Konsult och Service Bertil Wrethag 021-39 39 39 bertil.wrethag@vasteras.se Lägesrapport maj 2009 Allmänt 1 (6) 2009/884-KSS-003 Kunder Vi har forfarande god efterfrågan på våra tjänster och relationen till våra kunder är bra. Däremot noterar vi att antalet rekryteringar och rehabiliteringar minskar Vi följer noga förvaltningarnas planer på besparingar och kan konstatera att våra kunder nästa år kommer att få 3-4 % lägre anslag. Det blir ingen kompensation för löne- och kostnadsökningar och ett sparkrav på drygt 1%. Större påverkan kan det dock bli för oss om de kommunala utförarna proaros och Teknik och Idrott förlorar många upphandlingar. Det kan innebära att delar av stadens verksamhet försvinner och att antalet antällda minskar med upp till 8 % eller mer. Medarbetare Se separat rapport Ekonomi Vårt resultat vid tertialet är 0,7 Mkr. Det är ungefär som planerat, men det är lägre än motsvarande tid förra året. Fyra affärsområden visar positivt resultat och två negativt. Omsättningen för affärsområde Ekonomi är högre än förra året, eftersom vi nu har en stor verksamhet i fordonsuthyrning. Vår prognos för helåret är att vi skall nå 1,8 Mkr i resultat, vilket är samma som budget. Se vidare under punkten Tertialrapport och prognos Processer Cirka 30 huvudprocesser och 10 stödprocesser är dokumenterade i processkartor. Vi definerar nyckeltal och skall börja mäta dessa. Utveckling Mycket arbete har lagts på att utveckla den nya affärsplanen. I den utformar vi planer för utveckling av vår verksamhet. Se särskild dokument. Egna utvecklingsprojekt Vi driver sju gemensamma utvecklingsprojekt inom Konsult och Service: 1. Varumärkesarbete 2. Kompetensutveckling 3. Automatiserad administration 4. Eletroniska beställningar 5. En väg internt 6. Innovationsinriktad organisation 7. Strategi för att stärka konsultrollen Lägesrapport maj 2009 (2)
VÄSTERÅS STAD 2 Stadens utvecklingsprojekt Många av våra konsulter är engagerade i stadens stora utvecklingsprojekt, såsom: 1. e-kommun och e-tjänster 2. Ny webb och intranät 3. Ny IT-plattform 4. Nya ärendehanteringssystemet 5. En väg in, servicecenter 6. Ny upphandlingsorganisation Affärsområde Personal RekryteringsCenter känner i ingången av 2009 klart av den ekonomiska situationen i och utanför staden. Både det totala antalet rekryteringar och antalet rekryteringspaket som har sålts har minskat. Antalet annonser har minskat med 36 % jämfört med motsvarande tidsperiod 2008 och antalet rekryteringspaket har minskat med 22 %. Många förvaltningar väljer helt enkelt att inte ersättningsrekrytera när någon person slutar vilket slår direkt på vår verksamhet. MedarbetarCenter har i dagsläget 711 aktiva rehabiliteringsärenden vilket är 18 % mindre än motsvarande tidsperiod 2008. Det är effekten av att hela Västerås Stads stora andel långtidssjukskrivna har minskat kraftigt under det senaste åren samt den nyinförda rehabiliteringskedjan med större och tuffare krav på individer att fortare återgå i arbete. Man kan alltså konstatera att beläggningen och intäkterna minskar kraftigt på våra två största tjänster och de som traditionellt byggt affärsområde Personal. Således är det dags att produktutveckla och göra det på bred front och det är precis det som affärsområdet gör just nu och har hållit på med den senaste månaderna. Verksamheten arbetar parallellt med: 1. Organisationsutveckling 2. Processutveckling 3. Produktutveckling Produktutvecklingen är naturligtvis den viktigaste i detta läge och här är det mellan 5-10 nya produkter som tas fram just nu och håller på att produktifieras. Det är vår bedömning att vi kan lansera 2 av dem under Tertial 2 i år, ytterligare 3-4 under Tertial 3 och sedan återstående under Tertial 1 2010. Parallellt med detta sker det nu försäljningsutbildning för samtliga på affärsområdet så att vi kan öka vår debitering och försäljning, framförallt under Tertial 3 2009 och framåt Affärsområde Ekonomi Arbetet med att rationalisera hanteringen i stadens ekonomisystem fortsätter. En funktion som effektiviserar kundfaktureringen genom delvis automatisk nattlig databehandling skall precis installeras. Ett nytt rapportverktyg som avsevärt ökar snabbheten i rapportframtagningen samt även möjliggör större flexibilitet i rapportutformningen har införskaffats och kommer att lanseras under september 2009.
