A Basware Presentation Pass 2C Travel & Expense Management Mikael Eriksson 2011-09-15
Agenda för pass 2C Viatravel presentation Eurocard presentation Basware presentation Beskrivning av hela processen från beställning till reseräkning Frågor
Presentatörer Viatravel Urban Lingmerth, Director Strategic Sales Eurocard Richard Hammarstedt, Account Manager Matz Rostlund, Corporate Sales Manager Basware Mikael Eriksson, Senior Account Manager 3 13.10.2011
Basware Användardagar Travel & Expense Management Nynäshamn 2011-10-06 Urban Lingmerth Försäljningschef VIA Travel Sverige
VIA Travel marknadsledande i Norden - Fakta - 120 kontor i Norden 1 500 anställda Omsätter ca SEK 11 Miljarder > 4 miljoner flygbiljetter per år fyller 145 flygplan per dag Medlemmar i RADIUS ett globalt nätverk med ledande regionala affärsresebyråer i mer än 80 länder
Referenskunder i Sverige
Trender inom rese-industrin Från Travel Management till Meeting Management Dynamisk marknad och dynamisk (komplex) prissättning Ökade krav på kostnadsoptimering Säkerhet och assistans Miljö-aspekt redovisning, styrning och neutralisering Hög service och tillgänglighet 24/7/365 Ökad system-integration och krav på samordning av multipla distributionskanaler skapar utmaningar Globala ramverk lokala tillämpningar
Outsourcing av möteslogistik och rese-inköp
Samverkans modellen Interaktiv medverkan Samarbetet mellan TMC & TEM & CC leverantör skapar mervärde och sänker kostnaden. Kund - Policy efterlevnad - Effektiva flöden - Överföring av data - Återanvändning av data VIA Travel Group och Basware har ingått i ett strategiskt partnerskapsavtal TEM/CC Användare - Komplettering av data - Överföring av data - Komplettering av data - Specificering av data - Återanvändning av data - Överföring av data TMC
Travel & Expense Management - resenären Planera Reseorder Bokför Ersätt Boka Resenär Reseräkning Debitera Attest Resa Redovisa
Travel & Expense Management - företaget HR data Anställda KST Anst.id Org. Ev proj.nr. Fristående databas Auto import Matchning Borttag Ev proj.nr. Basware Expense Auto import personal Reseorder Förattest Auto profiluppdatering Bokning enligt policy Debitering resekonto eller cc Auto export Import av rese-info till reseorder. Dag - tid Kostnad Land och destination CC kostnadsredovisning Deb resekonto Auto export Uppdatera reseorder med cckostnad Egna utlägg och traktamente Attest Kontering Auto export lön o bokföring Löneutbetalning Bokföra kostnad
Just like money. Only better.
Kort om oss. Sveriges ledande företagskort, varumärket grundades 1965 Ingår i SEB Kort AB, helägt dotterbolag till SEB Kortutgivning i Sverige, Norge, Danmark och Finland, kortinlösen via Euroline i Sverige Licens- och franchiserättigheter för Eurocard, MasterCard, VISA, Diners Club och Euroline Möjlighet att teckna avtal i flera länder genom vårt samarbete med MasterCard International
Utgångspunkt resa och representation Flyg Resebyrå Resebyråfaktura Hyrbil Voucher Faktura Fakturabetalning Hotell Restaurang Faktura Betalkort Reseräkning Kortfakturor Traktamenten Ekonomiavd. Fakturabetalning Betalning Betalkort Taxi Kontant Förskott Fakturabetalning Telefon Bensinkort Utbetalning traktamente Bensin
Travel Management med Eurocard Flyg Resebyrå Reseräkningsinformation Hyrbil Hotell Daglig överföring av korttransaktioner Restaurang Resekonto Taxi Telefon Elektronisk faktura (Resekonto) ERP-/Ekonomisystem Bensin Inköpskraft Statistik Business Report
Betalkort Eurocard Corporate Limit Eurocard Corporate Eurocard Corporate Platinum
Local Issuing Denmark Finland Norway Sweden Eurocard in Europe Cross Border Issuing Austria Belgium France Germany Italy Netherlands Spain United Kingdom Bulgaria (EUR) Romania (EUR)
Tid och kostnader för hantering av reseräkningar Tid som den anställde lägger per utläggsredovisning/reseräkning < - 10 min 8 % 10-15 min 16 % 16-20 min 24 % 21-29 min 25 % > - 30 min 27 % Kostnad per reseräkning Med traditionell/manuell hantering 300 - XXX SEK per redovisning Med ett helautomatiskt reseräkningsprogram 50 150 SEK per redovisning
Hur mycket kan ett företag spara? Spara 60% av kostnaden för reseadministrationen. Resekostnader totalt: Indirekta hanteringskostnader (13%)* Besparing med Reseräkningsprogrammet (40%)* Besparing med elektronisk filöverföring (20%)* Total besparing (60%): 1 000 000 kr 130 000 kr - 52 000 kr - 26 000 kr 78 000 kr * Besparingarna baseras på en stor nordisk kundundersökning som genomförts av det norska programvaruföretaget Current A/S.
