HANDLINGSPLAN för arbetsmiljöarbete 2016 Institutionen för pedagogik, didaktik och utbildningsstudier EDU Fastställd av Institutionsstyrelsen den 25 februari 2016
Institutionen för pedagogik, didaktik och utbildningsstudier PLAN FÖR ARBETSMILJÖARBETE 2016 I Handlingsplan för arbetsmiljöarbete En handlingsplan för arbetsmiljöarbete ska enlig arbetsmiljölagen (se SFS 1977:1160, 2a, 4 ) upprättas årligen vid institutionen. Allvarliga arbetsmiljörisker som uppstår under året åtgärdas direkt, om möjligt, och redovisas inom ramen för ordinarie sammanträden med arbetsmiljögruppen samt institutionsstyrelsen. Handlingsplanen för arbetsmiljöarbetet består av två delar: a) utgångspunkter och b) handlingsplan för arbetsmiljöförbättrande åtgärder. I handlingsplanen redovisar arbetsmiljögruppen vilka arbetsmiljöförbättrande åtgärder som prioriteras för verksamhetsåret. Uppföljning av planen för arbetsmiljöarbete sker i arbetsmiljögruppen samt genom att arbetsmiljöfrågor finns som en stående punkt vid institutionsstyrelsens sammanträden. Arbetsmiljöplanen presenteras på ett personalmöte och uppföljningar görs kontinuerligt vid behov. 1I Arbetsmiljögrupp Vid ett arbetsställe där minst 50 arbetstagare regelbundet sysselsätts, ska det finnas en skyddskommitté, sammansatt av företrädare för arbetsgivaren och arbetstagarna (SFS 1977:1160, 8 ). Vid EDU benämns denna skyddskommitté arbetsmiljögrupp. Biträdande prefekt har ett delegerat ansvar för att bevaka och driva arbetsmiljöfrågorna vid institutionen och leder arbetsmiljögruppen. Gruppen sammanträder två till tre gånger per termin. Minnesanteckningar från gruppens möten läggs ut på institutionens internwebb (edu.uu.se, För medarbetare). Under verksamhetsåret 2016 utgörs arbetsmiljögruppen av Helen Melander (biträdande prefekt och sammankallande), Jenny Langwagen (studierektor), Katarina Gahne (skyddsombud) och Esbjörn Larsson (skyddsombud). Ditte Västibacken är i egenskap av personaladministratör adjungerad till gruppen. Studerandeskyddsombudet Daniel Simmons kallas till sammanträdet då arbetsmiljögruppen tar upp frågor som särskilt rör studenters arbetsmiljö. III Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsgivaren ska systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att arbetsmiljön uppfyller föreskrivna krav på en god arbetsmiljö. Han ska utreda arbetsskador, fortlöpande undersöka riskerna i verksamheten och vidta de åtgärder som föranleds av detta. Åtgärder som inte kan vidtas omedelbart ska tidsplaneras (SFS 1977:1160, 2a ). En viktig del av bevakningen av arbetsmiljöfrågor på EDU står skyddsombuden för. Förutom att fungera som ett individuellt stöd för medarbetare, utgör de bland annat en länk mellan medarbetare och institutionsledning, de deltar aktivt i arbetsmiljögruppens arbete samt har ständig närvaro- och yttranderätt i institutionsstyrelsen.
Som en del av institutionens systematiska arbetsmiljöarbete genomförs kontinuerligt ett antal åtgärder: Årliga medarbetarsamtal med samtliga institutionens anställda äger rum i novemberdecember (eventuellt in i januari). Arbetsmiljöenkät med fokus på den psykosociala arbetsmiljön genomförs en gång per prefektperiod (psykosocial skyddsrond). Undersökningen genomförs under hösten 2016 i samarbete med universitetets personalavdelning och i form av en Arbetsmiljöindikator (AI) Quick Search. En fysisk skyddsrond genomförs årligen i maj månad. Ronden leds av intendenten vid Blåsenhus. Brandskyddsronder genomförs regelbundet. Brandskyddsombud är Lena Larson Johannesson. Tillbud- och olycksfallsdokumentation samt rapportering. Tillbud och olycksfall anmäls i enlighet med Uppsala universitets rutiner. Arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet i enlighet med socialförsäkringsbalkens krav. De medarbetare som vill får en ergonomisk genomgång av sin arbetsplats. Höj- och sänkbara bord erbjuds medarbetare som har behov av det. Friskvårdsinsatser erbjuds enligt Uppsala universitets policy. Mötesformer och trivselaktiviteter: Personalmöten med frukost, cirka tre gånger per termin. Öppet kollegium cirka två gånger per termin där all personal har möjlighet att lyfta frågor till diskussion. De öppna kollegierna leds av prefekten. Våravslutning (planeringsdag med gemensam lunch) och julbord. Alla tillsvidareanställda medarbetare, tidsbegränsat anställda (mer än 6 månader och med en tjänstgöringsgrad om