VÄSTERÅS STAD 3 Ett första steg i en samlad utbildningsinsats har genomförts för medarbetarna inom enheten Ekonomiservice. Tanken är att höja kompetensen inom redovisningsområdet, detta dels för att kunna hantera helt nya kunduppdrag och dels för att öka förståelsen för det allt mer integrerade ekonomisystem som staden använder. Inom upphandlingsområdet planeras stora förändringar. Affärsområde Ekonomi får troligen huvudansvaret för att samordna och upphandla stadens totala behov av varor och tjänster. Även de tekniska entreprenaderna kan komma ifråga. För de mjuka entreprenader, som idag främst hanteras av Sociala nämndernas stab och Pedagogiska nämnderna stab sker ingen organisatorisk förändring. Det nya uppdraget innebär både omplacering av befintliga medarbetar i staden och nyrekrytering. En medarbetare har redan flyttats från proaros till Konsult och Service och en upphandlare har externrekryterats. Några syften med omorganisationen är att öka effektiviteten, minska sårbarheten samt att skapa utrymme för att kunna arbeta framåtriktat bl a med ny teknik. I april förstärktes enheten Utredning och Statistik med ytterligare en medarbetare. Fokus för denna tjänst är utredningsuppdrag, en verksamhetsgren med stark efterfrågan. Våren för Utredning och Statistik har till viss del präglats av förberedelser inför det EU-val som skall ske den 7 juni. Affärsområde Information Affärsområdet har under året genomfört en organisationsförändring för att nå ett effektivare arbetssätt mot kund. Tjänsteutbudet har setts över och kommer att fortsätta utvecklas mot kundernas behov av informationstöd både för behovet av konsultstöd och service. Produktionen under första delåret har omfattat ett flertal verksamhetsberättelser, stadens årsredovisning, stöd gällande innehåll till stadens personaltidning Stadsperspektiv, veckovis annonssida i Västerås tidning, månatlig annonssida i VLT, pressmeddelanden, framtagning av foldern Om Västerås, svensk och engelsk version, kampanjstöd, medieträning för en av stadens förvaltningar, start av implementering av grafisk profil för Västerås stad, projektledning för ett event som affärsområdet har fått i uppdrag att genomföra under hösten, foto, webbstöd och förvaltningsorganisation för vasteras.se samt löpande uppdatering av stadens webb. Utveckling av affärsområdets tillgänglighet och stöd pågår fortsatt för att kunna erbjuda adekvat kompetens och resurser till staden. Informatinonsstöd genom avtal har under året också erbjudits i större utsträckning till några av stadens förvaltningar. Samtliga processer har setts över och reviderats inom affärsområdet. Från och med årets början har processen beställning till leverans av informationsuppdrag som innehåller trycksak kvalitetssäkrats.
VÄSTERÅS STAD 4 Affärsområde Löner och HR-system Vid årsskiftet infördes nya regler för redovisning av kvitton för att nå korrekt momsredovisning. Åtgärden förväntas ge Västerås stad lägre moms med 600 Tkr. I januari infördes en webbaserad modul till förhandlingssystemet. Samma månad avslutades införandet av PS Lön, en applikation som underlättar löneassistenternas arbete. Under februari - mars har en ny integration för Bemanningstjänsts tidredovisning tagits i drift. 97 % av alla inkomna poster har kunnat bearbetas så att lön gått ut i rätt tid. Åtgärder vidtas nu för att nå 100 % och att hantera den mindre mängd poster som inte kommer in till systemet. Ett nytt behörighetssystem Neptune har tagits i drift i början av april, bland annat med syfte att få single-sign-on, vilket nu är installerat. Bytet av behörighetssystemet har varit ett pilotprojekt i samverkan med leverantören och har fallit väl ut. I dagarna har en versionsuppdatering av personalsystemet installerats med ytterligare förenklad funktionalitet. De många systemförändringarna och konsekvenserna av dem har dominerat arbetet inom affärsområdet. De nya systemen bidrar till att effektivisera arbetet inom affärsområdet. Tre pensionsavgångar före sommaren kommer därmed inte att återbesättas. Ny enhetschef för lönecenter har tillträtt under våren. Antalet pensionsärenden ökar, liksom efterfrågan på stöd (AGF-KL) kring ersättningar till den som blivit arbetslös på grund av att verksamheten på arbetsplatsen minskas eller läggs ned. Underlag till nästa affärsplan har tagits fram. Behov av förbättringar har identifierats utifrån kunders, processer, ägares och medarbetares behov. Affärsområde Kontor Vi lägger just nu stor kraft på att få en fungerande förvaltningen för stadens telefoni och ärendehanteringssystem samt att sjösätta den nya fiskartorgsentrén. Telefoniförvaltningen består av 4 personer som fungerar som centralt stöd för staden telefoniansvariga samt som motpart mot leverantören av stadens telefonisystem, TDC. En förvaltningsplan tas fram enligt PM3 och kommer att färdigställas till sommaren. Med det nya telefonisystemet har antalet inkommande samtal till stadens växel ökat något. Denna ökning täcks upp av en större flexibilitet tack vara våra samhällsvägledare. De telefonister som inte arbetar som samhällsvägledare har under våren fått gå på ett flertal studiebesök runt om i staden för att öka deras kompetens. En ny förvaltningsorganisation med tillhörande förvaltningsplan är framtagna för stadens ärendehanteringssystem Vähs. Nu är det också skarpt läge för att planera upp starten av den nya fiskartorgsentrén i höst, ombyggnationen sätts igång nu och en provisorisk entré erbjuds från Munkgatan 13.
