälan ställd till rektor, ska studeranden erhålla en skriftlig återkoppling från rektor. 5. Åtgärder Vid ärenden där förekomst av diskriminering eller kränkande särbehandling kunnat konstateras, är FHS skyldig att besluta om
Handläggningsordning 6 (6) åtgärder för att förhindra att liknande situationer kan uppstå i framtiden. 5.1. Disciplinära och arbetsrättsliga åtgärder o Om en anställd har gjort sig skyldig till diskriminering eller kränkande behandling av en student, kan det föranleda disciplinära eller arbetsrättsliga åtgärder. o Om en studerande har utsatt annan studerande eller anställd vid FHS för trakasserier eller sexuella trakasserier enligt diskrimineringslagen, kan det föranleda disciplinära åtgärder. o Disciplinära åtgärder avseende anställda kan endast beröra de anställda som faller under FHS arbetsgivaransvar. Då arbetstagare anställda av annan arbetsgivare än FHS bär ansvar för diskriminering eller kränkande särbehandling i FHS verksamhet, ska kontakt tas med berörd arbetsgivare, i syfte att informera och föra en dialog kring vilka åtgärder som ska vidtas. Vid behov ska FHS upprätta en anmälan som lämnas till berörd arbetsgivare. o Beslut om disciplinära eller arbetsrättsliga åtgärder mot en anställd fattas av FHS personalansvarsnämnd. o Beslut om disciplinära åtgärder mot en studerande, fattas av FHS disciplinnämnd. 5.2. Övriga åtgärder o Beslut om övriga åtgärder ska fattas i enlighet med arbetsordningen för FHS ledning, bestämmelserna för delegering och bemyndiganden i FHS ledningsordning, samt bestämmelserna för disciplinärenden och personalansvarsnämnd. 4 o Om händelser/företeelser uppmärksammas som indikerar brister i FHS rutiner och verksamhet kan det vara aktuellt att vidta åtgärder för att förbättra verksamheten ur ett myndighetsövergripande perspektiv, även om förekomst av diskriminering eller kränkande särbehandling inte kunnat styrkas i det enskilda fallet (se 4.3, om utredning på principiell nivå). 4 FHS ledningsordning, nivå 1, 2.2 samt nivå 1, 3.6. Se underbilaga 1.