Travel Management med Eurocard Flyg Resebyrå Reseräkningsinformation Hyrbil Hotell Daglig överföring av korttransaktioner Restaurang Resekonto Taxi Telefon Elektronisk faktura (Resekonto) ERP-/Ekonomisystem Bensin Inköpskraft Statistik Business Report
Basware i korthet Världsledande inom automatisering av behov-till-betalningsprocessen Utvecklar mjukvara för automatisering av inköps- och ekonomiprocesser Fler är 1 000 000 användare hos fler än 1 500 kunder Erbjuder tjänster genom ett nätverk av fler än tio egna landskontor i Europa, Asien och USA Affärspartners i fler än 30 länder Grundades 1985, börsnoterat Nettoförsäljning 2010: 103 miljoner euro 913 anställda i slutet av 2010
Basware TEM Travel and Expense Management
Smartare hantering av reseräkningar Basware Travel & Expense Management: direkt integration med lön- och ekonomisystem automatisk import av kreditkortstransaktioner bra hantering av viderefakturering bra rapportmöjligheter automatisk uppdatering av gällande regelverk körjournal Travel and expense management systemet upplevs som en klar förbättring för användarna och för NCC. I NCC är det månge medarbetare som reser mycket och det är en styrke at systemet är kopplat både resebyrå och kort. Marit Lyslo, Controller, NCC 6 13.10.2011 - Confidential -
Travel and Expense Management Utläggsredovisning en rutin som berör många Resekostnader utgör en stor utgift inte bara för internationella företag Förbättrad effektivitet hos personalen 3% Resekostnader kan uppgå till så mycket som 20% av ett företags indirekta inköp Förbättrad kostnadskontroll 13% Affärsresenärer är nyckelpersoner med fullbokad kalender och därmed lite tid (och intresse?) för reserelaterade rutiner Travel & Expense Management strömlinjeformar processen för reseplanering och utläggsredovisning samt möjliggör fullständig rapportering och analys Säkerställande av resepolicy Minskning av administrativa kostnader 31% 51% Paystream Advisors: Drivers for T&E automation.
Reseplanering Automatiska Transaktioner - Resekonto - Kreditkort Serviceleverantörer Resebyråer, Hoteller, Flygbolag, etc. Bokning Reseservice Betalning Reseförskott
Redovisning Resebyråer, Kreditkortsutgivare E-mail notifikation till resenär Resekonto Kreditkortstransaktioner Redovisning kan baseras på Reseplan
Tidsbesparingar 100 90 Faser i hanteringen av reseräkningar 80 Tid i minuter 70 60 50 40 30 Ändr.hantering Överföring Hantering Attest Granskning Skapande Med Basware Travel & Expense Management, kan processtiden skäras ner till en tredjedel jämfört med manuell hantering. 20 10 0 Manuellt Travel & Expense Management
Några av våra kunder med rese och utläggshanteringssystemet, Basware Travel & Expense Manangement Några av våra Travel & Expense Management kunder i Norden
Travel & Expense Management - företaget HR data Anställda KST Anst.id Org. Ev proj.nr. Fristående databas Auto import Matchning Borttag Ev proj.nr. Basware Expense Auto import personal Reseorder Förattest Auto profiluppdatering Bokning enligt policy Debitering resekonto eller cc Auto export Import av rese-info till reseorder. Dag - tid Kostnad Land och destination CC kostnadsredovisning Deb resekonto Auto export Uppdatera reseorder med cckostnad Egna utlägg och traktamente Attest Kontering Auto export lön o bokföring Löneutbetalning Bokföra kostnad
Basware Travel & Expense Management Presentationen genomförd av: Mikael Eriksson Senior Account Manager Basware AB +46 70 605 03 20