VÄSTERÅS STAD 5 Vi ser också till att kompetensen finns hos samhällsvägledarna för att vi ska kunna hantera de tjänster och den service som ska finnas när vi öppnar upp för allmänheten. Just nu är det också många medarbetare involverade i förtidsröstningen till EU-valet och stora flyttsamordningsuppdrag. Uppdraget med att bemanna Mälarenergis receptioner avslutas den 31 aug. Affärsområde IT Kunder Nyckeltalet för tillgängligheten till våra viktigaste gemensamma system inkl infrastrukturen ligger ackumulerat på 99,98% fram till sista april. Detta motsvarar ett genomsnittligt produktionsstopp på några få minuter under första tertialet. Projekt som påbörjats under året och som pågår: Bättre tillförlitlighet och ökad säkerhet i driftmiljön genom övergång till SQL2005 samt förnyelse av de centrala brandväggarna har genomförts Fortsatt utveckling av zon-indelning av stadens serverpark, där innersta zonen har härdats att motstå angrepp - attacker av olika former (virus, hacker, skadlig kod osv) Lösenordskiosk en etjänst för självbetjäning av glömda lösenord; kunden får tillfälligt lösenord till sin mobil efter automatisk giltighetskontroll Utvecklingsgruppen som inom projekt ekommunens ramverk skapat flertalet etjänster (Redås, BITU, Bo-och-Bygga (Bygglovshantering) Hallstahammars kommun transition är genomförd och produktionsstart 1 april 2009 enligt plan. Mycket nöjd kund. Kunden gör anmälningar av IT till Västerås stads Kundservice, där åtgärder sker via fjärrstöd. Medarbetare Våra nya Systemutvecklare är etablerade i utvecklingsprocessen av etjänsterna där modeller, arbetsmetodik och verktyg nu kan nyttjas i hävstångseffekt att skapa nya tjänster. Under januari månad anställdes 2 nya medarbetare att arbeta med processerna Change resp. Release management, något som ger förbättrad stabilitet i skarpa produktionen. Ytterligare tre anställda är klara för IT: en projektledare, en teknisk projektledare samt en systemtekniker inom området eid (elektronisk identitet). Organisation, Projekt och Processer Under tertialet har fortsatt kvalitetssäkring av telefonisystemet med utökad redundans och separering av nätstruktur, med syftet att minska konsekvenserna av kommunikationsavbrott. Processerna Change respektive Release har reformerats och skall ge bättre styrning och kontroll av produktionsmiljön.
VÄSTERÅS STAD 6 Projekt ILM är indelat i sex förstudier med syfte att åstadkomma effektivare återställningsrutiner av störningar/haverier baserat på förvaltningarnas behov och krav på IT-stödet. Projekt TAP där har staden ombetts av Microsoft centralt (USA) att vara med i utvecklingen av nytt koncept för Kundservice, Monitorering och drift av applikationer p.g.a. att staden är ledande i ITIL-processerna (det som ger kvalité och kontroll över IT-miljön). Våra kunder kommer som effekt av detta att under 2010 erbjudas helt nya etjänster. EssUp är ett modernt ramverk för att utveckla nya etjänster, med stort kundinflytande och iterativa processer. Detta har införts under första tertialet med framgång. Mälarenergi Stadsnät arbete pågår att reformera inneliggande avtal som gäller till 2014, till att bättre tillgodose bl.a. skolornas krav på flexibilitet (trådlösa nätverk).