minst 20 %) samt doktorander (med en aktivitetsgrad om minst 20 %) har möjlighet att använda sig till företagshälsovården vid Uppsala universitet för arbetsrelaterade frågor. Bland annat erbjuds individuellt stöd i form samtalsstöd vid arbetsrelaterad ohälsa (tre besök kan göras utan att först informera prefekt, därefter krävs samråd med prefekten för eventuella ytterligare samtal). Mer information finns på Uppsala universitets medarbetarportal. Förutom det systematiska arbetsmiljöarbete som initieras av arbetsledningen har all personal ett delat och gemensamt ansvar för arbetsmiljön. En god arbetsmiljö förutsätter ett engagemang och samarbete mellan alla medarbetare, där alla medverkar i arbetsmiljöarbetet och deltar i genomförandet av åtgärder. Särskilt viktigt är att alla medarbetare har ett ansvar att själva informera sig och ta del av information som finns på institutionens internwebb, i Uppsala universitets medarbetarportal, ges på personalmöten, etc. IV Nulägesanalys, uppföljning och prioriterade områden Institutionen anmäldes i juni till Arbetsmiljöverket av ett av dåvarande tre skyddsombud. Den 22 oktober genomförde Arbetsmiljöverket en inspektion. I inspektionsmeddelandet från den 5 november framgår att AMV identifierat tre brister som ska åtgärdas. Det första området handlar om att göra en prioritering och riskbedömning av de organisatoriska och sociala
arbetsförhållanden som personalen identifierat i gruppdiskussioner vid personalmöte den 15 september. Det andra området handlar om att vi ska göra en handlingsplan för de identifierade bristerna. Detta görs inom ramen för 2016 års arbetsmiljöplan. Det tredje området handlar om kränkande särbehandling och behovet av att tydliggöra rutiner kring hur vi hanterar eventuella kränkningar. Den 10 februari 2016 kommer Arbetsmiljöverket till institutionen för ett uppföljningsmöte. Med anledning av anmälan till Arbetsmiljöverket har arbetsmiljögruppen under hösten utökat antalet sammanträden och träffats cirka en gång per månad. Minnesanteckningar från gruppens möten finns från och med höstterminen på institutionens internwebb. Under året har en minskning av antalet skyddsombud skett från tre till två. Ett av skyddsombuden, Johnny Häger, avgick 30 juni 2015 som skyddsombud i samband med en tjänstledighet. Personalorganisationerna valde att avstå från att tillsätta ett tredje skyddsombud och institutionen har därmed från och med 1 juli 2015 två skyddsombud: Esbjörn Larsson och Katarina Gahne. I maj 2015 genomfördes en fysisk skyddsrond, ledd av intendent Madeleine Larsson. Under året har medarbetare påtalat att det ibland är dålig luft i huset, och att man önskar att ventilationen ska vara på även på helgerna. Efter ett beslut i intendenturstyrelsen den 26 november 2015 kommer knappar som reglerar ventilationen manuellt att installeras under 2016. Under 2015 har ett kompetensförsörjningsarbete genomförts. Arbetet syftar till kvalitetsutveckling av EDU:s utbildningar genom att stärka forsknings- och professionsanknytningen. Den 2 och 13 oktober genomfördes en risk- och konsekvensanalys av kompetensförsörjningsarbetet. Inbjudan gick ut till hela personalen (cirka 200 personer) och riktades till alla dem som kände sig berörda på något sätt. 22 personer valde att delta. Analysen leddes av en personalspecialist från personalavdelningen. Fakultetsledningen, dvs. dekan Elisabet Nihlfors samt prodekan Jonas Almqvist, har med utgångspunkt i det som framkommit i risk- och konsekvensanalysen föreslagit ett antal åtgärder som arbetats in i 2016 års arbetsmiljöarbete. I 2015 års medarbetarsamtal togs frågor om trivsel och arbetsmiljö samt eventuell förekomst av kränkande särbehandling särskilt upp. Det övergripande intrycket är att majoriteten av medarbetarna är nöjda med sin arbetsmiljö. En del upplever dock att de har för hög arbetsbelastning. Kompetensförsörjningsarbetet har inneburit en påfrestning för såväl organisationen som för individer. Uppföljning av 2015 års arbetsmiljöarbete Uppföljning av arbetsmiljöplanen görs löpande under året och sker huvudsakligen vid arbetsmiljögruppens möten samt på Institutionsstyrelsens sammanträden under den stående punkten Arbetsmiljö. På ett personalmöte den 15 september gjordes en halvårsavstämning av det pågående arbetsmiljöarbetet då personalen också fick möjlighet att bidra med ett underlag för arbetet med 2016 års handlingsplan. Under 2015 har vi särskilt arbetat med följande områden:
Organisatoriska strukturer, policys och rutiner Under året har institutionsledningen arbetat med att utveckla rutiner och system för tjänsteplanering och schemaläggning. En viktig del i arbetet har varit att implementera ett webbaserat kursplaneringsverktyg med syfte att förenkla tjänstefördelningsarbetet. Förbättringar av verktyget har kontinuerligt genomförts efter input från kursledare, studierektorer och administratörer. Verktyget fungerar dock inte helt tillfredsställande. Kommunikation kring tjänsteplaneringen Vi har under året arbetat för att säkerställa kommunikationen kring tjänstefördelningsarbetet. En tidsplan för arbetet med tjänstefördelningarna har upprättats i syfte att säkerställa att så långt möjligt varje medarbetare i tid innan terminsstart (maj för hösttermin och december för vårtermin) har kännedom om nästa termins tjänsteplanering. Samråd om tjänstefördelningarna mellan studierektorer och lärare genomförs. Riktlinjer för beräkning av A- och K-tid har tagits fram och kommunicerats till alla (finns på EDU:s internwebb). Jämställdhet och likabehandling I september 2015 utsågs Anne Berg till jämställdhetsombud och en lika villkors-grupp tillsattes under hösten. Ett första uppdrag är att formulera en ny jämställdhetsplan som ska gälla för 2016-2018. I uppdraget ingår att göra en lägesrapport om jämställdhet och likabehandling på institutionen med syfte att skapa en plattform för ett systematiskt arbete kring dessa frågor. Planen fastställs av institutionsstyrelsen i början av 2016. Arbetet med frågor om lika villkor samordnas med fakultetens pågående arbete genom att institutionens jämställdhetsombud sitter i fakultetens arbetsgrupp. Mottagande av ny- och tillfälligt anställda Uppdatering av checklista vid ny- och tillfällig anställning har gjorts. Introduktionsdagar för nyanställd personal med information från studierektorer och administration organiserades i augusti 2015. Seminarier för nyanställda (främst adjungerade adjunkter) med fokus på undervisningsformer, bedömning, examinationer m.m. i universitetsutbildning genomfördes vid två tillfällen. Särskilda åtgärder under 2016 I nedanstående tabell redovisas en handlingsplan för de områden som kommer att vara prioriterade under 2016. Till grund för handlingsplanen ligger dels de förslag som framförts från personalen vid personalmötet den 15 september 2015, dels de förslag som dekan Elisabet Nihlfors samt prodekan Jonas Almqvist formulerat med utgångspunkt i risk- och konsekvensanalysen av kompetensförsörjningsarbetet samt Arbetsmiljöverkets inspektion.
VI Handlingsplan för arbetsmiljöförbättrande åtgärder 2016 RISKBEDÖMNING HANDLINGSPLAN Riskkällor och risker Hög Mellan Låg Åtgärder Ansvarig Klart när? Uppföljning / kontroll Kränkande särbehandling Information om rutiner för åtgärder mot kränkande särbehandling på institutionen läggs på EDU:s internwebb Biträdande prefekt och arbetsmiljögrupp mars 2016 Universitetets lika villkorsexperter bjuds in till ett personalmöte för att informera om UU:s rutiner för åtgärder mot kränkande särbehandling Biträdande prefekt och arbetsmiljögrupp juni 2016 Psykosocial arbetsmiljö Arbetsmiljöenkät Prefekt december 2016 * Information om möjlighet till individuellt stöd Biträdande prefekt april 2016 Uppföljning av sjukskrivningsstatistik Biträdande prefekt och personalsamordnare Inspirationsdag Prefekt och biträdande prefekt juni 2016 december 2016 september 2016 Kommunikation Kommunikationsplan upprättas Prefekt juni 2016 * Enkäten genomförs under hösten 2016, analys och tolkning av resultaten med åtgärder förväntas vara klart i början av 2017
Komin-gruppen presenterar informationsstrukturen på websidan på ett personalmöte Biträdande prefekt juni 2016 Protokoll från institutionsstyrelsens sammanträden publiceras på internwebben Biträdande prefekt april 2016 Presentation av EDU:s Verksamhetsplan för 2016 på ett personalmöte Prefekt april 2016 Presentation av plan för jämställdhet och likabehandling Jämställdhetsombud och Lika villkorsgrupp juni 2016 Arbetsmiljögruppen bjuder in till ett öppet möte en-två gånger per år Arbetsmiljögrupp december 2016 Upphörande av anställning Medarbetare som avslutar sin anställning erbjuds avslutningssamtal Prefekt löpande Fysisk arbetsmiljö Installation av ventilationsknappar Prefekt mars 2016